Особенности расчета и выплаты отпускных в 2023 году. Шпаргалка бухгалтеру
-
Отпускные нужно выплатить работнику за три календарных дня до отпуска.
Если дата выплаты приходится на праздничный или выходной день, то нужно это сделать накануне. Можно перечислить данное пособие и раньше, например, вместе с зарплатой, но не позже. За нерабочие праздничные дни отпускные не оплачиваются.
Связано это с тем, что такие дни не включаются в ежегодный отпуск. Выходные дни оплачиваются, если отпуск предоставлен в календарных днях.
-
Основанием для выплаты отпускных является приказ.
Составить его можно на унифицированном бланке Т-6 или Т-6а либо по самостоятельно разработанной форме. Заявление на выплату отпускных у сотрудника запрашивать не нужно.
-
Если сотрудник перенес отпуск, удержать с него выплаченные отпускные не получится.
Перенос отпуска не относится к основаниям для удержания из зарплаты работника выплаченного пособия. Его можно попросить вернуть добровольно или зачесть в счет будущих выплат.
-
За невыплату отпускных работодатель может быть привлечен к ответственности.
Последствий невыплаты отпускных несколько. Во-первых, работник имеет право перенести отпуск на другой период, если ему не будут своевременно перечислена данная выплата. Во-вторых, работодателя могут привлечь к материальной (ст. 236 ТК), административной (п. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП) и в ряде случаев, к уголовной ответственности (ст. 145.1 УК).
Переходите на КЭДО с компанией «Бизнес-легко!» и экономьте время на подготовку и согласование кадровых документов, в том числе связанных с отпуском. Каждому сотруднику предоставляется свой личный кабинет, в котором он может ознакомиться с документами, направленными ему для этого, а также скачать справки о доходах, копию трудовой.
Как рассчитать отпускные в 2023 году. Пошаговая инструкция
Расчет отпускных производится в несколько шагов:
-
Выбор расчетного периода.
-
Определение дохода в расчетном периоде.
-
Расчет среднего заработка для выплаты отпускных.
-
Выплата отпускных.
Шаг № 1. Выбор расчетного периода
Для расчета компенсации за ежегодный отдых нужно выбрать расчетный период (РП). При выборе РП нужно учесть следующее:
-
В общем случае, РП равен 12 последним календарным месяцам.
-
Его можно заменить, если дохода в этот период не было — например, работник находился в отпуске по БиР.
-
В расчетный период включается не все время работы сотрудника, определенные периоды, в течение которых работник числился в организации, но фактически не работал, нужно исключить.
В расчетный период не включается время, когда работник:
-
Находился на больничном, в отпуске, в том числе по БиР и уходу за ребенком.
-
Не работал из-за простоя, возникшего не по его вине либо из-за забастовки, в которой не принимал участия.
-
Освобождался от работы (с сохранением зарплаты или без) в предусмотренных законом случаях.
-
Находился в командировке.
Упростите себе работу — перейдите на КЭДО
Поможет чек-лист с понятными инструкциями
Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно
Чтобы получить чек-лист, заполните форму:
Шаг № 2. Определение дохода в расчетном периоде
Для расчета отпускных нужно определить размер дохода, выплаченного работнику в РП:
-
Учитывается не все вознаграждение, а только то, что выплачено за осуществление трудовой функции: зарплата, надбавки, компенсации и доплаты, премии и вознаграждения.
-
Премии учитываются с определенными особенностями. Например, годовую премию можно учесть, если она начислена за год, предшествующий отпуску. Квартальную или месячную можно включить в РП по одной на каждый показатель премирования.
-
В особом порядке следует учитывать и повышение зарплаты. Она включается в РП только, если повышение оклада произведено всем сотрудникам организации или ИП.
-
Если работник уходит в отпуск (по согласованию с работодателем) в первый месяц работы и как такового РП у него нет, то следует учитывать доход за этот период.
-
Не включаются в общий доход за РП следующие выплаты: больничные (в том числе по БиР) и отпускные, командировочные, матпомощь и прочие компенсации.
Шаг № 3. Расчет среднего заработка в расчетном периоде
Для отпуска, предоставляемого в календарных и рабочих днях, порядок расчета среднего заработка различается. Разберем их оба.
Расчет среднего заработка для отпуска, предоставляемого в календарных днях
СЗ = КДО х СДЗ
где:
СЗ — рассчитываемый средний заработок.
КДО — календарные дни отпуска.
СДЗ — средний дневной заработок.
Средний дневной заработок
Порядок его расчета зависит от того, сколько сотрудник в расчетном периоде отработал полных месяцев.
Если расчетный период отработан полностью, то СДЗ рассчитывается по формуле:
ВРП : 12 : 29,3
где:
ВРП — выплаты за расчетный период.
12 — количество полностью отработанных месяцев расчетного периода.
29,3 — среднемесячное количество дней в полном месяце. Это значение фиксировано и установлено ТК (ч. 4 ст. 139 ТК).
Если расчетный период отработан не в полностью, то СДЗ рассчитывается по другой формуле:
ВРП : (КПМ х 29.3 + КДНМ)
где:
ВРП — выплаты за расчетный период.
КПМ — количество полностью отработанных месяцев.
29.3 — среднемесячное количество дней в полном месяце.
КДПМ — количество календарных дней в неполностью отработанных месяцах. Оно рассчитывается по формуле:
29,3 : количество календарных дней в неполном месяце х количество отработанных в этом месяце календарных дней.
Примеры расчета среднего заработка за полный и неполный расчетный период.
Пример № 1. Расчет СЗ за полностью отработанный расчетный период.
Малову Д.В. предоставлен ежегодный отпуск на 10 дней в сентябре 2023 года. Расчетный период — с 1 сентября 2022 по 31 августа 2023 он отработал полностью. Сумма выплат за указанный период составила 957 600 руб.
СДЗ для расчета отпускного пособия составит 2 723,55 руб. (957 600 : 12: 29,3)
«Бизнес-легко!» предоставляет готовые решения для бизнеса. Кадровый ЭДО помогает формировать документы, вести учет отпусков, командировок и хранить личные дела. Система хранит и позволяет подписывать более 160 видов документов. Подписанные документы имеют юридическую силу.
Пример № 2. Расчет СДЗ за неполностью отработанный расчетный период.
Курьянову предоставлен отпуск продолжительностью 15 дней в июле 2023 года. В расчетный период — с 1 июля 2022 по 30 июня 2023 он был на больничном 9 дней в сентябре 2022 года и 14 дней в отпуске в марте 2023 года. Доход за расчетный период, не считая отпускных и больничного, составил 1 265 300 руб.
Вначале определяем количество полностью отработанных месяцев — 10
Затем определяем количество дней в неполностью отработанных месяцах — 36.58:
-
в сентябре 2022 года — 20,51 (29.3 : 30 х 21).
-
в марте 2023 года — 16,07 (29.3 : 31 х 17).
После этого рассчитываем СЗД — 3 839,13 руб. (1 265 300 : (10 х 29,3 + 36,58)).
Расчет среднего заработка для отпуска, предоставляемого в рабочих днях
Основная формула для расчета среднего заработка аналогична той, по которой рассчитываются отпускные для отпуска в календарных днях:
Количество дней отпуска х средний дневной заработок
Но СДЗ в данном случае рассчитывается по-другому:
ВРП : КОД
где:
ВРП — выплаты за расчетный период.
КОД — количество отработанных рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
Шестидневная рабочая неделя берется даже если в организации или у ИП установлена пятидневная рабочая неделя (п. 11 положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).
Сравнение с МРОТ
Средний заработок, рассчитанный исходя из фактического дохода сотрудника за расчетный период, нужно сравнить с минимальным, который рассчитан исходя из МРОТ.
Средний заработок по МРОТ рассчитывается таким образом:
МРОТ : 29.9 х количество дней отпуска
Если рассчитанная обычным способом сумма отпускных получится меньше той, что положена по МРОТ, то нужно будет выплатить ту, что больше по размеру.
Пример расчета отпускных
Иванову В.С. предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 21 календарный день в июле 2023 года. Расчетный период он отработал полностью. Доход за последние 12 календарных месяцев — с 1 июля 2022 года по 30 июня 2023 года составил 875 000 руб.
Расчетные данные:
Количество дней отпуска — 21.
Доход за расчетный период — 875 000 руб.
Количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде — 12.
Размер отпускных для перечисления Иванову 52 261, 02 руб. (875 000 : 12 : 29,3) х 21).
Упростите себе работу — перейдите на КЭДО
Поможет чек-лист с понятными инструкциями
Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно
Чтобы получить чек-лист, заполните форму:
Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8JsyWW
Содержание статьи
Показать
Скрыть
Объясняем, как посчитать дни отпуска и положенную сумму в разных ситуациях, как вычесть больничные из среднего заработка и в какие дни должны приходить отпускные.
Что такое отпускные
Отпускные — это выплата, представляющая из себя средний дневной заработок, умноженный на количество дней отдыха сотрудника. При этом нерабочие и праздничные дни, входящие в срок отпуска, не оплачиваются.
Каждому человеку положен ежегодный оплачиваемый отпуск, и работодатель обязан выплатить отпускные минимум за три дня до его начала, если заявление подано за семь рабочих дней, либо в течение первых трех дней отпуска. Отпускные рассчитывает бухгалтерия, однако знать, по какому принципу происходит расчет, стоит всем.
Отпускные не равны зарплате. При расчете первых берутся все совокупные рабочие доходы — оклад, премии, надбавки, выплаты за особые условия труда. Единственное, в расчет не берутся выплаты по больничному листу и отпускные за предыдущий период. Поэтому сумма за один день отпуска может быть как больше, так и меньше, чем среднедневной заработок только от зарплаты.
Когда сотрудник может взять отпуск
Любому сотруднику за полный отработанный год положено 28 дней оплачиваемого отпуска. Человек может разбивать их на части или брать подряд, но одна из частей обязательно должна длиться 14 дней.
Для сотрудников, работающих на предприятии больше года, отпуск возможен в любое удобное для них время. Только что устроившиеся могут взять отпуск только через полгода работы на новом месте. Если работник не ходит в отпуск более двух лет, то это нарушает ТК РФ.
Если с вами заключен срочный договор на сезонные работы, то отпуск вам все равно положен — порядка двух дней за каждый отработанный месяц.
Однако этот срок увеличивается двумя способами — дополнительные дни или удлиненный основной отпуск. Это два разных отпуска.
Удлиненный отпуск остается основным, и на него распространяются те же правила. Просто в течение года человек «зарабатывает» дней больше, чем по два в месяц. Вот кому положено больше 28 дней основного отпуска:
- людям с инвалидностью — они должны отдыхать в год не менее 30 дней;
- военнослужащим и росгвардейцам: 30–45 дней в зависимости от выслуги лет;
- педагогам: 42–56 дней в году;
- научным сотрудникам, которые работают в научных госучреждениях: 48 дней в году отдыхают доктора наук, 36 дней — кандидаты;
- судьям, прокурорам, сотрудникам Следственного комитета: 30 дней;
- спасателям: 30–45 дней;
- несовершеннолетним работникам: 31 день.
При этом суммировать дни отдыха по разным основаниям нельзя. Например, работающий в НИИ доктор наук с инвалидностью выбирает только один отпуск — 30 дней по инвалидности или 48 дней как доктор наук.
Дополнительный же отпуск прибавляется к основному. Он полагается отдельным категориям работников:
- занятым на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
- подписавшим трудовой договор с ненормированным рабочим днем;
- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
- имеющим особый характер работы, например военнослужащим или сотрудникам МВД.
Какие выплаты включают в расчет, а какие не учитывают при расчете отпускных
Не все выплаты от работодателя включаются в зарплату, поэтому некоторые не учитываться при расчете среднесуточного заработка.
Что учитывается при расчете отпускных:
- зарплата по окладу;
- зарплата по тарифу;
- сдельная зарплата
- комиссионные вознаграждения;
- выплаты процента от прибыли компании;
- зарплата, выданная в неденежной форме;
- надбавки и доплаты к тарифным ставкам;
- гонорар или авторское вознаграждение;
- премии.
Что не учитывается:
- командировочные;
- декретные пособия;
- больничные;
- ранее выданные отпускные;
- материальная помощь;
- возмещение за питание и прочее;
- оплата путевок или обучения.
Как рассчитать количество дней отпуска
За 12 месяцев работы сотрудники на общих основаниях получают 28 дней отпуска. Значит, за полный месяц набирается по 2,33 дня. Сотруднику, отработавшему не весь календарный месяц, в отпускной стаж будет включаться:
- полный месяц, если сотрудник работал половину дней или более;
- этот месяц вообще не учтется в расчетах, если сотрудник отработал менее половины месяца.
Если сотрудник трудится неполный рабочий день, это не влияет на его отпускной стаж. Он имеет право на полноценный отпуск длительностью не менее 28 календарных дней.
Пример расчета. Вадим отработал в компании семь месяцев — с января по июль. 7 июля он решил взять отпуск на все дни, которые накопил. В его случае это:
2,33 × 6 = 13,98 дня. Отпуск не округляется, поэтому Вадим сможет пойти в отпуск на 13.
Июль не включается в расчет, так как это меньше половины месяца. Если Вадим возьмет отпуск после 15 июля, то дней будет на 2,33 дня больше, то есть 16,31 дня (16 полных суток).
Порядок расчета отпускных в 2023 году
За расчетный период при вычислении среднего заработка берется год, предшествующий тому месяцу, в котором человек планирует взять отпуск. То есть если сотрудник с нормированным графиком работы берет отпуск в августе 2023 года, то расчетный период — с 1 августа 2022 года по 31 июля 2023 года.
В коллективном договоре и других трудовых договорах может быть предусмотрен другой период расчета, если он не ухудшает положение сотрудника.
Пример расчета. Жанна планирует в отпуск на семь дней в августе 2023 года. Ее оклад не менялся за последние 12 месяцев и составляет 50 тыс. рублей. Дважды она получала премию в размере оклада, то есть 100 тыс. рублей. Соответственно, среднедневной заработок составит:
(Оклад × 12 месяцев + Сумма премии) / Отработанные рабочие дни за расчетный период = (50 тыс. рублей × 12 месяцев + 100 тыс. рублей) / 351,6 рабочего дня = 1 990,89 рубля.
Это среднесуточный (среднедневной) заработок Жанны. Следовательно, за семь дней отпуска она получит:
1 990,89 рубля × 7 дней = 13 936,23 рубля.
Пример расчета с периодом нетрудоспособности. Коллега Жанны — Оксана зарабатывает столько же и тоже получила премию в 100 тыс. рублей. Однако в октябре 2022 года она была на больничном восемь дней, за который она получила компенсанцию в 5,2 тыс. рублей. Получается, что полностью Оксана отработала только 11 месяцев, или 322,3 календарного дня.
Считаем количество календарных дней, приходящихся на отработанный период в октябре: (31 — 8)/31 × 29,3 = 21,73.
Значит, общее количество отработанных дней Оксаны составит: 322,3 + 21,73 = 344,03 дня.
Соответственно, среднедневной заработок Оксаны составит:
(Оклад × 11 месяцев + Сумма премии — больничные) / Отработанные рабочие дни за расчетный период = (50 тыс. рублей × 11 месяцев + 100 тыс. рублей — 5,2 тыс. рублей) / 344,03 = 1 874,25 рубля.
А отпускные за семь дней составят:
1 874,25 рубля × 7 дней = 13 119,75 рубля.
Расчет отпуска для сотрудников с гибким рабочим графиком
Если человек работает неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, то меняется и формула расчета. Например, сотрудник проработал не все месяцы полностью. В этом случае сначала нужно определить, в скольких месяцах человек работал все дни и это количество месяцев умножить на 29,3. Затем нужно по отдельности рассчитать количество рабочих дней в месяцах, отработанных не целиком по такой формуле:
30, 31 или 28 дней в зависимости от месяца — 20 нерабочих дней х 29,3 / 30.
Этот расчет нужно произвести по всем не полностью отработанным месяцам. Далее результаты суммируются и зарплата за отчетный период делится на это число. Так мы получаем среднесуточную зарплату, которая умножается на количество дней отпуска.
Обратите внимание, что в продолжительность отпуска сотрудника с гибким графиком входят выходные дни, попадающие в этот период. А вот нерабочие праздничные дни не засчитываются в отпускной период.
Особенности расчета отпускных при увольнении
При увольнении работника по собственному желанию или по инициативе работодателя компания обязана выплатить все отпускные за накопленные дни отпуска. Никакие заявления для этого не потребуются. Это происходит автоматически.
Формула расчета компенсации за неиспользованные дни отпуска в этом случае простая: средний заработок умножается на количество оставшихся отпускных дней. Среднесуточный доход при этом вычисляется по стандартной формуле, как и при расчете отпускных.
Обратите внимание: работнику, проработавшему 11 месяцев, компенсация полагается за полный год.
Что делать, чтобы отпускные были больше
Выгоднее всего брать отпуск в том месяце, в котором больше рабочих дней, ведь чем меньше дней в месяце, тем они дороже. А вот месяцы с официальными праздниками лучше не захватывать — они не включаются в число дней отпуска и не оплачиваются. Поэтому, если, например, взять отпуск в январе, можно потерять от 10% до 20% дохода.
В конце декабря можете получить хорошие отпускные и достаточно долго отдохнуть. В этом случае впереди будут новогодние каникулы, уже не входящие в отпуск, а зарплату за январь вам при этом начислят в полном объеме.
Главное — запомнить: если за расчетный период у вас были периоды-исключения, то вы получите чуть меньше отпускных, рассчитанных по упрощенной формуле. И наоборот: выходить в отпуск лучше после того, как в организации выплатили премию или повысили зарплату. Тогда эти суммы будут учтены при расчете отпускных.
Как получить отпускные: процедуры и сроки
Работодатель обязан выплатить сотруднику отпускные минимум за три календарных дня до отпуска. Если этот день выходной или праздник, то деньги переведут в предшествующий ему рабочий день.
Отпускные приходят на зарплатную карту. Выгоднее тратить эти деньги с карты, по которой вы получите повышенный кэшбэк.
Выбор пользователей Банки.ру
| Название | Стоимость обслуживания, ₽ | Cashback | |
|---|---|---|---|
|
Премиальная карта Банк ДОМ.РФ |
0 — 24 000
|
5%
|
Оформить Лиц.№ 2312 |
|
Tinkoff Black МИР Тинькофф Банк |
0 — 1 188
|
до 15%
|
Оформить Лиц.№ 2673 |
|
ОТП Premium Light ОТП Банк |
0 — 17 880
|
нет |
Оформить Лиц.№ 2766 |
|
Умная карта UnionPay Газпромбанк |
0 | нет |
Оформить Лиц.№ 354 |
|
Opencard Мир Банк «Открытие» |
0
|
нет |
Оформить Лиц.№ 2209 |
С отпускных удерживается НДФЛ 13% и 30% для резидентов и нерезидентов соответственно. Также отпускные облагаются страховыми взносами, так как считаются частью заработка — для них действует единый тариф для уплаты взносов в СФР.
Для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска сотруднику понадобится лишь три документа: график отпусков, приказ о предоставлении отпуска и записка-расчет на отпускные. При этом каждый работодатель может использовать унифицированные формы документов или же самостоятельно разработанные.
Часто задаваемые вопросы о расчете отпускных
Как можно упростить расчет отпускных?
Чтобы узнать заветную сумму, достаточно воспользоваться любым онлайн-калькулятором для расчета отпускных. Нужно будет лишь ввести необходимые данные, после чего калькулятор сразу рассчитает сумму отпускных.
Входят ли в отпуск выходные и праздничные дни?
Согласно трудовому законодательству, праздничные дни не входят в отпускной период. А вот выходные оплачиваются точно так же, как и обычные отпускные дни.
Когда можно получить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск?
Денежную компенсацию можно получить только в двух случаях: при увольнении и при наличии неиспользованного отпуска, превышающего 28 дней. Остальное время по закону вы обязаны отдыхать, а не получать за него компенсацию.
Как получить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск
Как рассчитать отпускные: главное
- Чтобы рассчитать отпускные, нужно умножить среднесуточный доход сотрудника на количество дней отпуска.
- При расчете отпускных берется отчетный период 12 месяцев до месяца, в котором сотрудник берет отпуск
- При плавающем рабочем графике неотработанные дни вычитаются из отчетного периода.
- При расчете среднемесячного заработка учитываются премии, надбавки, компенсации, а вот больничные и командировочные нет.
- Сотрудник может взять отпуск только после полугода работы в компании.
- Самые выгодные месяцы для отпуска — те, в которых больше всего рабочих дней. Если в ближайшее время в компании ожидается пересмотр зарплат или выплата премии, то в отпуск лучше выходить после этого.
Добавить в «Нужное»
Каждый работник имеет право на отпуск. А отпуск – это время отдыха, за которое работодатель платит отпускные. Как правило, работник может взять 28 календарных дней за год. Такова обычная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 115 ТК РФ). О нем и пойдет речь. Но для справки отметим, что некоторые категории работников имеют право на более длинный отпуск, к примеру, педагогические работники (ст. 334 ТК РФ). А есть и такие, кому положен дополнительный отпуск плюсом к ежегодному основному (ст. 116 ТК РФ).
Как рассчитать отпускные
Чтобы посчитать сумму отпускных, нужно знать несколько показателей:
- сумму заработка работника за расчетный период, т. е. за 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск;
- количество дней, отработанных в расчетном периоде (отработанных не значит рабочих);
- число календарных дней отпуска.
Последний показатель самый простой. Если работник собирается отдыхать в соответствии с графиком отпусков и не просит предоставить отпуск авансом, то сколько календарных дней отпуска запланировано, столько и оплатит работодатель. Исключение – праздничные дни (ст. 112 ТК РФ). Если на период отпуска приходится праздничный день, он не включается в число дней отпуска и не оплачивается.
Пример 1. Белочкина А.П. написала заявление на отпуск на 3 недели – с 6 по 26 марта 2023 г. Поскольку на период отпуска приходится праздник 8 Марта – Международный женский день, то Белочкина А.П. использует 20 календарных дней отпуска и именно столько дней ей оплатят.
С остальными показателями в расчете отпускных дело обстоит несколько сложнее.
Что нужно знать об отпускных
Прежде чем переходить к расчету, нужно понять, какие именно выплаты учитываются при подсчете заработка, ведь в течение своей трудовой деятельности работник получает не только зарплату и премии, но и пособия, надбавки, командировочные, компенсации и т.д.
Кроме того, надо разобраться, какие периоды не включаются в отработанные дни: работник может заболеть, не иметь возможности работать из-за простоя на предприятии или по иным уважительным причинам не исполнять трудовые обязанности в свой рабочий день.
Кстати, если часть зарплаты в организации платят «в конверте», то отпускные работникам, как правило, считают только исходя из «белых выплат». И сумма в итоге может получиться заметно меньше зарплаты. Но в любом случае средний заработок в пересчете за месяц не может быть меньше МРОТ, если работник полностью отработал норму рабочего времени и исполнил свои трудовые обязанности в расчетном периоде (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 N 922, далее – Положения N 922).
Напомним также, что ТК РФ допускает разделение отпуска на части. Но одна из них должна быть не менее 14 дней (ст. 125 ТК РФ). При этом для каждой части отпуска определяется свой расчетный период и начисляются свои отпускные.
Общая формула расчета
Основная формула довольно простая (п. 9 Положения N 922):
Средний дневной заработок – это средний доход, который работник зарабатывал за 1 календарный день в течение 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (п. 4 Положения N 922). Эти 12 месяцев называют расчетным периодом. И первое, что нужно сделать при расчете отпускных, – установить расчетный период.
Шаг 1. Определить расчетный период
Для целей расчета отпускных календарным месяцем считается период с 1 по 30 либо по 31 число соответствующего месяца включительно, а в феврале – с 1 по 28 либо по 29 число включительно (п. 4 Положения N 922). То есть у работников, которые собираются в отпуск с 4, 10 или 23 октября, расчетные периоды будут начинаться одинаково – с 1 октября предыдущего года (при условии, что на тот момент эти работники уже трудились в данной организации).
Пример 2. Отпуск Белочкиной А.П. начинается в октябре 2023 года, поэтому расчетный период у нее будет с 1 октября 2022 по 30 сентября 2023.
Впоследствии 12 месяцев расчетного периода нужно будет «перевести» в дни. Но сначала разберемся с выплатами, которые включаются в расчет.
Шаг 2. Вычислить доход работника за расчетный период
Выплаты, учитываемые в расчетном периоде, это те суммы, которые входят в систему оплаты труда (п. 2 Положения N 922). То есть зарплата, премии (но они берутся в расчет в особом порядке), доплаты и надбавки (ст. 135 ТК РФ). К последним относятся, к примеру, выплаты за работу в условиях, отличающихся от нормальных. Допустим, за работу в ночное время (ст. 149, 154 ТК РФ). Подробнее о том, что входит в средний заработок, написано в отдельной статье.
А те суммы, которые не являются платой за труд, наоборот, при расчете отпускных не учитываются (п. 3 Положения N 922). В том числе:
- нетрудовые компенсации, например, компенсация за использование личного автотранспорта работника;
- социальные выплаты, например, материальная помощь к свадьбе сотрудника (Письмо Минтруда от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105).
Исчисление средней зарплаты: что не входит в средний заработок и в расчетный период
Также в расчете не учитываются гарантии, положенные работнику при определенных обстоятельствах и рассчитанные исходя из среднего заработка работника (пп. «а» п. 5 Положения N 922). К примеру, выплаты за командировку. Сотрудник в командировке, конечно, работает – исполняет поручение работодателя, то есть нельзя назвать эти выплаты нетрудовыми доходами. Но они считаются исходя из среднего заработка. А учитывать средний заработок в расчете еще одного среднего заработка (для целей отпускных) математически неправильно. Поэтому такие периоды, за которые работнику начислялись выплаты по среднему заработку, исключаются из расчета вместе с этими выплатами (Письмо Минтруда от 13.08.2015 N 14-1/В-608).
Аналогичным образом в расчет не попадают периоды болезни работника и суммы пособий по больничному (пп. «б» п. 5 Положения N 922). Что тоже понятно. Ведь пособия по временной нетрудоспособности считаются по особым правилам, и сумма пособия за день не может превышать определенного лимита. Соответственно, если учитывать в расчете среднедневного заработка выплаты по больничным, то итоговый показатель может быть занижен.
Есть и другие выплаты, не включаемые в расчет отпускных.
Шаг 3. Определить, сколько дней отработано за расчетные 12 месяцев
Поскольку в расчете используется средний дневной заработок, то нужно посчитать число отработанных дней, чтобы затем заработок на эти дни поделить. Каждый полностью отработанный месяц (когда у сотрудника отработаны все рабочие дни по производственному календарю) дает 29,3 дня. Эта среднее число календарных дней в месяце. Оно определяется так: (365 дн. – 14 дн.) / 12 мес. Вычитается именно 14 дней, т.к. столько в РФ официальных праздничных дней в году (ст. 112 ТК РФ).
Но очень редко бывает так, что у работника нет никаких исключаемых периодов в течение всех 12 месяцев расчетного периода. Допустим, работник взял больничный в октябре. Тогда в расчет нужно включать не 29,3 дня за октябрь, а меньшее число дней. Как их посчитать, показано в формуле (п. 10 Положения N 922):
А итоговая формула количества отработанных дней за расчетный период выглядит так:
Шаг 4. Рассчитать среднедневной заработок и отпускные
Если вы знаете общую сумму выплат, полученных работником за расчетный период, а также количество отработанных дней за расчетный период, то самое время переходить к среднедневному заработку. Он определяется так (п. 9 Положения N 922):
Пример 3. Белочкина А.П. идет в отпуск с 23 октября по 12 ноября 2023 г. Расчетный период – с 01.10.2022 по 30.09.2023. С 13 по 18 апреля 2023 г. (6 дней) Белочкина А.П. была на больничном, а с 13 по 19 июня 2023 г. (7 дней) – в отпуске. Совокупный доход сотрудницы за расчетный период – 486 000 руб. (без учета пособия по временной нетрудоспособности и июньских отпускных (Письмо Минтруда от 15.04.2016 N 14-1/В-351), поскольку указанные выплаты не включаются в расчет среднего заработка).
Решение. Количество дней в апреле для расчета отпускных: (30 дн. – 6 дн.) / 30 дн. х 29,3 = 23,44 дн.
Количество дней в июне для расчета отпускных: (30 дн. – 7 дн.) / 30 дн. х 29,3 = 22,46 дн.
Остальные 10 месяцев расчетного периода отработаны полностью.
Количество дней в расчетном периоде: 29,3 х 10 мес. + 23,44 дн. + 22,46 дн. = 338,9 дн.
Средний дневной заработок: 486 000 руб. / 338,9 дн. = 1434,05 руб.
Отпускные: 1434,05 руб. х 20 дн. = 28 681 руб. Оплачивается 20 отпускных дней, т.к. 4 ноября — праздничный день, День народного единства.
Что можно сделать, чтобы отпускные были больше: отпускные не равно зарплата
Глядя на формулу, нетрудно догадаться, что чем больше заработок сотрудника, тем больше будут его отпускные. Поэтому если в первом полугодии 2022 г. вы работали на ¾ ставки, а во втором полугодии вышли на целую ставку, то отпускные за отпуск, начавшийся во втором полугодии 2023 г., однозначно будут больше, чем отпускные за отпуск, начавшийся в первой половине 2023 г.
Если же зарплата у работника в течение последних 12 месяцев не менялась, то существенно повлиять на размер отпускных не получится. А вот на общую сумму доходов за месяц, на который приходятся отпускные дни, повлиять можно. Ведь обычно работник находится в отпуске не целый месяц, а неделю или несколько. Значит, остальную часть месяца он работает и получает за это время зарплату. Так вот сумма отпускных и зарплаты может заметно отличаться в зависимости от конкретного месяца. Покажем это на примере.
Порядок расчета отпускных на примерах
Сравним, сколько получит Белочкина А.П., если пойдет на неделю в отпуск в октябре 2023 г. и в январе 2023 г.
Пример 4. Белочкина А.П. идет в отпуск с 23 по 29 октября 2023 г. Расчетный период – с 01.10.2022 по 30.09.2023. С 13 по 18 апреля 2023 г. (6 дней) Белочкина А.П. была на больничном, а с 13 по 19 июня 2023 г. (7 дней) – в отпуске. Оклад сотрудницы – 42 000 руб. в месяц. Ее совокупный доход за расчетный период – 486 000 руб. (без учета пособия по временной нетрудоспособности и июньских отпускных).
Решение. По сравнению с Примером 3 изменилась только продолжительность отпуска. Поэтому пропустим первые этапы решения. А сумма отпускных составит:
1434,05 руб. х 7 дн. = 10 038,35 руб.
В октябре 2023 г. 22 рабочих дня. Соответственно, зарплата Белочкиной А.П. за 17 рабочих дней октября (которые она отработала) будет равна: 42 000 тыс. / 22 раб. дн. х 17 дн. = 32 454,55 руб.
Итого выплаты за октябрь 2023: 32 454,55 руб. + 10 038,35 руб. = 42 492,90 руб.
Пример 5. Воспользуемся условиями примера 4 с той разницей, что Белочкина А.П. пойдет в отпуск с 9 по 15 января 2023 г. Расчетный период – с 01.01.2022 по 31.12.2022.
Совокупный доход за расчетный период – 486 000 руб. Периоды отпуска и болезни – как в примере выше.
Решение. Сумма отпускных составит: 1434,05 руб. х 7 дн. = 10 038,35 руб.
В январе 2023 г. 17 рабочих дней. Тогда зарплата Белочкиной А.П. за 12 рабочих дней января будет равна: 42 000 тыс. / 17 раб. дн. х 12 дн. = 29 647,06 руб.
Итого выплаты за январь 2023: 29 647,06 руб. + 10 038,35 руб. = 39 685,41 руб.
Как видим, разница в итоговых суммах составила 2807,49 руб. При том, что сумма отпускных за 7 дней в обоих примерах была одинаковой.
Вывод: чем больше рабочих дней в месяце, тем выгоднее в нем брать отпуск.
Калькулятор расчета отпускных 2023
Воспользуйтесь нашим калькулятором отпускных, чтобы упростить себе задачу и не тратить время на расчет. А если вы уже все посчитали, то калькулятор поможет удостовериться в правильности вашего результата.
Общие правила расчета и выплаты отпускных не поменяли. Однако на практике часто возникает много вопросов. Когда выплачивать отпускные? Как их отразить в 6-НДФЛ? Нужно ли облагать взносами и НДФЛ компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении? Подробнее об этом и не только расскажем в обзоре.
Расчет отпускных в 2023 году
Отпускные нужно посчитать за каждый день отпуска исходя из среднего дневного заработка. Расчет зависит от того, в каких днях вы предоставляете отпуск – календарных или рабочих.
Если отпуск выпадает на нерабочие праздничные дни, за них отпускные не рассчитывайте. А вот выходные дни оплатите, если отпуск в календарных днях.
Учтите: оплата за каждый день отпуска не должна быть меньше среднего дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Напомним, что последний с 1 января 2023 года увеличен до 16 242 руб.
Отпуск с последующим увольнением оплатите в обычном порядке. Если при увольнении у сотрудника есть неиспользованный отпуск, то за него нужно рассчитать компенсацию.
Срок выплаты отпускных
Сроки выплаты отпускных в 2023 году не изменились. Перечислите их минимум за 3 календарных дня до начала отпуска. Если день выплаты совпал с выходным или нерабочим праздничным днем, перечислите средства накануне. Их можно выдать и с зарплатой, важно не пропустить срок. За выплату отпускных не вовремя грозит ответственность.
При расторжении трудового договора компенсацию за неиспользованный отпуск по общему правилу нужно выдать в день увольнения.
НДФЛ с отпускных в 2023 году
Налог удержите на дату оплаты отпуска.
Сроки уплаты НДФЛ с отпускных общие, к примеру:
- с выплат за период с 23 мая по 22 июня налог перечислите 28.06.2023;
- с 23 июня по 22 июля – 28.07.2023;
- с 23 июля по 22 августа – 28.08.2023;
- с 23 августа по 22 сентября – 28.09.2023.
Напомним, что такие сроки действуют с 1 января 2023 года.
Если отпуск переходящий, НДФЛ удержите и перечислите в общем порядке.
НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении также нужно удержать со всей суммы. Основание расторжения договора – сокращение штата, по собственному желанию или др. – значения не имеет.
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ
В 6-НДФЛ включите только те отпускные, которые вы фактически выдали. Например, в поле 020 раздела 1 расчета за полугодие укажите налог, удержанный с отпускных за последние 3 месяца отчетного периода (апрель, май и июнь). А в полях 021 – 023 отразите НДФЛ, который нужно перечислить по первому, второму и третьему срокам уплаты налога для этого отчетного периода.
Компенсацию за неиспользованный отпуск отразите в 6-НДФЛ в полном размере.
При заполнении расчета за 2023 год сведения об отпускных, компенсациях за неиспользованный отпуск и НДФЛ с них укажите также в справке о доходах и суммах налога физлица. К примеру, для отпускных укажите код дохода 2012, а для компенсации – 2013.
Страховые взносы с отпускных
Оплату отпуска нужно облагать страховыми взносами на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ, а также взносами на травматизм в обычном порядке.
Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении тоже облагайте взносами в полном объеме.
Налог на прибыль и отпускные
Если вы используете метод начисления, то отпускные при расчете налога на прибыль вы можете учесть, как и другие расходы на оплату труда, по мере начисления.
Если у вас есть резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то отпускные списывайте за счет него. Учтите, что формирование такого резерва — ваше право, а не обязанность.
При кассовом методе отпускные включайте в расходы при их выплате сотруднику.
Отметим, включить в расходы по налогу на прибыль можно только те отпускные, которые вы выдали по закону (например, для оплаты основного или допотпуска).
Компенсацию за неиспользованный отпуск также учитывайте в расходах на оплату труда в зависимости от метода учета доходов и расходов.
Обратите внимание, списывать компенсацию за неиспользованный отпуск за счет резерва на оплату предстоящих отпусков нельзя.
Порядок выплаты и обложения отпускных у бюджетных организаций
Бюджетные организации рассчитывают, выплачивают, облагают налогами и страховыми взносами отпускные так же, как и коммерческие организации. Однако есть особенности.
К примеру, в расходах на оплату труда они учитывают только те затраты, которые связаны с приносящей доход деятельностью и произведены за ее счет.
Подробности:
- Как рассчитать средний заработок для оплаты отпусков
- Как выплачивать отпускные работнику
- Как рассчитать НДФЛ с отпускных и уплатить его в бюджет
- Как отразить различные выплаты в расчете 6-НДФЛ
- Как при расчете налога на прибыль учесть расходы на оплату труда
- Как учреждению отразить в налоговом учете создание и использование резерва на оплату отпусков
- Ответственность работодателя за нарушение обязательств, связанных с отпусками
- Как начислять и уплачивать страховые взносы на ОПС, ОМС и на случай ВНиМ с зарплаты и иных выплат физлицам
- Как начислять и уплачивать в СФР взносы на страхование от несчастных случаев на производстве
Примеры расчета отпускных и сроков выплаты в 2023 году
- Пример расчета среднего заработка для оплаты отпуска в календарных днях, если расчетный период отработан не полностью
- Пример расчета среднего заработка для оплаты отпуска в рабочих днях
- Пример расчета отпускных исходя из МРОТ
- Пример перерасчета отпускных с учетом повышения МРОТ
- Пример расчета срока выплаты отпускных (без особенностей)
- Пример расчета срока выплаты отпускных, если день выплаты пришелся на выходной
Расчет отпускных в 2023 году — вопрос актуальный в любой период года. Что входит в расчетный период для расчета отпускных? Какие периоды следует учесть, а какие — исключить? В нашей консультации опишем, как считать отпускные в 2023 году и приведем наглядные примеры подсчета.
Как рассчитываются отпускные в 2023 году
Отпуск гарантирован Трудовым кодексом РФ. При этом на время нахождения сотрудника в отпуске за ним сохраняются рабочее место и средний заработок (ст. 114 ТК РФ).
Отпуска бывают нескольких видов:
- основной отпуск, предоставляемый и оплачиваемый работнику каждый год, — 28 календарных дней;
- удлиненный оплачиваемый отпуск — представляется в соответствие с федеральными законами (например, педагогам);
- дополнительный оплачиваемый отпуск — предоставляется каждый год работникам с вредными или опасными условиями труда;
- учебный отпуск и др.
При любом виде отдыха расчет отпускных в 2023 году производится по единой формуле (за исключением административного отпуска — без сохранения заработной платы, который не оплачивается, и отпуска по уходу за ребенком, оплата которого совершается по иным правилам).
ВАЖНО! Формула расчета отпускных в 2023 году утверждена в постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Как рассчитать отпускные в 2023 году? Как видно из формулы, для расчета важно верно исчислить средний заработок за день.
Для расчета среднего заработка для отпуска за день пользуются формулой:
Как уплатить НДФЛ с отпускных, мы писали в материале «Каков порядок уплаты НДФЛ с отпускных».
Рассчитать отпускные онлайн в 2023 году вам поможет наш калькулятор.
Что входит в расчет отпускных в 2023 году
Для того чтобы рассчитать отпускные, расчетный период принимают равным 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу наступления отпуска (ст. 138 ТК РФ).
Пример: положим, что отпуск наступает в июне 2023 года. Значит, для начисления отпускных берут период с 01.06.2022 по 31.05.2023.
Отпуск начался 1-го числа. Что с отпускными? Ответ вы найдете в материале «Как выплатить отпускные, если отпуск начался 1-го числа».
Не все выплаты, полученные в искомый отрезок времени, и не все дни участвуют в расчете отпускных в 2023 году.
Как рассчитать отпускные в 2023 году правильно, если в расчетном периоде у сотрудника не оказалось ни фактической отработки, ни фактических выплат?
Как правильно рассчитать отпускные, если расчетный период отработан не целиком?
Формула расчета отпускных в 2023 году при неполном отработанном расчетном периоде видоизменяется следующим образом:
Отпускные надо не только верно исчислить, но и корректно отразить в учете. Пошаговый алгоритм составления проводок по начислению отпускных вы найдете в «КонсультантПлюс», если оформите пробный бесплатный доступ к системе.
Нюансы среднего заработка из МРОТ с учетом премий и повышений окладов: примеры расчета отпускных в 2023 году
Как пересчитать отпускные из-за больничного, мы писали в статье «Перерасчет отпускных при больничном».
Чтобы корректно посчитать отпускные, необходимо знать о нюансах включения в расчет среднего заработка премий и повышений окладов.
Выплата премии: как учесть при расчете отпускных
Учет премий зависит от того, какая именно премия попала в расчетный период:
Если расчетный период отработан не полностью, то чтобы рассчитать отпускные, премии учитываются в пропорции к отработанному времени.
Повысили оклад: что с отпускными?
Еще одна частная ситуация, которую надо учесть при расчете отпускных, — повышение оклада в расчетном периоде.
Если оклад повышен в расчетном периоде или после него, то индексировать расчет нужно только при соблюдении следующих условий:
- оклад вырос для каждого сотрудника фирмы / структурного подразделения;
- индексируются выплаты, напрямую зависящие от оклада (сам оклад или премии в виде фиксированного процента от него).
Порядок индексации:
Подробнее о порядке индексации отпуска в связи с повышением оклада (и про коэффициент при расчете отпускных в 2023 году) читайте в статье «Выполняется ли индексация отпускных при повышении оклада?»
Расчет отпускных из МРОТ в 2023 году
В случае, когда рассчитанная по приведенным выше формулам средняя зарплата за месяц получилась меньше МРОТ, ее следует посчитать заново, опираясь на размер МРОТ.
Еще один случай, когда среднюю зарплату пересчитывают, — это увеличение МРОТ во время отпуска.
Считаем выплаты за отпуск вместе
Итоги
Вкратце порядок расчета отпускных в 2023 году следующий. Отпускные исчисляют на основании выплат за полный год до месяца наступления отпуска. Рассчитывают средний дневной заработок и умножают его на количество дней отпуска. Не все выплаты и не все дни участвуют в расчете базы для отпуска. Если средний месячный заработок меньше МРОТ, отпускные считают на основании МРОТ, а не фактических выплат.