Подбор персонала 1с зуп корп инструкция

0:00 Введение (Елена Вешнякова, Зоя Малыгина)

ЧАСТЬ 1— КАК РАБОТАЕТ ПОДБОР В 1С:ЗУП КОРП.

Демонстрация сквозного примера. (Елена Вешнякова, Зоя Малыгина)

1:41 Схема процесса подбора и его участники;
5:11 Определение потребности в персонале;
10:33 Размещение и согласование заявки на подбор, открытие вакансии, взаимодействие с заказчиком;
17:49 «Поиск кандидатов. Наполнение воронки подбора»;
31:57 Взаимодействие с кандидатами и заказчиками подбора;
43:45 Оценка кандидатов — электронное интервью;
50:51 «Решение и прием на работу. Предварительные медосмотры кандидатов»;
55:44 «Задания адаптации. Адаптационное обучение сотрудников»
1:06:06 HR-аналитика подбора.

ЧАСТЬ 2 — ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ И ЧТО НАСТРОИТЬ, ЧТОБЫ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВОЗМОЖНОСТИ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА В 1С:ЗУП КОРП.

1:09:33 Введение (Елена Вешнякова);
1:11:04 «Функциональные блоки и настройки (Зоя Малыгина);
1:17:31 Инструменты подготовительного этапа подбора (Елена Вешнякова, Зоя Малыгина);
1:28:16 Инструменты наполнения воронки кандидатов (Елена Вешнякова, Зоя Малыгина);
1:41:51 Инструменты взаимодействия в процессе подбора (Зоя Малыгина);
1:56:45 Инструменты принятия решения по кандидату (Елена Вешнякова, Зоя Малыгина);
2:07:34 Инструменты адаптации (Зоя Малыгина).

Получить
консультацию

Подбор персонала в «1С:Зарплата и управление персоналом»

Для разработки портрета кандидата на открытую вакансию откройте вкладку «Подбор персонала» (рис. 1).

Разберем, из каких пунктов состоит раздел «Подбор персонала» (рис. 2):

Профиль должности

На вкладке «Профиль должности» вы можете указать требования к кандидату, претендующему на конкретную должность: должностные обязанности, образование, навыки, личностные качества, стаж и проч. (рис. 3)

Таким образом, «Профиль должности» обеспечивает реализацию следующих возможностей:

• формирование требований к образованию, умениям, личностным и другим качествам, которыми должен обладать будущий сотрудник;
• описание должностных обязанностей, условий работы (рис. 4);

• разработка и применение при подборе электронных анкет, с помощью которых проводится собеседование кандидатов;
• планирование этапов работы с кандидатами (рис. 5);

• планирование мероприятий по обучению и развитию сотрудников компании (рис. 6).

Заявки на подбор персонала

Перейдите в раздел «Подбор персонала», откройте вкладку «Заявки на подбор персонала» (рис. 7)

При составлении заявки нужно учесть следующие моменты:

• вкладка «Заявка на подбор персонала» в «1С:ЗУП КОРП»
• выбрать, существующая это позиция или новая;
• подобрать соответствующую позицию из справочника штатного расписания (рис. 8), либо выбрать должность в подразделении;

• указать причину открытия вакансию;
• заполнить приоритетность просмотра кандидатов и закрытия вакансии;
• выбрать соответствующий профиль должности, нажать кнопку «Заполнить из профиля». Затем из ранее заполненного профиля должности будет автоматически заполнены графы “Требования”, “Обязанности”, “Условия” (рис. 9).

Если заявку на подбор кадров нужно согласовать с руководителем, нажмите наверху вкладки кнопку «Согласовать», «Отклонить» или «Отменить решение».
Для согласования вакансии предусмотрено отдельное рабочее место (рис. 10):

Когда заявка согласована, в верхней части нажмите кнопку «Создать вакансию».

Вакансии

В 1С ЗУП есть возможность совершать следующие действия в отношении вакансий:

• согласовывать открытие новых или переоткрытие ранее закрытых вакансий;
• планировать рабочие мероприятия по подбору кадров;
• подбирать кандидатов на открытые вакансии соответственно должностным обязанностям, требованиям к образованию, опыту и личностным качествам сотрудников, условиям работы (рис. 11);
• пошагово проводить интервью и другие мероприятия с кандидатами, руководствуясь планом подбора;
• регистрировать затраты на публикацию вакансий на различных ресурсах;
• производить интеграцию с такими рекрутинговыми сайтами, как HeadHunter, SuperJob и проч.

Интеграция с компаниями интернет-рекрутмента позволяет реализовать следующие возможности:

• подключаться к сайту;
• публиковать на сайтах вакансии из базы;
• загружать в базу и обновлять вакансии, размещенные на сайтах;
• загружать отклики на вакансию;
• регистрировать кандидатов.

Кандидаты

Карточка кандидата может быть сформирована либо вручную, либо из файла резюме на диске.

Для создания карточки кандидата в ручном режиме:

• нажмите кнопку «Создать» из справочника «Кандидаты» (рис. 12);
• выберите вкладку «Личные данные» (рис. 13);
• выберите вкладку «Резюме»;
• перейдите на вкладку «Образование, квалификация» (рис. 14)
• откройте вкладку «Опыт работы»;
• выберите вкладку «Работа с кандидатами» (рис. 16):

При создании карточки кандидата из файла резюме на диске система распознает данные, размещенные в загружаемом файле. Затем автоматически подставляет распознанные данные в соответствующие поля, создавая карточку кандидата (рис. 17).

Также есть возможность использовать массовую загрузку резюме кандидатов посредством обработки «Загрузка кандидатов из файлов». В ее рамках возможно:

• добавлять файлы резюме;
• добавлять информацию в незаполненные строки при необходимости;
• загружать из файлов карточки кандидатов (рис. 18).

В карточке кандидата предусмотрен функционал для добавления комментария («Комментарии») и оценивания кандидата («Моя оценка») (рис. 19).

Можно выбрать источники информации о кандидате («Источник») (рис. 20).

В программу включен широкий функционал по взаимодействию с кандидатами, включающий в себя планирование встреч, отправку электронных писем и SMS, отображение напоминаний о приглашениях и т.д. (рис. 21)

Лог всех итераций общения с кандидатом доступен в карточке кандидата, на вкладке «Взаимодействия» (рис. 22)

Отчёты по подбору персонала в «1С:ЗУП КОРП»

Перечень отчетов, относящихся к процедуре подбора персонала, размещен в разделе «Подбор персонала» на вкладке «Отчеты по подбору персонала» (рис. 23). Список доступных отчетов:

• показатели эффективности набора персонала;
• статистика по подбору кадров;
• оценка эффективности различных источников информации в виде сводного отчета и диаграммы (по вакансиям, кандидатам, по этапам отборов кандидатов);
• анализ стажа работающих сотрудников;
• динамика текучести кадров по разным параметрам (по месяцам, причинам увольнения, подразделениям, должностям);
• причины увольнения по годам;
• анализ массового набора персонала;
• диалоги чатботов.

Резюме

Комплексная автоматизация HR-процессов в «1С:ЗУП КОРП» повышает эффективность подбора, оценки, мотивации, удержания и развития персонала. Кадровое планирование позволяет планировать численность персонала, затраты на его привлечение и работу. 1С:ЗУП интегрируется с HH, SuperJob, Rabota.ru, Зарплата.ру и Авито. Встроенная аналитика позволяет всесторонне оценить эффективность подбора и текучесть персонала.

Содержание статьи:
Заявка на подбор персонала
Создаем вакансию для поиска кандидатов
Публикуем вакансию
Работа с кандидатами
Прием на работу

Рассмотрим всю цепочку работы в программе от момента принятия решения о поиске кандидата до его приема на работу.

Заявка на подбор персонала

Ответственный сотрудник создает заявку на подбор нового кандидата — указывает должность, приоритет заявки, обязанности, требования и условия работы.

В программе для каждой должности заполняется профиль должности. Он содержит:
• Действия — должностные, функциональные обязанности сотрудника;
• Характеристики — знания, умения, навыки, личные качества и другие требования, которыми должен обладать сотрудник;
• Характеристики для развития и обучения;
• Данные для публикации вакансии: требования, условия, обязанности;
• Этапы подбора кандидатов;
• Возможность настроить вопросы для Электронного интервью.

В библиотеке хранятся поставляемые профили должности. Профиль должности можно загрузить из библиотеки и использовать в поставляемом виде либо переработать и адаптировать его к особенностям должности в своей компании.

Когда заявка на подбор попадает к руководителю, он может её согласовать, отклонить, отменить решение или создать вакансию.

Создаем вакансию для поиска кандидатов

Требования, обязанности, условия для вакансии могут быть заполнены как из профиля должности, так и вручную.

Заполнение различных этапов работы с кандидатами

При записи вакансии ей присваивается состояние Открыта. Набор персонала на вакансию может быть приостановлен и отменен.

В программе можно посмотреть историю работы с вакансией: когда она была открыта, закрыта, приостановлена или отменена.

В вакансии можно посмотреть откликнувшихся кандидатов, опубликовать заявку на поиск кандидата на сайт

Публикуем вакансию

После создания вакансии принимается решение о ее публикации. По соответствующей команде на закладке Публикации выбирается место публикации. Заполняются необходимые поля публикации, по команде Опубликовать информация попадает на выбранный ресурс, сведения о публикации сохраняются в системе.

В программе опубликовать вакансию можно на ресурсы:
• Avito
• HeadHunter
• Rabota.mail
• Rabota.ru
• SuperJob
• Зарплата.ру

На закладке Отклики можно загрузить отклики кандидатов вручную и отметить, какие из откликов уже просмотрены. Эта информация передаётся на сайт, где размещена вакансия. 

Информация о наличии непросмотренных откликов есть в справочнике Вакансии.

Работа с кандидатами

Добавить кандидата в программу
По команде Зарегистрировать кандидата в форме отклика в программе создается кандидат. Сведения о кандидате загружаются из резюме на сайте.

Найти подходящие резюме по заданным критериям и создать на их основании кандидатов возможно также в рабочем месте Поиск резюме в интернете.

Если резюме загружено с сайта, ссылка на него отображается в карточке кандидата.

Инструменты для взаимодействия заказчиков вакансии, HR и кандидатов
HR, ответственные за поиск и подбор персонала, могут взаимодействовать с кандидатами и заказчиками вакансии в 1С:ЗУП КОРП с помощью инструментов:

• внутренние чаты — для коммуникации с руководителями-заказчиками вакансий;
• согласование заявок на подбор — сотрудник делает заявку на подбор нового работника. Руководитель подтверждает эту заявку или отклоняет
• отправка из программы СМС и писем по шаблонам с вложениями (в том числе отложенная во времени — удобно напомнить кандидату о собеседовании или прислать тестовое задание в письме
• бронирование переговорных и свободного времени в календаре участников подбора — не нужно согласовывать с каждым руководителем время и место собеседования, достаточно в одном календаре выбрать свободное время для всех и забронировать свободную переговорную. Участникам придет уведомление на почту с временем и местом собеседования. 
• заказчик вакансии может контролировать все этапы подбора. Просматривать отклики, проверять результаты тестирования или назначать время собеседования.

Резюме кандидата
1С:ЗУП КОРП распознает различные форматы загруженных резюме с сайтов.

Digital-интервью — электронный помощник на собеседовании
Digital-интервью можно проводить на планшетах и смартфонах с IOS, IPadOS или Android.

Вопросы всегда перед глазами, ответы кандидатов фиксируются в один клик. 1С:ЗУП КОРП оценивает кандидатов по единым критериям и позволяет их сравнивать по компетенциям и мотиваторам.

Поиск кандидатов можно настроить по параметрам:
• проверка по email или номеру телефона
• поиск по действующим и бывшим сотрудникам
• использование различных фильтров: пол, возраст, знание языка
• возможность устанавливать черные и белые списки кандидатов 
• цветом можно выделить нужные навыки или знания.

Прием на работу

После утверждения кандидата в программе все кадровые документы и личная информация заполнятся автоматически из карточки кандидата. 

Если раньше учет кандидатов велся отдельно в программе E-STAFF, данные можно автоматически загрузить в 1С:ЗУП КОРП.

«1С:ЗУП КОРП» может стать прекрасным инструментом для решения этой задачи. Система подходит и для малых предприятий, и для крупных корпораций.

Программа позволяет автоматизировать HR-процессы, связанные с поиском и подбором персонала. Здесь можно:        

• создавать вакансии и выгружать их на внешние сайты, 

• просматривать отклики и общаться с кандидатами, 

• назначать собеседования и принимать кандидатов на работу.

1. Заполняем «Профиль должности». 

Первым этапом подбора описываем требования к должностям. Нужно определить:

• какой кандидат нужен;

• что будем оценивать у кандидата;

• как будем оценивать.

   В описание профиля включены должностные обязанности сотрудника, знания, навыки и личные качества, которыми должен обладать сотрудник; а также этапы подбора.

Профиль должности помогает:

• Подбирать персонал (в профиле должности видим, кого и как искать, какие требования к кандидату);

• Оценивать персонал (когда профиль описан, понятно, что оценивать);

• Развивать персонал (в профиле есть характеристики, важные для должности, которым в дальнейшем и будем обучать сотрудника).

2. Создаем и согласовываем заявки на подбор. 

   Документ «Заявка на подбор персонала» позволяет руководителю быстро обратиться к службе по работе с персоналом и четко объяснить свои запросы. Если заявка составлена на основании профиля должности, то большая часть информации попадет в нее автоматически.  

   Рассмотреть электронную заявку гораздо проще, чем получить согласование на бумаге. Это экономит время и руководителей и специалистов по работе с персоналом. Руководитель может рассмотреть заявку, согласовать, отклонить или открыть вакансию.

   Тот, кто оформил заявку, может отследить, кто ответственный за подбор по его вакансии, дату открытия вакансии и актуальное состояние. Все заявки и решения будут надёжно храниться в программе «1С:ЗУП КОРП». На основании заявки можно в дальнейшем создать вакансию. 

   Если согласование заявок неактуально для предприятия — этот функционал можно отключить.

3. Открываем вакансию. 

     Работаем с документом «Вакансия», он заполняется автоматически на основании «Профиля должности» либо вручную. Когда записываем вакансию, её состояние — «открыта». В любой момент набор на вакансию может быть приостановлен и отменен.

   В программе отражается история работы с вакансией, все этапы. По каждой вакансии можно видеть откликнувшихся кандидатов. Если принято решение о публикации вакансии, то заполняется закладка «Публикации», где выбирается место публикации. 

   По команде «Опубликовать» информация попадает на выбранный ресурс, сведения о публикации сохраняются в системе.

Из программы напрямую публикуются вакансии на ресурсы:

• Avito

• HeadHunter

• Rabota.mail

• Rabota.ru

• SuperJob

• Зарплата.ру

  На закладке «Отклики» можно сохранить отклики кандидатов вручную и отметить, какие из них уже просмотрены.

    Информация о наличии непросмотренных откликов видна в справочнике «Вакансии».

4. Работаем с кандидатами.

   По команде «Зарегистрировать кандидата» в форме отклика в программе создается кандидат, сведения о нем подгружаются из резюме, размещенном на сайте.

   По определенным критериям можно найти резюме и создать на их основании новых кандидатов. Это можно сделать и на рабочем месте «Поиск резюме в интернете». Если резюме загружено с сайта, ссылка на него отобразится в карточке кандидата. 

 В системе «1С:ЗУП КОРП» предусмотрен ряд инструментов, которые обеспечивают взаимодействие кандидатов, специалистов по подбору и руководителей.

• Внутренние чаты — для общения с заказчиками вакансий.

• СМС, письма по шаблонам можно отправлять прямо из программы (возможна отложенная отправка; можно, например, напомнить о встрече).

• Бронирование переговорных — участникам придет письмо на почту с временем и местом собеседования.

• Digital-интервью — электронный помощник на собеседовании. Опрос можно проводить на любых мобильных устройствах. Вопросы всегда под рукой, ответы кандидатов фиксируются в один клик. Таким образом все кандидаты будут оценены по единым критериям, что позволит их сравнивать.

  При поиске кандидатов специалист по подбору может использовать фильтры: пол, возраст, знание 1С, например; можно настроить черные и белые списки кандидатов и многое другое. 

5. Принимаем на работу.

  После утверждения кандидата в программе кадровые документы и личная информация заполнятся автоматически из карточки кандидата.

В данной статье рассмотрены возможности программного продукта 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3.1, помогающие организовать подбор персонала. В рамках функционала решаются следующие задачи:

• ведение списка вакансий и кандидатов;

• учет этапов работы с кандидатами (первичный контакт, собеседование и пр.);

• согласование кандидатов с заказчиками (руководителями подразделения);

• оценка деятельности специалиста по подбору персонала;

• публикация вакансий и поиск кандидатов на рекрутинговых ресурсах.

Указанные возможности доступны в 1С:Зарплата и управление персоналом версии КОРП при включении настройки управления персоналом «Использовать работу с вакансиями и кандидатами» (раздел Настройка – Управление персоналом – Подбор персонала — Использовать работу с вакансиями и кандидатами).

Для работы с рекрутинговыми сайтами необходимо включить настройку «Интеграция с рекрутинговыми сайтами» (раздел Настройка – Управление персоналом – Подбор персонала — Интеграция с рекрутинговыми сайтами) (рисунок 1).

Рисунок 1 — Включение необходимых настроек для организации подбора персонала

Заполнение профиля должности

Перед созданием вакансий можно описать совокупность требований, должностных обязанностей и условий труда на конкретной должности с помощью справочника «Профили должностей» (раздел Подбор персонала – Профили должностей).

В «Профиле должности» в «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» вы можете:

• задавать обязанности, условия и требования к кандидату для выбранной должности;

• описывать функции, выполняемые сотрудником в рамках должностных обязанностей;

• планировать этапы работы с кандидатами;

• планировать программу обучения для новых сотрудников.

Рисунок 2 — Заполнения профиля должности

Заявки на подбор персонала

Если создание новой вакансии предусмотрено только по согласованию с руководителем, необходимо включить настройку управления персоналом «Открытие вакансии требует согласования» (раздел Настройка – Управление персоналом – Подбор персонала — Открытие вакансии требует согласования), тогда вакансию можно будет создать только на основании документов Заявки на подбор персонала (рисунок 3).

Рисунок 3 — Включение необходимых настроек для работы с Заявками на подбор персонала

Заявка может быть создана без привязки к конкретной позиции штатного расписания. При записи заявки ей присваивается статус Рассматривается. Далее заявка может быть согласована или отклонена ответственным лицом. Создать вакансию можно только по согласованной заявке. Если на основании заявки открыта вакансия, в заявке появляется ссылка на эту вакансию.

При создании документа необходимо:

• указать является набор массовым или единичным;

• указать на новую или существующую позицию штатного расписания осуществляется набор по данной заявке;

• заполняется позиция штатного расписания, если набор на существующую позицию или должность, если набор на новую позицию;

• выбрать причину открытия позиции;

• задать приоритет для заявки на подбор персонала;

• можно указать профиль должности, на основании которого заполнить по кнопке «Заполнить из профиля» данные по обязанностям, требованиям, условиям и функциям должности.

Рисунок 4 — Созданный документ «Заявка на подбор персонала»

Создать заявку на подбор персонала можно из профиля должности.

Рисунок 5 — Создание заявки из профиля должности

Заявки на подбор персонала в «1С:ЗУП» могут быть согласованы с руководством. Для этого в верхней части документа «Заявка на подбор персонала» представлены соответствующие кнопки «Согласовать», «Отклонить» и «Отменить решение» для принятия решения руководством. После согласования заявки на форме документа появляется информация, что заявка согласована, имя пользователя, который согласовал заявку и дата согласования (рисунок 6).

Рисунок 6 — Согласование заявки на подбор персонала

Также для согласования заявок на подбор персонала можно использовать отдельное рабочее место «Согласование вакансий» (раздел Подбор персонала – Согласование вакансий) (рисунок 7).

Рисунок 7 — Рабочее место для согласования заявок

Вакансии

Для создания и хранения списка вакансий предназначен справочник «Вакансии». При создании вакансии необходимо:

• выбирать позицию штатного расписания, на которую будет вестись набор персонала;

• выбрать причину открытия вакансии;

• указать дату открытия и планируемую дата закрытия вакансии;

• указать заявителя и ответственного за подбор;

• указать требования, обязанности, условия для вакансии.

При записи вакансии ей присваивается состояние Открыта. Набор персонала на вакансию может быть приостановлен и отменен.

Предусмотрена возможность посмотреть историю работы с вакансией: когда она была открыта, закрыта, приостановлена или отменена.

На основании согласованной заявки можно создать вакансию с помощью кнопки «Создать вакансию» (рисунок 8). При создании вакансии на основании заявки на подбор персонала большая часть реквизитов заполняется согласно заявке.

Рисунок 8 — Создание вакансии на основании заявки на подбор персонала

Рисунок 9 — Созданная вакансия

Для работы с вакансиями можно использовать рабочее место «Вакансии» (раздел Подбор персонала – Вакансии)
(рисунок 10).

Рисунок 10 —  Рабочее место «Вакансии»

Кандидаты

Для создания и хранения списка кандидатов на вакансии предназначен справочник «Кандидаты». Для перехода в рабочее место «Кандидаты» необходимо зайти в раздел Подбор персонала – Кандидаты.

Создать карточку кандидата можно следующими способами:

• вручную заполняя реквизиты на форме справочника;

• автоматически из файла резюме на диске компьютера;

• автоматически из резюме, полученного с рекрутингового сайта.

Рисунок 11 — Карточка кандидата

При заполнении карточки кандидата указываются следующие данные:

• ФИО кандидата;

• вакансия, на которую претендует кандидат;

• ожидаемый доход;

• личные данные кандидата;

• данные резюме;

• опыт работы;

• образование и квалификация;

• этапы работы с кандидатом;

• рейтинг кандидата по 5-бальной шкале;

• дату поступления сведений о кандидате и источник сведений.

Если кандидат претендует сразу на несколько вакансий, сведения об этом отображаются в его карточке.

По окончании рассмотрения кандидат утверждается или отклоняется. При утверждении возможно закрыть вакансию и отклонить всех остальных кандидатов, при отклонении – указать причину отказа. Утвержденный кандидат может быть далее зарегистрирован в качестве сотрудника и принят на работу. Отклоненного кандидата можно зачислить в кадровый резерв.

Загрузка карточки кандидата из файла резюме на диске

Программа 1С:ЗУП КОРП позволяет заполнять карточку кандидата автоматически с помощью распознавания данных, представленных в загружаемом файле на диске компьютера (рисунок 12).

Рисунок 12 — Создание карточки кандидата из файла резюме на диске

Рисунок 13 — Сравнение данных резюме (справа) и заполненных реквизитов карточки кандидата в 1С:ЗУП КОРП (слева)

При загрузке резюме из файла на диске автоматически распознались и заполнились данные следующих реквизитов:

• ФИО кандидата;

• фотография кандидата;

• дата рождения;

• пол кандидата;

• адрес, телефон и адрес электронной почты;

• гражданство;

• данные об источнике резюме и дате загрузки резюме;

• образование;

• опыт работы.

При необходимости незаполненные данные необходимо заполнить вручную.

Загрузка карточки кандидата с рекрутингового сайта

87

Рисунок 14 — Создание карточки кандидата с рекрутингового сайта

Для интеграции с рекрутинговыми сайтами необходимо включить настройку «Интеграция с рекрутинговыми сайтами» и настроить доступ к рекрутинговым сайтам, с которыми будет производится работа. Для этого необходимо перейти в раздел Настройка – Сервис – Персональные настройки и пройти авторизацию на сайте/сайтах (рисунок 15).

Рисунок 15 — Настройка доступа к рекрутинговым сайтам

Интеграция с рекрутинговыми сайтами позволяет работать не только с резюме кандидатов, но и с вакансиями компании, размещаемых на данных сайтах.

После создания вакансии принимается решение о ее публикации. По соответствующей команде на закладке «Публикации» выбирается место публикации. Заполняются необходимые поля публикации, по команде «Опубликовать» информация попадает на выбранный ресурс, сведения о публикации сохраняются в системе.

Если сведения о вакансии были отредактированы в программе, для обновления данных на сайте необходимо выполнить команду «Обновить публикацию». Сведения о вакансии будут обновлены во всех связанных публикациях.

Если на сайте по подбору персонала уже созданы вакансии, возможно загрузить эти данные в программу. Для этого предназначена команда «Загрузить с выбором источника загрузки».

В форме загрузки показывается список опубликованных вакансий. Возможно сопоставить существующие в базе вакансии с данными сайта. Поля, которые будут загружены, можно уточнить вручную. По команде «Загрузить вакансии» загружаются в программу и связываются с опубликованными на сайте.

Рисунок 16 — Карточка вакансии в 1С:ЗУП КОРП

Отчеты по подбору персонала в 1С:ЗУП КОРП

Список отчетов по подбору персонала в 1С:ЗУП КОРП представлен в разделе Подбор персонала — Отчеты по подбору персонала.

Рисунок 17 — Отчеты по подбору персонала

Доступны следующие отчеты:

• статистика подбора персонала;

• отчет по кандидатам;

• оценка эффективности источников информации (по вакансиям, кандидатам, по этапам отборов кандидатов и т.д.);

• анализ текучести персонала;

• массовый набор персонала.

В этой статье мы рассмотрели, как легко и просто автоматизировать все этапы работы по подбору персонала в программном продукте 1С:ЗУП КОРП, начиная от формирования заявок на подбор персонала от руководителей структурных подразделений до получения подробной статистики по работе с кандидатами, благодаря отчетам. Это позволяет в разы ускорить и облегчить задачи сотрудников отдела кадров.

«Массовый подбор персонала» — это разновидность рекрутинга. Его специфика заключается в оперативности, работе с большими объёмами информации и потоком людей, адаптацией новых сотрудников.

Особенности массового подбора персонала — это:

• большое количество однотипных вакансий;
• сжатые сроки;
• обобщённые критерии подбора кадров;
• большие финансовые затраты.

При работе с большим числом кандидатов первичная регистрация и сортировка входящих резюме, оценка соискателей по телефону — самые трудоёмкие процессы.

Для эффективности работы HR-службы, удобства ввода и хранения информации о кандидатах и вакансиях, оптимизации взаимодействия с рекрутинговыми сайтами в «1С:ЗУП» КОРП 8 предусмотрен целый блок «Подбор персонала» (Рис. 1).

1.             Динамика текучести кадров. Причины увольнения сотрудников.

Текучесть кадров — это показатель, отражающий частоту, с которой сотрудники уходят из компании. Текучесть негативно влияет на компанию и её финансовые показатели, потому что:

• Растет затрат на поиск, адаптацию и обучение новых сотрудников;
• Возникновение эффекта «снежного кома» при увольнении — когда увольнение одного сотрудника влечёт за собой увольнения других;
• Если уходят компетентные специалисты, это снижает эффективность и качество услуг и товаров.

Для анализа текучести кадров HR-менеджер использует следующие «Отчеты по подбору персонала» в разделе «Подбор персонала»:

1. Динамика текучести кадров (диаграммы) (Рис. 2);
2. Причины увольнения по годам.

В отчет «Динамика текучести кадров» попадают уволенные сотрудники с учетом состояния отсутствия и непрерывности стажа в разрезе должностей, подразделений и периода формирования отчета.

Отчет «Причины увольнения по годам» формируется на основании причин увольнения по мнению HR и руководителей. Данные причины указываются в документе «Увольнение» (Рис. 4) и являются вспомогательной информации для выявления истинных причин текучести. А также, данная функция является помощником для остановки приема не желательных сотрудников.

Чтобы найти кандидата на вакантную должность HR-менеджеру необходимо понимать:

• Какие обязанности будут у нового сотрудника;
• Каковы наши требования к кандидату (уровень навыков и образования, наличие опыта работы и т.п.);
• Какие условия работы предлагает компания (размер заработной платы, график работы, предоставление обучения и т.д.).

На эти вопросы призван ответить профиль должности. (Рис. 5)

В 1С:ЗУП КОРП есть возможность создать профиль должности, система позволяет его хранить и изменять.

Профиль должности помогает HR-менеджеру оптимизировать три функции:

• подбирать персонал (в профиле указываются требования к кандидату, обязанности и условия, с помощью этого, мы понимаем кого нужно найти);
• оценивать персонала (профиль помогает выстроить систему оценки на каждую должность индивидуально или общую на группу должностей);
• развивать персонал (профиль позволяет построить систему обучения для каждого кандидата исходя из его знаний и требований компании).

ЗУП КОРП так же решает проблему порядка открытия/закрытия вакансии и ее согласования. Система хранит все заявки и всю необходимую информацию в списке документов «Заявки на подбор персонала» (Рис. 6)

В системе есть процесс согласования заявок, который предоставляет возможность руководителям согласовывать заявку или же отклонять.

Заявка на подбор является начальным этапом для HR-менеджера при поиске кандидата. В заявке HR видит кто является инициатором, приоритетность данной заявки, а самое главное, видит, согласована она или нет.

Система ЗУП КОРП позволяет вести обсуждения на всех этапах подбора персонала, на примере заявки HR может уточнить данные у инициатора (Рис. 7).

После согласования, обсуждения HR-менеджер переходит к процессу создания вакансии.

В ЗУП КОРП есть удобный функционал – вакансии. (Рис. 8). Система представляет каждую вакансию в виде отдельной рабочей области.

В эту рабочую область стекается вся необходимая информация о вакансии. Программа структурирует все данные так, чтобы можно было их быстро найти. Не нужно обращаться ни к каким дополнительным программам: ни к текстовому редактору, ни к браузеру, ни к табличному редактору и т.д.

Публикация вакансий в разных источниках, загрузка откликов и кандидатов выполняется напрямую из рабочего места вакансии. (Рис. 9)

Так же ЗУП КОРП предусмотрел удобство и в вариативности публикаций. HR-менеджер может на одну вакансию создать несколько вариантов печати, заполнив необходимой информацией и при публикациях или отправки письма выбирать тот или иной вариант. (Рис. 10)

После публикаций вакансий на разных рекрутинговых сайтах HR-менеджеру поступает много обратной связи. Как же быстро обработать всех кандидатов на соответствующие должности?

Для этого в ЗУП КОРП существует массовая загрузка. Данная загрузка предназначена для обработки файлов вне системы, к примеру, HR-менеджеру на электронную почту кандидаты предоставили свои резюме.

Для этого необходимо, в списке «Кандидатов» загрузить резюме «Из файла на диске». (Рис. 11)

Выбрав необходимые файлы с резюме, распределив на нужные вакансии, система автоматически определяет новый кандидат или нет. Данный функционал помогает остановить прием нежелательных сотрудников. (Рис. 12)

После загрузки резюме система автоматически создает карточку кандидата с распределением всей информации указанной в файле. Сам файл так же остается в системе в закрепленных данных.

HR-менеджер приступает к этапам работы с кандидатами (Рис. 13). В системе ЗУП КОРП предусмотрены различные взаимодействия с кандидатом:

• описание взаимодействия с кандидатом (звонок, смс, письмо);
• проведение электронного интервью, анкетирование и хранение пройдённых этапов;
• планирование встреч;
• отправка писем по шаблону.

При проведении собеседований, назначений встреч у HR-менеджера возникает потребность в распределении своего времени. Как подобрать время на собеседование так, чтобы все участники были свободны и было свободно помещение?

В ЗУП КОРП для удобства работы HR службы есть функционал, позволяющий в одной системе и забронировать помещение, проанализировать календарь на свободное время, разослать всем участникам письма.

При планировании собеседования нужно:

• решить, в какой день или дни будет проходить собеседование;
• определить, сколько времени можно уделить каждому кандидату.

Для этого в Зуп корп предусмотрена функция «Мой календарь» (Рис. 14). Которая помогает вести контроль событий и распределение на них времени, функция так же позволяет проанализировать календарь других пользователей, например, Руководителя (Инициатора заявки на подбор) и пригласить его на встречу с кандидатом.

А функция «Бронирование помещений» позволяет сотрудникам в цифровом виде искать, находить и бронировать переговорные комнаты (Рис. 15). Бронирование исключает наслоение броней и уменьшает количество времени, потраченное сотрудниками компании на согласование различных условий бронирования.

Система ЗУП КОРП позволяет выбрать помещение по количеству человек, по необходимому оборудованию и расположению. Все эти критерии программа позволяет описать в карточке помещения, а также прикрепить фотографию. (Рис. 16)

Время собеседования запланировано, выбрано и забронировано помещение, HR-менеджер отправляет письмо участникам напрямую через систему ЗУП КОРП. Система позволяет направить электронное письмо или смс, выбрать шаблон для отправки, создать новый или же дает возможность HR-менеджеру напечатать письмо вручную. (Рис. 17).

После прохождения всех этапов, кандидат утверждается на должность. Программа ЗУП КОРП автоматизирована процессом утверждения кандидата таким образом – при утверждении, система автоматически создает документ «Решение о приеме на работу» (Рис. 18).

В документе «Решение о приеме на работу» доступен функционал адаптации сотрудников.

Адаптация — процесс адаптации нового сотрудника к работе на предприятии. В процессе адаптации сотрудник, привыкает к организации и её рабочим процессам, приобретает новые навыки, проходит обучение и т.д.

Адаптация помогает сотруднику:

• Снизить стресс и тревожность.
• Быстро приобрести необходимые навыки.
• Познакомиться с кругом своих обязанностей.
• Влиться в коллектив.
• Повысить шансы на успешное прохождение испытательного срока.

В «1С: ЗУП КОРП» можно создать план адаптации каждому новому сотруднику, в том числе список необходимых задач, выполняемых на каждом этапе. (Рис. 18.1)

Ответственным лицам назначенных на тот или иной этап адаптации система автоматически ставит задачу со сроком выполнения, задачи отображаются у пользователей в разделе Главное – «Мои задачи».

ЗУП КОРП позволяет анализировать имеющие задачи у ответственного, перенаправлять задачи если ответственный изменился или отсутствует, принимать к исполнению и завершать задачу. (Рис. 19)

В документе «Решение о приеме на работу» HR-менеджер может не только создать задачи на адаптацию, но и запланировать программу обучения на каждого нового сотрудника индивидуально или на группу сотрудников (Рис. 20).

Программа обучения может включать в себя прослушивание материала, просмотр вебинаров, обучение сотрудников как внутри предприятия, так и в учебных центрах. А также прохождение аттестации по завершению обучения.

При приеме на работу нового сотрудника, организации необходимо проводить инструктажи и направлять сотрудников на прохождение медосмотров.

Для этого в программе 1С ЗУП КОРП выделен целый блок «Охрана труда» (Рис. 21).

В понятие «Охрана труда» включен широкий круг мероприятий, которые направлены на сохранение жизни и здоровья сотрудников. Работодателю нужно следовать требованиям безопасности при организации трудового процесса и сотрудникам руководствоваться ими в процессе выполнения работы.

Благодаря программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» КОРП можно автоматизировать следующие процессы:

• Все инструктажи и тренинги по охране труда, их планирование и учет в программе;
• Оценку условий труда, документы для проведения этой оценки;
• Контроль сроков медицинских осмотров;
• Массовое формирование направлений и заключений по медицинским осмотрам.

Спецоценка условий труда включает в себя три вида документов (Рис. 22):

• Декларация соответствия условий труда,
• Подготовка спецоценки условий труда,
• Результаты спецоценки условий труда.

Специалист в области охраны труда после спецоценки условий труда в функционале программе «Рабочие места» создает каждому новому сотруднику рабочее место, в документе «Назначение рабочих мест» распределяет созданные рабочие места на сотрудников. (Рис. 23)

Для оптимизации работы ответственного за медицинские осмотры, контроля сроков, массового направления сотрудников на медосмотры и введение заключений, в блоке «Охрана труда», есть подсистема «Медицинские осмотры», где зафиксированные все рабочие места, по которым требуются медицинские осмотры и сроки для их прохождения. (Рис. 24)

Программа позволяет сформировать направление на медосмотр как на одного сотрудника, так и массово, а по прохождению занести заключению. (Рис. 25)

Самообслуживание – это инструмент программы, созданный таким образом, чтобы работники могли самостоятельно зайти в 1С с минимальными необходимыми данными. (Рис. 26)

Рассмотрим возможности кабинета самообслуживания:

• Просматривать информацию о себе, подавать заявления о ее изменениях;
• Просматривает остатки отпуска и подаёт заявку на отпуск или отгул;
• Просматривать информацию о начислении заработной платы;
• Ознакомиться с рабочим графиком;
• Подать заявки на выдачу справок 2НДФЛ и справки по расчету пособий, и т.д.
• Просматривать доступные мероприятия по обучению и курсы по развитию, семинары и прочее и сообщать о своем желании участвовать.

На начальной странице мы видим Личные данные (Рис. 27). Также имеется возможность просматривать график работы на конкретный месяц, расчётный лист, остаток отпуска и индивидуальную льготу, если она в программе присутствует.

Справа мы видим «Обучение и развитие». Здесь мы увидели список курсов и тренингов для сотрудника. Курсы могут быть открыты и начинаются прямо с программы. Ниже расположен блок доступных мероприятий – семинаров, вебинаров, которые проходят в компании, а сотрудники приглашаются. (Рис. 28)

Зачастую «Кабинет самообслуживания» путают с понятием «1С Кабинет». Рассмотрим с вами главные отличительные признаки. (Рис. 29)

«Самообслуживание» встроенная функциональность в 1С ЗУП КОРП.

Сервис «1С: КАБИНЕТ СОТРУДНИКА»:

• Отдельное приложение, не требует лицензии 1С. Для каждого сотрудника не требует предоставления доступа в базу 1С: ЗУП 8;
• Мобильное приложение (использование на смартфоне) + веб-версия (использование на компьютере).

В этой статье мы ознакомились с тем, что «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет автоматизировать всё необходимое: начиная с того, чтобы создать портрет кандидата на должность, заканчивая адаптацией сотрудника к новому месту работы. Это дает возможность в разы ускорить и упростить задачи сотрудников кадровой службы.

«1С:ЗУП» КОРП 8 — это мощный и функциональный инструмент для автоматизации HR-процессов в компании любого размера, выделим рассмотренные возможности:

• Четкое описание требований к кандидату, согласованный поиск сотрудника с помощью профиля должности и заявки на подбор;
• Удобство в публикации вакансий на разных сайтах, большого приема откликов и массовой загрузки кандидатов в одной системе;
• Планирование собеседований, контроль своего календаря и бронирование помещений для комфортного проведения собеседований;
• Рассылка электронных писем по шаблону и массово;
• Индивидуальная программа адаптации и обучения нового сотрудника, комфортное приспособленное нового сотрудника к новой должности;
• Кабинет самообслуживание – оперативность и удобство в одно нажатие.