Удобно, надёжно и выгодно для вашего бизнеса. Отправляйте и получайте заказные письма с юридической значимостью без посещения Почты
Подключитесь к сервису электронных заказных писем, чтобы упростить работу с корреспонденцией.
С ЭЗП вы сможете направлять большие объемы писем в электронной форме с сохранением их юридической значимости, устранить затраты на печать и получать подтверждение о вручении и содержимом отправлений.
3
Настройте подключение через API (в случаях, если это необходимо) или работайте напрямую через веб-интерфейс otpravka.pochta.ru
4
Внесите аванс и начните отправлять заказные письма онлайн
Если у вас остались вопросы об использовании сервиса, ознакомьтесь со справочными материалами.
Выпустите новую в Удостоверяющем центре Почты России или воспользуйтесь имеющейся.
Подробнее
Стоимость отправки
| Тип | Цена |
|---|---|
| Заказное письмо | 75,60 ₽ (с НДС) до 31.10.23; 80,40 ₽ (с НДС) с 01.11.23 |
| Простое письмо | 32,40 ₽ (с НДС) до 31.10.23; 34,80 ₽ (с НДС) с 01.11.23 |
| Электронное уведомление о вручении | 27,00 ₽ (в том числе НДС 4,08 ₽) |
Задача заказного письма — передать адресату важные бумаги: договоры, счета, акты или претензии. Заказные письма имеют трек-номер и вручаются лично получателю под подпись или представителю по доверенности. Эти письма часто используются для общения с государственными организациями, судами, Роспатентом.
Мы оцифровали заказные письма: вы можете отправлять и получать их через личный кабинет, без похода в почтовое отделение.
Зачем нужно было оцифровывать заказные письма?
Главная цель перехода на ЭЗП — экономия времени и ресурсов. Замена бумажных заказных писем на электронные помогла снизить нагрузку в почтовых отделениях: не нужно относить письмо на почту, а адресат получает его почти мгновенно.
Оцифровка почты помогает государственным органам и организациям снижать затраты на распечатку и упаковку в конверты бумажных писем. Через сервис ЭЗП приходят штрафы ГИБДД, постановления от Федеральной службы судебных приставов, повестки от мировых судей и других ведомств. Штрафы от ГИБДД сперва попадают в нашу систему, поэтому пользователи zakaznoe.pochta.ru и мобильного приложения Почты узнают о них раньше всех, а значит могут оперативно оплатить штраф со скидкой из электронного письма.
Что это даёт отправителю
До недавнего времени пользоваться этой услугой могли только госорганы и организации. С 2019 года у обычных пользователей Почты тоже появилась возможность отправлять электронные заказные письма в адрес госорганов, других физических лиц и организаций из своего личного кабинета zakaznoe.pochta.ru и мобильного приложения «Почта России».
Для этого не нужно тратить время на распечатку, поход в отделение или поиск ящика, конвертов и марок. Среднее время доставки электронного заказного письма до адресата всего 3 минуты. Письмо будет храниться в личном кабинете, где можно отслеживать маршрут и статус письма в режиме реального времени по трек-номеру.
Работает это так: отправитель — государственный орган, компания или частное лицо — загружает письма в электронном виде в почтовую систему. Если у получателя включена электронная доставка, то он получит письмо онлайн, если нет — оно будет доставлено в бумажном виде. При этом распечатка, подготовка и франкирование писем (нанесение отметок, заменяющих марки) это наша забота, всё это включено в стоимость услуги.
Для отправки электронного заказного письма из личного кабинета zakaznoe.pochta.ru нужно выполнить следующие шаги:
- Войти в личный кабинет zakaznoe.pochta.ru, пройдя авторизацию;
- Нажать на кнопку «Новое письмо» и выбрать кому его направить — организации или частному лицу;
- Заполнить ФИО или название/ИНН/ОГРН, если письмо в адрес организации;
- Ввести адрес получателя и отправителя;
- Прикрепить PDF-файл объемом не более 5 страниц, весом до 1 МБ. Файл может содержать как текст, так и изображения или фотографии;
- Нажать «Оплатить и отправить».
Так выглядит процесс оформления электронного заказного письма
Что это даёт получателю
Благодаря тому, что письма приходят электронно, вы получите письмо даже при смене места жительства и сможете ответить на него из личного кабинета. Чтобы начать получать юридически значимые письма от государственных органов и организаций в электронном виде, нужно дать на это своё согласие. Сделать это можно на одной из этих площадок:
- На сайте zakaznoe.pochta.ru
- В мобильном приложении Почты России
- На сайте Госуслуг
Для включения электронной доставки зайдите в настройки личного кабинета, включите онлайн-доставку и укажите почтовые адреса, на которые госорганы и организации могут отправить вам заказные письма. После этого они будут приходить и храниться в электронном виде в личном кабинете, где их можно будет прочитать в любое время.
Оповещения о новых заказных письмах можно получать по электронной почте, СМС и через push-уведомления. Для этого укажите номер мобильного телефона и электронную почту в настройках личного кабинета.
Услугу можно отключить в любой момент, и тогда заказные письма снова будут приходить в бумажном виде.
Сколько стоит отправка и получение ЭЗП
Подключение к сервису и получение писем доступно бесплатно, достаточно зарегистрироваться и дать согласие на доставку корреспонденции в электронном виде. Отправка одного электронного заказного письма стоит 60 рублей.
Это точно надежно?
Переживать не стоит — все работает быстро, безопасно, и отправленные таким образом письма являются юридически значимыми. Заказные письма отличаются от обычных тем, что вручение является официальным подтверждением того, что адресат получил информацию.
У бумажных заказных писем для подтверждения факта доставки есть статусы «доставлено для вручения в отделение» и «вручено». В электронной системе им соответствуют статусы «доставлено для вручения электронно» и «вручено». Для электронных писем статус вручения проставляется в момент, когда пользователь входит в личный кабинет. Зашел в личный кабинет — значит получил письмо. Ваш личный кабинет на сайте zakaznoe.pochta.ru или в мобильном приложении становится аналогом почтового ящика.
Теперь о безопасности. Письма, которые мы принимаем от клиентов-отправителей подписываются усиленной квалифицированной подписью — так мы гарантируем что в них ничего не было изменено и что сообщение было создано именно тем, кто его отправляет.
ЭЗП пересылаются по защищенным каналам передачи данных в соответствии с требованием ФЗ «О персональных данных». Почта России несёт ответственность за конфиденциальность переписки согласно статье 63 о тайне связи Федерального закона (126-ФЗ). Клиенты получают уведомление о письме на той площадке и тем способом, который выбрали при подключении.
Как Электронные заказные письма используются в бизнесе
Крупные юридические лица уже подключают свои информационные системы к сервису ЭЗП и отправляют письма в электронном формате, потому что это существенно экономит бюджет на доставку.
Если вам нужно отправить много писем своим клиентам то вы можете просто загрузить файл с письмами в личный кабинет, а Почта позаботится об отправке. Тем, кто получает письма электронно они придут в личный кабинет, а бумажные письма мы распечатаем, упакуем и доставим вживую.
Бизнес может не только отправлять письма электронно, но и получать их. Например, крупные компании, связанные с логистикой и автобизнесом, получают тысячи писем от ГИБДД ежедневно. Представьте всё это в бумажном виде — печать, доставка, каждое письмо нужно открыть и внести данные в свою систему. А благодаря интеграции с ЭЗП такой объем писем принимается и обрабатывается в электронном виде, что гораздо проще и удобнее.
Благодаря тому, что такие письма приходят быстрее, компании успевают оплачивать штрафы со скидкой, вовремя обжаловать постановления о нарушениях, если не считают себя виноватыми, а также хранить копии заказных писем.
Статистика использования
В 2018 году услуга была доступна только в 5 регионах, в 2019 году добавилось еще 46, а на 1 марта 2020 электронные заказные письма доступны уже в 58 регионах.
Только за прошлый год число электронных отправлений выросло на 48% — с 50 до 74 миллионов. Подключение к сервису ЭЗП даёт возможность получать и отправлять юридически значимые письма даже из самых отдаленных точек страны.
Карта охвата сервиса электронных заказных писем
Список регионов, в которых доступно получение ЭЗП опубликован на официальном сайте zakaznoe.pochta.ru/limits-alert. Если вы не нашли в списке свой, то можете оставить заявку на уведомление о подключении.
Чтобы начать получать электронную корреспонденцию сразу, как только какой-либо отправитель в вашем регионе подключится к сервису, включите функцию электронной доставки в личном кабинете zakaznoe.pochta.ru, Госуслугах или в мобильном приложении Почты России.
Только зарегистрированные пользователи могут участвовать в опросе. Войдите, пожалуйста.
Уже пользовались электронными заказными письмами?
Проголосовали 113 пользователей.
Воздержались 15 пользователей.
Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).
Что отличает современную интенсивно развивающуюся организацию от других – это постоянное совершенствование своей деятельности, и речь идет не только об оптимизации производственных процессов, но и направлений, обслуживающих основную деятельность. Мы наблюдаем повсеместное внедрение электронного документооборота в управленческой деятельности, бухгалтерском и кадровом учете, хозяйственной деятельности.
Понятно, что внедрение электронного документооборота – это обычное дело уже для многих организаций и не является чем-то особенно инновационным. Мы создаем проекты документов, осуществляем их движение, подписание, регистрацию, оперативное хранение в СЭД в электронном виде, но, как только дело доходит до отправки документа посредством почтовой связи, традиционно возвращаемся к бумажному носителю. Парадоксально, но факт! Все действия с проектом документа мы произвели в электронной форме, а в результате вынуждены распечатать, подписать, зарегистрировать и отправить почтовой связью документ на бумажном носителе.
Рынок услуг почтовой связи тоже не стоит на месте и следует общей заданной в нашей стране тенденции развития цифровых услуг и электронных сервисов. К таковым можно отнести и сервис АО «Почта России» «Электронное заказное письмо»1. Его суть – организация взаимодействия с гражданами и организациями в электронном виде. Основное условие перехода на получение писем в электронном виде – гражданин или организация осуществляют настройку онлайн-доставки писем в личном кабинете на Портале государственных услуг2, в результате чего получают электронные почтовые отправления в личный кабинет:
- на Портале госуслуг и
- на сайте «Почты России».
Таким образом, отправитель, используя сервис ЭЗП, формирует почтовое отправление исключительно в электронном виде. Если гражданин или организация не зарегистрированы на Портале госуслуг и не осуществляли настройку онлайн-доставки писем, почтовое отправление готовится к отправке и направляется отделением почтовой связи на бумажном носителе на почтовый адрес гражданина или организации «традиционным способом» (см. Схему 1).
Сервис ЭЗП является услугой почтового сервиса и регламентируется федеральным законодательством о связи и подзаконными актами Российской Федерации. Региональные почтовые отделения – филиалы АО «Почта России», являясь операторами связи, при использовании Сервиса ЭЗП обеспечивают тайну связи в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», как и при пересылке почтовых отправлений на бумажном носителе.
С чего следует начать
Сервис ЭЗП был предложен нам региональным отделением почтовой связи в 2019 году. До внедрения Сервиса ЭЗП Отделением ПФР по Тверской области3 совместно с региональным отделением почтовой связи было проведено тестирование сервиса, которое заняло не более 1,5 месяцев. После получения успешных результатов тестирования мы приступили к внедрению, которое осуществлялось поэтапно в формате проектной деятельности. Был разработан план проекта, который реализовывала проектная команда. Именно проектная деятельность позволила оценить все плюсы и минусы внедрения сервиса, необходимые потребности в ресурсах, а также возможные риски. В проектную команду входили работники службы ДОУ, информационных технологий.
С чего следует начать использование Сервиса ЭЗП? Как правило, региональные отделения почтовой связи широко рекламируют и продвигают свои сервисы среди контрагентов, однако, если такого предложения вашей организации еще не поступило, можете проявить инициативу, обратившись к менеджерам по продажам почтовых услуг. С порядком использования Сервиса ЭЗП можно так же ознакомиться на сайте АО «Почта России».
Для внедрения Сервиса ЭЗП рекомендуем вам, исходя из собственного опыта, осуществить следующие мероприятия:
- Определить видовой состав документов и их объемы, которые можно будет направлять посредством Сервиса ЭЗП.
- Заключить контракт (договор) с региональным отделением почтовой связи на оказание услуг по приему, обработке и доставке почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа.
- Определить форматы взаимодействия с региональным отделением почтовой связи.
- Определить внутренний порядок работы по отправке документов посредством сервиса.
Реализация каждого из перечисленных мероприятий требует решения ряда задач, от которых и будет зависеть успешность и полученный эффект от использования Сервиса ЭЗП.
Определение видового состава и объема документов, направляемых как электронные письма через «Почту России»
Для определения видового состава документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, следует проанализировать все виды документов, которые создаются в организации и направляются традиционной почтовой связью. Необходимо изучить и технические требования, предъявляемые к электронной почтовой отправке, которые в т.ч. содержатся в техническом задании к государственному контракту.
Для старта внедрения сервиса ЭЗП в августе 2019 года Отделением ПФР был выбран документ-ответ на обращение гражданина в соответствии с нормами Федерального закона № 59-ФЗ4. В год в органах ПФР по нашей области в целом оборот таких документов составляет около 10 тысяч единиц. Объем стартовой отправки составил 500 документов – ответов на обращения граждан.
В 2020 году в целях развития Сервиса ЭЗП помимо Отделения ПФР, к электронной почтовой отправке документов были подключены подведомственные Отделению ПФР органы в городах и районах Тверской области. Расширили видовой состав документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, увеличили объемы отправки путем частичной централизации бюджетных средств на уровне Отделения ПФР, выделенных подведомственным органам ПФР. Таким образом, посредством Сервиса ЭЗП органами ПФР стали направляться гражданам письма о ходе или о результатах предоставленных государственных услуг и письма информационного характера.
В продолжение развития использования Сервиса ЭЗП в 2020 году Отделение ПФР провело тестирование и организовало работу по направлению электронных документов организациям.
При определении видового состава документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, следует учесть, что пересылке подлежат только внутренние почтовые отправления в пределах Российской Федерации в виде простого или заказного письма, что тоже прописывается в условиях государственного контракта.
Резюмируем вышесказанное. К видовому составу документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, мы в итоге отнесли:
- письма информационного характера;
- ответы на обращения граждан;
- уведомления граждан, организаций;
- документы, содержащие ход или результат предоставления государственных и муниципальных услуг;
- отраслевые документы, образующиеся в результате профессиональной деятельности организации.
Адресатами электронных документов, как и при отправке документов традиционной почтовой связью, у нас теперь выступают:
- как физические лица (граждане),
- так и юридические лица (организации различной формы собственности).
Электронное письмо может быть в виде:
- простого и
- заказного отправления.
Объемы документов, направляемых электронной почтовой связью, напрямую зависят от количества этих документов в организации, а также от готовности самой организации к формированию электронных почтовых отправлений. Начните с небольшого объема одного вида документа, оцените преимущества такой отправки, после чего вы спокойнее и увереннее сможете увеличивать видовой состав и объемы отправки. Не следует полностью отказываться от традиционной почты и переходить только на Сервис ЭЗП, напомним, что существуют ограничения по техническим характеристикам направляемых посредством Сервиса ЭЗП документов, т.е. не все документы можно направить с использованием сервиса, кроме того, никто не отменял возможные технические сбои и регламентные работы.
Кстати, Сервис ЭЗП имеет высокую пропускную способность, что позволяет осуществлять отправку электронных документов до 200 000 единиц в день, что немаловажно для определения объемов отправки.
Заключение государственного контракта с отделением почтовой связи
Для осуществления отправки электронных документов посредством Сервиса ЭЗП «Почта России» предлагает к заключению типовой контракт (договор), содержащий традиционную часть (предмет контракта, права, обязанности, ответственность сторон, порядок расчета и т.д.), а также техническое задание, которое раскрывает особенности взаимодействия сторон, в частности технологии электронной почтовой отправки. Отправка электронных писем не допускается в рамках государственного контракта на комплексное почтовое обслуживание ввиду особенности почтовой услуги.
Если считаете нужным скорректировать, дополнить предложенные в типовом контракте формулировки, всегда можно выйти с соответствующим предложением на руководство почтового отделения, обосновав свои правки. Такие особенности, как правило, возникают у государственных и муниципальных учреждений, которые действуют в рамках Федерального закона № 44-ФЗ5 и подзаконных актов по осуществлению закупок. В условиях типового государственного контракта перечисляется нормативная база, в соответствии с которой предоставляется электронная почтовая услуга, в т.ч. в сфере защиты персональных данных и соблюдения тайны переписки.
Некоторые сложности могут возникнуть при указании цены контракта, которая является твердой на протяжении всего срока действия контракта (но при этом к ней есть «плавающая» скидка, зависящая от процента писем, доставленных электронно, – о ней подробнее расскажем далее). Любая организация (государственная, муниципальная или частная) планирует бюджет на очередной финансовый год, в т.ч. на услуги почтовой связи. Для распределения средств по видам почтовой отправки следует провести тщательный анализ видов отправляемых документов. Традиционно организации пользуются двумя видами услуг, которые позволяют осуществить отправку бумажного почтового отправления:
- с использованием самостоятельного франкирования6 конвертов либо франкирования отделением почтовой связи;
- с использованием государственных знаков почтовой оплаты (марок) либо маркированных конвертов.
Таким образом, организация может планировать еще один вид почтовой услуги – пересылка почтовых отправлений в форме электронного документа. Для этого из выделенных на определенный финансовый год бюджетных средств на пересылку бумажных почтовых отправлений следует «забрать» часть средств на пересылку документов в электронной форме.
Так, например, для распределения лимитов бюджетных средств на услуги традиционной почтовой связи и отправку посредством Сервиса ЭЗП в Отделении ПФР был подготовлен подробный расчет в разрезе структурных подразделений. Для понимания ситуации отметим, что у нас в Отделении ПФР по Тверской области более 75 структурных подразделений – исполнителей документов, которые впоследствии должны быть направлены почтовой связью. Кстати, такой подход позволяет не только запланировать близкую к реальности потребность по отправке документов, но и установить конкретные видовые составы направляемых почтой документов по подразделениям. Подразделения представляют для расчета:
- примерное количество почтовых отправлений по каждому виду отправляемого документа;
- среднее количество листов документа.
Для расчета используем:
- общий объем финансирования на почтовые услуги на конкретный финансовый год;
- текущие почтовые тарифы;
- средний вес каждого вида документа (зависит от количества листов и плотности бумаги).
Осуществляем математический расчет путем заданных формул в файле Microsoft Excel, в результате чего получаем лимиты отправки по каждому подразделению в количественном и денежном выражении. По разным блокам разносим виды отправляемой корреспонденции:
- универсальные и
- электронные документы.
В Примере 1 показан расчет стоимости по видам почтовой отправки.На отдельных листах экселевского файла мы:
- сначала вводим почтовые тарифы;
- потом при помощи формул рассчитываем затраты;
- а на последнем листе сравниваем планируемые затраты на почтовые услуги с имеющимся бюджетом.
Пример 1. Расчет затрат на почтовые услуги
На чем экономим?
В Примере 1 показана ситуация, когда плановые затраты на год оказываются больше бюджета, заложенного на очередной финансовый год, и это несмотря на экономию из-за отправки части корреспонденции через Сервис ЭЗП, тарифы которого постоянны. В нашем варианте техзадания к контракту они не повышаются, т.к. установлен лимит не более 4 страниц для каждого исходного отправляемого документа, т.е. не более 2 листов после распечатки, на 3-м листе наносится адресный блок, поэтому тарифы на отправления по Сервису ЭЗП у нас «твердые» (см. комментарий со «*» к первой таблице в Примере 1).
Проблема плановой нехватки средств решается следующим образом:
- можно пропорционально по всем подразделениям снизить расходы, а также
- учесть скидку «Почты России» по факту доставки документа электронно посредством Сервиса ЭЗП;
- кроме того, изымаются расходы на изготовление бумажных документов и их упаковку, доставку.
В Примере 1 мы сделали расчет для организации с объемом отправки в год 15 790 почтовых отправлений, чтобы показать саму логику вычислений. Но у нас эти объемы гораздо выше. А процент отправлений, которые у «Почты России» фактически получается передать адресатам электронным способом (из тех, что были отправлены через Сервис ЭЗП), у каждой организации-отправителя свой. Скидка «Почты России» всегда составляет 50% от начальной стоимости почтового отправления при факте его доставки электронно.
В нашем Отделении ПФР процент документов доставляемых электронно от общего количества направленных посредством Сервиса ЭЗП электронных документов составляет 5–6% по году. Общее количество почтовых отправлений, направляемых посредством Сервиса ЭЗП – более 90 000 в год, экономия от общего количества отправлений у нас составляет около 800 000 рублей в год. И вот из чего эта экономия складывается:
- на почтовые услуги скидка 50%, за те письма, которые фактически получилось доставить полностью электронным способом;
- а также отсутствуют затраты, свойственные бумажной корреспонденции:
- за франкирование почтовым отделением,
- на бумагу для печати документов,
- на конверты,
- на картриджи для принтеров,
- экспедиционная обработка корреспонденции (оплата труда людей, которые распечатывают, запаковывают, отвозят корреспонденцию на почту, автотранспортные услуги).
Достигнутую экономию в Отделении ПФР служба ДОУ рассчитывает ежеквартально, что позволяет контролировать расходы и своевременно корректировать виды и количество направляемых документов. Рассчитаем полученный эффект от экономии прямых затрат, исходя из данных Примера 1:
Продолжение Примера 1
Таким образом, мы получаем цену 2 контрактов:
- на универсальные почтовые услуги и
- на пересылку почтовых отправлений через Сервис ЭЗП.
Формат взаимодействия организации с отделением почтовой связи
В типовом государственном контракте «Почта России» предлагает 3 вида взаимодействия с организацией-отправителем для пересылки почтовых отправлений в форме электронного документа:
- посредством Личного кабинета на сайте АО «Почта России»,
- с использованием защищенных каналов связи,
- с использованием Системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
Мы выбрали взаимодействие с региональным почтовым отделением с использованием защищенного канала связи – программного обеспечения ViPNet Client «Деловая почта»7.
При заключении с региональным почтовым отделением государственного контракта сторонами заполняется и подписывается анкета, которая содержит информацию об ответственных лицах сторон по администрированию сервиса, а также о технических характеристиках защищенных каналов связи. На основании этой анкеты сторонами осуществляется настройка каналов связи.
Выбор того или иного способа взаимодействия с отделением почтовой связи, полагаем, напрямую зависит от объема направляемых через Сервис ЭЗП документов, а также от количества работников, осуществляющих подготовку и отправку электронных писем.
Далее могу описать наш опыт – по осуществлению электронной почтовой отправки с использованием ПО ViPNet.
Организация работы по отправке электронных документов через сервис «Почты России»
Порядок работы по отправке почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП следует утвердить приказом руководителя, который обязателен для исполнения всеми работниками, участвующими в этом процессе. Образец его оформления показан в Примере 2.
На Схеме 1 показана технология отправки электронных почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП, по которой мы работаем.
Для начала рекомендуем определить работников организации:
- отвечающих за администрирование Сервиса ЭЗП (организационные вопросы, функциональное сопровождение);
- отвечающих за техническое администрирование;
- исполнителей, готовящих проекты документов в нужном формате;
- исполнителей, готовящих реестры отправки в установленном формате и отвечающих за отправку на сервер отделения почтовой связи.
Схема 1. Технология отправки электронных почтовых отправлений посредством Сервиса «Электронное заказное письмо»
Пример 2. Приказ об утверждении Порядка подготовки и пересылки электронных отправлений посредством сервиса «Почты России»
Функциональное администрирование должно осуществляться службой ДОУ, которая является ответственной за организацию отправки документов почтовой связью. В Отделении ПФР ответственным является руководитель службы ДОУ.
Техническое администрирование, как правило, осуществляется службой информационных технологий.
Исполнителями, готовящими проекты документов в нужном формате, потенциально являются все работники организации, чьи подготовленные документы подлежат отправке посредством Сервиса ЭЗП. Подготовка таких документов мало чем отличается от обычной технологии подготовки исходящих документов, за исключением некоторых особенностей. Однако эти особенности применяются в случае, если используемые вами системы электронного документооборота или иные программные комплексы не позволяют:
- визуализировать встроенную усиленную квалифицированную электронную подпись8 и регистрационные данные документа,
- после чего пакетно выгрузить электронный документ с визуализацией всех значимых реквизитов и открепленной УКЭП,
- который впоследствии можно направлять по Сервису ЭЗП.
Итак, в этом «особенном» случае:
- для подготовки проекта документа используется бланк документа с заранее воспроизведенным штампом УКЭП подписанта в форматах Microsoft Word или Excel;
- регистрационные сведения документа следует указать в электронном проекте документа до подписания УКЭП подписантом для получения визуальной целостности документа (таким образом, используется обратный порядок движения проекта документа: сначала регистрация, потом подписание);
- после того как в электронном документе указали все реквизиты, документ сохраняется в формате PDF и
- подписывается УКЭП.
Все действия производятся исключительно в электронном виде.
Исполнителями, которые готовят реестры почтовых отправлений в установленном «Почтой России» формате, как правило, являются работники службы ДОУ, непосредственно осуществляющие почтовую отправку. Однако в Отделении ПФР в условиях сложной структуры организации и особенностей распределения обязанностей исполнителями по подготовке реестров являются функциональные подразделения, которые готовят проекты электронных писем. Кроме того, в связи с большими объемами документов, образующимися в Отделении ПФР в ходе или результате предоставления госуслуг, были разработаны программные комплексы, позволяющие осуществлять выгрузки из информационных систем ПФР для пакетного формирования документов и реестров отправки.
Теперь детальнее рассмотрим порядок подготовки документа к отправке посредством Сервиса ЭЗП.
Во-первых, электронный документ, подлежащий отправке посредством Сервиса ЭЗП, должен иметь следующие характеристики:
- формат файла PDF (.pdf). Текст документа готовится с помощью текстовых и табличных редакторов (MS Word, MS Excel). После окончательной готовности документа с помощью команды «Сохранить как» выбирается формат файла PDF (.pdf);
- объем документа не более 3 страниц исходного текста (может быть больше в зависимости от технического задания и возможностей регионального почтового отделения);
- размер файла не более 1 Мб (а лучше 700 Кб);
- формат А4 (210 × 297 мм).
Во-вторых, пересылаемый электронный документ в формате файла PDF (.pdf) должен иметь следующие реквизиты:
- регистрационный номер документа (при наличии регистрации);
- регистрационная дата документа (обязательна);
- штамп УКЭП, который оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-20169 и содержит следующую информацию: наименование должности и Ф.И.О. подписанта, номер сертификата электронной подписи, срок действия сертификата электронной подписи.
В-третьих, на отправляемые электронные документы составляется реестр отправки отдельный для каждого вида отправки в формате Microsoft Excel:
- реестр отправки простых почтовых отправлений физическим лицам;
- реестр отправки заказных почтовых отправлений физическим лицам;
- реестр отправки простых почтовых отправлений юридическим лицам;
- реестр отправки заказных почтовых отправлений юридическим лицам.
Реестры – это таблицы с полями, обязательными для заполнения (см. Пример 9).
Пример 3. Фрагмент о заполнении полей реестров из Порядка подготовки и пересылки почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП в Отделении ПФР по Тверской области
Реестры для физических и юридических лиц отличаются полями «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» (для физических лиц) и полями «Наименование», «ИНН» (для юридических лиц) соответственно. Остальные поля одинаковые.
- Поле «Фамилия». Фамилия указывается прописными буквами либо строчными с заглавной буквой, например, ФАМИЛИЯ или Фамилия.
- Поле «Имя». Имя указывается в том же стиле, что и Фамилия – прописными буквами либо строчными с заглавной буквой.
- Поле «Отчество». Отчество указывается в том же стиле, что и Имя – прописными буквами либо строчными с заглавной буквой.
- Поле «СНИЛС» может не заполняться (если СНИЛС гражданина нет в распоряжении организации).
- Поле «Наименование». Указывается официальное полное либо сокращенное наименование юридического лица, например: общество с ограниченной ответственностью «Северное сияние» или ООО «Северное сияние».
- Поле «ИНН». Указывается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) юридического лица. Может не указываться при отсутствии ИНН юридического лица.
- Поле «Адрес». Указывается через запятую строго в порядке: почтовый индекс, область, город либо другой населенный пункт, улица (проспект, проезд и т.д.), номер дома, номер корпуса, номер квартиры. Например: 170100, Тверская область, Калининский район, д. Буйново, ул. Лесная, д. 11. В Реестре указываются почтовые адреса, установленные в целях почтовой связи. Проверка почтовых адресов производится через сервис ГИС ПА с использованием базы ЦХДПА (база адресов обслуживания «Почты России») по ссылке https://www.pochta.ru/post-index.
- Поле «Имя файла PDF». Указывается имя файла, которое должно строго соответствовать фактическому наименованию файла с учетом пробелов, заглавных букв, знаков препинания. В имени файла PDF указывается расширение файла .pdf. Например: при наименовании файла «Фамилия ИО» в реестре указывается наименование файла «Фамилия ИО.pdf».
Важно! При отправке простых почтовых отправлений реестр должен иметь определенное наименование файла с учетом нижних подчеркиваний, заглавных букв и знаков препинания.
Пример 4. Наименование реестра простых электронных писем
ЭПП_ФЛ_11_29-09-2022_1 или ЭПП_ЮЛ_11_29-09-2022_1, где:
- ЭПП – электронные простые письма,
- ФЛ – физические лица,
- ЮЛ – юридические лица,
- 11 – код структурного подразделения организации,
- 29-09-2022 – дата формирования реестра,
- 1 – номер реестра на указанную дату (последующие реестры в эту дату будут 2, потом 3, 4 и т.п.).
При отправке заказных почтовых отправлений реестр должен иметь точно такую же структуру наименования, только меняется первая аббревиатура с «ЭПП» на «ЭЗП»:
Пример 5. Наименование реестра заказных электронных писем
ЭЗП_ФЛ_13_28-09-2022_1 или ЗП_ЮЛ_13_28-09-2022_1
Так как в наименовании файла реестра указывается номер структурного подразделения, необходимо вести перечень подразделений, участвующих в отправке электронных документов, с указанием их кодов, которые можно взять из существующей кодировки подразделений в организации (например, из номенклатуры дел) либо ввести независимую кодировку (см. Пример 6).
Такой подход крайне важно применять:
- если организация крупная, в структуре которой более 10 подразделений;
- если в отправке по Сервису ЭЗП участвуют 2 и более подразделения.
Пример 6. Специальная кодировка подразделений для изготовления реестров отправлений через «Почту России»
В-четвертых, подготовленные электронные документы в формате PDF подписываются УКЭП уполномоченного должностного лица. Сертификат подписи должен быть действующим. Подписание УКЭП осуществляется программными средствами с настройкой функции «Использовать прикрепленную подпись». По результатам подписания документа образуется файл подписи в формате SIG (.sig).
Итак, выполнены все операции по подготовке электронных документов, реестров отправки, а также файлов электронной подписи.
Теперь формируем пакет документов для отправки (см. Пример 7), который состоит:
- из электронных документов – файлы формата PDF (.pdf);
- файлы подписи УКЭП в формате SIG (.sig) к каждому документу формата PDF;
- реестр отправки в формате Excel (.xls), см. Пример 8.
Пример 7. Состав архивированной папки (пакета документов)
Пример 8. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП – данные отправителя ООО «Северное сияние» (в формате Excel)
Пример 9. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП структурным подразделением ООО «Северное сияние» 11 – Служба ДОУ по состоянию на 30.09.2022 14:35:03 с ответом от «Почты России» (в формате Excel)
Пакет документов архивируется в формате .zip, этот архив тоже должен иметь определенное наименование:
Пример 10. Рекомендуемое наименование архивированного файла с пакетом документов
05_29.09.2022_1.zip, где:
- 05 – код структурного подразделения,
- 29.09.2022 – дата формирования реестра,
- 1 – номер реестра на указанную дату.
Заархивированный пакет документов направляется по защищенному каналу связи VipNet Client на абонентский пункт регионального почтового отделения.
Информация об отправке документов «Почтой России» приходит в виде таблицы в формате .xls приблизительно через 15-30 минут после направления Вами пакета документов и состоит из 2 частей (см. Пример 9):
- информация из реестра отправки вашей организации,
- информация «Почты России» о факте отправки: ШПИ или уникальный идентификационный номер, дата и время отправки, вид отправки (электронно или на бумажном носителе).
В случае невозможности отправки какого-либо документа его строка подсвечивается красным цветом и добавляется краткое описание причины, например:
- закончился выделенный диапазон ШПИ (для заказных писем, дополнительно выделяется по запросу организации, направленному в свободной форме в региональное почтовое отделение);
- невалидный адрес – то есть некорректно указан адрес;
- не найден файл PDF или SIG – означает, что почтовый сервер не обнаружил указанный в вашем реестре файл;
- формат таблицы или файла не соответствует установленным форматам – означает, что нарушен порядок формирования таблицы реестра, где запрещается в рамках позиции одного почтового отправления переходить на другую строку, удалять или добавлять столбцы, или файл имеет нестандартный размер. Необходимо формировать реестры строго по установленным формам, а файл PDF должен быть формата А4.
Полученный от «Почты России» отчет об отправке (Пример 9) организация-отправитель может использовать в качестве первичного учетного документа в бухгалтерии.
Кроме того, трек-номер (ШПИ) присваивается каждому заказному почтовому отправлению независимо от способа доставки: электронно или на бумажном носителе. По нему можно отслеживать получение письма адресатом на сайте «Почты России».
* * *
Сервис «Электронное заказное письмо» «Почты России», несомненно, выведет вашу организацию на новый уровень взаимодействия не только с почтовым отделением, но и с гражданами, и организациями. Заманчиво звучит получаемый экономический эффект, когда расходы организации на почтовые услуги и расходные материалы для печати документов могут быть снижены.
Это надежная электронная почтовая услуга, позволяющая организовать дистанционный способ отправки документов «без контакта» с почтовыми отделениями. Кстати, в период действия ограничительных мер, связанных с распространением коронавирусной инфекции, в то время, когда почтовые отделения не работали, Отделение ПФР бесперебойно осуществляло отправку документов посредством Сервиса ЭЗП.
Его актуальность однозначно будет возрастать – все больше и больше граждан и организаций выбирают электронные способы взаимодействия, в т.ч. электронную форму получения писем. Так что при больших объемах электронной переписки в организации стоит задуматься об освоении этого сервиса.
Электронные заказные письма «Почты России» (ЭЗП)
Заказные письма можно отправлять и получать электронно через сервис Почты России. Отправка электронных писем осуществляется в адрес любой организации или физическому лицу. Ниже представлены информация о том, какие официальные органы в вашем регионе могут направлять вам электронную корреспонденцию с вашего согласия.
Для подключения к сервису достаточно авторизоваться на сайте Почты России с помощью учетной записи от госуслуг и перейти в личный кабинет. Отправление может прикрепляться как скан-копия документа, так и создаваться при помощи шаблона. Цена отправления отобразится после введения адреса назначения. Оплата принимается на сайте, а чек сохраняется в карточке отправленного письма.
В личный кабинет на сайте Почты России в электронном виде приходят:
- Постановления о нарушениях в области дорожного движения в Москве, Санкт-Петербурге, Ненецкий АО, Ханты-Мансийском АО, Белгородской, Брянской, Волгоградской, Вологодской, Владимирской, Воронежской, ЕАО, Ивановской, Иркутской, Калининградской, Калужской, Кемеровской, Кировской, Костромской, Курганской, Курской, Ленинградской, Липецкой, Московской, Мурманской, Нижегородской, Новгородской, Омской, Оренбургской, Орловской, Пензенской, Псковской, Ростовской, Рязанской, Самарской, Саратовской, Свердловской, Тамбовской, Тверской, Томской, Тульской, Тюменской, Ульяновской, Челябинской и Ярославской областях, в Алтайском, Забайкальском, Камчатском, Краснодарском, Красноярском, Пермском и Ставропольском крае, в Республиках Бурятия, Калмыкия, Карелия, Коми, Марий Эл, Мордовия, Саха (Якутия), Удмуртия и Хакасия. Внимание! Сервис отключен с 1 ноября 2022 года.
- Постановления о возбуждении исполнительного производства в Москве, Санкт-Петербурге, Амурской, Архангельской, Астраханской, Брянской, Владимирской, Волгоградской, Вологодской, Ивановской, Калининградской, Калужской, Кировской, Костромской, Курганской, Липецкой, Московской, Оренбургской, Орловской, Пензенской, Псковской, Ростовской, Рязанской, Самарской, Саратовской, Сахалинской, Свердловской, Смоленской, Тамбовской, Томской, Тульской, Тюменской, Ульяновской и Челябинской областях, в Забайкальском, Краснодарском и Ставропольском крае, в Республиках Адыгея, Алтай, Башкортостан, Кабардино-Балкария, Карачаево-Черкесия, Карелия, Марий Эл, Мордовия, Саха (Якутия), Северная Осетия, Татарстан, Тыва, Удмуртия, Хакасия и Чувашия.
- Судебные извещения в Москве, Санкт-Петербурге, Чукотский АО, Амурской, Астраханской, Белгородской, Брянской, Владимирской, Волгоградской, Вологодской, Воронежской, ЕАО, Ивановской, Иркутской, Калужской, Кемеровской, Кировской, Костромской, Курганской, Курской, Липецкой, Московской, Мурманской, Нижегородской, Новгородской, Новосибирской, Омской, Оренбургской, Ростовской, Рязанской, Самарской, Саратовской, Свердловской, Тамбовской, Томской, Тульской, Тюменской и Челябинской областях, в Алтайском, Забайкальском, Камчатском, Краснодарском, Красноярском, Пермском, Приморском, Ставропольском и Хабаровском крае, в Республиках Адыгея, Башкортостан, Бурятия, Дагестан, Ингушетия, Кабардино-Балкария, Карелия, Коми, Саха (Якутия), Татарстан и Удмуртия.
- Постановления от Центрального МУГАДН об административных правонарушениях по государственной системе «Платон» по всей территории России.
- Уведомления из Пенсионного фонда РФ в Иркутской, Новосибирской, Омской, Ростовской и Тверской областях, в Забайкальском крае, в Республиках Бурятия, Саха (Якутия), Тыва и Чувашия.
- Уведомления Департамента городского имущества г. Москвы.
- Постановления Административных комиссий г. Казани.
- Уведомления Администрации г. Южно-Сахалинск.
- Уведомления от других государственных структур в Москве, Санкт-Петербурге, Ненецкий АО, Ханты-Мансийский АО, Чукотский АО, Амурской, Архангельской, Астраханской, Белгородской, Брянской, Владимирской, Волгоградской, Вологодской, Воронежской, Ивановской, Иркутской, Калужской, Калининградской, Кемеровской, Кировской, Костромской, Курганской, Курской, Ленинградской, Липецкой, Московской, Мурманской, Нижегородской, Омской, Орловской, Пензенской, Псковской, Ростовской, Саратовской, Сахалинской, Свердловской, Тамбовской, Томской, Тульской, Тюменской, Челябинской и Ярославской областях, в Алтайском, Забайкальском, Краснодарском, Красноярском, Пермском, Приморском, Ставропольском и Хабаровском крае, в Республиках Адыгея, Алтай, Башкортостан, Бурятия, Карелия, Коми, Марий Эл, Саха (Якутия), Татарстан, Тыва, Удмуртия, Хакасия и Чувашия.
- Уведомления от юридических лиц в Москве, Санкт-Петербург, Ненецкий АО, Ханты-Мансийский АО, Амурской, Архангельской, Астраханской, Белгородской, Брянской, Владимирской, Волгоградской, Вологодской, Воронежской, Ивановской, Иркутской, Калининградской, Калужской, Кемеровской, Костромской, Краснодарской, Красноярской, Курганской, Курской, Ленинградской, Липецкой, Московской, Мурманской, Новгородской, Новосибирской, Нижегородской, Омской, Оренбургской, Орловской, Пензенской, Псковской, Ростовской, Рязанской, Самарской, Саратовской, Сахалинской, Свердловской, Смоленской, Тамбовской, Тверской, Томской, Тюменской, Ульяновской, Челябинской и Ярославской областях, в Алтайском, Забайкальском, Краснодарском, Красноярском, Пермском, Приморском, Ставропольском и Хабаровском крае, в Республиках Адыгея, Алтай, Башкортостан, Бурятия, Дагестан, Ингушетия, Карелия, Коми, Мордовия, Саха (Якутия), Северная Осетия, Татарстан, Тыва, Удмуртия, Хакасия, Чечня и Чувашия.
Преимущества при подключении к сервису:
— гарантия доставки;
— моментальное получение;
— возможность оплаты со скидкой;
— юридическая значимость письма, аналогичная бумажному;
— sms-извещение.
Популярные вопросы об электронных заказных письмах
Ответы на самые популярные вопросы собраны в специальном разделе на официальном сайте Почты России.
Если вы не нашли ответа на свой вопрос — обратитесь в службу поддержки Почты России по телефону 8 (800) 100-00-00 или напишите в онлайн-чат (доступен на той же странице).
Подписывайтесь на GOGOV
3199
Новости
Видео-инструкция
Станислав Солнцев, управляющий партнёр юридической фирмы «Солнцев и партнёры»
Почта России предоставляет возможность своим клиентам производить отправку заказных и простых писем через интернет в электронной форме. Для использования этой услуги необходимо иметь аккаунт в сервисе Госуслуг.
Чтобы узнать как работать с этим сервисом, чем это может быть удобнее и сколько стоит такая услуга, просто прочтите эту статью.
В ней содержится подробная инструкция на примере отправления заказного письма в адрес получателя — юридического лица.
Давайте рассмотрим, как можно с помощью Почты России отправить онлайн письмо в формате А4 в PDF до 20 страниц, которое будет завернуто в обычный конверт.
Нажмите кнопку “Подключиться через Госуслуги”.
Выберите “себя”, если хотите отправлять письма от себя лично (чего в большинстве случаев достаточно).
Войдите через Портал Госуслуг или зарегистрируйтесь там, если вы по какой-то причине ещё этого не сделали. Но первичная регистрация потребует активации аккаунта через МФЦ или УКЭП для быстрого доступа. Поэтому куда лучше начинать отправлять письма уже после того, как у вас есть аккаунт на Госуслугах.
Нажмите создать “Новое письмо”.
Если вы выбрали в качестве получателя организацию, то система выбирает названия из ЕГРЮЛ, однако адрес самостоятельно подставить не может. Недоработка!
В качестве адреса отправителя система знает ваши адреса регистрации, включая бывшие. Я решил указать адрес своего офиса, а в качестве отправителя известное Адвокатское бюро “Гребнева и партнёры” из Новосибирска.
Если выбрать отправку простого письма, то отследить его доставку будет невозможно. Зато стоит оно всего 27,6 руб.
Письмо можно отправлять не сразу, а сохранить как черновик (доступно после загрузки). Отправка стоит 60 руб. в любую точку России и оплатить можно картой Visa, Mastercard и Мир.
После оплаты вы вернетесь на первоначальный экран и надо зайти в Исходящие, чтобы удостовериться, что письмо отправлено.
Изначально я думал, что Почта России немного экономит свои силы и печатает письма прямо в том отделении, где его надо получить, но нет, отправляют из Москвы.
Отследить доставку этого письма можно
по ссылке
. Интересно, что в системе отслеживания указан не адрес нашего офиса в Калининграде, а некий адрес в Питере: Санкт-Петербург, Почтамтская, д. 9а, 190000.
Тест отправки письма я проводил 22 февраля, т.е. в предпраздничный день, чтобы более эффективно оценить как работает почта с отправлениями в этот период. 3 марта письмо уже прибыло в место вручения.
Заказные письма и цифровизация всего чего только можно
Почта России, недавно ставшая акционерным обществом, стремится в цифровой век. Развитие почтовых сервисов дошло до того, что граждане и бизнес могут отправлять и получать заказные письма прямо из дома или офиса. Курьера ждать для этого не нужно, достаточно иметь вход в Интернет. Ниже приведём краткую инструкцию по пользованию новым сервисом «Почты».
Для начала напомним о том, для чего нужны заказные письма и в чём их ценность. Основным отличием заказного письма является возможность отследить его местонахождение. Отслеживание — весьма полезная процедура и осуществляется через тот же Интернет. Заказное письмо, отправленное по РФ вручается лично в руки или по доверенности. Этот момент довольно важен — получить письмо «случайному» человеку будет довольно затруднительно.
Заказное письмо можно дополнительно «улучшить» — прикрепить к нему уведомление о вручении. В этом случае отправитель может получить бумажку с подписью получателя. Кроме того, о получении письма можно узнать получив СМС на телефон. Последним «бонусом» является авиапересылка, ускоряющая доставку конверта. Конечно, все «плюшки» прибавляют и стоимость письма.
Но для этого раньше нужно было идти в отделение «Почты», теперь походы понемногу отходят в прошлое. Сервис для отправки заказных писем с домашнего компьютера уже работает.
Новый сервис
В первую очередь, нужно сказать о том, что авторизация на сервисе происходит через ЕСИА. Это необходимо для установления личности отправителя. Следовательно, запись на Госуслугах подойдёт лишь подтверждённая. В личном кабинете сервиса можно зарегистрировать либо себя, либо организацию. К «себя» относится и индивидуальный предприниматель.
Настройки
Сразу после авторизации, система предложит изменить настройки. Среди них адрес почтовый и электронной почты, а также мобильный телефон. Все эти данные берутся из Госуслуг и, по заверению системы, никому и никогда не будут переданы.
Почтовых адресов можно указать сколь угодно много, например, адреса прошлых мест жительства. Для чего это нужно, пока не очень понятно, но, наверное нужно. По завершению настройки можно нажать копку далее и перейти в личный кабинет.
Личный кабинет для отправки и получения заказных писем
ЛК пользователя состоит из четырёх вкладок : «Входящие«, «Черновики«, «Исходящие» и «Архив«. Тут, в целом, всё интуитивно и понятно. В каждой из указанных вкладок есть кнопка «Новое письмо«, а также ссылка на текущего пользователя. Об этой ссылке немного подробнее. При нажатии на неё появляется выпадающее меню, из которого можно перейти в уже упомянутые настройки, зарегистрировать организацию, обратиться к создателям сервиса и выйти из ЛК. О регистрации организации ниже.
«Написать письмо»
Пожалуй, основной и наиболее значимый раздел сервиса. Выглядит следующим образом:
Здесь можно выбрать какое письмо будет отправлено: простое или заказное, а также указать адресата. Им может быть либо организация, либо частное лицо. Между этими двумя типами адресата имеются некоторые различия в заполнении.
Реквизиты отправителя и получателя
Рассмотрим для начала получателя-организацию. В строке «Получатель» нужно ввести наименование организации. Строка, по всей видимости, интегрирована с базой ЕГРЮЛ и ЕГРИП — достаточно ввести ИНН (ОГРН), чтобы найти организацию или ИП. Можно искать и по названию — система предложит список подходящих результатов, из которого можно выбрать требуемое. Если сведения о получателе есть в системе — она подставит известный системе адрес. Но его можно поменять, в случае необходимости.
При отправке письма частному лицу нужно указать ФИО. В этом варианте выбрать получателя не получится — нужно вводить полностью самостоятельно. Итак, получатель и отправитель указаны, можно переходить к дальнейшим действиям.
Загрузка текста заказного письма
Следующим шагом станет загрузка непосредственно письма. Требования к вложению прописаны тут же — это исключительно PDF, не более 1 МБ размером и не более 5 страниц формата А4. Что можно сказать об этом… Конечно, 5 страниц — это совсем не то, на что хотелось бы рассчитывать. Текст, конечно, вполне себе уместится в этот лимит, а вот приложения к письму вряд-ли. Но, возможно, сервис будет дорабатываться и его возможности расширят в будущем. Для сжатия pdf можно воспользоваться спецсервисами в Сети, например, этим.
При добавлении файла система ревностно его проверяет на свои требования. Причём настолько тщательно, что при попытке загрузить, например, файл электронно-цифровой подписи из браузера Chrome система безнадёжно подвисает и не даёт двигаться ни вперёд, ни назад. Помогает только перезагрузка страницы. Опять же, возможно, разработчики устранят этот пробел.
В случае соблюдения всех трёх требований, появляются три зелёные галочки и кнопка «Оплатить и отправить» активируется. Загруженный файл также можно удалить, чтобы загрузить, например, какой-то другой.
Черновик
До момента отправки письма его можно сохранить в качестве черновика. Для этого нужно кликнуть по соответствующей ссылке в нижней части экрана. Черновик можно редактировать, при этом вложение в него сохраняется. Это может быть полезно при направлении одного и того же письма различным адресатам. Черновик можно удалить.
Оплата и отправка письма
Цена является фиксированной — 64,80 руб. за одно письмо в один адрес. В целом, это видится логичным, поскольку фиксирован и размер самого отправления. Для сравнения, минимальный тариф на заказное письмо в «обычном» бумажном формате с минимальным весом составляет те же 64,80 руб. При этом, адреса получателя и отправителя не имеют значения. Кстати, оплачивая письмо марками, можно сэкономить 10,80 руб. с каждого заказного отправления. Не все об этом, между прочим, знают.
Оплачиваются электронные заказные письма с помощью банковской карты. Какие-либо иные платёжные сервисы вроде Яндекс.Деньги и др. пока не поддерживаются. Проводит оплату «Почта банк», что, впрочем, тоже не удивительно.
Если платёж отменить, кликнув по специальной ссылке, письмо останется доступным в личном кабинете. Ему присваивается статус «платеж отклонён» с возможностью оплаты. Редактировать такое письмо уже нельзя. Отправленное письмо перемещается в папку «Исходящие«.
Отчет об отправке
Стандартный отчёт об отправке электронного заказного письма можно найти «в теле» самого отправления. Для этого нужно кликнуть на письмо и в раскрывшемся поле перейти по ссылке «Отчёт о доставке«. В теле письма есть и трек-номер, являющийся ссылкой. При нажатии на эту ссылку открывается стандартный сервис трекинга «Почты России»:
Как получить заказные письма в электронном виде?
Уведомление о полученном электронном заказном письме приходит в виде СМС-сообщения на телефон адресата. Для отправителя изменения следующие — в ЛК у письма, доставленного получателю, появляется статус «Вручено«. Просмотреть письмо и тот и другой может всё в том же описываемом сервисе.
К слову, полученным письмом можно поделиться с общественностью. Письмо будет доступно любому по специальной ссылке, действующей 7 дней.
А если записи на Госуслугах нет?
В этом случае увы, доставка заказного электронного письма не представляется возможной. Доставка ЭЗП в организацию станет доступной лишь в том случае, если она будет зарегистрирована на сервисе.
Письмо получателю, не имеющего ЛК на Госуслугах попадает в «центр гибридной печати». В этом центре письмо распечатают, упакуют в спецконверт и отправят уже в бумажном виде. Конечно, этот процесс занимает больше времени, чем электронная доставка. Но, в любом случае, должно быть быстрее. Гибридное письмо можно также отслеживать по трек-номеру.
Регистрация организации
Зарегистрировать юридическое лицо может пока лишь его руководитель. Для регистрации, опять же, потребуется аккаунт на портале Госуслуг. Однако, это не значит, что письмами в электронном виде сможет заниматься только директор. В сервисе можно назначить исполнителей для дальнейшей работы.
К слову, для крупных отправителей существует специальный сервис Почты. Ещё по теме: «заказные письма в электронном виде»:
- Юридически значимые сообщения по эл. почте появятся в ТК РФ
- Как получить посылку по электронной подписи
- Заключение и расторжение трудового договора по электронной почте
- Судебное письмо придёт по электронной почте
- Картотека арбитражных дел — как подать иск в суд через Интернет