Оформление командировки в 2020 году пошаговая инструкция

В статье расскажем, что представляет собой командировка, какие документы нужны для её оформления, какие работники вправе отказаться от поездки и в чём особенности организации командировки за границу.

Что такое командировка

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (согласно ст. 166 ТК).

Местом постоянной работы является то расположение организации, где деятельность работника предусмотрена трудовым договором.

Командировкой не считается работа разъездного характера, которая подразумевает постоянное нахождение работника за пределами организации (курьеры, водители, экспедиторы и т.д.).

Если сотрудник работает дистанционно, и это зафиксировано в трудовом договоре как место работы, то для него направление в офис организации или её подразделения будет считаться служебной командировкой.

Чтобы поездка могла быть оформлена как командировка, необходимо единовременное соблюдение нескольких условий: 

• поездка носит производственный характер и осуществляется по распоряжению работодателя;

• сотрудник работает в организации по трудовому договору, а не по ГПД;

• у поездки есть определённый и целесообразный срок (если сотрудник на полгода отправляется в другой регион для того, чтобы курировать деятельность филиала, то это не командировка, а временный перевод).

Общие правила направления сотрудников в командировку

Особенности направления работников в служебные командировки подробно раскрываются в постановлении Правительства от 13.10.2008 N 749 (ред. от 01.03.2023).

В общем случае командировка сотрудника происходит по инициативе работодателя и оспариванию не подлежит.

Отказ работника расценивается как уклонение от служебных обязанностей и может привести к дисциплинарному взысканию или даже к увольнению. Но есть исключения. Например, работник может отказаться от командировки, если:

• находится в отпуске или на больничном;

• даты командировки совпадают с выходными или праздничными днями.

Если сотрудник, находясь на больничном, соглашается ехать в командировку, то он рискует потерять выплаты по больничному листу из-за противоречия режимов (нельзя работать и болеть одновременно). 

Кого нельзя отправить в командировку

Есть группы работников, которых по закону отправить в командировку нельзя, даже если они сами согласны на поездку. К ним относятся:

• беременные женщины; 

• лица, не достигшие 18 лет (командировка для них возможна лишь в том случае, если они являются работниками спортивной или творческой сферы); 

• лица, трудоустроенные по ученическому договору (такие работники могут ехать в командировку, только если она непосредственно связана с их учебной деятельностью); 

• лица с ограниченными физическими возможностями (в командировку они могут отправиться, только если это не противоречит их программе реабилитации).

Согласование командировки

Кроме того, есть категории работников, командировка которых требует согласования.

То есть работодатель обязан сначала отправить специальное уведомление работнику, а тот уже вправе решить — дать письменное согласие на командировку либо отказаться от неё без каких-либо негативных последствий для себя и своей трудовой деятельности.

К таким работникам относятся: 

• женщины с детьми до 3 лет; 

• одинокие родители, воспитывающие детей до 14 лет; 

• многодетные родители (3 и более ребёнка до 18 лет); 

• сотрудники, у которых есть дети с ограниченными возможностями; 

• работники, которые являются кандидатами в депутаты в текущем процессе выборов; 

• сотрудники, которые находятся на больничном по уходу за ребёнком или другим близким родственником. 

Какие документы нужно оформить, чтобы направить работника в командировку

Документы для оформления командировки условно можно разделить на обязательные и необязательные. 

Служебное задание и командировочное удостоверение ранее входили в число обязательных документов. Но в 2015 году были упразднены постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595. Теперь информация, которая сообщалась в этих документах, включена в приказ о направлении в командировку. 

Служебная записка нужна только в том случае, если сотрудник едет в командировку на служебном или личном транспорте. В документе указывается фактический срок пребывания в командировке и прикладываются документы, подтверждающие использование транспорта для проезда туда и обратно: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и т.д. 

Авансовый отчёт составляется работником по возвращении из командировки. Для этого существует унифицированная форма № АО-1. Здесь указывается суммы, которые работник потратил за весь период поездки.

Важно, чтобы к отчёту прилагались фактические расходы: чеки и квитанции за проезд, проживание, питание и т.д.

Авансовый отчёт сотрудник должен предоставить в течение 3 рабочих дней с момента своего возвращения. На основании этого документа работодатель производит окончательный расчёт.

Теперь подробно рассмотрим положение о командировках и приказ о направлении.

Как оформить Положение о направлении работников в служебные командировки

Этот документ организация должна составить самостоятельно в произвольной форме, взяв за юридическую основу ТК и постановление Правительства от 13.10.2008 № 749. После этого документ нужно утвердить приказом руководителя и закрепить в локальных нормативных актах организации. От него напрямую будет зависеть порядок оформления и оплаты рабочих поездок.

Положение о командировках обычно включает 7—-10 тематических разделов, которые освещают отдельные аспекты организации командировочных процессов.

Стандартный перечень выглядит так:

• Общие положения — вводная часть, задающая основные понятия, используемые в документе (например, что такое командировка, кого можно отправить в поездку). 

• Сроки командировок. Здесь прописывается минимально и максимально возможная продолжительность поездки. Закон не устанавливает ограничений по этому поводу, поэтому работодателю нужно определить сроки самостоятельно. Здесь же можно прописать порядок продления и досрочного возвращения из поездки.

• Оформление командировки. Здесь фиксируются порядки относительно командировочного документооборота (какие документы нужны, кто отвечает за их своевременную подготовку приказа, кто должен вести учёт и заполнять журналы и т.д.). Здесь же необходимо перечислить льготные группы работников, от которых требуется согласие на командировку. 

• Командировочные расходы. Данный раздел должен содержать перечень затрат, которые организация обязуется возмещать работникам в процессе командировок. Обычно сюда входит оплата проезда, жилья, пропитания, интернета и мобильной связи, расходы на оформление необходимых документов. Здесь же нужно указать размер суточных (командировочных) и порядок их выплаты.

• Командировка работника в выходные дни. Если отдельные даты поездки совпадают с законными выходными, то необходимо оговорить размер компенсации за работу в такие дни. 

• Гарантии. Здесь можно опереться на статью 167 ТК и прописать гарантии и компенсации, которые организация обязуется предоставить сотрудникам, находящимся в командировках.

• Порядок отчётности. В этом разделе нужно указать сроки сдачи авансового и производственного отчётов, определить меры, применимые в случае просрочки. 

• Продление или прекращение поездки. Важно отобразить в документе ситуации, которые могут служить основанием для продления командировки или её досрочного прекращения. Также нужно прописать порядок оформления соответствующих документов и возмещения расходов. 

Массово ознакомить сотрудников с Положением о командировке можно с помощью облачного сервиса Астрал iКЭДО, который представляет собой набор готовых технических решений для автоматизации процессов кадрового делопроизводства, включая выпуск электронных подписей для штата сотрудников. Использование сервиса позволит организации существенно ускорить и упростить процедуры оформления, передачи и согласования кадровых документов.

Оформление приказа о направлении в командировку

Обычно приказ о направлении в командировку составляет сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство, а руководитель заверяет подписью.

Обязательной формы в настоящий момент нет, можно использовать готовые шаблоны, имеющиеся в бухгалтерской программе, либо унифицированные формы, проверенные временем — Т-9 (если в командировку едет один человек) и Т-9а (приказ о направлении группы).

Независимо от используемой формы, важно внести в приказ все данные, предусмотренные ФСБУ 27/2021:

• ФИО, должность и подразделение командированного сотрудника;

• место назначения;

• сроки и цели;

• кем финансируется командировка.

Прежде чем заверять приказ подписью руководителя, его необходимо согласовать с бухгалтерией, поскольку оформление служебной поездки влечёт за собой определённые расходы для организации. 

Последовательность действий при оформлении приказа.

• Проверить, нет ли нарушений законодательства (например, дал ли сотрудник льготной категории согласие на командировку).

• Заполнить «шапку» бланка. Не важно, какую форму использует организация, наверху должно быть место для внесения данных о работодателе, указания номера документа и даты его составления.

• Заполнить распорядительную часть, указав данные о командированном сотруднике и описав подробно детали командировки. 

• Заверить документ подписью руководителя. 

• Выслать приказ работнику для ознакомления под подпись. 

При заполнении приказа важно уделять внимание деталям, в особенности датам. Если командировочные данные будут некорректными, и сотрудник проведёт в поездке больше времени, чем было оговорено, Федеральная инспекция труда предъявит претензии работодателю. 

Приказы полагается хранить в течение последующих 5 лет. Если командировка была связана с вредными и опасными условиями труда, то такие приказы хранятся 50 лет (если документооборот по делу был завершён после 1 января 2003 года) и 75 лет (для всех делопроизводств, завершённых до 2003 года). 

Командировка за границу в 2023 году

Командировка работника за пределы РФ имеет свои тонкости. Документы, описанные выше, в этом случае оформляются так же, но помимо них, работодателю нужно позаботиться о дополнительных вопросах, связанных с пребыванием сотрудника на территории другой страны.

В первую очередь важно определить:

• есть ли необходимость делать загранпаспорт и визу работнику;

• какие условия предлагает принимающая сторона (иногда бывает так, что иностранная компания берёт на себя расходы за проживание командированного сотрудника).

Если сотруднику нужен загранпаспорт, то он должен самостоятельно обратиться за оформлением в соответствующее ведомство, а пошлину в дальнейшем возмещает работодатель. Бухгалтерия может включить расходы на оформление загранпаспорта в командировочные траты. Аналогичная процедура выполняется, если сотруднику нужна виза.

Помимо этого, сотрудник вправе получить компенсацию за такие расходы, как:

• обязательные консульские и аэродромные сборы; 

• сборы за въезд или транзит транспорта;

• оформление обязательной медицинской страховки.

Перед поездкой работодатель выплачивает сотруднику суточные, рассчитанные на основании продолжительности поездки, стоимости билетов, жилья и прочих потенциальных расходов. Суточные выплачиваются сразу же в валюте той страны, где предполагается командировка. 

В авансовом отчёте при предоставлении чеков, квитанций и прочих документов, необходимо сделать перевод всей информации на русский язык, а суммы конвертировать в рубли.

Также важно учесть особенности налогообложения.

• Если размер суточных не превышает 2500 рублей, то НДФЛ они не облагаются (оплата питания должна быть включена в эту сумму).

• Траты на проезд и такси, подтверждённые документально, включаются в состав расходов и не облагаются НДФЛ. Страховые взносы по ним тоже не начисляются.

• Расходы на медицинскую страховку входят в состав командировочных и НДФЛ не облагаются.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KLtrN