АРХИВАРИУС
Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции архивариуса .doc
Образец должностной инструкции архивариуса
I. Общие положения
- Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
- В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
- Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
- Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
- средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
- опыт работы с архивами от одного года.
- Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
- законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
- правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
- система сортировки документов по различным параметрам;
- нормы приема документов в архив;
- стандарты хранения документации в архиве;
- правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
- правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
- правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
- правила проверки корректности документации;
- сроки проведения основных работ с документами;
- порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
- порядок списания и ликвидации документов;
- нормы трудового распорядка и дисциплины.
- Архивариус ориентируется на:
- действующие законы;
- профильные нормативы;
- положения данной инструкции;
- соответствующие документы организации.
II. Обязанности
Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:
- Обеспечение сохранности архивированной документации.
- Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
- Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
- Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
- Участие в составлении описи имеющихся документов.
- Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
- Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
- Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
- Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
- Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
- Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
- Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
- Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
- Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
- Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
- Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.
III.Права
Архивариус наделен следующими правами:
- Подписывать документы в пределах своих полномочий.
- Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
- Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
- Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
- Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.
IV.Ответственность
Архивариус несет ответственность в следующих случаях:
- За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
- За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
- За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
- За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.
Параметры составления документа
В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.
При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:
- Общая часть.
- Обязанности специалиста.
- Его трудовые права.
- Ответственность за нарушения.
Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:
- Особенности должностных взаимоотношений.
- Условия работы специалиста.
- Параметры, по которым оценивают результаты его работы.
Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.
Общий раздел
Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:
- порядок его приема на работу и увольнения;
- порядок его временной замены;
- умения, которыми он должен обладать;
- квалификационные стандарты.
Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.
Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.
Обязанности
Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.
Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.
Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.
Права
Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.
Ответственность
Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.
Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.
Должностная инструкция по специальности «Архивариус»
Вы можете скачать должностную инструкцию архивариуса бесплатно. Должностные обязанности архивариуса
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
АРХИВАРИУСА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности архивариуса _____________________ (далее– «предприятие»). Название учреждения
1.2. Лицо, назначаемое на должность архивариуса, должно иметь начальное профессиональное образование (стаж работы не требуется) или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе (стаж работы так же не требуется).
1.3. Архивариус относится к категории технических исполнителей.
1.4. Приказом директора предприятия, по представлению заведующего архивом архивариус назначается на должность и освобождается от неё.
1.5. Архивариус должен знать:
— единую государственную систему делопроизводства;
— порядок приема и сдачи документов в архив;
— порядок использования и хранения документов в архиве;
— документы по ведению архивного дела на предприятии, положения, инструкции, нормативно – правовые акты и иные руководящие материалы, и документы по ведению архивного дела на предприятии;
— порядок оформления дел и их подготовки к использованию и хранению;
— составление описаний документов временного и постоянного хранения и актов об уничтожении документов;
— порядок составления отчетности и ведения учета;
— структуру предприятия и правила внутреннего трудового распорядка;
— основы организации труда и правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;
— правила эксплуатации технических средств;
— основы трудового законодательства РФ.
1.6. В своей деятельности архивариус руководствуется:
— данной должностной инструкцией;
— положением об архиве;
1.7. Если архивариус временно отсутствует (болезнь, отпуск и др.), то его обязанности исполняет лицо, которое назначается приказом директора предприятия, и это лицо несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.8. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
II. Должностные обязанности
2.1. На архивариуса возложены следующие обязанности:
— подготовить и своевременно передать на государственное хранение, образованные в процессе деятельности предприятия документы, Архивного фонда Российской Федерации;
— контролировать формирование и оформление дел в делопроизводстве подразделений предприятия;
— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности, принимаемых в архив, документов, в том числе законченных делопроизводством документов практического назначения;
— создание справочного аппарата к ним;
2.2. Для исполнения вышеуказанных обязанностей архивариус:
— принимает участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
— осуществляет прием и регистрацию, поступивших на хранение от структурных подразделений документов, которые закончились делопроизводством;
— обеспечивает хранение и сохранность документов, поступивших в архив;
— проводит работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивая быстрый и удобный их поиск;
— принимает участие в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;
— ведет подготовку сводных описей единиц временного и постоянного срока хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на уничтожение и списание материалов с истёкшими сроками хранения;
— шифрует единицы хранения, размещает и систематизирует дела, ведет их учет в соответствии с законодательством;
— принимает участие в работе по экспертизе ценности архивных документов;
— осуществляет контроль соблюдения правил противопожарной защиты в помещении архива;
— принимает необходимые меры по использованию в работе современных
технических средств;
— выдает архивные копии и документы в соответствии с поступающими запросами;
— на основе сведений, которые имеются в документах архива, составляет необходимые справки;
— подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
— осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдение таких условий в помещениях архива, которые необходимы для обеспечения их сохранности;
2.3. По поручению заведующего архива архивариус выполняет отдельные служебные поручения.
III. Права
Архивариус имеет право:
3.1. Сообщать заведующему архивом в соответствии со своей компетенцией о недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), которые выявлены в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей, так же вносить предложения по их устранению.
3.2. Выступать с предложениями по усовершенствованию работы, связанной с обязанностями, которые предусмотрены данной инструкцией.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, которые касаются его деятельности.
3.4. Обращаться к руководству предприятия с требованиями оказания содействия в исполнении обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией.
3.5. Обращаться с запросами о предоставлении информации и документов, которые необходимы для выполнения его должностных обязанностей, самостоятельно или по поручению заведующего архивом, от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов
IV. Ответственность
Архивариус несет ответственность:
4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, которые определены гражданским и трудовым законодательством РФ.
4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, которые определены уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.
4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Содержание
- I. Общие положения
- II. Должностные обязанности
- Должностная инструкция архивариуса — образец 2023: требования к работнику и основная функция
- Права и ответственность архивариуса
- Общие положения
- Должностные обязанности
- Архивариус
Архивариус – это специалист, ответственный за организацию и поддержание архива организации в аккуратном и упорядоченном состоянии. Он выполняет важные функции, связанные с учетом, хранением и обеспечением доступа к документам. Архивариус играет ключевую роль в процессе сохранения и использования исторических записей и документов организации.
Основной функцией архивариуса является создание и поддержка системы хранения документов. Он разрабатывает и внедряет методы классификации, упорядочивания и архивации письменных материалов. Архивариус также отвечает за контроль за соблюдением правил и процедур, связанных с управлением архивными делами.
I. Общие положения
Архивариус должен обладать высокой организованностью и тщательностью, внимательностью к деталям и умением работать с большим объемом информации. Он должен иметь хорошее понимание архивного дела и навыки работы с архивными материалами, в том числе с использованием электронных средств хранения и поиска информации.
Архивариус должен обладать глубокими знаниями в области законодательства об архивных делах и быть в курсе актуальных требований и стандартов архивной практики. Он должен уметь работать с различными архивными документами, включая ценные письменные источники, и обладать навыками их оцифровки и сохранения в цифровом формате.
II. Должностные обязанности
Основные обязанности архивариуса включают:
- Организацию и ведение архива в соответствии с принятой системой классификации и упорядочивания документов.
- Контроль за правильным хранением и защитой архивных материалов от повреждений, утраты или несанкционированного доступа.
- Подготовку архивных документов к длительному хранению и утилизации, включая их инвентаризацию, упаковку и маркировку.
- Проведение и обработку запросов на предоставление архивных материалов и консультаций по архивистике.
- Оцифровку и создание электронных копий архивных документов для обеспечения их долговременного хранения и доступа.
- Соблюдение авторских прав и конфиденциальности при работе с архивными материалами.
Работа архивариуса требует высокой ответственности и дисциплинированности. Архивариус должен обладать навыками планирования работы, уметь эффективно управлять временем, работать в команде и поддерживать высокий уровень профессионализма.
Должностная инструкция архивариуса — образец 2023: требования к работнику и основная функция
Архивариус — специалист, ответственный за учет, хранение и организацию работы с архивными материалами. Для занятия этой должности требуется обладать определенными навыками и квалификацией, а также соответствовать определенным требованиям.
Требования к работнику:
- Высшее образование в области архивоведения, истории или библиотековедения.
- Глубокие знания архивного дела и его нормативно-правового регулирования.
- Умение работать с компьютером и специализированным программным обеспечением для архивного дела.
- Организационные навыки и умение планировать свою работу.
- Ответственность, внимательность к деталям и аккуратность в работе.
- Коммуникабельность и умение работать в коллективе.
Основная функция архивариуса:
Главной задачей архивариуса является организация и обеспечение целостности архивных фондов и документов. Он осуществляет учет и хранение архивных материалов, разрабатывает и внедряет правила организации работы с ними, осуществляет их описание и систематизацию. Архивариус также обеспечивает сохранность архивных документов, контролирует доступ к ним и осуществляет проведение исследовательской и консультационной работы в области архивоведения.
Права и ответственность архивариуса
Архивариус обладает определенными правами и несет особую ответственность за свою работу. Он имеет право на доступ к архивной документации, а также на ее охрану и сохранность.
Архивариус обязан проявлять особую аккуратность и ответственность при работе с архивными материалами. Он несет ответственность за точность и надежность хранения, обработки и передачи документов.
Архивариус обязан соблюдать все требования и инструкции, связанные с работой в архиве. Он должен быть грамотным специалистом в своей области и следить за актуальностью и точностью архивных документов.
Архивариус имеет право на использование специального оборудования и программного обеспечения, необходимых для выполнения своих обязанностей. Он также может предлагать изменения и улучшения в работе архива.
Архивариус несет ответственность за сохранность архивных материалов и их непредоставление третьим лицам без разрешения. Он должен соблюдать конфиденциальность и не разглашать информацию, полученную при работе с документами.
Архивариус должен быть готов принять ответственность за возможные ошибки и недостатки в работе архива. Он должен оперативно реагировать на возникшие проблемы и выполнять свои обязанности с высокой степенью ответственности.
Общие положения
Архивариус – это специалист, ответственный за организацию и ведение архива организации. Его работа напрямую связана с обработкой, хранением и защитой документов, а также обеспечением доступа к информации для сотрудников и внешних пользователей.
Архивариус должен обладать высоким уровнем ответственности и организованности, поскольку его работа неразрывно связана с сохранностью документов. Он также должен хорошо разбираться в правилах и процедурах архивирования, а также быть внимательным к деталям и уметь работать с большим объемом информации.
Основной функцией архивариуса является создание и поддержание эффективной системы хранения и классификации документов. Он должен корректно и аккуратно оформлять все поступающие документы, а также отвечать за их систематизацию и выдачу при необходимости.
Архивариус обязан поддерживать архив в порядке и следить за его безопасностью. Он должен регулярно проводить инвентаризацию документов и осуществлять контроль за их целостностью и доступностью. В случае утраты или повреждения документов, архивариус должен немедленно принимать меры по восстановлению или возмещению ущерба.
Должностные обязанности
Архивариус осуществляет регистрацию, сбор, хранение и выдачу документов, а также осуществляет контроль за их сохранностью.
Он проводит инвентаризацию документов, контролирует их состояние, осуществляет их сортировку и систематизацию для упорядоченного хранения в архиве.
В обязанности архивариуса входит составление описей и каталогов документов, а также подготовка отчетности о хранящихся материалах.
Он контролирует сроки хранения документов и их уничтожение согласно установленным правилам и нормативным актам.
Архивариус также отвечает за организацию доступа к архивным материалам и проведение выдачи документов в соответствии с законодательством и внутренними правилами учреждения.
Он обеспечивает консультационную поддержку сотрудникам и посетителям по вопросам доступа к архиву и поиска необходимых документов.
Архивариус также может принимать участие в проведении инструктажей и обучения сотрудников по работе с архивными документами и правилам их хранения.
Он следит за соблюдением правил конфиденциальности и защиты персональных данных при работе с архивными материалами.
Кроме того, архивариус может выполнять иные связанные с должностью обязанности, указанные в должностной инструкции или возложенные руководителем.
Архивариус
Архивариус – это специалист, ответственный за организацию и ведение архивного дела в организации или учреждении. Он обеспечивает правильное хранение и обработку документации, сохраняет историческое наследие организации и обеспечивает доступ к архивным документам.
Функции архивариуса:
- Организация архивного дела в соответствии с требованиями законодательства.
- Систематизация и классификация документов в архиве.
- Проведение инвентаризации и учета архивных фондов.
- Обеспечение сохранности документов и предотвращение попадания в архив неподлежащих хранению материалов.
- Предоставление доступа к архивным документам сотрудникам организации и другим заинтересованным лицам с соблюдением установленных правил.
- Оказание консультационной помощи сотрудникам по вопросам архивного дела.
- Проведение архивного делопроизводства, включая прием, обработку, хранение и уничтожение документации.
Права и ответственность архивариуса:
Должностные обязанности архивариуса состоят из работы с исполненными документами, пришедшими на хранение. Выполняемые функции:
- комплектование;
- систематизация;
- учет;
- использование — постановка задачи поиска и его осуществление.
Кто такой специалист архива
Архивариус (специалист архива) — это профессия. Название должности и требования работодатель определяет сам, кроме случаев, когда он обязан применять профессиональные стандарты. Содержание, основная роль архивариуса в деятельности организации — управление сохраняемыми документами в учреждениях всех форм собственности. По ЕКС, занятость не требует высокой квалификации, должностные обязанности предполагают работу с бумажными документами, все работы выполняются вручную, с тех пор должностные обязанности и требования к архивариусу значительно изменились. Специалиста не следует путать с архивистом, использующим архивные данные в основной работе, — журналисты, писатели, историки и пр.
Рабочие места архивных специалистов находятся в учреждениях, аккумулирующих большие массивы информации и данных:
- муниципальные и государственные хранилища;
- фонды хранения видео- и аудиодокументов;
- крупные организации и предприятия с большим документооборотом.
Объектами хранения, в зависимости от специфики деятельности, являются собранные письменные и цифровые «памятники», свидетельства работы или жизни (рукописи, письма, аудио- и видеодокументы и т. п.), относящиеся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица. В качестве примера приведем работу архивариусом в суде, она состоит в подготовке к хранению судебных дел, решений, выдачи справок по обращениям граждан и юрлиц. Большой объем информации проходит в рамках межведомственного взаимодействия в онлайн-формате.
Может пригодиться:
- как составить должностную инструкцию на основе профстандарта;
- что делать, если работник не выполняет обязанности по ДИ.
Регламентирующие законы и НПА
Для определения профессионально-квалификационных требований, описания того, кто такой архивариус, и его обязанностей в государственных и бюджетных архивах следует использовать профстандарты. В архивном деле их два.
По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:
- названия должностей;
- какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
- юридическую базу подготовки и занятости;
- основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.
Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:
Актуальные версии этих документов есть в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно
Требования к квалификации
Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.
Полная версия этого документа есть в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно
Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».
Должностные обязанности и инструкция
При составлении текста ДИ, описывающего обязанности архивариуса, следует использовать:
- положения гл. 43 ТК РФ;
- устав;
- требования профстандарта;
- локальные акты компании.
Обязанности сотрудника описываются одной обобщенной и пятью трудовыми функциями — раздел II код А.
Структура должностной инструкции работника архива (архивариуса), подготовленной по методике сборника профстандартов, имеет небольшие особенности: трудовые функции перечисляются в отдельной части (2) и детализируются через действия в части 3. Необходимые знания и умения, требования в стандарте прописаны по каждой функции отдельно, а в тексте инструкции могут находиться и в общей части списком.
На основе подпунктов 3.1.1-3.1.5 раздела III формируется 3 часть ДИ — пофункционально перечисляются трудовые действия каждого подраздела.
Если информационный массив большой, отдельному сотруднику делегируется только часть перечисленных для должности функций.
У нас есть и другие должностные инструкции, вот несколько примеров:
- бухгалтера;
- делопроизводителя;
- секретаря.
Права и ответственность
Права и ответственность необходимы архивариусу для эффективного выполнения обязанностей на любой должности. Их перечень — в самостоятельных разделах должностной инструкции. Заключительные положения фиксируют порядок ознакомления работника с ЛНА, использованные при его подготовке НПА, профстандарт и их реквизиты.
4. Права
Архивариус в рамках исполнения должностных обязанностей имеет право:
4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности.
4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).
4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию архивариуса.
4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.
4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.
5. Ответственность
Архивариус несет ответственность за:
5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.
5.2. Невыполнение требований, распоряжений и поручений директора Учреждения.
5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков и требований к их исполнению.
5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.
5.5. Причинение материального ущерба в связи с исполнением должностных обязанностей в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
За вышеперечисленные нарушения архивариус привлекается, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка, к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.
Настоящая ДИ архивариуса разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта 07.012, утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые отношения.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Архивариуса
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность архивариуса [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Архивариус относится к категории технических исполнителей и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.5. В своей деятельности архивариус руководствуется:
- нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
- уставом Компании;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя Компании;
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. Архивариус должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в Компании;
- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
- порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
- порядок ведения учета и составления отчетности;
- структуру Компании;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации технических средств;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.7. В период временного отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Должностные обязанности
Архивариус выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.
2.2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.
2.5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
В случае служебной необходимости архивариус может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Архивариус имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности архивариуса.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию архивариуса.
3.3. Представлять интересы Компании в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Архивариус несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы архивариуса осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы архивариуса является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы архивариуса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью архивариус обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
6. Право подписи
6.1. Архивариусу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности
С инструкцией ознакомлен _______/________/«____» _________ 20__ г.
(подпись)