Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя .doc
Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
1. Общие положения
- Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
- На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
- Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
- Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
- среднее образование;
- английский язык на уровне не ниже, чем B2;
- законченные профильные курсы;
- опыт работы не требуется.
- Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
- процесс документооборота в организации;
- нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
- должностная структура организации и её основной кадровый состав;
- система электронных баз документов организации;
- правила оформления соответствующей документации;
- требования к хранению документов и их сохранности;
- нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
- правила грамматики и орфографии;
- принципы делового общения;
- правила архивирования документации;
- нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
- нормы ведения деловой переписки;
- правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
- В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
- правовыми нормами и действующим законодательством;
- положениями этой инструкции;
- документами организации.
2. Обязанности
Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:
- Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
- Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
- Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
- Ведение электронной базы документов.
- Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
- Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
- Участие в описи документов.
- Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
- Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
- Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
- Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
- Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
- Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
- Помощь руководителю в организации приема посетителей.
- Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
- Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
- Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
- Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
- Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
- Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.
3. Права
Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:
- Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
- Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
- Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
- Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
- Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
- Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.
4. Ответственность
Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:
- За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
- За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
- За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
- За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.
Нормы составления должностной инструкции
В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:
- Общие положения.
- Должностные обязанности специалиста.
- Его права.
- Возможная ответственность за нарушения.
К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.
Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».
Общие положения
В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:
- порядок его подчинения, найма и увольнения;
- кто временно заменяет сотрудника;
- требуемые от него навыки;
- требования к его образованию и опыту.
Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.
Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.
Обязанности
У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.
Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.
Права
Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.
Ответственность
В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.
Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.
Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.
Совсем неважно, в какой сфере вы работаете, и какова специфика деятельности предприятия: от грамотно построенного документооборота в организации зависит ее деятельность.
На помощь руководителям организаций приходят секретари-делопроизводители.
Такое совмещение двух профессий вызвано желанием организации не дублировать должности в рамках одного предприятия.
Эта работа является кропотливой и требующей внимания, самоконтроля, собранности, толерантности, самообладания.
А поскольку секретарь–делопроизводитель является сотрудником, то необходимо определить и зафиксировать круг ее обязанностей.
Таким документом может выступать непосредственно как сам трудовой контракт, так и должностная инструкция секретаря–делопроизводителя.
Последней признается кадровый документ второй по значимости после трудового соглашения, где подробно описываются обязанности сотрудника, система подчинения в рамках организации, и прочие условия.
Данный документ позволяет строго разграничить обязанности между сотрудниками компании, обеспечив эффективные условия для всего трудового процесса.
Общие требования к должностной инструкции
Письменное оформление документа;
- Согласование между отделами предприятия и утверждение руководителем предприятия (обязательно должна подпись руководителя, печать организации);
- Содержание обязанностей сотрудника (чем детальнее будут прописаны должностные обязанности сотрудника, тем проще осуществлять контроль за его деятельностью, привлекать к ответственности, проверить соответствие занимаемой должности);
- Требования к должности;
- Ознакомление сотрудника с документом под роспись (документ изготавливается в двух экземплярах, один передается работнику, другой – хранится в его личном деле).
Обязательные положения инструкции секретаря-делопроизводителя
Общие положения:
- должность, подразделение, где сотрудник осуществляет свою трудовую деятельность;
- описание тех задач, для решения которых образована данная должность;
- организация системы подчинения (какому руководителю подчиняется);
- условия назначения, освобождения от должности;
- перечень внутренних документов предприятия, которым сотрудник подчиняется при выполнении своей трудовой функции;
- требования к должности (образование, дополнительные знания, стаж, навыки).
Обязанности
В данном разделе необходимо описать перечень работ, которые сотрудник должен выполнять.
Вне зависимости от вида деятельности самого предприятия рекомендуется трудовые обязанности сотрудника разбить на несколько блоков.
Обязанности секретаря-делопроизводителя:
- правила оформления документов;
- организация работы с документами;
- ведение документооборота (входящая и исходящая корреспонденция);
- работа с телефонными звонками;
- ведение архива документов в компании.
В инструкции могут быть предусмотрены и иные функциональные обязанности.
Права сотрудника
При разработке данного пункта инструкции необходимо тщательно проработать действующее законодательство и прописать круг полномочий сотрудника для эффективного выполнения трудовой функции.
Ответственность сотрудника:
- Данный пункт может найти свое отражение в трудовом соглашении. Однако персональную ответственность рекомендуется оформлять именно в должностной инструкции.
- От того, насколько полно и грамотно будет разработана должностная инструкция, зависит не только работа самой организации, но сотрудничество работника и руководителя.
Ниже расположен типовой бланк и образец должностной инструкции секретаря–делопроизводителя вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
Должностная инструкция делопроизводителя
Должностную инструкцию специалиста по делопроизводству можно составить на бланке компании в свободной форме. В документе необходимо указать права и обязанности сотрудника, требования к нему и его квалификации.
Благодаря правильно составленной должностной инструкции специалиста по документообороту руководитель может избежать наказания за нарушения, допущенные работником.
Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы делопроизводителем требуется среднее профессиональное или среднее общее образование либо дополнительное образование по программам профессиональной переподготовки рабочих и служащих.
1.3. Делопроизводитель должен знать:
- гражданское и трудовое законодательство РФ;
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства;
- структуру компании и ее подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- виды документов и их назначение;
- порядок контроля ведения и хранения служебных документов и материалов;
- основы организации труда и правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.4. Делопроизводитель должен уметь:
- работать с любыми видами документов;
- пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных, автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
- организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
- руководить делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
- разрабатывать номенклатуру дел и использовать ее при составлении описей дел;
- организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- правильно и своевременно формировать документы с учетом их специфики;
- систематизировать документы внутри дел;
- контролировать сохранность и защиту документов;
- пользоваться компьютерными программами для работы с документами, оргтехникой.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности делопроизводителя:
- ведение документооборота;
- организация работы по учету, хранению и передаче документов;
- контроль сохранности и защиты документов.
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель обязан:
- вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;
- вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам;
- отправлять исполненную документацию по адресатам;
- вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
- вести электронную базу документов и составлять картотеки;
- подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив;
- контролировать сохранность проходящей служебной документации.
4. Права
4.1. Делопроизводитель имеет право:
- запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у генерального директора и сотрудников документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
- информировать генерального директора о нарушениях ответственных лиц в ведении документации;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Делопроизводитель знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у делопроизводителя.
5.3. Делопроизводитель знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Федорова Ирина Алексеевна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 13 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Время чтения: 3 минут(ы)
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя регулирует трудовые взаимоотношения работодателя и сотрудника, четко определяя права, обязанности и зону ответственности последнего.
В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить документ, а также какие положения следует в нем прописать.
Как составить: общие положения
Первый раздел инструкции имеет название «Общие положения». В данной части документа традиционно прописываются основные условия работы и квалификационные требования к кандидатам.
Секретарь-делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
Работник приступает к исполнению своих обязанностей и освобождается от них по приказу генерального директора предприятия. При этом непосредственными руководителями сотрудника могут являться следующие должностные лица: начальник документационного обеспечения, генеральный директор, заведующий канцелярией.
Если исполнитель отсутствует на своем рабочем месте (по семейным обстоятельствам, болезни, отпуску и т.д.), то его права и обязанности переходят к другому сотруднику, назначенному по приказу директора.
Для работы на данной должности необходимо:
- иметь средне-специальное образование;
- знать делопроизводство;
- иметь стаж работы на подобной должности от 6 месяцев и больше;
- знать Microsoft Office.
Делопроизводитель должен руководствоваться в своей работе:
- законодательством РФ;
- действующей должностной инструкцией;
- уставом компании;
- внутренним трудовым распорядком и правилами организации;
- руководящими материалами и документами;
- приказами и распоряжениями руководства.
Каждый пункт данного раздела необходимо составлять в соответствии с правилами, особенностями и принципами компании.
Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-делопроизводитель и его ответственность
Во втором разделе необходимо указать должностные обязанности сотрудника — список ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач делопроизводителя.
Основные трудовые функции секретаря с обязанностями делопроизводителя:
- регистрировать и принимать посетителей, направлять их к соответствующим сотрудникам организации;
- создавать необходимые бланки документов;
- вести регистрационные карточки сотрудников и учет необходимых документов;
- выдавать необходимые справки;
- создавать быстрый и удобный поиск в архиве;
- составлять описи оконченных дел и передавать их в архив;
- принимать и проверять документы на подпись директора;
- следить за сохранностью документации;
- выполнять приказы и распоряжения вышестоящих должностных лиц.
«Права» — третий раздел данной инструкции. Здесь необходимо составить перечень прав, которые предоставляются сотруднику для качественного выполнения своих обязанностей. Как правило, делопроизводитель может:
- знакомится с документами, имеющими отношение к его непосредственной работе;
- предлагать способы улучшения условий труда и новых методов мотивации;
- запрашивать у руководства необходимые сведения и документы для сотрудников и руководителей подразделений;
- требовать у непосредственного руководства оказания содействия в работе.
Следующий раздел – «Ответственность». В нем прописывается зона ответственности секретаря, в том числе:
- некачественное исполнение своих обязанностей;
- несоблюдение положений должностной инструкции;
- несоблюдение приказов и распоряжений руководства;
- разглашение конфиденциальной информации или коммерческой тайны;
- нарушение внутренних правил, устава компании и техники безопасности;
- причинение материального ущерба предприятию.
Образцы должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Типовая инструкция
С примером типовой инструкции вы можете ознакомиться здесь: https://yadi.sk/i/u_VZ3iYW3U6cak
В школе
В средних образовательных учреждениях действуют инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/-63FV6oh3U6civ
В ДОУ
Чтобы найти пример документа для сотрудника детского сада, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/42r2mMxW3U6cuM
В администрации
Образец инструкции для секретаря-делопроизводителя в администрации: https://yadi.sk/i/rnf0U5KY3U6d6k
В заключение хотелось бы отметить, что некоторые работодатели не составляют должностных инструкций для своих подчиненных — они указывают в трудовом договоре функции сотрудника, игнорируя пункты о трудовых функциях, правах и ответственности. Это не запрещено законом РФ, но менее эффективно, ведь такой трудовой договор не будет включать в себя список конкретных действий, выполняемых сотрудником на данной должности. Для продуктивной работы подчиненных специалисты настоятельно рекомендуют составлять и трудовой договор, и должностную инструкцию.
Должностная инструкция секретаря–делопроизводителя
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводителя относят к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводителя назначают на должность и освобождают от нее по приказу генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется начальнику документационного обеспечения/генеральному директору организации/заведующему канцелярией.
1.4. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности и права переходят к другому должностному лицу, о чем объявляют в приказе организации.
1.5. Назначается на должность делопроизводителя лицо, которое отвечает следующим требованиям: образование — среднее специальное, неполное высшее, полное высшее, знание делопроизводства, стаж аналогичной работы от полугода, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в собственной деятельности:
— данной должностной инструкцией;
— нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
— распоряжениями и приказами начальства.
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет такие должностные обязанности:
2.1. Регистрирует и принимает корреспонденцию, направляет в структурные подразделения.
2.2. Соответственно с резолюцией руководителей предприятия передает на исполнение документы, создает банк данных, оформляет регистрационные карточки.
2.3. Ведет картотеку учета документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает справки, которые необходимы, по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет по адресатам исполненную документацию.
2.5. Ведет учет отправляемой и получаемой корреспонденции, хранит и систематизирует документы текущего архива.
2.6. Снабжает быстрый и удобный поиск документов.
2.7. Сдает в архив предприятия и подготавливает документальные материалы, оконченные делопроизводством, компьютерные банки данных или регистрационную картотеку, составляет описи дел, которые передаются на хранение в архив.
2.8. Принимает на подпись документы начальника отдела документационного обеспечения/заведующего канцелярией, проверяет правильность их оформления и составления.
2.9. Снабжает сохранность служебной документации.
2.10. Исполняет особые служебные поручения непосредственного начальника.
3. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Ознакомляться с проектами решений начальства предприятия, которые касаются его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение начальства предложения по улучшению работы, которая связана с обязанностями, которые предусмотрены настоящей инструкцией.
3.3. Запрашивать по поручению специалистов и руководителей подразделений, непосредственного начальника или лично документы и информацию, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей.
3.4. Требовать от начальства предприятия оказывать содействие в исполнении должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель ответственен:
4.1. За неисполнение или некачественное исполнение должностных обязанностей, которые предусмотрены этой должностной инструкцией, — в границах, которые установлены трудовым ныне действующим законодательством РФ.
4.2. За несоблюдение действующих приказов, инструкций и распоряжений по сохранению конфиденциальной информации и коммерческой тайны.
4.3. За нарушение внутренних правил трудовой дисциплины, трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности.
Делопроизводитель — служащий, ведущий делопроизводство, канцелярские дела.
Большой компании нужен хорошо регламентированный и организованный оборот документов, а значит, необходим четкий образец должностной инструкции (обязанностей) делопроизводителя — лица, которое будет отвечать за данный участок работы. Должностные обязанности делопроизводителя могут отличаться зависимо от величины компании, штата канцелярии, структуры и так далее. В данном образце должностной инструкции делопроизводителя, главными задачами является контроль за внутренним документооборотом и работа с входящей корреспонденцией компании.
Секретарь-делопроизводитель — это важная должность в организации, которая включает в себя множество ответственностей и обязанностей. Секретарь-делопроизводитель — это специалист по документообороту и ведению деловой корреспонденции в организации. Его задачи включают в себя организацию и обеспечение правильного хода документооборота, а также полное и своевременное выполнение всех поручений руководителя.
Секретарь-делопроизводитель играет важную роль в правильной организации работы офиса и обеспечении эффективности работы сотрудников. Он должен хорошо знать нормы квалификационных требований и должностные инструкции, а также быть специалистом в области документооборота и управления делами. Он должен действовать в полном соответствии с законодательством и является незаменимым помощником для руководителя.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя включает в себя шесть основных функций:
- Регистрация и обработка поступающих и исходящих документов;
- Ведение деловой корреспонденции и архивирование документов;
- Организация служебных встреч, совещаний и заседаний;
- Подготовка и составление документов различной сложности;
- Консультирование сотрудников организации по вопросам документооборота и правилам делопроизводства;
- Соблюдение конфиденциальности и защита информации.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя является важным документом, определяющим его обязанности и ответственности. Он должен владеть навыками и знаниями в области организации документооборота и управления делами, а также быть внимательным к деталям и способным к эффективному и точному выполнению поручений руководителя.
Для успешной работы секретаря-делопроизводителя необходимо умение работать в команде, обладать организационными навыками, быть ответственным и дисциплинированным. Он должен знать все нюансы и требования к обработке документов, чтобы обеспечить бесперебойный ход офисной работы. Более того, секретарь-делопроизводитель должен быть специалистом по документообороту и менеджером, способным эффективно управлять временем и ресурсами организации.
Должностная инструкция секретаря делопроизводителя
1. Должностные обязанности секретаря делопроизводителя:
1.1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции.
1.2. Оформление и учет документов организации.
1.3. Составление и оформление служебных писем, отчетов и других документов.
1.4. Организация и управление архивом документов.
1.5. Подготовка документов для руководителя и обеспечение его работой необходимыми материалами.
1.6. Организация рабочего места и поддержание его в порядке.
1.7. Координация работы секретарей-машинисток и других сотрудников.
1.8. Выполнение других поручений руководителя, связанных с документооборотом и организацией работы.
2. Требования и квалификационные права:
2.1. Квалификационные права: должностной регламент, образец положения.
2.2. Знание и понимание норм и правил документооборота.
2.3. Опыт работы в сфере документооборота не менее 3 лет.
2.4. Навыки работы с офисной техникой (ксерокс, принтер, сканер и т.д.).
2.5. Уверенное владение компьютером и программами MS Office.
2.6. Высокий уровень ответственности и внимательность к деталям.
2.7. Организационные навыки и умение работать с большим объемом информации.
3. Функции и взаимосвязь с другими должностями:
3.1. Функции секретаря-делопроизводителя основаны на обязанностях и квалификационных правах, а также требованиях, предъявляемых к должности.
3.2. Секретарь-делопроизводитель осуществляет взаимодействие с руководителем организации, секретарем-референтом и другими сотрудниками, связанными с документооборотом и организацией работы.
3.3. Важная функция секретаря делопроизводителя – обеспечение эффективного документооборота, что в свою очередь важно для работоспособности всей организации.
| 4. | Долг | 5. Разделение обязанностей | 6. Нюансы должностной инструкции |
| 4.1. | В случае отсутствия секретаря-делопроизводителя другие сотрудники организации могут нести его обязанности. | 5.1. Организация может присоединить к должности секретаря-делопроизводителя еще и функции секретаря-референта. | 6.1. В должностной инструкции секретаря-делопроизводителя необходимо учесть особенности организации и ее документооборота. |
Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя представляет собой нормы и положения, определяющие обязанности и права секретаря-делопроизводителя, а также функции, требования и ответственности, связанные со составлением, организацией и обработкой документов в документообороте организации.
Обязанности секретаря-делопроизводителя включают:
- Сбор, регистрация и учет входящих документов.
- Составление и регистрация исходящих документов.
- Обработка документов в соответствии с требованиями и нюансами организации.
- Соблюдение норм и правил оформления документов.
- Заключительные функции по документообороту, включая их архивирование и хранение.
- Взаимоувязка с другими специалистами по документообороту и с руководителями организации.
Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя устанавливает права и обязанности специалиста по документообороту. Секретарь-делопроизводитель является важной фигурой в организации, обладая дисциплинированностью, ответственностью и способностью эффективно работать с документами.
Секретарь-делопроизводитель должен знать и соблюдать все требования и нормы, касающиеся документооборота, а также быть внимательным и добросовестным специалистом. Он также может выполнять функции секретаря-референта или секретаря-машинистки в зависимости от организации и должностных обязанностей.
Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности – важная функция ДИС
Секретарь-делопроизводитель выполняет указания руководителя по составлению и обработке документов, контролирует их выполнение в соответствии с нормами и требованиями организации. Он помогает руководителю разобраться в нюансах организации документооборота, гарантирует полное и точное исполнение всех должностных инструкций и положений о работе с документами.
Примером такой должностной инструкции может служить нижеприведенный образец:
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
- Обязанности и функции:
- Составление, обработка и контроль исполнения документов
- Подготовка документов для руководства и сотрудников организации
- Обеспечение соблюдения норм и требований в области документооборота
- Права:
- Требовать необходимых документов и информации для выполнения своих обязанностей
- Получать руководство и консультации от руководителя
- Запрашивать изменения и дополнения в документах, если это необходимо
- Ответственность:
- За точное и своевременное исполнение своих обязанностей
- За соблюдение правил документооборота в организации
- За качество и достоверность подготовленных документов
Таким образом, взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности является важной составляющей функции ДИС секретаря-делопроизводителя. Она гарантирует эффективное выполнение всех задач и обеспечение высокого уровня квалификации данного специалиста.
Заключительные положения
6. Квалификационные требования
Секретарь-делопроизводитель должен обладать определенными квалификационными требованиями и быть владельцем квалификационного уровня не ниже, указанного в должностной инструкции. Квалификационные требования могут включать в себя знание и навыки в области документооборота, обработки документов, составления отчетов, а также использования компьютерных программ и средств автоматизации.
7. Должностные обязанности и ответственности
Секретарь-делопроизводитель обязан выполнять указанные в инструкции должностные обязанности и нести ответственность за свою работу. Ответственность может включать в себя правильное и своевременное выполнение нормативных документов, обработку документов в соответствии с установленными правилами, а также соблюдение конфиденциальности и дисциплины в работе.
Секретарь-делопроизводитель также может выполнять иные функции и обязанности, связанные с его должностными обязанностями, если это предусмотрено руководством организации.
Должностная инструкция предоставляет образец организации работ секретаря-делопроизводителя в документообороте и менеджменте. Однако, следует иметь в виду, что различные нюансы работы могут быть учтены в инструкциях конкретных организаций, а взаимоувязка функций может зависеть от размера и структуры организации.
Функции делопроизводителя в организации
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя включает в себя множество функций, обязанностей и ответственностей, связанных с документооборотом и делопроизводством.
- Составление и обработка документов. Одной из основных функций делопроизводителя является составление и обработка различных документов, включая служебные записки, письма, отчеты и прочие документы согласно правилам и нормам организации.
- Соблюдение норм и положений. Делопроизводитель должен знать и соблюдать все нормы и положения, регламентирующие работу с документами в организации, такие как инструкции по оформлению документов, порядок регистрации и хранения документов и т.д.
- Взаимоувязка с другими должностями. Делопроизводителю необходимо уметь эффективно взаимодействовать с другими сотрудниками организации, включая руководителей и специалистов, для обеспечения оперативного и качественного документооборота.
- Секретарь-делопроизводитель и секретарь-референт. В некоторых организациях делопроизводитель может выполнять дополнительные функции секретаря-референта, включающего в себя организацию рабочего времени руководителя, планирование и организацию встреч, ведение переговоров и т.д.
- Секретарь-делопроизводитель и секретарь-машинистка. В некоторых случаях делопроизводитель может также выполнять функции секретаря-машинистки, включающие в себя набор и оформление документов на печатной машинке или компьютере.
Делопроизводитель должен обладать определенными квалификационными требованиями, такими как хорошее знание норм и правил документооборота, умение работать с различными офисными программами, хорошее письменное и устное владение русским языком, организованность и ответственность.
Такой специалист является важной частью организации и содействует эффективному функционированию документооборота и делопроизводства, обеспечивая своевременное и правильное выполнение задач в этой сфере.
В заключительные должностные обязанности делопроизводителя также может входить обучение сотрудников организации правилам и нюансам работы с документами, подготовка образцов документов, контроль выполнения рабочих поручений и другие задачи, связанные с эффективным управлением документооборотом.
Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя
Обязанности делопроизводителя составляют комплекс физических, административных и организационных функций, связанных с обработкой входящих, исходящих и внутренних документов.
1. Документооборот и составление документов
Делопроизводитель осуществляет полный цикл работы с документами – от их приема и регистрации до хранения и утилизации. Это включает в себя:
- Регистрацию входящих документов и их распределение по исполнителям.
- Составление и оформление исходящих документов, в соответствии с установленными нормами и правилами.
- Контроль за своевременным исполнением поступивших документов и выполнением поручений руководителя.
- Составление протоколов, отчетов, писем и других документов по указанию руководителя.
2. Организация и обработка документов
Делопроизводитель отвечает за правильную организацию системы хранения и обработки документов в организации. Это включает в себя:
- Систематизацию и обновление документов в архиве.
- Создание и поддержку электронной базы данных с документами организации.
- Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов в соответствии с установленными нормами и требованиями.
- Архивирование и утилизацию устаревших документов.
3. Взаимоувязка с другими должностями
Работа делопроизводителя тесно связана с работой других должностей, особенно с руководителями и секретарями. В этой связи, делопроизводитель выполняет следующие функции:
- Взаимодействие с руководителем организации и секретарем в планировании и проведении деловых встреч, совещаний и переговоров.
- Подготовка необходимых документов и материалов для совещаний и встреч.
- Встреча и сопровождение важных гостей, организация их пребывания в организации.
Важная особенность работы делопроизводителя – конфиденциальность. Специалист по документообороту обязан соблюдать нормы конфиденциальности и обеспечивать безопасность документации организации.
В заключительные обязанности делопроизводителя входит выполнение любых других поручений, выданных руководителем. Делопроизводитель должен иметь хорошую организованность, внимательность к деталям и умение работать в команде, так как его работа сильно зависит от сотрудничества с другими сотрудниками организации.
Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка
В должностной инструкции секретаря-делопроизводителя часто указываются различные квалификационные требования в зависимости от конкретной должности. Рассмотрим некоторые важные нюансы, связанные с требованиями к квалификации для секретаря руководителя, секретаря-референта и секретаря-машинистки:
- Секретарь руководителя – должностные обязанности этого специалиста по документообороту и менеджеру включают в себя составление и обработку различных документов. Важная функция секретаря руководителя заключается в составлении должностной инструкции и положений по образцу. В связи с этим на должность секретаря руководителя обычно выдвигаются более высокие квалификационные требования, так как от этого специалиста зависит правильность и эффективность организации документооборота.
- Секретарь-референт – этот специалист также выполняет важные функции по обработке и составлению документов, но дополнительно занимается внешними деловыми контактами. Квалификационные требования для секретаря-референта включают не только знание и опыт в области документооборота, но и навыки общения, умение вести переговоры и хорошее владение деловым этикетом.
- Секретарь-машинистка – должностные обязанности этого специалиста включают осуществление печатной работы и ведение документации в письменном виде. Чаще всего для секретаря-машинистки важны грамотность, навыки быстрого и точного набора текста на печатной машинке и владение офисной техникой.
Таким образом, квалификационные требования для различных видов секретарей могут отличаться в зависимости от их функций и обязанностей. Важно учитывать грамотность, опыт работы и специальные навыки специалиста при составлении квалификационных требований в должностной инструкции.