Должностные инструкции выполняют в компании несколько функций. Это конкретизация трудовых обязанностей работника, распределение функций между сотрудниками с одинаковыми должностями, основание для оценки работы специалиста и т.п. Документ не обязателен к составлению согласно законодательству, однако судебная практика и письма Роструда говорят об обратном. В статье рассмотрим, как составить должностную инструкцию помощника генерального директора (или ассистента руководителя).
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной помощника генерального директора .doc
Образец должностной инструкции помощника генерального директора
1. Общие положения
- Работник, принятый на должность помощника генерального директора, в компании относится к специалистам.
- На данную должность нанимается лицо с высшим образованием (бакалавр) либо дополнительным профессиональным и стажем труда в области работы компании не менее 3 лет.
- Помощник гендиректора принимается на работу и увольняется с нее генеральным директором компании.
- Работник подчиняется генеральному директору компании.
- Помощник гендиректора должен обладать такими знаниями:
- внутренней и внешней политики хозяйствующего субъекта;
- принципов представительства в госорганах, органах местного самоуправления, других компаниях и правила взаимодействия с ними;
- структуру компании, руководство отделов, цехов, филиалов, сферу деятельности хозяйствующего субъекта, должности всех работников, компетенции каждого структурного подразделения компании;
- современных информационных технологий;
- законодательства в области деятельности компании, госстандарты в этой сфере;
- особенностей оформления и составления документации, аннотаций, обзоров;
- методов работы с поисковыми системами, каталогами библиотек, электронными базами данных, сетью Интернет;
- правил работы с внешними носителями информации, различными справочниками, правовыми системами;
- этики делового общения, правил проведения переговоров;
- методов защиты конфиденциальной информации компании;
- Правил внутреннего трудового распорядка в компании.
- Помощник гендиректора должен обладать такими навыками, как:
- анализ источников информации в плане достоверности, актуальности, быстроты предоставления необходимых сведений;
- обработка данных согласно заданным требованиям начальства;
- передача сведений в систематизированном виде;
- поиск требуемой информации в справочниках, базах данных, Интернете;
- верная интерпретация полученных данных;
- применение правил делового этикета, основ психологии делового общения;
- разработка планов командировок и служебных поездок гендиректора компании;
- формирование необходимых для деловой поездки руководителя бумаг;
- правильное оформление протоколов заседаний, собраний, совещаний, списков итоговых документов;
- проведение переговоров с партнерами и контрагентами фирмы;
- формирование пресс-релизов;
- работа с большим объемом информации, в режиме многозадачности;
- работа с компьютерами, другой современной техникой;
- поддержание положительного имиджа компании и своего непосредственного руководителя;
- быстрота принятия решений в процессе работы;
- формирование аналитических отчетов по поручению своего руководителя;
- работа с системами ЭДО в компании.
- Работник в своей деятельности опирается на:
- Устав хозяйствующего субъекта;
- данный документ;
- иные локальные нормативные акты компании.
2. Должностные обязанности
Трудовые задачи работника включают в себя следующие:
- Отбор источников информации согласно заданным ему критериям.
- Обработка данных для подготовки проектов решений руководства.
- Решение вопросов, которые не требуют участия непосредственного руководителя.
- Подготовка бумаг для деловых партнеров.
- Взаимодействие с деловыми партнерами компании.
- Информирование гендиректора о ходе тех или иных процессов, результатов запросов и обращений.
- Подготовка документов для участия своего руководителя в деятельности разных госструктур, муниципальных органов и т.п.
- Подбор всей нужной информации по запросу гендиректора.
- Планирование и организация деловых поездок своего руководителя.
- Подготовка совещаний, заседаний, собраний, презентаций по требованию руководителя.
- Проведение пресс-конференции по требованию руководителя.
- Организация встречи участников заседаний, переговоров и т.п.
- Подготовка всех запрошенных документов, информирование сотрудников о решениях и распоряжениях гендиректора.
- Контроль работы по исполнению требований руководителя.
- Подготовка аналитики и отчетов по заданным вопросам и поручениям.
3. Права
Помощник гендиректора имеет такие права:
- Обсуждать вопросы, относящиеся к его непосредственным обязанностям.
- Требовать и получать у своего руководителя и других работников всю необходимую для своей работы информацию и документацию.
- Вносить предложения по совершенствованию условий труда в компании.
- Принимать участие в обсуждении проектов решений руководства, совещаниях по их разработке и подготовке.
- Повышать свою квалификацию.
4. Ответственность
Работник, принятый на должность генерального директора, привлекается к ответственности:
- За некачественное выполнение или невыполнение своих трудовых задач — в рамках актуального трудового законодательства РФ.
- За проступки и преступления, допущенные во время своей работы, — в соответствии с положениями ГК РФ, УК РФ, КоАП РФ.
- За нанесение материального ущерба компании — в рамках актуального трудового законодательства РФ.
Общая информация
Круг должностных обязанностей помощника гендиректора зависит от масштабов компании, количества его контрагентов, сотрудников. То есть от того, насколько большой объем помощи требуется руководителю, будет зависеть перечень задач работника. Если сказать коротко, то главная задача помощника гендиректора — исполнять все его распоряжения или доносить их до других работников компании.
Поручить разработку документа можно кадровым работникам и юристам. Кроме того, сам генеральный директор должен ознакомиться с ней на стадии создания, при необходимости проконсультировать подчиненных на предмет полноты внесения обязанностей.
Для ознакомления с перечнем трудовых функций можно воспользоваться профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Он утвержден приказом Минтруда РФ от 6 мая 2015 года №276н. Если данные документа соответствуют рабочим действиям потенциального помощника гендиректора, то формулировки можно смело использовать в документе.
После составления инструкции ее утверждает работодатель. Он расписывается в графе «Утверждаю» и ставит дату.
Несмотря на то что в законодательстве нигде не указано, что разрабатывать должностную инструкцию нужно обязательно, работодатели все-таки ее составляют. Документ могут потребовать предоставить во время проверки трудинспекции, о его необходимости говорится в письмах Роструда. Поэтому важно соблюсти традиционную структуру бумаги.
Содержание инструкции
Инструкция, как правило, состоит из 4 базовых разделов. При необходимости можно дополнить ее дополнительными разделами. К основным относят такие части, как «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». Дополнительные разделы, такие как «Оценка деятельности», «Заключительные положения», «Взаимодействие в организации», включают, если хотят охватить как можно больше сторон трудовых отношений с персоналом.
Общие положения
Этот раздел утверждает, какое образование должно быть у принимаемого на должность помощника генерального директора, какое место он будет занимать в иерархии компании, какими знаниями и навыками он должен обладать. Информация не должна отличаться от той, что будет прописана в трудовом договоре с работником.
К сведению! Отдельные пункты будут повторяться для работников некоторых категорий, например, те, что касаются знаний законодательства и документации в организации.
Должностные обязанности работника
Раздел должен содержать перечень трудовых задач работника. Он должен быть составлен с особой внимательностью, функции нужно прописать как можно конкретнее. Как было сказано выше, универсальной инструкции для помощника гендиректора нет, поскольку трудовые задачи будут зависеть от масштабов компании. Важно, чтобы указанные действия совпадали с теми навыками и знаниями, которые отмечены в первом пункте инструкции.
Права
Можно сказать, что данная часть инструкции «универсальная», поскольку описание прав дается стандартно для многих должностей. Здесь указывают права на получение необходимой информации для выполнения трудовых задач, на принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции. Также помощник генерального директора может совершенствовать свою квалификацию, участвовать в обсуждении проектов решений начальства.
Ответственность
Здесь наниматель прописывает, какую ответственность будет нести помощник генерального директора. Все возможные варианты наказаний за какие-либо проступки не прописывают, поскольку каждый случай индивидуален и разбирается порой с привлечением суда и органов следствия. При составлении документа ограничиваются стандартными фразами: «в рамках положений действующего законодательства».
Оформление и хранение документа
Должностную инструкцию распечатывают на фирменном бланке компании (с реквизитами) формата А4. Выглядеть документ должен так:
- наименование и реквизиты компании;
- отметка об утверждении документа руководителем фирмы — в ней должны быть предусмотрены графы для постановки гендиректором подписи и даты утверждении документа;
- название документа;
- текст инструкции;
- подписи гендиректора и его помощника, иногда при желании руководства ставят свои подписи сотрудники, причастные к составлению и утверждению должностной инструкции.
Как правило, документ составляют в двух экземплярах. Один отдают работнику, а второй остается в отделе кадров, его прикрепляют к личному делу специалиста. Работник может хранить свой экземпляр на рабочем месте и при возникающей необходимости обращаться к его тексту.
Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора – это, прежде всего, помощь первому лицу компании. Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора может включать и специфические требования (например, знание двух иностранных языков) и обязанности. В любом случае, образец должностной инструкции ассистента (помощника) генерального директора поможет вам в составлении кадрового документа.
Должностная инструкция ассистента генерального директора (Должностная инструкция помощника генерального директора)
1. Общие положения
1.1. Ассистент (помощник) генерального директора относится к категории специалистов.
1.2. Ассистент (помощник) генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Ассистент (помощник) генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
1.4. На время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность ассистента (помощника) генерального директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.6. Ассистент (помощник) генерального директора руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора
Ассистент (помощник) генерального директора выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.).
2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
2.3. Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках, пр.
2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.
2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.
3. Права ассистента (помощника) генерального директора
Ассистент (помощник) генерального директора имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность ассистента (помощника) генерального директора
Ассистент (помощник) генерального директора несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Должностная инструкция по специальности «Помощник директор»
Вы можете скачать должностную инструкцию помощника директора бесплатно. Должностные обязанности помощника директора
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ДИРЕКТОРА ПО ПРОДАЖАМ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность и права помощника директора _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. На должность помощника директора принимается лицо с высшим
профессиональным образованием (требований к стажу работы нет)
или средним профессиональным образованием и стажем работы по
специальности не менее _________ лет.
1.3. Помощник директора находится в подчинении у руководителя
________________________________________________________________________.
(предприятия, организации, структурного подразделения)
1.4. В период отсутствия помощника директора (болезнь, отпуск и пр.)
его обязанности возлагаются на его заместителя, несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств.
1.5. Помощник директора обязан знать:
— руководящий состав и структуру предприятия и его подразделений;
— организацию делопроизводства;
— распоряжения, постановления и приказы, а также прочие руководящие
и нормативные документы и материалы, которые касаются
ведения делопроизводства и деятельности предприятия;
— методы обработки и правила оформления документации;
— машинопись;
— архивное дело;
— правила эксплуатации приемно-переговорных устройств;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— основы эстетики и этики;
— правила печатания деловых писем с применением типовых форм;
— правила делового общения;
— правила пользования вычислительной техникой;
— основы управления и организации труда;
— трудовое законодательство и административное право;
— нормы и правила охраны труда;
— правила трудового распорядка на предприятии.
1.6. В своей деятельности помощник директора руководствуется:
— методическими материалами, которые касаются я соответствующих вопросов;
— уставом предприятия;
— нормативной документацией по вопросам выполняемой работы;
— правилами трудового распорядка на предприятии;
-данной должностной инструкцией;
— распоряжениями и указами директора предприятия.
2. Функции
Помощник директора выполняет следующие функции:
2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Участие в разработке мероприятий по рационализации
документооборота.
2.4. Организация приема посетителей.
3. Должностные обязанности
Помощник директора предприятия обязан:
3.1. Принимать корреспонденцию, которая поступает для рассмотрения директору предприятия, передавать ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям или структурным подразделениям для применения в
работе, или подготовки ответов.
3.2. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
3.3. Вести делопроизводство.
3.4. Принимать личные заявления и документацию на подпись руководителю
предприятия.
3.5. выполнять разного рода операции с
использованием компьютерной техники, которая предназначена для сбора, обработки и
представления информации при подготовке и принятии решений.
3.6. Подготавливать материалы и документацию, нужные руководителю для работы.
3.7. Контролировать своевременное рассмотрение и представление
конкретными исполнителями и структурными подразделениями документации,
поступившей на исполнение.
3.8. Вести проверку правильности оформления подготовленных проектов документов, которые передаются на подпись руководителю и обеспечивать качественное их редактирование.
3.9. Принимать и передавать информацию по
приемно-переговорным устройствам (телексу, телефаксу и пр.), телефонограммы, вовремя доводить до его сведения информацию, которая приходит по каналам связи.
3.10. Организовывать телефонные переговоры для руководителя,
в его отсутствие вести запись получаемой информации и далее доводить до его
сведения ее содержание.
3.11. По поручению руководителя составлять запросы и письма, а также прочие документы, подготавливать ответные письма их авторам.
3.12. Вести подготовку совещаний и заседаний для проведения
руководителем (оповещение
участников о месте и времени проведения, сбор необходимых материалов, повестка дня, регистрация участников).
3.13. Оформлять и вести протоколы совещаний и заседаний.
3.14. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.15. Осуществлять контроль выполнения работниками предприятия
распоряжений и приказов руководства, а также за соблюдения сроков
выполнения поручений и указаний руководителя предприятия.
3.16. Обеспечивать рабочее место руководителя
канцелярскими принадлежностями, нужными средствами организационной техники.
3.17. Печатать служебные материалы, необходимые для работы руководителя.
3.18. Организовывать прием посетителей.
3.19. Обеспечивать условия для эффективной работы руководителя.
3.20. Копировать документы на персональном ксероксе.
3.21. Содействовать оперативному рассмотрению предложений и просьб работников.
3.22. Формировать дела согласно утвержденной номенклатуре,
обеспечивать их сохранность и своевременную сдачу в архив.
4. Права
Помощник директора вправе:
4.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
усовершенствованию работ, связанных с его должностными обязанностями.
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
которые касаются его деятельности.
4.3. Требовать от руководства предприятия помощи в
выполнении своих должностных прав и обязанностей.
4.4. Запрашивать от специалистов и руководителей структурных подразделений,
документацию и информацию, нужную для выполнения своих
обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией.
5. Ответственность
Помощник директора ответственен:
5.1. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных
обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.
5.2. За совершенные в процессе работы
правонарушения в определенных уголовным, административным и
гражданским законодательством РФ рамках.
5.3. За нанесение материального ущерба предприятию в определенных
трудовым, гражданским и уголовным законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Должностная инструкция помощника руководителя представляет собой документ, который описывает обязанности, права и ответственность помощника руководителя. Она является важным элементом организационной структуры и определяет порядок работы и взаимодействия помощника руководителя с другими сотрудниками.
В общих чертах должностная инструкция помощника руководителя включает в себя следующие пункты:
- Общая информация о должностной инструкции помощника руководителя;
- Описание должностных обязанностей помощника руководителя;
- Права и ответственность помощника руководителя;
- Порядок пересмотра должностной инструкции помощника руководителя;
- Образец положения о должностной инструкции помощника руководителя.
Должностная инструкция помощника руководителя подразумевает выполнение широкого спектра обязанностей. От помощника руководителя требуется организационная активность, умение принимать решения вне зависимости от личного мнения, а также эффективное решение проблем, возникающих в ходе работы. Помощник руководителя также обязан поддерживать личную встречу руководителя с генеральным директором.
Должностная инструкция помощника руководителя является документом постоянного характера. В случае необходимости изменений и дополнений в инструкцию, они могут быть внесены только после пересмотра и утверждения в соответствии с установленным порядком.
Должностная инструкция помощника руководителя является неотъемлемой частью организационного документооборота и определяет права, обязанности и ответственность помощника руководителя.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Должностные обязанности помощника руководителя осуществляются в соответствии с образцом должностной инструкции и инструкциями руководителя.
2. Помощник руководителя осуществляет личное сопровождение руководителя в рамках его должностной деятельности.
3. В обязанности помощника руководителя входит выполнение поручений руководителя (директора) в соответствии с его указаниями и инструкциями.
4. Помощник руководителя имеет право на получение необходимой информации и документации, находящихся в ведении руководителя, в рамках его должностной компетенции.
5. Должностная инструкция помощника руководителя предусматривает ответственность за ненадлежащее выполнение поручений и инструкций руководителя.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Должностная инструкция помощника руководителя описывает его должностные обязанности и права, а также порядок их выполнения.
1. Общие обязанности
Помощник руководителя (заместителя) директора обязан выполнять следующие обязанности:
- Подготовка документов и материалов для руководителя (заместителя) директора.
- Организация и контроль работы секретариата и подчиненных сотрудников.
- Участие в проведении совещаний, советов и рабочих групп, подготовка протоколов и докладов.
- Координация и контроль выполнения поручений руководителя (заместителя) директора.
- Обеспечение конфиденциальности информации, полученной в ходе работы.
2. Личное обслуживание руководителя (заместителя) директора
Помощник руководителя должен обеспечивать личное обслуживание руководителя (заместителя) директора:
- Организация рабочего места руководителя (заместителя) директора.
- Проведение переговоров, встреч, деловых поездок и организация отдыха руководителя (заместителя) директора.
- Организация и контроль работы персонального автопарка руководителя (заместителя) директора.
3. Должностные обязанности и ответственность
Помощник руководителя несет ответственность за своевременное и качественное выполнение своих должностных обязанностей. Он также обязан:
- Организовывать и координировать работу, связанную с выполнением поручений руководителя.
- Анализировать и обрабатывать информацию, поступающую от руководителя и других источников.
- Соблюдать общие инструкции и правила внутреннего трудового распорядка организации.
- Представлять интересы руководителя на служебных мероприятиях и внешних контактах.
- Соблюдать порядок и дисциплину в своей рабочей обстановке и отношениях с коллегами.
Должностная инструкция помощника руководителя может быть подвергнута пересмотру и изменению в соответствии с потребностями и целями работы руководителя.
| Структурное подразделение | Наименование | Вид должности |
|---|---|---|
| Отдел кадров | Руководитель отдела кадров | Генеральный директор |
| Отдел маркетинга | Руководитель отдела маркетинга | Заместитель генерального директора |
ПРАВА
- Права помощника руководителя (заместителя генерального директора) определяются в соответствии с положениями должностной инструкции и образцом инструкции о его должностных обязанностях.
- Права помощника руководителя (заместителя генерального директора) могут быть пересмотрены или изменены приказом генерального директора в порядке, предусмотренном инструкцией о его должностных обязанностях.
- Помощник руководителя (заместитель генерального директора) имеет право на получение личного материала и документации, необходимых для выполнения своих обязанностей.
- Помощник руководителя (заместитель генерального директора) осуществляет свои права в пределах, определенных должностной инструкцией и обязанностями, возложенными на него руководителем.
- Помощник руководителя (заместитель генерального директора) обладает правом принимать участие в обсуждении и решении вопросов, относящихся к его компетенции.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
1. Общие положения
Помощник руководителя отвечает за выполнение поставленных перед ним задач и обязательств перед руководством. Он должен осуществлять свою работу добросовестно, на высоком уровне профессиональной компетенции и соблюдать требования законодательства.
2. Порядок действий
Помощник руководителя обязан действовать в рамках своих полномочий и согласно инструкции. При возникновении ситуаций, требующих принятия решений, он должен обратиться к руководителю для получения необходимых указаний и рекомендаций.
3. Обязанности
Помощник руководителя имеет следующие обязанности:
— Организация и проведение рабочих встреч, конференций и совещаний.
— Оперативное выполнение поручений, поступающих от руководителя.
— Координация деятельности с другими подразделениями компании.
4. Права
Помощнику руководителя предоставляются следующие права:
— Участие в руководстве и управлении предприятием.
— Получение информации, необходимой для выполнения своих обязанностей.
5. Ответственность
Помощник руководителя несет ответственность за качество и своевременность выполнения своих обязанностей. Он также несет ответственность за соблюдение конфиденциальности и обеспечение безопасности информации, полученной в процессе работы.
ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
Должностная инструкция помощника руководителя представляет собой документ, определяющий его должностные обязанности, права и ответственность. В данном разделе описывается порядок пересмотра данной должностной инструкции.
1. Общие положения
Пересмотр должностной инструкции помощника руководителя осуществляется в соответствии с установленными процедурами и правилами предприятия/организации. Основным лицом, ответственным за пересмотр должностной инструкции, является руководитель организации (директор или генеральный директор).
2. Права и обязанности
Руководитель организации имеет право вносить изменения в должностную инструкцию помощника руководителя, в случаях, когда это требуется для обеспечения эффективной работы. Пересмотр должностной инструкции может также происходить по инициативе помощника руководителя, если он считает, что его обязанности или права требуют изменений.
При пересмотре должностной инструкции руководитель учитывает мнение помощника руководителя и может провести переговоры с ним, чтобы обсудить предлагаемые изменения.
3. Порядок пересмотра
Пересмотр должностной инструкции может проводиться путем:
| Способ пересмотра | Описание |
|---|---|
| Внутренний пересмотр | Руководитель организации самостоятельно вносит изменения в должностную инструкцию на основе общего согласования с помощником руководителя. |
| Согласование с вышестоящим руководством | Руководитель организации предлагает изменения в должностную инструкцию и получает согласие от вышестоящего руководства (например, от заместителя директора или генерального директора). |
| Согласование с правовыми отделами | Руководитель организации предлагает изменения в должностную инструкцию и получает согласие отправственных правовых отделов. Это необходимо в случаях, когда вносимые изменения требуют соблюдения определенных правовых норм и нормативных актов. |
| Согласование с другими отделами/подразделениями | Руководитель организации предлагает изменения в должностную инструкцию и получает согласие от других отделов или подразделений, с которыми помощник руководителя работает в тесном взаимодействии. |
4. Процедура утверждения
После выполнения всех необходимых процедур и согласований руководитель организации утверждает пересмотренную должностную инструкцию. Обновленная инструкция в соответствующем виде предоставляется помощнику руководителя и становится действующей с момента ее получения.
5. Образец инструкции
По результатам пересмотра должностной инструкции помощника руководителя формируется образец инструкции, который в дальнейшем может быть использован для описания аналогичных должностей или при приеме новых сотрудников на данную должность.
Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)
1. Общие положения
Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя) является образцом и предназначена для установления порядка и определения обязанностей, прав и ответственности помощника генерального директора.
2. Должностные обязанности
2.1. Вести делопроизводство и обеспечивать организацию рабочего пространства генерального директора.
2.2. Осуществлять прием, регистрацию и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
2.3. Составлять планы работы и контролировать их выполнение сотрудниками компании.
2.4. Подготавливать и анализировать отчеты и документацию по поручению генерального директора.
2.5. Проводить согласование и подготовку материалов для совещаний и встреч генерального директора.
3. Права помощника генерального директора
3.1. Вести переговоры и взаимодействовать с другими подразделениями компании в интересах работы генерального директора.
3.2. Представлять генерального директора на совещаниях и внешних мероприятиях в случае его отсутствия.
3.3. Запрашивать и получать отчеты и информацию у подчиненных сотрудников для осуществления контроля и анализа.
4. Ответственность помощника генерального директора
4.1. Нести личную ответственность за качественное и своевременное выполнение поручений генерального директора.
4.2. Конфиденциальность. Бережно хранить и не разглашать информацию, полученную в рамках своей должности.
4.3. Качество работы. Поддерживать высокий уровень профессиональной работы и улучшать свои навыки.
5. Порядок пересмотра инструкции
Данная должностная инструкция может быть изменена или пересмотрена с согласования генерального директора компании.
Инструкция личного помощника директора
Данная инструкция описывает должностные обязанности и права личного помощника директора и устанавливает порядок их выполнения.
1. Положения общие
Личный помощник директора является должностным лицом, назначаемым на основании приказа директора компании.
Он осуществляет свою деятельность на рабочем месте в офисе директора, а также в других местах, указанных в поручениях директора.
2. Должностные обязанности
Личный помощник директора выполняет следующие обязанности:
а) Организация и поддержание текущей работы директора компании.
б) Подготовка и оформление документов (писем, протоколов, отчетов и других материалов) по указанию и с согласования с директором.
в) Управление рабочим расписанием и календарем директора, контроль за исполнением его деловых и личных обязанностей.
г) Организация и подготовка встреч, переговоров, конференций, совещаний директора.
д) Ведение деловой переписки и телефонных переговоров от имени директора компании.
е) Контроль за исполнением распоряжений и поручений директора компании.
3. Права и ответственность помощника директора
Помощник директора имеет право:
а) В пределах своей компетенции принимать оперативные решения по вопросам текущей работы директора, в случае его отсутствия или невозможности принятия решения.
б) Получать от директора все необходимые указания и указания по организации своей работы.
в) Использовать служебные и информационные ресурсы компании для работы.
г) За свою деятельность помощник директора несет ответственность перед директором компании.
4. Инструкция о пересмотра должностной инструкции
Данная инструкция о пересмотра должностной инструкции подлежит рассмотрению и пересмотру в случае изменения организационно-правовых форм, структуры или задач компании.
5. Образец должностной инструкции помощника директора
Образец должностной инструкции помощника директора представлен в приложении к данной инструкции.
ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
Обязанности помощника руководителя генерального директора (заместителя) в соответствии с должностной инструкцией могут пересматриваться и дополняться, если это необходимо в связи с изменением организационной структуры компании, введением новых технологий или иных обстоятельствах, влияющих на работу персонала.
Порядок пересмотра должностной инструкции помощника руководителя регламентируется следующими общими положениями:
- Пересмотр должностной инструкции проводится по решению руководителя компании или по инициативе самого помощника руководителя при обоснованных причинах.
- Инициатор пересмотра должностной инструкции должен представить письменное обоснование необходимости изменений, указав на наличие новых задач, ответственности или изменении обстоятельств, влияющих на работу.
- Предложенные изменения должностной инструкции должны быть проработаны с учетом связанных изменений в обязанностях и правах помощника руководителя, а также согласованы с вышестоящими органами управления компании.
- После проработки и согласования изменений должностной инструкции, они оформляются в виде дополнительного раздела к существующей инструкции и вводятся в действие после утверждения руководителем компании.
Важно отметить, что пересмотр должностной инструкции не должен приводить к существенным изменениям в обязанностях и правах помощника руководителя без согласия руководства компании. Любые изменения должны быть обоснованы и соответствовать потребностям и целям организации.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. №333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности помощника руководителя (генерального директора): должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.3. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору компании, а в случае его отсутствия — руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия помощника руководителя его права и обязанности возлагаются на специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат), а также опыт работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
1.7. Помощник руководителя должен знать:
• Устав компании;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности компании;
• локальные нормативные акты компании общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• специфику основной деятельности компании;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• руководящий состав организации и ее подразделений;
• функции самоменеджмента;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• методы постановки целей;
• правила проведения деловых переговоров;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
• основы управления временем;
• порядок подготовки и проведения командировок;
• порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
• деловой протокол, а том числе основы международного протокола;
• правила организации приема посетителей;
• правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
• структуру организации, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами, порядок их взаимодействия;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола, приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
• правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
• методику составления сметы расходов конферентного мероприятия;
• системы скоростного письма;
• основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма;
• внутреннюю и внешнюю политика организации;
• принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
• принципы и методы администрирования;
• особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
• правила формирования и использования баз данных;
• современные научные методы и технические средства сбора, обработки, сохранения и передачи информации;
• современные информационные технологии;
• классификацию, виды и формы представления управленческой информации;
• источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
• требования, предъявляемые к управленческой информации;
• особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
• основы написания речей и докладов руководителя;
• методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
• современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
• правила работы с внешними носителями информации;
• справочные правовые системы;
• психологию делового общения, основы конфликтологии;
• правила проведения протокольных мероприятий;
• правила составления и оформления документов;
• информационно-коммуникационные технологии;
• английский язык на разговорном или свободном уровне;
• правила устных и письменных переводов в деловой коммуникации;
• правила и технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
• системы электронного документооборота, базы данных.
1.8. Помощник руководителя должен уметь:
• устанавливать цели, определять иерархию целей;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
• выбирать и оформлять планировщик;
• вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
• применять информационно-коммуникационные технологии;
• составлять план поездки руководителя;
• организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;
• оформлять командировочные документы;
• обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
• обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
• использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
• применять способы делового общения;
• организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
• управлять конфликтами;
• применять медиативные технологии;
• учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
• вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
• создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
• обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
• документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
• составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания;
• сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
• соблюдать правила делового этикета и протокола;
• работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
• применять правила русского языка;
• применять навыки скоростного письма, записи и расшифровки текста;
• использовать современные технические средства в области скоростного письма;
• обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
• анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
• собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
• интерпретировать данные и передавать информацию в систематизированном виде;
• обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
• производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
• работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
• разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
• обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
• пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
• определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
• излагать материал в логической последовательности;
• производить анализ и оценку изложенного материала;
• оформлять текст в соответствующем стиле;
• редактировать текст документов;
• формулировать выводы и рекомендации;
• осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
• пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
• применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
• проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций;
• применять основы психологии делового общения;
• составлять пресс-релизы;
• вести переговоры с партнерами;
• работать в режиме многозадачности;
• работать с большим объемом информации;
• осуществлять устные и письменные переводы с английского языка;
• вести деловую переписку с учетом правил делового этикета и документооборота.
1.9. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности помощника руководителя
Помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности:
2.1 планирование рабочего дня руководителя;
2.2 встреча посетителей руководителя;
2.3 ведение деловой переписки;
2.4 организация совещаний и переговоров;
2.5 организация деловых поездок, командировок;
2.6 подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций;
2.7 выполнение письменных и устных переводов;
2.8 контроль исполнения поручений руководителя.
III. Права помощника руководителя
Помощник руководителя имеет право:
3.1. Запрашивать у генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у генерального директора и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению организационной, информационной, документационной поддержки генерального директора.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.
IV. Ответственность помощника руководителя
Помощник руководителя несет ответственность:
4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
V. Взаимоотношения и связи по должности
5.1. Помощник руководителя работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством генерального директора планирует свою работу на отчетный период (в период отсутствия генерального директора — под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела).
5.3. Представляет генеральному директору отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от генерального директора или руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения генерального директора информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами компании в целях повышения эффективности ее работы.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.
VI. Заключительные положения
6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.
С инструкцией ознакомлен:
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Образец должностной инструкции помощника генерального директора
1. Общие положения
- Работник, принятый на должность помощника генерального директора, в компании относится к специалистам.
- На данную должность нанимается лицо с высшим образованием (бакалавр) либо дополнительным профессиональным и стажем труда в области работы компании не менее 3 лет.
- Помощник гендиректора принимается на работу и увольняется с нее генеральным директором компании.
- Работник подчиняется генеральному директору компании.
- Помощник гендиректора должен обладать такими знаниями:
- внутренней и внешней политики хозяйствующего субъекта;
- принципов представительства в госорганах, органах местного самоуправления, других компаниях и правила взаимодействия с ними;
- структуру компании, руководство отделов, цехов, филиалов, сферу деятельности хозяйствующего субъекта, должности всех работников, компетенции каждого структурного подразделения компании;
- современных информационных технологий;
- законодательства в области деятельности компании, госстандарты в этой сфере;
- особенностей оформления и составления документации, аннотаций, обзоров;
- методов работы с поисковыми системами, каталогами библиотек, электронными базами данных, сетью Интернет;
- правил работы с внешними носителями информации, различными справочниками, правовыми системами;
- этики делового общения, правил проведения переговоров;
- методов защиты конфиденциальной информации компании;
- Правил внутреннего трудового распорядка в компании.
- Помощник гендиректора должен обладать такими навыками, как:
- анализ источников информации в плане достоверности, актуальности, быстроты предоставления необходимых сведений;
- обработка данных согласно заданным требованиям начальства;
- передача сведений в систематизированном виде;
- поиск требуемой информации в справочниках, базах данных, Интернете;
- верная интерпретация полученных данных;
- применение правил делового этикета, основ психологии делового общения;
- разработка планов командировок и служебных поездок гендиректора компании;
- формирование необходимых для деловой поездки руководителя бумаг;
- правильное оформление протоколов заседаний, собраний, совещаний, списков итоговых документов;
- проведение переговоров с партнерами и контрагентами фирмы;
- формирование пресс-релизов;
- работа с большим объемом информации, в режиме многозадачности;
- работа с компьютерами, другой современной техникой;
- поддержание положительного имиджа компании и своего непосредственного руководителя;
- быстрота принятия решений в процессе работы;
- формирование аналитических отчетов по поручению своего руководителя;
- работа с системами ЭДО в компании.
- Работник в своей деятельности опирается на:
- Устав хозяйствующего субъекта;
- данный документ;
- иные локальные нормативные акты компании.
2. Должностные обязанности
Трудовые задачи работника включают в себя следующие:
- Отбор источников информации согласно заданным ему критериям.
- Обработка данных для подготовки проектов решений руководства.
- Решение вопросов, которые не требуют участия непосредственного руководителя.
- Подготовка бумаг для деловых партнеров.
- Взаимодействие с деловыми партнерами компании.
- Информирование гендиректора о ходе тех или иных процессов, результатов запросов и обращений.
- Подготовка документов для участия своего руководителя в деятельности разных госструктур, муниципальных органов и т.п.
- Подбор всей нужной информации по запросу гендиректора.
- Планирование и организация деловых поездок своего руководителя.
- Подготовка совещаний, заседаний, собраний, презентаций по требованию руководителя.
- Проведение пресс-конференции по требованию руководителя.
- Организация встречи участников заседаний, переговоров и т.п.
- Подготовка всех запрошенных документов, информирование сотрудников о решениях и распоряжениях гендиректора.
- Контроль работы по исполнению требований руководителя.
- Подготовка аналитики и отчетов по заданным вопросам и поручениям.
3. Права
Помощник гендиректора имеет такие права:
- Обсуждать вопросы, относящиеся к его непосредственным обязанностям.
- Требовать и получать у своего руководителя и других работников всю необходимую для своей работы информацию и документацию.
- Вносить предложения по совершенствованию условий труда в компании.
- Принимать участие в обсуждении проектов решений руководства, совещаниях по их разработке и подготовке.
- Повышать свою квалификацию.
4. Ответственность
Работник, принятый на должность генерального директора, привлекается к ответственности:
- За некачественное выполнение или невыполнение своих трудовых задач — в рамках актуального трудового законодательства РФ.
- За проступки и преступления, допущенные во время своей работы, — в соответствии с положениями ГК РФ, УК РФ, КоАП РФ.
- За нанесение материального ущерба компании — в рамках актуального трудового законодательства РФ.
Общая информация
Круг должностных обязанностей помощника гендиректора зависит от масштабов компании, количества его контрагентов, сотрудников. То есть от того, насколько большой объем помощи требуется руководителю, будет зависеть перечень задач работника. Если сказать коротко, то главная задача помощника гендиректора — исполнять все его распоряжения или доносить их до других работников компании.
Поручить разработку документа можно кадровым работникам и юристам. Кроме того, сам генеральный директор должен ознакомиться с ней на стадии создания, при необходимости проконсультировать подчиненных на предмет полноты внесения обязанностей.
Для ознакомления с перечнем трудовых функций можно воспользоваться профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Он утвержден приказом Минтруда РФ от 6 мая 2015 года №276н. Если данные документа соответствуют рабочим действиям потенциального помощника гендиректора, то формулировки можно смело использовать в документе.
После составления инструкции ее утверждает работодатель. Он расписывается в графе «Утверждаю» и ставит дату.
Несмотря на то что в законодательстве нигде не указано, что разрабатывать должностную инструкцию нужно обязательно, работодатели все-таки ее составляют. Документ могут потребовать предоставить во время проверки трудинспекции, о его необходимости говорится в письмах Роструда. Поэтому важно соблюсти традиционную структуру бумаги.
Содержание инструкции
Инструкция, как правило, состоит из 4 базовых разделов. При необходимости можно дополнить ее дополнительными разделами. К основным относят такие части, как «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». Дополнительные разделы, такие как «Оценка деятельности», «Заключительные положения», «Взаимодействие в организации», включают, если хотят охватить как можно больше сторон трудовых отношений с персоналом.
Общие положения
Этот раздел утверждает, какое образование должно быть у принимаемого на должность помощника генерального директора, какое место он будет занимать в иерархии компании, какими знаниями и навыками он должен обладать. Информация не должна отличаться от той, что будет прописана в трудовом договоре с работником.
К сведению! Отдельные пункты будут повторяться для работников некоторых категорий, например, те, что касаются знаний законодательства и документации в организации.
Должностные обязанности работника
Раздел должен содержать перечень трудовых задач работника. Он должен быть составлен с особой внимательностью, функции нужно прописать как можно конкретнее. Как было сказано выше, универсальной инструкции для помощника гендиректора нет, поскольку трудовые задачи будут зависеть от масштабов компании. Важно, чтобы указанные действия совпадали с теми навыками и знаниями, которые отмечены в первом пункте инструкции.
Права
Можно сказать, что данная часть инструкции «универсальная», поскольку описание прав дается стандартно для многих должностей. Здесь указывают права на получение необходимой информации для выполнения трудовых задач, на принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции. Также помощник генерального директора может совершенствовать свою квалификацию, участвовать в обсуждении проектов решений начальства.
Ответственность
Здесь наниматель прописывает, какую ответственность будет нести помощник генерального директора. Все возможные варианты наказаний за какие-либо проступки не прописывают, поскольку каждый случай индивидуален и разбирается порой с привлечением суда и органов следствия. При составлении документа ограничиваются стандартными фразами: «в рамках положений действующего законодательства».
Оформление и хранение документа
Должностную инструкцию распечатывают на фирменном бланке компании (с реквизитами) формата А4. Выглядеть документ должен так:
- наименование и реквизиты компании;
- отметка об утверждении документа руководителем фирмы — в ней должны быть предусмотрены графы для постановки гендиректором подписи и даты утверждении документа;
- название документа;
- текст инструкции;
- подписи гендиректора и его помощника, иногда при желании руководства ставят свои подписи сотрудники, причастные к составлению и утверждению должностной инструкции.
Как правило, документ составляют в двух экземплярах. Один отдают работнику, а второй остается в отделе кадров, его прикрепляют к личному делу специалиста. Работник может хранить свой экземпляр на рабочем месте и при возникающей необходимости обращаться к его тексту.