Номенклатура дел инструкции по охране труда

18 февраля вступил в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень 2019).

Ранее действовавший Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкульта от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень 2010), утратил силу (Приказ Минкульта России от 17.12.2019 № 1964).

В статье расскажем о том, как изменился состав документов по охране труда в Перечне 2019, как поменялись сроки хранения некоторых документов по охране труда, а также о том, как внести изменения в существующую номенклатуру дел.

Как изменился состав документов по охране труда?

Сократилось количество статей. В Перечне 2010 их было 46, в Перечне 2019 осталось 24. Так, все статьи, в которых упоминалась переписка, объединены в одну статью «Переписка по вопросам охраны труда». Отдельные статьи исключены из перечня как морально устаревшие.

Документы по СОУТ объединены в одну статью. В Перечне 2019 для документов по СОУТ появилась статья 407, которая объединяет все документы, связанные с документирование процедуры СОУТ, — «Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий охраны труда)».

Скорректированы сроки хранения документов. Сроки хранения документов по личному составу приведены в соответствие с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017). По отношению к таким документам в Перечне 2019 теперь указан двойной срок хранения 50/75. Это означает, что 50 лет необходимо хранить документы, созданные после 2003 г., 75 — созданные до 2003 г.

Для некоторых документов срок хранения был сокращен.

В Перечне 2019 появился новый вид срока хранения — «до ликвидации организации», который означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Срок хранения «до ликвидации организации» не нужно путать со сроком хранения «постоянно», который означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Обратите внимание: «льгота» для организаций, не являющихся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, касается только срока «постоянно».

Что делать с номенклатурой дел на 2020 год?

Номенклатура дел отдела по охране труда, как правило, является частью сводной номенклатуры дел организации. Сводную номенклатуру дел на 2020 год нужно будет утверждать заново, так как после введения Перечня 2019 изменились заголовки дел, сроки хранения и статьи-основания.

Номенклатура по охране труда: хранение дел в 2023 году

В каждой организации со временем накапливается много разнообразных документов. У работодателя возникает необходимость систематизировать их. Именно для этого и разрабатывается специальный документ, который называется «Номенклатура дел». В 2023 году его ведение не является обязательным.

В статье расскажем, что включает номенклатура дел по охране труда.

Понятие

Под номенклатурой дел принято подразумевать систематизированный перечень наименований дел компании. В нем содержится полная информация о том, какие бумаги нужно вести в конкретном подразделении. Также указано, где их хранить.

О порядке составления номенклатуры говорится в действующих нормативно-правовых актах. В частности, речь идет о приказе Минкультуры №526 от 31.03.2015. 

Перечислим основные виды номенклатуры дел:

1. Типовая. Обязательный перечень дел, который заводят в однотипных организациях. Наличие типовой номенклатуры характерно для компаний, которые владеют широкой сетью подведомственных организаций.
2. Примерная. По своему назначению документ схож с типовой формой номенклатуры дел компании. Его разработка осуществляется в однотипных организациях.
3. Индивидуальная. Утверждается в каждой компании.

Внимание! Если в компании нет примерной или типовой номенклатуры, то индивидуальная разрабатывается как самостоятельный документ.

Согласно действующим нормативно-правовым актам, составлять номенклатуру дел в обязательном порядке должны следующие организации:

• муниципальные и государственные;
• негосударственные, если был заключен договор с госархивом;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности.

Другие юридические лица не обязаны заниматься составлением номенклатуры. Однако нужно учитывать, что она понадобится при ликвидации негосударственной организации.

Более того, негосударственные организации обязуются хранить архивную документацию в течение определенного срока, который регламентирован действующими нормативно-правовыми актами. Формирование собственного архива происходит по правилам, одобренным Росархивом.

Делаем вывод, что номенклатура:

• закрепляет систематизацию всех документов;
• оформляется по правилам;
• содержит сроки хранения каждого дела.

Номенклатура дел – это локальный нормативный акт, который обязателен для исполнения всеми сотрудниками компании без исключения. Ее назначение – упорядочивание документов, формируемых в дела.

Назначение

Перечислим цели номенклатуры дел:

• учитывает все дела, которые ведутся в организации;
• группирует дела в зависимости от их принадлежности или типа;
• обеспечивает сохранность дел и их быстрый поиск при необходимости;
• определяет правила формирования дел, учитывая их хронологию или суть.

Номенклатура приходит на помощь при выполнении «фильтрации» документов на предмет выявления тех, которые пора отправлять в архив.

Расскажем о функциях номенклатуры дел:

1. Применяется в качестве схемы классификации при группировке и распределении исполненных документов в папки-дела.
2. Документы, из которых состоит дело, имеют определенный срок хранения. Он определяется при проведении экспертизы ценности бумаг.
3. Требуется при построении информационно-поисковой системы по бумагам организации.
4. Применяется при формировании справочной картотеки на использованные бумаги.

Что включает

В номенклатуре дел перечислены сроки хранения документов. Их несколько:

1. «Постоянно». Означает, что указанные бумаги подлежат сдаче в архив по окончании срока их временного хранения в компании.
2. «До минования надобности». Срок хранения документа не может быть менее 1 года.
3. «ЭПК». Могут быть отобраны на постоянное хранение после истечения установленного срока их хранения.

Внимание! Аббревиатура ЭПК расшифровывается следующим образом – экспертно-проверочная комиссия.

Таблица с обязательными сроками хранения документов:

Сроки хранения документов по охране труда, которые указаны в приказе Росархива, обязательные к исполнению требования, а не рекомендации.

Внимание! За преждевременное списание документа предусмотрена ответственность. О размерах штрафов подробнее говорится в КоАП РФ.

Требования

Охрана труда – это система, которая предполагает наличие обширной документации по ОТ. Организация делопроизводства осуществляется в соответствии со спецификой работы по охране труда. Работодателю не обойтись без ведения документов в течение установленного срока в бумажном или электронном виде.

Номенклатура дел по охране труда делает процесс ведения документации удобным. Она определяет и указывает сроки действия бумаг. В конце года нужно прибегать к «фильтрации» документов, чтобы выявить те, которые подлежат сдаче в архив.

Требования к составлению номенклатур дел по ОТ перечислены в действующих нормативно-правовых актах. В частности, речь идет о Приказе Федерального архивного агентства №236 от 20.12.2019 года.

Какие документы по ОТ должны быть в организации

При разработке локальных нормативно-правовых актов, работодатель должен руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ. Начинать подготовку следует с создания Положения о системе управления охраной труда.

Положение считается основным локальным нормативным актом, регламентирующим процедуры по ОТ в компании. Все остальные бумаги тесно взаимосвязаны с процедурами, о которых говорится в Положении о СУОТ.

Довольно большой список документов должен быть в организации. Бумаги классифицируют на:

• регламентирующие;
• организационно-распорядительные;
• контрольно-учетные.

Регламентирующие

Под регламентирующими принято подразумевать документы, которые определяют процедуры из раздела «Функционирование» Положения о СУОТ. В качестве примера можно привести дату прохождения обязательного медицинского осмотра сотрудниками компании.

Организационно-распорядительные

К организационно-распорядительному документу можно отнести приказ о назначении ответственного за выдачу направлений на медосмотр.

Контрольно-учетные

К контрольно-учетному документу можно отнести журнал учета проведения инструктажей по охране труда, разработкой которого занимается работодатель.

Внимание! Журнал учета могут потребовать предъявить сотрудники контролирующих органов при проведении плановых и внеплановых проверок.

Правила хранения

Согласно действующим нормативно-правовым актам, периоды хранения можно разделить на несколько групп:

1. На протяжении одного года необходимо хранить наряды-допуски на выполнение опасных работ, журналы регистрации этих нарядов, а также списки выдачи средств индивидуальной защиты.
2. На протяжении трех лет необходимо хранить акты, заключения об обеспечении сотрудников СИЗ, обезвреживающими средствами.
3. На протяжении пяти лет необходимо хранить следующие документы: бумаги по обучению сотрудников по ОТ, сертификаты безопасности.
4. На протяжении 45 лет необходимо хранить документы по СОУТ, журналы инструктажей по охране труда.
5. На протяжении 50/57 лет необходимо хранить списки сотрудников, которые сталкиваются с тяжелыми условиями труда.

Для отдельных документов не устанавливаются сроки хранения. Это значит, что их нужно сохранять постоянно или хранить до замены новыми.

Сроки

Сроки хранения документов по ОТ перечислим в таблице:

Когда можно самостоятельно установить срок

Сроки хранения бумаг по ОТ регламентируются действующими нормативно-правовыми актами. Документы должны быть у любого работодателя, который создает для своих подчиненных безопасные условия труда.

Максимальный период, в течение которого отдельные бумаги по ОТ не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Однако не все документы подлежат такому долгому хранению.

Для некоторых документов работодатель вправе самостоятельно установить срок хранения. Лучше, если он будет максимальным. Это позволит избежать проблем, которые могут возникнуть с сотрудниками контролирующих органов.

Где могут храниться

На количество документов, которые со временем накапливаются в компании, влияют следующие факторы:

• чем занимается компания;
• насколько вредны и опасны условия труда.

Чтобы разгрузить архивы, сотрудники многих компаний переводят бумаги в электронную форму. Однако большая часть документов все еще остается на бумажном носителе. Они особенно подвержены порче ввиду воздействия воды, огня, света.

Экспертно-проверочная комиссия следит за тем, чтобы в организациях соблюдались условия хранения документов. Представители ЭПК рассказывают руководителям компаний о том, как правильно подготовить хранилища. Основное требование – бумаги должны лежать в сухой и проветриваемой комнате.

Внимание! В помещении, где хранятся важные документы, должны быть первичные средства пожаротушения. Также работодатель должен позаботиться об установке противопожарной сигнализации.

Когда нужно вносить изменения

В некоторых случаях в документы необходимо вносить изменения. В качестве примера возьмем инструкцию по ОТ.

Инструкция по ОТ – это нормативный акт, который устанавливает общие требования по охране труда при работе в производственных помещениях.

ИОТ подлежит пересмотру в следующих случаях:

• изменились условия или требования, которые влияют на безопасность сотрудников на рабочем месте;
• произошли определенные изменения в производственном процессе;
• сотрудник трудится на новых для него инструментах, машинах;
• в силу вступили новые нормативные документы, регулирующие сферу охраны труда.

Пересмотреть инструкцию можно двумя способами:

1. Внести изменения в действующий документ.
2. Издать ИОТ заново.

Кто отвечает за хранение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, документы по ОТ хранятся у сотрудника, которого назначили на должность ответственного за обеспечение безопасных условий охраны труда.

Внимание! В некоторых случаях документы хранятся у руководителя подразделения.

Контроль

Проверяют факт наличия документов по ОТ сотрудники трудовой инспекции. Если ими будут выявлены нарушения, то работодателя могут оштрафовать на сумму до 200 тыс. рублей или даже приостановить деятельность организации.

Трудовая инспекция проверяет, как работодатели соблюдают положения Трудового кодекса, а также правила охраны труда: верно ли оформляют бумаги, в каких условиях трудятся сотрудники и т.д.

Периодичность

Проверки бывают как плановые, так и внеплановые. Первые проводятся в зависимости от категории риска, которая была присвоена работодателю.

Чем выше категория риска, тем чаще проверяют работодателя:

• высокий – раз в два года;
• значительный – раз в три года;
• средний – раз в пять лет;
• умеренный – раз в шесть лет.

Порядок

Сотрудники ГИТ проверят, отвечают ли документы организации установленным требованиям. Перечислим их:

• не противоречат положениям действующих нормативно-правовых актов;
• не содержат избыточную информацию;
• утверждены работодателем;
• актуальны.

Ответственность

В 2023 году за отсутствие документов по охране труда предусмотрена ответственность. О размерах штрафов подробнее говорится в КоАП РФ:

Если у работодателя возникли проблемы с тем, чтобы навести порядок в документации, то он может прибегнуть к экспресс-аудиту.

Основные моменты

1. Негосударственные организации обязуются хранить архивную документацию в течение определенного срока, который регламентирован действующими нормативно-правовыми актами.
2. Чтобы разгрузить архивы, сотрудники многих компаний переводят бумаги в электронную форму.
3. Для некоторых документов работодатель вправе самостоятельно установить срок хранения.
4. В 2023 году за отсутствие документов по охране труда предусмотрена ответственность.

Ответы на часто задаваемые вопросы

1. Какие документы можно уничтожить?

Чтобы принять решение об уничтожении документа, необходимо руководствоваться сроком хранения. Если он подошел к концу, то бумагу можно уничтожить.

Постоянные или временные сроки хранения документов устанавливаются в зависимости от ценности бумаг.

1. Как разработать инструкцию по охране труда?

Под инструкцией по охране труда принято подразумевать локальный нормативный акт, который содержит требования по безопасному выполнению трудовых обязанностей для работников. Считается, что ИОТ должна быть составлена на каждую должность, имеющуюся в штатном расписании.

Инструкция по ОТ бывает нескольких видов:

• По профессии или должности. Работодатель разрабатывает локальный нормативный акт по позициям, которые есть в штатном расписании. Если сотрудники выполняют схожие трудовые обязанности, а для их рабочих мест характерно влияние вредных и опасных производственных факторов, то можно издать один документ для аналогичных должностей.
• По виду выполняемых работ. В этом случае составляется инструкция с требованиями безопасности при выполнении конкретного вида деятельности. В качестве примера можно привести ИОТ при работе с бензопилой.
• По направлению деятельности. Организация разрабатывает документ для аналогичных условий труда, действие которого может распространяться на представителей разных профессий.

В инструкции в обязательном порядке должны содержаться следующие сведения:

• наименование компании;
• наименование и регистрационный номер документа;
• город издания;
• для кого разрабатывается ИОТ;
• порядок пересмотра, изменения ИОТ;
• список документов, которыми руководствовались при разработке ИОТ;
• общие требования охраны труда;
• требования ОТ, которые нужно соблюдать при выполнении трудовых обязанностей;
• требования ОТ, которые нужно выполнить при возникновении аварии;
• требования ОТ по окончании работ;
• приложения;
• лист согласования (например, перечень средств индивидуальной защиты, выдаваемых сотрудникам);
• лист ознакомления сотрудников.

Форма ИОТ не утверждена на законодательном уровне. Это значит, что работодатель можно включать в нее дополнительные требования безопасности, если они не противоречат положениям действующих нормативно-правовых актов.

Внимание! Скачать образец ИОТ можно бесплатно из интернета.

1. Что включает номенклатура дел в образовательных учреждениях (детские сады, школы)?

Перечислим:

• приказы по охране труда (5 лет);
• инструкции по ОТ (один год);
• журнал ознакомления с инструкциями по ОТ (5 лет);
• журнал учета проведения первичного инструктажа по ОТ (5 лет);
• журнал проведения проверок знаний ОТ (5 лет);
• протоколы комиссий по проведению проверки знаний ОТ (5 лет);
• документы по обучению и проверке знаний по ОТ (5 лет);
• должностная инструкция сотрудника, который был назначен на должность специалиста по охране труда (1 год);
• инструкция по пожарной безопасности (1 год);
• документы по СОУТ (45 лет);
• документы по расследованию несчастных случаев на производстве (45 лет).

Заключение

Из статьи мы выяснили, что номенклатура по охране труда 2023 имеет определенное распространение. Она используется в крупных организациях, которые имеют разветвленную структуру и большое количество подразделений.

Видео: https://youtu.be/dgwiSLWQjG0

Срок хранения нормативно правовых актов:Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Форма: Номенклатура дел по охране труда
Действует с 18.02.2020.

Номенклатура дел по охране труда в образовательном учреждении включает:

1. Приказы, распоряжения по охране труда (срок хр. 5лет)
2. Инструкции по охране труда (1 год после замены новыми)
3. Журнал ознакомления с инструкциями по охране труда(5 лет)

4. Журнал проведения первичного инструктажа по охране труда(5 лет)

5. Журнал проведения аттестаций и проверки знаний охраны труда(5 лет)

6. Протоколы комиссий по проведению аттестаций и проверки знаний охраны труда(5 лет)

7. Документы по обучению и проверке знаний по охране труда:
— программа проведения вводного инструктажа сотрудников;
— программа проведения инструктажа на рабочем месте;
— программа проведения вводного инструктажа студентов;
— программа обучения по охране труда педагогических работников, рабочих и служащих;
— перечень должностей и профессий неэлектрического персонала, требующих присвоения I группы по электробезопасности (5 лет)
8. Должностная инструкция специалиста по охране труда (1 год после замены новой)
9. Федеральные, региональные нормативные акты, акты органов местного самоуправления, регулирующие охрану труда, деятельность органов, контролирующих соблюдение охраны труда
Постоянно, заменяются в случае внесения изменений
10. Инструкции по пожарной безопасности и электробезопасности (1 год после замены новыми)
11. Документы по расследованию несчастных случаев на производстве:
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве сотрудников;
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве студентов;
— акты и протоколы.
(45 лет срок хр.)

12. Документы по специальной оценке условий труда
(45 лет)