Должностная инструкция секретаря руководителя
Должностную инструкцию секретаря директора составляют в свободной форме. В документе указывают требования к специалисту, его трудовые функции, что он должен знать и уметь, какие у него есть права и обязанности.
Должностная инструкция и обязанности секретаря руководителя
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы секретарем руководителя нужно:
- высшее, неполное высшее или среднее специальное образование;
- стаж работы по специальности от полугода.
1.3. Секретарь руководителя должен знать:
- локальные нормативные акты общего характера и по функциональному направлению деятельности, трудовое и гражданское законодательство РФ и законодательство об архивном деле;
- правила деловой переписки и этикета;
- правила защиты конфиденциальной служебной информации;
- структуру организации и распределение функций между подразделениями и специалистами;
- методы оформления и обработки документов;
- основы договорной работы;
- правила организации встреч в офисе;
- правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
- основы психологии, конфликтологии, медиации;
- структуру и принципы организации документооборота;
- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.
1.4. Секретарь руководителя должен уметь:
- вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
- помогать в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий;
- поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
- предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
- организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами компании.
2. Трудовые функции
2.1. Помощь руководителю в организации его деятельности.
2.2. Ведение делопроизводства.
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь руководителя обязан:
- составлять расписание руководителя, согласовывать его с ним;
- принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию;
- принимать документы на подпись руководителя;
- готовить документы и материалы по запросу руководителя;
- следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования в кабинете руководителя;
- организовывать поездки и командировки, встречи, совещания и переговоры;
- участвовать в организации корпоративных мероприятий;
- выполнять иные поручения руководства, входящие в трудовую функцию секретаря.
4. Права
4.1. Секретарь руководителя вправе:
- запрашивать у руководителя информацию и нормативно-правовые документы для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у руководителя и других работников компании документы для выполнения должностных обязанностей;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению функционирования офиса;
- знакомиться с решениями генерального директора, касающимися своих должностных обязанностей, и документами, содержащими оценку своей деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Секретарь руководителя знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у секретаря руководителя.
5.3. Секретарь руководителя знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Павлова Нина Владимировна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 14 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря .doc
Образец должностной инструкции секретаря
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.
Должностная инструкция секретаря
Общие положения
1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.
1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.
1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.
1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации
1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.
1.6. Секретарь обязан знать:
— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;
— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;
— Правила ведения делопроизводства;
— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;
— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;
— Основы организации трудовых процессов;
— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;
— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);
— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.
Функциональные обязанности
2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:
— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;
— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;
— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.
— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;
— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;
— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;
— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;
— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
— Прием и отправка писем;
— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;
— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
— Участие в общих собраниях и совещаниях;
— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
Права
Секретарь обладает следующими правами:
3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);
3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;
3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;
3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;
3.5. Посещать курсы повышения квалификации;
3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.
Ответственность
Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:
4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;
4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;
4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;
4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;
4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.
4.6. Нарушение субординации.
Условия работы
5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;
5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.
Право подписи
6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.
СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.
Для чего нужна должностная инструкция
Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.
Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.
Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.
Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:
- «Общие положения»,
- «Должностные обязанности»,
- «Права»,
- «Ответственность».
Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).
Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.
Составление должностной инструкции секретаря
Шапка
Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.
Со второй части начинаются основные разделы.
Общие положения
В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.
Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..
Обязанности секретаря
Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.
Права секретаря
Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.
Ответственность секретаря
В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.
Условия работы
В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.
Право подписи
Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.
После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.
Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.
Актуально на: 7 августа 2020 г.
0
В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.
Обязательны ли должностные инструкции?
ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.
В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).
Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.
Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.
Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Как составляется должностная инструкция
Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).
Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.
При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.
Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Должностные обязанности секретаря руководителя
Приведем для должностной инструкции секретаря образец заполнения ниже. При составлении должностной инструкции офис-менеджера с функциями секретаря или должностной инструкции секретаря-делопроизводителя можно также обратиться к примерному перечню должностных обязанностей соответственно офис-менеджера и делопроизводителя.
Скачать бланк инструкции, содержащей должностные обязанности секретаря руководителя, можно
Скачивать формы могут только подписчики журнала
Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы
Войти на сайт
Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
Пробный доступ
Скачать
.
СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Содержание
- Должностная инструкция секретаря руководителя 2023
- Общие положения
- Обязанности секретаря руководителя
- Требования к секретарю руководителя
- Правила работы
- Описание должности секретаря руководителя
- Обязанности секретаря руководителя
- Требования к кандидатам на должность секретаря руководителя
- Трудовой договор и оплата труда секретаря руководителя
- Правила оформления документации и деловой переписки
- Общие положения
- Обязанности секретаря руководителя
- Правила оформления
- Прочие правила
- Организация рабочего места и поддержание его чистоты
- ii. Положения организации рабочего места
- Поддержание чистоты на рабочем месте
- Управление временем и приём посетителей
- ii. Обязанности и положения
- i. Требования и правила работы
Секретарь руководителя обязан организовать свое рабочее место в соответствии с установленными положениями. К работам по организации рабочего места относятся установление правильного расположения мебели, технического оборудования, документации и принадлежностей.
Должностные обязанности секретаря предполагают соблюдение общих правил по организации рабочего места. В частности, необходимо следить за порядком графиков приема посетителей, а также располагать в нужных местах каталоги и справочники, которые могут потребоваться в работе.
Поддержание чистоты на рабочем месте
Организация рабочего места не ограничивается только правильным расположением документов и принадлежностей. Секретарь должен следить за порядком и чистотой на своем рабочем месте постоянно. Это является неотъемлемой частью его/ее работ.
Для поддержания чистоты и порядка секретарь руководителя должен регулярно убирать свое рабочее место, удалять лишние документы и принадлежности. Он/она также должен/должна не забывать о том, что чистота и порядок должны соответствовать представительному характеру офиса и политике компании.
Управление временем и приём посетителей
ii. Обязанности и положения
Секретарь руководителя обязан хорошо управлять своим временем, чтобы эффективно выполнять все свои должностные обязанности. Для этого необходимо правильно планировать свой рабочий день, составлять список задач на каждый день и придерживаться этого плана. Секретарь должен быть готов к неожиданным задачам и запросам и иметь достаточно гибкий график, чтобы учитывать эти изменения.
Надлежащее управление временем также позволяет секретарю руководителя уделять достаточно внимания приёму посетителей, что является одной из его основных обязанностей. Секретарь должен грамотно организовывать и контролировать поток посетителей, обеспечивать своевременную подготовку документов и информации, необходимых для эффективного общения руководителя с посетителями.
i. Требования и правила работы
Чтобы эффективно выполнять свои обязанности по управлению временем и приёму посетителей, секретарь руководителя должен обладать высокими организационными и коммуникативными навыками. Он должен быть внимательным и отзывчивым при общении с посетителями, а также грамотно использовать служебную технику для быстрого и эффективного выполнения своих обязанностей.
Важно соблюдать определённые правила приёма и общения с посетителями, например, предоставлять им уютную и чистую приёмную, дезинфицировать поверхности после каждого посетителя, не допускать нежелательных отвлечений или задержек. Таким образом, секретарь руководителя должен не только эффективно управлять своим временем, но и обеспечивать высокий уровень обслуживания посетителей.
Секретарь руководителя — это незаменимый член команды, который обеспечивает правильное функционирование офиса и управление информационными потоками. Должностные обязанности секретаря могут варьироваться в зависимости от размера компании и сферы деятельности, однако есть общие положения, которые действуют везде.
Данная должностная инструкция содержит все необходимые требования и правила работы, которые должен знать секретарь руководителя, чтобы эффективно выполнять свои обязанности и обеспечивать плавное функционирование офиса в 2023 году.
II. Обязанности секретаря руководителя включают:
- организацию рабочего расписания руководителя;
- управление электронной почтой, телефонными звонками и почтовой корреспонденцией;
- организацию и подготовку важных документов, презентаций и отчетов;
- обеспечение контроля над сроками выполнения задач и планирования мероприятий.
I. Требования к кандидатам:
- высшее образование и профильное обучение;
- умение работать с компьютером и программами Microsoft Office;
- высокая коммуникабельность и организованность;
- грамотность и умение эффективно общаться на русском и английском языках.
Знание и соблюдение всех правил и требований, описанных в данной должностной инструкции, помогут секретарю руководителя успешно справляться со своими обязанностями и обеспечивать эффективную работу офиса в 2023 году.
Общие положения
Секретарь руководителя выполняет общие функции секретарского дела и производственной лаборатории в организации. Ключевыми обязанностями этой должности являются поддержание деловых отношений с клиентами и поставщиками, организация работы внутри офиса и обработка корреспонденции.
Обязанности секретаря руководителя
I. Организация и контроль работы офиса.
- Координация работы офисного персонала.
- Обеспечение соблюдения сроков при выполнении задач.
II. Работа с документами.
- Ответственность за достоверность и своевременность документооборота.
- Подготовка документов к подписи руководителя.
III. Организация работы с клиентами.
- Отвечать на запросы клиентов по электронной почте и по телефону.
- Заказ и организация доставки товаров клиентам.
Требования к секретарю руководителя
Обычно для выполнения работы секретаря руководителя требуется высшее образование в соответствующей области. Требуется также опыт работы в аналогичной позиции, умение работать в команде и высокая организационная способность.
Правила работы
Для успешной работы секретаря руководителя необходимо иметь хорошие коммуникационные навыки и умение работать со сложными клиентами. Секретарь должен быть организованным, терпеливым и иметь ясное представление о своих обязанностях.
Описание должности секретаря руководителя
Должность секретаря руководителя является важной частью работы любой организации. В соответствии с должностной инструкцией секретарь отвечает за организацию работы начальника и всего отдела, с которым он работает.
I. Общие положения:
- Секретарь является помощником руководителя;
- Секретарь должен ожидать начальника у входа и встречать;
- Секретарь обязан вести учет рабочего времени начальника и принимать звонки, сообщения, письма и встречи от его имени.
II. Должностные положения:
- Организация рабочего места и хранение документов;
- Контроль за приемом и отправкой курьеров и почты;
- Подготовка и организация встреч, проведение переговоров и заседаний, а также составление итоговых документов;
- Управление архивом документов, подготовка отчетных документов для руководства;
- Подготовка информационных материалов, презентаций и других документов;
- Обеспечение своевременного заполнения графиков работы и контроля выполнения поручений начальника;
- Организация и управление системой электронной почты и корреспонденцией;
- Закупка и подготовка печатной продукции и пр.
Обязанности секретаря руководителя
I. Общие положения:
- Секретарь руководителя выполняет должностные обязанности в соответствии с трудовым договором и действующим законодательством.
- Секретарь руководителя подчиняется руководителю организации и работает в тесном контакте с другими сотрудниками организации.
- Секретарь руководителя должен обладать хорошими организационными, коммуникативными и информационно-аналитическими навыками.
II. Должностные обязанности:
- Обеспечивать круглосуточную связь руководителя с внешними и внутренними контрагентами.
- Управлять работой секретариата, обеспечивать его работоспособность и высокий уровень сервиса.
- Организовывать, контролировать и координировать рабочий график руководителя.
- Подготавливать и обрабатывать корреспонденцию руководителя, внутренние документы и отчеты.
- Поддерживать отчетность по росписи и контролировать ее исполнение со стороны руководства.
- Участвовать в организации деловых встреч, совещаний и конференций руководителя.
- Поддерживать порядок хранения офисной документации, контролировать ее обновление и актуализацию.
Обязанности секретаря руководителя могут быть расширены или изменены в соответствии с трудовым договором или заявлениями со стороны руководителя.
Требования к кандидатам на должность секретаря руководителя
Общие требования:
- Высшее образование (может быть эквивалентно опыту работы на аналогичной позиции)
- Отличные коммуникативные и организационные способности
- Умение работать в команде
- Стрессоустойчивость
Должностные требования:
- Владение офисными программами (MS Office, Google Docs)
- Знание делового этикета и норм делового письма
Обязанности:
| № | Наименование обязанности |
|---|---|
| 1 | Прием и фильтрация входящих звонков, электронных писем |
| 2 | Организация встреч, переговоров, конференций |
| 3 | Ведение деловой документации и контроль выполнения поручений |
| 4 | Подготовка презентаций, отчетов и других материалов для руководителя |
Трудовой договор и оплата труда секретаря руководителя
Должностные положения секретаря руководителя содержат обязательства, которые сотрудник должен выполнять в своих трудовых функциях. Данные положения фиксируются в трудовом договоре и являются основополагающим документом для организации рабочего процесса.
I. Трудовой договор оформляется согласно действующего законодательства Российской Федерации и включает в себя все обязательства работника и работодателя.
II. Оплата труда секретаря руководителя осуществляется на основе установленных законодательством РФ норм и тарифов. За выполненную работу сотрудник получает надбавки, премии и другие вознаграждения, в соответствии с установленной процедурой.
- Общие требования к секретарю руководителя указаны в должностных инструкциях сотрудника.
- В рамках своих обязанностей секретарь руководителя должен обеспечивать своевременное и качественное исполнение задач, поставленных руководителем.
| Норма | Размер заработной платы |
|---|---|
| Минимальная заработная плата | 12 792 рублей в месяц |
| Средняя заработная плата | 34 178 рублей в месяц |
| Максимальная заработная плата | 200 000 и выше рублей в месяц |
Таким образом, трудовой договор и оплата труда секретаря руководителя являются важными элементами организации процесса работы, а также обеспечивают достойное вознаграждение за выполненную работу.
Правила оформления документации и деловой переписки
Общие положения
Секретарь руководителя обязан знать и следовать правилам оформления деловой переписки и документации в соответствии с корпоративными стандартами компании. Оформление документов и писем должно быть формальным, точным и четким, чтобы избежать недоразумений и сделать сотрудничество более эффективным.
Обязанности секретаря руководителя
Секретарь руководителя должен регулярно проверять правильность оформления документации и деловой переписки, связанных с работой руководителя. Он также должен следить за тем, чтобы все документы сохранялись в соответствующих регистрах и архивах, и были доступны при необходимости.
Правила оформления
При оформлении деловой переписки секретарь руководителя должен использовать служебную тетрадь или бланк организации. Письма должны начинаться с уважительного обращения к клиенту или партнеру. Они должны быть подписаны руководителем или его заместителем перед отправкой.
Все документы должны иметь название, номер, дату и подпись. Они должны также содержать короткое описание содержания документа. Все документы должны быть зарегистрированы в журнале регистрации входящейисходящей корреспонденции и пронумерованы в соответствии с установленным порядком.
Секретарь руководителя не должен использовать сленговые выражения или неуместное терминологии. Документы должны быть написаны ясно и кратко, содержать только необходимую информацию.
Прочие правила
В случае необходимости изменения документов, они должны быть отмечены специальным штампом «Изменено». Необходимо сохранить предыдущую версию документа и регистрационные записи.
Секретарь руководителя также должен знать правила оформления электронных писем и документов, включая использование электронной подписи и шифрования данных при необходимости.
Соблюдение правил оформления документации и деловой переписки является важной частью работы секретаря руководителя и помогает поддерживать высокий уровень профессионализма и дисциплины в организации.
Организация рабочего места и поддержание его чистоты
ii. Положения организации рабочего места
Секретарь руководителя обязан организовать свое рабочее место в соответствии с установленными положениями. К работам по организации рабочего места относятся установление правильного расположения мебели, технического оборудования, документации и принадлежностей.
Должностные обязанности секретаря предполагают соблюдение общих правил по организации рабочего места. В частности, необходимо следить за порядком графиков приема посетителей, а также располагать в нужных местах каталоги и справочники, которые могут потребоваться в работе.
Поддержание чистоты на рабочем месте
Организация рабочего места не ограничивается только правильным расположением документов и принадлежностей. Секретарь должен следить за порядком и чистотой на своем рабочем месте постоянно. Это является неотъемлемой частью его/ее работ.
Для поддержания чистоты и порядка секретарь руководителя должен регулярно убирать свое рабочее место, удалять лишние документы и принадлежности. Он/она также должен/должна не забывать о том, что чистота и порядок должны соответствовать представительному характеру офиса и политике компании.
Управление временем и приём посетителей
ii. Обязанности и положения
Секретарь руководителя обязан хорошо управлять своим временем, чтобы эффективно выполнять все свои должностные обязанности. Для этого необходимо правильно планировать свой рабочий день, составлять список задач на каждый день и придерживаться этого плана. Секретарь должен быть готов к неожиданным задачам и запросам и иметь достаточно гибкий график, чтобы учитывать эти изменения.
Надлежащее управление временем также позволяет секретарю руководителя уделять достаточно внимания приёму посетителей, что является одной из его основных обязанностей. Секретарь должен грамотно организовывать и контролировать поток посетителей, обеспечивать своевременную подготовку документов и информации, необходимых для эффективного общения руководителя с посетителями.
i. Требования и правила работы
Чтобы эффективно выполнять свои обязанности по управлению временем и приёму посетителей, секретарь руководителя должен обладать высокими организационными и коммуникативными навыками. Он должен быть внимательным и отзывчивым при общении с посетителями, а также грамотно использовать служебную технику для быстрого и эффективного выполнения своих обязанностей.
Важно соблюдать определённые правила приёма и общения с посетителями, например, предоставлять им уютную и чистую приёмную, дезинфицировать поверхности после каждого посетителя, не допускать нежелательных отвлечений или задержек. Таким образом, секретарь руководителя должен не только эффективно управлять своим временем, но и обеспечивать высокий уровень обслуживания посетителей.