Начальник отдела делопроизводства инструкция должностная инструкция

Должностная инструкция

должности муниципальной службы начальника отдела делопроизводства администрации города Чебоксары

1. Общие положения

1.1.        Начальник отдела делопроизводства администрации города (далее — начальник отдела) замещает ведущую должность муниципальной службы в Реестре должностей муниципальной службы в Чувашской Республике.

1.2.        Начальник отдела подчиняется непосредственно начальнику организационно-контрольного управления.

1.3.        Начальник отдела назначается и освобождается от должности главой администрации города Чебоксары по представлению начальника организационно-контрольного управления и по согласованию с заместителем главы администрации – руководителем аппарата администрации города.

1.4.        В период временного отсутствия его обязанности возлагаются на главного специалиста-эксперта отдела.

1.5. Начальник отдела делопроизводства в своей деятельности руководствуется  Конституциями Российской Федерации и Чувашской Республики, законодательными актами Российской  Федерации и Чувашской Республики, нормативными актами Президента Российской Федерации и Главы Чувашской Республики, Уставом муниципального образования города Чебоксары – столицы Чувашской Республики, решениями Чебоксарского городского Собрания депутатов, Регламентом администрации города, постановлениями и распоряжениями администрации города Чебоксары, Положениями об организационно-контрольном управлении и отделе делопроизводства, настоящей должностной инструкцией и документами по системе менеджмента качества.

2. Должностные обязанности

2.1. Обеспечивает оперативное прохождение в администрации города Чебоксары документов и служебной корреспонденции, технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями.

2.2. Контролирует прохождение, исполнение и оформление документов в установленные сроки, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует по этим вопросам начальника организационно-контрольного управления и заместителя главы администрации города — руководителя аппарата.

2.3. Организует делопроизводство, документационное и техническое обслуживание деятельности подразделений администрации города Чебоксары.

2.4. Осуществляет документационное обеспечение заседаний администрации города.

2.5. Планирует и составляет отчет о деятельности отдела.

2.6. Разрабатывает схему прохождения документов в администрации города Чебоксары.

2.7. Готовит рекомендации и методические материалы по вопросам делопроизводства.

2.8. Формирует отчетно-аналитические сводные данные, необходимые для анализа и контроля состояния исполнительской дисциплины.

2.9. Проводит учебу сотрудников по работе с документами в структурных подразделениях администрации города Чебоксары.

2.10. Обеспечивает комплектование архива документами, сохранность, учет, качество обработки документов, создание научно-справочного аппарата, комплектование и использование документов, хранящихся в архиве.

2.11. Рассматривает обращения юридических лиц и граждан.

2.12. Осуществляет руководство деятельностью отдела, обеспечивает выполнение стоящих перед отделом задач и возложенных функций.

2.13. Организует и контролирует согласование проектов подготовленных структурным подразделением правовых актов с соответствующими управлениями, комитетами, отделами и другими подразделениями администрации города, с заинтересованными юридическими и физическими лицами, а также при необходимости обеспечивает проведение общественной экспертизы и оценки регулирующего воздействия нормативного правового акта.

При необходимости проведения антикоррупционной экспертизы правового акта осуществляет его направление в Прокуратуру Чувашской Республики. Заключение Прокуратуры Чувашской Республики является неотъемлемым приложением к правовому акту.

2.14. Соблюдает ограничения, не нарушает запреты, которые установлены Федеральным закономо муниципальной службе и другими федеральными законами.

2.15. Сообщает представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.

2.16. Уведомляет представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.

2.17. Своевременно принимает меры по устранению причин коррупции в своих структурных подразделениях.

2.18. Соблюдает Кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих исполнительно-распорядительного органа города Чебоксары – администрации города Чебоксары и служебный распорядок.

3. Должностные полномочия

Для исполнения должностных обязанностей начальник отдела имеет право:

3.1. Участвовать в обсуждении руководством администрации города  Чебоксары вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствования форм и методов работы с ними.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы с документами.

3.3. Подписывать, визировать и заверять документы в пределах своей компетенции, заверять копии нормативных правовых актов администрации города Чебоксары.

3.4. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений администрации города Чебоксары исполнения документов в установленные сроки.

3.5. Проводить проверки организации документационного обеспечения в структурных подразделениях администрации города и доводить итоги проверок до начальника организационно-контрольного управления и заместителя главы администрации города – руководителя аппарата для принятия соответствующих мер.

3.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением требований.

3.7. Запрашивать от структурных подразделений администрации города сведения, необходимые для работы.

3.8. Выполнять требования по улучшению результативности системы менеджмента качества управления посредством использования политики и целей в области качества.

3.9. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупку программных, технических средств и расходных материалов, связанных с делопроизводством.

4. Ответственность

Начальник отдела несет ответственность за:

4.1. Нарушение требований, установленных законодательством о муниципальной службе.

4.2. Невыполнение обязанностей и функций, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4.3. Необеспечение установленного порядка работы с документами в администрации города Чебоксары.

4.4. Невыполнение указаний и поручений руководства.

4.5. Нарушение правил служебного распорядка администрации города, превышение должностных полномочий.

4.6. Несоблюдение норм и требований Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления города Чебоксары.

4.7. Несоблюдение ограничений, нарушение запретов, невыполнение обязательств и требований к служебному поведению, которые установлены законодательством о муниципальной службеи другими федеральными законами.

4.8. Несвоевременное сообщение представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов.

4.9. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления служебной деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.10. Непринятие мер по устранению причин коррупции в администрации города Чебоксары.

5. Служебные взаимоотношения

Начальник отдела взаимодействует с:

5.1. Администрацией Главы Чувашской Республики – по вопросам своевременного предоставления информации о ходе выполнения Указов, распоряжений Президента Российской Федерации и Главы Чувашской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и Кабинета Министров Чувашской Республики;

5.2. Структурными подразделениями администрации города – по вопросам деятельности отдела;

5.3.Чебоксарским городским Собранием депутатов;

5.4. Иными органами местного самоуправления.

6. Квалификационные требования

К должности муниципальной службы начальника отдела устанавливаются следующие квалификационные требования:

6.1. К уровню профессионального образования: наличие высшего образования.

6.2. К стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки:

наличие стажа муниципальной службы не менее двух лет или стажа работы по специальности, направлению подготовки не менее четырех лет, за исключением случаев, указанных в абзаце третьем настоящего раздела;

стаж муниципальной службы или стаж работы по специальности не менее одного года для лиц, имеющих дипломы специалиста или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома.

6.3. Профессиональные требования, предъявляемые к знаниям:

Государственного языка Российской Федерации (русского языка);

основ Конституции Российской Федерации и Чувашской Республики;

Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

Закона Чувашской Республики от 05.10.2007 № 62 «О муниципальной службе в Чувашской Республике»;

Федерального закона «О противодействии коррупции» от 25.12.2008 №273-ФЗ.

6.4. Профессиональные требования, предоставляемые к умениям:

решения поставленных задач;

работы с современной оргтехникой, программными продуктами и в сети Интернет; 

подготовки внутренних и исходящих документов;

оперативной реализации управленческих решений;

эффективного планирования работы и рабочего времени;

анализа и прогнозирования;

ведения деловых переговоров;

учета мнения коллег и сотрудничества с коллегами;

соблюдения этики делового общения при взаимодействии с гражданами;

адаптации к новой ситуации и принятия новых подходов в решении поставленных задач;

организации работы по эффективному взаимодействию с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями города Чебоксары;

систематического повышения своей квалификации;

своевременного выявления и разрешения проблемных ситуаций.

____________

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Руководителя отдела по документационному обеспечению управления

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность руководителя отдела по документационному обеспечению управления [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.5. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления отвечает за:

• эффективное исполнение поручаемой ему работы;
• соблюдение требований исполнительской, трудовой дисциплины;
• сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.

1.6. На должность руководителя отдела по документационному обеспечению управления может быть назначено лицо, имеющее высшее образование — специалитет, магистратура, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

1.7. Требования к опыту практической работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления: не менее трех лет в области документационного обеспечения управления.

1.8. Особые условия допуска руководителя отдела по документационному обеспечению управления к работе: нет.

1.9. В практической деятельности руководитель отдела по документационному обеспечению управления должен руководствоваться:

• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.10. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления должен знать:

• структуру организации, ее подразделения и должности, задействованные в процессах документационного обеспечения управления;
• особенности регламентации труда работников подчиненного подразделения организации;
• законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
• методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
• правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих правовое положение структурных подразделений и работников организации;
• функциональное наполнение деятельности различных работников и подразделения документационного обеспечения управления организации, а также подчиненных ему структур;
• правила нормирования труда и расчета явочной численности делопроизводственного персонала организации;
• правила организации рабочих мест работников организации;
• требования охраны труда;
• формы делопроизводства, определяющие организацию работы подразделения документационного обеспечения управления организации;
• правила организационного проектирования для организации;
• методики управления персоналом организации;
• трудовое законодательство Российской Федерации;
• типовые и примерные положения и инструкции в сфере документационного обеспечения управления;
• требования к структуре и содержанию отдельных видов локальных нормативных актов;
• правила разработки и оформления документации, регламентирующей документационное обеспечение управления в организации;
• участки работы подразделения документационного обеспечения управления организации и их функциональное наполнение;
• порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации;
• состав специалистов, участвующих в разработке проектов локальных нормативных актов организации;
• действующие международные стандарты в области управления документацией;
• передовой отечественный опыт и научные разработки в области информационного и документационного обеспечения управления;
• рынок информационных услуг, средства сбора, передачи и обработки информации;
• порядок разработки, оформления, утверждения и внедрения локальных актов организации;
• структура и направления деятельности организации;
• функции и порядок взаимодействия подразделений организации;
• методы проектирования и планирования работ в организации;
• порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организации;
• методы анализа показателей деятельности по документационному обеспечению управления организации;
• правила организации документационного обеспечения управления в соответствии с локальными нормативными актами организации;
• правила и методы контроля соблюдения норм в области документационного обеспечения управления;
• методы анализа выполнения программ организации и совершенствования документационного обеспечения управления и определения их эффективности;
• организация учета, порядок и сроки составления отчетности по вопросам документационного обеспечения управления;
• методы нормоконтроля при составлении документов, определения уровня унификации управленческих документов организации;
• критерии ценности документов для их использования, хранения или выделения к уничтожению;
• методы проектирования и планирования работ по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;
• современные системы электронного документооборота, используемые в сфере документационного обеспечения управления организации, и их функциональные возможности;
• ведущие организации — разработчики систем электронного документооборота для сферы документационного обеспечения управления организации.

1.11. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления должен уметь:

• устанавливать круг компетенций и ответственность заместителей руководителя и работников подразделения документационного обеспечения управления организации;
• организовывать коллективную и индивидуальную работу работников подчиненного подразделения организации;
• обеспечивать взаимодействие подразделения документационного обеспечения управления со структурными подразделениями и должностными лицами организации;
• разрабатывать положение о подразделении и должностные инструкции работников организации;
• устанавливать для каждой функции работника отдела документационного обеспечения управления права и ответственность, обеспечивающие корректное выполнение этой функции в рамках деятельности организации;
• принимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения организации;
• проводить тестирование и оценку работы подчиненных работников в организации;
• организовывать обучение и повышение квалификации делопроизводственного персонала организации;
• определять приоритетные направления развития подразделения документационного обеспечения управления организации;
• разрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников подчиненного подразделения организации;
• внедрять новые технологии и методы работы в деятельность подчиненного подразделения организации;
• применять правовые нормы для составления и оформления локальных нормативных актов организации;
• разрабатывать единую политику организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
• организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации;
• интегрировать делопроизводственные процессы и процедуры в деловые (управленческие) процессы организации;
• отражать участие отдельных работников и структурных подразделений организации в ее делопроизводственных процессах;
• проводить процедуры рассмотрения, коллективного обсуждения, утверждения и согласования проектов локальных нормативных актов организации;
• применять меры, обеспечивающие выполнение всеми работниками организации требований, закрепленных в локальных нормативных актах по документационному обеспечению управления организации;
• анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
• обосновывать положения стратегии развития и политики организации в области документационного обеспечения управления;
• проводить анализ информации о состоянии системы документационного обеспечения управления организации;
• вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
• обеспечивать взаимодействие подразделений организации по вопросам работы с документами;
• оценивать эффективность процессов документационного обеспечения управления организации;
• определять функции, выполняемые системой электронного документооборота организации, и отслеживать ее актуализацию;
• принимать решения в сложных и спорных ситуациях в рамках своей профессиональной деятельности;
• решать задачи нормативного и методического обеспечения документационного обеспечения управления организации;
• обеспечивать формирование и сохранность документального фонда организации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и локальных нормативных актов;
• вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
• представлять результаты контрольной деятельности по вопросам документационного обеспечения управления в отчетах организации;
• организовывать работу по сбору и систематизации сведений о положении дел в сфере документационного обеспечения управления организации, осуществлять руководство эффективным использованием данных сведений и его контроль;
• организовывать систематизированный учет, хранение локальных нормативных актов организации по вопросам информационного и документационного обеспечения управления и внесение в них принятых изменений;
• своевременно информировать об изменениях в локальных нормативных актах руководителей и работников подразделений организации;
• принимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам, возникающим в ходе контрольной и аналитической деятельности в сфере документационного обеспечения управления организации;
• анализировать информацию о состоянии системы документационного обеспечения управления организации;
• вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
• составлять техническое задание на проектирование и внедрение системы электронного документооборота в сфере документационного обеспечения управления организации;
• выбирать оптимальную систему электронного документооборота, отвечающую задачам документационного обеспечения управления организации;
• обосновывать необходимость внедрения системы электронного документооборота в сферу документационного обеспечения управления организации;
• организовывать обучение работников организации современным методам работы с документами в сфере документационного обеспечения управления;
• актуализировать локальные нормативные акты организации с учетом внедрения современных методов работы с документами.

1.12. В период временного отсутствия руководителя отдела по документационному обеспечению управления (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Должностные обязанности

Руководитель отдела по документационному обеспечению управления выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Руководство деятельностью отдела по документационному обеспечению управления организации, в том числе:

• определение целей, задач и функций подразделения документационного обеспечения управления организации и его работников;
• распределение должностных обязанностей между работниками подразделения документационного обеспечения управления организации;
• разработка положения о подразделении документационного обеспечения управления организации и должностных инструкций ее работников;
• планирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организации;
• руководство работниками подчиненного подразделения и контроль их деятельности в организации;
• проведение совместно с работниками кадрового подразделения мероприятий по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделения;
• организация обучения и повышения квалификации работников подчиненного подразделения организации;
• контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации;
• определение потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых ресурсах;
• подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников отдела по документационному обеспечению управления;
• определение эффективности деятельности подчиненного подразделения организации.

2.2. Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации, в том числе:

• определение направлений внутренней регламентации документационного обеспечения управления организации;
• руководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой в сфере документационного обеспечения управления;
• организация согласования, утверждения локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению ее управления;
• организация ознакомления работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по документационному обеспечению ее управления;
• консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик работы с документами организации;
• организация работы по актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по документационному обеспечению ее управления.

2.3. Построение системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

• разработка политики организации в области документационного обеспечения ее управления;
• содействие внедрению стандартов организации в сферу документационного обеспечения ее управления;
• координация деятельности по созданию и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
• обеспечение взаимодействия подразделений организации при решении задач в области документационного обеспечения ее управления;
• обеспечение функционирования системы документационного обеспечения управления организации;
• организация работы по поддержанию системы документационного обеспечения управления организации в актуальном состоянии;
• внедрение современных методов и средств обработки информации в рамках реализации единой технологии системы управления документами организации;
• управление проектами документационного обеспечения управления организации;
• руководство разработкой планов и графиков работ по решению задач организации в рамках системы документационного обеспечения ее управления;
• определение функций, выполняемых системой электронного документооборота организации, и ее актуализация;
• организация консультирования работников организации по вопросам работы с ее документами.

2.4. Осуществление контроля функционирования системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

• осуществление контроля ведения делопроизводства в организации в соответствии с установленным в ней порядком, своевременное принятие мер по предупреждению нарушений;
• осуществление контроля исполнения локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации;
• организация работы по выявлению нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранению;
• осуществление контроля исполнительской дисциплины работников организации;
• осуществление контроля функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализации;
• осуществление контроля формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации;
• исполнение функций заместителя председателя экспертной комиссии организации;
• организация и проведение проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам документационного обеспечения управления;
• мониторинг результатов решения задач организации по вопросам документационного обеспечения управления, анализ данных мониторинга;
• контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации;
• определение эффективности мероприятий по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.

2.5. Совершенствование системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

• определение возможностей применения современных информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления организации на основе изучения тенденций их развития;
• обоснование необходимости совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
• определение направлений развития и совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
• определение мер по устранению выявленных изъянов системы документационного обеспечения управления, действующей в организации;
• определение мер по оптимизации управленческого документооборота организации;
• разработка методики совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
• подготовка пакета документов, сопровождающих процесс разработки, внедрения и использования системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
• организация процесса разработки и внедрения системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
• координация деятельности по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.

В случае необходимости руководитель отдела по документационному обеспечению управления может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно по решению руководителя Компании в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

3. Права

Руководитель отдела по документационному обеспечению управления имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. На бесплатную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.

3.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.5. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию о деятельности предприятия от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.

3.6. Взаимодействовать с другими подразделениями предприятия по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

3.7. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы отдела.

3.8. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.10. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью руководитель отдела по документационному обеспечению управления обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью руководителю отдела по документационному обеспечению управления для выполнения его трудовых функций может быть предоставлен служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Руководителю отдела по документационному обеспечению управления для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

Должностной регламент

начальника отдела делопроизводства,

материально-технического обеспечения и

регистров получения услуг Административного управления

Департамента труда и занятости населения

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

(главная должность)

I. Общие положения

1.1.Должность
государственной гражданской службы начальник отдела делопроизводства,
материально-технического обеспечения и регистров получателей услуг (далее также
– структурное подразделение, отдел) Административного управления (далее – Начальник
отдела) Департамента труда и занятости населения Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры (далее – Департамент) в
соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее также – автономный округ)
относится к главной группе должностей категории «руководители».

1.2. Область профессиональной служебной деятельности
государственного гражданского служащего (далее – гражданский служащий): Управление
в сфере труда и социального развития. Управление в сфере архивного дела и
делопроизводства.

1.3. Вид профессиональной служебной деятельности гражданского служащего: Регулирование в сфере занятости населения,
безработицы и миграция. Комплектование и документационное обеспечение управления.

1.4. Начальник отдела назначается и освобождается от
должности директором Департамента в порядке, установленном законодательством.

1.5. Начальник отдела непосредственно подчиняется начальнику
Административного управления либо лицу, исполняющему его обязанности.

II. Квалификационные требования

Для замещения должности Начальника отдела
устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и
профессионально-функциональные квалификационные требования.

2.1. Базовые
квалификационные требования

2.1.1. Гражданский
служащий, замещающий должность Начальника отдела, должен иметь высшее образование не
ниже уровня специалитета, магистратуры.

2.1.2. Для замещения должности Начальника
отдела требуется наличие не менее двух лет стажа
государственной службы или стажа работы по специальности, направлению
подготовки.

2.1.3. Гражданский служащий,
замещающий должность Руководителя, должен обладать следующими базовыми знаниями
и умениями:

1) знанием
государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) знаниями основ:

а) Конституции
Российской Федерации;

б) Федерального закона
от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

в) Федерального закона
от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О
государственной гражданской службе Российской Федерации»;

г) Федерального закона
от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О
противодействии коррупции»;

д) Трудового Кодекса
Российской Федерации;

е) Устава (Основного
закона) Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

ж) Закона
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 31.12.2004 № 97-оз «О государственной гражданской службе Ханты-Мансийского автономного округа
– Югры»;

з) Закона Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 25 сентября 2008 года № 86-оз «О мерах по противодействию коррупции в
Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»;

и) знаниями и умениями
в области информационно-коммуникационных технологий:

правовых   аспектов  
в области информационно-коммуникационных технологий;

правовых   аспектов  
в сфере    предоставления
государственных   услуг населению и
организациям посредством применения информационно-коммуникационных технологий;

аппаратного и
программного обеспечения;

возможностей и
особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в
государственных органах, включая использование возможностей межведомственного
документооборота;

общих вопросов в
области обеспечения информационной безопасности;

основ проектного
управления;      

з) постановления Правительства Российской Федерации от
15.10.2016 № 1050 «Об организации проектной деятельности в Правительстве
Российской Федерации», национального стандарта Российской Федерации ГОСТ
Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом», национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО
21500-2014 «Руководство по проектному менеджменту», постановления Правительства
автономного округа от 25.12.2015 25 № 485-п «О системе управления проектной
деятельностью в исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры», приказа Департамента проектного управления
автономного округа от 19.08.2016 № 8-нп «О Регламенте управления проектом»,
терминов, принципов и порядка управления проектами, заинтересованными
сторонами, содержанием, ресурсами, сроками, рисками, качеством, закупками,
коммуникациями, порядка исполнения стадии инициации проекта, стадии
планирования проекта, стадии реализации проекта, стадии закрытия проекта.

2.1.4. Умения гражданского служащего,
замещающего должность Руководителя, включают следующие умения.

1) Общие
умения:

умение мыслить системно;

умение планировать и рационально
использовать рабочее время;

умение достигать результата;

коммуникативные умения;

умение работать в стрессовых условиях;

умение
совершенствовать свой профессиональный уровень;

соблюдать этику делового общения;

обеспечение
эффективного документооборота в рамках проекта (в том числе ведения архивного
проекта), эффективного выполнения процессов подготовки, согласования и ведения
управленческой документации, использования современного программного
обеспечения в области управления проектами;

работы
с внутренними и периферийными
устройствами компьютера, с информационно-телекоммуникационными сетями, в том
числе сетью Интернет; в операционной
системе, в текстовом редакторе, электронными таблицами, базами данных, с
системами управления проектами, управления электронной почтой.

2) Управленческие умения:

умение руководить подчиненными, эффективно
планировать, организовывать работу и контролировать ее выполнение;

умение оперативно принимать и реализовывать
управленческие решения.

2.2.
Профессионально-функциональные квалификационные
требования

2.2.1. Гражданский
служащий, замещающий должность Начальника отдела, должен иметь высшее
образование не
ниже уровня специалитета, магистратуры по
направлению (-ям) подготовки (специальности (-ям)) профессионального
образования по специальности «Государственное и муниципальное управление», «Юриспруденция»,
«Менеджмент» «Документоведение
и архивоведение» или иное направление подготовки (специальность), для
которого законодательством об образовании Российской Федерации установлено
соответствие указанным направлениям подготовки (специальностям), содержащееся в
предыдущем перечне профессий, специальностей и направлений подготовки.

2.2.2. Гражданский служащий, замещающий должность Специалиста,
должен обладать следующими профессиональными знаниями в сфере законодательства
Российской Федерации:

1) Указы Президента Российской Федерации:

от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

от 7 мая 2012 года № 601 «Об основных направлениях
совершенствования системы государственного управления»;

от 28 марта
2011 года № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения
поручений и указаний Президента Российской Федерации»;

от 17 апреля 2017 года № 171 «О мониторинге и анализе
результатов рассмотрения обращений граждан и организаций».

2) Закон Российской Федерации от 19.04.1991 № 1032-1 «О
занятости населения в Российской Федерации».

3) Федеральные законы:

от
29 декабря 1994 года № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;

от 21 июля
2003 года № 126-ФЗ «О связи»;

от
22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации»;

от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации»;

от
27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях
и о защите информации»;

от 27 июля 2006 года №
152-ФЗ «О персональных данных»;

от 17 июля 2009 года № 172-ФЗ   «Об антикоррупционной экспертизе нормативных
правовых актов и проектов нормативных правовых актов»;

от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации
предоставления государственных и муниципальных услуг»;

от 25 июня
2015 года № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»;

от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об
обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и
органов местного самоуправления»;

от
6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

4) Постановления Правительства Российской Федерации:

от 15 сентября 2008 года № 687 «Об утверждении
положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без
использования средств автоматизации»;

от 26 февраля
2010 года № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов
и проектов нормативных правовых актов»;

от 1 ноября 2012 года № 1119 «Об утверждении
требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах
персональных данных»;

от 10 июля 2013 года
№ 583 «Об обеспечении доступа к общедоступной информации о деятельности
государственных органов и органов местного самоуправления в
информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в форме открытых данных»;

от 9 декабря
2014 года № 1342 «О порядке оказания услуг телефонной связи»;

5) распоряжения
Правительства Российской Федерации:

от 17
декабря 2009 года № 1993-р «Сводный перечень первоочередных государственных и муниципальных услуг,
предоставляемых органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и
органами местного самоуправления в электронном виде, а также услуг,
предоставляемых в электронном виде учреждениями субъектов Российской Федерации
и муниципальными учреждениями»;

от 10 июля 2013 года № 1187-р «О Перечнях информации
о деятельности государственных органов, органов местного самоуправления,
размещаемой в сети «Интернет» в форме открытых данных»;

от 30 января2014 № 93-р «Об утверждении Концепции открытости
федеральных органов исполнительной власти»;

6) приказ Минкультуры России от 31 марта 2010 года № 558
«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

7) приказ Минкультуры России от 3 июня 2013 года № 635
«Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах».

приказ Минкультуры России от 25 августа 2015 года
№ 526 «Об утверждении правил организации хранения,
комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в органах государственной власти,
органах местного самоуправления и организациях».

9) приказ
Минкомсвязи России от 31 июля 2014 года № 234 «Об утверждении Правил оказания
услуг почтовой связи».

10) Федеральные государственные стандарты в
области документационного обеспечения и архивного дела.

11) Законы
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

от 25
февраля 2003 года № 14-оз «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры»;

от 7 июня 2005 года №
42-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре»;

от 18 июля 2007 года № 36-оз «О рассмотрении обращений граждан в
органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

от 2 апреля 2010 года № 62-оз «О системе
исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры»;

от 1 июля 2013 года № 61-оз «О
государственных информационных системах Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры»;

12)
постановления Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

от 18 января 2008 года
№ 6-п «О едином реестре информационных систем Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры»;

от 1 ноября 2008 года № 224-п «О
подготовке нормативных правовых актов исполнительных органов государственной
власти Ханты-Мансийского автономного округа — Югры и их государственной
регистрации»;

от 20 апреля 2012 года №
140-п «О едином официальном сайте государственных органов Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры»;

от 23
марта 2018 года № 73-п «О государственной информационной системе Ханты-Мансийского
автономного округа — Югры «Корпоративный портал органов государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

от 27
апреля 2018 года № 136-п «О системе электронного документооборота
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

13) постановления Губернатора Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры:

от 27 июля
2012 года № 265-п «О Департаменте труда и занятости населения Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры»;

от 11
марта 2011 года № 37 «Об утверждении кодекса этики и служебного поведения
государственных гражданских служащих Ханты-Мансийского автономного округа –
Югры»;

от 8 декабря 2011 года № 175 «Об утверждении Порядка
проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и проектов нормативных правовых
актов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и признании утратившими силу
некоторых постановлений Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа –
Югры»;

от 24 августа 2012 года «О порядке рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том
числе юридических лиц, поступающих Губернатору Ханты-Мансийского автономного
округа — Югры, первым заместителям Губернатора Ханты-Мансийского автономного
округа — Югры, заместителям Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа —
Югры, в Правительство Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

от 30 декабря 2012 года № 176 «Об инструкции
по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры»;

от 11 апреля 2017 года
№ 42 «О функционировании системы перевода в реальном режиме времени запросов в
устной форме и электронных сообщений заявителей, поступающих на телефоны
Справочного телефонного узла Администрации Президента Российской Федерации, в
сетевые справочные телефонные узлы исполнительных органов государственной
власти и органов местного самоуправления муниципальных образований
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в компетенцию которых входит решение поставленных заявителями вопросов»;

от 19 мая 2017 года № 60 «О правилах обмена
электронными документами при организации информационного взаимодействия».

14) приказы
Департамента труда и занятости населения Ханты-Мансийского автономного округа –
Югры в установленной сфере деятельности;

15) иные нормативные правовые
акты, регулирующие вопросы в области документационного обеспечения управления,
архивного дела, основ проектного управления.

2.2.3. Иные профессиональные знания Начальника отдела
должны включать:

1) понятие и
признаки государства;

2) понятие,
цели, элементы государственного управления;

3) типы
организационных структур;

4) методы и
средства получения, обработки и передачи информации;

5) понятие системы межведомственного взаимодействия, управления
государственными информационными ресурсами, информационно-аналитические
системы, обеспечивающие сбор, обработку, хранение и анализ данных;

6) применение
современных информационно-коммуникационных технологий в государственных
органах, включая использование возможностей межведомственного электронного
документооборота.

7) методы
исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

порядок
планирования, проектирования и технология работы с документами;

9) организация ведения
конфиденциального делопроизводства;

10) правила
общественного обсуждения проектов нормативных правовых актов;

11) технология организации работы по
обеспечению доступа к информации о деятельности государственного органа;

12) понятие форм
и методов работы с применением автоматизированных средств управления;

13) научные и методические
разработки, технические требования стандартов в области обеспечения сохранности
документов;

14) порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы
ценности документов;

15) понятие, процедура рассмотрения обращений граждан;

16) понятие информации ограниченного доступа;

17) комплекс работ, связанных с обеспечением проведения проверок;

18) принципы, процессы
проектного управления;

19) знание: систем взаимодействия с гражданами и
организациями; учетных систем, обеспечивающих поддержку выполнения
федеральными   органами государственной власти основных задач и функций; систем
межведомственного взаимодействия; систем управления государственными
информационными ресурсами; информационно-аналитических систем; обеспечивающих
сбор, обработку, хранение и анализ данных; систем управления электронными
архивами; систем информационной безопасности; систем управления эксплуатацией, Кодекса
профессиональной этики государственных гражданских служащих Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры, международных стандартов в области управления
проектной деятельностью, указа Президента Российской Федерации от
30.06.2016       № 306 «О Совете
при президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и приоритетным
проектам», постановления Правительства Российской
Федерации от 15.10.2016 № 1050 «Об организации проектной деятельности в
Правительстве Российской Федерации», распоряжения Министерства
экономического развития Российской Федерации от 14.04.2014 № 26Р-АУ «Об
утверждении методических рекомендаций по внедрению проектного управления в
органах исполнительной власти», национального стандарта Российской Федерации
ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом», национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО
21500-2014 «Руководство по проектному менеджменту», национального стандарта
Российской Федерации ГОСТ Р 54870-2011 «Проектный менеджмент. Требования к
управлению портфелем проектов», постановления Губернатора автономного
округа от 05.05.2016 № 49 «О системе мотивации участников проектной деятельности
исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры и о внесении изменений в приложение к постановлению Губернатора
Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 27.07.2011 № 106 «О
премировании, иных выплатах лицам, замещающим государственные должности
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, и лицам, замещающим должности
государственной гражданской службы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», постановления Правительства автономного округа от
25.12.2015 25 № 485-п «О системе управления проектной деятельностью в
исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры», приказа Департамента проектного управления автономного округа
от 19.08.2016 № 8-нп «О Регламенте управления проектом», приказа
Департамента проектного управления автономного округа от 13.04.2016 № 2-нп «О
форме проектной инициативы, требованиях к ее содержанию, порядке формирования и
рассмотрения проектной инициативы», приказа Департамента проектного управления
автономного округа от 08.08.2016 № 5-нп «О модели компетенций участников
проектной деятельности исполнительных органов государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», приказа Департамента проектного
управления автономного округа от 11.08.2016 № 6-нп «О Регламенте управления
портфелем проектов», методических рекомендаций по
подготовке паспорта приоритетного проекта утвержденных заместителем
руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации – директором
Департамента проектной деятельности Правительства Российской Федерации от
20.10.2016 № 7951п-П6, методических рекомендаций по подготовке предложения по
приоритетному проекту (программе), утвержденных заместителем руководителя
Аппарата Правительства Российской Федерации – директором Департамента проектной
деятельности Правительства Российской Федерации от 20.10.2016 № 7955п-П6, методических рекомендаций
по подготовке паспорта приоритетной программы утвержденных заместителем
руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации – директором
Департамента проектной деятельности Правительства Российской Федерации от
20.10.2016 № 7957п-П6, методических рекомендаций по подготовке сводного и
рабочего планов приоритетного проекта (программы) утвержденных заместителем
руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации – директором
Департамента проектной деятельности Правительства Российской Федерации от
18.11.2016 № 8695п-П6, методических рекомендаций по мониторингу приоритетных
проектов (программ) утвержденных заместителем руководителя Аппарата
Правительства Российской Федерации – директором Департамента проектной
деятельности Правительства Российской Федерации от 01.12.2016 № 9163п-П6,
терминов, принципов и порядка управления проектами, заинтересованными
сторонами, содержанием, ресурсами, сроками, рисками, качеством, закупками,
коммуникациями, порядка исполнения стадии инициации проекта, стадий
планирования проекта, стадий реализации проекта, стадий закрытия проекта,
методов и инструментов управления отношениями с заинтересованными сторонами, методов управления содержанием проекта,
методов управления ресурсами проекта, процессов управления человеческими
ресурсами проекта, требований к человеческим ресурсам, методов управления сроками проекта, инструментов и методов
управления стоимостью проекта, процедур управления рисками, методов анализа
рисков, инструментов и методов управления качеством проекта, стандартов
организации в области качества, методов управления закупками проекта, правовых
актов в области закупок, методов и инструментов управления коммуникациями
проекта.

2.2.4. Гражданский служащий, замещающий должность Начальника
отдела, должен обладать следующими профессиональными умениями:

1) планирование деятельности и ресурсов;

2) оперативное принятие и реализация
управленческих решений; организации работы по эффективному межведомственному взаимодействию
при предоставлении государственных и муниципальных услуг; анализа и
систематизации информации; практического применения нормативных правовых актов;

3) проведение методической и консультативной работы по
вопросам делопроизводства и архивного дела;

4) работа в сфере обеспечения сохранности и учета
документов;

5) владение методикой анализа состояния работы по комплектованию
и документационному обеспечению управления;

6) работа с конфиденциальными документами;

7) оценивать обращения граждан на предмет соответствия
их требованиям, предъявляемым к обращениям в соответствии с законодательством;

владеть методами и инструментами работы с
обращениями граждан;

9) разрабатывать, внедрять и применять оптимальные
методы и инструменты работы с обращениями граждан;

10) осуществлять
подготовку отчетов, докладов, презентаций, проектов деловых писем, ответов на
обращения граждан;

11) сохранять высокую работоспособность в стрессовых
условиях;

12) принимать решения, соблюдая установленную
процедуру, на своем уровне ответственности, прогнозируя и анализируя
последствия принятых решений;

13) ориентация на
достижение результата;

14) работать: с
системами взаимодействия с гражданами и организациями; с системами
межведомственного взаимодействия; с системами управления государственными информационными
ресурсами; с информационно-аналитическими системами, обеспечивающими сбор,
обработку, хранение и анализ данных; с системами управления электронными
архивами; с системами информационной безопасности; с системами управления
эксплуатацией.

15) обеспечение
эффективного документооборота в рамках проекта (в том числе ведение архива
проекта), эффективного выполнения процессов подготовки, согласования и ведения
управленческой документации, использования современного программного
обеспечения в области управления проектами, определения ключевых
заинтересованных сторон и учёт их интересов, вовлечения заинтересованных сторон
в активное участие в проекте, определения и документирования требований
заинтересованных сторон проекта, определения и документирования содержания
проекта, ключевых параметров проекта, осуществления декомпозиции работ проекта,
осуществления мониторинга содержания проекта и продукта проекта, управления изменениями
содержания, организации и проведения формализованной приемки продукта проекта,
планирования человеческих ресурсов проекта, определения состава человеческих
ресурсов, требуемых для выполнения проекта, согласования с владельцами ресурсов
выделения ресурсов на проект, развития команды проекта: повышения квалификации,
улучшения взаимодействия, поддержки и воодушевления членов команды для
эффективности их работы, контроля деятельности команды проекта, осуществления
необходимых изменений, определения взаимосвязи работ проекта, оценки
длительности работ проекта, планирования проекта с учётом всех взаимосвязей и
зависимостей, формирования базового и оперативного расписания проекта, с
использованием различных сценариев развития проекта, контроля исполнения
расписания проекта, осуществления изменений расписания проекта, оценки
стоимости ресурсов, определения потребности в ресурсах, согласования их
выделения, разработки бюджета проекта, контроля исполнения бюджета проекта,
определения необходимости изменения бюджета проекта, определения и
документирования рисков, разработки действий по реагированию на риски проекта,
планирования мероприятий по реагированию на риски, проведения мониторинга и
контроля рисков проекта, определения требований к качеству в рамках проекта,
проверки соблюдения требований к качеству проекта и продукта проекта, анализа
причин низкого качества, разработки и осуществления действий по их устранению.

обобщение материалов по анализу в установленной сфере деятельности,
оценка эффективности работ по закрепленным направлениям, подготовка и
реализация соответствующих решений.

2.2.5. Гражданский служащий, замещающий должность Начальника
отдела, должен обладать следующими функциональными знаниями:

1) сущности, понятия документирования и организации
работы и технологии с документами;

2) понятия унификации и стандартизации управленческих
документов, принципов и способов унификации документов;

3) формы ведения делопроизводства;

4) система взаимодействия в рамках
внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;

5) понятие нормы права, нормативного правового акта,
правоотношений и их признаков;

6) понятие проекта нормативного правового акта,
инструменты и этапы его разработки;

7) задачи, сроки, ресурсы и инструменты
государственной политики;

понятие, процедура рассмотрения обращений граждан;

9) область защиты
персональных данных;

10) принципы, методы, технологии и механизмы
осуществления контроля;

11) процедура организации проверки: порядок, этапы,
инструменты проведения;

12)
ведение конфиденциального
делопроизводства и порядок работы со служебной информацией с пометкой «Для
служебного пользования».

13)
основные модели связей с общественностью.

2.2.6. Гражданский служащий, замещающий должность Начальника
отдела, должен обладать следующими функциональными умениями:

1) разработка проектов нормативных правовых актов и
других документов;

2) подготовка методических рекомендаций, разъяснений;

3) подготовка аналитических, информационных и других
материалов;

4) организация и проведение мониторинга применения
законодательства в установленной сфере деятельности;

5) подготовка отчетов, докладов, тезисов, презентаций;

6) подготовка разъяснений, в том числе гражданам, по
вопросам применения законодательства Российской Федерации в сфере деятельности
Департамента.

7) проведение плановых и внеплановых выездных проверок;

осуществление контроля исполнения документов;

9) прием, учет, обработка и регистрация
корреспонденции, комплектование, хранение, учет и использование архивных
документов, выдача архивных справок, составление номенклатуры дел.

10) развитие и наполнение официальных интернет-сайтов
государственных органов и представительств в социальных сетях и блогах.

III. Должностные обязанности, права и
ответственность

3. должностные
обязанности Начальника отдела:

3.1. Начальник отдела исполняет обязанности,
предусмотренные статьей 15 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О
государственной гражданской службе Российской Федерации».

Начальник отдела исполняет следующие обязанности.

3.1.1. Осуществляет:

руководство работой отдела;

распределение обязанностей между сотрудниками отдела с
учетом их функциональных обязанностей;

организацию работы по формированию регистров
получателей государственных услуг в сфере занятости населения;

координацию порядка работы с обращениями российских и
иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе
юридических лиц, в Департаменте;

организацию работы с
запросами в устной форме и электронных сообщений заявителей, поступающих на
телефоны справочного телефонного узла Администрации Президента Российской
Федерации, в сетевой справочный телефонный узел Департамента по решению
поставленных заявителями вопросов, входящих в компетенцию Департамента;

организацию работы по учету,
регистрации, передаче, хранению и
использованию документов (дел) Департамента;

организацию работы с
конфиденциальными документами в Департаменте;

организацию архивной работы в Департаменте;

координацию
работы по опубликованию и размещению информации о деятельности Департамента на
официальном сайте Департамента;

методическое
руководство за соблюдением установленного порядка работы с документами в
Департаменте;

методическое
руководство за организацией делопроизводства в центрах занятости населения;

методическое
руководство за порядком работы с обращениями граждан в Департаменте и центрах
занятости населения;

учет
распорядительных документов Департамента;

организацию работы по
отбору, учету и обработки документов, подлежащих архивному хранению, и
обеспечение сохранности документов Департамента;

внедрение современных
информационных технологий в систему управления документами Департамента и центров
занятости населения;

анализ рассмотренных
обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, и обобщение результатов рассмотрения и принятых
по ним мер;

выявление причин и условий, способствующих увеличению количества обращений граждан, объединений
граждан, в том числе юридических лиц, поступающих в Департамент;

заполнение реестров и
итоговых таблиц по результатам рассмотрения
обращений граждан
в подсистеме «Реестры обращений граждан» государственной информационной системы
«Территориальная информационная система Ханты-Мансийского автономного округа –
Югры (далее — ТИС Югры);

контроль за сроками исполнения обращений граждан,
поступивших в Департамент, а также поручений (резолюций) директора
Департамента, находящихся на внутреннем контроле в Департаменте;

консультирование государственных гражданских служащих Департамента
по вопросам порядка работы в системе электронного документооборота (далее –
СЭД);

подготовку проектов
решений государственного органа, руководителя государственного органа по
перспективным, стратегическим проблемам закрепленного за ним направления
деятельности, организует согласование проектов этих решений;

подготовку предложений
по выработке управленческих решений в сфере, соответствующей направлению
деятельности отдела;

проведение анализа нормативно-правовых актов и
правоприменительной практики в сфере деятельности отдела;

подготовку в установленной сфере деятельности отдела
информационно-аналитических материалов и статистических отчетов;

консультирование юридических и физических лиц по
вопросам, связанным с процедурой рассмотрения их запросов и обращений в сфере,
соответствующей направлению деятельности отдела;

переговоры
с гражданскими служащими (работниками) структурных подразделений Департамента и
работниками центров занятости населения, иных органов и организаций, а также с
физическими лицами (включая переписку посредством электронной почты) в целях
получения информации, необходимой для выполнения возложенных на него
должностных обязанностей;

взаимодействие со структурными
подразделениями Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа —
Югры в установленной сфере деятельности;

в подготовке
проектов ответов на запросы государственных органов Российской Федерации,
автономного округа, субъектов Российской Федерации, а также учреждений,
организаций и граждан.

3.1.2. Обеспечивает:

выполнение функций, возложенных на отдел;

организацию деятельности отдела на основе текущих и
перспективных планов;

организацию работы с документами и определения
делопроизводственных процессов в Департаменте;

организацию информационно-справочной работы в
Департаменте;

формирование документального фонда Департамента и
обеспечение комплекса мер по сохранности документов временного (свыше 10 лет) и
постоянного сроков хранения;

использование информационных ресурсов ТИС Югры при
подготовке аналитических материалов, информационных справок, презентаций;

в пределах компетенции отдела исполнение поручений и указаний
Президента Российской Федерации, которые содержатся в указах, распоряжениях и в
директивах Президента Российской Федерации, а также оформляются в установленном порядке на бланках со словом
«Поручение» или в виде резолюций, поручений Правительства Российской Федерации,
поручений федеральных министерств и ведомств, поручений полномочного
представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе,
поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора автономного округа,
Правительства автономного округа, а также поручений и резолюций Губернатора
автономного округа и нормативных правовых актов;

своевременное и полное рассмотрение устных и
письменных обращений граждан, отнесенным к компетенции отдела, принятии по ним
в пределах своей компетенции соответствующих решений (подготовка предложений
начальнику отдела) и направлении заявителям ответов в установленный
законодательством срок;

размещение
на сайте Департамента и поддержание в актуальном состоянии сведений, связанных
с рассмотрением обращений граждан;

проведение работы за состоянием
конфиденциального делопроизводства в Департаменте;

ознакомление государственных гражданских
служащих Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, находящихся в
непосредственном подчинении, с нормативными правовыми актами в сфере
противодействия коррупции и проведения работы по разъяснению требований антикоррупционного
законодательства.

3.1.3. Участвует:

в организации и
контроле реализации законодательства Российской Федерации и автономного округа
в установленной сфере деятельности отдела;

в разработке проектов
нормативных правовых актов автономного округа в установленной сфере
деятельности;

в работе коллегиальных
органов (комиссий, коллегий, советов, рабочих групп);

в выставках,
семинарах, конференциях;

в принятие
мер по устранению причин и условий, способствующих
увеличению количества обращений граждан, объединений граждан, в том числе
юридических лиц, поступающих в Департамент;

в мероприятиях по
повышению у заявителей, обратившихся в Департамент, уровня удовлетворенности
работой с обращениями;

в проведении документарных и выездных проверок центров
занятости населения;

3.1.4. Анализирует:

практику применения действующего законодательства
Российской Федерации и законодательства автономного округа по направлению
деятельности структурного подразделения государственного органа;

практику работы с
обращениями граждан с целью внедрения новых форм и методов;

статистические и
отчетные данные о результатах деятельности Департамента и центров занятости
населения.

3.1.5. Контролирует:

центры занятости населения в части
внутриведомственного контроля за соблюдением порядка и организации работы
документами, порядка рассмотрения обращений граждан.

Выполняет иные задачи и функции,
возложенные на отдел в установленном порядке, а также выполнение определенных
начальником управления задач и функций по конкретным направлениям деятельности
отдела.

Начальник отдела
обязан соблюдать ограничения и запреты, связанные с прохождением гражданской
службой, установленные статьями 16-17 Федерального закона от 27 июля 2004 года
№ 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; а также
требования к служебному поведению, установленные статьей 18 Федерального закона
от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской
Федерации».

Начальник отдела обязан предоставлять:

директору Департамента сведения о доходах, об
имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о
доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги
(супруга) и несовершеннолетних детей;

сведения о своих расходах, а также о расходах своих
супруги (супруга) и несовершеннолетних детей.

3.2.
Начальник отдела имеет права, предусмотренные статьей 14 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О
государственной гражданской службе Российской Федерации» и иными нормативными
правовыми актами о государственной гражданской службе Российской Федерации.

Начальник отдела в связи с исполнением должностных обязанностей
также обладает следующими правами:

давать подчиненным сотрудникам отдела обязательные для
них указания и поручения в соответствии с их должностными обязанностями;

вносить начальнику управления предложения по вопросам
его сферы деятельности, участвовать в их рассмотрении;

участвовать в контроле деятельности центров занятости
населения, по вопросам, относящимся к сфере деятельности отдела;

знакомиться с документами и материалами, необходимыми
для выполнения возложенных на него задач и функций;

запрашивать у государственных гражданских служащих, руководителей
и специалистов центров занятости населения необходимую информацию, сведения,
документы необходимые для исполнения своих обязанностей (в том числе по
электронной почте);

возвращать документы и требовать их соответствующей
доработки в случаи некачественного оформления документов сотрудниками Департамента;

осуществлять необходимое взаимодействие при
осуществлении своих полномочий с другими структурными подразделениями
Департамента;

иметь иные права, предоставляемые ему начальником управления
в установленном порядке.

3.3.
Ответственность.

Начальник отдела несет
установленную законодательством ответственность:

за результаты и
эффективность деятельности отдела;

за неисполнение или
ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, в том
числе за неисполнение или ненадлежащее исполнение решений, принятых
Губернатором автономного округа, директором Департамента, начальником
управления;

за состояние учета,
регистрации, своевременной передачи поступивших документов на рассмотрение и
исполнение;

за несоблюдение условий обеспечения сохранности
документов временного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения,
несанкционированное уничтожение документов;

за нарушение правил использования архивных документов
и доступа пользователей к архивным документам, установленных законодательством.

за
неисполнение или ненадлежащее исполнение поручений и указаний Президента
Российской Федерации, которые содержатся в указах, распоряжениях и в директивах
Президента Российской Федерации, а также
оформляются в установленном порядке на бланках со словом «Поручение» или в виде
резолюций, поручений Правительства Российской Федерации, поручений федеральных
министерств и ведомств, поручений полномочного представителя Президента
Российской Федерации в Уральском федеральном округе, поручений, содержащихся в
правовых актах Губернатора автономного округа, Правительства автономного
округа, а также поручений и резолюций Губернатора автономного округа и
нормативных правовых актов, в пределах компетенции отдела;

за действия или
бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;

за разглашение
сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством
Российской Федерации тайну, а также сведений, ставших ему известными в связи с
исполнением должностных обязанностей;

за несоблюдение
ограничений, запретов, требований к служебному поведению гражданского
служащего, предусмотренных Федеральным законом от 24 июля 2004 года № 79-ФЗ «О
государственной гражданской службе Российской Федерации»;

за нарушение Кодекса
этики и служебного поведения государственных гражданских служащих
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, утвержденного постановлением
Губернатора автономного округа от 11 марта 2011 года № 37 «Об утверждении
Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

Согласно статье 15
Федерального закона от 24 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской
службе Российской Федерации» Специалист несет дисциплинарную,
гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в
соответствии с федеральным законодательством в случае исполнения им
неправомерного поручения.

IV. Перечень
вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно
принимать управленческие и иные решения

4.1. Начальник
отдела в соответствии со своей компетенцией вправе самостоятельно принимать
управленческие и иные решения по вопросам:

подготовки
проектов следующих документов органа государственной власти: инструкций,
протоколов, заключений, докладных
записок, справок, обзоров, докладов, предложений, пояснительных записок,
отзывов, списков, перечней, правил, тезисов;

осуществления
консультационной и методической помощи гражданским служащим Департамента,
руководителям и работниками центров занятости населения по вопросам порядка и
организации работы с документами, рассмотрения обращений граждан.

представлении
начальнику управления предложений о дополнительном привлечении к решению
поставленных задач гражданских служащих (работников) других структурных
подразделений Департамента, иных органов и организаций и вынесении
соответствующих резолюций (указаний), направлении запросов;

при осуществлении согласования (визирования) или подготовки замечаний
(предложений) по проектам документов (в том числе служебной документации по
текущей деятельности, ответов заявителям, телеграмм), в разработке
(рассмотрении) которых он участвует в качестве исполнителя либо соисполнителя;

подготовке замечаний (предложений) по проектам документов, поступающих
на рассмотрение в отдел;

подписании (визировании, утверждении)
документов в пределах предоставленных ему полномочий.

4.2. Начальник
отдела в соответствии со своей компетенцией обязан самостоятельно принимать
управленческие и иные решения по
вопросам:

распределения
обязанностей между сотрудниками отдела с учетом их функциональных обязанностей;

подготовки
непосредственному руководителю предложений и докладных записок в установленной
сфере деятельности структурного подразделения органа государственной власти;

планирования
своего служебного времени исходя из служебного распорядка Департамента;

очередности и расстановке приоритетов в
решении поставленных задач;

предоставления непосредственному
руководителю, начальнику управления информации о возникновении (наличии)
препятствий для исполнения возложенных на него должностных обязанностей и реализации
предоставленных прав;

содержания и форме документов (в том числе
служебной документации по текущей деятельности, ответов заявителям, телеграмм),
за разработку которых он является ответственным исполнителем.

проведении рабочих совещаний с
гражданскими служащими отдела, по вопросам входящих в компетенцию отдела;

V. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан
участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов
управленческих и иных решений

5.1. Начальник отдела
в соответствии со своей компетенцией вправе принимать участие в подготовке
проектов нормативных правовых актов Департамента, Правительства
Ханты-Мансийского автономного округа — Югры по вопросам развития установленной
сферы деятельности Департамента;

документов Департамента по вопросам:

развития документационного обеспечения управления,

архивного дела,

форм и методов работы с обращениями граждан,
обращающихся в Департаменте;

развития и наполнения информационных ресурсов
Департамента.

5.2. Начальник отдела в соответствии со
своей компетенцией обязан участвовать в подготовке (обсуждении) следующих
проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных
решений:

положения об Управлении и Департаменте;

порядка работы со служебными документами в
Департаменте;

порядка рассмотрения обращений граждан,
поступающих в Департамент;

иных актов по поручению директора
Департамента, начальника управления.

VI. Сроки и процедуры подготовки,
рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и
принятия данных решений

6. Порядок оформления документов, сроки
подготовки и рассмотрения проектов документов, порядок согласования документов
определяются Регламентом Правительства автономного округа, Инструкцией по
делопроизводству в государственных органах автономного округа и исполнительных
органах государственной власти автономного округа, административным регламентом
органа государственной власти.

VII. Порядок
служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им
должностных обязанностей с гражданскими служащими того же органа
государственной власти, гражданскими служащими иных органов государственной
власти, гражданами, а также организациями

7. Порядок
служебного взаимодействия Начальника отдела в связи с исполнением им
должностных обязанностей с гражданскими служащими органа государственной
власти, гражданскими служащими иных органов государственной власти, гражданами,
а также организациями осуществляется в соответствии с административным
регламентом Департамента, а также иными нормативными правовыми актами
автономного округа.

VIII. Показатели
эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности

8. При оценке эффективности и
результативности профессиональной служебной деятельности Начальника отдела
должны учитываться следующие показатели:

соблюдение законодательства Российской
Федерации, законодательства автономного округа и локальных нормативных актов в
установленной сфере деятельности;

своевременность
и оперативность выполнения поручений;

качество
выполненной работы (подготовка проектов документов в соответствии с
установленными требованиями, полное и логичное изложение материала, юридически
грамотное составление документа, отсутствие стилистических и грамматических
ошибок);

соблюдение сроков исполнения поручений (заданий) и выполнение их в
полном объеме и с максимально возможным качеством;

профессиональная
компетентность (знание законодательных и иных нормативных правовых актов,
широта профессионального кругозора, умение работать с документами);

способность
четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение
рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

выполняемый
объем работы и интенсивность труда, способность сохранять высокую
работоспособность, соблюдение служебной дисциплины;

соблюдение
требований служебного распорядка Департамента, Кодекса этики и служебного
поведения государственных гражданских служащих автономного округа;

творческий
подход к решению поставленных задач, активность и инициатива в освоении новых
компьютерных и информационных технологий, способность быстро адаптироваться к
новым условиям и требованиям;

осознание
ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений;

проявление корректности и внимательности в общении с
гражданами и должностными лицами;

избежание конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб репутации и авторитету Департамента, формирования негативного образа
государственного гражданского служащего;

не допускать ситуаций, которые могут скомпрометировать (личная
заинтересованность, получение вознаграждений от физических или юридических лиц
и т.д.);

ответственное и добросовестное отношение к исполнению своих должностных
обязанностей, занимает активную
позицию, способствует повышению
эффективности собственной работы и работы структурного подразделения;

соблюдение установленных в Департаменте правил публичных выступлений и
предоставления служебной информации.

При
принятии решения о поощрении по итогам работы за 3 месяца (I,II,III,IV
квартал) и по итогам работы за 12 месяцев учитываются также следующие показатели эффективности и результативности:

1.
Показатели эффективности

2. Показатели результативности

ЛИСТ

ОЗНАКОМЛЕНИЯ С
ДОЛЖНОСТНЫМ РЕГЛАМЕНТОМ

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства

              № 400-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Начальника отдела делопроизводства ООО «Бета».

1.2. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета».

1.3. Начальник отдела делопроизводства подчиняется непосредственно генеральному директору ООО «Бета».

1.4. На должность Начальника отдела делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа не менее одного года.

1.5. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
− законодательные и нормативные правовые акты в сфере делопроизводства;
− структуру ООО «Бета»;
− организацию делопроизводства;
− схемы документооборота;
− порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
– стандарты и унифицированные формы управленческой документации;
− сроки и порядок передачи дел в архив;
− системы организации контроля за исполнением документов;
– средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства;
− оргтехнику и иные технические средства труда;
− основы экономики, организации производства, труда и управления;
− основы трудового законодательства;
− правила охраны труда, производственной санитарии и личной гигиены, пожарной безопасности.

1.6. В своей деятельности Начальник отдела делопроизводства руководствуется:
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета»;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Начальника отдела делопроизводства его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник отдела делопроизводства выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит организацией работы отдела делопроизводства.
2.2. Организует эффективное взаимодействие работников отдела делопроизводства, направляет их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства.
2.3. Контролирует надлежащее выполнение работниками отдела делопроизводства их должностных обязанностей.
2.4. Организует работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.5. Принимает участие в разработке проектов бизнес-планов ООО «Бета», обеспечивает их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.6. Руководит планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представляет проект плана работы на рассмотрение заместителя директора.
2.7. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.
2.8. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку отчетов о соблюдении сроков исполнения документов..
2.9. Организует разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.10. Обеспечивает своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.
2.11. Руководит работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документооборота.
2.12. Осуществляет организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

3. ПРАВА

Начальник отдела делопроизводства имеет право:
3.1. Требовать от непосредственного руководителя содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО «Бета», касающимися деятельности канцелярии.
3.3. Представлять на рассмотрение генерального директора ООО «Бета» предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.4. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Начальника отдела делопроизводства определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Начальника отдела делопроизводства в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 01.06.2015.

Должностную инструкцию составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлен:

________________ Д.В. Ефремов

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

    Наименование                                                  УТВЕРЖДАЮ

    организации

                                                 __________________________

                                                 (руководитель организации)

    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

    начальника (руководителя) отдела              ___________/_____________

    документационного обеспечения <*>               (личная   (расшифровка)

                                                    подпись)    подписи)

    "___"__________ ____ N ____                   "___"____________ ____ г.

    г. ____________                                        М.П.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника (руководителя) отдела документационного обеспечения (далее — «Работник»).

1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно __________________ Организации.

1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности «Экономика и управление» и стаж работы на АС по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.

1.5. Работник должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные, руководящие и методические документы по организации делопроизводства;

— организацию планирования и оперативного управления производством;

— организационную структуру управления АС, производственные и функциональные связи между подразделениями АС;

— организацию делопроизводства;

— порядок разработки и требования к оформлению технической и служебной документации;

— требования к организации работы с персоналом на АС;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— основы трудового законодательства;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ___________________________.

1.7. В подчинении Работника находятся: _______________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Работник:

2.1. Осуществляет руководство организацией, контролем и реализацией мер по документационному обеспечению управления атомной станцией (АС).

2.2. Обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами.

2.3. Принимает меры по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий.

2.4. Осуществляет унификацию систем документации и документооборота с учетом возможности их машинной обработки.

2.5. Руководит работой по приему, регистрации, учету, хранению, оперативному поиску документов и их доставке, а также работой архива АС.

2.6. Обеспечивает выдачу документированной информации, копирование и размножение документов.

2.7. Осуществляет контроль состояния делопроизводства в подразделениях АС.

2.8. Организует работу по подготовке и поддержанию квалификации персонала отдела документационного обеспечения.

2.9. Руководит работниками отдела документационного обеспечения.

3. ПРАВА

3.1. Работник имеет право:

— на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

— на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;

— на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

— на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

— на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;

— на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;

— представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работник несет ответственность за:

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.

4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.

4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.5. Причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

    ___________________________       _______________       _______________

      (наименование должности         (личная подпись)        (расшифровка

     руководителя структурного                                  подписи)

          подразделения)

    "___"__________ ____ г.

    СОГЛАСОВАНО

    (указать всех заинтересованных лиц

     и их подписи)

    ___________________________       _______________       _______________

                                      (личная подпись)       (расшифровка

                                                                подписи)

    "___"__________ ____ г.

    С инструкцией ознакомлен:         _______________       _______________

                                      (личная подпись)       (расшифровка

                                                                подписи)

    "___"__________ ____ г.

———————————

<*> Постановление Минтруда РФ от 31.12.2003 N 94 (ред. от 24.04.2008) «Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций атомной энергетики, промышленности и науки».