Должностная инструкция – это важный документ, который определяет основные обязанности сотрудника, его права и ответственность. Обычно составление и утверждение должностных инструкций лежит на плечах руководителей высшего звена, таких как генеральный директор. Однако возникает вопрос, может ли директор филиала самостоятельно утверждать данную инструкцию.
Директор филиала – это лицо, ответственное за организацию и управление работой филиала компании в определенном регионе или на территории страны. В своей работе директор филиала выполняет функции подчиненной компании, отчитывается перед генеральным директором и выполняет его указания. Таким образом, утверждение должностной инструкции требует решения вышестоящего руководства.
Однако существует практика, при которой директор филиала может сформировать и представить свою рекомендательную должностную инструкцию вышестоящему руководству. Это может быть обосновано особыми условиями работы филиала или особыми требованиями регионального законодательства. В таком случае генеральный директор может принять данную должностную инструкцию или предложить внести в нее изменения, утвердив окончательный вариант.
Содержание
- Авторитет директора филиала
- Утверждение должностной инструкции
- Компетенции руководителя
- Процедура утверждения
- Значимость должностной инструкции
- Ответственность директора филиала
Авторитет директора филиала
Директор филиала играет важную роль в организации, имея на себе ответственность за работу и достижение поставленных целей. У него есть несколько составляющих авторитета, которые определяют силу его влияния и способность принимать решения, включая следующие:
- Профессионализм: Уровень профессионализма директора филиала влияет на его авторитет. Чем больше знаний и опыта у директора, тем более уверенно и компетентно он будет принимать решения и руководить своей командой.
- Лидерство: Директор филиала должен обладать хорошими навыками лидерства. Он должен уметь вдохновлять и мотивировать свою команду, чтобы достигать поставленные задачи и цели.
- Коммуникация: Качественная коммуникация является ключевым фактором авторитета директора филиала. Он должен быть способен выслушивать своих подчиненных, эффективно передавать информацию и решать конфликты.
- Доверие: Доверие является основой авторитета директора филиала. Директор должен быть надежным и справедливым лидером, который выполняет свои обязанности и поддерживает свою команду.
- Результативность: Директор филиала должен достигать заметных результатов в своей работе. Успешная реализация стратегий и достижение поставленных целей повышает авторитет и доверие к нему.
В целом, авторитет директора филиала зависит от его личных качеств, опыта и способности эффективно управлять командой. Авторитет директора филиала способствует установлению доверительных отношений внутри организации и повышает эффективность ее деятельности.
Утверждение должностной инструкции
Процесс утверждения должностной инструкции включает следующие этапы:
- Разработка должностной инструкции. Этот этап выполняется непосредственно сотрудниками филиала, занимающимися разработкой и систематизацией документации. При составлении должностной инструкции необходимо учесть требования законодательства, корпоративные правила и положения фирмы.
- Представление должностной инструкции на рассмотрение директору филиала. Сотрудники, ответственные за разработку должностной инструкции, подают ее на согласование директору филиала в письменном виде. В этой должностной инструкции указываются все обязанности, функции, условия и требования, предъявляемые к сотруднику на данной должности.
- Рассмотрение и утверждение. Директор филиала проводит рассмотрение представленной должностной инструкции, оценивает ее соответствие требованиям и делает замечания при необходимости. После внесения необходимых изменений и уточнений директор филиала может утвердить должностную инструкцию.
- Оформление утвержденной должностной инструкции. После утверждения должностной инструкции директор филиала подписывает документ и оформляет его в соответствии с установленными правилами и процедурами.
Утвержденная должностная инструкция становится основой для деятельности сотрудников на соответствующей должности. Она является ориентиром для выполнения задач, определяет ожидаемые результаты и помогает стандартизировать трудовой процесс.
Важно отметить, что директор филиала имеет полномочия утверждать должностные инструкции только для своего филиала. Если речь идет о дочернем предприятии или головном офисе компании, утверждением должностных инструкций могут заниматься соответствующие руководители.
Компетенции руководителя
Должностная инструкция директора филиала определяет его компетенции, которые должны быть востребованы для эффективного выполнения роли лидера и руководителя. Руководитель филиала должен обладать следующими компетенциями:
1. Стратегическое мышление: руководитель филиала должен иметь способность видеть широкий обзор и понимать, как его действия влияют на общую стратегию компании. Он должен уметь разрабатывать и реализовывать стратегические планы для достижения поставленных целей.
2. Лидерство: руководитель филиала должен быть харизматичным лидером, способным вдохновлять и мотивировать свою команду на достижение высоких результатов. Он должен уметь эффективно руководить людьми, распределять обязанности и устанавливать ясные ожидания.
3. Коммуникационные навыки: руководитель филиала должен быть отличным коммуникатором, умеющим налаживать отношения с различными заинтересованными сторонами, включая клиентов, партнеров и персонал. Он должен уметь ясно и четко выражать свои мысли и инструкции.
4. Организационные способности: руководитель филиала должен иметь навыки планирования, организации и контроля. Он должен уметь эффективно распределять ресурсы, устанавливать приоритеты и следить за выполнением задач.
5. Аналитическое мышление: руководитель филиала должен иметь способность анализировать сложные ситуации, принимать взвешенные решения и предвидеть возможные последствия. Он должен быть готов к изменениям внешней среды и уметь адаптироваться к переменам.
6. Управление рисками: руководитель филиала должен уметь оценивать и управлять рисками, связанными с деятельностью филиала. Он должен иметь понимание юридических и финансовых аспектов, связанных с ведением бизнеса.
Компетенции руководителя существенно влияют на успех филиала и должны быть учтены при разработке должностной инструкции для директора филиала.
Процедура утверждения
Директор филиала имеет полномочия утверждать должностные инструкции, но в то же время должен соблюдать ряд процедур и регламентов. Процесс утверждения может быть описан следующим образом:
- Подготовка должностной инструкции. Определение задач, функций и ответственности для конкретной должности.
- Согласование должностной инструкции с сотрудниками, занимающими аналогичные должности. Необходимо обсудить предлагаемые изменения, понять их полезность и целесообразность.
- Представление должностной инструкции на рассмотрение руководства компании. Директор филиала должен подготовить аргументированное обоснование необходимости утверждения инструкции с указанием конкретных преимуществ и прогнозируемого результата для филиала.
- Окончательное рассмотрение и утверждение должностной инструкции директором филиала. При этом необходимо принять во внимание мнения сотрудников и руководства компании, а также обеспечить соответствие инструкции общим бизнес-процессам и политике компании.
- Распространение и обучение сотрудников. После утверждения должностной инструкции необходимо провести информационное сопровождение и обучение сотрудников, занимающих соответствующие должности.
Если директор филиала уверен в необходимости изменения или создания новой должностной инструкции, то он вправе принять решение об утверждении. Однако, важно помнить, что для успешного утверждения и последующей реализации должностной инструкции, рекомендуется соблюдать описанные процедуры и согласования. Подобный подход позволит минимизировать риски и достичь наилучших результатов при внедрении нового или обновленного трудового документа.
Значимость должностной инструкции
Определение ролей и обязанностей
Должностная инструкция устанавливает четкие границы того, что от сотрудника ожидается по его должности. Она назначает его роль в рамках организационной структуры, определяет его ответственности и обязанности. Это позволяет избежать путаницы и дублирования работы, а также облегчает распределение задач между сотрудниками.
Обеспечение эффективности и профессионализма
Должностная инструкция является инструментом для повышения эффективности и профессионализма работы сотрудника. Она помогает ему понять, что от него конкретно требуется, какие результаты должны быть достигнуты и какими методами следует пользоваться. Это позволяет сотруднику работать более ориентированно на цели и достигать лучших результатов.
Улучшение коммуникации в организации
Должностная инструкция описывает взаимодействие с другими сотрудниками и структурными подразделениями. Она устанавливает, с кем и как нужно общаться, какие данные и отчеты нужно предоставлять. Это помогает улучшить коммуникацию и сотрудничество внутри организации, предотвращает недоразумения и конфликты, облегчает согласование действий и достижение общих целей.
Ответственность директора филиала
Должностные инструкции являются важным документом, определяющим задачи, обязанности и полномочия сотрудников в организации. Они помогают структурировать рабочие процессы, оптимизировать трудовую деятельность и обеспечивают единообразие в исполнении должностных обязанностей.
Директор филиала должен заботиться о том, чтобы должностные инструкции соответствовали общим правилам и положениям компании, а также учитывали специфику филиала. Он должен утверждать должностные инструкции, представленные ему сотрудниками для обязательного исполнения, а также осуществлять контроль за их соблюдением и внесением изменений при необходимости.
Несоблюдение требований, предусмотренных должностной инструкцией, может повлечь за собой дисциплинарные меры в отношении сотрудников или директора филиала. Поэтому особое внимание следует уделять верности и точности составления должностных инструкций, а также своевременному уведомлению о проведенных изменениях.
Таким образом, директор филиала несет ответственность за утверждение и следование должностным инструкциям в своем подразделении. Качественное исполнение и актуальность должностных инструкций способствуют эффективному функционированию филиала и повышают общую производительность труда.
Скажите пожалуйста, тко должен утверджать должностные инструкции для филиала организации, и как правельно поступать… инструкция должна быть подписанна действующим директором или директором на момент создания предприятия,? Спасибо.
Ответь на вопрос — получи подписчикаВопросы
На нефтебазе действуют для всех должностей должностные инструкции, отдел ОТ и ПБ говорит и обязывает сделать для рабочего персонала производственные инструкции. Отдел кадров заявляет, что никаких пр. инстр-ций не должно быть, есть должностные и менять ничего не нужно. Может ли для работников одновременно действовать и должностная и производственная (данная инструкция будет немного усовершенствована, т.к. должностные давно не менялись и требуют корректировки) инструкции? И что если работник откажется подписывать пр. инструкцию?
Является ли нарушением то, что у нас есть положение о персонале и туда внесен пункт — должностные инструкции сотрудников. Отдельных должностных инструкций нет. Мы предоставляем документы в прокуратуру по факту проверки — запрашивают должностную инструкцию на конкретную должность. Правомерно ли будет предоставление копии положения о персонале (где есть запрашиваемая должностная инструкция). Спасибо.
На большинстве предприятий есть положения, должностные инструкции на каждый отдел и по каждой специальности. Хотелось бы знать какими документами регулируется процесс создания и утверждения положений и должностных инструкций?
Обязательны ли в коммерческой организации должностные инструкции? Есть ли какие-либо штрафные санкции, если в организации нет должностных инструкций на работников?
Спасибо!
С уважением, Ольга.
На предприятии есть должностные инструкции, которые должен соблюдать работник. Инструкции меняются постоянно и голословно без подписи работающего, может ли предприятие уволить работника по статье:»не соблюдения дол. инструкций»?в труд. Договоре этот пункт есть (соблюдения дол. инструкций) а какие они и сколько раз меняются? Этого нет.
Возник вопрос о изменениях должностных инструкций работника. Работник отказывается подписывать обновленные должностные инструкции, объясняя это тем, что его должны были уведомить за 2 месяца об изменениях. Должностная инструкция в нашем учреждении — это отдельный документ, который не связан с трудовым договором. Какие действия в адрес работника могут быть проведены и чем регламентируется данный вопрос.
Мой начальник угрожает мне лишением премии и вдольйнешем увольнением за не выполнение его распоряжений которые не относятся к нашей работе. На сколько мне известно на каждого рабочего есть своя должностная инструкция когда я поинтересовался о своей должностной инструкции то в ответ получил что у нас на предприятии нет должностных инструкций и сослался на инструкцию по охране труда это ведь бред. Как с ними бороться хотя я нашёл по своей специальности должностную инструкцию они отказываются на неё реогировать. Что делать и каким законом действовать за ранее спасибо.
Бесплатный вопрос юристам онлайн
Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните, юрист Вам поможет:
Бесплатно с мобильных и городских
Должностное лицо или уполномоченное прописывается в должностной инструкции или должен быть другой документ? И должностную инструкцию должны выдавать на руки в месте с трудовым договором?
Является ли изменение должностных инструкций изменением условий труда? Имеет ли право работник не подписывать новые должностные инструкции?
При устройстве на работу был подписан трудовой договор. Должностной инструкции не было. Сейчас пытаются уволить по статье. Заставляют подписать должностные инструкции, чтобы наложить дисциплинарное взыскание за невыполнение этих должностных инструкций. Что делать? Спасибо.
Трудовое законодательство не обязывает всех работодателей разрабатывать должностные инструкции. Однако на практике многие организации и предприниматели уже оценили по достоинству преимущества таких инструкций. Особенно актуальным становится этот документ при возникновении трудового спора. Если нужно доказать, что работник не выполнял свои трудовые обязанности, необходимо представить суду их четкий перечень. С этой ролью должностная инструкция справляется как нельзя лучше.
Должностная инструкция выполняет следующие задачи:
– установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);
– определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);
– установление пределов ответственности работника.
В каких случаях должностная инструкция обязательна?
Для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством работодатель обязан составлять должностные инструкции. Например, это касается:
– медицинских работников (п. 1 ч. 2 ст. 73 Федерального закона № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 г.);
– частных охранников (ч. 2, п. 1 ч. 3 ст. 12.1 Закона РФ № 2487-1 от 11 марта 1992 г., Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.);
– работников, занятых в процессах производства, хранения, перевозки, реализации и утилизации молока и продуктов его переработки (п. 2 ст. 23 Федерального закона № 88-ФЗ от 12 июня 2008 г.);
– работников аптечных организаций, ведущих розничную торговлю лекарственными средствами (п. 9.8 ОСТ 91500.05.0007-2003).
Если обязанность по составлению должностных инструкций предусмотрена нормативными документами, при отсутствии инструкций работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).
В отношении остальных работников обязанности по составлению должностной инструкции законодательством не предусмотрено. Но составлять и утверждать ее целесообразно, особенно если в трудовом договоре с работником не раскрывается его трудовая функция, а указывается только наименование должности, профессии, специальности (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.). Составлять должностные инструкции можно в отношении всех должностей, предусмотренных штатным расписанием, в том числе и вакантных. По должностям специалистов (например, бухгалтер, инженер, юрист) нужно составлять и утверждать должностные инструкции. А по профессиям рабочих (например, водитель, электрогазосварщик, грузчик) – инструкции по профессии (производственные инструкции). Однако не запрещено называть инструкции по профессии также должностными.
Образцы инструкций для различных должностей и профессий вы можете найти на сайте www.moedelo.org. На их основе легко разработать собственные инструкции, дополнив при необходимости спецификой работы конкретной организации или отрасли.
Комментарий: – По общему правилу отсутствие в организации должностных инструкций не расценивается как нарушение трудового законодательства и не влечет ответственности. Однако некоторые решения работодателя без должностных инструкций могут быть признаны незаконными. Например, отказ соискателям в приеме на работу по причине их несоответствия квалификационным требованиям при отсутствии самих этих требований, которые, как правило, содержатся в должностной инструкции. Это подтверждает, например, письмо Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г. При разрешении трудовых споров об увольнении работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания суды, как правило, требуют представить должностную инструкцию, а также свидетельства ознакомления с ней работника при трудоустройстве. Если работник не был ознакомлен с кругом своих обязанностей, не представляется возможным доказать, что он не прошел испытательный срок (см., например, Апелляционное определение Московского городского суда № 11-11709 от 26 июня 2012 г.).
Для чего пригодится должностная инструкция?
При наличии должностной инструкции работодатель может:
– обосновать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
– объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
– распределить трудовые функции между работниками;
– оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции;
– обосновать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
– обосновать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей (в т. ч. и увольнения) (письма Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г., № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г., № 1028-с от 30 апреля 2008 г.).
Из каких разделов состоит должностная инструкция?
Общие положения.
В этот раздел включаются:
1) порядок назначения на должность и освобождения от должности. Определяется в соответствии с нормативными правовыми актами, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о структурном подразделении (если такое положение разработано и утверждено работодателем), другими локальными нормативными актами работодателя (например, может быть предусмотрено, что работник назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению определенного должностного лица);
2) требования к квалификации работника. Указываются уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных трудовых обязанностей (образование, повышение квалификации), требования к стажу работы, опыту работы в какой-либо сфере деятельности;
3) требования к знаниям работника («должен знать»). Указываются основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении трудовых обязанностей;
4) перечень документов, которыми должен руководствоваться работник при выполнении трудовых обязанностей. Как правило, в этот перечень включаются:
– законодательство РФ;
– локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника (в т. ч. Правила внутреннего трудового распорядка);
– положение о структурном подразделении, в которое входит должность (см., например, Положение о кадровой службе (отделе кадров));
– приказы и распоряжения руководителя организации;
– распоряжения руководителя структурного подразделения;
– непосредственно должностная инструкция;
– другие документы;
5) место работника в структуре подчиненности (указывается при наличии вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник, а также лица, которые находятся в подчинении у работника);
6) порядок назначения работника, на которого будут возлагаться обязанности данного работника в период его временного отсутствия (например, в период отпуска, временной нетрудоспособности, командировки и т. п.);
7) категория, к которой относится конкретная должность (руководитель, специалист, технический исполнитель).
Должностные обязанности.
В этот раздел нужно включить перечень обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках его трудовой функции.
Должностная инструкция раскрывает понятие трудовой функции работника, определяемой заключенным с ним трудовым договором (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ). Если в трудовом договоре, как правило, указываются только основные характеристики трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации), то в разделе «Должностные обязанности» должностной инструкции трудовая функция детально регламентируется, предусматриваются круг обязанностей работника, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т.д.
В качестве основы для разработки данного раздела должностной инструкции целесообразно использовать квалификационные характеристики, содержащиеся в квалификационных справочниках, например в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, Утвержденных Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 г., и др. Трудовые обязанности работника нужно описать конкретно, подробно и понятно для исполнителя.
При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности (профессии) в конкретных организационно-технических условиях. Так, при необходимости можно распределить обязанности, содержащиеся в одной квалификационной характеристике, между несколькими работниками (исполнителями) или дополнить обязанности, предусмотренные квалификационной характеристикой по одной должности, обязанностями, предусмотренными характеристиками по другим должностям. Также в должностной инструкции работника допускается предусмотреть обязанность замещать работника со схожей трудовой функцией в период его временного отсутствия.
Комментарий: Обязанность работника уволиться по определенным основаниям (в т. ч. по собственному желанию) при наступлении каких-либо обстоятельств не относится к трудовой функции и не может быть включена в должностную инструкцию. Кроме того, такое положение прямо противоречит Трудовому кодексу РФ. У работника есть право расторгнуть трудовой договор по своей инициативе, но не обязанность сделать это по каким-либо производственным причинам (ст. 80 Трудового кодекса РФ). Желание уволиться должно быть добровольным волеизъявлением работника. По этому вопросу Роструд давал разъяснения в письмах № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г., № 3520-6-1 от 30 ноября 2009 г., с текстами которых можно ознакомиться на сайте www.moedelo.org.
Права.
В данный раздел включаются:
– право работника знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися его деятельности;
– запрашивать и получать от работников структурных подразделений организации документы и информацию, необходимые для выполнения его трудовых обязанностей;
– обращаться к руководителю организации с предложениями по вопросам, входящим в его компетенцию;
– требовать от своего непосредственного руководителя и руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав и т.п.
Для некоторых категорий работников (юриста, заместителя руководителя организации и др.) в этот раздел должностной инструкции включается право работника подписывать (визировать) документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
Ответственность.
Сюда нужно включить виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных нормативных актов работодателя, приказов и распоряжений руководителя организации, а также нарушения работником трудовой дисциплины. Также можно предусмотреть положения, которые уточняют и конкретизируют ответственность должностного лица за те или иные нарушения. Например, если работник несет материальную ответственность на основании заключенного договора о полной индивидуальной материальной ответственности, это также целесообразно указать в данном разделе.
Основой для разработки данного раздела должностной инструкции является законодательство РФ о различных видах юридической ответственности. В соответствии со ст. 419 Трудового кодекса РФ ответственность подразделяется на материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую, уголовную. Как правило, формулировки в этом разделе приводятся в общем виде либо с указанием того, за какие нарушения какой вид ответственности возлагается на работника.
Как разработать и утвердить должностную инструкцию?
1. Сначала нужно составить проект инструкции с учетом требований действующего законодательства. Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Унифицированная форма инструкции не утверждена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно. При подготовке должностной инструкции следует учитывать положения ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к содержанию и оформлению четко установлены только для должностной инструкции частного охранника на объекте охраны (Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.). В остальных случаях в качестве основы при составлении должностных инструкций можно использовать:
– квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 г.;
– единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (выпуски по соответствующим отраслям). Например, для составления инструкций по общеотраслевым профессиям рабочих можно использовать Выпуск 1, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС № 31/3-30 от 31 января 1985 г. (письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г., № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г., № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.).
Кроме того, при разработке должностных инструкций законодательство предписывает работодателям учитывать требования профессиональных стандартов (пп. «а» п. 25 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 23 от 22 января 2013 г.). Однако сами стандарты пока не утверждены, работу по их созданию координирует Минтруд России (ст. 195.1 Трудового кодекса РФ).
2. Если коллективным договором (соглашением) организации предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников например, — с профсоюзом, следует направить представительному органу на рассмотрение проект должностной инструкции и учесть его мнение. Если такой орган не создан, работодатель разрабатывает и принимает локальные нормативные акты (в т. ч. должностные инструкции) самостоятельно. Отсутствие представительного органа делает невозможным выполнение требований законодательства в этой части (ч. 3 ст. 8, ч. 1 ст. 372 Трудового кодекса РФ, п. 3 письма Роструда № 2742-6-1 от 8 декабря 2008 г.).
3. Затем необходимо подписать и завизировать должностную инструкцию. В соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительный документ (в т. ч. должностная инструкция) должен содержать реквизит «Подпись», который располагается в нижней части документа, после его текста. Должностную инструкцию, как правило, подписывает ее составитель (например, специалист по кадрам, руководитель структурного подразделения).
В зависимости от того, какой порядок принятия должностных инструкций установлен у работодателя, до утверждения руководителем организации (иным уполномоченным лицом) инструкцию могут визировать некоторые заинтересованные работники (например, руководитель кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала), руководитель юридического отдела (юрист) организации). Виза согласования располагается на оборотной стороне последнего листа должностной инструкции. Она должна включать в себя подпись и должность работника, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003).
4. После подписания нужно утвердить должностную инструкцию и ввести ее в действие с определенной даты. Должностную инструкцию утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Как правило, для этого издается приказ. Но если инструкция утверждается без каких-либо особенностей (по времени ее действия, порядку пересмотра, распространения и т.п.), можно не издавать отдельный приказ, а оформить на самой должностной инструкции гриф утверждения. Гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности работника, утверждающего документ (например, генеральный директор, директор по управлению персоналом), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003, ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).
5. В завершение процедуры необходимо ознакомить работника, принимаемого (принятого) на определенную должность (профессию), с инструкцией по этой должности (профессии). Сведения об ознакомлении с должностной инструкцией и подпись работника, подтверждающая ознакомление, могут ставиться:
– в листе ознакомления с должностной инструкцией (такой лист подшивается или подклеивается к самой инструкции);
– в Журнале ознакомления с должностными инструкциями или в Журнале ознакомления с локальными актами организации (образцы этих документов представлены на сайте www.moedelo.org);
– на экземпляре должностной инструкции, который будет храниться у работодателя (по аналогии с трудовым договором);
– на экземпляре трудового договора, который будет храниться у работодателя (например, на нем можно оформить такую надпись: «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен»).
Если работник не желает ознакомиться с должностной инструкцией, отказ целесообразно оформить письменно, например в виде акта. Этот документ убережет работодателя от возможных претензий со стороны проверяющих ведомств (например, трудовой инспекции). Он будет служить подтверждением того, что работодатель выполнил свою обязанность по ознакомлению работника с локальными актами, и снимет с организации ответственность, если работник, отказавшийся от ознакомления с локальным актом, впоследствии будет утверждать, что его с ним не знакомили (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 67, ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ).
Целесообразно подготовить два экземпляра должностной инструкции и выдать один работнику на руки (абз. 7 письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г.). Экземпляр желательно предоставить работнику под подпись.
Комментарий: Инструкция составляется по должности или профессии, а не в отношении каждого работника лично. Составлять именные должностные инструкции, конечно , не запрещено, но делать это нецелесообразно, ведь при увольнении работника такая инструкция будет утрачивать силу а при приеме нового ее придется утверждать заново. В то же время ФИО работника можно проставить вручную на его экземпляре утвержденной должностной инструкции во избежание потери экземпляра. Такие разъяснения даны в письме Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.
Приказ об утверждении должностных инструкций — это локальный нормативный акт организации. Он определяет порядок введения в действие документов, содержащих сведения о правах и обязанностях работников, занимающих определенную должность. Его составление является обязательным для некоторых организаций.
Кадровое делопроизводство состоит из множества документов, о которых многие клерки даже не догадываются. Так, например, далеко не все руководители знают, что утверждать должностные инструкции нужно приказом. Казалось бы, все функции, права и обязанности работников можно прописать в трудовых договорах, а если и формировать отдельные описания функционала, то для чего создавать еще и отдельный распорядительный акт об их утверждении? На самом деле все далеко не так просто.
Роль должностных инструкций в организации
В соответствии с действующим трудовым законодательством и в частности, с Трудовым кодексом РФ, должностные инструкции, а значит, и распоряжение об их введении в действие, не являются обязательными. Значит, каждая коммерческая компания ответ на вопрос, нужен ли приказ на утверждение должностных инструкций, находит самостоятельно. А вот у бюджетных организаций, государственных и муниципальных учреждений он в подавляющем большинстве случаев положительный. Обязательность составления локальных актов с перечислением функций и прав сотрудников закреплена для них в ведомственных нормативно-правовых актах. А без соответствующего распоряжения об утверждении такие документы не могут считаться действующими и не имеют законной силы.
В каких случаях нужен приказ
Обычно форма приказа утверждается в самом начале деятельности организации или учреждения. Но иногда такое распоряжение приходится формировать и уже в процессе осуществления деятельности. Это необходимо в случае:
- создания новых штатных единиц в структуре учреждения или организации;
- изменения законодательных актов, регламентирующих трудовую функцию сотрудников;
- изменения технологических подходов и требований.
Также распоряжение о введении новых служебных обязанностей или корректировке старых может поступить от вышестоящих организаций или министерств. Коммерческие компании могут изменять функции, присущие определенной должности, по своему желанию в любое время. Главное, чтобы соответствующие изменения были внесены в трудовые договоры работников.
Порядок оформления и образец
Унифицированная форма этого локального акта отсутствует. Но некоторые ведомства утвердили рекомендованные формы документа. Например, это предусмотрено приказами:
- ФСИН России от 05.06.2008 N 379;
- МВД России от 12.01.1998 N 19.
Фактически приказ об утверждении должностных инструкций в школе не будет отличаться от подобного документа, например, в больнице или пожарной охране подведомственной МЧС. В каждом из них одинаковая структура:
- шапка с указанием наименования организации, название локального акта, его номера и даты составления;
- суть распоряжения;
- перечень ДИ, которые надо утвердить, с указанием полного названия каждой должности отдельно;
- указание лиц, ответственных за исполнение поручений;
- подпись руководителя с указанием его полной должности и ФИО.
В приложении к приказу обычно дается текст всех утверждаемых должностных инструкций.
Правила ведения документооборота в дошкольной организации мало отличаются от документооборота школы, и приказ об утверждении должностных инструкций в ДОУ создан по такой же схеме.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно
Обратите внимание, что знакомить с таким НПА работников организации под подпись не нужно. Этот документ просто вводит в действие новую документацию, с которой и должны быть ознакомлены сотрудники. В случае если в ДИ добавляются новые функциональные обязанности, то действовать надо по правилам статьи 74 ТК РФ.
Начало разработки функциональных характеристик должности
В некоторых крупных государственных корпорациях, в которых множество подразделений и дочерних компаний, например таких, как Газпром или РЖД, отдельно издают распоряжения о порядке разработки служебных обязанностей сотрудников. В таких документах указывают:
- перечень требований, которые должны быть учтены при разработке;
- порядок утверждения разработанных документов;
- порядок внесения изменений в действующие описания функционала работников;
- сроки исполнения;
- ответственных сотрудников.
Например, приказ об утверждении должностных инструкций Газпрома и порядке их разработки перечисляет ряд исполнителей, ответственных за выполнение распоряжения руководителя.
И с таким распорядительным актом необходимо под подпись ознакомить всех уполномоченных должностных лиц, которые в нем указаны. Коммерческие организации, у которых есть филиалы и обособленные подразделения, могут использовать аналогичную форму документа.
Может помочь: в каких случаях допускается вносить изменения в должностные инструкции
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Дидух Юлия
бухгалтер, юрист
В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года
Все статьи автора