Оптимизация бизнес-процессов — один из самых популярных способов улучшить результаты компании и повлиять на эффективность её работы. Однако часто под этим термином ошибочно понимают тотальную экономию, из-за чего предприятие так и не добивается роста: прибыль продолжает падать несмотря на максимальное сокращение расходов.
Чтобы обезопасить себя от возможных рисков, руководители нанимают менеджера по оптимизации процессов. Этот специалист знает, как улучшить показатели и наладить деятельность компании.
В этой статье расскажем, чем именно занимается менеджер бизнес-процессов, какими компетенциями он обладает, сколько зарабатывает и что нужно, чтобы стать специалистом. Информация будет полезна предпринимателям и тем, кто задумывается о новой профессии или ищет направление для переквалификации.
Благодарим Марию Томозову, бизнес-партнёра по стратегическому развитию компаний и эксперта курса «Менеджер бизнес-процессов» в Нетологии, за помощь в подготовке материала.
Кто такой менеджер бизнес-процессов
Менеджер бизнес-процессов — специалист, который отвечает за описание, разработку и оптимизацию бизнес-процессов предприятия. Он помогает компании использовать ресурсы эффективно и не допускать их утечку.
На российском рынке профессия менеджера по бизнес-процессам появилась около десяти лет назад. Тогда специалиста можно было встретить лишь в штате крупных международных компаний, которые интенсивно развивались, анализировали и модернизировали свои бизнес-процессы.
Для остальных предприятий эта позиция долгое время была недоступна: позволить себе отдельного эксперта мог не каждый бизнес. Поэтому вопросами оптимизации обычно занимались руководители и начальники отделов, которые принимали решения на основании собственного опыта и предпринимательской интуиции.
В апреле 2018 года был утверждён профессиональный стандарт «Специалист по процессному управлению» — подробное описание его трудовых функций полностью соответствует компетенциям менеджера бизнес-процессов.
Мария Томозова
Бизнес-партнёр по стратегическому развитию компаний, член совета директоров «ESG-Декарбоника» и преподаватель Нетологии
Менеджер бизнес-процессов — относительно молодая специальность, которая возникла в России с появлением новых профессиональных стандартов. Однако история самой профессии — это долгая процедура наблюдения за бизнес-процессами и накопления опыта в различных отраслях экономики. Благодаря ей появилась необходимости описать и систематизировать знания в единой форме.
Перед тем как рассказать о рабочих задачах менеджера по оптимизации процессов, разберёмся, что собой представляют сами бизнес-процессы.
Бизнес-процесс — это любая логическая последовательность действий, которая регулярно повторяется и приводит к бизнес-результату.
Представим, что мы заказали шкаф в интернет-магазине. Наша цель — получить изделие, цель компании — доставить его вовремя. Вся работа интернет-магазина, которая помогает ему достичь конечной цели, — это и есть бизнес-процесс.
Вот так выглядит схема бизнес-процесса (БП) оформления заказа в интернет-магазине после обращения клиента ↓
Алгоритм процесса будет таким:
- Ищем клиента по базе. Если клиента там нет, регистрируем его, если есть — переходим к следующему этапу.
- Проверяем наличие товара.
- Если товара нет в наличии, уточняем — готов ли клиент ждать. Если да, переводим в ожидание, если нет — закрываем БП.
- Если товар в наличии, проводим презентацию товара и переходим к его продаже.
- Клиент готов заказать — оформляем заказ и передаём в службу доставки.
- Клиент готов подумать и просит связаться позже — переводим его на стадию взращивания: повторное взаимодействие и предложение выгодных условий покупки, до момента готовности к заказу.
- Если клиент отказывается, закрываем БП.
Бизнес-процессы имеют различную длительность — от минуты или недели до нескольких месяцев — и бывают простыми, например, сбор обратной связи от клиентов, и сложными: оформление сотрудника на рабочем месте и предоставление необходимых доступов. Кроме того, процессы могут быть автоматизированными и неавтоматизированными.
Выделяют три основных типа бизнес-процессов:
- управляющие — нацелены на управление деятельностью всей организации;
- ключевые — производят основной продукт, услугу и создают ценность компании для клиентов;
- поддерживающие — обеспечивают операционные и управляющие процессы всем необходимым для работы.
Основные бизнес-процессы обязательно должны быть подробно описаны — без этого они не могут существовать. Чем сложнее структура компании, тем важнее детальное изложение процессов. Только так можно избежать ошибок и утечки ресурсов.
Описанием этих мероприятий, а также их анализом и управлением занимается менеджер бизнес-процессов. Он не только следит за слаженностью работы, но и несёт ответственность за полученный результат. Если специалист грамотно описал, проанализировал и предложил улучшения бизнес-процесса, то результат будет отвечать намеченным целям, а деятельность предприятия, в свою очередь, станет более эффективной.
В компаниях любого размера эффективность процессов — один из главных показателей, по которым можно судить об успешности бизнеса в целом. Даже если часть процессов не настроена, конкурентоспособность компании начинает снижаться, и бизнес несёт убытки. В итоге появляются такие проблемы как:
- лишнее расходование ресурсов;
- жалобы клиентов;
- снижение производительности и нарушение сроков;
- дублирование работы;
- слепые зоны;
- отсутствие заинтересованности у сотрудников;
- упущенные возможности в бизнесе.
Когда организация правильно отлаживает бизнес-процессы, она получает значительное преимущество, которое помогает ей опережать конкурентов, занимать лидирующие позиции в отрасли и получать больше прибыли.
В 2014 году вышло много статей об исследовании школьника из Питтсбурга по имени Сувир Мирчанди. 14-летний парень обратил внимание на большое количество печатных раздаточных материалов в своей школе и решил выяснить, сколько стоит их изготовление. Оказалось, очень много! Тогда он подсчитал, сколько чернил уходит на распечатку документов, написанных разными шрифтами, и выявил наиболее экономичный из них — Garamond. В итоге Сувир определил, что его школа могла бы экономить в год 21 тысячу долларов, перейдя на этот шрифт. А в масштабах страны переход в документообороте на Garamond экономил бы около 400 миллионов долларов бюджета.
Это наглядный пример оптимизации бизнес-процессов: поиск проблемы, разработка и внедрение решения. Нечто подобное можно сделать в любом бизнесе и увеличить прибыль минимум на 5–10%.
Как мы уже писали, менеджер бизнес-процессов отвечает за описание, анализ и управление бизнес-процессами. Вот более подробный список его задач ↓
- Анализ текущих бизнес-процессов и поиск возможностей для повышения эффективности компании и прибыли в целом.
- Подготовка предложений по улучшению бизнес-процессов и, как следствие, создание нового алгоритма работы или внесение изменений в действующий порядок. Как итог — разработка регламентирующей документации и постановка технических заданий разработчикам.
- Доведение новшеств до сотрудников.
- Испытание улучшенного процесса на одном отделе или группе сотрудников.
- Составление отчёта с результатами проведённой работы для руководства, согласование дальнейших шагов.
- Обучение сотрудников, распределение задач внутри обновлённого процесса.
- Мониторинг выполнения задач согласно алгоритму и координация действий сотрудников.
- Презентация результатов оптимизации бизнес-процессов и дальнейшие рекомендации.
Мария Томозова
Бизнес-партнёр по стратегическому развитию компаний, член совета директоров «ESG-Декарбоника» и преподаватель Нетологии
Мы учим студентов выстраивать стратегию компании и выделять приоритетные на данный момент задачи для бизнеса и команды, ведь ресурсы всегда ограничены. Однако ответственность за внедрение изменений целесообразно возлагать непосредственно на владельцев процессов, так как это именно их задача — непрерывное улучшение своих бизнес-процессов. Поэтому очень важно, чтобы собственники и управленцы всё больше погружались в тему процессного управления, ведь успех внедрения изменений зависит от намерения первого лица идти до конца. Именно он должен быть заказчиком такого проекта.
Только в согласованной работе менеджера бизнес-процессов и владельцев самих процессов кроется успех.
Каждый бизнес уникален и требует особого подхода к работе, поэтому в профессии менеджера по оптимизации процессов остаётся место для креативности.
В целом объём и специфика компетенций специалиста различаются в зависимости от потребностей работодателя, размера компании и её сферы деятельности. При этом существуют универсальные механики, которыми должен обладать менеджер-бизнес процессов.
Рассмотрим требования к кандидатам на примере реальных вакансий.
Так, в Сбере ищут сотрудника широкого профиля, который, помимо работы с бизнес-процессами, имеет навыки методолога и может готовить учебные материалы:
Группа компаний «Ренна» сосредоточена на оптимизации внутренних процессов. Поэтому от менеджера ждут навыка удовлетворять потребности внутреннего клиента, то есть сотрудника, и умения взаимодействовать с топ-менеджментом:
Среди основных хард-скиллов менеджера по бизнес-процессам можно отметить:
- владение методиками аудита;
- знание методик анализа, моделирования, описания и оптимизации бизнес-процессов;
- компьютерную грамотность;
- владение инструментами моделирования: Miro, Visio, Aris, Business Studio, ELMA;
- опыт участия в проектах по улучшению бизнес-процессов;
- опыт разработки нормативных документов;
- умение управлять рисками и изменениями;
- навык работы с бюджетом и финансовыми показателями.
Помимо профессиональных навыков специалиста, ценятся следующие софт-скиллы:
- аналитические способности;
- системное мышление;
- склонность к исследовательскому типу деятельности;
- умение понятно излагать необходимую информацию, грамотно и корректно задавать вопросы;
- умение находить общий язык, договариваться, доносить смысл решений;
- инициативность;
- целеустремлённость;
- стрессоустойчивость;
- высокая работоспособность.
Мария Томозова
Бизнес-партнёр по стратегическому развитию компаний, член совета директоров «ESG-Декарбоника» и преподаватель Нетологии
Менеджер бизнес-процессов — человек, который видит, анализирует и предлагает. Ему нужно иметь проактивную позицию, живой ум, желание видеть возможности и предлагать реальные улучшения.
У каждой компании есть процессы, которые требуют анализа и управления, поэтому менеджер бизнес-процессов может работать практически везде. Обычно он находится в штате самого предприятия или оказывает услуги на фрилансе от имени консалтинговой компании.
Работа менеджера по бизнес-процессам востребована на рынке труда среди крупных компаний разных направлений. На сайте hh.ru можно найти предложения от Сбера, Почты России, BELUGA GROUP, Детского Мира и других известных брендов.
В будущем спрос на менеджеров по бизнес-процессам будет только расти. Это связано с большим количеством проектов по направлениям импортозамещения и цифровизации экономики.
В декабре 2021 года Сбер совместно с Высшей школой экономики провёл исследование и выпустил интерактивную версию «Атласа профессий будущего». В него вошло 50 перспективных профессий, в том числе дизайнер бизнес-моделей, который по своей роли близок к менеджеру по бизнес-процессам. В частности, в обеих профессиях можно найти схожие компетенции:
- знание методов и инструментов стратегического и конкурентного анализа;
- системное мышление, креативность, умение достигать результата;
- знание моделей генерации выручки и монетизации;
- межфункциональная коллаборация и тиминг;
- сторителлинг и презентационные навыки.
В среднем менеджер бизнес-процессов получает 72 тысячи рублей. Размер зарплаты обычно зависит от уровня квалификации соискателя, его стажа и возможностей работодателя.
На самом старте карьеры специалист может зарабатывать 40 тысяч рублей:
С опытом можно вырасти до высококлассного специалиста по бизнес-процессам. Потолок зарплаты здесь обозначить сложно, так как всё зависит от ценности конкретного сотрудника и масштаба компании.
Вот пример вакансии для специалиста с большим опытом работы:
В российских вузах специальность «Менеджер бизнес-процессов» не встречается. Как правило, свой путь будущие специалисты начинают с базового обучения по направлению «Экономика», «Информатика» или «Менеджмент». После чего получают дополнительное образование на профильных курсах и семинарах, где собран передовой опыт управления процессами.
Вот так в системе «Трудоустройство» выглядит аналитика по необходимому образованию:
Мария Томозова
Бизнес-партнёр по стратегическому развитию компаний, член совета директоров «ESG-Декарбоника» и преподаватель Нетологии
Сложно сузить базовый уровень образования менеджера по бизнес-процессам до определённого направления. Скорее всего, это набор внутренних качеств, амбиций и аналитических способностей, которые позволяют сотруднику как бы приподняться и посмотреть сверху на процессы организации.
Это может быть специалист в любой отрасли. Сначала он набирается опыта как линейный сотрудник, со временем дорастает до позиции, когда может и хочет влиять на развитие и эффективность компании. На этом этапе специалист дополняет свои навыки специальными знаниями в процессном управлении. Такие менеджеры отличаются мощной осознанностью, и их компетенций уже хватает, чтобы смотреть системно на процессы в компании.
На курсе для менеджеров по бизнес-процессам в Нетологии за 5,5 месяца можно освоить профессию и получить документы государственного образца, подтверждающие переквалификацию. В программе обучения делается упор на практику — это позволяет быстро пополнить портфолио и устроиться на работу сразу после обучения.
На курсе учат:
- проводить стратегический анализ;
- разрабатывать стратегию компании;
- определять приоритетные для развития бизнес-процессы;
- проводить аудит;
- описывать и анализировать бизнес-процессы;
- оценивать риски;
- предлагать и внедрять улучшения;
- настраивать эффективную работу всех подразделений.
Moscow Business School предлагает обучение по направлению «Специалист по регламентации бизнес-процессов». Программа составлена на основе профессионального стандарта и предлагает на выбор срок обучения от четырёх месяцев до года.
Недостающие знания по профессии можно также получить на онлайн-курсах Сбера. Здесь предлагаются бесплатные варианты получения базовых знаний по настройке и ведению бизнеса.
- Научитесь оптимально использовать процессную аналитику, чтобы повысить эффективность работы бизнеса
- Узнаете, как сформировать команду для анализа
- Разберётесь, зачем нужна автоматизация бизнес-процессов и какие для этого существуют инструменты
Книги:
- Свод знаний по управлению бизнес-процессами. BPM CBOK 3.0;
- Руководство по улучшению бизнес-процессов. Harvard Business School;
- «Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования», Бьёрн Андерсен;
- «Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по реализации проектов», Джон Джестон, Йохан Нелис;
- «Учитесь видеть бизнес-процессы. Построение карт потоков создания ценности», Майк Ротер, Джон Шук;
- «Критическая цепь», Элияху Голдратт;
- «Дао Тойота», Джеффри Лайкер;
- «Организация как система. Принципы построения устойчивого бизнеса Эдварда Деминга», Генри Нив;
- «Оптимизация бизнес-процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация», Джеймс Харрингтон;
- «Системное мышление. Как управлять хаосом и сложными процессами», Джамшид Гараедаги;
- «Бережливое производство + шесть сигм в сфере услуг», Майкл Джордж.
Медиа:
- Сообщество бизнес-аналитиков России;
- РБК;
- Электронный журнал «Бизнес-аналитик»;
- Блог академии Mindbox.
YouTube-каналы:
- Канал Максима Спиридонова;
- Канал Игоря Рыбакова;
- Канал Оскара Хартманна;
- FranchTV;
- Big Money.
Telegram-каналы:
- Делобанк — банк для бизнеса;
- Клуб анонимных аналитиков;
- Красивая аналитика;
- Бизнес-анализ & IT;
- Нормально делай, нормально будет.
Менеджер по бизнес-процессам — человек, который отвечает за разработку и оптимизацию процессов предприятия.
Эффективные процессы повышают продуктивность сотрудников, улучшают взаимодействие с клиентами и все остальные аспекты деятельности компании. Неэффективные, неправильно функционирующие процессы вызывают разочарование сотрудников, ненужные расходы, неудовлетворённость клиентов и, как следствие, потерю доходов.
Без менеджеров бизнес-процессов сложно выполнять многие задачи: собирать и анализировать информацию о положении дел на предприятии, выявлять реальные возможности для роста в условиях экономической нестабильности, разрабатывать стратегию развития, прогнозировать потенциальные риски. Поэтому в ближайшем будущем потребность в этих специалистах будет только расти.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
20.06.2018
Из пояснительной записки к профессиональному стандарту
«Специалист по процессному управлению» (Утвержден Приказом Минтруда и социальной защиты России №248н от 17.04.2018).
Вид профессиональной деятельности «Специалист по процессному управлению» охватывает деятельность по анализу, регламентированию, проектированию, оптимизации, автоматизации, внедрению и контролю процессов и административных регламентов организаций.
Основная цель вида профессиональной деятельности:
Повышение эффективности деятельности организаций путем разработки и усовершенствования их процессов и административных регламентов, в том числе с использованием современных информационных и телекоммуникационных технологий.
Консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления.
Группа занятий:
- Руководители в области определения политики и планирования деятельности;
- Аналитики систем управления и организации.
Современному Менеджеру по ИТ необходим системный, стратегический подход, набор знаний и компетенций, широкий кругозор в области ИТ и смежных областях.
Настоящий стандарт устанавливает требования к профессиональным компетенциям Менеджера по информационным технологиям по четырем квалификационным уровням в соответствии с требованиями Министерства Труда.
Обобщенные трудовые функции (далее – ОТФ) (функциональная карта вида профессиональной деятельности) для вида профессиональной деятельности «Специалист по процессному управлению» сформированы на основе основных слоев модели архитектуры предприятия (Enterprise Architecture) в соответствии с этапами развития общества (индустриальное, постиндустриальное, информационное и инновационное общество). Такая градация находится в полном соответствии с лучшими международными практиками моделей компетенций специалистов ИТ, в частности с Европейской рамкой ИКТ-компетенций (e-CF).
В качестве основной структуры построения проекта профессионального стандарта «Специалист по процессному управлению» была принята модель с 4-х уровневой системой иерархии специальностей:
- Специалист низшей квалификации (6-й квалификационный уровень), который способен нести ответственность за регламентацию и контроль выполнения простых процессов и административных регламентов малого и небольшого размера.
- Специалист средней квалификации(6-й квалификационный уровень), который способен разрабатывать, внедрять, совершенствовать и проводить аудиты сложных кросс-функциональных процессов и административных регламентов, которые состоят из простых процессов (бизнес-процессов) и административных регламентов.
- Специалист высокой квалификации (7-й квалификационный уровень), который способен создавать и развивать систему процессного управления, позволяющую поставить деятельность по проектированию, эксплуатации и контролю процессов и административных регламентов «на поток» — вести эту работу системно и на постоянной основе, в том числе с использованием передовых информационных технологий.
- Специалист высшей квалификации (7-й квалификационный уровень), который способен разрабатывать, внедрять, совершенствовать и проводить аудиты процессной архитектуры — комплексной модели, охватывающей все процессы организации — и выполнять трансформацию системы процессов организации.
Следует различать, что фактическую ответственность за управление процессами несет руководитель (владелец процесса, менеджер процесса), имеющий в руках все необходимые права, ресурсы и полномочия для эксплуатации процесса.
Определены следующие формулировки обобщенных трудовых функций:
- Проектирование и внедрение кросс-функциональных процессов организации или административных регламентов организации;
- Проектирование и внедрение системы процессного управления организации или административных регламентов организации»
- Проектирование и трансформация процессной архитектуры организации.
- Регламентация процессов подразделений организации или разработка административных регламентов подразделений организации.
Характеристика обобщенных трудовых функций, входящих в вид профессиональной деятельности
Обобщенная трудовая функция «Проектирование и внедрение кросс-функциональных процессов организации или административных регламентов организации»
Уровень квалификации: 6-й уровень – Ответственность за результат выполнения работ на уровне подразделения или организации.
|
Возможные наименования должностей |
Специалист по регламентации бизнес-процессов. Профессиональный стандарт не регламентирует строгое название должности специалиста, выполняющего данную ОТФ. Организации, применяющие данный профстандарт, могут сами выбирать название для этой должности исходя из потребностей конкретной организации. В качестве примера возможных наименований должностей в российской практике ведения проектов по регламентации бизнес-процессов и административных регламентов используются следующие названия:
|
|
Требования к образованию |
Высшее образование – бакалавриат или высшее образование (непрофильное) – бакалавриат. Рекомендуется дополнительное профессиональное образование – программы повышения квалификации и профессиональной переподготовки в области процессного управления. |
|
Требования к опыту практической работы |
НЕТ |
Обобщенная трудовая функция «Проектирование и внедрение системы процессного управления организации или административных регламентов организации»
Уровень квалификации: 6-й уровень – Ответственность за результат выполнения работ на уровне подразделения или организации.
|
Возможные наименования должностей |
Процессный аналитик В качестве примера возможных наименований должностей в российской практике ведения проектов по проектированию и внедрению кросс-функциональных процессов или административных регламентов используются следующие названия:
|
|
Требования к образованию и обучению |
Высшее образование – бакалавриат или высшее образование (непрофильное) – бакалавриат. Рекомендуется дополнительное профессиональное образование – программы повышения квалификации и профессиональной переподготовки в области процессного управления. |
|
Требования к опыту практической работы |
Не менее одного года в области регламентации процессов подразделений организации или разработки административных регламентов подразделений организации. |
Обобщенная трудовая функция «Проектирование и трансформация процессной архитектуры организации»
Уровень квалификации: 7-й уровень – Ответственность за результаты деятельности крупных организаций или подразделений.
|
Возможные наименования должностей |
Процессный методолог. В качестве примера возможных наименований должностей в российской практике ведения проектов по проектированию и внедрению системы процессного управления используются следующие названия:
|
|
Требования к образованию |
Высшее образование – бакалавриат или высшее образование (непрофильное) – бакалавриат. Рекомендуется дополнительное профессиональное образование – программы повышения квалификации и профессиональной переподготовки в области процессного управления.
|
| Требования к опыту практической работы |
Не менее одного года в области проектирования и внедрения кросс-функциональных процессов организации или административных регламентов организации.
|
Обобщенная трудовая функция «Регламентация процессов подразделений организации или разработка административных регламентов подразделений организации»
Уровень квалификации: 7-й уровень – Ответственность за результаты деятельности крупных организаций или подразделений.
|
Возможные наименования должностей |
Процессный архитектор. В качестве примера возможных наименований должностей в российской практике ведения проектов по проектированию и трансформации процессной архитектуры используются следующие названия:
|
|
Требования к образованию |
Высшее образование – бакалавриат или высшее образование (непрофильное) – бакалавриат. |
|
Требования к опыту практической работы |
Не менее одного года в области проектирования и внедрения системы процессного управления организации |
Полный текст профессионального стандарта «Специалист по процессному управлению» на сайте ассоциации АВРМР
http://abpmp.org.ru/resource/
← Назад к списку
Специалист по бизнес-процессам — это должностное лицо, занимающееся оптимизацией деятельности компаний, применяет в своей работе передовые методы бизнес-анализа, определяет проблемные участки в деятельности организации и устанавливает приоритетные точки роста.
Таблица №1. Основные характеристики профессии
Зарплата
От 55 000 рублей
График работы
Полный день
Образование
Высшее
Курсы
Спрос на рынке
более 1 000 открытых вакансий
Возраст кандидатов
≈25 — 50 лет
Обязанности
Должностная инструкция специалиста по бизнес-процессам это, прежде всего аналитика – изучение структур внутренних процессов организации, в том числе регламентной составляющей в аппарате управления. В процессе анализа специалист выявляет недостатки имеющейся системы коммуницирования в аспекте ведения бизнеса и рекомендует рациональные варианты решения поставленных задач.
Функциональная нагрузка вакансии специалиста по бизнес-процессам предусматривает:
- Увеличение дохода компании.
- Снижение издержек, брака.
- Анализ финансового состояния компании.
- Автоматизация и оптимизация деятельности.
- Контроль успешности внедрения новой модели, ее корректировка при необходимости.
- Составление технического задания.
- Презентации новых предложений.
Зарплата
Зарплата по России варьируется от 20 до 100 тыс. рублей.
Москва
В Москве диапазон зарплат 50–130 тыс. рублей.
Санкт-Петербург
Средняя зарплата в Санкт-Петербурге 70-90 тыс. рублей.
Другие регионы
Варьируется от 30 до 50 тыс. рублей.
Средняя по СНГ
Средняя зарплата – 40 тыс. рублей.
В перспективе
В перспективе возможен рост зарплаты, как и рост спроса на специалистов по бизнес-процессам. Востребованность профессии растет прямо пропорционально техническому прогрессу. Но вместе с тем все большое значение отводится творческим умениям. Важна способность принимать решения в нестандартных ситуациях. Управление бизнес-процессами не та сфера, где возможна деятельность по одному отточенному алгоритму.
Что требуют
Среди главных компетенций требуются сквозные, профессиональные способности:
- психологическая гибкость;
- креативность;
- коммуникабельность;
- стрессоустойчивость;
- компьютерная грамотность;
- организационные, управленческие, исследовательские способности;
- эмоциональный интеллект;
- умение решать конфликты.
Образование
Для работы в сфере бизнес-систем обязательно понимание экономики, логистики, ИТ, бухгалтерии, управления, психологии. Кроме того, важно хорошо ориентироваться в законодательстве: знать трудовой, уголовный, административный кодекс. Для работы специалистом по бизнес процессам необходимо получить высшее экономическое образование или образование по профилю информатика, менеджмент или маркетинг. После чего дополнительно пройти курсы профильной подготовки.
Таблица №2. Средняя стоимость обучения в год
ВУЗ
Стоимость обучения в год
Бюджетные места
Институт государственной службы и управления
от 250 000 рублей
18
Российский экономический университет им. Г.В. Плеханова
от 22 000 рублей
10
Российский государственный гуманитарный университет
от 46 000 рублей
9
Таблица №3. Средние цены и условия прохождения курсов повышения квалификации
Курсы
Стоимость обучения
Срок обучения
Online
src-master
38 000 руб.
3 дня
Нет
specialist
17 000 руб.
3 дня
Да
Средний возраст
Средний возраст работника – 25–45 лет.
Навыки
Работа специалистом по бизнес-процессам выдвигает определенные требования к личности:
- стрессоустойчивость;
- коммуникабельность, умение решать конфликты;
- высокая работоспособность;
- аналитическое, творческое, системное мышление;
- потребность в исследовательской деятельности;
- психологическая гибкость;
- знание азов социальной психологии;
- дисциплинированность;
- самостоятельность;
- организованность;
- знание компьютерных технологий;
- умение грамотно формулировать вопросы, задачи, доходчиво объяснять информацию;
- целеустремленность;
- уверенность в себе.
Аналитик должен уметь мыслить масштабно, быстро, но не линейно. Что подразумевает умение находить эффективное решение проблемы даже при дефиците информации.
Опыт работы
Опыт работы не важен, но от него зависит уровень дохода и должность, на которую можно претендовать. Большинство организаций требуют наличие опыта в сфере аналитики, например, несколько лет работы менеджером.
Условия работы: плюсы и минусы
Работа напряженная и ответственная. Имеет свои преимущества и недостатки.
Плюсы
- Творческая деятельность, раскрывающая потенциал личности.
- Высокая значимость работы. От работы аналитика зависит успех деятельности всей организации.
- Высокий доход.
- Налаживание связей, которые могут быть полезны в будущем.
- Широкий круг общения.
Минусы
- Возможны командировки.
- Споры, разногласия, непонимание со стороны клиентов и сотрудников необходимости внедрения новой модели.
- Высокий темп работы, из-за чего выше риск профессионального выгорания, переутомления.
- Работа аналитиком динамична. Она требует постоянного самообразования, повышения компетенций.
Карьерный рост
Вариант карьерной лестницы: стажер, аналитик, ведущий аналитик, консультант, ведущий консультант. Последний пункт разбивается на четыре параллельных: эксперт, международный консультант, руководитель проектов, руководитель отдела. Это не единственный вариант роста. В сфере бизнес-процессов можно двигаться по вертикали, горизонтали или углубиться в конкретную нишу, стать выдающимся международным аналитиком.
Кем можно работать с образованием в данной специальности
В ассоциации специалистов по бизнес процессам отмечают что на данный момент существует высокая потребность в данной вакансии в частном и государственном секторе.
Источник: https://start-365.ru
Должностная инструкция по специальности «Бизнес-аналитик»
Вы можете скачать должностную инструкцию бизнес-аналитика бесплатно. Должностные обязанности бизнес-аналитика
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
БИЗНЕС-АНАЛИТИКА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная определяет права, ответственность и должностные обязанности бизнес-аналитика _____________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2.Бизнес-аналитик принимается на работу и увольняется по приказу руководителя организации по представлению начальника отдела.
1.3.Бизнес-аналитик находится в подчинении у начальника отдела.
1.4.На должность бизнес-аналитика принимается лицо с высшим образованием в области экономики, математического анализа и опыт работы в аналогичной должности не менее двух лет.
1.5.В период отсутствия бизнес-аналитика его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее должностные права и несущее ответственность за невыполнение или недолжное выполнение своих должностных обязанностей.
1.6.В своей деятельности бизнес-аналитик руководствуется действующим законодательством, касающимся его деятельности:
-стандартом организации по регламентации, описанию, и внутреннему аудиту бизнес-процессов;
-утвержденным действующим описанием системы бизнес-процессов организации;
-приказами и распоряжениями руководства организации по вопросам анализа и оптимизации бизнес-процессов, а также касающиеся общей организации деятельности сотрудников компании;
-правилами внутреннего трудового распорядка;
-нормами и правилами охраны труда;
-правилами пожарной безопасности;
-данной должностной инструкцией.
1.7.Бизнес-аналитик должен знать:
-Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании»;
-ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»;
-ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»;
-ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования»;
-основы теории организации;
-основы управления персоналом;
-основы маркетинга и менеджмента;
-основы логистики;
-основы рыночной экономики;
-правовые аспекты бизнес-анализа и управления проектами; – основы законодательства об интеллектуальной собственности;
-внутрикорпоративное бюджетирование и управленческий учет;
— контроллинг;
-локальные нормативные акты организации, ее стратегию;
-структуру компании, направления ее деятельности, распределение обязанностей между высшими должностными лицами компании;
-действующую утвержденную бизнес-процессную модель функционирования компании;
-современное программное обеспечение;
-возможности применения программных продуктов для выполнения работ по анализу и оптимизации бизнес-процессов;
-правила оформления и проведения презентаций;
-персональный компьютер на уровне опытного пользователя;
-этику делового общения;
-инструкции и положения, определяющие порядок взаимодействия подразделений компании;
-стандарты предприятия по описанию, регламентации и внутреннему аудиту бизнес-процессов;
-приказы и распоряжения руководства организации по вопросам анализа и оптимизации бизнес-процессов;
-передовой зарубежный и отечественный опыт совершенствования системы менеджмента организаций;
-нормы и правила охраны труда;
-правила пожарной безопасности.
1.8. Бизнес-аналитик должен уметь:
-использовать в работе программы графического отображения аналитической информации;
-пользоваться корпоративными базами данных.
2. Должностные обязанности
Бизнес-аналитик обязан:
2.1.Составлять план интервью и перечень ресурсов, необходимых для проведения моделирования новых бизнес-процессов.
2.2.Подготавливать календарные планы работ по моделированию, анализу и оптимизации бизнес-процессов и его согласование с непосредственным руководителем и руководством организации.
2.3.Проводить процедуры обследования бизнес-процессов.
2.4.Осуществлять моделирование, оптимизацию и анализ бизнес-процессов с использованием принятых в организации инструментальных средств моделирования.
2.5.Формировать общий аналитический отчет после проведения анализа бизнес-процессов в виде аналитических таблиц и текстовых комментариев.
2.6.Разрабатывать структуру критериев оценки эффективности моделируемых бизнес-процессов и функций.
2.7.Осуществлять подготовку рекомендаций по внедрению оптимизированных бизнес-процессов и изменению организационной структуры.
2.8.Контролировать процесс внедрения изменений в КИС, в соответствии с оптимизированными бизнес-процессами.
2.9.Осуществлять описание оптимизированных бизнес-процессов.
2.10.Участвовать в написании технического задания на внесение изменений в КИС в соответствии с оптимизированными бизнес-процессами.
2.11.Производить мониторинг доступных источников информации о существующих методиках обследования и оптимизации бизнес-процессов для определения недостатков методик, принятых в компании.
2.12.Эффективно выполнять все возложенные на него обязанности.
2.13.Своевременно предоставлять достоверную информацию, касающуюся анализа протекающих в организации бизнес-процессов, их оптимизации.
2.14.Контролировать соблюдение плановых сроков и прочих условий выполнения возложенных на него проектов.
2.15.Выполнять иные поручения руководства компании, в рамках действующей должностной инструкции.
2.16.Документировать недостатки методики, существующей в организации, предлагать способы их устранения и представлять отчеты непосредственному руководителю.
2.17.Проводить презентацию результатов работы по оптимизации бизнес-процессов.
2.18.Принимать участие в проведении обучения сотрудников компании работе в инструментальной среде моделирования бизнес-процессов, в условиях оптимизированных бизнес-процессов.
2.19.Проходить обучение и повышение квалификации согласно плану, разработанному в организации.
2.20.Предлагать рекомендации по внедрению новых технологий оптимизации бизнес-процессов.
2.21.Разрабатывать демонстрационные материалы, требующиеся для проведения презентации бизнес-процессов.
2.22.Осуществлять обеспечение презентации необходимыми информационными материалами, программными и техническими средствами.
2.23.Обеспечивать выполнение политики компании в области качества в рамках своей компетенции.
2.24.Обеспечивать функционирование в компании системы управления качеством в рамках своей компетенции.
2.25.Самостоятельно определять необходимость и осуществлять корректирующие и предупреждающие мероприятия в рамках настоящей инструкции.
2.26.Соблюдать все требования, прописанные в нормативных и методических документах, регулирующих сферу профессиональной деятельности.
3. Права
Бизнес-аналитик вправе:
3.1.При возникновении необходимости выезжать в служебные командировки.
3.2.Осуществлять информационное взаимодействие со всеми должностными лицами всех структурных подразделений организации.
3.3.Проводить опрос или интервью, анкетирование должностных лиц компании с целью сбора необходимой информации, проведения анализа и оптимизации бизнес-процессов, определения недостатков существующей системы бизнес-процессов, изучения потребности в ее дальнейшем совершенствовании.
3.4.Запрашивать и получать от должностных лиц компании необходимые материалы и документацию, относящуюся к протекающим бизнес-процессам.
3.5.Получать в установленном порядке от должностных лиц компании отзывы (рецензии) на вновь разрабатываемые документы, относящиеся к бизнес-процессам, в которых они задействованы.
4. Ответственность
Бизнес-аналитик ответственен за:
4.1.Несвоевременное представление сведений и отчетности, установленной в организации.
4.2.Несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка.
4.3.Несоблюдение правил техники безопасности, охраны труда и противопожарной безопасности.
4.3.Невыполнение или недолжное выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4.4.Предоставление своему руководителю и руководству организации недостоверной информации о соответствии качества бизнес-процессов, протекающих в организации, установленным соответствующим показателям.
4.5.Разглашение информации, являющейся коммерческой и иной охраняемой законом тайной.
4.6.Причинение предприятию материального ущерба.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
#статьи
-
0
Большой гайд по управлению бизнес-процессами: главное, что должен знать каждый менеджер
Рассказываем, зачем нужно управлять бизнес-процессами. Подробно разбираем, как провести их моделирование, анализ, оптимизацию и автоматизацию.
Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.
Фото: личный архив Александра Завьялова
Многие думают, что бизнес-процессы — это что-то из мира крупных корпораций. На самом деле они есть в каждой компании, у ИП и даже у самозанятых. Нужно грамотно управлять этими процессами, чтобы не потерять деньги и не прогореть.
Мы в OkoCRM каждый день разбираемся в чужих компаниях и разбиваем их работу на простые и понятные алгоритмы. Подготовили для Skillbox Media гайд, в котором рассказываем о базовых терминах и идеях, касающихся бизнес-процессов.
- Что такое бизнес-процессы и на какие виды их делят
- Зачем управлять ими и как это делать
- Как моделировать бизнес-процессы и для чего
- Для чего анализируют бизнес-процессы и как это делать — изучаем основные методы
- Зачем нужна оптимизация бизнес-процессов и как её проводят
- Что такое автоматизация бизнес-процессов и какие сервисы для этого есть
Бизнес-процесс — это алгоритм, любые действия, которые повторяются раз за разом. Например:
- На почту приходит заявка от клиента, и менеджер идёт по скрипту: звонит, согласовывает условия оплаты, доставку, другие детали.
- Поставщик еженедельно привозит в магазин партию мороженого.
- Перед тем как отправить договор клиенту, текст согласовывают у юриста.
Всё это бизнес-процессы.
Примечание
Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Абсолютно любые.
Обычно бизнес-процесс визуализируют в виде блок-схемы. Ниже подробно расскажем про визуализацию и моделирование, а сейчас покажем, как это выглядит в общих чертах.
Допустим, один из бизнес-процессов в интернет-магазине игрушек — обработка заказа. В общем виде он выглядит так:
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
Чтобы получить полный алгоритм процесса, описывают все возможные варианты действий в случае, если что-то идёт не по плану. Например, решают, что делать, если клиент заказал игрушку, а её нет на складе.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
В профессиональной литературе бизнес-процессы делят на пять-шесть категорий. Чтобы не усложнять, мы выделяем четыре: основные процессы, вспомогательные процессы, управленческие процессы и процессы развития.
- Основные процессы — процессы, ради которых начинали бизнес и которые приносят прибыль. Это, например, производство, оказание услуг, продажа товаров.
- Вспомогательные процессы помогают поддерживать основные процессы, но напрямую денег не приносят. Это, например, обслуживание конвейера на фабрике, ведение бухучёта, работа юристов.
- Процессы развития нужны для совершенствования и оптимизации основных процессов. Например, для разработки нового рецепта или автоматизации производства.
- Управленческие процессы — операции по управлению остальными процессами. С их помощью ничего не производят, но без них ничего не работает. К ним относятся, например, составление плана продаж, подготовка квартальных отчётов, обсуждение и принятие решений.
В первую очередь нужно разобраться в основных процессах — без них компания не сможет получать доход. Остальные процессы тоже важны, но какое-то время бизнес без них справится. Скорее всего, они будут работать сами по себе, без отладки. С основными так не выйдет.
Если основные процессы отлажены плохо, клиент будет недоволен. Допустим, ИП производит кухни на заказ. Один из основных процессов — поставка итальянских столешниц из бука. Предприниматель обещает монтаж через месяц после предоплаты, но поставщики подводят — столешницы приезжают через три месяца. Сроки сорваны, клиент ругается. Причина — плохая отладка основного бизнес-процесса.
Основные бизнес-процессы — от организации поставок до продажи продукта — создают ценности для потребителя.
В каждой компании свои бизнес-процессы. Нет единого шаблона, каждый бизнес индивидуален. В своей практике мы разобрали на молекулы тысячи разных процессов, но пока не встречали одинаковых. Даже у прямых конкурентов внутренняя кухня различается.
Допустим, по соседству работают две ремонтные мастерские — «Мотор» и «Инжектор». Обе ведут предварительную запись клиентов. Сотрудники «Мотора» обрабатывают заявки по телефону и записывают данные о клиентах в общий журнал.
А на ремонт в «Инжекторе» можно записаться через сайт, в мессенджерах или соцсетях — выбрав время и мастера. Кроме того, в «Инжекторе» есть CRM, которая по SMS напоминает клиентам, в какой день и на какое время они записаны. Да, у обеих мастерских одинаковый набор и качество услуг, но процесс записи у «Инжектора» отлажен лучше.
По своей сути бизнес-процесс — это инструкция: кто, что, когда, где и как должен сделать. Если инструкции нет, задачу могут понять не так или забыть о ней.
Чтобы в компании всё работало по плану, а бизнес не терял деньги, процессами нужно управлять. Вот три главных результата, которые это даст.
Систематизация и отладка работы. Если бизнес запущен, процессы уже существуют сами по себе. Управление помогает собрать их в единый механизм и заставить работать на стратегическую цель.
Каждый процесс нужно настроить так, чтобы он давал частный результат и одновременно повышал эффективность всего бизнеса. Например, основной процесс ресторана — готовка. Частный результат — еда для посетителей, этот результат генерирует выручку. Если блюда будут вкусными и их будут готовить за десять минут, покупатели останутся довольны. Оставят хороший отзыв, расскажут знакомым и придут снова. Популярность ресторана вырастет, как и доходы. Так, производя частный результат, компания работает на стратегическую цель.
Визуализация. Видно, кто какие задачи выполняет, где и с помощью чего. Это помогает найти уязвимости бизнеса, избавиться от дублирующих операций и понять, какие процессы можно оптимизировать.
Стандартизация. Если на каждый процесс в компании есть инструкция, сотрудники быстрее решают задачи, а новичкам проще освоиться. Пример такой инструкции — скрипт, по которому продавец работает с клиентом. Другой пример — алгоритм на случай, если заканчивается запас товара на складе.
Управление бизнес-процессами — тоже процесс. Есть разные подходы. Мы в OkoCRM используем подход DMAIC: Define, Measure, Analyze, Improve, Control. Подход предполагает пять этапов управления:
- Define — определение. Выделяем и подробно описываем бизнес-процессы компании. Уточняем, кто участвует, какие документы нужны, какие используются ресурсы.
- Measure — измерение. Определяем метрики: сколько стоит процесс, сколько он длится, сколько людей участвует, сколько раз в квартал или в год он повторяется.
- Analyze — анализ. Смотрим на показатели эффективности и изучаем процесс: что можно улучшить, ускорить, оптимизировать.
- Improve — совершенствование. Модифицируем процессы и внедряем их в работу.
- Control — контроль. Снова снимаем метрики, смотрим результаты, делаем выводы. Если что-то пошло не так — повторяем все циклы DMAIC заново.
В следующих разделах подробнее поговорим о моделировании бизнес-процессов, их анализе и оптимизации.
Перед тем как улучшать бизнес-процессы, нужно описать, как они уже проходят в компании. Если процессы не охарактеризованы, то непонятно, из каких шагов они состоят и с какой стороны к ним подступиться. Метод, которым пользуются, чтобы охарактеризовать и визуализировать их, называют моделированием.
Моделирование бизнес-процессов — это описание существующих в компании процессов и документирование уже существующих требований к ним. Простыми словами: менеджеры разбираются и описывают, кто, что и как делает. Каждую операцию изучают и разбивают на этапы. Затем изображают всё это схематично.
С итоговой моделью бизнес-процесса можно работать дальше. Двигать элементы так, чтобы менять продолжительность цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Это называется оптимизацией бизнес-процесса, подробнее о ней мы говорим ниже.
Есть три основных подхода в моделировании: функциональный, процессный и ментальный. Каждый подход предполагает, что нужно визуализировать процессы, рисовать схемы.
Функциональный подход. При этом подходе описывают результаты, которые нужно получить, и ресурсы, которые при этом будут задействованы. Без учёта какой-либо последовательности действий.
У модели есть точки входа и выхода: то, что имеем на старте, и то, что хотим получить. Внутри — промежуточные результаты, ресурсы для выполнения и факторы, которые влияют на процесс.
Задача подхода — понять, какие факторы учесть и какие ресурсы задействовать, чтобы процесс состоялся. А подробные действия внутри процесса — предмет дальнейшего моделирования.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
Процессный подход. Для неподготовленного управленца это самый понятный подход. Его используют, когда уже определены границы процесса — начало и конец события.
При процессном подходе описывают не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения результата. Процесс можно детализировать сколько угодно — вплоть до отдельных операций для каждого сотрудника. Получается блок-схема.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
Ментальный подход. При нём на процесс смотрят не как на последовательность результатов или действий, а как на набор связанных друг с другом понятий.
Вот пример ментальной карты процесса снабжения:
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
На карте собирают понятия, которые внутри процесса связаны между собой. Но по этапам их не распределяют.
Такой подход помогает структурировать информацию о процессе и собрать идеи. Затем, с помощью функционального и процессного подходов, эти идеи прорабатывают детально.
Кто и как моделирует бизнес-процессы. В небольших компаниях лучше, чтобы процессы моделировал собственник: он знает свой бизнес и сможет подробно всё описать. В среднем и крупном бизнесе так не получится — процессов много, и они масштабные. Руководителю известно не всё. В этом случае моделированием занимается экспертная группа. В неё входят бизнес-аналитики и специалисты, которые принимают участие в моделируемых процессах.
Чаще всего бизнес-процессы моделируют графически, в виде карт. Иногда — описывают текстом: составляют пошаговую инструкцию с уточнениями, кто и что делает. Также можно использовать таблицы: в строках описывать действия, а в столбцах — исполнителей и этапы.
На мой взгляд, самый удобный и наглядный способ — нарисовать. Новичкам я рекомендую взять обычный графический редактор — например, Microsoft Paint или Adobe Photoshop. В нём можно самостоятельно нарисовать интуитивно понятную схему бизнес-процессов.
Анализ бизнес-процессов — это изучение их текущего состояния. Анализ проводят, чтобы искать слабые стороны процессов, избавляться от них и так делать бизнес эффективнее.
Анализ показывает, улучшаются ли результаты бизнес-процессов. Например, при нём могут сравнить, что было полгода назад и что происходит сейчас. Потом ищут решения, как сделать процессы эффективнее.
Это сложнее, чем моделировать процессы, поэтому анализ обычно доверяют бизнес-аналитикам. Подробно о бизнес-аналитике — в этой статье Skillbox Media.
Какие есть методы анализа бизнес-процессов? Все существующие методы делят на количественные и качественные. Количественные — это оценка числовых показателей, качественные — всё остальное.
Качественные методы предполагают, что аналитик изучает графические схемы процессов и отзывы исполнителей. Аналитик опрашивает сотрудников, составляет матрицу проблем и изучает алгоритмы. Он пытается понять, где исполнители «спотыкаются» и как можно повысить эффективность.
Вот некоторые качественные методы:
- SWOT-анализ;
- анализ проблем процесса;
- ранжирование процессов.
В этой статье мы не будем разбирать их подробно.
Результат анализа — отчёт, в котором описаны проблемные зоны и даны рекомендации, что и где улучшить.
Количественные методы предполагают, что аналитик собирает данные — например, финансовые показатели, временные затраты или объём брака — и подробно изучает их. Затем он сравнивает их с плановыми показателями и делает выводы: какие показатели соответствуют норме, а где процессы можно улучшить.
Обычно используют такие методы:
- имитационное моделирование процесса;
- АВС-анализ;
- анализ показателей эффективности процесса.
Результат — отчёт с прогнозом того, какие показатели можно получить, и рекомендациями, как это сделать.
Изображение: предоставлено Александром Завьяловым
Кому доверить анализ — сотрудникам или аналитикам? Как говорилось выше, анализировать бизнес-процессы сложнее, чем моделировать. Большинству сотрудников не хватит компетенций, чтобы грамотно проанализировать процессы и сделать правильные выводы. Чтобы получить толковые рекомендации, нужен экспертный взгляд со стороны. Для этого обращаются к бизнес-аналитикам.
Если для бизнес-анализа нет бюджета — можно анализировать процессы самостоятельно. Это лучше, чем ничего.
Как провести анализ бизнес-процессов самостоятельно? Для этого есть правило четырёх действий. Чтобы выполнить любую задачу, сотрудник:
- воспринимает информацию;
- принимает решение;
- совершает действие;
- контролирует результат.
На любую задачу бизнес-процесса нужно посмотреть через призму этих четырёх действий. Это покажет, какова ценность каждой задачи, нужно ли оптимизировать задачу и можно ли убрать её совсем.
Разберём на примере. Компания продаёт оборудование. Одна из задач менеджера после получения заявки от клиента — проверить наличие товара на складе. Ему нужно собрать и обработать информацию.
Менеджер не принимает решений, и контролировать результат ему также не нужно. Получается, что это линейное действие, которое можно автоматизировать с помощью системы учёта.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
Таким образом, задачу «Проверить наличие товара на складе» можно убрать из алгоритма и так высвободить несколько минут рабочего времени.
Да, это поверхностный анализ, а руководитель может ошибиться в выводах. Но это лучше, чем ничего.
Оптимизация бизнес-процессов — любое их изменение, которое даёт положительный результат. Например, упрощение или ускорение работ, повышение производительности сотрудников, снижение затрат. Если в алгоритме было 11 действий, а стало 8, сотрудник тратит на них меньше времени. Значит, процесс оптимизирован.
Моделирование и описание бизнес-процессов — это тоже оптимизация. Если раньше не было понятных алгоритмов и инструкций, а теперь они есть, — процесс улучшен.
Иногда к оптимизации бизнес-процессов относят сокращение сотрудников. Это не совсем верно. Устранение исполнителей из процессов может быть мерой оптимизации, но важно обращать внимание на последствия. Например, если удалось сократить объём задач и при этом нагрузка на исполнителей уменьшилась, сокращение персонала допустимо. В противном случае сокращение увеличит нагрузку на сотрудников — и качество процессов пострадает.
Как понять, что процессы пора оптимизировать? В идеале оптимизацию бизнес-процессов проводят по результатам их анализа. Проанализировали процессы → получили рекомендации → начали оптимизировать.
Но в большинстве случаев все проблемы лежат на поверхности — о них известно и без анализа. Если сотрудники спотыкаются на каждой операции, а в процессах бардак — нужна оптимизация.
Вот шесть причин провести оптимизацию бизнес-процессов:
- Штат растёт, а результаты падают.
- Время на выполнение привычных операций заметно выросло.
- Рутинные операции отнимают у сотрудников треть рабочего времени или больше.
- Нет контроля — непонятно, как отслеживать выполнение и результат процесса.
- Растёт количество отрицательных отзывов от клиентов.
- Нет показателей эффективности — непонятно, как оценивать работу менеджеров.
Как оптимизировать бизнес-процессы? Оптимизация — один из этапов работы с бизнес-процессами. Когда схемы ещё не составлены, а анализ не проведён, то и оптимизировать нечего. Поэтому я бы рекомендовал начинать с моделирования — описания процессов «как есть» и анализа узких мест. Когда видны все проблемы — можно переходить к оптимизации.
Лучше действовать в такой последовательности:
- На основе анализа нарисовать карту идеального процесса — как всё должно работать. При этом важно моделировать процессы с оглядкой на свои ресурсы. Превратить бизнес в ракету не выйдет, если бюджет позволяет внедрить только Trello и телефонию.
- Составить перечень изменений — какие поправки нужно внести в процессы, чтобы получить желаемый результат.
- Составить график изменений. Чтобы ничего не сломалось, лучше не внедрять всё и сразу. Правильнее оптимизировать короткими итерациями и сразу анализировать, что меняется и как на это реагируют сотрудники.
- Приступить к оптимизации. Эффективность оптимизации лучше оценивать по количественным показателям: выручке, срокам, количеству сделок.
Проще всего оптимизировать процессы с помощью автоматизации: внедрить программы, которые заберут часть задач на себя.
Автоматизация — частный случай оптимизации и улучшения процессов. Она помогает бизнесу экономить время на рутинных операциях. Алгоритмы берут на себя повторяющиеся задачи, а сотрудники уделяют время более важным делам.
Например, можно фиксировать заявки и вести бухгалтерию в тетради, а прибыль и налоги считать на калькуляторе. А можно подключить CRM и онлайн-систему бухучёта. Тогда программы будут сами обрабатывать заявки, подтягивать данные по оплате, отправлять письма клиентам и составлять отчёты в налоговую. Это и есть автоматизация: замена ручного труда работой алгоритмов.
Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс. Чаще всего роботам доверяют типовые операции:
- обработку сделок;
- SMS- и email-рассылки;
- документооборот;
- бухгалтерский и складской учёт;
- проведение платежей.
Мой совет — начинать автоматизацию именно с них. На каждый типовой процесс есть готовые облачные решения, которые можно внедрять своими силами или силами небольшой команды интеграторов. Это удобно для небольших компаний.
Более сложные операции — вроде процессов управления производством, качеством продукции и персоналом — тоже можно автоматизировать. Но это больше подходит для среднего и крупного бизнеса. Потребуются сложные системы, штат разработчиков и серьёзный бюджет.
Кто такие интеграторы? Это группа экспертов, которая берёт на себя внедрение сервиса и отладку процессов. Типовые решения можно настроить и самим, но это долго и сложно. Эффективнее позвать специалистов.
Обычно это происходит так:
- Выбирают сервис для автоматизации. Например, CRM или ECM.
- Сервис присылает внешнюю команду для внедрения. Обычно сервисы работают с несколькими компаниями-интеграторами и предлагают их услуги на выбор. Условия и стоимость у разных интеграторов различаются.
- Команда внедрения просит в помощь сотрудника компании. Он вводит в курс дела и рассказывает, как построена работа.
- Интеграторы описывают процессы, которые нужно автоматизировать, проводят анализ и составляют план внедрения. В нём описаны решения по функциональности выбранного сервиса, которые нужно внедрить в компании.
- Интеграторы делают настройку и отладку системы, чтобы всё работало как надо. Чем сложнее функциональность, тем дольше внедрение. Часто на это требуется около 1–2 месяцев.
- Обучают сотрудников — показывают, как работать в системе. Иногда выдают сертификаты и свидетельства.
Стоимость услуг интеграторов зависит от объёма работ и сложности внедрения. Например, средний ценник настройки CRM — 100–150 тысяч рублей.
Какие группы программных решений используют при автоматизации? Их разделяют в зависимости от назначения:
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
- Бизнес-процессы есть в каждом бизнесе и даже у самозанятых. Они разные у всех компаний и никогда не повторяются даже у прямых конкурентов. Обычно их рисуют в виде интуитивно понятных блок-схем.
- С процессами важно работать: моделировать, анализировать и улучшать их. Это повышает эффективность бизнеса, помогает экономить деньги и решать больше задач за меньшее время.
- С бизнес-процессами обычно работают внешние аналитики. Если на их услуги нет денег, анализировать и менять процессы можно самим. Чтобы получить ощутимый результат, нужно время.
- Проще всего оптимизировать процессы с помощью автоматизации. Алгоритмы заберут часть рутины, а у сотрудников появится больше времени на важные дела. Автоматизировать можно практически любой бизнес-процесс.
Другие материалы Skillbox Media для менеджеров
Эффективный руководитель
Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.
Узнать про курс
Идите в бухгалтерию!
Вы с нуля научитесь вести бухучёт по российским стандартам и работать в 1С, готовить налоговую отчётность и рассчитывать зарплату. Трудоустройство гарантировано договором.
Узнать больше
Работа менеджером бизнес процессов становится все более значимой в условиях современной коммерческой среды. С развитием технологий и конкуренции на рынке, организации стремятся оптимизировать свои бизнес-процессы, чтобы улучшить эффективность, увеличить прибыль и обеспечить устойчивый успех.
В этой статье мы рассмотрим особенности данной сферы деятельности, ее функционал и роль, а также ключевые навыки, необходимые для построения успешной карьеры.
Содержание:
- Описание
- Как возникла
- Функции
- Необходимые навыки
- Плюсы и минусы
- Какие технологии используются в работе
- Преимущества и значение деятельности
- Как стать?
- Зарплата и возможности карьерного роста
- Будущее и перспективы
- Подводя итог
Описание
Менеджер бизнес процессов (БП) — это специалист, ответственный за анализ, оптимизацию и управление бизнес-процессами организации. Такой сотрудник стремится повысить эффективность работы компании, устранить излишние операции и максимизировать производительность. Ключевая цель менеджера БП — обеспечить согласованность между различными отделами и улучшить их взаимодействие.
Как возникла
Профессия менеджера БП возникла в ответ на изменения в мировой экономике и рост сложности бизнес-структур. Первые шаги в области управления бизнес процессами были предприняты в 19 веке, но истинное развитие профессии произошло во второй половине 20 века с развитием теории управления качеством и концепции «Business Process Reengineering» (BPR).
Функции
Менеджер выполняет ряд важных функций, включая:
- Анализ бизнес-процессов: менеджер проводит анализ текущих БП компании, выявляя проблемные зоны;
- Оптимизация процессов: на основе результатов анализа сотрудник предлагает варианты оптимизации ведения бизнеса, чтобы улучшить его эффективность и общую производительность;
- Управление изменениями: внедрение новых процессов подразумевает управление изменениями и обучение сотрудников новым методам работы;
- Мониторинг и оценка: специалист следит за результатами внедренных изменений и оценивает их влияние на бизнес.
Необходимые навыки
Чтобы стать успешным менеджером, необходимо обладать следующими навыками:
- Аналитические навыки: анализ бизнес-процессов требует глубокого понимания данных и умения видеть взаимосвязи между различными факторами;
- Проектирование и моделирование процессов: сотрудник должен уметь разрабатывать новые методики и моделировать их для определения эффективности;
- Коммуникация и лидерство: успешное внедрение изменений зависит от умения коммуницировать с различными организационными подразделениями и эффективного лидерства.
Плюсы и минусы
Профессия менеджера имеет ряд плюсов и минусов, исходя из особенностей работы. Рассмотрим их более подробно:
Плюсы:
-
Аналитическая работа: менеджер занимается анализом и оптимизацией рабочих процессов компании. Это позволяет находить эффективные пути улучшения, сокращения времени и затрачиваемых ресурсов, а также повышения производительности и качества работы;
-
Развитие компетенций: в этой профессии вы будете развивать свои аналитические, управленческие, коммуникационные и презентационные навыки. Также необходимо быть в курсе современных технологий и инструментов для управления бизнесом;
-
Возможность влиять: специалист играет важную роль в улучшении работы компании и может оказывать значительное влияние на ее успех. Ваши рекомендации могут быть реализованы и принести видимые результаты;
-
Многообразие отраслей: навыки бизнес-менеджмента востребованы в различных отраслях, что предоставляет возможность работать в разнообразных компаниях и проектах.
Минусы:
-
Сложность внедрения изменений: оптимизация БП может сталкиваться с сопротивлением со стороны сотрудников, особенно если требуется изменение давно укоренившихся трудовых привычек. Не всегда легко внедрить предложенные улучшения;
-
Комплексность анализа: иногда процессы сложно проанализировать и понять, особенно в крупных организациях, с витиеватой структурой. Это может потребовать значительного времени и ресурсов для сбора и анализа данных;
-
Ответственность за результаты: менеджер несет прямую ответственность за предлагаемые изменения, и если они не дадут ожидаемых результатов, это может повлиять на его репутацию и карьеру в целом;
-
Ограничения бюджета: внедрение некоторых улучшений может потребовать дополнительных финансовых ресурсов, которые не всегда могут быть выделены из-за ограничений бюджета.
Таким образом, профессия менеджера бизнес-процессов имеет свои преимущества и недостатки, и успешная работа в этой области зависит от компетентности, настойчивости и умения эффективно справляться с проблемами в организационных процессах.
Какие технологии используются в работе
Оптимизаторы бизнес-стратегий используют разнообразные технологии и программное обеспечение для анализа, улучшения и управления бизнесом.
Ниже приведены некоторые из основных инструментов, которые могут быть применены в работе:
- BPM-системы (Business Process Management): программные платформы, предназначенные для моделирования, автоматизации, анализа и оптимизации БП. Они позволяют менеджерам создавать графические модели процессов, определять правила и условия и следить за выполнением текущих задач в режиме реального времени;
- BPMN (Business Process Model and Notation): стандартный язык для графического представления бизнес-процессов. BPMN-диаграммы используются для визуализации процессов и их последовательности, что облегчает понимание и анализ операционных явлений компании;
- CASE-системы (Computer-Aided Software Engineering): эти инструменты помогают в автоматизации анализа и проектирования бизнес-процессов. Они могут включать в себя функционал для моделирования, симуляции, документирования и анализа процессов;
- ERP-системы (Enterprise Resource Planning): в ERP-системах интегрированы различные аспекты деятельности компании, такие как финансы, управление персоналом, логистика и т.д. Специалисты могут использовать ERP для анализа текущих процессов и предложения улучшений;
- BI-системы (Business Intelligence): эти инструменты предназначены для анализа больших объемов данных и получения полезной информации для принятия управленческих решений. Специалисты по менеджменту могут использовать BI-системы для анализа производительности процессов и выявления проблемных областей;
- CRM-системы (Customer Relationship Management): CRM-платформы помогают управлять взаимодействием с клиентами и оптимизировать процессы продаж и обслуживания клиентов. Сотрудники могут использовать CRM-системы для анализа клиентских процессов и их улучшения;
- Методологии управления процессами: кроме программного обеспечения, менеджеры могут применять различные методологии управления, такие как Six Sigma, Lean, Agile и другие, чтобы систематически подходить к своим должностным инструкциям.
Это лишь некоторые из механик, которые могут использоваться в данной профессии. В том числе, могут быть применены методы, кардинально меняющие текущий корпоративный уклад, к примеру, геймификация организации. Подробнее об этой технике можно прочитать в статье нашего блога.
Выбор конкретных инструментов зависит от индивидуальных особенностей компании и задач, стоящих перед менеджером.
Преимущества и значение деятельности
Оптимизация операционных процессов имеет ряд преимуществ, включая:
- Повышение эффективности: оптимизированные процессы ускоряют выполнение задач и сокращают потери времени;
- Снижение издержек: оптимизация помогает устранить излишние затраты и ресурсозатратные операции;
- Улучшение качества продукции и услуг: усовершенствованный бизнес способствует повышению качества продукции и уровня обслуживания клиентов.
Как стать
Для того, чтобы войти в профессию, необходимо следующее:
- Получить образование: в этой сфере высоко ценится наличие диплома — поэтому потребуется соответствующее образование. Хотя некоторые компании могут принимать на работу с наличием совершенно различных степеней и специализаций, наилучшим вариантом будет высшее образование в области менеджмента, бизнес-аналитики, информационных технологий или производственной инженерии;
- Опыт работы: опыт работы в области управления процессами является ключевым моментом для карьерного роста. На первых этапах это может быть стажировка, коммерческие проекты, ассистентские должности или другие роли, связанные с процессами и операциями корпораций;
- Развитие навыков: успешный специалист должен обладать разнообразными навыками, такими как аналитическое мышление, управление проектами, коммуникационные навыки, понимание информационных технологий, а также знание методологий улучшения процессов, таких как Lean, Six Sigma и других;
- Сертификация: сертификация в области управления бизнесом может повысить шансы на трудоустройство и усилить вашу профессиональную привлекательность. Стоит рассмотреть возможность получения сертификатов по Lean Six Sigma, Business Process Management (BPM) или другим отраслевым стандартам;
- Работа в специализированной компании: после получения необходимого опыта и квалификации необходимо искать работу в компаниях, где управление бизнес-процессами является важным элементом корпоративной деятельности;
- Продолжение обучения: управление БП — это динамичная и быстро меняющаяся область, поэтому важно оставаться в курсе последних тенденций и постоянно развиваться как профессионал. Необходимо продолжать учиться и совершенствоваться, чтобы оставаться востребованным экспертом.
Следуя этим шагам и прикладывая должные усилия в развитии своих навыков, можно достичь ощутимого успеха в сфере бизнес-менеджмента и сделать весомый вклад в эффективность и успешность организаций, в которых будете работать.
Зарплата и возможности карьерного роста
Подобные специалисты востребованы на рынке труда и, как правило, получают достойную зарплату.
Зарплатная вилка выглядит следующим образом (данные актуальны на август 2023 года):
Российская Федерация: 25.000 — 130.000 рублей;
Москва: 40.000— 163.000 рублей.
Подтвержденный опыт и успехи позволяют иметь больше шансов на повышение и возможности для карьерного роста.
Будущее и перспективы
В настоящее время эта профессия является востребованной и имеет хорошие перспективы развития. С постоянным развитием технологий и изменениями в экономической среде компании сталкиваются с растущей потребностью в оптимизации своих операционных процессов, чтобы быть более эффективными и конкурентоспособными на рынке.
Подводя итог
Профессия менеджера бизнес процессов играет ключевую роль в современном бизнесе. Оптимизация производственных процессов позволяет компаниям достигать высокой эффективности и успешно конкурировать на рынке.
Если вы мечтаете о карьере в области управления бизнес-процессами, необходимо обладать аналитическими способностями, умением руководить и внедрять изменения, а также быть готовым к непрерывному развитию.