Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с должностной инструкцией .docСкачать образец листа ознакомления с должностной инструкцией .doc
Суть и роль должностной инструкции
Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.
Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.
Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.
Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.
После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.
Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.
Зачем нужна подпись работника
Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.
Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.
Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.
На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией
Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.
Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию
В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.
В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.
Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.
Кто формирует лист
Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.
В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.
Как составить лист
С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:
- порядковый номер работника;
- его должность;
- дата и номер приказа о приеме на работу;
- дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.
Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).
Как оформить лист
Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.
Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Сколько и как хранить бланк
Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.
Лист ознакомления с должностной инструкцией — это документ, который подписывают сотрудники до подписания трудового соглашения, выражая согласие выполнять трудовые обязанности. Он оформляется в качестве приложения к типовому акту, единому для определенной группы работников.
Зачем нужен лист ознакомления
При трудоустройстве сотрудника руководство компании обязано еще до подписания соглашения дать ему прочитать правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и иные документы, которые относятся к выполнению трудовых обязанностей (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). К таким ЛНА относится и должностная инструкция (ДИ), в которой указывают должностные функции. Иногда она оформляется как приложение к трудовому договору. Но для удобства чаще всего обязанности прописывают в отдельном типовом документе для целой группы работников.
Согласно трудовому законодательству, ознакомить работников с внутренними нормативными актами необходимо под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Чтобы собрать подписи от всех заинтересованных лиц, оформляют специальный лист в качестве приложения к ДИ. В законодательстве не прописана обязательность заполнения листа ознакомления с должностной инструкцией, но для удобства на практике его используют. В нем подчиненные ставят автографы, подтверждая согласие с указанными правилами и должностными обязанностями. Если типовых ДИ в организации нет, то обязательные для работника функции указывают в трудовом договоре. Подписывая его, он принимает условия работы.
Автографы работников в листе ознакомления — не простая формальность. Если возникнет спорная ситуация между руководством и подчиненным о выполнении тех или иных обязанностей, подпись поможет решить вопрос. Если человек нарушал трудовую дисциплину, его подпись в листе ознакомления докажет, что он осведомлен о необходимости выполнять те или иные возложенные на него функции. Или станет доказательством обратной ситуации, что та или иная обязанность, которую пытается возложить на него руководство, в подписанной им ДИ не предусмотрена.
Обычно с ДИ знакомят новых сотрудников при трудоустройстве. Но иногда, когда в нее внесли значительные корректировки или до сих пор не использовали вовсе, ознакомление и подпись инструкции проводят во время текущего рабочего процесса.
С 01.03.2022 вступит в силу Приказ Минтруда РФ № 773н от 29.10.2021, который предусматривает способы ознакомления с правами работников на рабочем месте при помощи различной печатной и визуальной информации. Сюда включают информирование работника (п. 1 приложения № 1 к вышеуказанному приказу):
- при трудоустройстве об условиях трудового договора;
- во время работы о результатах СОУТ на рабочих местах;
- о требованиях ДИ, об охране труда и иных ЛНА работодателя.
Если у работодателя есть возможность, он вправе использовать разные способы, чтобы донести информацию до сотрудников, — плакаты, листовки, официальный сайт, видеоролики, корпоративные печатные издания.
Если в компании есть электронный документооборот, то информировать сотрудников руководство вправе в электронной форме. В том числе есть возможность подтвердить, что сотрудник ознакомлен с должностными обязанностями, при помощи электронной цифровой подписи.
Как составить документ
Унифицированных универсальных бланков для этого приложения к ЛНА не существует. Как нет и жестких требований, в какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией, основное правило — составить лист в виде таблицы. Обычно оформляют его по стандартам, утвержденным в компании. Составляют в одном экземпляре на бумаге формата А4 или официальном бланке организации с указанием основных реквизитов. В шапке пишут название документа, затем размещают таблицу. В нее вносят следующие графы:
- порядковый номер сотрудника;
- фамилия, имя и отчество полностью, должность;
- номер и дата распоряжения о приеме на работу;
- дата прочтения и автограф служащего.
Если возникнет необходимость, таблицу дополняют другими графами, например, для примечаний. Если компания крупная, то принято составлять несколько документов в качестве уведомления об ознакомлении с должностной инструкцией — отдельно для конкретных специальностей (когда сотрудников на аналогичных должностях много). Если сотрудников мало, то его оформляют для отдельных групп или подразделений.
Если в компании трудятся много служащих, то документ не уместится на одной странице. Тогда их между собой следует пронумеровать и сшить или закрепить степлером. Лист с собранными автографами заверяет исполнитель (кадровик, секретарь или другое уполномоченное лицо). Затем его регистрируют в журнале учета внутренней документации.
Еще один вариант — завести специальную ведомость об ознакомлении с инструкцией, которая оформляется аналогично. На титульном листе ведомости необходимо отметить даты начала и завершения ее ведения.
Вот как выглядит лист ознакомления с инструкцией, утвержденной директором и оформленной как типовой документ для группы сотрудников:
А это шаблон:
ООО ______________________________
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
С ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ
С должностной инструкцией ознакомлен:
| № п/п | Фамилия, имя и отчество сотрудника полностью | Должность | Дата и номер приказа о приеме на работу, назначении на должность | Дата и подпись об ознакомлении с ДИ и с получением ее копии |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 | ||||
| 6 |
Сколько хранить лист ознакомления
Обычно рекомендуют сложить лист подписания должностной инструкции вместе с самой ДИ в отдельную папку. Законом не предусмотрен срок его хранения. Но поскольку он является приложением к ДИ, то и сохраняют его в течение аналогичного периода. Сколько времени хранить ДИ, указано в пунктах 442 и 443 перечня архивных документов, утвержденных Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Индивидуальные ДИ необходимо оставлять на хранение 50 лет (для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003) или 75 лет (завершенных после указанной даты). Типовые ДИ — 3 года после замены новыми. Сначала их оставляют в отделе кадров, затем отдают в архив компании. Если компанию ликвидируют, то их отдают в госархив, в котором после завершения периода хранения проведут проверку ценности этих актов.
Может пригодиться: как изменить должностную инструкцию работника
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Ломова Анна
Автор-эксперт
Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.
Все статьи автора
Лист ознакомления с должностной инструкцией – это официальная бумага, подтверждающая, что работник предприятия прочёл свои должностные обязанности, они ему понятны. В материале мы разберём порядок и правила формирования документа, особенности его подписания.
Файлы для скачивания:
Должностная инструкция
Должностная инструкция представляет собой документ, в котором прописываются обязанности работника. В соответствии с нормами Трудового кодекса РФ подчинённый обязан их выполнять. В противном случае последует увольнение по инициативе работодателя.
Отметим, что должностная инструкция не является обязательной бумагой, которая должна быть в документообороте каждой фирмы. В теории все эти положения могут быть обозначены в тексте трудового договора. В настоящий момент в соглашении оставляют ссылку на инструкцию, являющуюся приложением к нему. Вопрос об использовании инструкций решает для себя каждая компания в индивидуальном порядке. Аналогична этой ситуация с штатным расписанием.
Момент составления
Существует три ситуации, в которых работник должен знакомиться с должностной инструкцией. Рассмотрим каждую из них. Первый случай – трудоустройство. Работодатель обязан ввести человека в курс дела, ознакомить его с техникой безопасности, локальными нормативными актами, а также с инструкцией. Вторая ситуация – утверждение должностной инструкции впервые, если сотрудник до этого уже работал на замещаемой им должности. Третий повод – это внесение изменений в инструкцию.
Многие ошибочно полагают, что изменение инструкции влечёт за собой изменение условий договора. Это не совсем так. Если в соглашении оставлена ссылка на инструкцию, никакого нарушения законодательства здесь нет, следовательно, получать согласие сотрудника необязательно.
Ознакомление
Ознакомлением работников с их обязанностями занимаются представители кадровой службы. Именно они и будут формировать лист, собирать подписи. На практике сложилось два способа донесения информации:
- передача работнику документа на руки. Таким образом он самостоятельно ознакомится со всеми положениями;
- прочтение текста инструкции вслух.
Оба способа повсеместно применяются на предприятиях.
Юридическое значение
Заверенный автографом работника лист ознакомления выступит подтверждением того, что он действительно знаком со своими должностными обязанностями, что они ему понятны. Этот момент важен для обеих сторон трудового договора. Работодатель таким образом соблюдает требования Трудового кодекса, снижает риски возникновения споров с трудовой инспекцией. Если действия подчинённого приведут к необратимым последствиям, в том числе к причинению вреда жизни и здоровья человека, администрация компании снимет с себя дополнительную ответственность.
Работник же свою очередь по факту подписания листа сможет приступить к выполнению своих должностных обязанностей. В дальнейшем оспорить факт ознакомления будет проблематично, тем не менее можно попытаться это сделать путём обращения в суд общей юрисдикции.
Отказ от ознакомления
Отказ от ознакомления с трудовой инструкцией при трудоустройстве послужит основанием для отказа соискателю в приёме на работу. Если уже устроенный сотрудник не изъявляет желания знакомиться с утверждённой инструкцией, придётся составить соответствующий акт об отказе. Тем не менее отказ от подписания не может выступить основанием для расторжения трудового договора. Сложившаяся к настоящему времени судебная практика сформировала данную аксиому.
Форма документа
Листы по форме, как правило, представляют собой определённую таблицу. Нормы действующего законодательства не предъявляют к ним строгих требований, не заставляют работодателей использовать общеобязательные унифицированные бланки. Представители фирмы вправе самостоятельно разработать шаблон, использовать его на постоянной основе.
Следует понимать, что лист – это документ постоянного действия. Он хранится в отделе кадров под ответственность начальника кадровой службы. Таким образом, необязательно каждый раз формировать новую официальную бумагу.
Содержание документа можно внести как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Этот момент не сыграет никакой значимой роли в вопросе значимости официальной бумаги. Как бы то ни было, все подписи, оставленные в листе, должны быть «живыми», то есть прописанными от руки.
Рассказываем, как правильно сформировать лист
В первую очередь необходимо обозначить, для сотрудников какой организации предназначается документ. Для этого прописываем полное наименование компании—работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму. Следующим шагом прописываем название официальной бумаги (лист ознакомления с должностной инструкцией).
Следующим шагом указываем, что сотрудники в действительности были ознакомлены со своими должностными обязанностями, перечислив всех подчинённых. Этот блок принято выполнять в виде таблицы со следующими столбцами:
- порядковый номер;
- ФИО работника;
- занимаемая должность согласно штатному расписанию (если таковое используется);
- ссылка на приказ директора, согласно которому подчинённый назначен на должность;
- ссылка на утверждённую приказом директора должностную инструкцию;
- дата ознакомления и подпись работника.
Примерный образец
На этом работа с листом подходит к завершению. Заверять его автографом представителя работодателя нет никакой необходимости. То же самое касается и простановки оттиска фирменной печати компании. Официальная бумага приобретает юридическую силу с момента подписания работниками.
Лист ознакомления с должностной инструкцией составляется в одном экземпляре, хранится в отделе кадров вмести с другими документами.
Как сформировать лист ознакомления с должностной инструкцией
Лист ознакомления с должностной инструкцией — это документ, который подтверждает факт ее прочтения и фиксирует согласие работника выполнять возложенные на него обязанности. Обязательным не является, унифицированной формы нет, бланк формирует работодатель.
В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника с внутренними документами организации под подпись, а в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ — еще до подписания договора предоставить для прочтения правила внутреннего трудового распорядка и иные документы, касающиеся исполнения трудовых функций. Должностная инструкция не входит в пакет обязательных ЛНА, но часто упоминается в договоре, чтобы не описывать в нем все обязанности сотрудника.
С 2013 года единые унифицированные формы отменены, поэтому не существует универсального бланка листа ознакомления с должностной инструкцией, хотя ведомственными приказами могут быть утверждены бланки для конкретных государственных органов или сфер деятельности. Например, утверждены отдельные бланки для противопожарной службы, таможенной службы и т. д. Коммерческие частные организации вправе разрабатывать собственные формы.
Почему подтверждают ознакомление подписью
Подпись работника свидетельствует о том, что он понял, какие ему поручены обязанности, и согласен их выполнять. Рекомендуется предоставить сотруднику копию документа для обращения к тексту по мере надобности. В случае возникновения спора относительно содержания и качества выполнения работы перечень должностных обязанностей является главным доказательством, к нему вправе апеллировать как работодатель, так и работник.
Как оформить
Конкретных требований нет, допускается использовать бланки, утвержденные для государственных органов. При составлении рекомендуется соблюдать структуру документа и правила русского языка.
Рекомендуемые реквизиты:
- наименование организации вверху по центру либо указание на тот факт, что документ является приложением к правилам внутреннего трудового распорядка или иному положению;
- наименование документа ниже по центру;
- таблица с пятью графами, в которых указываются порядковый номер, фамилия, имя и отчество работника, должность, дата приказа о приеме на работу или назначении на должность, дата прочтения и подпись.
Если сотрудников в организации много, документ допускается формировать для определенной должности или группы работников, подразделения и т. д. Рекомендуется предусмотреть достаточное количество строк для большого числа сотрудников и подшивать заполненные бланки в журнал.
Образцы
Шаблон:
Образец заполнения листа ознакомления с должностной инструкцией:
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»
Лист ознакомления
С должностной инструкцией ознакомлен:
|
№ п/п |
Фамилия, имя и отчество сотрудника полностью |
Должность |
Дата и номер приказа о приеме на работу, назначении на должность |
Дата и подпись, подтверждающая ознакомление, получение копии |
|---|---|---|---|---|
|
1 |
Смирнова Валентина Федоровна |
Главный бухгалтер |
11.01.2020 №1-ди |
11.01.2020 Смирнова |
|
2 |
Иванов Иван Иванович |
Начальник отдела кадров |
12.01.2020 №2-ди |
12.01.2020 Иванов |
Где и сколько хранят
Новые сроки хранения утверждены приказом Росархива №236 от 20.12.2019, они применяются с 18.02.2020. В приказе установлен срок хранения должностных инструкций — 50 или 75 лет: 50 для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003, 75 лет — для тех, что закончены делопроизводством позже этой даты. Листы ознакомления рекомендуется хранить столько же. Типовые ДИ хранятся 3 года после их замены новыми.
Сначала они хранятся в кадровом отделе, затем передаются в архив организации. В случае ликвидации юрлица они передаются в государственный архив, где по истечении срока проходят экспертизу ценности. Для обеспечения сохранности документации листы подшиваются кадровым работником в журнал с фиксацией количества страниц на прошивке под подпись.
Автор месяца
Костров Никита
Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:
- можно ли ввести стимулирующую выплату за совмещение должностей;
- как оформлять и выплачивать больничные со следующего года;
- как изменятся правила обжалования решений по результатам проверок Роструда.
Читать дальше
Рубрики: Больничные, Образцы документов, Законодательство, Управление персоналом, Трудовые споры, Расчеты с персоналом, Трудовая дисциплина, Оплата труда, Гарантии и компенсации, Бухгалтерия в кадрах, Инструкции по охране труда
Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете о:
- новых правилах предоставления отпусков;
- изменениях в порядке заполнения путевых листов;
- ужесточении ответственности за нарушение правил пожарной безопасности.
Читать дальше
Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:
- о правилах сдачи расчета по страховым взносам, если деятельность не велась;
- ошибках бухгалтера, за которые ответит руководитель;
- порядке расчета процентов, если ФСС опоздал с финансированием предупредительных мер.
Читать дальше
Показать еще
Со своей должностной инструкцией работник организации должен быть ознакомлен под подпись. С целью фиксации факта ознакомления применяется лист ознакомления с должностной инструкцией.
Файлы в .DOC:Бланк листа ознакомления с должностной инструкциейОбразец листа ознакомления с должностной инструкцией
Зачем ознакомлять
Законом на работодателя возложена обязанность ознакомлять как вновь трудоустроенных, так и уже работающих сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА), напрямую касающимися их деятельности и трудовой функции в данной организации (статьи 22, 68 ТК РФ).
Так, работники должны быть ознакомлены:
- с ПВТР и Коллективным договором;
- с правилами внутриобъектового режима и пропускного режима, если они существуют на конкретном предприятии;
- с положением о службе/отделе и должностной инструкцией;
- с издаваемыми в их отношении приказами по личному составу и ЛНА и т.п.
Если подпись работника об ознакомлении отсутствует, к примеру, на приказе о назначении ответственным за пожарную безопасность в подразделении или в должностной инструкции, то наказать его за неисполнение каких-то их пунктов будет невозможно. То же касается и других ЛНА.
Зачем вообще нужна должностная
Было бы неверным сказать, что ознакомление с должностной инструкцией нужно только для того, чтобы работодатель, получив желаемую подпись, в один прекрасный день мог без проблем объявить работнику замечание или выговор.
Должностная инструкция — это основной документ, регламентирующий трудовую функцию работника. В ней содержатся:
- сведения о подразделении и его месте в структуре организации, а также структура подчиненности внутри подразделения;
- сведения о местонахождении рабочего места сотрудника;
- обязанности и права сотрудника.
По сути, без изучения должностной инструкции работник не будет в полной мере осведомлен о своих обязанностях и правах, а значит, априори не сможет исполнять надлежащим образом функцию, возложенную на него трудовым договором.
Кто и как должен ознакомлять
Как правило, с ДИ вновь принимаемых работников ознакомляет сотрудник кадровой службы. Ознакомление уже работающих сотрудников в случае обновления документа осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения или работник канцелярии — в зависимости от заведенного порядка.
Для этого сотрудники приглашаются в канцелярию или иное подразделение, читают инструкцию (получают на руки ее копию) и ставят свою подпись:
- в журнале ознакомления с ДИ;
- или на листе ознакомления с конкретной должностной инструкцией (как правило, он прилагается к инструкции);
- или на листе ознакомления с ЛНА, являющемся приложением к трудовому договору (этот способ подходит для ознакомления вновь принятых работников).
Законом какой-либо конкретный способ не оговорен. Работодатель может использовать любой с учетом специфики организации делопроизводства.
В случае с обновленными инструкциями время, в течение которого работник должен быть ознакомлен с новой ДИ, определяется распоряжением руководителя организации.
Заполнение формы
Утвержденной законодательно формы листа ознакомления с ДИ не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец листа ознакомления с должностной инструкцией, которые можно скачать и использовать для своих нужд.
Структура листа ознакомления, как правило, включает в себя:
- «шапку», в которой указано название организации, название должностной инструкции и ее номер и, если лист ознакомления является приложением к трудовому договору, реквизиты самого трудового договора;
- ФИО, должность, структурное подразделение работника;
- дата доведения должностной инструкции до сведения работника (проставляется самим работником при ознакомлении). Также возможно собственноручное проставление надписи «ознакомлен»;
- подпись работника.
Сколько хранить
Хранятся листы ознакомления, как правило, в кадровой службе и в том подразделении, где хранятся сами должностные инструкции. В 2020 году приказом Росархива от 20.12.2019 года №236 был утвержден новый типовой перечень, изменивший сроки хранения ДИ (они теперь хранятся 50 лет вместо 75 лет).
Несмотря на то, что срок хранения листов ознакомления с должностными инструкциями законодательно не установлен, рекомендуется хранить их столько же, сколько хранятся должностные инструкции.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
Содержание
- Отказ от ознакомления
- Рассказываем, как правильно сформировать лист ознакомления с должностной инструкцией
- Пример заполнения и предоставления листа ознакомления
- Порядок использования листа ознакомления на рабочем месте
Когда вы приступаете к работе на новой должности, важно ознакомиться с соответствующей должностной инструкцией. Она поможет вам понять, как оптимально выполнять свои обязанности и достигать поставленных целей. В данной статье мы рассказываем, как правильно сформировать и оформить лист ознакомления с должностной инструкцией на 2023 год.
Для начала, определитесь с форматом и структурой листа ознакомления. В него обычно включаются бланк листа с указанием названия компании, даты, ФИО и должности сотрудника. Также на листе можно указать текстовую формулу ознакомления, которая подтверждает, что сотрудник ознакомился с должностной инструкцией и понимает свои обязанности.
Оформлять лист ознакомления можно в виде таблицы или просто в текстовом формате, главное, чтобы вся информация была легко читаема и понятна. Важно также не забыть поставить подпись и дату после того, как сотрудник просмотрел и подтвердил ознакомление с должностной инструкцией.
Отказ от ознакомления
Когда сотруднику предлагают ознакомиться с должностной инструкцией, он должен правильно рассмотреть этот вопрос. Ознакомление с должностной инструкцией — это важный этап в процессе адаптации к новой работе. Он позволяет работнику лучше понять, чего от него ожидают на данной должности.
Однако в некоторых случаях сотрудник может принять решение об отказе от ознакомления. Такой отказ может быть обоснован различными причинами. Например, сотрудник может считать, что он уже достаточно хорошо знаком с обязанностями, связанными с его должностью, и ему не нужно подробно изучать должностную инструкцию.
Однако отказ от ознакомления с должностной инструкцией может быть неправильным решением. Ведь инструкция содержит важную информацию о том, как должен выполняться определенный набор задач. Она может также содержать полезные рекомендации и советы, которые помогут сотруднику эффективнее выполнять свои обязанности.
Важно понимать, что отказ от ознакомления с должностной инструкцией не рассматривается как основание для освобождения от ответственности в случае невыполнения должностных обязанностей или совершения ошибок. Поэтому рекомендуется методично подходить к процессу ознакомления и быть внимательным к каждому аспекту, связанному с должностной инструкцией.
Рассказываем, как правильно сформировать лист ознакомления с должностной инструкцией
Отказ от ознакомления с листом. Ознакомление с должностной инструкцией является важным этапом организации работы сотрудника. Однако, возможны ситуации, когда сотрудник отказывается ознакомиться с листом. В этом случае необходимо правильно сформировать лист ознакомления с должностной инструкцией, чтобы защитить интересы организации и установить границы ответственности каждой стороны.
Как правильно сформировать лист. Для правильного формирования листа ознакомления с должностной инструкцией следует придерживаться следующих шагов:
- Указать наименование организации и должность сотрудника.
- Привести краткое описание должностных обязанностей.
- Указать сроки ознакомления с должностной инструкцией и подписание листа.
- Предоставить возможность для сотрудника выразить свое согласие или отказ от ознакомления.
- Подписать лист как представитель организации и попросить подпись сотрудника.
Отказ сотрудника от ознакомления. Если сотрудник отказывается ознакомиться с листом, необходимо записать факт отказа и дату в отведенное для этого поле. Это позволит иметь документальное подтверждение, что сотруднику была предоставлена возможность ознакомиться с должностной инструкцией, но он отказался от этого.
Важно помнить. Формирование листа ознакомления с должностной инструкцией должно соответствовать правилам и требованиям организации. Он должен быть понятным и доступным для сотрудников. Также необходимо учесть, что отказ от ознакомления может повлечь за собой негативные последствия для сотрудника, вплоть до дисциплинарных мер.
Пример заполнения и предоставления листа ознакомления
Отправить лист ознакомления с должностной инструкцией — это важный этап в рамках процесса по внедрению новой должностной инструкции. Чтобы все было выполнено правильно, необходимо сформировать и предоставить лист ознакомления соответствующим сотрудникам.
Лист ознакомления представляет собой документ, который содержит основные положения и требования, предусмотренные в должностной инструкции. Он дает сотруднику возможность ознакомиться с обязанностями, правами и ответственностью, которые ему предстоит исполнять в своей должности.
Важно помнить, что сотрудник имеет право отказаться от ознакомления с листом. Однако, в случае отказа, это должно быть документально оформлено и утверждено руководством организации. В противном случае, отказ может рассматриваться как неисполнение служебных обязанностей.
Для того чтобы подготовить лист ознакомления, необходимо внимательно изучить должностную инструкцию и выделить наиболее важные и значимые моменты. Лист ознакомления должен быть лаконичным, но информативным, чтобы сотрудник мог быстро и в полной мере ознакомиться с его содержанием.
Предоставление листа ознакомления может осуществляться как в письменной, так и в электронной форме. Важно убедиться, что сотрудник получил лист ознакомления и принял его к сведению. Для этого рекомендуется использовать подпись сотрудника или электронное подтверждение о получении.
Порядок использования листа ознакомления на рабочем месте
От листа ознакомления с должностной инструкцией начинается процесс введения сотрудника в курс дела на его новой должности. Чтобы этот процесс прошел правильно, важно сформировать и использовать лист ознакомления
Лист ознакомления содержит основные пункты, которые сотрудник должен прочитать и понять перед началом работы. Такой лист позволяет структурированно ознакомить сотрудника с обязанностями, правилами и процедурами, а также сформировать у него представление о том, какие задачи ему предстоит решать.
Как использовать лист ознакомления? В первую очередь, необходимо выдать его новому сотруднику при начале работы, чтобы он мог ознакомиться с ним и задать вопросы по необходимости.
Рассказываем не только о том, как правильно читать лист ознакомления, но и о том, какие действия должны быть выполнены после ознакомления. Это может быть подписание документа, сдача теста или простое сообщение о готовности начать работу.