Как оформить образец-вкладыш в трудовую книжку — вопрос, актуальный даже для самого опытного кадровика. Изучим то, каким образом он может быть решен.
Заниматься с вкладышами в трудовые книжки не придется, если работники перейдут на ведение трудовых в электронном виде. Грамотно оформить переход на ЭТК и в дальнейшем работать с электронными сведениями о трудовой деятельности вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в материал.
Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?
Новая форма вкладыша в трудовую книжку утверждена приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Порядок выдачи и оформления вкладыша прописан в нем же (далее — Порядок № 320н).
Трудовые книжки и вкладыши нового образца применяются с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками книжек и вкладышей старого образца, читайте здесь.
Вкладыш оформляется как часть бумажной трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным полностью и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее (п. 32 Порядка № 320н).
В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:
- работнике (именуется также титульным листом);
- работе;
- вознаграждениях сотрудника.
Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.
Если вам нужно оформить дубликат трудовой книжки, воспользуйтесь рекомендациями от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:
- заполнение вкладыша;
- вшивание вкладыша;
- юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.
Изучим специфику данных процедур подробнее.
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?
Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:
- дату заполнения документа;
- персональные сведения о сотруднике.
Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.
О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».
Нужно ли брать с работника заявление на выдачу вкладыша к трудовой, узнайте в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.
Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:
- данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
- порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
- недопустимы сокращения при внесении данных в документ.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку?
Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:
- взять иголку с ниткой;
- плотно приложить вкладыш к книжке;
- пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.
Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.
Юридическое оформление вкладыша: нюансы
Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:
- внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
- проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.
Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную приказом Минтруда № 320н.
Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.
Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?
Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:
- прямоугольный контур;
- словосочетание «Выдан вкладыш»;
- слова «Серия» и «Номер»;
- линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.
С 01.09.2021 в Правилах ведения трудовых книжек четко указано, что штамп проставляется на титульном листе трудовой книжки (стр. 1), а если на нем нет места, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка № 320н).
Ранее законодательством не было регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставлялся на:
- титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
- странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.
Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».
Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).
Кадровику крайне нежелательно имитировать штамп, например, методом прорисовки его графических элементов ручкой. Если кадровик использует в качестве альтернативы запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета.
Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?
Образец оформленного вкладыша в трудовую книжку вы можете бесплатно посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:
Итоги
Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку. Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей.
Ознакомиться с особенностями законодательного регулирования иных аспектов правоотношений с участием работодателей и наемных сотрудников вы можете в статьях:
- «Как уволиться без отработки 2 недели в 2023 году»;
- «Что считается опозданием по Трудовому кодексу?».
Содержание
- Вкладыш в трудовую книжку в 2022 году: инструкция, заполнение, образец и ответственность
- Изменение фамилии работника: как оформить вкладыш
- Отсутствие печати на вкладыше: что делать
- Что представляет собой вкладыш в трудовую книжку
- Вшивание дополнения в трудовую книжку: алгоритм действий
- Основные ошибки заполнения вкладыша и их исправление
- Инструкция по заполнению вкладыша в трудовую книжку
Если ваша фамилия, место работы или другая информация изменилась, вам необходимо заполнить вкладыш в трудовую книжку. Вкладыш — это дополнение к трудовой книжке, которое содержит основные данные о работнике и его трудовой деятельности. Как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку и какие способы исправления ошибок существуют?
При заполнении вкладыша в трудовую книжку необходимо обращать внимание на несколько важных моментов. Во-первых, все данные должны быть указаны правильно и полностью. Ошибки или пропуски могут создать проблемы в дальнейшем. Во-вторых, вкладыш должен быть заполнен аккуратно и разборчиво, чтобы избежать недоразумений и недостоверности информации. В-третьих, необходимо учесть, что вкладыш должен быть подписан работником и руководителем организации, а также иметь печать организации.
Если вас интересует, какие данные необходимо указывать в вкладыше, то основные из них включают фамилию, имя, отчество, дату рождения, место рождения, гражданство, образование, место жительства, данные о предыдущих местах работы и учебе, а также информацию о трудовых правах и обязанностях работника.
В случае отсутствия информации о предыдущих местах работы или учебе, вкладыш в трудовую книжку заполняется только по основным данным о работнике. Однако, рекомендуется указывать все доступные сведения, чтобы обеспечить максимальную достоверность информации.
Вкладыш в трудовую книжку — такое дополнение к трудовой книжке, которое позволяет отразить изменения в трудовой деятельности работника. Изменения, которые могут быть внесены на вкладыше, включают фамилию, имя, отчество работника, наименование организации, дата начала и окончания работы, а также причину изменений.
Основные способы заполнения вкладыша в трудовую книжку:
- Вариант 1: Вкладыш можно вшить в трудовую книжку, чтобы он всегда был вместе с ней и не потерялся.
- Вариант 2: Вкладыш можно оформить отдельным листом, который будет прикреплен к трудовой книжке.
Инструкция по заполнению вкладыша в трудовую книжку в 2022 году:
- Укажите фамилию, имя и отчество работника. Эти данные обычно указываются полностью и без сокращений.
- Укажите наименование организации, где работник приостановил или прекратил свою деятельность.
- Укажите дату начала и окончания работы в организации.
- Укажите причину изменений: поступление на работу, уход в отпуск, увольнение и т. д.
Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку:
| Фамилия, имя, отчество работника | Наименование организации | Дата начала и окончания работы | Причина изменений |
|---|---|---|---|
| Иванов Иван Иванович | ООО «Пример» | 01.01.2022 – 15.03.2022 | Поступление на работу |
Ответственность сторон при заполнении вкладыша в трудовую книжку:
- Работодатель обязан заполнить вкладыш в трудовую книжку и предоставить его работнику.
- Работник обязан проверить правильность заполнения вкладыша и в случае ошибок или отсутствия вкладыша обратиться к работодателю для исправления.
- При заполнении вкладыша в трудовую книжку необходимо обращать внимание на точность и корректность заполняемых данных, а также наличие печати организации.
Изменение фамилии работника: как оформить вкладыш
Иногда возникает ситуация, когда фамилия работника изменяется по различным причинам: браком, решением суда или по другим основаниям. В таком случае необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку, чтобы внести соответствующие исправления.
Основные шаги при оформлении вкладыша:
- Получите официальные документы, подтверждающие изменение фамилии работника (например, свидетельство о браке, решение суда и т. д.).
- Обратитесь в отдел кадров вашей организации и предоставьте эти документы.
- Попросите отдел кадров внести соответствующие исправления в трудовую книжку работника.
- Если в вашей организации необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку, предоставьте ее отделу кадров.
Ошибки в заполнении вкладыша могут привести к серьезным последствиям, поэтому необходимо быть внимательным при выполнении этой процедуры. Основные ошибки, которые следует избегать:
- Неправильное указание фамилии работника в вкладыше.
- Отсутствие дополнительных документов, подтверждающих изменение фамилии.
- Отсутствие печати и подписи вкладыша.
Что делать, если такое произошло и вы заметили ошибки в заполнении вкладыше?
Если вы заметили ошибки в заполнении вкладыше, необходимо обратиться в отдел кадров вашей организации и сообщить об этом. Они проведут дополнительные исправления и предоставят вам новый вкладыш. Важно своевременно заметить ошибки и исправить их, чтобы избежать проблем в дальнейшем.
Также следует иметь в виду, что оформление вкладыша в трудовую книжку может различаться в зависимости от политики и требований вашей организации. Поэтому всегда полезно проконсультироваться с отделом кадров и получить инструкцию по оформлению.
Отсутствие печати на вкладыше: что делать
Вкладыш в трудовую книжку является важным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Ошибка в заполнении этого документа может возникнуть из-за различных причин. Одной из таких ошибок может быть отсутствие печати на вкладыше. Перед тем, как приступить к исправлению ошибки, необходимо понять, как и почему печать не была нанесена на вкладыш.
Стандартная инструкция по заполнению вкладыша в трудовую книжку предусматривает, что на вкладыше должна быть указана информация об организации и должности работника. Печать организации также является обязательной. Однако, случается, что печать отсутствует по каким-то причинам.
Если печать на вкладыше не нанесена, то следует обратиться к работодателю с просьбой исправить эту ошибку. Работодатель, в свою очередь, обязан исправить ошибку и предоставить вам новый вкладыш с правильно нанесенной печатью.
Исправление ошибки может быть выполнено несколькими способами:
- Если вкладыш еще не был вшит в трудовую книжку, то можно просто получить новый вкладыш с печатью и заменить им старый.
- Если вкладыш уже был вшит в трудовую книжку, то следует обратиться к работодателю с просьбой заменить вкладыш на новый с печатью.
В случае, если работодатель отказывается исправить ошибку или отсутствует возможность получить новый вкладыш с печатью, необходимо обратиться в соответствующие органы по защите прав работников или в трудовую инспекцию. Эти органы помогут вам восстановить права и получить исправленный вкладыш с печатью.
Основные инструкции по заполнению вкладыша в трудовую книжку предусматривают наличие печати на данном документе. Однако, если печать отсутствует, необходимо принять меры по исправлению этой ошибки. Отсутствие печати на вкладыше не должно нанести вред вашим трудовым правам, и вы имеете право требовать исправления ситуации.
Что представляет собой вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш в трудовую книжку – это дополнение к основной трудовой книжке работника. Вкладыш используется при изменении данных о работнике, таких как фамилия, имя, отчество или другая информация связанная с его трудовой деятельностью.
Вкладыш создается для того, чтобы записи в трудовой книжке были актуальными и соответствующими действительности. Он позволяет вносить исправления и дополнения, если возникли ошибки во время заполнения или в случае изменения данных о работнике. Также вкладыш применяется, если в трудовой книжке отсутствует место для внесения новых записей или информация не может быть вшита в текущую трудовую книжку.
Основные способы заполнения вкладыша в трудовую книжку:
- Указание персональных данных работника: фамилия, имя, отчество, дата рождения.
- Заполнение сведений о предыдущей работе работника: наименование предыдущей организации, должность, период работы.
- Внесение изменений в записи о трудовой деятельности, включая документы, подтверждающие эти изменения.
- Указание основных сведений о текущей организации: наименование, адрес, контактная информация.
Если вкладыш в трудовую книжку заполнен неправильно или содержит ошибки, это может привести к недопуску работника к определенным привилегиям или правам. Поэтому важно тщательно проверять и исправлять любые ошибки при заполнении вкладыша.
Вкладыш в трудовую книжку является важной составляющей документации работника и должен быть заполнен соответствующим образом в соответствии с требованиями инструкции по его заполнению. Он позволяет подтвердить и уточнить информацию о трудовой деятельности работника и обеспечивает актуальность данных в его трудовой книжке.
Вшивание дополнения в трудовую книжку: алгоритм действий
Когда информация о работнике изменилась или содержит ошибки, в трудовой книжке можно внести дополнение. Дополнение представляет собой вкладыш, который вшивается в трудовую книжку и содержит информацию об изменениях или исправлениях.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш является дополнительным листом, который помещается в трудовую книжку и содержит информацию о внесенных изменениях. Вкладыш необходим для учета изменений в основные данные работника (фамилия, имя, отчество и другие), место работы, должность, стаж и другие сведения.
Как оформить и заполнить вкладыш?
Для оформления и заполнения вкладыша в трудовую книжку следуйте следующей инструкции:
- Соберите необходимые документы, подтверждающие внесение изменений. Это могут быть приказы о перемещении на другую должность, приказы о зачислении на работу и т.д.
- Составьте текст вкладыша, в котором укажите причину внесения дополнений, а также измененные или исправленные сведения.
- Оформите вкладыш на белом листе формата А4. В верхнем левом углу укажите название документа — «Вкладыш в трудовую книжку».
- Составьте таблицу, в которой укажите старые и новые данные работника, а также причину внесения изменений. Таблица должна содержать столбцы: номер, наименование данных, прежние значения, новые значения, причина изменения.
- Заполните таблицу данными на основе предоставленных документов.
- Номера строк в таблице должны быть последовательными. В последней строке таблицы укажите общее количество строк таблицы.
- При необходимости, укажите дату внесения дополнений в трудовую книжку.
- Подпишите вкладыш, указав должность, ФИО и расшифровку подписи.
- В раскрытую трудовую книжку вшейте вкладыш, так чтобы он был доступен для просмотра без необходимости его извлечения.
- Сделайте печать учреждения на вкладыше, подтверждающую его официальный статус.
Ответственность сторон
За правильное оформление и заполнение вкладыша в трудовую книжку несут ответственность как работник, так и работодатель. Работник обязан предоставить необходимые документы для внесения изменений, а работодатель должен правильно заполнить вкладыш и вшить его в трудовую книжку. Ошибки при заполнении могут привести к недействительности вкладыша и возникновению проблем в будущем.
Если в трудовой книжке отсутствует вкладыш или содержащийся в нем текст не соответствует действительности, существуют способы обжалования. Работнику следует обратиться к своему работодателю для решения этой проблемы, а при несогласии — к надзорным органам труда.
Основные ошибки заполнения вкладыша и их исправление
При заполнении вкладыша в трудовую книжку могут возникать ошибки, которые необходимо исправить, чтобы избежать проблем в будущем. В связи с тем, что вкладыш в трудовую книжку изменился, появились новые требования к его заполнению, что делает правильное оформление еще более важным.
Одной из основных ошибок при заполнении вкладыша является неправильное указание фамилии работника. Если фамилия указана неверно или содержит опечатки, необходимо внести соответствующее дополнение или исправление. Для этого можно воспользоваться специальным полем «Фамилия при рождении (при изменении фамилии)», где следует указать правильную фамилию с указанием причины изменения.
Еще одной распространенной ошибкой является отсутствие печати организации на вкладыше. Согласно новым требованиям, вкладыш должен содержать печать организации, где работник получал опыт работы. Если печать неисправна или отсутствует, рекомендуется обратиться в отдел кадров, чтобы получить исправленный вариант вкладыша.
Также возможна ошибка в заполнении графы «Должность». Если должность указана неверно или содержит опечатки, необходимо внести соответствующие исправления. В этом случае следует обратиться в отдел кадров и предоставить им правильную информацию для заполнения вкладыша.
Что касается способов исправления ошибок, то вкладыш можно исправить следующими способами:
- Воспользоваться дополнительными листами, приложив их к основному вкладышу;
- Внести исправления непосредственно в поле, выделив их обратной косой чертой и произведя подпись и дату внесения изменений;
- Вшить вкладыш, в котором будут внесены правки, в трудовую книжку.
Однако, при исправлениях следует учитывать, что допустимо вносить изменения только в случае их незначительности. В случае крупных и существенных изменений необходимо обратиться в отдел кадров для оформления нового вкладыша в трудовую книжку.
Инструкция по заполнению вкладыша в трудовую книжку
Вкладыш в трудовую книжку является обязательным документом, который отражает записи о работе и изменениях в трудовой деятельности работника. Если в трудовой книжке отсутствует вкладыш или требуется его обновление, необходимо заполнить специальную форму.
Основные способы заполнения вкладыша:
- Если вкладыша в трудовую книжку нет, можно обратиться к работодателю или посетить территориальный отдел по труду и занятости населения.
- Если информация в вкладыше изменяется, например, изменилась фамилия или печать организации, необходимо указать новые данные и получить подтверждение от работодателя.
- При обнаружении ошибок в заполнении вкладыша необходимо их исправить. Для этого следует вписать правильные данные в специальное поле для исправлений или использовать отдельный бланк для исправлений.
Инструкция по заполнению вкладыша в трудовую книжку:
- Укажите фамилию, имя и отчество работника.
- Введите данные о работодателе, включая его наименование, адрес и номер контактного телефона.
- Укажите дату приема на работу.
- Перечислите основные изменения в трудовой деятельности работника, например, перевод на другую должность или изменение рабочего места.
- Заполните поле «Документы, подтверждающие изменения». Укажите номер и дату выдачи документов, подтверждающих изменения в трудовой деятельности. Приложите копии этих документов к вкладышу.
При заполнении вкладыша в трудовую книжку необходимо быть внимательным и внимательно проверять данные на правильность. В случае возникновения вопросов или сложностей можно обратиться к территориальному отделу по труду и занятости населения.
Заполнение вкладыша в трудовую книжку является ответственностью как для работника, так и для работодателя. Точное и правильное заполнение вкладыша позволит избежать возможных ошибок и проблем в будущем.
Добавить в «Нужное»
Выдача вкладыша в трудовую книжку
Бланк трудовой книжки имеет ограниченное количество страниц. Зачастую возникают ситуации, когда записи обо всей трудовой деятельности работника не умещаются в соответствующие составные части этого документа. В этом случае для продолжения внесения записей оформляются вкладыши для разделов трудовой книжки, в которых соответствующие поля закончились. В трудовой книжке это событие сопровождают специальный штамп и запись «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец можно посмотреть здесь).
Трудовая книжка
Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.
Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:
- в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
Информация о том, как выглядит и заполняется вкладыш в трудовую книжку, также предусмотрен указанными нормативными правовыми актами.
Ведение трудовых книжек на всех сотрудников, а также оформление (при необходимости) вкладышей к ним являются обязанностями работодателя по отношению ко всем работникам, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.
Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь)
Случай, при котором осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку, предусмотрен пунктом 38 Порядка. Согласно указанному пункту если в трудовой книжке один из разделов полностью заполнен, то последующая информация для этого раздела вносится путем оформления вкладыша, который подшивается к трудовой книжке. Порядки ведения трудовой книжки и вкладыша к ней идентичны.
Как следует из пункта 39 Порядка, каждый случай оформления и подшивания вкладыша к трудовой книжке должен сопровождаться простановкой штампа «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец вкладыша здесь), в котором надлежит отразить серию и номер этого вкладыша.
Форма вкладыша также утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225.
Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?
Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.
Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа – трудовой книжки будет неправомерным.
Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?
Обязанность ведения трудовых книжек возложена на работодателя (статья 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 Правил).
Согласно пунктам 3, 4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н, обеспечение работодателей бланками соответствующих документов осуществляется на платной основе в соответствии с контрактами, заключенными с их производителем или распространителем.
Указанным НПА предусмотрен образец вкладыша.
На основании пункта 44 Правил обязанность обеспечивать в наличии должное количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее возложена на работодателей.
Указанные документы хранятся работодателем в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности. Выдача этих документов производится по заявке уполномоченного лица (пункт 42 Правил).
Следовательно, ведение вкладыша в трудовую книжку, равно как и приобретение необходимого количества вкладышей, – обязанность работодателя, а не работника.
Заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)
Форма заявки от уполномоченного на ведение трудовых книжек лица о выдаче ему соответствующих бланков законодательством не предусмотрена. Такая заявка составляется в произвольной форме.
Например:
Главному бухгалтеру МУП «Соцстрой»
С.Р. Алферову
ЗАЯВКА
Прошу Вас выдать под отчет 1 (один) бланк вкладыша к трудовой книжке.
Заместитель начальника отдела кадров ___________ Россомахина В.Ю.
Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку (вместе с самой трудовой книжкой) нужен для учета трудового стажа, в нем отражаются сведения о работнике, порученной ему работе, переводах, увольнениях и их основаниях, а также поощрениях за успехи в труде.
Как сделать запись, если закончилась трудовая книжка:
- Выдайте вкладыш в трудовую книжку.
- Внесите сведения о выдаче в документ о трудовой деятельности.
Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке (далее — ТК) заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.
Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в разделе VI Приложения 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н есть краткая инструкция, как оформить вкладыш в трудовую книжку. В отличие от постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу с 1 сентября 2021 года, в Приказе № 320н не оговорена необходимость вшивать дополнение. Соответственно, нет и инструкции, как это правильно сделать. Де-юре отныне вшивать вкладыш нет необходимости. Но если вшить, то ничего страшного не случится, кроме того, вшивание обеспечивает сохранность документа, так как иные способы скрепления не столь надежны.
Особое внимание проверяющие органы будут уделять невшитым дополнениям, заведенным до 1 сентября 2021 года. То есть до момента вступления в силу Приказа № 320н.
Что касается формы бланка документа, то она утверждена в Приложении 1 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Но обратите внимание, что новый бланк применяется с 1 января 2023 года (п. 3 постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250).
По теме: правила оформления трудовой книжки
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
Несмотря на то что в Приказе № 320н содержится новый бланк вкладыша, все предыдущие версии сохраняют свою действительность. В том числе форма из постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Тем более что состав документа не изменился: он по-прежнему состоит из двух разделов, как и сам основной документ:
- «Сведения о работе» — насчитывает 12 разворотов вместо 9 в предыдущей версии;
- «Сведения о награждениях» — насчитывает 5 разворотов вместо 8 в предыдущей версии.
Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 33 раздела VI Приложения 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной ТК вкладыш просто недействителен.
Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп, что выдан вкладыш, на титульном листе ТК (на стр. 1). Если на титульном листе нет места для этой записи, то она делается на титульном листе первого дополнения (пп. 2 п. 33 раздела VI Приложения 2 к Приказу № 320н).
Если штампа в хозяйстве организации нет, то утвержденными правилами разрешено сделать соответствующую запись от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.
Так выглядит образец записи от руки, что выдан вкладыш в трудовую книжку.
Так выглядит пример документа в раскрытом виде.
На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения ТК занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк.
Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).
Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, то документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку
Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его могут вшить в ТК. В законодательстве не оговорено, как прошить трудовую книжку и вкладыш, даже определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно он вшивается сзади в самом конце документа. Для этого понадобится шило, иголка, суровые нитки и ножницы. На схеме даны некоторые рекомендации, которыми можно воспользоваться.
Обратите внимание, что использовать в работе разрешено только защищенные бланки установленного образца. Если вам встретится предложение скачать и распечатать форму рассматриваемого документа с помощью подручной оргтехники, то это является грубым нарушением.
Вот для наглядности образец, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку нитками, — это готовый вариант.
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден Приказом Минфина России от 11.04.2022 N 55н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды — в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 № ГКПИ07564.
Как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку
Инструкция по заполнению содержится в упомянутом Приказе Минтруда. Как делается нумерация во вкладыше в трудовую книжку: продолжается или сначала документа? Она продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:
- точек в конце записи не ставить;
- использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Дидух Юлия
бухгалтер, юрист
В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года
Все статьи автора
Как оформить вкладыш в трудовую книжку, рассказал Роструд
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, вшивается вкладыш.
Действующее законодательство не предусматривает определенной последовательности оформления вкладышей.
По мнению специалистов Роструда, оформляется вкладыш в таком порядке:
- заполняется титульный лист вкладыша;
- во вкладыш вносится необходимая запись;
- вкладыш вшивается в трудовую книжку.
Рекомендуем вшить вкладыш при помощи иголки и плотной нитки в конец трудовой книжки, что сохраняет единство всех записей.
После этого нужно проставить штамп в трудовой книжке с надписью: «Выдан вкладыш», указав серию и номер вкладыша. Штамп целесообразнее ставить на странице, где указана серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО работника.
Источник: Онлайнинспекция.рф