Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с должностной инструкцией .docСкачать образец листа ознакомления с должностной инструкцией .doc
Суть и роль должностной инструкции
Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.
Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.
Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.
Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.
После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.
Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.
Зачем нужна подпись работника
Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.
Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.
Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.
На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией
Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.
Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию
В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.
В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.
Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.
Кто формирует лист
Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.
В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.
Как составить лист
С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:
- порядковый номер работника;
- его должность;
- дата и номер приказа о приеме на работу;
- дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.
Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).
Как оформить лист
Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.
Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Сколько и как хранить бланк
Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.
Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.
Должностная инструкция – крайне удобный механизм документального закрепления обязанностей работников. Несмотря на необязательность этого документа, большинство работодателей использует должностные инструкции, поскольку это позволяет регламентировать работу и избежать споров с работниками.
Порядок оформления должностной инструкции
Трудовое законодательство не устанавливает требований ни к оформлению, ни к содержанию должностных инструкций. Более того, данный документ вообще не упоминается в Трудовом кодексе РФ. Поэтому должностная инструкция – необязательный документ. За ее отсутствие работодатель не может быть привлечен к административной ответственности.
Между тем, в виду отсутствия регулирования в отношении оформления должностной инструкции, у работодателей возникают вопросы. Специалисты Роструда поясняют (письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1), что должная инструкция может быть оформлена:
- приложением к трудовому договору;
- отдельным самостоятельным документом.
Но здесь надо понимать, что в том случае, если должностная инструкция будет оформлена приложением к трудовому договору, то при внесении любого изменения, в том числе, не связанного с трудовой функцией, потребуется получать согласие работника (ст. 72 ТК РФ), либо обосновывать корректировку технологическими или организационными изменениями (ст. 74 ТК РФ). Фактически изменение должностной инструкции будет производиться по правилам, установленным для изменений трудового договора.
Поэтому целесообразно должностную инструкцию оформить в виде самостоятельного документа. Утвердить должностную инструкцию должен руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо. Работника с документом надо ознакомить под подпись.
Если работник откажется проставить подпись, подтверждающую, что он ознакомился с должностной инструкцией, составьте акт. В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В этой связи, ознакомить сотрудника под подпись с должностной инструкцией – прямая обязанность работодателя, и составленный акт будет подтверждать добросовестность компании.
Если должностная инструкция – самостоятельный документ, делать копию для работника работодатель должен только в том случае, если получит письменное заявление (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Выдать копию должностной инструкции надо с течение 3 рабочих дней с даты получения заявления.
Какие условия прописать в должностной инструкции
Поскольку законодатель не предъявляет требований к должностной инструкции, содержание документа работодатель определяет самостоятельно.
Отметим, что должностная инструкция является документом, в котором конкретизируются трудовые обязанности работника. Кроме того, в данном документе могут устанавливаться требования, предъявляемые к работнику, претендующему на данную должность. Соответственно, в должностной инструкции можно прописать квалификационные требования к должности: уровень образования, стаж работы по специальности и т. д.
Итак, в должностной инструкции рекомендуем отразить:
- квалификационные требования к работнику, занимающему данную должность;
- перечень должностных обязанностей (их содержание и объем);
- подчиненность (непосредственный и функциональный руководитель работника);
- руководство (если работник осуществляет руководство другими сотрудниками, это следует указать);
- пределы ответственности работника (указать за какие направления деятельности отвечает работник).
Это примерный перечень условий, которые могут быть включены в должностную инструкцию. Работодатель вправе расширить данный перечень. Главное, чтобы условия должностной инструкции не нарушали права работника. В частности, перечень должностных обязанностей должен соответствовать трудовой функции работника. В должностную инструкцию не следует включать обязанности по иной должности. Если сотрудник будет также выполнять функционал по иной должности, это необходимо оформить путем совмещения должностей (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 06.07.2020 № 77/10-26013-ОБ/18-1299).
Перечислить должностные обязанности работника следует максимально полно. При этом перечень обязанностей целесообразно оставить открытым и предусмотреть обязанность работника выполнять поручения руководителя, прямо не предусмотренные должностной инструкцией, но, соответствующие трудовой функции работника или включенные в функционал подразделения, в котором трудится работник.
В случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, именно должностная инструкция поможет вам обосновать позицию о невыполнении работником должностных обязанностей или некачественном выполнении обязанностей.
Оформите ЭП для сотрудников в удостоверяющем центре «Такском»
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу
Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу
Подборка наиболее важных документов по запросу Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2022 год: Статья 67 «Форма трудового договора» Трудового кодекса РФ«Отказывая в удовлетворении требований истца об установлении факта наличия трудовых отношений, суд первой инстанции, с учетом установленных по делу обстоятельств, дав оценку представленным доказательствам, в соответствии со статьей 67 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, руководствуясь положениями Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», статей 15, 16, 20, 67 Трудового кодекса Российской Федерации, регулирующих порядок возникновения трудовых отношений и заключение трудового договора, обоснованно исходил из того, что истцом не представлено никаких доказательств наличия между сторонами трудовых отношений, а также допуска ответчиком истца к работе в должности электромонтажника с заработной платой в размере 2500 рублей за 8 часов работы в день, подачи ответчику документов необходимых для его трудоустройства (заявления о трудоустройстве, трудовой книжки, документов подтверждающих квалификацию), а также доказательств принятия ответчиком в отношении истца кадровых решений, издания приказа о приеме его на работу и увольнении, оформления трудовой книжки, ознакомления истца с должностной инструкцией, режимом рабочего времени, определения ему рабочего места, выплаты заработной платы. Кроме того, суд исходил из того, что должность электромонтажника в штатном расписании АО отсутствует.»
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Лист ознакомления с должностной инструкцией
Лист ознакомления с должностной инструкцией составляют в одном образце для всех. Его должны подписать сотрудники после того, как прочли должностную инструкцию. Так они подтверждают, что согласны с ней. Тогда, если сотрудник нарушит инструкцию, его можно будет привлечь к ответственности
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 43 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Ознакомление с должностной инструкцией – важный этап в процессе вхождения нового сотрудника в организацию. Обратить должное внимание на все детали и требования, указанные в инструкции, поможет специально разработанный лист ознакомления. В данной статье рассмотрим, как осуществляется процесс ознакомления с должностной инструкцией на одного человека и почему это так важно для эффективной работы.
Зачем нужен лист ознакомления с должностной инструкцией?
Основные цели и преимущества использования листа ознакомления с должностной инструкцией:
- Ознакомление с обязанностями и правами. Лист ознакомления позволяет работнику ознакомиться с подробной информацией о своих обязанностях и правах на рабочем месте. Это помогает избежать недоразумений и конфликтов в работе.
- Понимание ожиданий работодателя. Через лист ознакомления с должностной инструкцией сотрудник получает ясное представление о том, что от него ожидает работодатель. Это помогает улучшить коммуникацию и снизить вероятность недоразумений.
- Соблюдение правовых требований. Лист ознакомления с должностной инструкцией помогает обеспечить соблюдение трудового законодательства и иных нормативных актов. Это особенно важно при проведении проверок со стороны контролирующих органов.
- Обеспечение безопасности на рабочем месте. Лист ознакомления содержит информацию о правилах техники безопасности и процедурах экстренной эвакуации. Это помогает работнику снизить риск травматизма и повышает общий уровень безопасности на предприятии.
Внимание к составлению листа ознакомления с должностной инструкцией является одним из основных компонентов успешного управления персоналом. Он помогает создать благоприятную рабочую среду и повышает эффективность работы сотрудников.
Какая информация содержится в листе ознакомления?
-
Название должности: в листе ознакомления указывается название должности, на которую претендует сотрудник, а также указывается подразделение и руководитель данной должности.
-
Задачи и обязанности: в этом разделе описываются основные задачи и обязанности, которые будет выполнять сотрудник на данной должности. Это может включать выполнение конкретных проектов, поддержку клиентов, административную работу и другие задачи, связанные с конкретной должностью.
-
Квалификационные требования: здесь указываются необходимые навыки, знания и опыт работы, которые требуются для успешного выполнения задач на данной должности. Квалификационные требования могут быть связаны с образованием, профессиональной подготовкой и опытом работы в определенной области.
-
Права и ответственность: в этом разделе описывается, какие права имеет сотрудник на данной должности, например, принятие решений, выдвижение предложений, подписание документов и другие привилегии. Также указывается ответственность сотрудника за выполнение своих задач и соблюдение правил и процедур компании.
-
Рабочие условия: в данном разделе указывается информация о рабочем графике, возможных командировках, сменах, возможности работы из дома и других условиях, которые связаны с данной должностью.
-
Другая важная информация: в некоторых случаях лист ознакомления может содержать дополнительную информацию, такую как политика компании, правила конфиденциальности, этические стандарты и другие важные аспекты, которые сотрудник должен знать и соблюдать.
Лист ознакомления с должностной инструкцией является важным документом, который помогает сотруднику понять ожидания и требования их должности, а также осознать свои обязанности и права. Это также является доказательством того, что сотрудник был ознакомлен с этой информацией и согласен ее выполнять.
Когда и кому нужно предоставить лист ознакомления?
Лист ознакомления с должностной инструкцией следует предоставить сотруднику при его поступлении на работу или при изменении его должностных обязанностей. Это важный документ, который помогает сотруднику понять, чего от него ожидается и какие задачи ему необходимо выполнить.
Лист ознакомления необходимо вручить каждому сотруднику при:
- Приеме на работу.
- Переводе на другую должность.
- Изменении задач и обязанностей.
- Назначении на руководящую должность.
- Вступлении в силу новых документов, регламентирующих работу сотрудника.
Отсутствие листа ознакомления может создать проблемы как для сотрудника, так и для работодателя. Сотрудник может не знать, что от него требуется, что приведет к неэффективной работе и возможным ошибкам. А для работодателя это может привести к недовольству руководства и клиентов, а также потере времени и ресурсов на дополнительное обучение сотрудника.
Как правильно оформить лист ознакомления?
Лист ознакомления должен содержать следующие элементы:
- Название документа (лист ознакомления с должностной инструкцией).
- ФИО сотрудника.
- Дата выдачи документа.
- Подпись сотрудника о получении и ознакомлении с документом.
- Подпись руководителя или сотрудника HR, выдавшего документ.
Лист ознакомления должен быть написан ясным и понятным языком, без лишних деталей. В нем нужно указать ключевые задачи и обязанности сотрудника в его должности, а также привести основные правила и порядки работы.
Пример листа ознакомления:
Название документа: Лист ознакомления с должностной инструкцией
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Дата выдачи документа: 01.01.2022
Подпись сотрудника: __________________ (ФИО)
Подпись руководителя/HR: __________________ (ФИО)
Важно предоставлять лист ознакомления с должностной инструкцией каждому сотруднику вовремя, чтобы они были осведомлены о своих обязанностях и задачах. Это поможет обеспечить эффективную работу и избежать возможных проблем, связанных с непониманием сотрудниками своих обязанностей.
Как правильно оформить лист ознакомления с должностной инструкцией?
Состав листа ознакомления с должностной инструкцией
Лист ознакомления с должностной инструкцией должен содержать следующую информацию:
- Название компании и подразделение. Указывается полное наименование организации и название подразделения, в котором сотрудник будет работать.
- Должность сотрудника. Указывается должность, которую занимает сотрудник.
- Обязанности и функции. Подробно описывается, какие обязанности и функции выполняет сотрудник на данной должности.
- Права и полномочия. Указывается, какие права и полномочия имеет сотрудник на своей должности.
- Ответственность. Описывается ответственность, которую несет сотрудник за неисполнение своих обязанностей или нарушение правил работы.
- Процедура ознакомления. Указывается, каким образом сотрудник должен ознакомиться с должностной инструкцией (личная подпись, электронное уведомление и т.д.).
Пример оформления листа ознакомления с должностной инструкцией
| Название компании и подразделение: | ООО «Пример» / Отдел продаж |
| Должность сотрудника: | Менеджер по продажам |
| Обязанности и функции: |
|
| Права и полномочия: |
|
| Ответственность: |
Сотрудник несет ответственность за:
|
| Процедура ознакомления: | Сотрудник должен подписать лист ознакомления и вернуть его в отдел кадров. |
Важно помнить, что лист ознакомления с должностной инструкцией является документом, подтверждающим ознакомление сотрудника с его обязанностями и ответственностью. Правильное оформление данного документа позволяет избежать недоразумений и споров в будущем. Поэтому важно уделить достаточно времени и внимания его составлению.
Самостоятельное ознакомление с листом должностной инструкции
Для успешной и эффективной работы в новой должности необходимо тщательно ознакомиться с должностной инструкцией. Это поможет вам понять свои обязанности, права и ответственность, а также ожидания вашего работодателя.
Преимущества самостоятельного ознакомления:
- Возможность ознакомиться с материалом в удобное время и темпе
- Снижение вероятности пропуска важной информации
- Возможность подготовить вопросы и уточнения
Как самостоятельно ознакомиться с листом должностной инструкции:
- Читайте текст внимательно и постепенно.
- Выделите ключевые слова и фразы для лучшего понимания контекста.
- Обратите внимание на указания по выполнению задач и ответственности.
- Сравните лист должностной инструкции с вашими текущими обязанностями и опытом.
- Если возникли вопросы или нужна дополнительная информация, обратитесь к своему руководителю или HR-специалисту.
Также рекомендуется сделать заметки или выписать важные моменты для последующего обращения. Будьте готовы активно включаться в работу и соблюдать все положения должностной инструкции. В случае изменений в процессе работы, обязательно обновите свое понимание и соответствующие документы.
Контроль ознакомления с листом должностной инструкции
Способы контроля ознакомления с листом должностной инструкции
- Подписание акта ознакомления – сотрудник должен поставить свою подпись в специальную графу, подтверждая ознакомление с должностной инструкцией.
- Пересмотр инструкции в присутствии руководителя – руководитель должен провести индивидуальное собеседование с сотрудником и убедиться, что у него нет вопросов и недопонимания по поводу содержания инструкции.
- Тестирование знаний по инструкции – организация может провести тестирование, чтобы убедиться, что сотрудник полностью осведомлен о своих обязанностях и требованиях к нему.
- Внесение данных ознакомления в систему учета – необходимо создать электронную базу данных, в которой будут указаны все сотрудники, ознакомившиеся с должностной инструкцией.
Важность контроля ознакомления
Корректное выполнение своих обязанностей – ознакомление с должностной инструкцией позволяет сотрудникам полностью разобраться со своими обязанностями, правилами и процедурами, что помогает им более эффективно работать и достигать поставленных целей.
Избежание возможных ошибок и проблем – контроль ознакомления помогает избежать ситуаций, когда сотрудник неправильно выполняет свои обязанности из-за незнания правил и требований.
Соответствие законодательным требованиям – обязательное ознакомление с должностной инструкцией является требованием трудового законодательства, и его контроль является обязанностью работодателя.
Преимущества использования электронных систем контроля
| Автоматизация процесса | – электронные системы позволяют автоматизировать процесс контроля ознакомления и упростить его ведение. |
| Централизация данных | – все данные о контроле ознакомления хранятся в одной системе, что позволяет быстро получать информацию и анализировать ее. |
| Удобство использования | – сотрудники могут ознакомиться с должностной инструкцией и подтвердить свое ознакомление в любое удобное для них время, используя компьютер или мобильное устройство. |
Контроль ознакомления с листом должностной инструкции является неотъемлемой частью процесса работы с персоналом. Он позволяет подтвердить, что сотрудники ознакомились со своими обязанностями и полностью понимают, что от них требуется. Для эффективного контроля рекомендуется использовать электронные системы, что позволит упростить процесс, сохранить данные и быстро получать информацию о статусе ознакомления с должностной инструкцией.
Ответственность за неправильное ознакомление с листом должностной инструкции
Последствия неправильного ознакомления:
- Невыполнение должностных обязанностей
- Снижение производительности труда
- Повышение риска возникновения ошибок
- Нарушение правил безопасности
- Ущерб для организации
- Юридическая ответственность
Юридическая ответственность:
Неправильное ознакомление с листом должностной инструкции может привести к нарушению трудового договора и возникновению юридической ответственности со стороны сотрудника. Подобная ответственность может выражаться в:
- Дисциплинарном взыскании, включая выговор и увольнение
- Уплате штрафа или возмещении ущерба организации
- Судебных разбирательствах и исках со стороны работодателя
Судебные разбирательства могут привести к дополнительным расходам на юридическое обслуживание и утрате репутации как сотрудника, так и организации в целом. Поэтому важно строго соблюдать процесс ознакомления с листом должностной инструкции и уделять ему должное внимание.
Советы по ознакомлению с листом должностной инструкции:
- Внимательно читайте каждый пункт и раздел листа должностной инструкции
- Если есть вопросы, задавайте их непосредственно руководителю или HR-специалисту
- Просите пояснения, если какие-то моменты кажутся непонятными или неоднозначными
- Убедитесь, что правильно понимаете свои обязанности и ожидания работодателя
- Подписывайте лист ознакомления только после полного понимания его содержания
Внимательное и ответственное ознакомление с листом должностной инструкции поможет избежать неправильного выполнения задач и минимизировать юридическую ответственность. Это необходимо для успешного и продуктивного труда каждого сотрудника и роста организации в целом.