Должностная инструкция является важным документом в организации, который определяет обязанности и ответственности сотрудника. В 2023 году уделяется особое внимание правильному оформлению должностных инструкций, чтобы они были четкими, понятными и соответствовали актуальным требованиям. В данной статье будут представлены примеры и рекомендации по оформлению должностной инструкции, которые помогут сделать ее информативной и удобной в использовании.
Зачем нужна должностная инструкция
В организациях важно четко определить обязанности и полномочия каждого сотрудника. Для этого применяется должностная инструкция, которая играет ключевую роль в организации и структурировании трудового процесса.
1. Регулирование трудовых отношений
Должностная инструкция является юридическим документом, который определяет задачи и функции каждого сотрудника. Она служит основой для регулирования трудовых отношений между работниками и работодателем.
2. Обеспечение эффективности работы
Четко определенные обязанности и полномочия, прописанные в должностной инструкции, помогают сотрудникам понять, что от них ожидается. Это способствует повышению эффективности работы и достижению поставленных целей.
3. Контроль и оценка результативности
Должностная инструкция позволяет работодателю контролировать выполнение задач и оценивать результативность работы сотрудников. Она является основой для проведения оценок и аттестации, позволяющих определить эффективность и профессионализм сотрудников.
4. Правовая защита сторон
Должностная инструкция служит основой для разрешения споров и конфликтов, связанных с выполнением трудовых обязанностей. В случае возникновения претензий со стороны работников или работодателя, должностная инструкция может быть использована в качестве доказательства в суде.
5. Введение новых сотрудников
При приеме на работу нового сотрудника должностная инструкция становится незаменимым инструментом для его адаптации и ознакомления с обязанностями. Она помогает новому сотруднику быстрее войти в рабочий процесс и понять свои задачи и ответственности.
Правовые основы составления должностной инструкции
1. Нормативные акты
При составлении должностной инструкции необходимо основываться на следующих нормативных актах:
- Трудовом кодексе Российской Федерации;
- Коллективном договоре (если существует);
- Положении о структурном подразделении или организации в целом;
- Локальных нормативных актах (приказы, инструкции и др.).
2. Порядок составления должностной инструкции
При составлении должностной инструкции следует придерживаться следующего порядка:
- Определение названия должности и ее функционального назначения;
- Описание обязанностей и задач, которые возлагаются на работника;
- Уточнение требований к квалификации и компетенциям работника;
- Описания процедур и порядков выполнения основных рабочих операций;
- Указание на правила безопасности и охраны труда, связанных с должностью;
- Определение форм и сроков отчетности;
- Уточнение ответственности работника и порядка контроля.
3. Содержание должностной инструкции
Должностная инструкция должна содержать информацию о:
- Функциональном назначении должности;
- Обязанностях и задачах работника;
- Квалификационных требованиях;
- Основных операционных процедурах и правилах безопасности;
- Взаимодействии с другими подразделениями;
- Отчетности и контроле.
4. Разработка и утверждение должностной инструкции
Разработка и утверждение должностной инструкции осуществляется работодателем или его уполномоченным лицом. Процесс включает в себя следующие шаги:
- Проведение анализа и изучение должности;
- Составление проекта должностной инструкции;
- Согласование проекта с руководителем структурного подразделения;
- Проведение дополнительной экспертизы при необходимости;
- Утверждение должностной инструкции и ее регистрация.
Оформление должностной инструкции обязательно для всех работников и способствует более ясному определению их обязанностей и ответственности. Кроме того, это помогает снизить риск конфликтов и неоднозначностей внутри организации.
Шаги по составлению должностной инструкции
1. Идентифицируйте должность
Первым шагом необходимо определить и идентифицировать конкретную должность, для которой составляется инструкция. Важно указать название должности, область ответственности и необходимые качества и навыки для успешного выполнения работы.
2. Опишите обязанности
В следующем шаге необходимо подробно описать все обязанности, которые должен выполнять сотрудник на данной должности. Обязанности должны быть конкретными, измеримыми и релевантными. Используйте грамотную формулировку для избежания двусмысленности.
3. Укажите компетенции и навыки
Каждая должность требует определенных компетенций и навыков для успешного выполнения задач. Включите в инструкцию требования по профессиональным навыкам, знанию языков, образованию и опыту работы.
4. Разделите обязанности на основные и дополнительные
Разделите обязанности на основные и дополнительные. Основные обязанности должны быть выполнены приоритетно, а дополнительные — по необходимости и второстепенности.
5. Установите стандарты и критерии для оценки работы
Определите стандарты и критерии, которые будут использоваться для оценки работы сотрудника на данной должности. Они должны быть объективными и измеримыми, чтобы сотрудник мог понять, что от него ожидается и как его работа будет оцениваться.
6. Укажите руководителя и структуру подчиненности
Укажите, кому подчиняется сотрудник на данной должности и кто является его непосредственным руководителем. Это помогает сотруднику понять, к кому обращаться в случае возникновения вопросов и проблем.
Составление должностной инструкции требует тщательной проработки и учета всех деталей. Она должна быть четкой, понятной и полной, чтобы сотрудник мог понять, что от него ожидается на данной должности. Следуя вышеуказанным шагам, вы сможете составить составить эффективную должностную инструкцию.
Структура должностной инструкции
Структура должностной инструкции может различаться в зависимости от организации и должности, но в основе она включает следующие элементы:
1. Заголовок
Заголовок должностной инструкции обычно содержит наименование должности и указание на то, что это должностная инструкция. Например: «Должностная инструкция на должность менеджера по продажам».
2. Общая информация
- Цель должности;
- Организационная принадлежность;
- Структурное подразделение, в котором работает сотрудник;
- Руководитель должности;
- Дата составления должностной инструкции.
3. Обязанности
Описание основных задач и обязанностей, которые должен выполнять сотрудник на своей должности. Обязанности обычно формулируются в виде перечня, например:
- Выполнение операций по…
- Планирование и организация…
- Контроль исполнения…
4. Квалификационные требования
Указание на необходимые знания, навыки, образование и опыт работы, которыми должен обладать сотрудник для эффективного выполнения своих обязанностей на данной должности.
Например:
Требования:
- Высшее образование по специальности «…»
- Опыт работы в сфере «…», не менее … лет
- Знание программы «…», уровень владения — …
5. Права и полномочия
Описание того, какие права и полномочия предоставлены сотруднику на своей должности. Включает в себя перечисление тех действий, которые сотрудник имеет право совершать от имени организации.
Например:
Полномочия:
- Представление организации во взаимоотношениях с …
- Подписание документов …
- Принятие решений по …
6. Ответственность
Указание на ответственность сотрудника за ненадлежащее исполнение своих обязанностей, нарушение правил и инструкций организации, допущение ошибок или причинение вреда.
Например:
Ответственность:
- За несоблюдение правил безопасности …
- За неправильное использование …
- За невыполнение поставленных задач …
Структура должностной инструкции должна быть логичной и понятной для сотрудника. Она помогает установить четкие рамки работы и ответственности каждого сотрудника в организации.
Основные элементы должностной инструкции
Определение должности
Первым элементом должностной инструкции является определение должности, на которой работает сотрудник. В этой части должны быть указаны название должности, подразделение, в котором работает сотрудник, а также репортинг-цепочка, т.е. кому сотрудник подчиняется и кто ему подчиняется.
Обязанности и задачи
Следующим важным элементом должностной инструкции является перечень обязанностей и задач, которые должен выполнять сотрудник на данной должности. В этой части нужно конкретно определить, какие именно действия и ответственность лежат на сотруднике. Возможно использование номеров и маркированных списков для удобства читателя.
- Определить основные задачи, которые надо выполнять регулярно;
- Перечислить возможные дополнительные задачи, которые могут возникать время от времени;
- Указать ответственность сотрудника по достижению целей и результатов работы.
Требования
Третий элемент должностной инструкции — требования к сотруднику. Здесь указываются необходимые навыки, знания, квалификация и опыт работы для успешного выполнения должности. Важно, чтобы требования были конкретными и соответствовали реальным требованиям должности и компании.
- Указать необходимое образование, сертификаты или лицензии;
- Определить требуемый уровень опыта работы в конкретной области;
- Указать необходимые навыки и знания по программам и процедурам, которые используются в работе.
Права и полномочия
Важным элементом должностной инструкции является перечень прав и полномочий, которыми наделен сотрудник на данной должности. Здесь указываются пределы ответственности и возможности, которыми обладает сотрудник.
Пример прав и полномочий:
| Права | Полномочия |
|---|---|
| Принимать решения в рамках своей должности; | Подписывать документы от имени компании; |
| Участвовать в процессе принятия решений на уровне подразделения; | Выдавать указания и инструкции подчиненным сотрудникам; |
Оценка работы
Последний элемент должностной инструкции — критерии и способы оценки работы сотрудника. В этой части указываются, каким образом будет проводиться оценка выполнения обязанностей и достижения целей, а также какая система наград и поощрений предусмотрена компанией.
- Установить четкие критерии для оценки работы;
- Определить периодичность проведения оценки работы;
- Указать систему наград и поощрений за достижение целей.
Используя все перечисленные элементы, можно составить полноценную и информативную должностную инструкцию для каждой должности в компании. Это позволит сотрудникам иметь четкое представление о своих обязанностях и ожиданиях компании, а также повысит эффективность работы и сотрудничество внутри организации.
Пример оформления должностной инструкции
Структура должностной инструкции может быть следующей:
- Заголовок с указанием названия должности и подразделения;
- Цель должности;
- Основные задачи и функции;
- Права и обязанности;
- Требования к квалификации и опыту;
- Ответственность;
- Связи и отношения.
Пример оформления должностной инструкции:
| Должность: | Менеджер по продажам |
|---|---|
| Подразделение: | Отдел продаж |
Цель должности:
Осуществление эффективных продаж продукции компании, привлечение новых клиентов и поддержание долгосрочных партнерских отношений.
Основные задачи и функции:
- Активный поиск и привлечение новых клиентов;
- Проведение презентаций продукции клиентам;
- Оформление договоров и сопровождение клиентов во время сделок;
- Анализ и планирование продаж;
- Поддержание долгосрочных партнерских отношений с клиентами;
- Отчетность о проделанной работе.
Права и обязанности:
- Представление и продвижение продукции компании;
- Установление цен на продукцию и проведение переговоров;
- Разработка и реализация планов продаж;
- Составление и подписание договоров на продажу продукции;
- Обработка и анализ рыночной информации.
Требования к квалификации и опыту:
- Высшее образование в сфере маркетинга или экономики;
- Опыт работы в сфере продаж не менее 2 лет;
- Навыки презентации и переговоров;
- Умение работать с Клиентской БД и CRM системами;
- Опыт работы с ключевыми клиентами и поиска новых клиентов.
Ответственность:
За достижение плановых показателей продаж, поддержание и развитие клиентской базы, а также за соблюдение порядка и правил, установленных компанией.
Связи и отношения:
Обязательное взаимодействие с отделом маркетинга для разработки и реализации маркетинговых стратегий. Взаимодействие с клиентами и партнерами компании.
Важные моменты при составлении должностной инструкции
При разработке должностных инструкций необходимо учесть ряд важных моментов, которые позволят грамотно составить документ и обеспечить его эффективность.
1. Конкретность и ясность. Должностная инструкция должна быть понятной и конкретной, чтобы сотрудники могли легко понять свои обязанности и выполнять их без затруднений. Используйте понятные термины и формулировки, избегайте двусмысленностей.
2. Объем и структура. Должностная инструкция должна содержать все необходимые разделы и пункты, описывающие обязанности сотрудника. Важно соблюдать логичную структуру, чтобы документ был удобен для чтения и поиска информации.
3. Актуальность и обновляемость. Должностная инструкция должна быть всегда актуальной и соответствовать текущим требованиям и условиям работы. Регулярно обновляйте и проверяйте ее на соответствие действующим процессам и требованиям.
4. Учет специфики должности. При составлении должностной инструкции нужно учитывать специфику каждой должности и уровень ответственности. Опишите детали работы, требования к компетенциям, качествам и навыкам сотрудника.
5. Процесс вовлечения. При разработке должностной инструкции важно участие сотрудников, которые выполняют данную должность. Они способны привнести свой опыт и предложить улучшения или дополнения к инструкции.
6. Обратная связь и контроль. После внедрения должностной инструкции необходимо организовать систему обратной связи и контроля. Это поможет проверить эффективность инструкции и внести необходимые корректировки.
| Раздел | Описание |
|---|---|
| Общие положения | Описание должности, связанных с ней задач и функций, уровня ответственности. |
| Обязанности | Перечень основных обязанностей и задач, которые должен выполнять сотрудник. |
| Требования | Описание необходимых навыков, компетенций, квалификации и личностных качеств для успешного выполнения должности. |
| Правила и положения | Список правил, положений и инструкций, которые сотрудник должен соблюдать в процессе работы. |
| Оценка результатов | Критерии оценки результатов работы, система контроля и обратной связи. |
Соблюдение данных важных моментов при составлении должностной инструкции поможет грамотно организовать работу сотрудников, повысить их эффективность и обеспечить соблюдение корпоративных стандартов и процедур.
Как оформить должностную инструкцию
Редактор: Наталья Митькина
Бывает, в компаниях или у ИП обязанности сотрудникам объясняют только устно. А потом работники отказываются выполнять поручения, и ничего с этим не сделаешь. Не допустить такого поможет грамотная должностная инструкция
Ольга Семенова
Эксперт по кадровому делопроизводству
Поделиться
Бывает, в компаниях или у ИП обязанности сотрудникам объясняют только устно. А потом работники отказываются выполнять поручения, и ничего с этим не сделаешь. Не допустить такого поможет грамотная должностная инструкция
Ольга Семенова
Эксперт по кадровому делопроизводству
Поделиться
Обычная история с должностной инструкцией у работодателя: скачали шаблон, а реальные обязанности объяснили на словах. А потом руководитель дает поручения, а сотрудник такой: «С чего это я буду делать? У меня в обязанностях этого нет».
И никакой управы работодатель найти не может, трудовая инспекция будет на стороне сотрудника. Сейчас расскажем, как не попасть в такую ситуацию.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — внутренний документ с подробным описанием, чем сотрудник занимается в компании или у ИП. В документе перечислены:
- требования к квалификации сотрудника;
- опыт работы, обязанности;
- права и ответственность;
- кому он подчиняется;
- как взаимодействует с начальством и другими сотрудниками.
Работодатели не обязаны составлять должностные инструкции для сотрудников. Поэтому оформляют их по своему усмотрению, без строгого шаблона.
Руководитель решил, что ему не нужна вся эта морока с оформлением инструкций → работники компании должны будут соблюдать только нормы закона и устные распоряжения начальника, в суде доказать их проступок будет очень сложно.
Руководитель решил, что пора навести порядок с обязанностями работников и подстраховаться на случай трудовых споров → утвердил должностные инструкции в своей компании → сотрудники должны будут соблюдать не только ТК РФ, но и все пункты должностной инструкции.
Судебная практика доказывает: если есть должностная инструкция, у работодателя больше шансов выиграть судебный спор.
Сотрудник хотел оспорить увольнение и получить с компании деньги, но не тут-то было
Что случилось. Управляющий магазином плохо выполнял обязанности, и его решили уволить. Ущерб от плохой работы оценили в 3 млн рублей.
Сотрудник не согласился и подал иск в суд. Он требовал изменить формулировку причины увольнения, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.
Что нарушил сотрудник. Суд изучил все материалы дела, должностная инструкция там тоже была.
В обязанности управляющего входило: 70% рабочего времени находиться в торговом зале с персоналом, контролировать, как сотрудники магазина выполняют свою работу, обеспечивать замену отсутствующих работников. Управляющий подписал договор о полной материальной ответственности.
В реальности оказалось, что большую часть рабочего времени управляющий сидел в офисе, за сотрудниками не следил и вообще пустил работу на самотек. А компании — ущерб.
Решение суда. Компания смогла доказать, что сотрудник нарушил должностную инструкцию, и суд встал на ее сторону. Все потому, что:
- У управляющего была должностная инструкция.
- В ней были четко прописаны обязанности и ответственность.
- Управляющий ознакомился с должностной инструкцией под подпись и обязан был ее соблюдать.
Если бы в компании не было инструкции, доказать проступок было бы сложнее.
Апелляционное определение Московского областного суда от 01.10.2014 № 33-21839/2014
Иногда все обязанности работников вносят в трудовой договор. Это не всегда удобно — договор выходит огромный, да и менять его будет сложно. В трудовом договоре лучше указать общие обязанности работника, а дополнительные расширить в должностной инструкции.
Какие бывают должностные инструкции
В законе нет единых требований к форме и содержанию, но обычно должностные инструкции делят на индивидуальные и типовые.
Индивидуальные — составляют, если у сотрудников должности называются одинаково, но есть различия в обязанностях.
В магазине два продавца-консультанта. Один обслуживает посетителей и следит за товарным видом продукции, другой — обслуживает посетителей и пробивает товары на кассе.
Типовые — если на одинаковой должности работники занимаются одним и тем же.
В японском кафе два сушиста. Обязанности обоих — делать роллы и суши.
Вот основные различия типовой и индивидуальной должностной инструкции:
Чтобы должностная инструкция стала обязательной для работников, надо выполнить два условия:
- Утвердить документ — правильно оформить, поставить подпись работодателя.
- Сотрудник должен с ней ознакомиться и подписать.
Если просто составить список обязанностей и назвать это должностной инструкцией, у нее не будет юридической силы.
Для чего нужна должностная инструкция
Без должностной инструкции сотрудник не всегда знает и понимает свои задачи: за что его могут наказать или, наоборот, поощрить. Работодатель не может эффективно управлять персоналом, быстро решать конфликты и трудовые споры в суде. Вот основные преимущества должностной инструкции для работодателя и работника.
Для работодателя:
1. Равномерное распределение задач. В инструкции описаны задачи каждого сотрудника. Нет такого, что один сотрудник горит и зашивается, а другой спокойно пьет кофе каждые 10 минут и смотрит фотки в соцсетях.
2. Возможно наказать сотрудника за нарушение сроков и качества работы. Например, применить дисциплинарное взыскание, если сотрудник не отправил важный документ и компания потеряла клиента.
3. Понятная иерархия. Каждый сотрудник знает, кому подчиняется. Нет такого, что все сразу бегут со своими проблемами к генеральному директору, — сотрудники решают вопросы через своего руководителя;
Если сотрудники не понимают свои обязанности, они могут ссориться, кто возьмет наиболее сложные задачи. С должностной инструкцией так не получится. Они не могут сказать: «Я не успеваю, пусть лучше Иван Петрович возьмется — он более опытный».
4. Работодателю легче решить вопросы в суде. Допустим, сотрудник плохо работал, его уволили, и он подал в суд. Без должностной инструкции его, скорее всего, восстановят на работе, а компания или ИП должны будут выплатить компенсацию за время, пока он не работал.
Другое дело — с должностной инструкцией: работодатель предъявит ее в суде и докажет нарушение. Тогда суд будет на его стороне.
5. Возможность провести аттестацию сотрудников. Если предусмотреть в должностной инструкции аттестацию, компания может тестировать сотрудников, проверять их знания и квалификацию.
Например, бухгалтерия в компании перешла на 1С. Все бухгалтеры должны изучить программу и сдать экзамен. Если кто-то откажется и продолжит сводить баланс в Excel, можно его уволить за несоответствие занимаемой должности.
В должностной инструкции много плюсов и для сотрудников:
1. Фиксированный список обязанностей. Работник знает, что неожиданно не добавят требований, не будут спрашивать свыше того, что прописано в инструкции. Например, продавец точно знает, что работает в магазине и ему не придется развозить товары, которые заказали через интернет.
2. Понятные KPI. Сотрудник осознает, что надо делать и что будет, если не выполнить требование. Например, в должностной инструкции прописано количество продаж в месяц.
3. Защита в суде. Сотрудник может отстоять свои права в суде. Должностную инструкцию можно использовать как доказательство того, что человека наказали без оснований.
Должностная инструкция не нужна для работника, который трудится по договору гражданско-правового характера — ГПХ. Если он подпишет инструкцию, договор ГПХ переквалифицируют в трудовой. Тогда трудовая инспекция может оштрафовать работодателя. Руководитель может получить штраф от 10 000 до 20 000 ₽, ИП и малое предприятие — от 5000 до 10 000 ₽, остальные компании — от 50 000 до 100 000 ₽.
Какие пункты есть в должностной инструкции
В законе нет требований к оформлению должностной инструкции, поэтому разделы, их названия, содержание и количество пунктов работодатель может составить под себя.
Вот структура, которую обычно используют при разработке должностной инструкции:
- Заголовок.
- Общие положения.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
- Взаимодействие.
Заголовок. В заголовке указывают название организации или ФИО ИП, гриф утверждения документа и должность того, кто утверждает инструкцию.
В случае с компанией утвердить может как руководитель, так и любой работник по его приказу — например, начальник отдела, кадровый работник. После этого идут данные о профессии или специальности, для которой составлена инструкция, и ФИО работника, если она индивидуальная. Дальше — название структурного подразделения работодателя, если оно есть: управление, отделение, отдел, служба, бюро, цех, лаборатория, сектор.
Общие положения. В этом разделе пункты, обязательные для всех сотрудников:
- Кто назначает и увольняет работника. Например, для помощника юриста это руководитель юридической службы.
- Образование и опыт. Например, помощнику юриста нужно юридическое образование, а опыт работы по профилю не обязателен.
- Кого заменяет сотрудник при болезни или отпуске основного работника. Например, заместитель главного бухгалтера временно выполняет работу главного бухгалтера.
- Чем руководствуется в работе. Например, правилами внутреннего трудового распорядка: должен работать с 09:00 до 18:00 с понедельника по пятницу.
- Что должен знать, квалификация. Здесь можно указать все, что должен знать сотрудник на этой должности: теорию, законы, правила, инструкции, СанПиН, ГОСТы, приказы, программы.
Функции, должностные обязанности. Здесь подробно пишут, какую работу должен выполнять сотрудник: все обязанности, из чего складывается его работа, какие сроки он должен соблюдать.
Старший продавец розничного магазина: консультирует покупателей, рассказывает о скидках и акциях, решает конфликты с покупателями, контролирует подготовку торгового помещения к началу рабочего дня.
Должностная инструкция должна соответствовать тому, чем на самом деле сотрудник занимается. Например, в инструкции повара нельзя указать, что он должен чинить электроприборы на кухне.
Часто в типовых инструкциях пишут непонятным языком, канцеляритом, общими фразами. Пишите простым языком, иначе работнику будет тяжело понять, что конкретно он должен делать.
Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.
Менеджер по продажам имеет право получать компенсацию от фирмы за мобильную связь и транспорт, проходить обучение раз в год за счет компании.
Ответственность. Здесь перечисляют случаи, за которые сотрудника можно наказать. Например, когда выполнил работу некачественно и не в срок, не соблюдал трудовую дисциплину, не соблюдал нормы труда, не выполнял поручения руководства.
Программист 1С не помог бухгалтеру обновить программу. За это ему могут вынести замечание.
Взаимодействие. В разделе указывают, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.
Бухгалтер получает от директора и замдиректора приказы, распоряжения, указания и письма для бухгалтерии. Выдает другим сотрудникам: справки, ведомости, сведения о состоянии расчетов, о наличии основных средств.
Дополнительные пункты. Работодатели могут дополнять список основных разделов должностной инструкции под свои задачи. Например, отдельно выделить блок с результатами работы — KPI — и прописать там критерии, по которым оценивается эффективность: объем продаж, количество заявок, скорость доставки заказа.
Можно указать конкретные показатели — 50 продаж в месяц. Но если эти цифры часто меняются, удобнее прописать, что сотрудник обязан выполнять согласованный план, и каждый месяц обновлять этот план, чтобы не менять должностную инструкцию.
Как правильно разработать должностную инструкцию
Чтобы разработать должностную инструкцию, нужно пройти несколько этапов. Давайте разберем процедуру по шагам.
Шаг 1. Изучить профстандарты и нормативную базу. Речь идет о документах, которые относятся к деятельности работодателя: кодексы, федеральные законы, постановления, приказы, СНиПы, СанПиН, ГОСТы, своды правил, акты о требованиях к охране труда на предприятиях, а также различные отраслевые и межотраслевые соглашения.
Если вы не хотите сами читать гору документов, проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву.
Для многих должностей, специальностей и профессий разработаны профстандарты, где детально расписаны требования к работнику, что он должен знать и уметь.
Для коммерческих работодателей профстандарты не обязательны, но ими можно воспользоваться справочно: взять основные требования к квалификации, опыту работы, обязанности и адаптировать под конкретную должность в компании.
Не всегда то, что указано в профстандартах, подходит конкретному работодателю. Трудовые обязанности и требования к уровню квалификации по одной и той же должности могут существенно различаться.
В несколько магазинов требуются менеджеры по продажам. В один магазин нужен сотрудник с опытом работы три года и высшим образованием. В другой возьмут без опыта и со средним специальным образованием.
Шаг 2. Разработать должностную инструкцию. Стандартной формы нет, за основу можно взять пункты, которые мы предложили выше.
Разрабатывать должностную инструкцию может руководитель организации, кадровая служба, юристы или вообще сам работник. Бывает, руководитель либо сам берет типовые требования для должностной инструкции, либо поручает работу юристам или кадровикам.
Проблема может возникнуть, если руководитель или кадровики не очень хорошо понимают суть работы специалиста, для которого создается инструкция.
Руководитель организации вникает, чем занимается системный администратор. Он скачал типовую инструкцию из интернета и добавил туда еще необходимых, по его мнению, требований. Решил, что системный администратор должен обеспечивать функционирование сайта, а еще адаптировать бухгалтерскую программу «1С» для компании. Потом отдал юристам и кадровикам на проверку. Они тоже не разбираются в ИT, поэтому все согласовали.
Системный администратор не знает 1С, для этого нужен более узкий специалист. Сотрудник не мог выполнить такие требования, но теперь по инструкции эта работа входила в его обязанности.
Когда пришло время, он попытался обновить 1С через интернет как смог. В результате вся отчетность компании пропала. Пришлось дорого заплатить за восстановление данных и установку нового программного обеспечения.
Чтобы не попасть в такую ситуацию, лучше, если в разработке должностной инструкции будут участвовать все заинтересованные лица: руководитель, юристы, кадровики, руководители структурных подразделений и сам сотрудник.
Шаг 3. Проверить у юристов. Юристы должны проверить, что должностная инструкция соответствует законодательству, нормам охраны труда и локальным нормативным актам работодателя.
Шаг 4. Подписать и утвердить должностную инструкцию. Инструкцию надо подписать на первой странице в грифе «Утверждаю». Утверждает руководитель всей организации.
Шаг 5. Ознакомить с должностной инструкцией работника под подпись. Это надо сделать после подписания трудового договора или при переводе сотрудника на другую должность. Если работник не подписал должностную инструкцию, он все равно должен ее исполнять. Тогда составляют акт об отказе подписывать должностную инструкцию. При трудовом споре работодатель может использовать этот документ как обоснование вины сотрудника.
Шаг 6. Хранить должностную инструкцию. Хранить нужно в отделе кадров или у непосредственного руководителя.
Как внести изменения в существующую инструкцию
Бывает, что у работодателя меняется структура, штатное расписание, название должностей, обязанности. В этом случае надо изменить и должностные инструкции.
Если компания просто меняет название либо ИП — ФИО, нужно:
- Изменить титульный лист.
- Утвердить должностную инструкцию у руководителя.
- Ознакомить работника с документом под подпись.
Чтобы изменить часть должностной инструкции, нужно:
- Выпустить приказ об изменении текста части инструкции и сделать его приложением к исходной должностной инструкции.
- Ознакомить с приказом работника под подпись.
Или можно утвердить новую должностную инструкцию, а старую отменить.
Если обязанности работника в организации — трудовая функция — изменяют в одностороннем порядке, его нужно предупредить минимум за два месяца.
Трудовая функция меняется, если водитель, например, раньше возил товары, а теперь должен еще их загружать и разгружать.
Если в работе ничего не меняется, просто работник будет трудиться другим способом, — предупреждать не обязательно.
Официант будет обслуживать не пять столиков, а десять.
Если должностная инструкция меняется кардинально, то работодателю лучше утвердить новую, в другой редакции.
Одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри фирмы, является должностная инструкция для сотрудников. Конечно, компания может ее и не составлять — претензий со стороны трудовиков не последует. Однако иногда инструкция все же может очень пригодиться, например, при конфликтах с работниками или в битвах с налоговиками за расходы.
А может, не надо?
Как ни странно, Трудовой кодекс не содержит термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержание — это не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.
Составление и корректировка
Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Отметим, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.
В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.
Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).
В случае когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.
Формальные признаки
Также в ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.
Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:
- наименование организации — разработчика документа;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;
- место составления или издания документа;
- гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;
- визы согласования документа;
- отметка о заверении копии документа;
- отметка об исполнителе;
- идентификатор электронной копии документа.
Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.
Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.
Спасибо за ваше обращение!
Спасибо за ваше обращение!
В статье рассказали, как оформить должностную инструкцию, и собрали самые востребованные из них в 2023 году. Просто переходите по ссылке и скачивайте нужный шаблон. А если нужной инструкции не нашлось, воспользуйтесь строкой поиска в КонсультантПлюс.
ТК РФ не обязывает работодателя составлять должностную инструкцию. Однако это важный документ, который определяет трудовые функции работника, его должностные обязанности, пределы ответственности, а также квалификационные требования к должности.
Статья: Должностная инструкция: необязательна, но полезна (Сенин Н. К.)
Как оформить должностную инструкцию
Оформляют должностную инструкцию, как правило, двумя способами (Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).
Отдельный документ
Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации. С локальными нормативными актами сотрудников нужно ознакомить. Нужно учитывать, что отказ работника подписать инструкцию правомерен.
Если работник ознакомлен с должностной инструкцией, то ее нарушение можно расценивать как ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. На практике могут возникнуть ситуации, когда невозможно доказать какие-либо нарушения со стороны работника, не ознакомленного с локальными нормативными актами организации.
Пример
Работодатель издал приказ о применении дисциплинарного взыскания к работнику незаконно. Суд пояснил, что работодатель не ознакомил работника под подпись с локальным нормативным актом. Поэтому последний не должен нести ответственность за неисполнение норм, установленных этим актом (Определение Московского областного суда от 23.09.2010 по делу № 33-18255).
Путеводитель по кадровым вопросам. Как принять на работу
Приложение к трудовому договору
Если должностная инструкция – это приложение к трудовому договору, ее составляют в двух экземплярах. Трудовой договор и должностную инструкцию оформляют единым документом. Все листы нумеруют, прошивают и скрепляют печатью и подписью должностного лица. Эта процедура поможет избежать разногласий по вопросу ознакомления работника с трудовым договором и приложением к нему.
Путеводитель по кадровым вопросам. Как принять на работу
Какими документами руководствоваться при составлении должностной инструкции
Должностную инструкцию разрабатывают на основе квалификационных характеристик из квалификационных справочников. Также при составлении должностных инструкций можно использовать профстандарты.
Справочная информация «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих»
Справочная информация «Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих»
Справочная информация «Профессиональные стандарты и квалификации»
Формы должностных инструкций
Должностная инструкция директора (генерального директора, управляющего) организации
Должностная инструкция главного бухгалтера
Должностная инструкция юрисконсульта
Должностная инструкция специалиста по кадрам
Должностная инструкция специалиста по охране труда
Должностная инструкция специалиста, ответственного за ведение воинского учета в организации
Должностная инструкция инженера по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям
Инструкция программиста
Должностная инструкция менеджера по продажам
Должностная инструкция специалиста по закупкам (работника контрактной службы/контрактного управляющего)
Инструкция водителя легкового автомобиля
Инструкция водителя грузового автомобиля
Должностная инструкция механика автотранспорта
Больше должностных инструкций в различных сферах деятельности скачивайте в материале КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы должностных инструкций
Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г.
Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru
Консультант Плюс
Бесплатный доступ на 2 дня
Спасибо за ваше обращение!
Поздравляем! Вы успешно подписались на рассылку