Как навести порядок в кадровых документах пошаговая инструкция

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2023 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Допустим ли электронный кадровый документооборот? Ответ на этот вопрос дали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

• Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
• постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
• правительственное постановление от 24.07.2021 № 1250 и приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, которые помогут в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;

ВНИМАНИЕ! С 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Для вновь устраивающихся на работу с 2021 года старые бумажные трудовые книжки уже не оформляются.  Подробнее об ЭТК читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

• методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.07.2017, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
• приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

1. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

Как составить приказ о приеме на работу см. здесь.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

ВАЖНО! Издание приказа о приеме на работу не является обязательным. Подробнее об этом мы писали здесь.

1. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

• правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
• кадровая структура организации;
• штатное расписание;
• график отпусков;
• документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

• трудовые контракты;
• книга по учету движения трудовых книжек;
• табель по учету времени работы;
• персональные карточки сотрудников;
• кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
• должностные инструкции и другие документы;
• журнал учета проверок контролирующими органами.

Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Также могут издаваться следующие документы:

• коллективный договор;
• положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.

1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».

1. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

1. Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу (при желании), должностную инструкцию; принимается трудовая книжка (если работник пожелал сохранить ведение трудовой книжки в бумажном формате), заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

Решили оформить приказ о приеме на работу? Как это сделать правильно, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

О порядке уничтожения документов читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

• на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
• на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
• на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Документы, которые должны быть в организации:

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о персональных данных;
• график отпусков;
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

• должностные инструкции;
• Положение об оплате труда и премировании;
• инструкция по кадровому делопроизводству;
• Положение о коммерческой тайне;
• Положение об аттестации;
• коллективный договор;
• Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
• Положение о командировках;
• личные дела сотрудников и т.д.

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Скачать образец Инструкции по кадровому делопроизводству

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы по личному составу;
• трудовая книжка (кроме совместителей);
• личная карточка;
• согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.

Вам нужно навести порядок в работе с кадрами в уже существующей компании или организовать кадровое делопроизводство с нуля в новой компании?

В статье мы собрали советы и рекомендации экспертов. Следуйте им – и у вас все получится.

На практике можно столкнуться с 2 ситуациями:

1. Нужно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже существующей компании, в которой оно ведётся без системы, с множеством нарушений. В таком случае вам нужно сначала оценить состояние кадровых документов у работодателя, после чего оформить результаты проверки и уже после приступить к восстановлению и систематизации работы.
2. Нужно организовать кадровое делопроизводство с нуля во вновь созданной организации или у ИП после появления первого работника. В таком случае лучше сразу начать правильно вести кадровую работу.

Шаг 1. Выберите способ организации кадрового делопроизводства

В первую очередь нужно определить, кто отвечает за кадровое делопроизводство в данной организации. Помимо сферы деятельности и финансовых возможностей, работодатели отличаются друг от друга размером штата сотрудников и текучестью кадров.

Среди кадровых специалистов довольно распространён вопрос, существуют ли нормативы численности кадровых сотрудников на количество работников. Однако ответа на него, к сожалению, нет. Уже давно утратили силу нормативы, приведённые в постановлении Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78. Сейчас средняя цифра по нормативам составляет 200-300 работников на 1 кадрового работника. Учитывая специфику и особенности ведения деятельности, в идеале рассчитать время, необходимое на оформление документов, конкретно у вашего работодателя.

На первом этапе организации кадрового делопроизводства нужно определить, как вам поручили его вести и каковы ваши полномочия:

1. Вы являетесь специалистом в составе структурного подразделения, к примеру, в отделе учёта кадров.
2. Вы являетесь единственным специалистом по кадровому делопроизводству в организации и обязаны вести в полном объёме кадровое делопроизводство.
3. Вы ведёте кадровое делопроизводство по совместительству.

После этого следует внимательно изучить учредительные документы организации.

Шаг 2. Проверьте учредительные документы. Определите уполномоченное лицо

При проверке учредительных документов в первую очередь нужно обратить внимание на наименование работодателя.

Распространённая ошибка: несовпадение наименования работодателя в кадровых и учредительных документах. К примеру, в уставе указано полное и сокращённое наименование, а в кадровых документах – только сокращённое.

Изучите по учредительным документам:

• кто уполномочен утверждать локальные нормативные акты (ЛНА) и принимать решения о заключении трудовых договоров, их изменении и расторжении
• кто выступает уполномоченным лицом работодателя, если это юрлицо
• установлены ли ограничения полномочий руководителя

Распространённая ошибка: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя указан руководитель компании, в преамбуле трудовых договоров – руководитель, действующий на основании устава, а лицо, которое подписывает трудовой договор со стороны работодателя, – начальник отдела кадров или замгенерального директора.

Важно: подписывает трудовой договор уполномоченное лицо работодателя, указанное в начале трудового договора.

Правило: согласно ст. 20 ТК РФ, работодатель-ИП самостоятельно заключает, изменяет и расторгает трудовые договоры, утверждает ЛНА и т.д. Он не может передать иному лицу полномочия работодателя по доверенности.

Шаг 3. Составьте штатное расписание, изучите штатную расстановку

Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, который даёт ответ на вопрос, в каких трудовых функциях работодатель испытывает потребность. Это один из основных документов, напрямую связанных с трудовой функцией работника по кадрам.

Правило: штатное расписание исчерпывающе определяет потребность работодателя в сотрудниках, ни одного работника нельзя оформить по трудовому договору вне штатного расписания. На оформление по договорам ГПХ данное правило не распространяется.

В соответствии со ст. 15, 57 ТК РФ трудовая функция – работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.

Утвердить штатное расписание можно как по унифицированной форме Т-3, так и по собственной форме (лучше в виде приложения к учётной политике). В колонке «Количество штатных единиц» допускается указывать неполную ставку.

Разработка штатного расписания – чья обязанность?

Хотя разрабатывать штатное расписание согласно квалификационному справочнику должностей должен экономист по труду, далеко не у всех организаций есть такой сотрудник. В большинстве случаев отвечает за разработку штатного расписания тот сотрудник, в должностные обязанности которого данная деятельность входит по трудовому договору или должностной инструкции.

Штатное расписание утверждается приказом и хранится постоянно, ограничений по количеству изменений в данном документе нет.

Обратите внимание: штатная расстановка – необязательный ЛНА, однако это удобный инструмент для ведения учёта кадров.

Форма штатной расстановки не утверждена, поэтому за основу в основном берут форму Т-3, используемую для штатного расписания, и добавляют к ней столбцы для ФИО работников, которые занимают конкретную должность, сведений о занимаемой ими ставке и категории работника (инвалид, несовершеннолетний и другие).

Информация из формы штатной расстановки позволяет:

• создавать отчёты для руководителей
• вести статистику по работникам
• проводить качественный аудит кадровых документов работников с учётом особенностей регулирования трудовых отношений

Шаг 4. Определите перечень обязательных локальных нормативных актов в компании

Локальные нормативные акты (ЛНА) – достаточно объёмная тема. Многим специалистам хотелось бы получить универсальный исчерпывающий перечень обязательных ЛНА, однако такого нет.

Правила, касающиеся ЛНА, о которых следует помнить:

1. Частично или полностью отказаться от ЛНА могут только субъекты микропредпринимательства и НКО, если поместят в типовую форму трудового договора все условия, регулирующие вопросы, которые должны регулировать ЛНА (ст. 309.2ТК РФ). Остальные работодатели должны иметь необходимый минимум ЛНА.
2. Перечень ЛНА, обязательных для всех работодателей:

• • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) компании (ст. 189 ТК РФ)
  • ЛНА по системам оплаты труда (ст. 135 ТК РФ)

Обратите внимание: ЛНА, который устанавливает системы оплаты труда, необязательно должен быть в виде отдельного положения – эти нормы прописываются в ПВТР или коллективном договоре;

• • ЛНА по нормированию труда (ст. 162 ТК РФ)
  • ЛНА по установлению порядка обработки персональных данных, прав работников и особенностей передачи и хранения персональных данных сотрудников (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ)
  • ЛНА по охране труда (раздел X ТК РФ)
  • кодекс этики и служебного поведения сотрудников (Федеральный закон от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ)
  • график отпусков нужно обязательно разработать и утвердить на календарный год не позднее чем за 2 недели до его начала

Обратите внимание: если организация была создана в начале или в середине календарного года, на этот год не нужно составлять график отпусков.

1. Есть ЛНА, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий, к примеру:

• • положение о командировках
  • положение об аттестации работников и другие ЛНА

Именно данный вопрос требует системных, комплексных знаний трудового законодательства в целом. ЛНА принимаются с учётом мнения представительного органа работников согласно ст. 372 ТК РФ. Данный пункт обязателен, если в организации есть представительный орган работников, но на начальном этапе организации кадрового делопроизводства он, скорее всего, будет отсутствовать. В таком случае можно пропустить этот пункт.

1. Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми принимаемыми ЛНА (ч. 2 ст. 22 ТК РФ), если работодатель не ввёл электронный кадровый документооборот по процедуре ознакомления с ЛНА по ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Вновь принимаемых работников необходимо ознакомить под подпись с ЛНА до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 5. Проверьте, правильно ли оформлен на работу руководитель

В первую очередь нужно проверить все документы по оформлению руководителя, так как он является основным работником любой организации.

В соответствии с ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ необходимо запросить у налоговых органов информацию из реестра дисквалифицированных лиц о наличии дисквалификации физлица, являющегося руководителем.

У руководителя двойной правовой статус:

• он является единоличным исполнительным органом юрлица
• выполняет обязанности работника – трудовую функцию руководителя

На руководителя должны быть оформлены:

• документы о назначении его генеральным директором или директором в соответствии с федеральными законами (далее – ФЗ) и учредительными документами
• приказ о приёме на работу, трудовой договор
• запись в трудовую книжку (если она ещё ведётся на этого работника)

Рекомендация: следует проверить, чтобы приём и увольнение руководителя организации производились органом управления, указанным в уставе организации. Также нужно изучить по учредительным документам полномочия генерального директора (директора), не нарушается ли срок его полномочий (если он указан в уставе).

Распространённый вопрос среди специалистов: как правильно внести в трудовую книжку запись о приёме на работу гендиректора?

Ответ: так как трудовая книжка является основным документом, подтверждающим именно трудовой стаж человека, в неё вносятся сведения о приёме на работу, а не о процедурах избрания или назначения, поэтому в трудовую книжку нужно внести запись именно о приёме на работу и указать в графе 4 реквизиты приказа о приёме на работу (номер, дата).

Распространённая ошибка при оформлении трудового договора с руководителем – несоответствие срока трудового договора сроку его полномочий в роли единоличного исполнительного органа в учредительных документах.

Шаг 6. Проверьте наличие всех требуемых приказов о назначении ответственных лиц

Законодательством прямо предусмотрено наличие следующих приказов о назначении ответственных лиц:

1. О назначении уполномоченного на ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек (п. 42 приказа Минтруда РФ от 19 мая 2021 года № 320н).
2. О назначении ответственного за организацию обработки персональных данных лица (ч. 1 ст. 18.1 ФЗ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ).
3. О назначении ответственного за воинский учёт и отчётность в военкомат (п. 12 постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 года № 719).
4. О назначении уполномоченного на решение задач в области гражданской обороны (приказ МЧС России от 23 мая 2017 года № 230).

Дополнительно необходимо определить лиц, ответственных за:

• ведение табеля учёта рабочего времени
• подачу сведений в МВД о заключении, расторжении трудовых или гражданско-правовых договоров с иностранцами
• подачу данных в службу занятости населения, размещение сведений на портале «Работа в России» (если работодатель попадает в перечень из п. 3.2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 года № 1032-I)
• охрану труда в организации
• передачу сведений по форме СЗВ-ТД в ПФР
• предоставление в ПФР отчётов по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ
• предоставление в Росстат форм статотчётности

Шаг 7. Разработайте проект трудового договора, следуя рекомендациям

Одним из основных документов по регулированию трудовых отношений с работниками является трудовой договор, поэтому рекомендуется тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников в штате.

Помимо этого, по итогам проверок ГИТ, трудовой договор – самый дорогой документ в работе с кадрами с точки зрения применяемых штрафных санкций. Согласно ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ, штраф для юрлиц может составлять от 50 тысяч до 100 тысяч рублей, причём проверяющие иногда умножают штраф на число неверно составленных трудовых договоров в компании.

Для руководителей госучреждений, субъектов малого предпринимательства, относящихся к микропредпринимателям, разработана и утверждена типовая форма трудового договора.

В остальных случаях работодателям нужно самостоятельно разработать форму документа. При этом следует руководствоваться следующими рекомендациями.

Рекомендация 1. Составляйте трудовой договор с учётом требований ст. 57 ТК РФ. Для этого в нём должны быть обязательные сведения:

• наименование работодателя (или ФИО работодателя-физлица) и ФИО работника, заключающих трудовой договор
• паспортные данные (или заменяющие их документы) работника и работодателя-физлица
• ИНН работодателя, за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП
• сведения об уполномоченном представителе работодателя, подписывающем трудовой договор, и основание, по которому он наделён соответствующими полномочиями
• дата и место заключения договора

В большинстве случаев эти сведения находятся в преамбуле к трудовому договору или часть из них остаётся в преамбуле, а часть размещается на последней странице трудового договора.

Пример: «Общество с дополнительной ответственностью «Атлант» (ИНН 1344667851), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Аксёнова Алексея Сергеевича, действующего на основании трудового договора от 23.03.2017 № 15-тд-2017 и приказа от 25.08.2017 № 9, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Петров Сергей Иванович (паспорт серия 0483, № 147467, выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 12.03.1989 г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о …»

Рекомендация 2. Учитывайте обязательные условия трудового договора, указанные в ч. 2 ст. 57 ТК РФ, и помните, что некоторые из них обязательны при определённых условиях:

• только при заключении срочного трудового договора – срок трудового договора и обстоятельства, ставшие основанием для его заключения в соответствии с ТК РФ или иным ФЗ
• только при приёме на работу работника с вредными или опасными условиями труда – гарантии и компенсации за работу с такими условиями труда на рабочем месте, и указание их характеристик
• при отличии режима рабочего времени и отдыха от общих правил, действующих у работодателя, – режим рабочего времени и времени отдыха
• условия, определяющие характер выполняемой работы: подвижной, разъездной, в пути

Рекомендация 3. Не используйте сомнительные источники из интернета при разработке проекта трудового договора. Проанализируйте разные источники и разработайте свою форму, пропустив их через призму ст. 57 ТК РФ.

Также опирайтесь на статьи ТК РФ, регулирующие трудовые отношения с отдельными категориями работников, или нормы ФЗ, регулирующие вид деятельности вашей организации.

Рекомендация 4. Если в трудовом договоре есть ссылка на должностную инструкцию, обязательно проверьте её наличие и ознакомлен ли с ней работник под подпись.

Рекомендация 5. При проверке трудового договора обратите особое внимание на условие о месте работы:

• если работник принимается в головную организацию, нужно указать наименование населенного пункта по месту регистрации компании. К примеру, «Место работы: ООО «Атлант», г. Москва»
• если работник принимается в филиал или структурное подразделение организации в другой области, нужно указать: «Место работы: структурное подразделение ООО «Атлант», г. Пермь»

Важно: не путайте и не меняйте местами понятия «место работы» и «рабочее место». Это распространённая ошибка при составлении трудовых договоров.

Рекомендация 6. В трудовой договор допускается включать допусловия из ч. 4 ст. 57 ТК РФ, а также иные условия. Однако работодатель не будет нести ответственность за их отсутствие.

Рекомендация 7. Если в процессе трудовой деятельности работник будет связан с обслуживанием, хранением материальных ценностей, сразу разработайте и подготовьте договор о полной материальной ответственности. Дайте его на подпись работнику вместе с трудовым.

Если вы организуете кадровое производство с нуля, обязательно проверьте:

• наличие трудовых договоров и допсоглашений со всеми работниками
• наличие подписей работников на экземпляре трудового договора работодателя о получении ими 2-го экземпляра

Шаг 8. Проверьте ведение трудовых книжек

Назначьте ответственное лицо

Изначально нужно подготовить приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек.

Важно: закон запрещает принудительный труд, поэтому, если эти обязанности не были указаны в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного лица, нужно заключить допсоглашение к трудовому договору или внести изменения в должностную инструкцию.

Если назначается работник, в чьи обязанности не входит кадровое делопроизводство (к примеру, главный бухгалтер), следует сначала оформить соглашение о совмещении (поручении работнику допработы при наличии его письменного согласия) с доплатой согласно ст. 151 ТК РФ.

Проверьте ведение и учёт трудовых книжек

На этом этапе следует проверить, чтобы бланки трудовых книжек вместе с вкладышами в них были приобретены и учтены в специальной приходно-расходной книге.

Согласно п. 44 приказа Минтруда РФ от 19 мая 2021 года № 320н (далее – приказ № 320н), работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в неё.

Как и бланки строгой отчётности, бланки трудовых книжек и вкладыши нужно хранить в бухгалтерии.

Также проверьте, оформлены ли:

• приходно-расходная книга – её ведёт бухгалтерия (см. п. 41 приказа №320н)
• книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них – её ведёт кадровая служба

Обе книги нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя (или ИП) и печатью организации (при её наличии).

Важно: обязательно проверьте наличие трудовых книжек на всех работников, на которых работодатель обязан продолжать их вести. Это те работники, которые выбрали такую форму и предъявляли при трудоустройстве трудовую книжку с записью об увольнении.

Работодателю не нужно вести трудовые книжки на работников, которые:

• впервые поступили на работу по трудовому договору после 30 декабря 2020 года
• подавали заявление о предоставлении им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ
• являются совместителями
• работают дистанционно (если они не подали заявление о ведении трудовых книжек)

Предоставление отчётности в ПФР

С 1 января 2020 года работодатели обязаны предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, а с 1 января 2023 года в составе единой форме ЕФС-1, если:

• работника трудоустраивали на работу, переводили, увольняли
• работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную или электронную трудовую книжку

Шаг 9. Подготовьте все требуемые документы для работы с кадрами

Документальное оформление работников на работу – первый этап кадровых процедур. Для внесения изменения в трудовой договор, оформления ежегодного отпуска, назначения ответственных лиц и остальных процедур потребуются отдельные документы.

Шаг 10. Проверьте все режимы работы в организации

Нужно проверить, чтобы в ПВТР были указаны все режимы рабочего времени, по которым трудятся работники в вашей организации. Описание каждого режима рабочего времени проверяйте по ст. 100 ТК РФ.

Обратите внимание: режим рабочего времени может отличаться от общеустановленных правил (у работников с неполным рабочим временем, совместителей, инвалидов (I или II группы), несовершеннолетних и пр.) – в таком случае его нужно установить в трудовом договоре.

Учитывая то, что не каждая компания имеет возможность нанять отдельного сотрудника, рассмотрим, как производится организация кадрового делопроизводства с нуля самостоятельно. Сделать это самостоятельно без специальных знаний и опыта очень сложно. Однако перечисленные ниже пункты помогут избежать наиболее распространенных ошибок.

1. Получите необходимые знания. Для этого можно использовать законодательные акты РФ, а также специальную литературу, в которой подробно описывается процесс. Основным документом является Трудовой кодекс, однако рекомендуется изучать его с комментариями, где разъясняются отдельные положения статей. Обратите внимание, что незнание трудового законодательства не освобождает руководителя компании от ответственности.

2. Автоматизируйте работу с помощью приложений на компьютере. В продаже есть множество программ, которые упрощают рутинные процессы, облегчают составление документов и автоматизируют часто повторяющиеся операции. Например, ведение табеля рабочего времени, формирование графика отпусков, издание приказов о приеме или увольнении.

3. Изучите регистрационные документы компании. Кадровый учет должен быть организован таким образом, чтобы не противоречить требованиям устава и внутренних регламентов юридического лица. Например, уставом закрепляется прием на работу руководителей компании, порядок формирования штатного расписания и т. п.

4. Приведите внутреннюю документацию в соответствие с актуальным законодательством. Необходимо удостовериться, что изданные компанией внутренние акты соответствуют ТК. Также нужно проверить, есть ли в компании все обязательные документы. Это позволит избежать штрафов при проверке контролирующими органами.

Что это такое – производство кадров

Отдельная сфера деятельности компании, которая заключается исключительно во внутренних процессах и подчиняется Трудовому Кодексу РФ. Это весь документооборот, который касается работников организации – всех от охранников до директора. Это все заявления о приеме на работу, увольнения, переводы, больничные, а также взыскания. Также это внутренние уставы и постановления, с которыми, к слову, должны быть ознакомлены сотрудники, например, санкции за опоздания, проступки.

В общем, вся работа должны быть организована так, чтобы можно было подтвердить документально любое действие по отношению к работнику. Для этого все бумаги должны быть правильно оформлены, храниться в порядке и быть систематизированы – за это все отвечает кадровик, специально обученный специалист по приему на работу и прочим действиям с кадрами.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника.

А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:

• подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
• отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
• стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.

Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция

Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.

• Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля. 
• Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.

Теперь перейдем непосредственно к шагам.

№1 Изучение информации о делопроизводстве

Сперва мы рекомендуем определиться с тем человеком (или отделом, если штат большой), который будет вести документы. В данный момент нет государственно – закрепленных правил, которые регламентируют – сколько кадровиков должны осуществлять деятельность организации. Негласно существует рекомендация – один человек на 200 сотрудников. Но при этом все зависит от массы условий, например, от текучести кадров, от профиля работников – насколько они разные.

После того как вы определились с уполномоченным лицом, нужно предоставить ему исчерпывающую информацию о делопроизводстве. То есть о том, как проходит по закону прием на работу и увольнение. Таким образом, ответственному человеку понадобятся:

• все нормативные законодательные акты, их следует изучить. Это ТК РФ, трудовое право – все в последней редакции. Это необходимо для того, чтобы было соблюдено законодательство;
• дополнительные книги – не обязательны, но рекомендуется освоить азы профессии кадровика, особенно если вы поручаете работу «по совместительству». Негативная сторона такого решения в том, что сотрудник не является специалистом. Если вам нужна профессиональная деятельность, лучше обратиться в контору, которая предоставляет услуги по обучению и подбору персонала. Такой является фирма «Business-result group». Обращение к ним – намного лучше, эффективнее и быстрее, чем прочтение и изучение всех нормативных актов и документов;
• установка компьютерной программы и ее освоение. Самый простой и довольно функциональный вариант, понятный на интуитивном уровне – это 1С. Курсы по освоению ПО можно пройти в короткий период – 1 месяц.

№2 Изучение документации

В пакет учредительных документов входят все бумаги с названием компании, видом организации деятельности, а также устав. Именно здесь можно получить исчерпывающую информацию, которая касается:

• порядка установки суммы заработка;
• продолжительность заключения договора о найме.

Какие аспекты также следует учесть, проверить на данном этапе:

• Наименование руководителя, должности. Недопустимо использовать в одном документе полное название, а во втором сокращенное или вовсе переиначивать.
• Определение уполномоченного лица со стороны работодателя, которое может принимать решения по зачислению на работу.

Второе проверить довольно просто – кто указан руководителем в трудовом договоре, тот и обязан поставить свою подпись при приеме.

№3 Определение перечня документации при организации кадрового дела с нуля

Это ряд документов, которые необходимо заводить каждый раз при приеме на должность и при взаимодействии с сотрудником. Что мы относим к данному пакету.

• Приказы по отношению к кадру и его трудоустройству. Самые основные – о зачислении, увольнении, а также о переводе. Сюда же могут относиться и другие промежуточные формуляры. Они хранятся на протяжении 75 лет по закону, поэтому их обязательно нужно систематизировать и складировать в надежном месте.
• Приказы, которые регулируют выполнение трудовой функции, обязательств. Это предоставление отпуска или больничного, командировка, применение взыскания (штраф, выговор), направление на обучение. Срок хранения – 5 лет.
• Личные карточки работника Т-2. Картотека заводится с целью полного учета персонала. Это 4 страницы из 11 тематических блоков.
• Заполненные трудовые книжки, медкнижки и санитарные справки, если они необходимы.
• Договоры о принятии на работу, контракт.

Такой пакет должен быть у каждой фирмы – от скромного ИП до крупного холдинга.

№4 Трудоустройство директора

Это основной руководитель, главное лицо. Оно же – первое, которое зачисляется на должность. При трудоустройстве руководитель подписывает контракт с учредителями, если это ООО или сам с собой, если это ИП. Перечень документации на него должен быть не меньше, чем на других работников. После этого директор уже сам может выступать как наемщик.

№5 Составление основной документации

Теперь вы уже начинаете работать над штатом и над тем, в каких условиях он будет находиться. Первое, что нужно сделать, это разработать штатное расписание. С помощью этого документа можно организовать и распределить количество вакантных мест, поняв потребность в персонале. Основной вопрос, на который нужно ответить – какие человеческие ресурсы, функции необходимы руководителю?

Здесь проходит граница между теми, кто в штате, и кто за ним. Внештатный сотрудник не регламентируется нормативно-правовыми актами, принятыми на предприятии, там идут отношения гражданско-правовой ответственности.

Единственная форма, в которой оформляется штатное расписание, это Т-3. Здесь указывается количество трудовых человеческих единиц, требуемая специальность с указанием квалификации, определенный вид деятельности, который поручается сотруднику, а также ставка – она может быть полной, неполной, например, 0,25.

К пакету основной документации также относятся:

• правила распорядка в организации (график работы, внешний вид сотрудников, деловая этика);
• журналы учета.

№6 Разработка типового бланка трудового соглашения

Намного удобнее будет работодателю информировать об особенностях контракта, когда все его детали будут подробно прописаны в стандартном документе. Поэтому мы рекомендуем, чтобы в образце была следующая информация (или поля для заполнения).

• Место – наименование, юр.адрес.
• Рабочее время.
• Размер зарплаты и указание графика выплат, например, аванс и остаток.
• Бонусы, которые получает сотрудник.
• Ф.И.О. и прочие личные данные о претенденте на должность.
• Вакансия.
• Срок договора – ограниченный или бессрочный.
• Должностные обязанности – самый подробный пункт, поскольку вы не имеете право требовать большего, чем то, что прописано в контракте.

Ко всему вышеперечисленному предъявляется одно строгое правило – ничего не должно противоречить законодательству РФ.

№7 Подготовка прочей документации для кадрового учета с нуля пошагово

Их также называют локальными нормативными актами, то есть те бумаги, которые понадобятся на уровне самого предприятия, а не для обмена с другими учреждениями. Они также важны, поскольку регламентируют ответственность и права сторон контракта, но при этом настолько же абстрактны. Дело в том, что нет единого списка, он разрабатывается в индивидуальном порядке, но есть рекомендации и правила.

• Отказаться от локальной документации имеют право только ИП, и то при условии, что предприниматель включит всю информацию в трудовой договор.
• К обязательным относятся: правила распорядка, оплата труда, конфиденциальность данных.
• Принимать данные акты можно только при одобрении представительного органа работников. Но так как мы даем пошаговую инструкцию о наборе кадров с нуля, то, соответственно, такого органа на предприятии еще просто нет.
• Каждый документ, который имеет причастность к деятельности, правам и обязанностям рабочего, должен быть озвучен или предоставлен для чтения, а также задокументирован личной подписью трудящегося.

Также на этапе подготовки следует принять решение о том, кто будет вести учет всех трудовых книжек. Возложение обязательств должно быть задокументировано приказом.

№8 Принятие на работу сотрудников

Мы подходим к финальной стадии – к найму. Это предполагает, что все предыдущие процедуры были пройдены успешно. Упрощает и ускоряет процесс то, что фактически не нужно обращаться ни в одну контролирующую организацию.

Недостаточно просто провести собеседование, сказать «Вы приняты» и поставить свою подпись в договоре. Также понадобится подготовить документацию:

• трудовое соглашение – подписывается с обеих сторон;
• приказ о зачисление на должность;
• запись в трудовой книжке.

Алгоритм следующий:

• сперва стоит принять от рук заполненное заявление соискателя;
• затем происходит ознакомление его со всеми локальными документами – под роспись о том, что он согласен;
• заключение и подписание контракта, обсуждение нюансов и внесение коррективов;
• заполнение карточки по форме Т-2 для картотеки по учету кадров;
• создание личного дела.

Это обязательный комплекс. После его оформления все нужно принести в бухгалтерию, где сотрудник включается в списки лиц, получающих оклад. Все зарплатные вопросы с настоящего момента будут решаться через бухгалтера. После заполнения, пакет бумаг возвращается кадровику для бережного хранения и систематизации.

Новые требования к кадровой работе с нуля: с чего начать

Посмотрим, что поменялось за 2019 год. Эта информация необходима, так как все законодательные акты регулярно обновляются – может меняться немногое, а может что-то серьезное. Именно по этой причине мы не рекомендуем вам нанимать кадровика по совместительству с бухгалтером или другой должностью, а поступать двумя способами: или отдельно оформлять кадровый отдел, или заказывать услуги аутсорсинговой компании – специалисты своего дела точно знают все новинки делопроизводства.

На данный момент еще не вступил в силу, но активно рассматривается новый законопроект. Согласно ему, предполагается, что работодатель сможет посылать приказы и прочие акты с помощью электронного документооборота, например, по почте. И получение письма, цифровой ответ на него будет значить письменное согласие сотрудника. Но такой вариант применим только для тех претендентов на трудоустройство, которые согласились.

Так ряд процессов может стать электронным и по сути полуавтоматическим, например:

•  зачисление на должность;
• ознакомление с локальными правовыми актами;
• предоставление отпуска, больничного;
• назначение на командировку, обучение.

При этом хранить переписку понадобится также долго (от 5 до 75 лет), как и на бумажном носителе. Предполагается, что такая мера упростит весь процесс и учет кадров.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Проверка может быть инициирована проверяющим органом или самим трудящимся, профсоюзом или другой организацией, которая защищает его права. В ходе расследования будут наложены санкции, а фирма будет поставлена на учет.

Заключение

В статье мы рассказали про кадровое производство с нуля, дали пошаговое руководство для самостоятельного ведения бизнеса и предостерегли от трудностей, которые могут возникнуть. Если вы переживаете за качество отдела кадров и его правильную работу или не хотите оплачивать штатную единицу – кадровика, рекомендуем обратиться за услугами в «Business-result group»

Основная проблема кадрового учета — необходимость оформлять большое количество документов с учетом множества нюансов. Нередко в организациях получается так, что кадровый учет практически не ведется и не все кадровые процедуры оформляются.

В связи с этим возникает необходимость восстанавливать кадровую документацию. И происходит это чаще всего тогда, когда «внезапно обнаруживаются» проверки инспекции труда либо работники обращаются в суд.

И когда по каким-либо причинам поставлена задача восстановить кадровые документы, как показывает практика, кадровые работники не всегда подходят к ее выполнению системно. Получается некая «мозаичность», когда не понятно, за что взяться в первую очередь, какие документы важны, какие направления приоритетны. Поэтому чтобы упростить задачу, предлагаем рекомендации по восстановлению кадровых документов и приведению в порядок кадрового делопроизводства (далее — КДП).

ПРИНЦИПЫ ВОССТАНОВЛЕНИЯ КДП

Главный принцип любой работы — системность. Если работа идет по заранее продуманному пошаговому плану, будет допущено гораздо меньше ошибок, нежели если вести работу хаотично.

Восстановление кадровой документации — это проектная работа. И, как в любом проекте, в самом начале важно определить все его составляющие: цель, объем работ, план работы, участников процесса, сроки, бюджет и т. д. Регламент работы по восстановлению кадровых документов лучше закрепить (хотя бы кратко) приказом по организации, в котором указать все моменты, значимые для успешного результата.

Необходимо предусмотреть участие всех лиц, чье мнение может и/или должно быть учтено в процессе работы. В первую очередь нужно определить лицо, которое будет контролировать и принимать работу по восстановлению КДП. Это может быть руководитель организации или отдела, непосредственный руководитель либо, возможно, другое контактное лицо.

Также необходимо определить лиц, которые будут непосредственно принимать участие в процессе восстановления документов. Это специалисты или отделы, которым обычно передаются кадровые документы, которые участвуют в их оформлении, а также те, кто может предоставить необходимую информацию (прежде всего бухгалтерия, отдел охраны труда, руководители структурных подразделений, секретарь и др.). В приказе для них следует закрепить:

• обязанность и порядок предоставления информации и документов для восстановления КДП;

• обязанность проверять проекты документов на соответствие законодательству и требованиям организации.

Важно установить лицо, которое непосредственно будет проводить работу по восстановлению документации, оформлять документы, подписывать их у работников и руководства. Если таких исполнителей несколько, надо четко распределить между ними обязанности и направления работы.

Необходимо определить объем работы: восстанавливаются кадровые документы по всем направлениям или предстоит работа по восстановлению только их части (в отдельном структурном подразделении либо только документы по отдельному направлению, например, по учету рабочего времени).

Также важно определить перечень видов восстанавливаемых документов (приказы, договоры; см. приложение)), критерии качества восстановленных документов (например, по каким образцам восстанавливать).

Определить сроки работы по проекту не менее важно. В противном случае процесс может затянуться или его не удастся довести до конца. При расчете сроков следует принять во внимание объем работы: количество документов, время, необходимое для их оформления с учетом прохождения процесса согласования и подписания, время для ознакомления работников, а также учесть занятость работника-исполнителя этой задачи (возможно, восстановлением документов он занимается в дополнение к выполнению основных обязанностей), и другие нюансы.      

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Определить направления

Для начала следует определить, по каким основным направлениям должно вестись делопроизводство при оформлении трудовых отношений в организации. Чаще всего это:

• прием на работу, в т. ч. заключение трудового договора с разными категориями работников (руководитель организации, лица с семейными обязанностями, несовершеннолетние, иностранцы, инвалиды, водители и др.);

• переводы и изменения условий трудового договора;

• совмещение и совместительство;

• учет рабочего времени (суммированный учет, неполное и сокращенное рабочее время и др.);

• работа за пределами рабочего времени;

• различные виды отпусков;

• оплата труда и премирование;

• поездки работников;

• материальная и дисциплинарная ответственность;

• оформление увольнения по разным основаниям, восстановление на работе;

• отдельные направления работы отдела кадров, которые непосредственно связаны с кадровым учетом (локальные нормативные акты (ЛНА), персональные данные, профессиональные стандарты, квотирование, воинский учет, работа с профсоюзами, охрана труда, передача документов в архив и др.).

Определив направления работы, надо составить перечни документов, необходимых для каждого направления, пошаговые инструкции-алгоритмы для каждой кадровой процедуры, разработать шаблоны документов, которые будут использоваться для восстановления.

Например, определить, какой комплект документов необходим для приема на работу, в какие сроки и в каком порядке должны оформляться соответствующие документы, есть ли для них установленные формы, надо ли ознакамливать работников и т. д.