Как хранить инструкции по охране труда

Пересмотренные инструкции по охране труда нужно хранить пять лет.

Так разъяснил Роструд России на сайте Онлайнинспекция.рф.

Согласно п. 421 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда следует хранить 5 лет.

Роструд считает, несмотря на то, что инструкции по охране труда прямо в названном списке не перечислены, они подпадают под понятие «документы об обучении работников по охране труда».

Хранить нужно по месту утверждения – в организации, утвердившей инструкции по охране труда, в других организациях – там, куда по требованию или необходимости были инструкции предоставлены (контролирующие органы, подрядные организации и тд).

Следите за нашими новостями  Telegram, «ВКонтакте» 

Срок хранения документов по охране труда зависит от степени важности информации, содержащейся в них. В статье мы расскажем о законе, определяющем срок хранения документов по охране труда, и о продолжительности этих сроков.

Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда

Любые документы фирмы — кадровые, бухгалтерские, налоговые и т. д. — подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются нормативными правовыми актами.

Читайте о сроках хранения бухгалтерских документов в тематической публикации в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить счета-фактуры, вы можете узнать из материала «Какой срок хранения счетов-фактур».

Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.

Ознакомиться с типовым перечнем документов по охране труда вы можете в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс». Для вас открыт оперативный пробный доступ к ее ресурсам.

Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.

ВАЖНО! С 1 марта 2022 года нужно информировать работников об условиях и охране труда на предприятии.

Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.

Об организации системы охраны труда на предприятии рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к материалу на данную тему бесплатно.

Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.

ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (вступил в силу 18.02.2020).

Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.

Когда документы можно не хранить

Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.

Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Табель учета рабочего времени по форме Т-12 — бланк».

Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 236, можно условно разделить на следующие группы:

• В течение года надлежит хранить наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ, журналы регистрации этих нарядов, а также списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
• Трехлетний период хранения отведен для документов (докладных записок, актов, заключений, переписки) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
• Пять лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: сертификаты безопасности, документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда, договоры добровольного страхования работников от НС на производстве и ПЗ, документы и протоколы по обучению работников по охране труда и др.
• Период длиной в 45 лет определен для хранения документов по СОУТ, журналов и книг учета инструктажа по охране труда, документов, книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
• 50/75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др. 50 лет — для документов 2003 года и свежее, 75 лет — для документов до 2003 года.

О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в специальном материале.

Узнайте больше о классификации инструктажей по охране труда.

Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены — их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).

Документооборот предприятия состоит не только из документов по охране труда, но и многих других разновидностей носителей информации. Для каждого из них законом установлен определенный срок хранения.

Узнать больше о необходимой длительности хранения наиболее востребованных современными предприятиями видах документов вы можете здесь.

Итоги

Каждый документ, созданный работодателем в процессе обеспечения нормальных условий труда для своих работников, подлежит хранению. Сроки, в течение которых документы по охране труда уничтожать запрещено, различны. Отдельные документы надлежит хранить всего 1 год, другие — от 3 до 10 лет. Для части документации придется организовать сохранность в течение 50/75 лет, на постоянной основе либо до момента замены их новыми.

Содержание

• Основные положения приказа 772н
• Для каких должностей и профессий разрабатывают инструкцию по охране труда?
• Пример 1. ИОТ по должности или профессии
• Пример 2. ИОТ по направлению деятельности
• Пример 3. ИОТ по виду деятельности
• Нужно ли разрабатывать инструкции по охране труда для дистанционных работников?
• Что должна содержать инструкция по охране труда?
• На основании чего разрабатывают ИОТ?
• Сколько действует инструкция по охране труда?
• Как вводят в действие инструкции по охране труда?
• Как ознакомить сотрудников с инструкцией по охране труда?
• Нужно ли вести Журнал учета ИОТ?
• Где и как долго хранить инструкции по охране труда?
• Нужно ли пересматривать все ИОТ по приказу 772н?

С 1 марта 2022 года вступают в силу основные требования к порядку разработки и содержанию правил, инструкций по охране труда (ИОТ) в ред. приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 772н. Нормативный акт издан впервые и будет действовать до 1 марта 2028 года.

Методические рекомендации Минтруда РФ по разработке ИОТ от 13.05.2004 не отменены, но они не относятся к государственным нормативным требованиям охраны труда. Работодатели применяют их на добровольной основе.

Разбираемся в статье, как разработать инструкции по охране труда по новым требованиям, и нужно ли организовать досрочный пересмотр действующих локальных нормативных актов. Ответы на вопросы подготовлены с учетом материалов на официальном портале информирования Роструда «Онлайнинспекция.РФ».

Основные положения приказа 772н

Работодатель, согласно ст. 212 ТК РФ (с 1 марта 2022 г. — ст. 214), обязан обеспечить безопасные условия труда и соответствие каждого рабочего места государственным нормативным требованиям охраны труда. Для этого он, в числе прочих мероприятий, разрабатывает:

1. Правила (стандарты) по охране труда. Локальные нормативные акты определяют требования к безопасности эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, организации и проведения работ, транспортировки, хранения материалов и др. Правила содержат те мероприятия, которые выполняет работодатель.
2. Инструкции по охране труда. Локальные нормативные акты содержат требования по безопасному выполнению работ работниками.

Если на предприятии действует профсоюз, правила и инструкции по охране труда перед утверждением согласовываются с ним в порядке ст. 372 ТК РФ.

Работодатель самостоятельно определяет перечень локальных нормативных актов по охране труда для своего предприятия. Документы должны поддерживаться в актуальном состоянии. При изменении оргструктуры, производственных процессов (например, ввод нового оборудования) правила и ИОТ подлежат корректировке или пересмотру.

Для каких должностей и профессий разрабатывают инструкцию по охране труда?

ИОТ должны быть для каждой должности или профессии в штатном расписании. Это следует из обязанностей работодателя по ст. 214 ТК РФ (ст. 212 до 01.03.2022) в части обеспечения безопасных условий труда на рабочем месте. Эксперты Роструда подтверждают эту позицию в ответах на вопросы на сайте «Онлайнинспекция.РФ».

Инструкция по охране труда разрабатывают исходя из должности (профессии) работника, направления трудовой деятельности или вида выполняемой работы (п. 18 Требований 772н). Рассмотрим на примерах.

Пример 1. ИОТ по должности или профессии

Работодатель разрабатывает инструкции по охране труда по наименованиям должностей (профессий) в штатном расписании, например:

• ИОТ бухгалтера-кассира;
• ИОТ водителя;
• ИОТ рабочего по комплексному обслуживанию зданий и сооружений;
• ИОТ уборщика территории.

Роструд допускает составлять одну инструкцию для аналогичных должностей, с одинаковыми условиями труда. Например, ИОТ бухгалтера может действовать для главного бухгалтера, ведущего бухгалтера, бухгалтера-кассира.

А инструкция работника службы эксплуатации зданий и сооружений не отвечает нормативным требованиям. В структуре службы есть сотрудники с разными условиями труда: начальник, мастер, рабочий, электромонтер, сантехник.

Пример 2. ИОТ по направлению деятельности

Работодатель утверждает одну инструкцию по охране труда для сотрудников разных должностей (профессий), но с аналогичными видами опасности на рабочих местах. Например:

• ИОТ офисного работника административного здания по адресу:…;
• ИОТ при перемещении по территории производственной базы по адресу:…;
• ИОТ работника прачечной.

В этом случае для одного работника могут действовать несколько инструкций по охране труда. Например, для инженера отдела материально-технического снабжения, который работает в офисе и по роду деятельности посещает склады, гараж и другие производственные помещения.

Пример 3. ИОТ по виду деятельности

Работодатель разрабатывает инструкции для каждого вида деятельности с известными факторами опасности, например:

• ИОТ при выполнении погрузочно-разгрузочных работ;
• ИОТ при работе с ПЭВМ;
• ИОТ при работе с копировально-множительной техникой;
• ИОТ при строповке грузов.

В этом случае одна инструкция может действовать для работников разных должностей и профессий.

Работодатель имеет право разрабатывать временные инструкции по охране труда для вводимых в действие производств (п. 27 Требований 772н).

Руководитель предприятия сам решает, сколько ИОТ ему нужно и какого вида. Мы рекомендуем не доходить до фанатизма в штамповании сотни инструкций на все ситуации: при перемещении по скользкому полу; при выходе за территорию офиса; при неблагоприятных метеоусловиях; при пользовании микроволновкой и др. Существующие факторы опасности можно учесть в одной ИОТ и распространить ее действие на всех работников с аналогичными условиями труда.

Нужно ли разрабатывать инструкции по охране труда для дистанционных работников?

Особенности охраны труда «удаленщиков» установлены в ст. 312.7 ТК РФ. Так работодатель обязан:

• расследовать несчастные случаи с дистанционными работниками;
• выполнять предписания надзорных органов в их отношении;
• страховать дистанционных работников от несчастных случаев и заболеваний;
• знакомить «удаленщиков» с требованиями охраны труда при работе с выданным им оборудованием.

Другие обязанности работодателя по ст. 212 ТК РФ (214 — с 01.03.2022) распространяются на дистанционных работников только в том случае, если это установлено в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, в ПВТР или Положении о СУОТ).

Если организация не выдавала «удаленщику» оборудование для работы, например, ноутбук, то нет необходимости разрабатывать для него ИОТ по работе на ПЭВМ или знакомить такого работника с ее требованиями.

В то же время трудовым договором может быть установлено условие о регулярном посещении дистанционным работником офиса работодателя. В этом случае «забываем» про ограничения по ст. 312.7 ТК РФ. Работодатель обеспечивает безопасные условия труда на своей территории для всех работников в штате. «Удаленщик», который периодически появляется в офисе, должен быть ознакомлен с соответствующей ИОТ.

Что должна содержать инструкция по охране труда?

Обязательные разделы ИОТ по Требованиям 772н:

• общие требования охраны труда;
• требования охраны труда перед началом работы;
• требования охраны труда во время работы;
• требования охраны труда в аварийных ситуациях;
• требования охраны труда по окончании работы.

Мы рекомендуем также дополнять инструкции разделами «Термины и определения», «Сокращения», «Нормативные ссылки». Так содержание документа будет более понятно работникам, а специалисту по охране труда будет проще следить за актуальностью локального нормативного акта.

На основании чего разрабатывают ИОТ?

В Требованиях 772н исчезла норма о том, что ИОТ разрабатывают на основании типовых инструкций. Тем более, в рамках «регуляторной гильотины» Минтруд отменил действие 178 ТИ с 1 января 2021 года — приказ от 11.08.2020 № 495.

С 1 марта 2022 года работодатель разрабатывает инструкции по охране труда на основании:

• государственных нормативных требований охраны труда (например, отраслевых Правил);
• собственных Правил (стандартов) по охране труда, утвержденных в соответствии с разделом II Требований 772н;
• анализа трудовой функции работников;
• результатов специальной оценки условий труда (СОУТ);
• требований соответствующих профстандартов;
• результатов оценки профессиональных рисков (ОПР) для работ по конкретной должности или профессии;
• анализа результатов расследования несчастных случаев или типичных причин несчастных случаев;
• определения безопасных методов и приемов выполнения работ;
• эксплуатационной и ремонтной документации производителя оборудования, собственной технологической документации (п. 19-20 Требований 772н).

При разработке ИОТ может быть полезен приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 776н об утверждении Примерного положения о СУОТ, с приложениями:

• примерный перечень опасностей и мер по управлению ими;
• примерный перечень работ повышенной опасности.

Понятно, что составить инструкцию по охране труда по Требованиям 772н будет сложнее, чем по Методическим рекомендациям от 13.05.2004. Разработчику не с чего будет «списывать», придется учитывать опасности на каждом рабочем месте. Зато это отвечает новым государственным принципам охраны труда: переход от безопасности «по спискам должностей и профессий» к управлению индивидуальными рисками работника.

Сколько действует инструкция по охране труда?

В нормативных документах срок действия ИОТ не установлен. По Методическим рекомендациям от 13.05.2004 он составляет не более пяти лет, но это не обязательное требование.

Организации электроэнергетики руководствуются п. 1.7.6 Правил технической эксплуатации в ред. приказа Минэнерго РФ от 19.06.2003 № 229, согласно которому инструкции пересматривают раз в три года. Прочие работодатели самостоятельно определяют, сколько будет действовать ИОТ.

Мы считаем логичным, что инструкция, разработанная по Требованиям 772н, не может «жить» дольше, чем сами Требования. Рекомендуем устанавливать срок ее действия не позднее 01.03.2028.

ИОТ подлежит досрочному пересмотру при изменении государственных нормативных требований охраны труда, правил охраны труда (п. 2 Требований 772н), а также:

• при изменении условий труда, например, по результатам СОУТ и ОПР, произошедшем несчастном случае на рабочем месте;
• при вводе нового оборудования или внедрении новой технологии;
• по результатам анализа материалов расследования аварий, несчастных случаев на производстве, профзаболеваний;
• по требованию представителей Роструда (п. 30 Требований).

Как вводят в действие инструкции по охране труда?

Разработанную ИОТ до утверждения согласовывают с профсоюзом в порядке ст. 372 ТК РФ. Если представительный орган работников на предприятии не сформирован, этот шаг пропускают.

ИОТ утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Например, в организациях с большой численностью инструкции работников соответствующего структурного подразделения может утверждать заместитель директора по направлению. Если такие права даны ему по трудовому договору, доверенности или приказу о распределении ответственности, полномочий.

ИОТ вводят в действие приказом или другим распорядительным документом. В нем указывают срок ее действия, а также лиц, ответственных за ознакомление работников с требованиями инструкции, контроль ее соблюдения.

Как ознакомить сотрудников с инструкцией по охране труда?

Формы информирования работников о трудовых правах, в том числе, в сфере охраны труда, определены в приказе Минтруда России от 29.10.2021 № 773н. Согласно п. 1г) приложения 1 к документу, работодатель организует ознакомление сотрудника с ИОТ под личную подпись, в том числе, с выдачей на руки экземпляра для изучения.

Трудовой кодекс (ст. 22.1-22.3) разрешает использовать электронный документооборот (ЭДО) в сфере трудовых отношений. То есть ознакомить работника с ИОТ можно путем рассылки цифрового документа, с фиксацией ознакомления электронной цифровой подписью. Но только в том случае, что сотрудник дал письменное согласие на ЭДО по ст. 22.2 ТК РФ.

Нужно ли вести Журнал учета ИОТ?

Такого требования нет в нормативных документах. Журналы учета ИОТ заводили в соответствии с Методическими рекомендациями от 13.05.2004, которые работодатель может не учитывать.

Но мы рекомендуем не отказываться от этой формы, если на предприятии не организована собственная система учета инструкций. В чем польза Журнала учета ИОТ:

• позволяет фиксировать под личную подпись выдачу экземпляра документа руководителю структурного подразделения;
• по Журналу проще отслеживать актуальность ИОТ и список отделов, в которые нужно выдать новую инструкцию при пересмотре.

Все работодатели устанавливают Перечень инструкций по охране труда для своего предприятия (п. 4 Требований 772н).

Где и как долго хранить инструкции по охране труда?

Места хранения ИОТ руководитель предприятия определяет самостоятельно, с учетом их доступности для работников, а также своих технических и финансовых возможностей. Бумажные оригиналы ИОТ хранят как правило:

• в службе охраны труда (у специалиста по охране труда) — 1 экз.;
• у руководителя структурного подразделения — разработчика;
• в архиве — отмененные инструкции.

Копии ИОТ направляют во все структурные подразделения, работников которых нужно ознакомить с их требованиями. Ответственность за информирование персонала возлагают на руководителей.

Срок хранения отмененных ИОТ определяют по Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236. Согласно п. 8 и 19а) Перечня типовых управленческих документов…, корпоративные инструкции и приказы об их утверждении хранят «постоянно»:

• не менее 10 лет в организациях, которые не отдают документы в госархивы;
• в определенные руководителем сроки до передачи в государственный или муниципальный архив.

Мы рекомендуем устанавливать максимально возможный срок хранения отмененных ИОТ, по аналогии с должностными инструкциями. Особенно, если на предприятии инструкция по охране труда заменяет для рабочих инструкцию по профессии (есть такие примеры).

Также нужно учитывать сроки исковой давности по трудовым спорам (ст. 392 ТК РФ). На практике были случаи, когда уволенный работник обращался с жалобой на небезопасные условия труда и невыплаты по льготам из-за работы в опасных условиях. ИОТ с личной подписью сотрудника об ознакомлении — серьезный аргумент в потенциальных трудовых спорах.

Нужно ли пересматривать все ИОТ по приказу 772н?

Приказ 772н не содержит требований о пересмотре действующих на 01.03.2002 локальных нормативных актов по охране труда. Работодатели должны были организовать актуализацию ИОТ в 2021 году, в связи с вступлением в силу новых Правил по охране труда.

О пересмотре инструкций по охране труда в 2021 году смотрите письмо Минтруда России от 14.01.2021 N 15-2/10/В-167.

Проверьте, нужен ли вам пересмотр ИОТ, по списку контрольных вопросов:

1. Инструкции по охране труда на вашем предприятии есть для всех должностей и профессий по штатному расписанию?
2. Вы актуализировали ИОТ в 2021 году по новым Правилам охраны труда?
3. Вы учитывали при разработке инструкций по охране труда результаты СОУТ, ОПР, анализа несчастных случаев?
4. Содержание и структура действующих ИОТ соответствуют п. 21-26 Требований 772н?
5. Ваши инструкции по охране труда согласованы с профсоюзом (если он есть)?

Если вы ответили «НЕТ» хотя бы на один вопрос, вам нужно актуализировать инструкции по охране труда после 1 марта 2022 года. Рекомендуем утвердить график пересмотра ИОТ, чтобы показать инспектору ГИТ свое добросовестное отношение к государственным нормативным требованиям.