Учитывая то, что не каждая компания имеет возможность нанять отдельного сотрудника, рассмотрим, как производится организация кадрового делопроизводства с нуля самостоятельно. Сделать это самостоятельно без специальных знаний и опыта очень сложно. Однако перечисленные ниже пункты помогут избежать наиболее распространенных ошибок.
1. Получите необходимые знания. Для этого можно использовать законодательные акты РФ, а также специальную литературу, в которой подробно описывается процесс. Основным документом является Трудовой кодекс, однако рекомендуется изучать его с комментариями, где разъясняются отдельные положения статей. Обратите внимание, что незнание трудового законодательства не освобождает руководителя компании от ответственности.
2. Автоматизируйте работу с помощью приложений на компьютере. В продаже есть множество программ, которые упрощают рутинные процессы, облегчают составление документов и автоматизируют часто повторяющиеся операции. Например, ведение табеля рабочего времени, формирование графика отпусков, издание приказов о приеме или увольнении.
3. Изучите регистрационные документы компании. Кадровый учет должен быть организован таким образом, чтобы не противоречить требованиям устава и внутренних регламентов юридического лица. Например, уставом закрепляется прием на работу руководителей компании, порядок формирования штатного расписания и т. п.
4. Приведите внутреннюю документацию в соответствие с актуальным законодательством. Необходимо удостовериться, что изданные компанией внутренние акты соответствуют ТК. Также нужно проверить, есть ли в компании все обязательные документы. Это позволит избежать штрафов при проверке контролирующими органами.
В любой компании есть сотрудники, а это значит, что нужно организовывать кадровое делопроизводство. В больших организациях оно налажено, но в только начинающей свою деятельность компании нужно создавать его с нуля.
Как производится восстановление кадрового делопроизводства?
Этапы создания кадрового делопроизводства
Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.
Какие ошибки возникают в кадровом делопроизводстве?
Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве
Сотруднику понадобятся следующие ресурсы:
- Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
- Методички, книги по делопроизводству.
- Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.
Все справочные материалы можно достать бесплатно, однако программу придется приобретать.
Изучение учредительной документации
ВАЖНО! Инструкция по кадровому делопроизводству от КонсультантПлюс доступна по ссылке
Сотруднику, который занимается организацией делопроизводства, нужно взять у руководителя копии учредительных документов. Кадровая документация составляется именно на их основании.
Информация о порядке найма директора берется из Устава. Там же можно посмотреть иные условия трудоустройства:
- Порядок установления заработной платы.
- Срок заключения трудового договора.
В Уставе может быть изложен порядок найма на работу ключевых специалистов, установления штатного расписания.
Определение перечня документации
Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:
- Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
- Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
- Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
- Трудовые книжки.
- Трудовые договоры.
Эти документы обязана заводить компания вне зависимости от ее размеров.
Трудоустройство директора
Генеральный директор – первый сотрудник в компании. Если сотрудник поступает на службу на конкурентной основе, с ним заключается трудовой договор. Соглашение заключает председатель выборного органа.
Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.
Составление основной документации
Потребуется составить ряд документов:
- штатное расписание;
- правила распорядка в фирме;
- прочие внутренние нормативные акты.
Документы требуется согласовать с директором. После того как все правки внесены, бумаги утверждаются. Образцы документов можно найти в интернете.
Штатное расписание составляется по унифицированной форме. Однако, если требуется, руководитель может оставить составление локального акта на свое усмотрение. В него можно вносить вспомогательные колонки. В штатном расписании прописывается следующая информация:
- Наименование должности.
- Число штатных единиц.
- Размер оклада.
- Надбавки сотруднику.
Все должности в расписании нужно указывать в порядке их значимости. Первым в списке значится генеральный директор, последними – вспомогательные сотрудники (к примеру, уборщики).
В трудовом распорядке нужно зафиксировать график работы компании. К примеру, это может быть посменная работа. Если требуется, в документ можно внести нюансы корпоративной этики, требования к внешнему виду сотрудников.
Необходимо подготовить журналы учета. В частности, выполняются следующие действия:
- Нумерация.
- Шнуровка страниц.
- Скрепление документа печатью.
Нумерация должна быть сквозной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно прошнуровать все листы, включая обложку. Хвостики выводятся за журнал. Скрыть их нужно бумажкой. На ней нужно указать количество листов в журнале. Также должна стоять подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение документа. На журнале также нужно проставить дату начала его ведения, наименование компании.
Разработка типового бланка трудового соглашения
В типовой бланк нужно внести все условия трудоустройства сотрудников. К примеру, это могут быть следующие пункты:
- Место работы.
- Рабочие часы.
- Заработная плата: размер и порядок выплат.
- Бонусы, предоставляемые работодателем.
Бланк также включает в себя следующие сведения:
- наименование компании, ее юридический и реальный адрес;
- ФИО сотрудника;
- должность, на которую принимается сотрудник;
- срок, на который заключается соглашение;
- тип трудового соглашения (основная работа или совместительство);
- должностные обязанности.
ВАЖНО! Все условия, прописанные в бланке, должны соответствовать закону. В обратном случае они признаются недействительными. В остальном работодатель может вносить в соглашение любые сведения.
Подготовка прочей документации
Для дальнейшей кадровой работы понадобятся дополнительные документы:
- книги учета;
- соглашения о материальной ответственности;
- бланки приказов и прочее.
Образцы документов также можно отыскать в интернете.
Решение о нюансах ведения трудовых книжек
В первое время заниматься ведением трудовых книжек может руководитель. Это нужно зафиксировать в соответствующем приказе о принятии ответственности. Приказ нужно оформлять обязательно. В обратном случае на компанию налагается штраф. В дальнейшем ответственность за ведение книжек можно переложить на других работников.
Принятие на работу сотрудников
На этом этапе потребуется оформление целого ряда документов, таких как:
- трудовые соглашения;
- приказы о приеме на службу;
- трудовые книжки и книга учета их движения.
Оформление трудящегося на работу проводится по следующему алгоритму:
- Прием заявления у сотрудника.
- Ознакомление лица со всеми локальными актами (к примеру, с должностной инструкцией, положением об оплате труда).
- Заключение трудового соглашения (на документе должна стоять подпись руководителя и сотрудника).
- Второй экземпляр трудового договора выдается сотруднику.
- Заполняется личная карточка по форме Т-2.
- Оформление личного дела.
Вся документация (личная карточка, трудовое соглашение и прочее) передается в бухгалтерию. Нужно это для начисления зарплаты. Данный перечень документации установлен законом. Оформление каждой из этих бумаг является обязательным.
Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.
Что такое кадровое делопроизводство?
Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.
Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.
Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?
Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:
- на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
- на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
- на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.
Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция
Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.
Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.
Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.
После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.
Обязательные внутренние документы
Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.
Документы, которые должны быть в организации:
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о персональных данных;
- график отпусков;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- табель учета рабочего времени.
Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:
- должностные инструкции;
- Положение об оплате труда и премировании;
- инструкция по кадровому делопроизводству;
- Положение о коммерческой тайне;
- Положение об аттестации;
- коллективный договор;
- Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
- Положение о командировках;
- личные дела сотрудников и т.д.
Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).
Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.
Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.
Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству
Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.
Скачать образец Инструкции по кадровому делопроизводству
Документы, которые должны быть на каждого сотрудника
Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.
На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.
По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.
На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.
По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.
По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.
Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- приказы по личному составу;
- трудовая книжка (кроме совместителей);
- личная карточка;
- согласие на обработку персональных данных.
Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice.
Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.
Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства
Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.
Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.
Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.
По мере роста организации количество кадровых документов в ней увеличивается, а маршруты становятся более сложными. Часть обязанностей по оформлению кадровых процедур постепенно переходит к руководителям подразделений, и появляется необходимость ввести единые правила кадрового делопроизводства. Для этих целей разрабатывают инструкцию по кадровому делопроизводству (далее – Инструкция по КД).
В цикле статей расскажем, чем полезна эта инструкция, как ее составить и оформить, приведем пример самого документа.
Какие проблемы может решить Инструкция по КД
Когда организация вырастает, появляются трудности не только с корректным оформлением кадровых документов[1], но и с документированием кадровых процедур. Инструкция по КД может помочь, если в вашей организации есть такие проблемы.
1. Кадровые документы приходится переделывать, на их составление уходит много времени
В Инструкции по КД нужно установить единые правила оформления различных видов документов. Для типовых заявлений (на предоставление отпуска, прием на работу и пр.) и приказов, не имеющих унифицированной формы, целесообразно утвердить бланки. Для других документов можно определить набор обязательных реквизитов и правила их оформления. Если какой-либо документ оформляется часто, поможет рекомендуемый в Инструкции по КД образец.
2. Руководители подразделений не знают порядок оформления документов в сложной ситуации
В Инструкции по КД можно прописать порядок оформления типовых кадровых процедур. Например, при необходимости отстранить работника от работы целесообразно установить, кто, в каких случаях (на основании чего) и в какой срок издает распоряжение об отстранении. А при появлении работника в состоянии алкогольного опьянения – кто, в какой срок составляет акт, кого можно привлекать как свидетелей.
3. Не знаете, нужно ли согласовывать документ и кто должен это делать
В средних и крупных компаниях некоторые кадровые документы проходят стадию согласования. Инструкция по КД позволяет точно зафиксировать, в каких случаях какой документ требует согласования, какое должностное лицо и в какой срок визирует документ, какой аспект документа проверяет. Например, главный бухгалтер согласовывает финансовую сторону вопроса при издании приказа о выплате материальной помощи работнику.
4. Ознакомлением с кадровыми документами под подпись не налажено
Инструкция по КД позволяет четко установить, кого и с какими документами нужно ознакамливать, в какой форме фиксируется факт ознакомления, кто именно доводит до работника содержание документа.
5. В компании нет понятной системы регистрации документов
Ни один нормативный правовой акт (далее – НПА) не устанавливает необходимость и правила регистрации кадровых документов. Поэтому в Инструкции по КД очень важно определить, какие документы имеет смысл регистрировать (например, приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления работников), а какие нет, а также правила присвоения регистрационных номеров. Один из разделов инструкции можно посвятить вопросам регистрации различных документов: кто и в какой срок обязан регистрировать изданный или полученный документ, в какой регистрационной форме (возможно, привести бланк этой формы).
6. Не можете определить сроки хранения кадровых документов, испытываете затруднения при оформлении дел на длительное хранение
Если в компании нет локального нормативного акта (далее – ЛНА), в котором установлены правила работы архива, то в Инструкции по КД целесообразно подробно расписать процесс оформления дел на архивное хранение (долгосрочное и краткосрочное). Имеет смысл указать сроки хранения дел, которые образуются в кадровой службе, правила пользования архивными делами.
7. Нет системы обучения новичков вопросам кадрового делопроизводства
Инструкция по КД позволяет новичкам быстрее разобраться с правилами ведения документации. И речь не только о работниках службы кадров, для которых Инструкция по КД станет и обучающим инструментом, и руководством в работе. Этот документ поможет также руководителям структурных подразделений, их замам, другим должностным лицам быстрее адаптироваться к локальным требованиям кадрового делопроизводства.
Кто разрабатывает Инструкцию по КД
Кадровая служба в первую очередь заинтересована в появлении Инструкции по КД. Ведь именно это подразделение ответственно за правильное и своевременное документирование кадровых процедур. Однако и все другие подразделения выигрывают от того, что в компании налажен четкий и понятный кадровый документооборот:
- руководители структурных подразделений в этом случае знают, когда и какие документы требовать от работников, как им оформить или инициировать какую-либо кадровую процедуру, ориентируются в сроках и способах передачи документов в кадровую службу;
- специалист, который ведет табель учета рабочего времени, имеет возможность без ошибок и своевременно вносить данные об отработанном времени;
- бухгалтерия вовремя получает табель и документы, на основании которых можно корректно рассчитать заработную плату;
- работники не волнуются, что их заявления не будут рассмотрены вовремя или они не узнают о решении работодателя.
Инициировать разработку Инструкции по КД можно на любом этапе развития компании. Не обязательно ждать, когда проблемы кадрового документооборота приобретут размах. Как правило, инициатива исходит от кадровой службы, работники которой и занимаются составлением этого документа. На этапе разработки очень полезно привлекать к обсуждению проекта руководителей или должностных лиц, которые будут участвовать в проведении кадровых процедур или оформлении (получении, передаче) кадровых документов. Важно учесть все высказанные ими пожелания и обсудить возражения, чтобы исполнение уже принятого документа никто не саботировал.
Оформление Инструкции по КД
При оформлении любого документа используется определенный набор реквизитов. Поскольку Инструкция по КД относится к ЛНА, набор реквизитов может быть следующий (Таблица).
[1] К кадровым документам мы относим не только документы, которые оформляет кадровая служба (приказы, уведомления, предложения другой работы, справки, выписки и т.д.), но и документы, которые являются основаниями для проведения различных кадровых процедур (заявления, акты, служебные записки и т.д.), а также документы, содержащие требования трудового законодательства (локальные нормативные акты, должностные инструкции). – Прим. автора.
[2] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2023.
Спасибо за ваше обращение!
Спасибо за ваше обращение!
Кадровое делопроизводство для новичков — основные принципы и рекомендации
Любые события трудовых отношений между сотрудником и работодателем подлежат документированию и учету. Это и называется кадровое делопроизводство. Законодательство в сфере защиты прав работников, охраны труда и правил оформления документов меняется быстро, и задача кадрового специалиста обеспечить в компании правильное и своевременное оформление всех документов.
В чем заключается работа специалиста по кадрам
Чтобы избежать трудовых споров и жалоб работников, специалист отдела кадров должен очень внимательно относиться к учету сотрудников, оформлению необходимых документов и внутренних локальных актов организации.
Как правило, в обязанности кадровика входит:
- оформление приказов;
- составление трудовых (коллективных) договоров;
- ведение личных карточек;
- внесение записей в трудовые книжки;
- ознакомление сотрудников с различными положениями, принятыми в организации и должностными инструкциями;
- учет рабочего времени;
- подача сведений в бухгалтерию и отчетов о стаже;
- формирование архивной документации.
Зачастую и расчет социальных выплат (больничных листов, пособий по беременности и уходу за ребенком, компенсаций на санаторно-курортное лечение) входит в обязанности сотрудника отдела кадров.
Поэтому важно, чтобы кадровик знал перечень и формы документов, с которыми ему придется работать.
Что должен знать специалист по кадрам
Неправильно считать, что профессия специалиста по кадрам — это примитивное заполнение документов. На самом деле организация работы по кадровому учету требует хорошей профессиональной подготовки в следующих направлениях.
- Делопроизводство. Кадровик должен не только знать основы работы с документами (составление, регистрация, хранение, форматы), но и стандарты кадрового учета, а также правила хранения и архивирования документации.
- Основы архивного хранения. По действующему законодательству документы, подтверждающие стаж и заработок работника, должны храниться 75 лет. Поэтому специалисту по кадрам необходимо изучить стандарты архивирования и правила хранения (или передачи в архив) соответствующих бумаг.
- Мониторинг законодательства. Для работы кадровику недостаточно знать только Трудовой кодекс. Необходимо иметь информацию и по гражданскому регулированию трудовых правоотношений (ГК РФ), и основы административной ответственности, и нюансы законодательных норм по охране труда. А с учетом того, что законодательные нормы меняются из года в год, вносятся поправки и дополнения, необходимо регулярно мониторить изменения.
- Умение составлять отчетность. На крупных предприятиях отчеты для Пенсионного фонда и Фонда социального страхования составляет отдел кадров. Поэтому кадровику необходимо сразу определить границы своей ответственности и ответственности бухгалтерии по формированию и сдаче отчетности. Кроме того, отдел кадров подает в бухгалтерию сведения о премировании, переработках, отгулах, отпусках и прочее.
- Грамотность. Поскольку кадровому работнику приходиться заполнять большое количество документов, в том числе и в произвольной форме, он должен уметь писать без ошибок и разборчиво.
- Компьютерная грамотность и знание программ кадрового учета. В большинстве организаций кадровый учет уже давно автоматизирован. Помимо всех вышеперечисленных навыков, сотрудник отдела кадров должен быть уверенным пользователем ПК, знать офисные программы Word и Excel. Наиболее популярными программами для автоматизации кадрового учета являются продукты 1С, поэтому специалисту необходимо знать основные принципы работы ПО.
- Организация электронного документооборота. Сейчас предусмотрено ведение трудовых книжек в электронном виде, обмен документами по каналам коммуникации, поэтому кадровику нужно уметь пользоваться инструментами ЭДО.
Независимо от того, начинающий вы специалист или хотите повысить квалификацию и заинтересованы в карьерном росте, Учебный центр Что делать Квалификация предлагает различные курсы.
Можно просматривать бесплатные видео, посещать бесплатные семинары, но такие способы получения знаний малоэффективны. Специалисты Что делать Квалификация разработали специальные программы обучения и курсы повышения квалификации, ориентированные на различные группы кадровых работников.
Например, онлайн-курс «Умная 1С: Зарплата и управление персоналом 8 для начинающих пользователей» рассчитан на сотрудников отдела кадров, только начинающих работу, а курс «Руководитель кадровой службы (уровень квалификации 7)» рассчитан на опытных кадровиков, желающих повысить квалификацию и получить диплом о профессиональной переподготовке.
Заключение
Каждый пользователь сможет найти для себя что-то интересное. Учебный центр Что делать Квалификация не только разрабатывает различные курсы, но и организует семинары, которые можно посмотреть в реальном режиме времени на видео или посетить очно.
На сайте есть доступ к бесплатным вебинарам, видео с консультантами можно посмотреть в любое удобное время. Например, обучающее видео «Легкий учет в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3.0» или консультацию специалиста относительно споров по страховым взносам.
Более подробно ознакомиться с обучающими программами, курсами повышения квалификации и расписанием семинаров можно по ссылке. По телефону +7 (495) 974-73-74 сотрудники Что делать Квалификация помогут подобрать наиболее подходящий курс для кадрового специалиста и расскажут, как его приобрести.
Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г.
Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru
Консультант Плюс
Бесплатный доступ на 2 дня
Спасибо за ваше обращение!
Поздравляем! Вы успешно подписались на рассылку
Кадровое делопроизводство, или КДП, является важнейшей задачей кадровика: отсутствие документов чревато серьезными последствиями для организации. Трудовая инспекция (ГИТ) проводит не только плановые, но и внеплановые проверки и может нагрянуть в любое время с требованием предъявить всю документацию, предписанную законом. Если перед вами поставлена задача привести КДП предприятия в порядок, но есть сомнения в собственной компетенции, следующий раздел — для вас.
Кадровое делопроизводство для чайников
Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:
- Локальные нормативные акты.
- Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.
К первой категории (для всех организаций) относятся:
- штатное расписание,
- положение об оплате труда,
- правила внутреннего трудового распорядка,
- график отпусков,
- положение о защите персональных данных работников.
Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:
- график сменности,
- положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).
Вторая категория — более многочисленная — включает:
- документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
- документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
- личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.
Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.
- Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
- Какова текучесть кадров?
- Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?
Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.
Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.
скачать
Ведение кадрового делопроизводства
Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?
Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.
Образец регламента по кадровому делопроизводству
скачать
Кадровое делопроизводство в 2023 году
ГОСТ Р 6.30-2003, по которому ранее оформлялась документация, перестал действовать с 1 июля 2020 года. Ему на смену пришел ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Теперь разрешено для печати документов использовать двустороннюю печать (сохраним леса!). Есть и другие изменения.
ГОСТ Р 7.0.97-2016
скачать