Штатное расписание считается одним из важнейших кадровых документов. Оно представляет собой таблицу, в которой указывают структурные подразделения компании, должности, численность и зарплаты сотрудников. Отсутствие или неполное ведение штатного расписания уже является основанием для привлечения к административной ответственности.
При проверке трудовая инспекция обычно запрашивает штатное расписание для проверки соблюдения трудового законодательства. В случае споров, исходя именно из штатного расписания, доказывается или опровергается правомерность сокращения штата, наличие дискриминации в оплате труда, индексация зарплаты. Кадровикам часто требуется пошаговая инструкция по реформированию штата.
Из этой статьи вы узнаете, как грамотно внести правки в штатное расписание и оформить соответствующий приказ.
Как посчитать зарплату по всем нюансам и правилам 2023 года? Рассказываем на обновленном курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер по зарплате».
Мы научим правильно рассчитывать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, а также предотвращать налоговые, юридические риски и избегать претензий трудовой инспекции. Вы получите диплом ФИС ФРДО на 256 акад.часов, который подтвердит ваши знания и повысит вашу ценность как специалиста.Бесплатный урок
Как внести изменения в штатное расписание
Напомним, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Составляется оно либо по унифицированной форме Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, либо по уникальной форме самого работодателя.
Применение унифицированной формы необязательно, хотя на практике чаще всего используется именно она.
Законом не регламентировано, как часто можно менять штатное расписание. Это подтвердил и Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1. Данные из штатного расписание всегда должны соответствовать другим трудовым документам, поэтому, в случае обновления размеров зарплат или наименований должностей лучшего всего внести правки в штатное расписание.
А вот если планируется масштабная реорганизация компании, с изменением целых структурных единиц, то фактически составляется новое штатное расписание.
Итак, можно выделить три этапа по реформированию штатного расписания.
На первом этапе нужно провести подготовительные мероприятия. В некоторых ситуациях требуется уведомление затронутых работников о предстоящих изменениях:
-
изменение зарплаты;
-
переименование должности;
-
переименование структурного подразделения;
-
сокращение численности сотрудников или целого подразделения.
Если предстоящие правки не касаются названных событий, то шаг с уведомлением можно пропустить.
В частности, увеличение или уменьшение зарплаты означает исправление условий трудовых договоров об оплате труда (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК). Переписать зарплату в ШР в одностороннем порядке работодатель может только через предварительное информирование работников. Организация обязана не позднее, чем за два месяца до предстоящих поправок разослать письменное уведомление. В нем должно быть изложено об обновлениях, а также о причинах, вызвавших необходимость таких нововведений (ч. 2 ст. 74 ТК).
В случае несогласия сотрудника трудиться при новой структуре штатного расписания работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую вакантную должность (она может как подходить под квалификацию сотрудника, так и быть выше или ниже его компетенций), на которой он может трудиться, в том числе с учетом ограничений по здоровью (ч. 3 ст. 74 ТК).
Если ни одной свободной вакансии нет или работник от всего отказался, то его можно уволить по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК.
За два месяца работники, которые оказались в ухудшившихся условиях, могут определиться с дальнейшим порядком действий. Кого-то устроит перевод на другую должность внутри компании, а кто-то решит уволиться. За нарушение данного порядка грозит административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП — за различные нарушения порядка реформирования существенных условий трудового договора.
Например, если в нарушение ч. 2 ст. 74 ТК вы не уведомили работника под подпись о предстоящих переменах существенных условий трудового договора и причинах, вызвавших такие изменения.
На втором этапе нужно издать приказ об обновлении штатного расписания или о принятии нового.
На последнем этапе вносятся корректировки в существующее штатное расписание или оформляется новое штатное расписание, если обновления были существенными.
Знакомить работников под подпись с ШР не нужно, так как это не локальный акт, непосредственно связанный с их трудовой деятельностью. Исключение — вы прописали такую обязанность в коллективном договоре, соглашении или ЛНА.
Каким документом вносятся изменения в штатное расписание
На предприятии нужно издать специальный приказ, который фиксирует утверждение правок и содержит перечень позиций, в которые нужно внести правки.
Оформить правки можно двумя способами, а именно приказом:
-
о внесении поправок в действующее штатное расписание (все изменения перечисляются в тексте приказа);
-
об утверждении нового штатного расписания.
Составление приказа о внесении обновлений в штатное расписание происходит, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив, сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.
Унифицированной формы для таких приказов нет, поэтому работодатель вправе разработать форму самостоятельно. Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо.
В приказе укажите следующие данные:
-
дату приказа;
-
наименование организации;
-
дату начала действий обновлений;
-
перечень правок;
-
список сотрудников, которых касаются изменения;
-
Ф.И.О. ответственного за выполнение приказа сотрудника.
Скачать образец приказа об изменении штатного расписания
Уведомление об изменении штатного расписания
Работника нужно уведомлять не о реформировании штатного расписания, а о корректировке условий труда. Скачайте бланк уведомления по ссылке:
Скачать образец заполнения уведомления об изменении условий труда
Изменение структуры штатного расписания
В условиях нестабильной экономической ситуации необходимо и развитие субъектов. Процессы освоения новых рынков, внедрения новых технологий производства, оптимизации затрат, внедрение новых подходов к использованию труда квалифицированных специалистов и иные неизбежные процессы приводят к необходимости реформировать устоявшуюся организационную структуру.
Такие реформы могут быть всеобъемлющими: например, переход компании от одного типа организационной структуры к другому, и менее значимыми — изменение подчиненности отделов, объединение структурных единиц, создание новых, введение новых должностей топ-менеджеров с переподчинением им единиц и иные.
При любом обновлении организационной структуры компании придется пройти ряд стадий:
-
Проработать новую организационную структуру и закрепить ее локальным нормативным актом. Этот шаг необходим, если в организации существовал ранее локальный акт, который содержал схему или описание организационной структуры.
-
Начать работу с персоналом, чьи должности или единицы сокращаются, переименовываются. Таким образом, корректируются условия, которые стороны трудового договора прописали в трудовом договоре. Статья 74 Трудового кодекса требует в этих случаях соблюдения процедуры предварительного уведомления, предложения иной работы. Процедуры, проводимые при сокращении, описаны в ст. 179, 180 ТК. На реализацию данного этапа требуется не менее двух месяцев, так как срок предупреждения работников о предстоящем сокращении или изменении условий трудового договора составляет два месяца минимум.
-
Обновить штатное расписание. Для этого работодатель издает приказ, где прописывается, какие структурные единицы упраздняются, а какие вводятся.
Трудовое законодательство не устанавливает особых требований к штатному расписанию. В связи с этим при его составлении у работодателей возникает множество вопросов. В этой статье мы собрали ответы на самые злободневные и часто встречающиеся вопросы наших читателей.
Штатное расписание – это локальный акт организации1, в котором зафиксированы ее структура, штатный состав и штатная численность с указанием условий оплаты труда в зависимости от занимаемой должности или профессии.
Судьи дают чуть более раскрытое определение, например, в решении Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5392/2017 суд указал, что штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором:
- прописываются структура, штатный состав и численность работников организации;
- содержится перечень структурных подразделений;
- приводятся наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Несмотря на важность документа, порядок составления штатного расписания и внесения в него изменений не регламентирован. Ответим на поступившие в адрес редакции вопросы читателей.
Вопрос в тему
Должно ли в компании с момента ее создания быть одно штатное расписание? Как лучше вносить изменения и дополнения: приказом либо (если их много) утвердить его в новой редакции? Или каждый год можно принимать новое штатное расписание с новым номером?
На этот счет не существует законодательно установленных правил. У контролирующих органов также отсутствуют претензии к организациям по поводу порядка внесения изменений в штатное расписание2. На практике сложилось, что изменения в штатное расписание могут вноситься двумя способами:
- путем составления нового штатного расписания под новым регистрационным номером;
- путем внесения изменений в действующее штатное расписание, которые оформляются приказом по основной деятельности.
Второй способ, как правило, применяется в том случае, если вносимые в штатное расписание изменения несущественны.
Часть организаций применяют следующую практику: в течение календарного года все изменения в штатное расписание вносят вторым способом, а на 1 января следующего года разрабатывают новое штатное расписание с учетом всех внесенных в течение текущего года изменений.
Ряд экспертов полагает, что штатное расписание может быть лишь одно в компании, а все изменения помечаются как новая редакция первого расписания (либо же отдельные вносимые в изначальное штатное расписание изменения / дополнения).
К сведению
Обратите внимание: штатные расписания организации хранят постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Вопрос в тему
Как доработать форму штатного расписания под себя? Что можно ценного включить в штатное расписание для удобства?
Для штатного расписания может быть использована как унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (которая обязательной не является с 2013 года), так и самостоятельно разработанная организацией. Унифицированная форма № Т-3 содержит все необходимые для штатного расписания реквизиты. По этой причине большинство организаций предпочитает составлять штатные расписания именно по ней. Однако у организаций имеется возможность адаптировать ее под себя.
Так, например, в колонки 6–8 (общее название «Надбавки») унифицированной формы № Т-3 можно внести те стимулирующие и компенсационные надбавки и доплаты, которые применяются в конкретной организации. Это могут быть:
- персональная надбавка;
- надбавка за стаж работы (в организации, в отрасли и др.);
- надбавка за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
- доплата за работу во вредных условиях труда и др.
В общее название этих колонок можно также внести изменение, например, «Надбавки и доплаты» (Пример 1).
Пример 1. Штатное расписание с внесенными по сравнению с унифицированной формой изменениями
Вопрос в тему
Кто вправе утверждать штатное расписание помимо руководителя организации? Как делегировать это право? Как оформить? Издать приказ или выдать доверенность?
Полномочия по утверждению штатного расписания прописаны, как правило, в уставе. Этим правом наделяется обычно руководитель организации. Однако не противоречит нормам законодательства и делегирование руководителем данной обязанности кому-либо из должностных лиц компании, например заместителю генерального директора, руководителю службы персонала, главному бухгалтеру и др.
Законодательно прямо не установлено, в каком порядке и каким документом руководитель должен оформить делегирование полномочий на утверждение локального акта (каковым является штатное расписание) другим работникам организации. По смыслу норм трудового законодательства, передача полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику должна быть предусмотрена во все том же уставе (ином учредительном документе) или локальном нормативном акте (Пример 2).
Пример 2. Возможная формулировка в уставе организации-работодателя о делегировании права утверждать штатное расписание
<…>
4.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.
<…> Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов, начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.
Если же мы говорим о временном делегировании (на период болезни, нахождения в командировке или в отпуске), то понадобится еще и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего генерального директора. Правомерно ли будет оформить передачу полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику организации доверенностью? По нашему мнению, нет. Институт представительства на основании доверенности – это институт гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Согласно п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Кроме того, согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. То есть речь идет о представлении интересов на основании доверенности вовне – во взаимоотношениях с партнерами, госорганами и пр. При передаче полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.
Вопрос в тему
У нас возник вопрос: в какой последовательности располагать в штатном расписании структурные подразделения? Например, кто должен идти вперед: бухгалтерия или отдел кадров? Коллеги говорят, что нужно руководствоваться оргструктурой, но у нас ее нет.
Законодательно установленных требований о соблюдении определенной последовательности расположения в штатном расписании структурных подразделений нет. Разработчик штатного расписания может расположить структурные подразделения в любой, удобной для себя, последовательности.
На практике структурные подразделения организации указываются в следующей иерархии – от административно-управленческого подразделения до обслуживающего.
Вопрос в тему
Поясните, пожалуйста, что такое штатная единица и штатная численность?
Штатная единица – это предусмотренная штатным расписанием организации единица должности (для служащих) или единица профессии (для рабочих), указываемая, в частности, в графе 4 унифицированной формы № Т-3.
Штатная численность работников – это суммарное количество штатных единиц, указанных, как правило, в строке «Итого» графы «Количество штатных единиц» штатного расписания.
Вопрос в тему
Отражаются ли неполные штатные единицы и совмещение в штатном расписании?
1. Поскольку штатным расписанием устанавливается штатная численность работников, а некоторые должности предусматривают неполную штатную единицу (0,25; 0,5; 0,75 и др.), то в графе «Количество штатных единиц» указывают как целое число, так и число в виде дроби.
В строке «Итого» графы «Количество штатных единиц» указывается штатная численность организации, показатель которой может быть как полным числом (например, 125 шт. единиц), так и дробным (125,5 шт. единиц).
2. Работник организации может выполнять дополнительную работу в порядке совмещения только по той должности (профессии), которая указана в штатном расписании и является вакантной. Если работник совмещает должность (профессию), которая отсутствует в штатном расписании, то данную ситуацию контролирующие органы могут квалифицировать как выполнение работы по отсутствующей у работодателя должности (профессии).
В судебной практике существуют решения, которыми суды не признавали факт совмещения профессий (должностей), если сотрудник совмещал должность (профессию), не предусмотренную штатным расписанием (см., например, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.02.2012 № 15АП-15046/11).
К сведению
Должность (профессия), по которой работник выполняет дополнительную работу в порядке совмещения, за ним не закрепляется, поскольку дополнительная работа не фиксируется в отдельном трудовом договоре и не гарантируется работнику. В силу ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель имеет право досрочно отменить поручение о выполнении дополнительной работы.
Вопрос в тему
Можно ли включать в штатное расписание так называемую вилку окладов?
Устанавливать в штатном расписании размер оклада в диапазоне значений (например, от 30 000 до 45 000 рублей) нельзя. Такой вывод следует из ч. 2 ст. 22 ТК РФ, согласно которой работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности. Запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении условий оплаты труда.
Указание в штатном расписании оклада по должности в виде диапазона значений создает предпосылки для установления разных окладов работникам, занимающим одинаковую должность. Установление же различных окладов работникам, имеющим одинаковую квалификацию, занимающим одинаковые должности и выполняющим трудовые обязанности в равном объеме и с одинаковым качеством, является дискриминацией в трудовых отношениях, запрет на которую установлен ст. 2, 3, 132 ТК РФ.
Таким образом, установление разных окладов работникам, выполняющим трудовые обязанности по одной и той же должности в равном объеме и с одинаковым качеством, противоречит закону и недопустимо, так как является дискриминацией прав работников, которым выплачивают меньшую зарплату.
Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 придерживается мнения, что в штатном расписании по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые размеры окладов. При этом надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда.
Об обязанности работодателя устанавливать равные размеры должностных окладов по должностям с равной сложностью труда также сказано в письме Минтруда России от 25.10.2017 № 14-1/В-953.
Аналогичной позиции придерживаются и суды. В апелляционном определении от 26.02.2015 по делу № 33-2783/2015 Свердловский областной суд прямо отметил, что указание в штатном расписании разных окладов по одной и той же должности неправомерно в силу ст. 2, ч. 2 ст. 22, ст. 130, 132 ТК РФ (см. также апелляционное определение Кемеровского областного суда от 18.05.2012 по делу № 33-4644).
Вопрос в тему
Когда должны вступать в силу изменения в штатное расписание, если планируется сокращение? С момента, когда издан приказ, или в другое время?
Здесь следует различать две даты:
- дату утверждения штатного расписания (изменений в него);
- дату вступления в силу штатного расписания (изменений в него).
Решение работодателя о сокращении численности и/или штата работников оформляется приказом. Он издается не менее чем за два месяца до предполагаемой даты увольнения работников по сокращению численности и/или штата. В эти же сроки работодатель должен направить каждому сокращаемому работнику уведомление и должен утвердить новое штатное расписание (его новую редакцию, отдельные изменения).
Необходимость издания приказа о сокращении и утверждения нового штатного расписания до момента увольнения работников подтверждается судебной практикой (см. Бюллетень судебной практики Омского областного суда № 3 (44) 2010; Обобщение практики рассмотрения в 1-м полугодии 2008 г. судами Саратовской области дел о расторжении трудового договора по инициативе работодателя и по другим основаниям, не связанным с волеизъявлением работника).
А вот дата введения обновленного штатного расписания в действие должна совпадать с датой увольнения сокращаемых работников либо новое штатное расписание должно вступать в силу на следующий день после их увольнения (см. определение Московского городского суда от 14.04.2011 № 33-7225).
По нашему мнению, более правильным будет, если новое штатное расписание (без сокращаемой должности / штатной единицы) вступит в силу на следующий день после увольнения сокращаемого работника (Пример 3). Дело в том, что днем увольнения работника является последний день его работы. Следовательно, пока работник работает, его должность должна быть предусмотрена штатным расписанием.
Пример 3. Приказ об утверждении и введении в действие штатного расписания
Вопрос в тему
Если работник восстановлен в должности (а она была сокращена), в какой момент вносится в штатное расписание соответствующее изменение? Какой датой? Каким документом?
Если на момент восстановления работника ранее занимаемой им должности в штатном расписании уже нет, одновременно с восстановлением работника работодатель вносит данную должность в штатное расписание. Такую точку зрения поддерживают суды (см., например, апелляционное определение Верховного суда Республики Алтай от 25.11.2015 по делу № 33-1082/2015).
Аналогичного мнения придерживаются и контролирующие органы. На информационном портале Роструда онлайнинспекция.рф3 есть ответ, в котором сказано: в случае восстановления работника в должности на основании решения суда работодатель обязан исполнить такое решение, отказ работодателя во внесении изменений в штатное расписание в связи с восстановлением работника в должности не правомерен.
Должность вводится в штатное расписание, как правило, приказом по организации.
Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание происходит тогда, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание .docСкачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание .doc
Порядок внесения изменений
Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.
- Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
- После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
- Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
- Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.
Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.
Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.
Как часто можно вносить изменения в штатное расписание
Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.
Редактировать штатное расписания уместно при незначительных изменениях общей деятельности предприятия.
А вот если речь идет о глобальной реорганизации компании, с полной «перетасовкой» структурных подразделений, штатных единиц и т.п., то лучше не ограничиваться изменениями штатного расписания, а составить новый документ.
Период вступления в действие измененного штатного расписания
Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.
В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.
За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.
Кто пишет приказ
Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов. Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации. В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.
Основание для приказа
В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают служебные записки со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:
- дать не неё ссылку,
- указав ее номер,
- дату составления,
- автора (должность и ФИО сотрудника).
Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.
Как правильно составить и оформить приказ
Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:
- наименование предприятия,
- номер и дату составления приказа,
- основание для него,
- полный список вносимых изменений.
Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).
Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.
Как внести изменение в штатное расписание?
23.06.2020 распечатать
Если в компании меняете перечень должностей, количество штатных единиц, оклады и надбавки, нужно обязательно внести правки в штатное расписание. В противном случае у вас возникнут проблемы с проверяющими инспекторами. Рассмотрим, что важно учесть при изменении штатного расписания.
Когда нужно вносить изменения в штатное расписание
Штатное расписание – это важный внутренний документ, который отражает структуру фирмы, штатную численность и систему оплаты труда.
Для оформления штатного расписания используют унифицированную форму № Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Вот ситуации, когда нужно внести изменения:
- исключение вакантных должностей при организационных изменениях в работе компании;
- ввод новых должностей и штатных единиц при расширении производства;
- сокращение штатных единиц при сокращении численности или штата;
- увеличение или уменьшение окладов работников;
- переименование должностей (подразделений).
Как внести изменения в штатное расписание
Чтобы внести в штатное расписание изменения, руководитель фирмы должен издать приказ.
Приказ доложен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части указывают основания для внесения изменений. Например: совершенствование организационной структуры, увеличение или сокращение численности работников фирмы и др.
Распорядительную часть можно оформить по выбору:
- указать изменения в тексте приказа;
- все изменения вынести в приложение к приказу, а в самом приказе дать ссылку на приложение.
Если изменения в штатном расписании связаны с сокращением штатов, в приказе должно быть указано должностное лицо, ответственное за увольнение работников по этому основанию и выплату им компенсации.
Если на фирме происходят серьезные изменения (например, реорганизация, сокращение или, напротив, расширение производства, массовое изменение должностных окладов и т. п.), целесообразно составлять новое штатное расписание, а не вносить изменения в старое. Новое расписание руководитель фирмы утверждает своим приказом.
Не забудьте, если вы меняете должность сотрудника или его оклад в расписании, то нужно изменить и трудовой договор с работником.
