Инструкция по заселению в квартиру

Плюсы и минусы бесконтактного заселения

На бесконтактное заселение сейчас переходит все больше арендодателей. 

Тому есть ряд объективных причин:

• упрощение и автоматизация процессов заселения и выселения гостей;
• экономия времени собственника, ведь гости могут заехать поздно вечером или застрять в пробке по пути к объекту;
• защита здоровья в периоды вспышек сезонных вирусных заболеваний и COVID-19.

Однако, несмотря на очевидное удобство, есть некоторые нюансы, усложняющие дистанционное взаимодействие с гостями. 

Издержки подхода: 

• нет возможности для прямого контакта с клиентами, чтобы получить обратную связь по объекту или обговорить все нюансы аренды;
• нет возможности убедиться в позитивных мотивах гостей на аренду вашего дома или квартиры.

Обе эти проблемы решаются при наличии определенного оборудования и с помощью дополнительной проработки ряда процессов. 

Совет № 1. Подготовьте максимально подробные шаблоны текстовых сообщений для гостей, добавьте в них подсказки по заселению и все правила аренды. Пусть шаблоны всегда будут у вас под рукой.

Совет № 2. Для защиты имущества всегда берите залог за аренду. Если арендодателю необходима расписка, можно договориться о встрече. Все переговоры по залогу ведите в переписке, это обезопасит вас от мошеннических действий и позволит быстро восстановить историю взаимодействия с гостем.

Как выглядит стандартная схема самозаселения:

1. При отправке заявки гость вносит предоплату для подтверждения бронирования вашего дома или квартиры.
2. За один день до заезда гость получает пошаговую инструкцию по заселению.
3. В день заезда гость следует инструкции и вводит нужный код домофона, чтобы попасть в подъезд.
4. Гость берет ключи в почтовом ящике, указав код на замке, или поднимается на необходимый этаж, находит нужную квартиру и видит специальный кейбокс рядом с дверью (подробности ниже). Он вводит код из инструкции и попадает внутрь. 
5. При заселении владелец напоминает гостю об оплате оставшейся части от суммы бронирования и присылает ему заранее основные правила проживания и ответы на распространенные вопросы (где посмотреть пароль Wi-Fi, где находится утюг, есть ли в квартире фен и др.).
6. В день перед выездом арендодатель уточняет у гостя время выселения и отправляет ему письмо с инструкцией о том, как оставить ключ.

О технической стороне вопроса

Как гостю самостоятельно попасть в подъезд

Способ № 1. Обратитесь в компанию, обслуживающую ваш домофон. Уточните, есть ли возможность по вашему письменному запросу получить информацию о коде домофона для доступа без ключей. Для этого нужно быть владельцем квартиры или быть в ней прописанным. 

Способ № 2. Приобретите модуль автоматического открывания домофона по номеру квартиры, в народе его называют «автовахтер». Стоит это чудо техники от 1000 до 2000 рублей, найти его можно на маркетплейсах.  

Это устройство подключается в вашей квартире вместо установленной домофонной трубки. Оно представляет собой небольшую плату, которую нужно соединить с проводами в домофонном аппарате. Инструкции по подключению можно найти в интернете. 

Как работает модуль автоматического открывания домофона? Когда кто-то будет вводить номер вашей квартиры на домофоне, прибор будет имитировать подъем трубки, и подъездная дверь автоматически откроется.

Как гостю самостоятельно попасть в квартиру

Способ № 1. Кодовый замок на почтовый ящик. 

Такой замок вкручивается в ваш почтовый ящик вместо ячейки под ключ. Его можно купить на любом маркетплейсе.

Стоимость подобных устройств: от 300 до 1000 рублей.

Способ №2. Кейбокс. 

Кейбокс — это небольшой кодовый замок с ячейкой под ключи, который размещается на стене рядом со звонком или у двери при входе в частный дом. Этот предмет также можно найти на любом маркетплейсе.

При сдаче загородного дома или дачи в аренду можно использовать два кейбокса: один для проникновения во двор, второй — для получения ключей от дома.

Стоимость подобных устройств: от 800 до 2000 рублей.

Применяя оба эти способа, собственник действует по одной схеме: 

• оставляет ключи от квартиры в почтовом ящике или кейбоксе;
• закрывает почтовый ящик или кейбокс;
• закрывает замок с помощью сброса/механической скрутки кода;
• сообщает код будущему гостю. 

Совет № 1. При выборе устройств для хранения ключей отдавайте предпочтение тем, на которых четко прорисованы цифры, чтобы гость не ошибся при наборе необходимого кода. И обязательно храните коды в надежных местах, чтобы не пришлось взламывать замок.

Совет № 2. Для безопасности вашего имущества рекомендуем обновлять комбинацию цифр в коде после каждого выезда гостей. Так в сдаваемый дом или квартиру смогут попасть только новые арендаторы. Но важно не запутаться и каждый раз отправлять обновленный код каждому новому гостю.

Совет № 3. После организации бесконтактного заселения в вашей квартире расскажите об этом в своем объявлении на Циан. Возможность быстрого заселения без личной встречи привлечет больше звонков и сообщений от потенциальных арендаторов.

Заключение

Организация бесконтактного заселения при сдаче недвижимости в аренду — простой и незатратный процесс. Расходы составят от 2100 до 5000 рублей. За эту сумму можно значительно сэкономить свое личное время на заселение гостей. Особенно если ваша недвижимость, которую вы сдаете, находится далеко от места проживания или работы. 

А чтобы еще больше упростить взаимодействие с арендаторами, можно подключить календарь бронирования на Циан. С его помощью пользователи Циан без дополнительных вопросов и сообщений смогут увидеть свободные для бронирования даты и быстро принять решение о бронировании вашей квартиры. 

Как подключить календарь бронирования на Циан

Как подготовить квартиру к запуску краткосрочной аренды: пошаговые действия и чек-лист готового к сдаче объекта

Источник: Авито

Евгений Корнеев
Собственник и управляющий недвижимостью

— Город: Москва
— В собственности: 5 объектов
— Прибыль: 400 000 рублей в месяц
— Средняя загрузка объектов: 88%

Пять лет назад я купил квартиру в Сочи, чтобы отдыхать там со своей семьей, а в остальное время — сдавать её в аренду. Через несколько лет мы с женой занялись арендой как полноценным бизнесом. Мы купили и подготовили к сдаче ещё 4 квартиры: в Москве, Подмосковье и в грузинском курортном Батуми.

Чётко отлаженная схема подготовки квартир к аренде позволила нам сделать бизнес успешным: на сегодня средняя загрузка наших объектов в Москве составляет 95% в месяц, в курортных городах — до 100% в сезон и 75% в несезон. В этой статье расскажу, что нужно сделать, чтобы подготовить квартиру к запуску в посуточной аренде.

Шаг 1. Обставить и укомплектовать квартиру

Обстановка квартиры в посуточной и долгосрочной аренде сильно отличается. Долгосрочным арендаторам не нужны предметы повседневного обихода: если человек въезжает в квартиру, в которой будет жить несколько лет, он привезёт свои подушки и одеяла, посуду и мелкую бытовую технику, купит полотенца и постельное бельё. Даже набор мебели в арендованной квартире может быть минимальный, ведь часто люди переезжают со своим диваном или комодом. В краткосрочной аренде наоборот: нужно подумать за гостя, что ему может пригодиться.

Мы обустроили свою первую квартиру в Сочи так, чтобы нам самим было удобно приезжать туда на отдых. Поэтому составить чек-лист комплектации для посутки нам было несложно. Сначала мы внесли в список всё, что делали для себя, а потом оставили в нём только самое необходимое.

— Постельные принадлежности, полотенца. Я советую выбрать хорошие гипоаллергенные подушки и одеяла, ведь внезапная аллергия может стать причиной досрочного выезда гостя.

— Предметы личной гигиены. Мыло и шампунь можно использовать либо одноразовые, либо разлить их в практичные дозаторы. А вот положить просто кусок мыла в мыльницу — плохая идея, потому что оно теряет свою презентабельность уже после первого мытья рук.

— Сушилка для одежды, гладильная доска, утюг. Они могут пригодиться тем, кто снимает квартиру в командировке. Важно, чтобы эти вещи не были на виду, но при этом гость легко мог их найти. Например, мы убираем все предметы быта в ящик для хранения в кровати с подъёмным механизмом и оставляем на видном месте информацию, что полезного есть в квартире и где это лежит.

— Посуда для приготовления еды, тарелки и столовые приборы. Для гостя квартира ненадолго станет домом, а мы привыкли, что дома можно готовить.

Интерьер квартиры для посуточной аренды может быть лаконичным, если аудитория непритязательна или приехала просто переночевать. Но если в вашу квартиру приезжают на отдых, гости начинают сравнивать её с курортными отелями, поэтому важно уделить внимание интерьеру: в нём должны быть красивые детали, уникальные предметы, яркие, запоминающиеся мелочи.

Когда готовили апартаменты в Батуми, мы ездили по Грузии и Турции в поисках красивых вещей для интерьера. Например, купили дизайнерский шкаф без створок: он не только помогает ничего не забыть при выселении, но и запоминается гостям настолько, что они просят прислать им адрес магазина. Ещё поставили на балконе марокканский столик — гости любят за ним фотографироваться.

Яркий уникальный интерьер решает сразу две задачи. Во-первых, он вызывает у гостей сильные эмоции и они запоминают вашу квартиру — это повышает шансы, что в следующий раз эти люди вернутся к вам снова. Во-вторых, объявления с фотографиями красивой квартиры привлекают новых клиентов: из нескольких десятков похожих объявлений человек выберет то, в котором интерьер ярче.

Шаг 2. Наладить отношения с соседями

Вопрос с соседями лучше решить сразу, ещё до того, как к вам заехали первые гости. Мало кому из постоянных жильцов дома понравится, что квартира по соседству будет сдаваться посуточно, потому что это риск шумных вечеринок по ночам, дебошей в подъезде и просто подозрительных лиц. Конфликтные ситуации у гостей с соседями рано или поздно будут, поэтому собственнику стоит наладить отношения с жильцами дома сразу. Для этого можно договориться о двух простых вещах.

— Отдавать соседям штраф, если гости нарушили правила проживания. При заселении мы предупреждаем гостей о штрафах за порчу имущества и нарушение правил проживания. Компенсацию за испорченное имущество мы оставляем себе. А вот если гости, например, закатили шумную вечеринку, то мы взыскиваем с них штраф и отдаём его соседям: для нас здесь убытка никакого, а жильцы дома становятся гораздо лояльнее.

— Попросить соседей жаловаться лично вам. Я оставляю соседям свой номер телефона и прошу звонить, если гости шумят в неустановленное время. Это повышает уровень доверия к нам со стороны постоянных жильцов дома — они чувствуют, что мы беспокоимся об их комфорте.

Как показывает моя практика, такие звонки бывают нечасто: даже соседка по площадке в Сочи, человек старой закалки, звонила всего несколько раз. Но с моим номером в своей записной книжке она стала лояльнее к идее аренды квартиры по соседству с ней, хотя изначально была настроена очень негативно.

По нашему опыту с соседями нужно дружить. Это не только избавит от конфликтов с ними и разборок с участковым, но и поможет вам вовремя узнавать о возможных проблемах с гостями, ведь жильцы дома всегда начеку.

Шаг 3. Подобрать персонал

Перед запуском посуточной аренды важно понять, какой персонал вам нужен и по какой схеме вы будете с ним работать. Например, нужен ли администратор на входящие заявки или вы будете заниматься этим сами? Нанять встречающего или организовать бесконтактное заселение? Заказывать клининг или самим найти персонал для уборки? Вот каких сотрудников рекомендую искать для запуска объекта в посуточную аренду и в каком формате с ними работать.

— Администратор. Он составляет и размещает объявления, принимает звонки, оформляет брони, покупает всё необходимое в квартиру. Если в собственности находится 2–3 объекта, собственник вполне может справиться с управлением сам — было бы время и желание. Если объектов больше, лучше дополнительно нанять администратора.

Я пришёл к выводу, что с пятью квартирами в посуточной аренде смогут управиться два администратора — в нашем случае это мы с женой. При этом у нас обоих есть основная работа, арендой мы занимаемся в свободное время. Я размещаю объявления, общаюсь с гостями, жена ведёт бухгалтерию и занимается хозяйственными вопросами.

— Встречающий. Нужна ли должность встречающего, зависит от того, в каком ценовом сегменте находится ваше предложение по аренде. Если это дорогое жильё, гостей должен встречать либо хозяин, либо администратор. Если это средний сегмент, то ключи может передавать и забирать у гостей уборщица.

Встречающий не понадобится, если организовать бесконтактное заселение — такой вариант уместен для любого сегмента жилья. Есть разные варианты, как передавать гостям ключи. Например, на объекте в Сочи мы установили надёжный сейф в подъезде: перед заселением сообщаем гостям код, и они сами забирают ключи от квартиры. А ключи от апартаментов в Батуми находятся на ресепшене апарт-отеля. Также можно установить кодовые замки, тогда необходимость передавать ключи гостям отпадет. Например, в нашей московской квартире сразу три кодовых замка: на калитке во двор, на двери, ведущей на этаж, и в самой квартире — это и безопасно, и удобно.

Мы перешли на бесконтактное заселение в период пандемии и решили сохранить эту схему — она оказалась удобной для всех. Для нас это сокращение административной нагрузки и оптимизация расходов на персонал, для гостей — гибкое время заселения. Я сообщаю, когда квартира будет готова, а они сами выбирают время заезда — нам не надо договариваться о передаче ключей, мы не зависим друг от друга. Основной минус — для некоторых гостей это непривычно, и они задают много вопросов. Приходится долго разъяснять, где взять ключи и как попасть в квартиру.

— Клининг-менеджер. Здесь есть два варианта: простой и дешёвый.

Простой вариант — заключить договор с клининговым агентством, которое будет присылать персонал для уборки, замены постельного белья и полотенец, стирки. Проблема в том, что нет страховки от плохой уборки. Максимум, что в таком случае может агентство, — дать скидку на следующий клининг.

Дешёвый вариант — найти уборщиков самостоятельно через сайты трудоустройства. В этом случае придётся потратить время на собеседования, а потом следить, как работает сотрудник. Например, качество уборки может быть высоким в начале, когда человек хочет, чтобы его наняли, но заметно ухудшиться спустя несколько месяцев. Тогда придётся снова тратить время на подбор нового сотрудника. Но эти административные усилия себя оправдывают, когда удаётся найти подходящих людей. По моему опыту, «своя» уборщица обходится на 20–30% дешевле услуг клининга.

Уборщицам, которых я нанял сам, можно поручить дополнительные задания, например, они помогают мне проводить видеоинспекцию квартиры после выезда гостей. Мы созваниваемся по видеосвязи, проходим по квартире, смотрим, всё ли в порядке, ничего ли не сломано, не нужно ли что-то докупить. Такое не получится с сотрудниками клининга.

Коротко: что сделать перед запуском квартиры в посутку

Укомплектовать квартиру

— Постельные принадлежности, полотенца
— Посуда, столовые приборы
— Предметы для ухода за одеждой
— Предметы личной гигиены
— Детали интерьера

Наладить отношения с соседями

— Объяснить, на каких условиях сдаётся квартира
— Компенсировать им моральный ущерб в случае шума и дебошей за счёт штрафов с гостей
— Оставить номер телефона и оговорить, в каких случаях нужно звонить хозяину квартиры

Подобрать персонал

— Администратор. Его роль может выполнять собственник, если во владении 2–3 объекта.
— Встречающий. Вместо него можно организовать бесконтактное заселение.
— Клининг-менеджер. Это может быть сотрудник клининговой компании или нанятый вами уборщик.

Многие владельцы жилья начали применять бесконтактное заселение: гость приезжает и заселяется сам, без встречи с хозяином, администратором или горничной. Выезд гостя тоже проходит без участия с вашей стороны.

Рассказываем, как добавить пункт о бесконтактном заселении в свои объявления, как работает этот способ приема гостей и в чем его преимущества.

Как указать возможность бесконтактного заселения в объявлениях

Если вы предлагаете гостям самостоятельное заселение, теперь это можно отметить в объявлениях на Суточно.ру. Зайдите в Мои объекты, выберите нужное объявление и нажмите «Редактировать описание». В блоке «Доступность» поставьте галочку рядом с пунктом «Бесконтактное заселение» и сохраните изменения.

Плюсы бесконтактного заселения

1. Вам и вашим помощникам не нужно постоянно ездить, встречать и провожать гостей. Вы сэкономите время, а также сократите расходы на зарплату сотрудников.

2. Это удобно самим гостям: они могут приехать и уехать в любое время, в том числе ночью, рано утром или поздно вечером.

3. Бесконтактное заселение популярно во время пандемии, поскольку люди стараются избегать лишних контактов.

Способы бесконтактной работы с гостями

1. Дистанционное выселение. Когда гость уезжает, он сам закрывает квартиру и кладет ключ в ваш почтовый ящик. Широко известный способ, но работает он только при выезде.

2. Кейбокс. Гость приезжает к дому, набирает код квартиры на домофоне, и дверь в подъезд открывается за счет специального чипа. Потом подходит к квартире и вводит код для кейбокса, в котором лежит ключ (код вы отправляете гостю заранее). Кейбокс открывается, гость берет ключ и заходит в квартиру. При выезде он просто закрывает дверь и кладет ключ обратно.

3. Электронные замки. Дверь в подъезд открывается по чипу, как и в предыдущем случае, а для открытия квартирной двери гость использует код, который вы сами ему высылаете. После выселения код сбрасывается, а для следующих гостей уже действует новый.

Как это работает на практике

Мы поговорили о бесконтактном заселении с Алексеем Банкиным, владельцем управляющей компании FlatHome24, соучредителем и руководителем Ассоциации сервисных апартаментов.

– Алексей, каковы основные плюсы бесконтактного заселения?

– В первую очередь это экономит время арендодателя, т.к. гости часто опаздывают к назначенному времени. А если у вас несколько объектов, то вы задержитесь на следующее заселение, потом на следующее — и так далее.

Также это сокращает расходы на зарплату сотрудников. Один администратор может обслуживать больше объектов, тем самым не нужно привлекать к работе несколько человек. А еще это забота о безопасности: в сегодняшней ситуации чем меньше контактов, тем лучше.

– А в чем преимущества для гостя?

– Если вы сдаете жилье в многоквартирном доме, гость не может взять и приехать без согласования: он просто уткнется в закрытые двери. А при бесконтактном заселении такой проблемы нет: гость сам решает, когда и во сколько он заедет. И при этом он уверен, что объект доступен всегда.

Также можно заселиться при незапланированном прибытии. У нас были случаи, когда человек стоит около дома, звонит нам — и уже через 5 минут он заселен.

– Какие технические решения вы используете?

– Мы тестировали две системы, с электронными замками от двух разных компаний. В итоге остановились на одном варианте.

Это электронный замок, который ставится на входную дверь. Его можно открыть несколькими способами: через веб-интерфейс, по коду, через bluetooth, магнитной картой и обычным металлическим ключом. Замок не зависит от электричества и работает даже при отключении света.

Удобство в том, что это не просто замок, а целый комплекс. Работает он так: вы отправляете гостю ссылку, он переходит по ней, читает договор-оферту, верифицируется по принципу каршеринга (фото паспорта, селфи с паспортом) и отправляет свои данные вам на проверку. После этого вы скидываете ему ссылку на оплату и код для открытия двери. Срок действия кода равняется сроку проживания клиента: например, с 17:00 четверга до 12:00 субботы. После окончания срока код аннулируется.

А дверь в подъезд открывается по чипу в домофоне: к этому чипу присоединяются провода от домофонной трубки.

– Как решаете вопрос с оплатой и залогом?

– При бронировании гость оплачивает первые сутки проживания, а после заселения переводит остальную сумму и залог. Это снимает страх обмана. Залог возвращается в течение суток с момента выезда, после того как мы проверим квартиру. Гости реагируют на это адекватно.

– Как подписать договор с клиентом при бесконтактном заселении?

– При верификации в системе гостю предлагается договор-оферта. Для последующих заездов этого человека верификация уже не требуется, данные о клиенте сохраняются у нас в системе.

– Как гости воспринимают возможность бесконтактного заселения? Как быть с теми, кто категорически против?

– В большинстве случаев гости воспринимают это хорошо. Отказы бывают крайне редко, в основном потому, что люди боятся обмана. Но эти вопросы можно решить: мы предлагаем сначала зайти в квартиру, всё там осмотреть — и уже после этого переводить деньги за проживание. Есть небольшие опасения, что гость что-то заберет и уйдет, но таких случаев еще не было.

Если человек категорически против, тогда используем традиционное заселение с нашим сотрудником. Но за тот год, что мы пользуемся этой системой, у нас уже сложился пул постоянных гостей, которым нравится бесконтактное заселение. И они бронируют только у нас, т.к. с нами чувствуют себя свободными.

– Что делать, если гость причинит ущерб жилью и самостоятельно выселится?

– Система дистанционного заселения уже на этапе верификации отсеивает сложных людей: мы всегда можем отказать клиенту, если изначально видим в нем потенциальные проблемы.

А в случаях, когда гость заселяется, он в течение часа проверяет состояние квартиры: если есть какие-то претензии, он делает подтверждающие фотографии и присылает их нашему менеджеру. Всё как в каршеринге: если принял квартиру, значит всё хорошо, а все остальные проблемы на тебе. Всё больше людей знают эту систему и адекватно на нее реагируют. Бывает, что разбивают стакан и сами оставляют деньги на столе с извинениями.

При этом мы всегда берем залог за сохранность имущества. Он покрывает возможный ущерб — полностью или частично. Ведь от ущерба никто не застрахован, ни при контактном, ни при бесконтактном заселении.

ЗадачаО чем думают туристы, оказавшись в чужом городе? Правильно, о том, где им жить. Если ваш бизнес связан с размещением гостей города, важно проявить о них заботу, чтобы они захотели вернуться или дали рекомендации знакомым. Перед нами стояла задача — максимально просто и наглядно сделать видеоролик-инструкцию о том, как заселиться в квартиру

РешениеПришли к решению, что лучшим будет записать видеоролик, где руководитель сам показывает клиенту все тонкости и нюансы заселения, как бы ведя его за собой. Такой формат выгоден компаниям, оказывающим услуги населению. Благодаря ему подчеркнута важность клиента, забота о нем и небезучастность руководства компании в процессе предоставления услуг. По сценарию руководитель не только рассказывает, как попасть в квартиру, но и говорит о том, как добраться до центра города, что еще раз подчеркивает его заботу о гостях и желание им помочь.

РезультатКомпания отправляет видеоролик всем своим клиентам накануне заселения. Это облегчает им поиски нужной квартиры, помогает сориентироваться в новом месте, снимает лишнее напряжение. По статистике большинство гостей снимают апартаменты по рекомендациям, отмечают высокий уровень сервиса компании, сами готовы повторно воспользоваться её услугами.