Инструкция по ведению справочника номенклатуры - Инструкции, руководства, мануалы

Одной из причин возникновения проблем при ведении учёта в бухгалтерских программах является дублирование позиций в справочниках. Например, если один менеджер завёл в справочнике позицию «Кухонный стол», а другой менеджер, не найдя данную позицию, создал новый элемент справочника — «Стол кухонный», то сразу же начинаются небольшие проблемы по 41 счёту. А поскольку таких дублирующих позиций в справочниках со временем становится всё больше — десятки и даже сотни, — небольшие проблемы однажды перерастают в одну большущую головную боль. Как итог:

«разбухают» справочники, что сказывается на скорости работы программы (особенно это заметно, когда в программе работает много пользователей, а базы хранятся на файловом сервере);
«разбухают» отчёты, увеличивается время, необходимое для их формирования. Как следствие, растёт расход бумаги и опять же падает скорость работы программы при многопользовательском режиме;
перестают нормально закрываться или, как говорят современные бухгалтера, «схлопываться» счета. Появляются проблемы с зачётом авансовых платежей. Себестоимость продукции и работ рассчитывается неверно;
появляются проблемы при инвентаризациях. Становится сложно отследить реальные остатки товарно-материальных ценностей на складах.

И это ещё не полный список всех напастей.

Как избавиться от всех этих проблем? Способ есть только один — разработать единую инструкцию по заполнению справочников для всех пользователей программы и ввести её в действие приказом по предприятию. Круг лиц, имеющих право заводить в справочники новые позиции, должен быть сведён до минимума, а за нарушение инструкции должна быть предусмотрена ответственность.

Общие правила написания наименований в справочниках

При записи наименований в справочниках следует руководствоваться давно выработанными и зарекомендовавшими себя на практике правилами:

запись наименования материала, номенклатуры, объекта должно начинаться с существительного, за которым следуют прилагательные, характеризующие данный объект. Например: «Краска масляная белая»;
порядок следования характеристик (то есть прилагательных) в наименовании необходимо чётко регламентировать. Например, пусть сначала идёт прилагательное описывающее материал, из которого изготовлен объект, потом — прилагательное описывающее назначение объекта, затем — прилагательное, описывающее визуальные характеристики объекта (форма, цвет и т.п.). Например: «Лак акриловый мебельный бесцветный»;
марка или модель продукта должна указываться, по-видимому, где-то рядом с технологической характеристикой или вместо неё. Например: «Эмаль ПФ-115 для дерева и металла белая». Приводимые в наименованиях буквенные, цифровые и буквенно-цифровые обозначения типов, видов, марок продукции должны соответствовать установленным в стандартах и ТУ;

Примечание: В наименованиях, включающих сочетание прилагательного с существительным в косвенном падеже должен сохраняться прямой порядок слов. Например: «Приставка к театральным осветительным приборам». Неправильным будет вариант: «Приставка к приборам осветительным театральным».

название объекта учёта или группы объектов всегда должно начинаться с заглавной буквы. Все остальные буквы в названии должны быть строчными (маленькими), за исключением букв, используемых при записи моделей, марок, названий предприятий и некоторых аббревиатур. Регистр символов, как правило, не влияет на сортировку элементов в справочнике, но соблюдение данного правила сделает справочник и отчёты, формируемые на основании данного справочника, более удобочитаемыми;
в названиях следует использовать только общепринятые сокращения и аббревиатуры. Список таких сокращений следует утвердить в инструкции для пользователей. Если какое-то слово решили записывать в сокращённом виде (например, «г/п»), то полная форма записи этого слова (то есть «грузоподъёмностью») в наименованиях использоваться не должна. Не должно в справочнике наименование «Кран-балка г/п 10 т» соседствовать с наименованием «Кран-балка грузоподъёмностью 12 т», так как это нарушает порядок сортировки элементов справочника;
следует избегать использования в названии объекта знаков препинания: тире, точек, запятых и т.п. Необходимо определиться также с использованием внутренних кавычек в названиях организаций, ведь название можно записать двумя способами:

ООО "Компания 'Металлинвест'"

или

ООО "Компания "Металлинвест"

в наименовании недопустимо использование лишних пробелов. Мне не однажды приходилось наблюдать, как сотрудники со слабым зрением специально вставляли между словами в наименованиях по два-три пробела (дескать, так лучше видно). Для многих пользователей пробел — это пустое место, а для компьютера пробел вообще-то является символом машинного алфавита, и этот символ учитывается при сортировки наименований в справочнике. На рисунке ниже хорошо видно, как сотрудник Иванов Сергей Петрович, который должен стоять в конце списка, «всплыл» в начало списка из-за лишнего пробела между фамилией и именем. И это, кстати, одна из причин появления дублирующих позиций;

при указании марок и моделей продукции иностранного производства должны использоваться соответствующие латинские символы. Не должны в справочнике соседствовать русскоязычный и англоязычный варианты наименований, например, «Samsung» и «Самсунг». Это, кстати, является ещё одной из причин нарушения сортировки наименований в справочнике и появления дублирующих позиций;
каждый пользователь должен знать, что при сортировке наименований в справочниках компьютер использует не только буквенные, но и прочие символы. Машинный алфавит начинается с символа пробела, следом идут символы знаков препинания, затем — цифры от 0 до 9, потом — латинские буквы от A до Z, а завершается этот алфавит русскими буквами от А до Я.

Примечание: На практике часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда объект, название которого начинается на букву «С», в справочнике располагается выше объектов, чьи названия начинаются на «А» (см. рис. ниже). Подобное происходит, когда сотрудник, вводя название, не сразу замечает, что у него включена английская раскладка клавиатуры. Раскладку он меняет и стирает все английские символы, за исключением первого символа «С». Слово визуально получается русским, а на самом деле там смесь латинского «си» и русских букв. И поскольку в машинном алфавите латинские буквы предшествуют русским, мы имеем то, что показано на рисунке.

Другие статьи по схожей тематике

Если сканер штрих-кода неправильно считывает код товара
Что такое 1С. Просто о сложном
Обновление регламентированной отчётности в «1С:Предприятие 7.7»
Обновление конфигурации «1С:Предприятие 7.7»
Как создать архивную копию информационной базы «1С:Предприятие 7.7»
Обновление КЛАДР в 1С версии 7.7

Источник

Пошаговая инструкция ввода информации о номенклатуре и ценах в линейке конфигурации ERP решений ( УТ 11.4, КА 2.4 и ERP 2.4)

Данная инструкция состоит из 3-х частей :

Часть 1. Организация справочника Виды номенклатуры
Часть 2 . Организация справочника номенклатуры
Часть 3. Организация цен номенклатуры

Часть 1. Организация справочника Виды номенклатуры

1.1 Разделять информацию о товарах, услугах и работах

Информация о том, что именно регистрируется в справочнике Номенклатура – товар, услуга или работа, определяется указанным для номенклатурной позиции типом. Тип номенклатуры заполняется в справочнике Виды номенклатуры.
Перед началом ввода информации о конкретных товарах, услугах или работах в справочнике Виды номенклатуры должна быть обязательно зарегистрирована информация о видах номенклатуры с указанными типами Товар, Услуга и Работа.
Возможность ведения нескольких видов номенклатуры определяется установленным флажком (функциональнойопцией) Множество видов номенклатуры в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов –Номенклатура – Разрезы учета.
Справочник Виды номенклатуры заполняется в разделе НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры.

Рис. 1. Указание типа номенклатуры

При вводе информации о номенклатурной позиции необходимо указать, к какому виду она относится. В соответствии с этим видом номенклатурной позиции будет определен тип номенклатурной позиции: Товар, Услуга, Работа.
Дополнительно в справочнике номенклатуры может быть зарегистрирована возвратная тара. О том, как ввести информацию о таре, рассказано во второй части этой инструкции , где показывается как ввести информацию о том, что упаковка, в которой принимается или отгружается товар, должна быть возвращена.
Дополнительно к этим видам номенклатуры предусмотрена возможность использования наборов. Наборы используются для оформления продажи комплектов товаров без предварительной сборки. Более подробно об использовании наборов будет рассказано в другой статье Работа с комплектами и комплектующими по материалам из диска ИТС

1.2 Использовать свойства товаров для получения дополнительной аналитической информации о товарах в отчетах .

Список свойств, которые могут быть введены в программу, не ограничен. Для каждого вида номенклатуры можно ввести свой набор дополнительных свойств (дополнительных реквизитов и сведений), который его характеризует. Используя дополнительные виды номенклатуры (а не только «товар», «услуга», «работа», «тара»), можно для различных групп товаров (видов номенклатуры) создавать свои наборы дополнительных свойств. Новый набор дополнительных свойств, в который можно включить любое количество свойств, автоматически создается при вводе информации о новом виде номенклатуры. Эту информацию в дальнейшем можно использовать в любых отчетах в качестве дополнительного аналитического признака. Информацию о свойствах можно ввести в виде дополнительных реквизитов. В этом случае информация автоматически появится в карточке товара, и пользователю будет удобно ее заполнять. Дополнительные реквизиты можно использовать не только для анализа данных, но и в качестве параметров дополнительного отбора в списке и при подборе номенклатурных позиций. Также дополнительные реквизиты можно использовать и для других целей, например для автоматического формирования наименования и контроля уникальности новой позиции номенклатуры. Список дополнительных сведений и реквизитов может быть введен, только если установлен флажок Дополнительные реквизиты и сведения в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Общие настройки – Дополнительные реквизиты и сведения. Пример При продаже холодильников необходимо производить дополнительный анализ по различным видам комплектации холодильников. В список Виды номенклатуры (раздел Нормативно-справочная информация) нужно добавить новый вид номенклатуры «Холодильники». Для вида номенклатуры «Холодильники» определить дополнительное свойство – Комплектация холодильника. Информация о комплектации холодильника вводится в момент регистрации записи о новом холодильнике. Поэтому нужно добавить ее как дополнительный реквизит, который будет виден в карточке номенклатуры. При записи вида номенклатуры «Холодильники» будет автоматически создан набор дополнительных свойств «Холодильники». Для добавления в этот набор свойств новых дополнительных реквизитов следует выполнить следующие действия:

Рис. 2. Добавление новых дополнительных реквизитов

1.Перейти на закладку Доп. реквизиты. 2. В появившемся диалоговом окне Дополнительные реквизиты нажать кнопку Добавить. 3. Из выпадающего списка выбрать вариант Новый для вида. 4. В появившейся форме ввести информацию о новом дополнительном реквизите Комплектация холодильника. Для нового дополнительного реквизита необходимо указать тип значения.

Рис. 3. Определение типа дополнительного реквизита

Выбор типа значения зависит от того, как будут задаваться значения для свойств номенклатуры. В нашем случае значения будут задаваться в виде текста, например: «Двухкамерный, авторазморозка», «Однокамерный, авторазморозка» и т. д. В качестве типа значения должно быть установлено Дополнительное значение. Этот тип значения установлен по умолчанию, поэтому в нашем случае изменять ничего не нужно. Список возможных значений можно заполнить при вводе нового дополнительного реквизита. В процессе работы этот список можно дополнять. В некоторых случаях значения свойств могут задаваться из других справочников, которые используются программой. Например, при использовании дополнительного реквизита Основной поставщик названия поставщиков можно задать в виде текста, а можно эти значения заполнять из справочника Партнеры. В этом случае в качестве типа значения можно использовать ссылку на справочник Партнеры. Для выбора такого типа значения требуется нажать кнопку выбора рядом с полем Тип значения. Появится список тех типов значений, которые можно выбрать. В списке нужно установить флажок около поля Партнер и нажать кнопку ОК.

Рис. 4. Выбор типа дополнительного реквизита

В качестве типа значения свойства можно использовать дату или число, а также несколько значений (так называемый составной тип данных). Более подробно о типах значений свойств можно прочитать в книге «1С:Предприятие 8. Руководство пользователя», входящей в состав документации, поставляемой с прикладным решением. Список дополнительных реквизитов будет добавлен в набор дополнительных реквизитов и сведений для товаров вида «Холодильники». То есть данный реквизит будет доступен только для тех товаров, которые относятся к виду номенклатуры «Холодильники». Нужно нажать кнопку Записать в форме вида номенклатуры. Список дополнительных реквизитов будет сохранен. Если дополнительный реквизит должен быть доступен для всех видов номенклатуры, то при добавлении нового дополнительного реквизита следует использовать команду Добавить – Общий для всей номенклатуры. Общие дополнительные реквизиты отмечаются серым (бледным) цветом. Если значения дополнительного реквизита, добавленного для одного вида номенклатуры, могут применяться для другого вида номенклатуры, то можно воспользоваться вариантом добавления Из другого набора.

Важно! Использование возможности добавления дополнительных реквизитов в качестве общих реквизитов или в качестве образца из другого набора определяется соответствующими флажками (функциональными опциями) Реквизиты и сведения с общим списком значений и Общие реквизиты и сведения в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Общие настройки – Дополнительные реквизиты и сведения. На закладке Настройки создания укажите, что при создании новой позиции необходимо контролировать заполнение дополнительного реквизита и его уникальность.

Рис. 5. Контроль заполнения и уникальности дополнительных реквизитов

После ввода дополнительных реквизитов в карточке номенклатуры для товаров, у которых указан вид номенклатуры «Холодильники», на странице Дополнительные реквизиты появятся введенные нами дополнительные реквизиты, которые пользователь будет заполнять при вводе нового товара

Рис. 6. Указание дополнительных реквизитов для позиции номенклатуры

. Эта же информация будет отображаться как обязательная к заполнению при вводе новой позиции номенклатуры данного вида.

Рис. 7. Указание дополнительных реквизитов при вводе новой позиции с использованием помощника

Для анализа данных в разрезе свойств номенклатуры можно использовать любые отчеты, в которых присутствует информация о номенклатурной позиции. Например, для сравнения прибыли, полученной от продаж холодильников разной комплектации, можно использовать отчет Валовая прибыль предприятия. Дополнительный реквизит будет автоматически добавлен в список тех реквизитов, которые доступны для анализа данных в отчете. Можно установить в отчете группировку по данному реквизиту и получить данные о выручке и полученной прибыли по холодильникам, имеющим разную комплектацию.
Пользователь может создать различные варианты отчета Валовая прибыль предприятия. В демонстрационной базе, поставляемой с прикладным решением можно посмотреть созданной пользователем настройки данного варианта отчета (вариант Анализ прибыли по различным комплектациям холодильников).

Рис 10 Варианты отчета “Валовая прибыль предприятия”.

Настройка группировки производится в отдельном диалоговом окне, которое открывается по команде Настройки в панели управления отчета. Показать работу с настройкой отчетов выходит из рамка этой пошаговой инструкции.

1.3 Использовать дополнительные реквизиты при формировании шаблона наименования товара

Для каждого вида номенклатуры можно задать шаблон, по которому будет формироваться наименование товара. Причем можно задать различные шаблоны для рабочего наименования товара и его наименования для печати.

Пример. В наименование для печати товаров, которые относятся к группе «Холодильники», должна быть включена информация об артикуле товара, марке холодильника, комплектации и производителе. Шаблон наименования для печати будем задавать для вида номенклатуры «Холодильники».

Рис. 11. Ввод шаблона наименования для товаров различных видов

Чтобы создать формулу для шаблона наименования, используется дополнительная обработка Редактирование формулы, которая открывается при нажатии кнопки Изменить.

Для того чтобы наименование для печати формировалось только в соответствии с заданным шаблоном и не было возможности редактировать его вручную, необходимо установить флажок Запретить редактирование. Следует отметить, что реквизит Марка будет доступен для ввода, если используется подсистема Управление ассортиментом (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг). После ввода шаблона наименования нужно перейти на закладку Настройки создания и выполнить команду Установить контроль заполнения реквизитов по умолчанию. Необходимо проверить, что все реквизиты, в том числе и дополнительные, из которых сформирован шаблон, указаны в качестве обязательных для заполнения при создании новой позиции номенклатуры.

При вводе нового товара, который относится к виду номенклатуры «Холодильники», нужно ввести информацию об артикуле, марке, комплектации и производителе холодильника как показано наследующей рисунке

Рис. 12. Ввод информации для формирования наименования и автоматическое формирование наименования по шаблону

Для ввода наименования достаточно нажать выделенную красным цветом кнопку . Наименование будет сформировано автоматически в соответствии с введенной информацией об артикуле, марке, комплектации и производителе холодильника. Поскольку в виде номенклатуры был установлен запрет на редактирование наименования, оно показывается бледным цветом и запрещено для редактирования пользователем.

1.4 Использовать характеристики товаров если необходимо вести количественный учет товаров в разрезе дополнительных параметров

В разрезе характеристик, в отличие от свойств, ведется количественный учет товаров.

Например, если компания торгует обувью, то ей важно иметь информацию о том, сколько можно отгрузить покупателю товара «Мужские ботинки черного цвета 42-го размера», а не просто товара «Мужские ботинки». Поскольку учет в разрезе характеристик нужен не для всех товаров, а только для товаров определенных видов, предусмотрена возможность включения/отключения ведения учета номенклатуры в разрезе характеристик для различных ее видов. Если характеристики для данного вида номенклатуры не используются, то в карточке вида номенклатуры флажок Характеристики не устанавливается.

Рис. 13. Отключение использования характеристик для вида номенклатуры

Если на предприятии не ведется учет в разрезе характеристик товаров, то использование характеристик можно отключить по всему предприятию (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разделы учета). В разрезе характеристик, в отличие от свойств, ведется количественный учет товаров. При подборе товаров в документы показываются их остатки в разрезе характеристик. При проведении документов производится контроль остатков в разрезе характеристик товаров. Фактически характеристика товара – это совокупность тех дополнительных параметров, которые характеризуют конкретный товар. Причем для каждого товара может быть задан свой набор параметров, с помощью которых будет задаваться его характеристика.

Пример .Для товара вида «Обувь» параметрами могут являться размер, цвет, полнота, тип кожи. А для товара группы «Холодильники» – габариты, объем морозильной камеры, цвет. Количество параметров, которые характеризуют товар, не ограничено и задается пользователем произвольно. Параметры для характеристик товаров задаются в виде наборов дополнительных реквизитов и сведений аналогично тому, как это делается при создании наборов дополнительных свойств товаров.

Характеристику для товара можно задать как в момент его поступления на склад – при оформлении документа Приобретение товаров и услуг, так и предварительно – в момент ввода информации о товаре. После выбора вида номенклатуры для товара автоматически определяется вариант, в соответствии с которым задаются его характеристики:

если указан вариант Не используются, то характеристики для товара задавать не нужно;
если указан вариант Индивидуальные для номенклатуры, то необходимо задать характеристики в карточке товара
если указан вариант Общие для вида номенклатуры, то новые характеристики следует вводить в справочнике Виды номенклатуры

1.4.1 Использовать вариант Общие для вида номенклатуры если они одинаковые для группы товаров

В этом случае список характеристик определяется для вида номенклатуры. В карточке вида номенклатуры следует указать, что будут назначаться характеристики, общие для вида номенклатуры.

Рис 14 Использование общего списка характеристик для всех товаров одного вида

При записи информации о виде номенклатуры будет автоматически создан новый набор дополнительных реквизитов и сведений для характеристик номенклатуры данного вида (Набор свойств). Информация о том, что для характеристик необходимо ввести дополнительные реквизиты, появится на странице Доп. реквизиты.

В список Реквизиты характеристики вводятся все те дополнительные реквизиты, которые необходимы для описания характеристики товара. Например, обувь характеризуется такими дополнительными свойствами (дополнительными реквизитами), как цвет, размер, полнота, тип кожи.

В соответствии с набором дополнительных реквизитов вводятся все возможные варианты характеристик товаров.

Наименование характеристики для товара также может быть сформировано по определенному шаблону в соответствии с заполненными дополнительными реквизитами – аналогично тому, как формируется шаблон наименования товара.

Информация об общих характеристиках для вида номенклатуры вводится в отдельном списке, который открывается при нажатии на гиперссылку Список.

Рис 16 Общий список характеристик для вида номенклатуры

1.4.2 Использовать вариант индивидуальные характеристики

если они НЕ одинаковые для для каждого товара

В программе предусмотрена возможность назначать индивидуальный набор характеристик для определенных видов товаров. В этом случае в виде номенклатуры следует указать значение Индивидуальные для номенклатуры.

Рис 17 Использование индивидуальных характеристик для товаров

Для индивидуальных характеристик номенклатуры также создается набор свойств. В этот набор можно добавить список дополнительных реквизитов, которые будут использоваться при заполнении индивидуальных характеристик. Дополнительные реквизиты следует задавать в том случае, если характеристики для товаров структурированы и по каждому параметру следует производить детальный анализ данных. Например, в предыдущем примере при задании характеристик мы использовали такие дополнительные параметры (дополнительные реквизиты), как цвет и размер. Это позволит нам производить детальный анализ остатков и оборотов различной обуви по цветам и размерам.

В то же время характеристика может быть задана в виде текстового описания, без дополнительных параметров.

Рис 18 Создание новых индивидуальных характеристик для товаров без детализации по дополнительным реквизитам

Индивидуальные характеристики задаются для каждой позиции номенклатуры в карточке номенклатурной позиции (гиперссылка Список).

Рис 19 Ввод индивидуальных характеристик для товаров

1.5 Вести учет товаров по срокам годности , серийным номерам и т. д если необходимо

Перед началом использования серий в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разрезы учета необходимо включить функциональную опцию Серии товаров.

Учет серий настраивается для каждого вида номенклатуры на каждом складе.

При вводе нового вида номенклатуры указывается вариант ведения серий Настроены для этого вида номенклатуры.

Если для товаров, которые принадлежат новому виду номенклатуры, планируется такая же политика учета серий, как в ранее введенных видах номенклатуры, то следует выбрать вариант Используется так же, как в других видах номенклатуры.

Если для вида номенклатуры применяется одна и та же политика учета серий на всех складах, то устанавливается флажок Одна для всех складов и указывается единая политика учета серий.

Рис 20 Настройка учета серий для вида номенклатуры

Предварительно в справочнике Политики учета серий (НСИ и администрирование – Классификаторы номенклатуры) заполняется информация о тех возможных политиках учета серий, которые могут применяться на предприятии.

Рис 21 Политики учета серий

Подробное описание политик учета серий приведено в книгах «Описание конфигурации» для прикладных решений.

1.6 Заполнить список тех реквизитов, по которым мы будем определять аналогичный товар

Работа с аналогами реализована на основе тех дополнительных свойств (дополнительных реквизитов), которые могут быть добавлены для позиции номенклатуры. При работе с аналогами необходимо определить список свойств, по которым мы будем искать аналоги для конкретной позиции.

Рассмотрим конкретный пример.

Фирма занимается продажей холодильников. Если запрошенного клиентом холодильника нет на складе, то менеджер предлагает клиенту аналогичный холодильник. Например, аналогичным будем считать холодильник того же качества и производителя с аналогичной комплектацией.

Список тех реквизитов, по которым мы будем определять аналогичный товар, следует указать в справочнике Виды номенклатуры на странице Фильтр по свойствам.

Рис 23 Параметры для поиска аналогичных товаров

Поиск аналогов может производиться в справочнике Номенклатура или в обработке Подбор товаров. В списке товаров следует установить курсор на нужный товар и выполнить команду Номенклатура с аналогичными свойствами.

Рис 25 Поиск аналогичных товаров

Будет автоматически установлен фильтр по тем параметрам (реквизитам), которые мы определили на странице Фильтр по свойствам, и будут показаны аналогичные товары (холодильники такого же качества, аналогичной комплектации и того же производителя).

Рис 26 Результаты поиска аналогичных товаров

Источник

Содержание:

1. Признаки хаоса в справочнике «Номенклатура» в 1С

2. Комплекс мероприятия для наведения порядка в справочнике «Номенклатура» в 1С

3. Формирование кратких и полных наименований централизованных номенклатурных позиций

1. Признаки хаоса в справочнике «Номенклатура» в 1С

На практике у многих компаний имеется проблема с ведением справочника «Номенклатура» в учетных программах 1С.

Такая проблема всегда, рано или поздно, возникает у тех компаний, которые вовремя не назначили конкретного ответственного (владельца) справочника «Номенклатура» в 1С. В этом случае подтверждается народная мудрость «у семи нянек дитя без глаза». Даже если был разработан единый классификатор видов номенклатуры, но справочник «Номенклатура» в 1С был открыт для редактирования всем пользователям, то вполне ожидаемо, что текущее состояние справочника можно оценивать как «хаос».

Признаков «хаоса» в справочнике в силу исторической «вседозволенности» может быть много:

− отсутствие группировки (классификации) номенклатурных позиций;

− излишняя детализация в наименовании номенклатурной позиции;

− многократное дублирование номенклатурных позиций, по факту отражающих одну и ту же физическую сущность закупаемой (производимой) номенклатурной позиции;

− путаница с единицами измерений (например, трубы на склад поступают в тоннах, а списываться в производство должны в погонных метрах).

Самая распространенная ситуация в отсутствие централизованного управления справочником «Номенклатура» в 1С, когда пользователи создавали элементы в справочнике исходя из наименования закупаемой позиции в накладной. Из моей практики вспоминается случай, который послужил «последней каплей терпения» генерального директора для издания им приказа о начале централизованного управления справочником «Номенклатура» в 1С, когда он увидел в справочнике наименование элемента «Метла Бабы Яги».

К компаниям, у которых справочник «Номенклатура» в 1С находится в запущенном состоянии, вполне применим принцип GIGO, который в контексте использования программы расшифровывается как «Мусор на входе, мусор на выходе». Следует предполагать, что описываемая проблема актуальна не для торговых компаний, которые к ведению справочника «Номенклатура» в 1С относятся очень ответственно, а для производственных предприятий, особенно материалоемких отраслей.

При текущем состоянии справочника «Номенклатура» в 1С в состоянии «хаоса» менеджмент компаний не может получать достоверные оперативные данные ни о закупках, ни о расходовании, ни об остатках МТР на складах с требуемым уровнем детализации и группировки.

Итак, если руководство компании поняло, что «дальше так жить нельзя» и собирается принять решение о начале централизованного управления справочником «Номенклатура» в 1С и о нормализации его текущего состояния, что в таком случае делать службе ИТ или сопровождающей компании-франчайзи?

Выскажу свое экспертное мнение, что конфигурация «MDM Управление нормативно-справочной информацией» востребована и эффективна для компаний, имеющих несколько учетных и производственных информационных систем, но избыточна для компаний, использующих единую информационную базу данных с удаленным доступом к ней филиалов.

В данной статье я попытаюсь предложить достаточно простое, но эффективное решение для централизованного управления справочником «Номенклатура» в 1С, в том числе для нормализации его текущего состояния в рабочих базах 1С без использования конфигурации MDM.

Конечно, следует понимать, что без внесения в типовую (или уже доработанную) конфигурацию системы 1С определенных доработок организовать полноценное централизованное управление справочником «Номенклатура» в 1С не представляется возможным, но за все ранее допущенные ошибки приходится расплачиваться.

2. Комплекс мероприятия для наведения порядка в справочнике «Номенклатура» в 1С

Предлагается осуществить следующий комплекс мероприятий:

1. Разработать и утвердить Регламент централизованного управления номенклатурой 1С (с этим автор статьи готов помочь) и утвердить Регламент приказом руководства компании;

2. Найти среди действующего персонала или пригласить на работу специалиста на должность «Эксперт по управлению НСИ»;

3. Настроить права доступа в рабочей базе 1С на редактирование справочника «Номенклатура» (и заодно к справочникам «Виды номенклатуры» и «Номенклатурные группы») только для Эксперта по управлению НСИ, отобрав такие права у всех остальных пользователей;

4. Предложить службе снабжения и производственной (технической) службе разработать специализированный классификатор материально-технических ресурсов организации (МТР) для своей отрасли, и для каждого вида МТР разработать перечень ключевых технических характеристик (КТХ). С очень высокой степенью вероятности такое предложение указанными службами принято не будет в силу их текущей загрузки, но официально через руководство компании предложить нужно, и официально зафиксировать отказ от такого предложения, чтобы наделить Эксперта по управлению НСИ необходимыми полномочиями и защитить его «от наездов» в будущем;

5. Все существующие позиции в справочнике «Номенклатура» в 1С перенести в предопределенную папку «АРХИВ» и создать Классификатор МТР (в определенных конфигурациях системы 1С через создание структуры иерархических папок в справочнике «Номенклатура» в 1С, в других конфигурациях – через отдельный справочник «Виды номенклатуры»). Работу по созданию Классификатора МТР должен выполнить Эксперт по управлению НСИ – это его прямая и непосредственная обязанность и зона ответственности;

6. Внести в конфигурацию программные доработки по запрету выбора элементов из предопределенной папки «АРХИВ» во все документы, отражающие закупку МТР или выпуск продукции;

7. Если в конфигурациях 1С доступен функционал использования 1С номенклатуры поставщиков, то запрет должен быть установлен для сопоставления 1С номенклатуры поставщиков с номенклатурой, находящейся в папке «АРХИВ»;

8. Если в используемых конфигурациях системы 1С функционала ведения 1С номенклатуры поставщиков нет, то в типовые документы по отражению поступления МТР ( документ Заказ поставщику, Приходный ордер на товары, документ Поступление товаров и услуг, Авансовый отчет) и при необходимости в документы выпуска продукции в табличные части перед колонкой «Номенклатура» вносится новая колонка «Наименование номенклатуры поставщика, ед. изм.» или «Наименование выпускаемой продукции»;

9. В указанные документы внести дополнительный функционал в виде кнопки «Заявка на изменение НСИ», при нажатии на которую на почту Эксперту по управлению НСИ (либо в программу ServiceDesk, если она есть и используется) ,будет поступать Заявка на изменение НСИ, если в строке документа пользователь не смог выбрать номенклатуру из Классификатора МТР или сопоставить такую номенклатуру номенклатуре поставщика (как мы помним, выбор номенклатуры из папки «АРХИВ» уже запрещен) с печатной формой (лучше в формате Excel), в которой будут видны реквизиты документа (вид документа, номер и дата документа) и строки документа с полным наименованием;

10. Выбрать день «Х» для «захвата власти» в деле централизованного управления Номенклатурой 1С, то с этого дня все пользователи программы 1С, которые по своим служебным обязанностям заполняют документы по поступлению МТР (выпуску продукции) должны либо сопоставить закупаемую 1С номенклатуру поставщика с номенклатурой по классификатору, либо вписать от руки полное наименование закупаемой позиции, как оно указано в документе от поставщика + указать единицу измерения;

11. Документы поставки МТР (выпуска продукции), в табличных частях которых не заполнена колонка «Номенклатура», не должны проводиться (в конфигурацию должен быть добавлен соответствующий программный запрет). По каждому такому документу, в котором хотя бы в одной строке не заполнено значение в колонке «Номенклатура», Эксперту по управлению НСИ должна поступить Заявка на изменение НСИ;

12. Эксперт, получив указанную заявку, в режиме реального времени должен в рабочей базе 1С выбрать (создать) централизованный элемент в справочнике «Номенклатура» в 1С, отвечающий требованиям Регламента, и подставить его в нужную строку документа в колонку «Номенклатура». После заполнения всех строк в документе по колонке «Номенклатура», и записи документа Заявителю направляется извещение об исполнении Заявки;

13. Пользователь, получивший извещение об исполнении Заявки на изменение НСИ, повторно открывает документ, визуально проверяет корректность указанных Экспертом номенклатурных позиций, заполняет недостающие реквизиты документа (в т.ч. количество и цену) и проводит документ.

3. Формирование кратких и полных наименований централизованных номенклатурных позиций

Выполнение рекомендуемых мероприятий реально позволит навести требуемый порядок в справочнике «Номенклатура» в 1С без нарушения текущих производственных процессов, можно сказать, что «революция будет бескровной».

В завершение приведу выдержки из Регламента централизованного управления номенклатурой 1С, который после его утверждения должен неукоснительно соблюдаться, а установленные программные запреты в рабочих базах 1С не позволят его нарушить. При этом на основании утвержденного Регламента критикам нужно отвечать на латыни «Dura lex, sed lex», что означает «Закон суров, но это закон».

Централизованное управление справочником «Номенклатура» в 1С вводится в целях повышения эффективности контроля за закупками и использованием МТР, работ и услуг, на основе упорядоченной классификации в учете поступления номенклатурных позиций МТР, работ, услуг от поставщиков. Упорядоченная классификация номенклатурных позиций будет использоваться при группировке данных в управленческих отчетах по закупкам МТР, работ и услуг, и остаткам МТР, а также в стандартных бухгалтерских отчетах.

Права на редактирование справочника «Номенклатура» в 1С (добавление, изменение и установка пометки на удаление папок и элементов) предоставляются исключительно сотрудникам службы НСИ. Всем остальным пользователям редактирование справочника «Номенклатура» в 1С запрещается. При возникновении потребности в редактировании справочника (добавлении элемента, изменении элемента или пометки элемента на удаление) направляется заявка по электронной почте в Сервис-деск.

В качестве базовой единицы измерения для материальных номенклатурных позиций указывается та единица измерения, в которой материал отпускается со склада. Для всех дополнительных единиц измерения, в которых материал указывается в документах поставщиков, назначается коэффициент пересчета по отношению к базовой единице измерения. В справочник «Номенклатура» в 1С коэффициент пересчета вносится сотрудниками службы НСИ либо по данным форм КТХ, либо определяется самостоятельно при необходимости запрашивая консультации у подразделения, ответственного за классификацию вида МТР. Использование дополнительных единиц измерения, для которых не определен коэффициент пересчета по отношению к базовой единице измерения, запрещается.

Закупаемые номенклатурные позиции по прайс-листам поставщиков (спецификациям к договорам закупок) соотносятся с централизованными номенклатурными позициями по принципу «Многие к одному». Данный принцип означает, что централизованная номенклатурная позиция не обязана однозначно соответствовать наименованию закупаемой позиции, указанной в документе поставки, а служит для целей группировки и классификации закупаемых позиций МТР, работ или услуг. Поэтому при вводе в учетную систему документов по учету закупки МТР, работ или услуг, в строке учетного документа должна выбираться централизованная номенклатурная позиция и в отдельном поле указываться наименование 1С номенклатуры поставщика.

Если для определенного вида (подвида) МТР решено использовать ключевые технические характеристики (далее – КТХ), то номенклатурные позиции в паках справочника «Номенклатура» в 1С для таких видом МТР создаются исключительно на основании данных в разработанных и утвержденных формах КТХ. Правила разработки форм КТХ описываются в следующем разделе Регламента.

Если для определенного вида (подвида) МТР решено не разрабатывать КТХ, подходы к агрегированию (укрупнению) наименований номенклатурных позиций являются прерогативой сотрудников службы НСИ с использованием принципа максимального возможного агрегирования (укрупнения) централизованных номенклатурных позиций без потери существенных отличительных параметров, подходы к выбору каковых опять же являются исключительной прерогативой сотрудников службы НСИ. При этом, если у сотрудника службы НСИ при определении подходов к агрегированию конкретной закупаемой позиции появляется сомнение в том, что наименование централизованной позиции не будет исчерпывающим образом удовлетворять запросам подразделений, обращающихся к данной номенклатурной позиции в справочнике «Номенклатура» в 1С, наименование централизованной номенклатурной позиции будет формироваться в соответствии с наименованием закупаемой позиции в документе поставщика.

Формирование заявок в службу НСИ на поиск требуемых централизованных номенклатурных позиций для классификации всего перечня закупаемых Обществом МТР, работ и услуг, осуществляется в программе 1С сотрудниками, ведущими учет закупок в 1С (кладовщики, бухгалтера, только в части принятия к учету первичного документа, в котором не указан код централизованной номенклатуры напротив 1С номенклатуры поставщика) непосредственно из документов по учету закупок, создаваемых в рабочей базе программы 1С, чем обеспечивается максимально возможное сокращение трудозатрат на создание заявок. «Привязка» заявок к конкретным документам по учету закупок в рабочей базе программы 1С позволяет сотрудникам службы НСИ исполнять заявки путем непосредственного выбора централизованных номенклатурных документов в документах по учету закупок в 1С, подготавливая таким образом документы для завершающего заполнения и проведения. Указанным образом обеспечивается нормализация текущего состояния справочника «Номенклатура» в 1С на всем протяжении переходного периода. По завершении переходного периода нормализации справочника «Номенклатура» в 1С предусматривается использование заявок, создаваемых и направляемых через систему Сервис-деск, а не из документов по учету закупок в программе 1С.

При формировании кратких и полных наименований централизованных номенклатурных позиций в справочнике Номенклатура используется принцип максимально возможного агрегирования (укрупнения) видовых характеристик номенклатурных позиций МТР. Используемый уровень агрегирования определяется следующими подходами:

− Если для конкретного вида МТР разработаны КТХ, то уровень агрегирования для наименования номенклатурной позиции, входящей в папку с конкретным видом МТР, не может быть меньше совокупности всего набора видов КТХ для данного вида МТР, указанных в форме КТХ, предоставленной службе НСИ структурным подразделением Общества, назначенным ответственным за классификацию номенклатурных позиций по конкретному виду МТР;

− Если для конкретного вида МТР КТХ не разработаны, уровень агрегирования для наименования номенклатурной позиции определяется экспертным мнением сотрудника службы НСИ, который руководствуется при этом возможностью визуального выделения (отличия) номенклатурной позиции в складских остатках от других ему подобных номенклатурных позиций по отличительным характеристикам, имеющимся в наименовании номенклатурной позиции в документе поставщика. При наличии сомнений в формировании экспертного мнения, наименование централизованной номенклатурной позиции будет формироваться в соответствии с наименованием закупаемой позиции в документе поставщика.

− Если цена закупки на отдельные номенклатурные позиции контрагентов, относящиеся к одному и тому же элементу централизованной номенклатурной позиции, отличаются более чем на порядок (более чем в 10 раз), и информация об этом доведена до службы НСИ, создается дополнительная централизованная номенклатурная позиция, к наименованию которой добавляется уточнение «_дорогостоящая».

Для централизованных номенклатурных позиций базовая единица измерения всегда указывается та, в которой материал отпускается со склада, при этом выбирается наименьшая единица измерения из числа возможных кратных единиц измерения.

Базовая единица измерения — это та единица измерения, по отношению к которой приводятся все остальные единицы измерения по коэффициентам пересчета. Все единицы измерения выбираются исключительно из (ОКЕИ) Общероссийского классификатора единиц измерения. Применять единицы измерения, не указанные в ОКЕИ, запрещается.

Если закупка номенклатуры осуществляется в единицах измерения, отличных от базовой единицы измерения, то для номенклатуры указываются дополнительные единицы измерения. Для каждой дополнительной единицы измерения, назначенной для номенклатурной позиции, в обязательном порядке указывается коэффициент пересчета по отношению к базовой единице измерения (какое количество базовых единиц измерения содержится в одной дополнительной единице измерения).

Специалист компании «Кодерлайн»

Андрей Бушуев

Источник

При хаотичном ведении справочника «Номенклатура» возникает ряд проблем, таких как:

расширение количества номенклатурных позиций;
ошибки в однотипных номенклатурных позициях;
неинформативность отчетов по товародвижению;
не корректно рассчитанная себестоимость;
сложность в анализе номенклатуры до свойств;
избыточные трудозатраты при оформлении документов системы;

Для избежания вышеперечисленных проблем, необходимо до первоначального заведения документов в 1С разобраться, какую номенклатуру (виды номенклатуры, характеристики, свойства, дополнительные реквизиты) следует внести, какие настройки в программе установить для корректного учета.

Настройка учета номенклатуры состоит из этапов:

Ввод настроек номенклатуры.
Создание вида номенклатуры.
- Настройка характеристики для вида номенклатуры.
- Настройка шаблона наименования номенклатуры.
- Создание дополнительных реквизитов для вида номенклатуры.
- Создание дополнительных характеристик номенклатуры.

В данной инструкции мы рассмотрим основные моменты настройки характеристики номенклатуры.

1. Ввод настроек номенклатуры

Для введения настроек справочника «Номенклатура» пользователь переходит из раздела «НСИ и Администрирование» / «Настройка НСИ и разделов» в раздел «Номенклатура».

Рисунок 1 — Раздел «НСИ и администрирование»

В строке «Разрезы учета» определяет необходимость использования дополнительных опций для справочника «Номенклатура», таких как:

Множество видов номенклатуры — при использовании дополнительных видов номенклатуры: наборы, тара, работа.
Характеристики номенклатуры — для ведения учета по свойствам номенклатуры.
Упаковки номенклатуры — указание количества товара в разных единицах измерения.
Серии товаров — учет номеров экземпляров товаров, номеров партий, срока годности.
Качество товаров — для учета номенклатуры различного качества (годный, ограниченно годный, не годный).

Рисунок 2 — Настройки номенклатуры

2. Создание вида номенклатуры

Пользователь переходит к настройке одного из важнейших инструментов номенклатуры «Вид номенклатуры».

Вид номенклатуры — это справочник, предназначенный для объединения номенклатуры по общим признакам учета. Он содержит в себе ассортиментные группы продаваемых товаров.

Виды номенклатуры группируются по общим признакам учета:

тип номенклатуры;
учет по характеристикам;
учет по сериям.

Вид номенклатуры отвечает за настройки конкретной номенклатуры и подчиненным ей карточек.

Для создания вида номенклатуры пользователь переходит из раздела «НСИ и администрирование» / «Классификаторы номенклатуры» в «Виды номенклатуры».

Рисунок 3 — Классификаторы номенклатуры в разделе «НСИ и администрирование»

Рисунок 4 — Раздел «Классификаторы номенклатуры»

Открывается список «Виды номенклатуры», для создания и настройки нового вида пользователь нажимает кнопку «Создать».

Рисунок 5 — Список «Виды номенклатуры»

Также новый вид номенклатуры создается из списка «Номенклатура». Пользователь нажимает кнопку «+» и выбирает из списка строку «Вид номенклатуры».

Рисунок 6 — Список номенклатуры

В карточке создания вида номенклатуры на вкладке «Основное» пользователь заполняет данные:

Тип номенклатуры — выбрать из списка по ссылке «указать». Список типов номенклатуры зависит, от выбранных ранее в разделе «Настройка НСИ и разделов»
Группа видов номенклатуры
Группа доступа
Наименование
Продажа оформляется — вид документа зависит от выбранного Типа номенклатуры
Характеристики — установить отметку для сохранения повторяющейся информации по данному виду номенклатуры и выбрать способ применения характеристики (общие для вида номенклатуры, общие с другими видами номенклатуры, индивидуальные для номенклатуры)
Серии — установить отметку, указать, что серия идентифицирует (экземпляр товара, партия товара) и выбрать политику учета серии.

После этого пользователь нажимает кнопку «Записать».

Рисунок 7.1 — Вкладка «Основное» вида номенклатуры, ч.1

Рисунок 7.2 — Вкладка «Основное» вида номенклатуры, ч.2

На вкладке «Доп. реквизиты» при необходимости добавляются реквизиты для карточки номенклатуры, характеристик и серий номенклатуры.

Пользователь создает дополнительные реквизиты по команде «Добавить»:

Общий для всей номенклатуры — реквизит будет отображен для всех позиций номенклатуры.
Новый для вида — отображается только для номенклатурных позиций данного вида.
Из другого набора — добавление реквизита из ранее созданного набора.

Рисунок 8 — Дополнительные реквизиты вида номенклатуры

На вкладке «Шаблоны наименований» пользователь создает шаблоны наименования для номенклатуры и характеристики номенклатуры для облегчения заполнения информации по наименованиям.

Рисунок 9 — Шаблоны наименований вида номенклатуры

На вкладке «Фильтр по свойствам» пользователь перечисляет те реквизиты, которые будут использоваться для быстрых отборов в списке номенклатуры. Используются реквизиты номенклатуры и характеристики номенклатуры.

Пользователь нажимает кнопку «Добавить» и в окне «Подбор реквизитов» выбирает необходимые реквизиты из списка, по которым будет осуществляться быстрый отбор.

Рисунок 10 — Вкладка «Фильтр по свойствам» вида номенклатуры

На вкладке «Настройки создания» пользователь настраивает обязательность заполнения реквизитов, отображение реквизитов, контроль уникальности.

Рисунок 11 — Настройки создания вида номенклатуры

На вкладке «Значения по умолчанию» пользователь указывает реквизиты, которые будут заполнятся автоматически при создании номенклатурной позиции. Реквизиты будут заполнены одинаково для номенклатуры данного вида, чтобы сократить время заполнения номенклатуры.

Рисунок 12 — Вкладка «Значения по умолчанию» вида номенклатуры

3. Настройка характеристики номенклатуры

При создании вида номенклатуры настраиваются характеристики номенклатуры. Использование характеристик номенклатуры дает возможность детализировать товарные операции и складские остатки до уровня свойств номенклатуры.

Пользователь устанавливает отметку «Характеристики» на вкладке «Основное» вида номенклатуры и выбирает из списка вариант использования:

общие для этого вида номенклатуры;
общие с другими видами номенклатуры;
индивидуальные для номенклатуры.

Рисунок 13 — Настройка характеристики вида номенклатуры

Вариант «Общие для этого вида номенклатуры» используется для указания общих свойств вида номенклатуры, для которых не нужно заводить отдельные номенклатурные позиции.

Пользователь переходит по ссылке «Список» и в окне «Характеристики номенклатуры» создает список необходимых характеристик.

Рисунок 14 — Создание списка характеристик

При создании карточки номенклатуры данного вида заполняется настройка характеристик.

Рисунок 15 — Карточка номенклатуры в 1С:УТ

Вариант «Индивидуальные для номенклатуры» используется при большом разнообразии свойств товара. Для гибкой настройки схемы документации, обеспечения товаров.

Рисунок 16 — Карточка вида номенклатуры

Список индивидуальных характеристик заполняется отдельно при создании карточки номенклатуры. Пользователь переходит в карточку номенклатуры товара, при записи карточки указывается, что товар имеет индивидуальные характеристики. Для заполнения характеристик пользователь переходит по ссылке «Список» в поле «Характеристики».

Рисунок 17 — Карточка номенклатуры

В окне «Характеристики номенклатуры» пользователь создает список характеристик.

Рисунок 18 — Список характеристик номенклатуры

Если для номенклатуры ведется учет по характеристикам, она отображается указанной пиктограммой.

Рисунок 19 — Обозначение номенклатуры с характеристиками

Результат настройки учета номенклатуры по характеристикам

1. Возможность установки цен на номенклатуру с разными характеристиками

Для номенклатуры с характеристиками есть возможность установить одинаковую цену для всех характеристик, а также отдельную для каждой характеристики.

Рисунок 20 — Установка цен для номенклатуры с характеристиками

2. Учет номенклатуры в разрезе характеристик в документах покупки и продажи

При выборе номенклатуры в документах, отдельно указывается характеристика товара.

Рисунок 21 — Карточка документа «Приобретение товаров и услуг»

В документе закупки указывается одна номенклатура товара, но с разными характеристиками.

Рисунок 22 — Карточка документа «Приобретение товаров и услуг» в 1С:УТ

3. Построение отчетов по товарам в разрезе характеристик

При формировании отчетов по складам выводится информация отдельно для каждой характеристике номенклатуры.

Рисунок 23 — Отчет «Ведомость по товарам на складах»

4. Перезачет позиции номенклатуры по характеристикам при инвентаризации и пересортице

При выявлении недостач и излишков товаров во время инвентаризации проводится пересортица товаров. В документе «Пересортица товаров» указывается одна позиция номенклатуры списываемого товара с учетом характеристик и номенклатура приходуемого товара, с указанием необходимой характеристики.

Рисунок 24 — Документ «Пересортица товаров»

5. В производстве маршрутные карты и ресурсные спецификации создаются по характеристикам номенклатуры, без создания отдельных на каждую позицию номенклатуры

При создании маршрутных карт на производстве заполняется поле «Вид изделия», а именно вид номенклатуры. При необходимости ведения автонормирования материалов указываются характеристики номенклатуры.

Рисунок 25 — Документ «Ресурсная спецификация»

Рисунок 26 — Настройка документа «Ресурсная спецификация»

В результате выполнения указанных действий пользователь получает:

корректный и управляемый справочник номенклатурных позиций;
информативные отчеты;
отсутствие множества вспомогательных НСИ и документов;
гибкие механизмы ценообразования;
корректно рассчитанную себестоимость.

Источник

Максим Демеш

28 августа 2023

735

Новичок в программе 1С: Розница может не знать, как настроить номенклатуру в 1С. Здесь вы найдете пошаговую инструкцию с фото по настройке номенклатуры. Программа 1С Розница — одно из самых популярных решений по автоматизации розничных магазинов. Оно позволяет провести комплексную автоматизацию всех основных бизнес процессов (кассу, закупки, учет товаров в магазине и на складе, работу с сотрудниками, маркетинговые мероприятия и др.). Программа 1С особенно хороша тем, что она универсальна и позволяет вести углубленную аналитику за счет детальных и подробных статистических отчетов. Программа широко совместима с оборудованием, поддерживает взаимодействие с такими государственными системами, как ЕГАИС, ФГИС Меркурий или Честный Знак. Перед тем, как настроить номенклатуру в 1С, необходимо внести карточки товаров или отредактировать уже существующие. В этой статье вы найдете несколько возможных вариантов создания номенклатуры.

Настройка и обслуживание 1С

Оказываем услуги по настройке и обслуживанию 1С. Низкие цены и гарантия качества.

узнать подробности

Настройка справочника номенклатуры в 1С: Розница

Правильное ведение справочника «Номенклатура» в 1С очень важно, так как неправильное и бессистемное внесение товаров может создать настоящую проблему, в результате которой в отчетности по товарообороту будут некорректные сведения, а в самой программе будут встречаться дубликаты карточек, ошибки в ценах и пр. Прежде, чем заводить документы, понадобится разобраться в настройках номенклатуры 1С Розница.

Для начала стоит разобраться, какая версия программы актуальна на сегодня:

версия платформы 1С Розница — 8
редакция Розница — 2.3

Внесение номенклатуры в данной версии происходит также, как и в версии 1С Розница 2.2.

Прежде, чем перейти к внесению карточек товаров, нужно правильно настроить виды номенклатуры. «Виды номенклатуры» — отдельный справочник, который объединяет в себе позиции товаров по общим правилам учета: тип, характеристики, серии.

Учитывая, что прошлая редакция 1С Розница уже неактуальна, то в нашей статье создание справочника «Вид номенклатуры» и загрузки товаров будем объяснять для новой версии.

При создании новой карточки товаров выбирается уже созданная группа, что избавляет пользователя программы от траты лишнего времени. Чтобы создать новый вид нужно нажать на «НСИ» в левом боковом меню. В «Номенклатура» кликните по «Виды номенклатуры», далее нужно будет заполнить следующие поля:

Тип номенклатуры (здесь нужно выбрать необходимое свойство: товар, тара, работа, услуга или др.; к примеру если создать вид «Детские велосипеды» и поставить тип номенклатуры «товар», то все товарные позиции этого вида, которые будут добавляться в последующем, будут получать статус товара.
Название для товара или услуги
Для поля «Входит в группу»нужно внести название товарной группы, охватывающее все товары/услуги этого вида (например, «Транспорт»). Если понадобится, название товарной группы можно поменять в любой момент.
Два последних поля «Этикетка» и «Ценник» подразумевают выбор заранее созданных в 1С шаблонов.

Открываем вкладку значений по умолчанию. Здесь нужно внести данные о единицах измерения, ставке НДС, товарной группе, производителе, ТМ и стране изготовителе.

В дальнейшем при добавлении данного вида номенклатуры внесенные данные будут добавляться в автоматическом режиме. По окончании внесения данных не забудьте нажать «Записать и закрыть».

Добавление в 1С Розница товаров из ЕГАИС отличается порядком действий. Здесь при указании типа номенклатуры нужна указать флажком, что это именно алкогольная продукция.

Создание номенклатуры в 1С Розница

Что в старой, что в новой версии 1С Розница создание номенклатуры выполняется в одинаковом порядке.

В боковом меню слева нажмите на «НСИ», выберите «Номенклатура» и перейдите к созданию.

Во всплывающем окне заполните пустые графы:

Чтобы сохранить изменения нажмите на иконку «Сохранить» сразу же справа от «Записать и закрыть». Чтобы распечатать этикетки нажмите на иконку «Печать».Для добавления штрих-кода в этикетку кликните по иконке папки с зеленой стрелкой. Выберите «Штрих-коды» и нажмите на создание. Откроется всплывающее окно для добавления штрих-кода.

Можно внести цифры на клавиатуре или сканировать штрих-код. Для того, чтобы сканируемый штрих-код распознался и отобразился в 1С, необходимо предварительно добавить устройство и настроить его работу. Если на добавляемом товаре нет этикетки, ее можно создать. Для этого нажмите на создание нового штрих-кода, и он сформируется автоматически. Для сохранения данных кликните по кнопке «Записать и закрыть».

Установка цен номенклатуры в 1С Розница

При добавлении карточек товара и номенклатурных групп в программе 1С Розница цена товара не указывается. В текущем разделе вносятся только названия и характеристики. Стоимость же товаров добавляется на основании документов сопровождающих партию после ее принятия на склад. Вот как это происходит.

Как установить цены номенклатуры в 1С Розница:

Полученные результаты установки цен можно найти в столбце «Новая цена».

В дальнейшем тут же можно будет следить за изменениями стоимости и менять цены вручную. Такие цены подсвечиваются жирным.

1С розница номенклатура из Excel

Чтобы заполнить справочник товаров в 1С не обязательно вносить все вручную. Можно использовать загрузку ассортимента товаров через документ Excel. Возможно загрузить файлы с расширениями: .xlsx, .xls, .csv, .ods. и другими. Загрузка номенклатуры в программе 1С розница из Excel выглядит следующим образом.

Для загрузки внешнего файла Exel в 1С понадобится утилита «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf». Ее можно найти и скачать тут. Сохраните и установите утилиту нажав кнопку копирования. Распакуйте скачанный архив на рабочий стол. Далее можно начать делать загрузку файлов в 1С. Порядок действий следующий:

Программа самостоятельно создаст табличку с полями справочника: название, родитель (из какой группы товар), вид номенклатуры и единица измерения, название полностью, НДС. Шаблон (таблицу) нужно сохранить к себе на рабочий стол и заполнить. Выберите «Файл» и «Сохранить как».

После заполнения таблицы откройте программу. Кликните по иконке папки со стрелкой.Выбираем нужный файл и кликаем по «Открыть». После загрузки файла проверяем таблицу и нажимаем на загрузку.

В конце загрузки подтвердите добавление товаров в справочник.

Если все прошло верно, ниже появится служебное сообщение следующего вида.

После загрузки номенклатуры в 1С с помощью Excel стоит проверить насколько корректно она была произведена. Для этого перейдите в «НСИ» в раздел номенклатуры и проверьте появились ли добавленные товары.

Данный способ загрузки позволяет также выгружать цены. Особенно удобен способ при загрузке номенклатуры из прайсов поставщиков. Если в каталоге товаров загружаемые названия уже имеются, то при желании из можно обновить. Для этого создайте документ, в который произойдет выгрузка цен. Откройте «Маркетинг» перейдите в ценообразование и выберите цены номенклатурных позиций. Выберите розничную цену. Далее кликните по кнопке сохранить. Возвращаемся к обработке (как мы делали в самом начале). Во всплывающем окне вместо справочника с номенклатурой нужно открыть установку цен.Переходим во вкладку с настройкой и выбираем: номенклатура, вид цены и цену. Для этого напротив проставляем галочки как показано ниже.Переходим в табличный документ и сохраняем полученный шаблон на компьютер. Для этого нажимаем на значок сохранить. Внесите информацию в таблицу и снова откройте программу. Дальше действия аналогичны загрузке номенклатуры. Принцип один. Открываем таблицу, загружаем и сохраняем.Далее нужно открыть раздел с ценообразованием и выбрать документ «Установка цен», который был создан до этого. В списке должны были добавиться строки. Если все получилось, выбираем «Провести и закрыть».

По завершении процедуры зайдите в раздел «Ценообразование» и откройте созданный ранее документ «Установка цен». Если в списке появились нужные строки, нажмите клавишу «Провести и закрыть».

Загрузка товаров в 1С с помощью сервиса 1С Номенклатура

Очень часто у пользователей программы 1С:Розница возникает вопрос, как загрузить товары в 1С с помощью сервиса 1С:Номенклатура. Сервис представляет собой единую базу с описанием характеристик товаров и услуг: производитель, штрих-коды, единицы измерения, ставка НДС и др.

Сервис 1С Номенклатура делает добавление номенклатуры проще. Программа используется в случае обмена электронными документами с поставщиками. Каталог сервиса включает в себя свыше 4 миллиона позиций и регулярно обновляется. ЧТобы подключить 1С Номенклатура нужен договор на ИТС и пройти регистрацию на сайте 1С ИТС. После того, как программа будет активирована, будет предоставлен пакет на 1 год с доступом в 10 тысяч карточек.

Подключение к 1С Номенклатура:

Добавление товаров в 1С:Номенклатура

Как добавить карточки товаров с помощью сервиса «1С Номенклатура»:

Кликаем на НСИ и переходим в 1С Номенклатура.
Поиск товара осуществляется с помощью поисковой строки. Чтобы было проще найти нужную позицию можно выбрать нужную категорию, например детский транспорт.
Выберите товар и добавьте его в 1С кликнув по «Создать». Затем выбранная позиция добавится в перечень товаров и в столбце загрузок отобразится зеленый флажок. После добавления товарной позиции рекомендуется выполнить проверку. Перейдите в справочник с номенклатурой и проверьте, добавился ли нужный товар. Способ удобен, но может оказаться и такое, что нужного товара в базе не окажется. В таком случае нужно будет добавить его вручную.

Эксперт

Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания.

Максим Демеш

md@kassaofd.ru

Нужна помощь с программой 1С?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем решить вашу проблему.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования

Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.

Также читают:

Как сделать номенклатуру в чеке: автоматизация и товароучет

Как сделать номенклатуру в чеке и при этом учесть все требования налоговой? Не так давно вступили в действие изменения, касающиеся номенклатуры в кассовом чеке. С 1 февраля 2021 года наименования…

496
Узнать больше

Номенклатура в чеке — как указывать обязательную номенклатуру с 2021

С 1.02.2021 номенклатура в чеке указывается всеми ИП и организациями. Требования вступили в силу на основе приказа ФНС № ЕД-7-20/662 от 14.09.2020. Для индивидуальных предпринимателей на спецрежимах ― это новшество….

1026
Узнать больше

Кассовый чек с февраля 2021 — номенклатура товара в чеке

Кассовый чек в 2021 году будет представлен в другом формате. Его содержимое дополняется новым реквизитом — наименование товара, работ или услуг и их количество. Напомним, что ИП на ОСН и…

900
Узнать больше

Чек онлайн кассы. Реквизиты по-новому

Чек онлайн кассы и его реквизиты постоянно меняются в соответствии с поправками в законодательстве. Так в связи с изменением Федерального закона №54-ФЗ, регламентирующего правила применения контрольно-кассовой техники, изменились требования к чекам…

615
Узнать больше

Источник

Время на прочтение
18 мин

Количество просмотров 63K

Оглавление

Основные принципы работы
Справочники и связанные с ними объекты
Перечисление «Типы номенклатуры»
Справочник «Виды номенклатуры»
Справочник «Товарные категории»
Справочник «Товарные характеристики»
Дополнительные реквизиты и сведения
Функционал «Номенклатура, продаваемая совместно»
Справочник «Производители»
Справочник «Номенклатура поставщиков»
Справочник «Ценовые группы»
Справочник «Сезонные группы номенклатуры»
Справочник «Политики учёта серий»
Справочник «Группы доступа номенклатуры»
Резюме

Принципы системного подхода к проектированию справочников номенклатуры в 1С Управление Предприятием 2 (ERP 2.4.6) или как избежать замусоривания.

В 1С Управление предприятием 2 используется целое семейство справочников для работы с номенклатурой. Эти справочники являются частью НСИ. Правильно организованный подход к НСИ гарантирует контроль работы конфигурации и пользователей. Поэтому работа с НСИ требует жёсткого и, самое главное, систематического подхода, в противном случае, справочники мгновенно превращаются в заполненные мусором списки. Кроме того, правильно организованные справочники упрощают работу с составлением запросов и выборок. Помимо этого, систематически организованные и заполняемые справочники позволяют применять математический аппарат для работы с ними (в основном аппарат из теории графов). И, независимо от этого, правильно организованные справочники позволяют вести корректную кодировку товаров.

Какие же принципы позволяют организовать систематическую работу со справочниками в 1С ERP?

Основные принципы работы

Прежде всего, это принцип иерархичности. Большинство справочников 1С спроектированы для иерархической классификации содержимого. Именно этот принцип чаще всего нарушается при работе со справочниками. Иерархическая классификация подразумевает, что множество объектов (элементов справочника) распределяется по ветвям (каталогам) по:

Однотипному основанию (в логике это понятие «основание деления»)
Только по одному основанию (признаку)

Типичными примерами нарушения принципов иерархичной классификации является выделение в справочнике «Номенклатура» групп (каталогов) вида «Зимняя коллекция» или пресловутые «Товары Марьи Степановны». В случае «Зимней коллекции» внутри этой группы обычно помещают подгруппы «Одежда», «Обувь», но в тоже время такие же подгруппы обычно уже есть в базовой подгруппе в другой ветви. Получаются пересекающиеся элементы и происходит дублирование элементов в справочнике. А причина в том, что при организации ветвей каталога был нарушен принцип однотипности основания – произведено деление одновременно по видовому признаку (одежда, обувь) и по ситуации (коллекция).

Здесь сразу же можно сказать, что в 1С ERP присутствуют справочники, которые позволяют решать подобные коллизии за счёт того, что они изначально спроектированы не под иерархическую структуру. Самый первый пример – справочник «Сегменты номенклатуры». Это справочник, позволяет собирать из элементов справочника «Номенклатуры» произвольные списки. При этом, один и тот же элемент номенклатуры может входить во множество списков. В частности через сегменты номенклатуры могут быть оформлены коллекции (но при этом следует помнить, что именно для коллекций есть отдельный справочник «Коллекции», который удобен для коллекций сезонного вида). Удивительно, но справочник «Сегменты номенклатуры» имеет иерархию каталогов, в которой принцип иерархичности должен соблюдаться.

Упрощая можно сформулировать: «Если справочник иерархический, то любой его элемент может входить только в одну ветвь (группу, каталог)» или иначе «Структура каталогов иерархических справочников не должна допускать пересечения разнотипных объектов в одной ветви (группе, каталоге).

С этим несложным теоретическим базисом, рассмотрим работу со справочниками номенклатуры в 1С ERP. (Правда в том, что хотя теория несложная, но на практике соблюдать её требования невероятно сложно в силу психологических причин, а именно – недостаточной мотивации жёстко и бескомпромиссно придерживаться правил классификации).

Справочники и связанные с ними объекты

При первом взгляде структура НСИ номенклатуры кажется запутанной, но, если собрать по кусочкам информацию от 1С, то складывается определённая система.

Перечисление «Типы номенклатуры»

Прежде всего, опорой номенклатурной системы справочников является перечисление «Типы номенклатуры». В нём всего несколько позиций: Товар, Тара, Услуга, Работа, Набор. У типов Товар и Услуга есть несколько подтипов, из которых особенное внимание следует обратить на продукцию, подлежащую маркировке и контрольные идентификационные знаки. Перечисление «типы номенклатуры» является элементом управления отдельными алгоритмами работы 1C ERP и поэтому недоступно для редактирования пользователем. На основе этого перечисления, пользователь имеет возможность организовать справочник «Виды номенклатуры».

Справочник «Виды номенклатуры»

На основе этого перечисления, пользователь имеет возможность организовать справочник «Виды номенклатуры». Справочник имеет иерархическую систему без ограничения уровней и доступен для заполнения пользователем. Но не следует тут же делать ошибку и формировать из справочника «Виды номенклатуры» разветвлённую структуру каталогов справочника «Номенклатура». Виды номенклатуры следует максимально ограничить именно видовыми признаками номенклатуры и сделать минималистичным.

Признак некорректности составления «видового» справочника – это желания вставить в наименовании элемента справочника определения, прилагательные, индексы. Справочник должен быть именно, что видовым и прилагательные допустимы только в случае, если понятие не имеет выраженности через одно слово (существительное). Например: в ряду «одежда», «обувь», «уборы головные», допустимо внести элемент «уборы головные», поскольку видового эквивалента «головным уборам» одним словом так просто не найти. Обозначить «Шапки» нельзя, т.к. шапка не видовое понятие, а разновидность головного убора наряду со «шляпой». Аналогично в машиностроении допустимо вид номенклатуры обозначать «лопасти», но определения «лопасти винтовые» и «лопасти турбинные» уже не относятся к справочнику «Виды номенклатуры».

При первичном заполнении справочника видов номенклатуры самый верхний уровень каталогов вполне логично будет создать под направления деятельности, например: торговля, производство, потребление (собственное), активы и т.п. Но это не единственный вариант структурирования, главное, чтобы группы и элементы справочника следовали принципу иерархичности, а это возможно только, если начинать с самого-самого общего уровня.
Предназначение справочника «Виды номенклатуры» и условия, когда обязательно следует создать отдельный вид номенклатуры (элемент) следующие:

Выделяет самые-самые общие «видовые» понятия номенклатуры. В том числе, отдельного вида номенклатуры требует номенклатура с отдельным типом номенклатуры (т.е. каждый используемый элемент справочника «Типы номенклатура» следует повторить в справочнике «Виды номенклатуры»).
Это классификатор по физическим свойствам.
Основной посыл создания нового вида — свой, особенный набор характеристик номенклатуры.
Также новый вид создаётся, если можно выделить свой набор фильтров по свойствам, который позволяет находить аналоги номенклатуры.
Отдельного вида номенклатуры требует номенклатура со своим сертификатом.
Отдельного вида номенклатуры требует номенклатура с отдельным набором товарных категорий.
Отдельного вида номенклатуры требует номенклатура с обязательной маркировкой ГИСМ.
Отдельного вида номенклатуры требует номенклатура с типом «контрольный идентификационный знак» (КИЗ).
Отдельного вида номенклатуры требуют импортируемые ТМЦ.
Отдельного вида номенклатуры требует номенклатура с общими параметрами учёта (например: ставка НДС) .
Отдельного вида номенклатуры требует номенклатура с общим набором свойств.

Перечисленные пункты, если они будут учтены при построении видов номенклатуры, обеспечивают корректную работу алгоритмов 1С ERP, по крайней мере, так как это описал разработчик (1С). Как видно, при соблюдении перечисленных критериев справочник видов номенклатуры может получиться весьма разветвлённым, чего следует максимально избегать и не плодить лишние сущности. Соответственно структуру видов номенклатуры не следует копировать в виде групп справочника «Номенклатура» для избегания избыточности.

Справочник «Товарные категории»

Ранее был дан совет не строить виды номенклатуры исходя из описательных характеристик и излишней детализации. Но, чтобы обеспечить необходимую детализацию номенклатуры следует использовать справочник «Товарные категории».

Предназначения этого справочника следующие:

Продолжение детализации «Видов номенклатуры».
Основной посыл создания товарной категории – категория конструирует код артикула для систем кодирования и штрихкодирования (ШК).
Категория определяет сущность и предназначение входящих в неё товаров.
Товарная категория служит основой распределения входящей в неё номенклатуры на характеристики номенклатуры.

Таким образом, товарные категории являются продолжением классификации видов номенклатуры. В одну товарную категорию должна попадать номенклатура, которая для клиента (покупателя) или внутреннего потребителя (производства) является взаимозаменяемой. Создание списка товарных категорий, прежде всего, определяется маркетинговыми соображениями (ассортиментными группами, ценовой политикой, складским размещением, товарными потоками и т.п.), т.е. предпочтениями потребителя номенклатуры (если мы говорим о производстве).

Из сказанного выше и того что справочник «товарные категории» имеет иерархическую структуру, следует, что определение списка товарных категорий является нетривиальной задачей, если требуется соблюсти принцип иерархичности. Поэтому, чтобы её решить, организации следует разрабатывать товарные категории самостоятельно только при наличии в штате опытных товароведов, консультантов, маркетологов, а если таковых нет, товарные категории лучше составлять на основе общераспространённых классификаторов (ТНВЭД, ОКП, ОКВЭД, ОКДП и т.п.).

Поскольку к одному «Виду номенклатуры» может быть привязано несколько товарных категорий, то фактически все качественные определения, которые хотелось включить в вид номенклатуры, но по требованию принципа минимизации видов номенклатуры они не были включены в наименование вида, то товарные категории как раз и могут содержать описательные сущности номенклатуры (те самые «прилагательные», которые хотелось вставить в наименование вида). Например, вид номенклатуры «обувь», то категории могут быть «мужская обувь», «женская обувь», «детская обувь». И при этом же следует учитывать, что один элемент справочника «Номенклатура» входит только в одну товарную категорию. Таким образом, вид номенклатуры содержит список всех товарных категорий, которые могут быть по отдельности присвоены номенклатуре (элементу справочника номенклатуры), имеющей такой вид.

Справочник «Товарные категории» имеет очень существенное значение для системы планирования в 1С ERP. Именно к товарным категориям привязываются в документе «Норматив распределения планов продаж по категориям» распределения номенклатуры по характеристикам и реквизитам. Это распределение нужно, если компании с большим количеством номенклатуры необходимо исходный план продаж, составленный по товарным категориям, автоматически развернуть до номенклатуры и её существенных аналитик, включая характеристики номенклатуры. Распределение разворачивает товарные категории на все элементы справочника номенклатуры, которые имеют конкретную товарную категорию и одновременно детализируют до любого набора реквизитов и характеристик. Здесь значимость правильного конструирования товарных категорий возрастает нелинейным способом, т.к. позволяет составлять детализированные до номенклатуры и её реквизитов/характеристик планы продаж (в т.ч. с учётом распределения по сезонности, если используется функционал сезонности).

Справочник «Товарные характеристики»

Можно считать особой разновидностью товарных категорий «товарные характеристики». Это те свойства номенклатуры, которые имеют значение для покупателя (потребителя) в количественном выражении. Таким образом, следующий справочник номенклатурного блока «Характеристики номенклатуры» служит для описания тех параметров номенклатуры, по которым в системе следует иметь информацию о товарных остатках в количестве. Товарными характеристиками могут быть размер одежды, длина заготовки, качественный состав сырья и т.п. Количественные остатки в разрезе товарных характеристик являются опорными данными для выгрузки в интернет-магазины, внешние базы данных и т.п. Здесь важно не соблюдение иерархичности списка товарных характеристик, а невключение в характеристики тех параметров, которые для потребителя (покупателя) не имеют интереса в контексте количества – дабы избежать нагрузки на систему 1С в части учёта по количеству.

Теперь рассмотрим интересное следствие.

Если представим трёхосевую систему координат, где ось Х – вид номенклатуры, ось У – товарные категории, ось Z – набор (сочетание) товарных характеристик, то номенклатура будет своего рода функцией от Х, У, Z. Фактически эти три измерения задают не саму номенклатуру, а группу справочника «Номенклатура». Внутри каждой такой группы будет находиться номенклатура, отличающаяся дополнительными реквизитами и дополнительными сведениями. Собственно, сейчас мы сформулировали по какому принципу создавать группы номенклатуры, чтобы соблюсти системный подход. Это позволяет автоматически формировать группы каталогов справочника «Номенклатура» в тех случаях, когда обслуживается справочник с очень большим количеством записей или когда происходит перенос справочника на новую платформу или его перестроение.

В реальности пространство для «функции» номенклатуры состоит более, чем из 3-х измерений. Например, измерением могут также выступить типовые реквизиты, дополнительные сведения и реквизиты. Но это ненамного усложнит автонаименование групп справочника «Номенклатура».

Следует учесть, что каждый элемент справочника «Вид номенклатуры» содержит конструктор наименований номенклатуры. Наименование номенклатуры строится на основе реквизитов номенклатуры. Реквизитами, в частности, являются вид номенклатуры, товарная категория, сертификат. Поэтому логично, что в группу номенклатуры следует включать элементы с одинаковой товарной категорией. В 1С ERP типового функционала автоматического наименования самих групп справочника «Номенклатура» не имеется, поэтому он подлежит разработке в случае необходимости.

Исходя из своего опыта работы с 1С ERP могу сделать такой вывод: Справочники номенклатурного описания 1С ERP спроектированы таким образом, что самым важным становится не справочник «Номенклатура», а триада справочников «Вид номенклатуры», «Товарные категории», «Характеристики номенклатуры». Если эта триада спроектирована корректно, то справочник «Номенклатура», включая его группы, де-факто будет спроектирован.

Дополнительные реквизиты и сведения

Сделаем некоторое отступление от описания номенклатурных справочников для описания дополнительных реквизитов и сведений. Дополнительные реквизиты служат для ведения списков товарных признаков, которые не нашли выражения в типовых справочниках, перечислениях и аналогичных объектах. При создании дополнительного реквизита всегда следует соблюдать принцип неумножения сущностей и тщательно проверять имеется ли типовой объект для хранения желаемой информации. Дублирование сходных по назначению объектов неминуемо приведёт к путанице пользователей и накопления мусора.

Дополнительные сведения аналогичны назначению и функционалу дополнительных реквизитов, но 1С рекомендует в сведениях отражать признаки имеющие отношению не к самой номенклатуре, а к связям номенклатуры со внешними источниками или с управлением доступом к номенклатуре. Например, для хранения кодировки обмена данными, кодами во внешних базах и т.п. Другими словами дополнительные сведения используются в исключительных случаях, в то время как дополнительные реквизиты по смыслу должны быть неразрывно связаны с номенклатурой.

Также несколько обособлен реквизит «Качество». Его назначение очень ограничено – им выделяют новую или бывшую в употреблении номенклатуру, степень износа. Но такой подход означает дублирование одной и той же номенклатуры в справочнике, что затрудняет выборку и различение сходных элементов справочника. Фактически происходит умножение сущностей, т.к. качество и его степени являются ситуационными состояниями. Целью организации не является производство некачественного товара или закупка некачественных сырья и материалов для запуска в производство. Поэтому для упрощения конструкции справочника «Номенклатура» и его содержимого, возможно, более правильным будет неиспользование реквизита «качество», а разделять разные по качеству ТМЦ учётными разделителями (субсчетами, складскими ячейками, сегментами номенклатуры и т.п.) и/или маркировкой. Для торговых организаций, где товары разного качества могут выступать таким же объектом торговли, этот совет менее актуален. Но для производственных предприятий, где товары (продукция) или материалы сниженного качества служат сырьем для производства имеет смысл выделить даже отдельный вид номенклатуры для такого повторного сырья и делать перевод из номенклатуры продаж/выпуска в номенклатуру сырья (например, операциями разукомплектации).

В рамках отступления от рассмотрения собственно справочников номенклатурного ряда также рассмотрим функционал «Фильтр по свойствам» справочников «Вид номенклатуры» и «Номенклатура». Фильтр по свойствам задаётся в виде номенклатуры как перечень реквизитов и дополнительных сведений. По этим свойствам в справочнике «Номенклатура» производится отбор сходных по назначению и сущности элементов номенклатуры. Поскольку для пользователя этот функционал выглядит как динамический отбор в форме справочника номенклатуры при выборе ссылки «Номенклатура с аналогичными свойствами» в элементе справочника «Номенклатуры», то он имеет значение лишь для быстрого поиска подобной номенклатуры в списках. Но если организовать хранение результатов таких отборов и продуманно составлять списки свойств отбора, то можно получить функционал похожий на типовой функционал «Номенклатура, продаваемая совместно». Например, производственные предприятия по номенклатуре производства могут организовать динамический отбор аналогов номенклатуры, допускаемой к замене в производственном процессе.

Функционал «Номенклатура, продаваемая совместно»

Сам же функционал «Номенклатура, продаваемая совместно» представляет собой алгоритм поиска в документах реализации и хранения результатов отбора в соответствующем регистре, по парам номенклатуры, которые встречается, с заданной пользователем частотой встреч в рамках одного документа оптовой/розничной реализации. Заполнение регистра возможно как автоматически по алгоритму, так и вручную прямым указанием пар номенклатуры. Подбор пар осуществляется с учётом характеристик номенклатуры и по настройке поиска ассоциаций в НСИ. В связи с тем, что этот функционал слабо управляем пользователем он имеет больше оценочно–вспомогательный характер для маркетинговых целей. Назначение этого функционала – выдавать подсказку менеджеру при оформлении подборов в документы реализации какие ещё товары можно предложить клиенту вдобавок к заказанному. Из этого видно, что если продажи организации формируются в отдельных билинговых системах или в интернет-магазинах, то описанный функционал малополезен.

Справочник «Производители»

Возвращаясь к справочникам рассмотрим справочник «Производители». Он представляет себе хранилище списка значений, выбираемых в реквизите номенклатуры «Производитель». Эти значения являются просто текстом и никак не связаны со справочником «Контрагенты». Нельзя сказать, что это весьма продуманное решение со стороны 1С, поскольку приводит к дублированию справочника «Контрагенты» и тем, кому в номенклатуре надо точно указывать производителя вплоть до юрлица придётся делать это указание в ещё одном дополнительном реквизите. Поэтому использовать справочник «Производители» стоит не для перечисления производителей-юрлиц, а для разделения по «видам» производителей. Например, стоит обязательно выделить группу «Наше производство» и указать наши центры производства, а внешних производителей выделять одним элементом «сторонние производители» или «иностранный производитель». В имени производителя нет даже смысла упоминать бренд, т.к. у номенклатуры есть отдельный реквизит «Бренд». Предложенное заполнение справочника «Производители» позволяет упростить справочники «Вид номенклатуры» и группы справочника «Номенклатура», т.к. их не надо дробить под производителя, но увеличивает число элементов справочника «Номенклатура», т.к. на каждый «вид» производителя заводится отдельный элемент номенклатуры. Предложенный подход будет полезен для организаций, продающих или производящих продукт, известный потребителю как объект, который производят разные организации, в частности купившие лицензию на производства определённой марки и т.п.

Справочник «Номенклатура поставщиков»

Со справочником «Производители» перекликается функционал «Номенклатура поставщика», в который входит справочник «Номенклатура поставщиков». Этот функционал привязан к справочнику «Партнёры» и позволяет, при включении соответствующей настройки в разделе «НСИ», сопоставлять элементы справочника «Номенклатура» отдельному справочнику, хранящему наименования номенклатуры поставщиков. Это очень важный и значимый функционал, значение которого трудно переоценить.

В первую очередь он важен для оптимального конструирования собственного справочника номенклатуры, независимо от качества подходов к конструированию номенклатуры на стороне поставщиков.

Во вторую очередь это важно для конструирования номенклатуры собственного производства и конструирования спецификаций, потому что организация получает возможность строить свой справочник «Номенклатуры» для сырья, материалов и полуфабрикатов вне зависимости от пула поставщиков, сложившегося на текущий момент, ни от изменений в пуле и в номенклатуре поставщиков в будущем. Отсюда появляется возможность более простого контроля затрат на производство, в т.ч. за счёт сокращения количества и трудоёмкости обслуживания спецификаций. Другими словами, производственникам и продающим товары одного бренда, поступивших от разных поставщиков/производителей, описанный функционал следует использовать в обязательном порядке. Иначе – преступление!

Справочник «Номенклатура поставщиков» является иерархическим и позволяет структурировать номенклатуру поставщиков под группировки своей номенклатуры или под независимые группировки поставщиков. Но здесь не требуется излишне усложнять классификацию номенклатуры поставщиков, т.к. привязка номенклатур производится однократно парно в самом функционале «номенклатуры поставщиков» или непосредственно в документах поступления ТМЦ, в которых группировка особого значения не имеет. В компаниях с большим потоком номенклатуры имеет смысл запретить привязку номенклатуры в документах поступления ТМЦ сотрудникам уровня «оператор», работающими с первичными документами, поскольку привязка требует гораздо более высокой квалификации и должна осуществляться отдельным специалистом (товароведом, инженером и т.п.) в функционале «номенклатура поставщика» в период заключения сделки (договора). Кроме того, связки номенклатур должны оперативно верифицироваться на актуальность при обработке новых модификаций прайс-листов поставщиков, до момента поставки. Функционал «номенклатуры поставщиков» используется в системе планирования 1С ERP при автоматическом создании из планов производства (потребностей в материалах) планов закупок и планов закупок из планов продаж по покупным товарам.

Также следует учитывать, что к номенклатуре поставщика привязан функционал «Цены поставщиков», что также актуально при планировании планов закупок, особенно в производствах с уникальным выпуском (кораблестроение, производство элитной мебели, отделка помещений и объектов), хотя в типовой 1С нет управляемого пользователем алгоритма подбора по ценам поставщиков при планировании.

Справочник «Ценовые группы»

Справочник «Ценовые группы» предназначен для ведения списка признаков, по которому отбирается номенклатура с одинаковыми методами ценообразования. Справочник не имеет по умолчанию иерархической структуры, поэтому подход к его наполнению должен быть минималистичным. Ценовая группа назначается, если для неё можно задать особую формулу расчёта (в справочниках «Виды цен» или «Скидки»). Но, поскольку два упомянутых справочника имеют независимые средства отбора номенклатуры можно сказать, что роль справочника «Ценовые группы» примитивна – всего лишь удобство отбора при назначении формул расчёта цен/скидок. Если все элементы номенклатуры при создании связывать с ценовыми группами, то гарантируется простота отбора по этому признаку.

Справочник «Сезонные группы номенклатуры»

Справочник «Сезонные группы номенклатуры» является справочником системы планирования и также является простым хранилищем списков, которые помогают разделить номенклатуру на группы с одинаковой сезонностью. К каждой созданной сезонной группе в регистре «Сезонные коэффициенты» хранятся коэффициенты распределения по месяцам года (Не по году/периоду планирования!!! А по месяцам календарного года). Справочник полезен, если планирование построено на первоначальном создании плана продаж на период (год) в целом по товарным категориям, а затем автоматически создаётся План продаж по номенклатуре с учётом сезонности и товарных характеристик. Но, если планирование продаж изначально строится на помесячном или более дробном плане продаж, то справочник сезонности не нужен, т.к. сезонность уже будет учтена в оборотах каждого месяца (недели).

Справочник «Политики учёта серий»

Справочник «Политики учёта серий» служит для привязки к виду номенклатуры правил работы с сериями номенклатуры и сроками годности. Политики учёта серий можно разделить на «лёгкие» (не требующие учета остатков или себестоимости в разрезе серий/сроков годности) и «тяжёлые» (требующие учета остатков или себестоимости в разрезе серий/сроков годности). Маркировку товаров и использование контрольных идентификационных знаков (КИЗ) 1С предлагает использовать в специально выделенном лёгком варианте типа политики «Маркировка продукции для ГИСМ». «Тяжёлого» учёта по возможности следует избегать, т.е. применять его обоснованно, в связи с тем, что серийный учёт предполагает крайне высокую нагрузку на производительность системы, особенно вариант с типом политики «Учёт себестоимости по сериям». В этом случае происходит лавинообразное увеличение количества вычислений, процессорных операций и число строк в табличных частях документов движения ТМЦ. Справочник политик учёта серий по умолчанию не является иерархическим, поэтому рекомендуется здравый минимализм при проектировании его элементов. Поскольку политики учёта серий привязываются к виду номенклатуры, то они распространяются на все элементы номенклатуры с заданным видом. Серийный учёт стоит вводить только в случаях, когда каждая единица продукции имеет уникальные отличия или когда применяется маркировка ГИСМ или собственная поштучная идентификация единиц продукции (например, RFID метками) или когда значения имеют сроки выпуска/годности. В остальных случаях использование серий с большой вероятностью является злоупотреблением возможностями 1С ERP и здравого смысла.

Справочник «Группы доступа номенклатуры»

Отдельно стоит упомянуть справочник «Группы доступа номенклатуры», который является простым списком видов доступа, которые описываются в профилях доступа. Следует помнить, что разделение доступа приводит к замедлению работы системы, поэтому этот справочник в общем случае не стоит использовать. Но он будет весьма полезен, если надо убрать с глаз пользователей оперативного звена элементы номенклатуры, переведённые в архив, выведенные из использования. Обычно применяют способ заведения отдельных групп каталогов для архивной номенклатуры в справочнике «Номенклатура», но это приводит к дублированию номенклатуры и усложнение отборов при выборке данных за прошлые периоды. Но если создать специальную группу доступа «Архив номенклатуры», то устаревшая номенклатура просто исчезнет из поля зрения тех пользователей, которым она в работе только мешает. Также можно завести отдельную группу доступа для новой проектируемой номенклатуры, принцип видимости аналогичный. Такой способ позволяет, не нарушая системности подхода к проектированию видов номенклатуры и справочника номенклатуры, выводить из оборота и вводить в оборот соответствующие позиции, сохраняя или сразу размещая их в нужных группах каталога.

Справочники «Коллекции», «Рейтинги продаж номенклатуры», «Квоты ассортимента» являются узкоспецифичными и предназначенными для розничной торговли ТНП, поэтому в настоящей статье их рассматривать не будем.

Резюме

Чтобы спроектировать справочник «Номенклатура» в 1С ERP необходимо и достаточно спроектировать справочники «Виды номенклатуры», «Товарные категории», «Характеристики номенклатуры».
Следует железно придерживаться описанного в статье принципа строгой иерархичности классификации для системного подхода к проектированию содержимого справочников и применения к ним математического аппарата.

Источник

Общие правила написания наименований в справочниках

Часть 1. Организация справочника Виды номенклатуры

1.1 Разделять информацию о товарах, услугах и работах

1.2 Использовать свойства товаров для получения дополнительной аналитической информации о товарах в отчетах .

1.3 Использовать дополнительные реквизиты при формировании шаблона наименования товара

1.4 Использовать характеристики товаров если необходимо вести количественный учет товаров в разрезе дополнительных параметров

1.4.1 Использовать вариант Общие для вида номенклатуры если они одинаковые для группы товаров

1.4.2 Использовать вариант индивидуальные характеристики

если они НЕ одинаковые для для каждого товара

1.5 Вести учет товаров по срокам годности , серийным номерам и т. д если необходимо

1.6 Заполнить список тех реквизитов, по которым мы будем определять аналогичный товар

1. Признаки хаоса в справочнике «Номенклатура» в 1С

2. Комплекс мероприятия для наведения порядка в справочнике «Номенклатура» в 1С

3. Формирование кратких и полных наименований централизованных номенклатурных позиций

Настройка учета номенклатуры состоит из этапов:

1. Ввод настроек номенклатуры

2. Создание вида номенклатуры

3. Настройка характеристики номенклатуры

Результат настройки учета номенклатуры по характеристикам

1. Возможность установки цен на номенклатуру с разными характеристиками

2. Учет номенклатуры в разрезе характеристик в документах покупки и продажи

3. Построение отчетов по товарам в разрезе характеристик

4. Перезачет позиции номенклатуры по характеристикам при инвентаризации и пересортице

5. В производстве маршрутные карты и ресурсные спецификации создаются по характеристикам номенклатуры, без создания отдельных на каждую позицию номенклатуры

В результате выполнения указанных действий пользователь получает:

Настройка и обслуживание 1С

Настройка справочника номенклатуры в 1С: Розница

Создание номенклатуры в 1С Розница

Установка цен номенклатуры в 1С Розница

1С розница номенклатура из Excel

Загрузка товаров в 1С с помощью сервиса 1С Номенклатура

Подключение к 1С Номенклатура:

Добавление товаров в 1С:Номенклатура

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

Также читают:

Как сделать номенклатуру в чеке: автоматизация и товароучет

Номенклатура в чеке — как указывать обязательную номенклатуру с 2021

Кассовый чек с февраля 2021 — номенклатура товара в чеке

Чек онлайн кассы. Реквизиты по-новому

Основные принципы работы

Справочники и связанные с ними объекты

Перечисление «Типы номенклатуры»

Справочник «Виды номенклатуры»

Справочник «Товарные категории»

Справочник «Товарные характеристики»

Дополнительные реквизиты и сведения

Функционал «Номенклатура, продаваемая совместно»

Справочник «Производители»

Справочник «Номенклатура поставщиков»

Справочник «Ценовые группы»

Справочник «Сезонные группы номенклатуры»

Справочник «Политики учёта серий»

Справочник «Группы доступа номенклатуры»

Резюме

Это тоже интересно: