Инструкция по ведению электронных трудовых книжек

Как взаимодействовать с ПФР

Какие сведения передавать

Работодатели должны сообщать в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работников. ПФР будет хранить почти всю информацию, которую вносят в трудовую книжку. Исключение — записи о поощрениях и образовании.

Направлять данные в фонд нужно в случае:

• приема сотрудника;
• постоянного перевода;
• увольнения;
• написания им заявления о выборе формата трудовой книжки.

Подавать сведения также следует при других кадровых изменениях, например, при получении работником новой квалификации.

Когда передавать сведения

С 1 января направлять информацию нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

При подаче сведений в первый раз их следует дополнить данными о трудовой деятельности работника в организации на 1 января 2020 года.

Обратите внимание: если к 1 января 2021 года не появится повод подать сведения, нужно будет не позднее 15 февраля 2021 года сообщить в ПФР о деятельности работника в организации. То есть к этому моменту у фонда должны быть сведения обо всех сотрудниках. За год может быть мало случаев их «передвижения», поэтому, возможно, вам придется сообщать о большом количестве работников в феврале. Чтобы избежать нагрузки в начале 2021 года, лучше передать все сведения в течение 2020 года.

С 28 апреля уведомлять о приеме и увольнении работника нужно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Как сообщать информацию

Сведения нужно подавать по форме СЗВ-ТД. Как ее заполнить, читайте в обзоре.

Формировать данные о сотрудниках работодатели могут одним из способов:

• с помощью своих программно-технических средств;
• с использованием электронного сервиса Пенсионного фонда.

Направлять сведения нужно аналогично другой отчетности в ПФР. Так, представлять их требуется в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатели, у которых за прошедший месяц числилось меньше 25 сотрудников, смогут передавать информацию на бумаге.

Как взаимодействовать с работниками

Не позднее 31 октября 2020 года нужно уведомить каждого сотрудника о возможности сделать выбор: использовать оба вида книжек или только электронный формат.

Работник выбрал электронную трудовую книжку

Когда сотрудник подаст заявление о том, что выбирает электронный вариант сведений, ему нужно будет выдать трудовую книжку на руки.

С этого момента работодатель не будет отвечать за ее ведение и хранение. Не придется делать выписку из трудовой книжки по просьбе работника.

Минтруд подчеркивает: если работник отказался от трудовой книжки, вернутся к ней он уже не сможет даже на новом месте работы.

Сотрудникам, выбравшим цифровой формат, нужно предоставлять сведения о трудовой деятельности в организации на бумажном носителе или в электронном виде:

• в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника;
• в день увольнения.

Выдавать данные нужно по форме СТД-Р. Подробнее о ней читайте в обзоре.

Если работодатель не предоставит сотруднику сведения вовремя, он будет нести такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.

Подробнее о том, как предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности, читайте в путеводителе по кадровым вопросам.

Работник выбрал бумажную книжку или промолчал

Сотрудники решают вопрос о формате данных в течение 2020 года. Если работник попросит сохранить бумажный вариант или не сообщит о выборе, придется делать двойную работу: вести трудовую книжку и передавать сведения в ПФР.

Право на оба формата сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.

Обратите внимание: при приеме сотрудники смогут предъявить сведения о трудовой деятельности. Нужно проверять, есть ли в документе отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки. Если есть, достаточно будет подавать в ПФР сведения. Отметки нет — попросите работника предоставить книжку. Если он потерял ее или не может передать по другой причине, придется завести новую.

Какая ответственность предусмотрена за неподачу СЗВ-ТД

Если опоздать с отчетом или предоставить неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности сотрудника, то может ждать предупреждение или штраф по общей норме. Для должностных лиц размер штрафа составляет от 1 тыс. до 5 тыс. руб., для организаций — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

С 1 января 2021 года ответственность за такое нарушение станут нести только должностные лица. Им будет грозить предупреждение либо штраф от 300 до 500 руб.

Как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу

При трудоустройстве сотрудника на работу ранее делались соответствующие записи в трудовую книжку и готовились иные кадровые документы. С переходом на цифровой носитель произошли изменения.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной  трудовой книжки застрахованные лица могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также территориальный орган Социального фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Электронные сервисы

• Гражданам
  • • Получить выписку из электронной трудовой книжки
• Гражданам
  • • Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов СФР
• Страхователям/ИП
  • • Загрузить и подать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)
• Страхователям/ИП
  • • Ввести и подать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)
• Страхователям/ИП
  • • Загрузить черновик сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)

Преимущества электронной трудовой книжки

• Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
• Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
• Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
• Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
• Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
• Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
• Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Ведение электронной трудовой книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально ведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подали заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Социального фонда России.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности в течение 2020 года подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

• Информация о работнике;
• Даты приема, увольнения, перевода на другую работу, приостановления, возобновления трудового договора;
• Место работы, в том числе  наименование (сведения об изменении наименования) работодателя;
• Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление);
• Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• Вид поручаемой работы;
• Код выполняемой функции;
• Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• Причины прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;

2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:

Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельностиведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Социального фонда России.

Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику

Работникам, у которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

— при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность:

— за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;

— за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

— за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Социального фонда;

— за несоблюдение порядка представления сведений о трудовой деятельности в форме электронных документов.

Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.

Порядок и сроки предоставления СЗВ-ТД в 2023 году

за отчетные периоды с 1 января 2023 г.:

• в составе единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)»;
• не позднее 1 рабочего дня  за днем издания приказа – прием, увольнение, приостановление, возобновление;
• ежемесячно до 25 числа – перевод;

за отчетный период декабрь 2022 г.:

• не позднее 16 января 2023 г., представляются сведения о переводе в декабре 2022 г. на другую постоянную работу или подаче в декабре 2022 г. зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:

— Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;

— Федеральным законом от 16 декабря 2019 №  436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в СФР сведения о трудовой деятельности;

— Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым Правительству Российской Федерации дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в СФР сведений о трудовой деятельности.

— Федеральный закон от 14 июля 2022 г. № 237-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», в соответствии с которым с 1 января 2023 года сведения о трудовой деятельности представляются в территориальные органы СФР в составе единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)»

Порядок заполнения формы Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:

— постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений»;

— постановлением Правления ПФР от 21 апреля 2022 г. № 62п «О внесении изменений в некоторые акты Правления Пенсионного фонда Российской Федерациив сфере индивидуального (персонифицированного) учета;

— постановлением Правления ПФ РФ от 13.10.2022 № 217п «О внесении изменений в постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. № 730п» (Зарегистрировано в Минюсте России 28 октября 2022 г. № 70739)

Дополнен перечень кадровых мероприятий, по которым страхователь представляет сведения по форме СЗВ-ТД. В сведениях о трудовой деятельности зарегистрированного лица графа 4 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» дополнена кадровыми мероприятиями: «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» и «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ»

Форматы размещены в подразделе «Форматы документов СФР» раздела «Дополнительная информация».

Документы для скачивания

  Форма СЗВ-ТД, представляемая работодателями в органы СФР

  Форма СТД-СФР, предоставляемая зарегистрированному лицу из информационных ресурсов Социального фонда России

  Форма СТД-Р, предоставляемая работнику работодателем

  Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

  Порядок заполнения формы СТД-Р

  Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников»

  Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»

  Федеральный закон от 01.04.2020 N 90-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях»

  Разъяснения Минтруда России по вопросу порядка предоставления сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на работников, которые приrовором суда лишены занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (письмо Минтруда от 19.10.2021 № 14-4/10/В-13775);

  Разъяснения Минтруда России по вопросу порядка заполнения мероприятия «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)» графы 3 формы СЗВ-ТД (письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704);

  Разъяснения Минтруда России по вопросу порядка заполнения rрафы 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» формы СЗВ-ТД (письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704)

  Разъяснения Минтруда России по вопросу необходимости представления сведений о трудовой деятельности в отношении товарищества собственников жилья (письмо от 16.03.2020 № 14-2/В-269);

  Разъяснения Минтруда России по вопросу необходимости заверения подписью и печатью запись в трудовой книжке о том, что подано заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (письмо от 16.03.2020 № 14-2/В-267).

Служба технической поддержки

CФР сообщает о запуске сервиса, позволяющего страхователю, в том числе оператору, дистанционно обратиться в службу технической поддержки CФР и получить консультацию по вопросам отчетности, представляемой по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», а также по форме «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1).

Сервис позволяет получить квалифицированную консультацию по вопросам отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету, представляемой в CФР посредством ЭДО.

Обращение следует направлять по форме «обращение страхователя» / «обращение оператора» на электронный адрес otchet_sfr@99.sfr.gov.ru.

Примечание: информация об отчетности по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», в том числе о порядке ее заполнения, сроках представления, формате сведений и др. размещены в разделе «Электронная трудовая книжка».

  Форма обращения страхователя

  Форма обращения оператора

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке