Инструкция по согласованию договоров в 1с документооборот

Работа с договорными документами

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

«1С:Документооборот 8» поддерживает основные процессы договорной работы:

• подготовка договора;
• согласование договора;
• контроль возврата переданных экземпляров;
• учет сопроводительных документов;
• учет срока действия;
• исполнение обязательств;
• расторжение.

При этом все, что можно, программа выполняет сама:

• продлевает договоры при необходимости;
• отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
• контролирует сроки договоров и этапов.

Планирование и исполнение проектных задач

План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

• планирование — для составления плана проекта;
• отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
• контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
• анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
• полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
• диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

Карточка хранит все присоединенные к договору файлы:

• черновики;
• согласованные материалы;
• скан-копии подписанных оригиналов;
• вспомогательные файлы.

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

Для этого рекомендуется:

• подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
• настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
• подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

Срок действия может быть автоматически изменен:

• при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
• при досрочном расторжении договора;
• при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Анализ договорной работы

Для анализа договорной работы предусмотрено несколько отчетов:

• список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
• список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
• отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.

Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – организация договорной работы. Данный процесс подразумевает согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих документов, а также реализацию поиска и просмотра истории всех действий. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота «1С:Документооборот КОРП 3.0». Как – узнаете из очередной нашей статьи.

Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними коммерческие предложения, дополнительные соглашения, приложения (спецификации, календарные планы) и пр. Обращаться с ними стоит предельно внимательно – любая ошибка (даже при составлении) несет риск возникновения неблагоприятных для компании последствий в ходе их исполнения. Именно поэтому крайне важно правильно выстроить работу с договорной документацией. Это – основа ведения бизнеса.

Нужно понимать, что договорная работа состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия. Она непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации. Правильнее всего автоматизировать весь жизненный цикл договоров – и лучше всего сделать это в программе «1С:Документооборот» [1].

Рассмотрим основные моменты, на которые надо обратить внимание при ее внедрении.

Подготовка договора. Шаблон документа

Для начала надо определиться с требованиями к договорам и сделать классификацию их видов. В большинстве случаев такие документы можно объединить в следующие группы:

• доходные договоры (по ним клиенты платят организации);
• затратные договоры (по ним организация платит поставщикам);
• дополнительные соглашения к договорам;
• соглашения о расторжении;
• сопроводительные документы к договорам;

В настройках вида документа должен быть обязательно проставлен параметр Является договором. Только тогда «1С:Документооборот» будет считать данный документ договором (рис. 1).

При установке флажка Является договором принудительно будут активированы следующие программные настройки (см. рис. 1):

• вести учет по организациям – опция позволяет выбрать вашу организацию (в карточке договора организацию нужно выбирать на табличной части Стороны);
• вести учет сторон – опция позволяет выбрать контрагента, с которым заключается договор (при этом можно указать несколько контрагентов);
• вариант подписания – устанавливается состояние Мы и контрагент(ы);
• учитывать недействующие документы – опция позволяет расторгнуть договор (в регистрационной карточке появляются флажок Расторгнут и ссылка на документ, который делает его недействующим);
• учитывать срок действия – опция добавляет реквизиты: С, По, Бессрочный и Вариант продления в карточку договора;
• учитывать сумму документа – опция включает в карточке поля Сумма, Валюта и В т.ч. НДС.

При работе с договором полезно включить настройки Обязателен файл скан-копии оригинала и Обязательно указание ответственного (см. рис. 1).

Типовой и нетиповой шаблоны договора

Часто в организации есть типовые шаблоны договора. Такие формы – палочка-выручка для тех, кто постоянно составляет документы. Главное – сделать так, чтобы сотрудники не имели возможности вносить исправления в них, а реквизиты договора заполнялись автоматически.

В этом случае нужно создать типовой шаблон документа. В нашем примере – договора (рис. 2).

Является договором: в чем особенность настройки?
Выбор параметра Является договором важен не только для того, чтобы программа могла считывать документ как договор. Когда вы устанавливаете его, автоматически активизируете соответствующие признаки (Использовать подписание должностным лицом, Вести учет по организациям, Вести учет сторон, Учитывать срок действия и пр.), без которых невозможна полноценная работа с файлом. Это дает вам массу возможностей! Например, вы сможете: хранить все сведения, которые касаются заключенного договора; инициировать регулярные процессы по расписанию, которые связаны с создаваемым документом; формировать отчеты по имеющимся договорам; указывать любые документы, которые имеют отношение к договору.

В настройках шаблона документа необходимо выбрать те команды, которые запретят редактировать и удалять создаваемый файл (рис. 3).

В исключительных случаях (когда контрагент настаивает на своей форме договора) имеет смысл создать нетиповой шаблон документа, в котором разрешить редактировать и удалять файлы. Права на использование такого образца можно дать, например, юристам (рис. 4).

Шаблоны документов: в чем их особенность
Любой пользователь подтвердит, что создавать документы на основе шаблонов очень удобно. Какие их возможности реализованы в программе «1С:Документооборот»? Например, такие: создание нескольких шаблонов по одному виду документов; настройка файловых каталогов с указанием одного из шаблонов документов; сканирование файлов.

Автозаполнение шаблона файла договора

Как правило, при составлении доходных договоров часто используют бланки, которые полезно сделать автозаполняемыми. Это позволит вам сэкономить время при создании нового документа.

Программа «1С:Документооборот» предлагает пользователю применить механизм автозаполнения шаблонов файлов (рис. 5).

При подготовке проекта договора нужно ввести соответствующие данные в поля из регистрационной карточки:

• номер;
• штрихкод;
• дата заключения договора;
• контрагент;
• срок действия;
• сумма и др.

При автозаполнении полей в файле договора нужно обратить внимание на следующие моменты:

• некоторые значения легко взять из реквизитов карточки документа (например, сумма и валюта, рис. 6);

• некоторые значения надо вычислять (склонять в нужном падеже или брать из других документов). Их можно получить с помощью скриптов. Это что-то наподобие макросов. Скрипты – выражения на встроенном языке 1С, которые по определенному алгоритму позволяют найти требуемое значение для автозаполнения файла. Ниже приведены те, которые можно использовать для договоров (рис. 7).

Обратите внимание!
Для того чтобы иметь возможность автоматически заполнять договор скриптами, нужно уметь программировать на языке 1С. Однако в большинстве случаев такие макросы уже написаны для предыдущих проектов внедрения и собраны в специальной библиотеке (https://www.doc-lvv.ru/biblioteka-skriptov-1c-dokumentooborot).

Карточка договора. Учет сторон в нем

Карточка договора похожа на карточку обычного документа. Но! В ней есть дополнительные функции, которые нужны только для договоров (рис. 8).

Если стандартных реквизитов недостаточно, в системе существует возможность гибко настроить дополнительные реквизиты и даже расположить их в любом месте карточки документа рядом с основным.

Срок действия договора. Варианты продления срока

Срок действия – важный реквизит при работе с договорами и дополнительными соглашениями. Например, по этому реквизиту можно быстро найти документы с истекающим сроком действия и сэкономить время на мониторинге важных для компании сроков.

Срок действия документа можно изменить в карточке договора, в поле Срок действия → Реквизиты (рис. 9).

Во вкладке Изменение срока действия можно изменить срок действия документа и настроить способ его продления:
Действует: с… по: – дата начала и окончания действия документа;
Бессрочный – документ действует до специального указания о прекращении срока действия;
Продление: – порядок (способ) продления срока действия документа;
Изменил: – лицо, которое обновляло дату действия договора;
Комментарий: – причина изменения срока действия;
История – гиперссылка, по которой открывается история изменения срока действия документа;
Срок действия изменен документом: – документ, на основании которого изменен срок действия.

Существуют следующие варианты продления срока: Допускает продление, Автоматически на месяц, Автоматически на квартал, Автоматически на полугодие, Автоматически на год, Автоматически на неопределенный срок (рис. 10).

Последняя опция актуальна в тех случаях, когда предполагается длительное сотрудничество между компаниями, которое они не планируют заканчивать в обозримом будущем.

К слову, срок действия вы можете изменить вручную. В программе «1С:Документооборот» будет храниться вся история, касающаяся этих данных и изменений в них.

Маршрут согласования и подписания договора

Система «1С:Документооборот КОРП 3.0» позволяет не только вести учет карточек договоров, но и организовать процессы их согласования, подписания, исполнения. Для этого предусмотрена настройка обработки документа. С ее помощью можно определить любой маршрут движения договора. Например: согласование → подписание со стороны вашей организации → подписание со стороны контрагента → регистрация → сканирование и передача на учет (оперативное хранение) (рис. 11).

Маршрут согласования и подписания договора может зависеть от некоторых условий:

• Договоры с суммой свыше 1 000 000 рублей согласовывает руководитель организации, с меньшей суммой – заместитель руководителя.
• Договоры от ВИП-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем те, что поступают от остальных клиентов.

Переписка по договору и его подписание

Переписка по договору – одно из ключевых мероприятий, которые касаются обработки данного вида документов. Остановимся на некоторых моментах этого процесса.

Пересылка заполненного договора контрагенту для подписания в бумажном виде

Прямо из программы «1С:Документооборот» можно отправлять договор контрагенту по электронной почте для согласования текста (рис. 12).

В этом случае файл договора, электронная почта контрагента и тема письма заполнятся из карточки документа. Далее нужно дождаться ответа от контрагента. Как только он придет, файл с обновленной версией договора можно вернуть обратно в карточку документа. Для этого достаточно перетащить его с помощью компьютерной мыши.

Таким образом, создается новая версия файла договора, которую можно сравнить с предыдущей и понять, какие исправления внес контрагент в документ (рис. 13).

Как только договор согласовали обе стороны, нужно подготовить его для отправки на подписание. В таком случае следует сформировать исходящее письмо. В нем зафиксировать дату отправки договора на подписание контрагенту Почтой России. Затем переслать составленное письмо и дождаться ответа второй стороны. После его возвращения – зафиксировать входящее письмо и дату получения подписанного экземпляра договора. Вся история переписки по договору будет видна в карточке документа (рис. 14).

Подписание договоров в электронном виде электронной подписью

В карточке можно указать способ подписания документа усиленной электронной подписью (далее – УЭП) (рис. 15).

Электронная подпись: какую можно использования в 1С
Напомним, что выделяют три вида электронной подписи.
1. Простая – для установления авторства.
2. Усиленная неквалифицированная (далее – УНЭП) – для подписания документов, кроме юридически значимых.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП) – для подписания юридически значимых электронных документов.
В программе 1С договоры можно подписывать УНЭП и УКЭП.

В таком случае, когда поступит задача – подписать договор, руководитель должен будет обязательно использовать свой закрытый ключ на USB-токене, чтобы получить УКЭП. Если распечатать этот документ, в нем появится соответствующая одноименная метка – УКЭП. Данный файл договора вместе с такой подписью можно переслать контрагенту для подписания (рис. 16).

Составленный договор может быть подписан УКЭП в рамках оператора электронного документооборота (далее – ЭДО).

Операторы ЭДО – коммерческие компании, которые предоставляют юридическим лицам услугу по обмену электронными счетами-фактурами и прочими документами. К их услугам прибегают в тех случаях, когда организации, которые сотрудничают друг с другом, не нашли оптимальное техническое решение для обмена договорами. Операторы ЭДО реализуют процесс передачи электронных документов, гарантируют безопасность передаваемой информации и юридическую значимость счетов-фактур и других документов. У них есть для этого все возможности: технологические, кадровые и правовые.

Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, оператор ЭДО должен предварительно соблюсти ряд организационных мер. Ключевые – две.

1. Оператор должен получить лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи (далее – ЭП) и шифровальными средствами, на предоставление телематических услуг связи и др.
2. Оператор должен обладать прежде всего техническими ресурсами, чтобы поддерживать свои системы в соответствии с требованиями законодательства и при их изменении делать соответствующие настройки.

Контроль возврата переданного экземпляра договора

С помощью журнала передачи документов можно контролировать возврат договоров, отправленных на подпись контрагенту. Для этого вам потребуется обратиться к записи данной закладки и заполнить реквизит Срок возврата. Как только контрагент вернет договор, необходимо установить признак Возвращен (рис. 17).

Документы, не возвращенные вовремя, отображаются в журнале передачи красным цветом (рис. 18).

В отчете Журнал передачи есть вариант отчета, который показывает список документов, отданных на подпись, но не возвращенных в отведенный срок по контрагентам.

Переписка по договору. Его подписание. Дополнительные документы

По договорам практически всегда нужны следующие виды соглашений:

• дополнительное соглашение (меняет какие-то условия договора, например срок действия);
• соглашение о расторжении договора;
• соглашение о неразглашении информации NDA (конфиденциальности).

Чтобы организовать учет таких соглашений к договору, необходимо:

1. Настроить нумератор по связанному документу, чтобы сплошная нумерация велась внутри договора (по одному договору будет своя нумерация дополнительных соглашений: 1, 2, 3, а по другому – своя: 1, 2, 3) (рис. 19).
2. Предусмотреть типы связей (раздел НСИ → Типы связей).
3. Настроить их (раздел НСИ → Настройки связей).

Многосторонние договоры

В программе можно работать с многосторонними договорами. Речь о таких, которые заключаются более чем двумя контрагентами.

Для оформления многостороннего договора в табличную часть Стороны необходимо добавить список корреспондентов (рис. 20).

Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно, их следует указать в шаблоне.

Отчеты по договорам

В системе есть отчеты, с помощью которых можно анализировать договорную работу. Например, Список заключенных договоров, Договоры с истекающим сроком действия, Расторгнутые договоры и пр. (рис. 21).

В программе «1С:Документооборот» также встроен блок статистических отчетов, с помощью которых пользователь может проанализировать эффективность того или иного бизнес-процесса, сделать выводы и принять оптимальное управленческое решение. Например, План-фактный анализ согласования, Отчет по согласованиям и др.

Резюме

«1С:Документооборот» поддерживает ключевые процессы договорной работы. Самое же главное – позволяет наладить их целостно, сделать прозрачными и упорядочить. С помощью программы вы сможете сократить срок создания и согласования договора, своевременно его продлевать и получать от контрагентов, контролировать статус сопроводительных документов (дополнительных соглашений, счетов-фактур). Непременно используйте ее возможности! В наши дни пора работать современными методами и автоматизировать любые процессы, выгадав время на другие дела.

Содежание:

1.    Как автоматизировать этапы преддоговорной работы

2.    Создание шаблонов процессов для быстрой и удобной маршрутизации в 1С:Документооборот 8

3.    Как настроить маршрутизацию по шаблонам в 1С

При работе с внутренними документами одним из важнейших процессов считается оптимизация договорной работы. Когда уже нет сил носить бумажные экземпляры по согласующим, терять бумажные резолюции, утрачивать нить актуальности документа – на помощь приходит программа 1С:Документооборот 8

Здесь предусмотрена возможность автоматизировать все этапы преддоговорной работы. 

1.    Как автоматизировать этапы преддоговорной работы

Итак, нам нужно подготовить проект договора поставки строительных материалов. После создания в 1С внутреннего документа Договор поставки строительных материалов нам потребуется отправить его по процессу Согласование. Согласователем будет являться непосредственный руководитель сотрудника. Процесс с одним действием, не предполагает продолжения, поэтому пойдем следующим путем.

Для начала зайдем в раздел Нормативно-справочная информация и выберем справочник Виды документов в 1С. После этого создадим новый вид внутреннего документа в 1С, который будет называться Договор поставки строительных материалов. И укажем, что в этом виде договора мы будем вести учет по товарам и услугам в 1С.

Затем создадим внутренний документ Договор поставки 1С.

Заполним необходимые реквизиты и добавим товары на закладке Товары и услуги.

Прикладываем файл договора и записываем документ. После этого нажимаем на кнопку «Отправить» и выбираем из выпадающего списка процесс Согласование. 

В нашем процессе согласователь только один и это непосредственный руководитель секретаря, который создал проект договора. Нажимаем кнопку Подобрать и выбираем из списка руководителя. Устанавливаем срок согласования и нажимаем кнопку Стартовать и закрыть.

После старта процесса руководителю придет задание согласовать проект договора поставки. В режиме предпросмотра видны все необходимые реквизиты задания, что позволяет не тратить время на открытие полной формы задачи. Дальнейший маршрут договора зависит от принятого решения руководителя. У выбранного нами руководителя в распоряжении 3 варианта: Согласовать проект договора, Согласовать с замечаниями, Не согласовано.

После принятия руководителем решения процесс завершается. 

Но чаще необходима именно автоматизация ручного ввода. Для реализации этой задачи предусмотрено создание шаблонов процессов для быстрой и удобной маршрутизации. 

2.    Создание шаблонов процессов для быстрой и удобной маршрутизации в 1С:Документооборот 8 

Предположим, нам необходимо согласовать проект договора, сумма которого превышает 80 000 рублей. По регламенту согласовать проект договора на 80 000 рублей и выше должен руководитель организации. Для выполнения регламента мы можем задать условие: если сумма договора выше 100 000 рублей, то к основным согласователям добавляется руководитель организации. 

Заходим в наш проект договора поставки и снова нажимаем Отправить. На этот раз выбираем Согласование договоров с условием — смотрим, что согласователей теперь два: наш руководитель и директор организации. 

3.    Как настроить маршрутизацию по шаблонам в 1С

Как настроить маршрутизацию по шаблонам в 1С? Шаблоны настраиваются в разделе Управление процессами — Шаблоны процессов. Настроить шаблоны процессов можно самостоятельно без помощи программиста. 

Выбираем в списке шаблон согласования. Указываем название шаблона, сотрудников, входящих в рабочую группу. Если с шаблоном будут работать все сотрудники организации, то поле оставляем пустым.

Далее переходим на закладку Предметы процесса и указываем наш Договор поставки в 1С.

Переходим на закладку Настройки процесса и нажимаем кнопку Использовать условия, где и задаем условие Сумма договора больше 80 000 рублей. Еще одним плюсом маршрутизации по шаблону является механизм автоподстановок. Он позволяет использовать роли пользователей в процессах, что как раз и автоматизирует ручной ввод данных. В нашем случае мы указываем роль Руководителя автора и Руководителя организации. В поле Условие напротив руководителя организации указываем вновь созданное условие. 

А теперь представим, что нашей задачей является не просто согласовать проект договора с руководителем, но и отправить его на исполнение ответственному сотруднику. В этом нам поможет Комплексный процесс, который состоит из нескольких «простых» процессов, описанных выше. Настраивается шаблон комплексного процесса, как и предыдущий, в разделе Управление процессами — Шаблоны процессов. Выбираем Комплексный процесс. Перед созданием шаблона программа предложит вам два варианта настройки — в виде схемы и таблицы. Рекомендуется пока что пользоваться таблицей, так как механизм схем еще в режиме тестирования.

Заполняем реквизит Наименование, Предмет процесса и переходим к настройкам. В настройках указываем название процесса, контролера процесса (пользователя, который будет контролировать процесс на протяжении всего жизненного цикла). И добавляем действия — это простые процессы, которые мы заранее настроили. Первым идет согласование договора с условием по сумме, далее договор должен быть зарегистрирован, затем подписан директором и, наконец, исполнен. После этих действий мы можем продолжить процесс списанием документа в дело. 

Указываем порядок выполнения действий (очередность) и записываем процесс. 

Теперь при отправке по процессу Согласование договора по сумме договор проходит 4 этапа автоматически по заранее настроенным маршрутам.

Как вы видите, программа 1С:Документооборот 8 предлагает пользователям гибкие настройки маршрутизации и автоматизации договорной работы в организации. Главное – правильно создать матрицу ролей и маршруты движения документов, сроки согласования. Качественная предпроектная подготовка поможет реализовать максимально удобную систему управления договорами.

Специалист компании ООО «Кодерлайн»

Кристина Удалова

Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – правильная организация договорной работы. Этот процесс включает в себя согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих договорных документов, а также реализация быстрого поиска и просмотра истории работы. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Возможности программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в части управления договорной деятельностью компании

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Не стоит делать очень детальную классификацию, поскольку в большом числе видов документов легко запутаться. Для повседневной работы обычно бывает достаточно выделить не более 10 видов договорных документов. Виды документов должны отличаться друг от друга настройками, составом реквизитов, а возможно и нумераторами, иначе выделять отдельный вид документа не следует.

Также необходимо разработать и настроить структуру папок хранение внутренних документов.

При настройке папок сразу же нужно разработать и настроить матрицу разграничения доступа по папкам.

Для настройки видов и шаблонов договоров в первую очередь необходимо указать, что документ является договорным, установив признак «Является договором».

При установке признака «Является договором» автоматически будут выполнены следующие настройки:

• Использовать подписание должностным лицом – делает доступным для документа состояния «Подписан/Отклонен» и процесс «Подписание», а также появятся реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
• Вести учет по организациям – позволяет выбрать нашу организацию (в карточке документа организацию нужно выбирать в табличной части «Стороны»);
• Вести учет сторон – позволяет выбрать контрагента, с которым заключается договор, при этом можно проводить многосторонние сделки – выбирать несколько контрагентов;
• Вариант подписания устанавливается в состояние «Мы и контрагенты»;
• Учитывать срок действия – добавляет реквизиты «С», «По», «Бессрочный» и «Вариант продления» на карточку договора;
• Учитывать сумму документа – включает в карточке поля «Сумма», «Валюта» и в т.ч. «НДС»;
• Учитывать недействующие документы – позволяет фиксировать расторжение договора. В карточке документа появляется флаг «Расторгнут» и ссылка на документ, который делает его не действующим.

Для договора будет полезным включить настройки «Обязателен файл скан-копии оригинала» и «Обязательно указание ответственного».

Далее необходимо принять решение, нужно ли делать разграничение прав на уровне документов. Такая настройка значительно загружает сервер «1С:Документооборот», поскольку права на каждый документ будут рассчитываться динамически в реальном времени. Если такой подход все же необходим, то нужно установить флаги «Заполнение рабочей группы является обязательным» и «Автоматически вести состав участников рабочей группы».

На вкладке «Нумерация» настраиваются нумераторы для каждого вида документа.

Присвоение номера производится в процессе регистрации – в результате выполнения задачи «Регистрация» или вручную при нажатии кнопки «Зарегистрировать». Для более подробной настройки нумераторов документов нужно перейти в раздел «Нормативно-справочная информация», пункт меню «Нумераторы».

Настройка нумератора для документов производится с помощью удобного конструктора номеров с возможностью использования множества динамических предопределенных элементов.

Для каждого нумератора можно указать виды документов, для которых он будет использоваться, причем и в разрезе множества аналитик.

Для нумератора необходимо установить его периодичность, а также определить, по каким аналитикам вести независимую нумерацию.

Настроив автоматическую нумерацию договорных документов, можно значительно повысить эффективность работы с документами, четко систематизировать их для контроля и быстрого поиска.

Следующим необходимым шагом в подготовке работы с договорными документами является настройка шаблонов по каждому виду документа.

Для каждого вида документа можно определить несколько шаблонов с различными настройками реквизитов и шаблонами файлов.

Настройки шаблона документа включают в себя определение ограничений для документов, подготовленных по этому шаблону, а также доступность шаблона для пользователей системы.

На следующей вкладке настраиваются предопределенные для данного шаблона реквизиты документа.

Название документов можно формировать из конструктора предопределенных реквизитов документа, что также вносит весомый вклад в систематизацию и упорядочение договорной деятельности компании.

Теперь можно не сомневаться, что все доходные договоры будут называться строго по определенным правилам.

На вкладке «Файлы» можно приложить один или несколько шаблонов файлов печатной формы договора.

В «1С:Документооборот» есть интересный механизм автозаполнения шаблонов файлов, который позволяет автоматизировать подготовку типовых договорных документов, полностью исключив человеческий фактор на данном этапе, что приводит к значительному сокращению сроков подготовки и согласования договоров и приложений к ним, обеспечивает контролируемость и безопасность в управлении договорной работой, поскольку в данном случае можно быть точно уверенным, что документ будет подготовлен в строгом соответствии с требованиями и полностью соответствовать всем политикам и регламентам компании.

Также в шаблоне документа можно предопределить список согласующих и обязательный состав рабочей группы документа для строгого разграничения прав доступа к документу.

Еще одной немаловажной настройкой документов является «Настройка доступности по состоянию». Здесь устанавливается доступность для редактирования различных реквизитов документа, в том числе возможность добавлять, удалять или редактировать файлы вложений в зависимости от состояния (статуса) документа – «Проект», «На согласовании», «Согласован», «Подписан», «Зарегистрирован» – для различных групп пользователей.

Для настройки доступности по состоянию администратору системы необходимо войти в раздел «Настройка и администрирование», пункт меню «Настройка доступности по состоянию».

В этой настройке устанавливается доступность полей в зависимости от состояния документа.

Далее – для кого установлены данные настройки…

…и на какие виды документов они распространяются.

В результате установки всех необходимых настроек у нас получился готовый к работе шаблон договорного документа.

При создании нового договора открывается вкладка «Реквизиты».

Обратите внимание, что наименование договора, которое формируется по установленному нами шаблону, сформировалось не до конца. Не волнуйтесь, это не ошибка, ведь у нас в договоре еще нет контрагента. Добавим контрагента в табличную часть «Стороны» и сохраним договор.

Все предустановленные нами в шаблоне договора реквизиты автоматически заполнились в новом договоре, соответственно, время на их заполнение тратить больше не нужно. Также из шаблона создан файл договора, заполнились обязательные данные о согласовании договора и рабочей группе.

При открытии уже созданного документа первой открывается вкладка «Обзор», на которой расположена общая сводка по документу, окно с файлами вложений и дополнительными статусами – наличие активных процессов, обсуждений во внутреннем форуме и состояние контроля документа.

Теперь «1С:Документооборот» готов к созданию и хранению договорных документов.

Но как же быть с их обработкой?

Работа с договорами

Система имеет мощнейший функционал бизнес-процессов, с помощью которых можно обрабатывать документы процедурами любой сложности.

Договор можно обработать как простыми дискретными процессами – «Согласование», «Подписание», «Регистрация», «Рассмотрение», «Исполнение или ознакомление», – так и сложным комплексным процессом с различными условиями маршрутизации, эскалации, с проверками условий выполнения, который состоит из любого множества простых процессов и их комбинаций.

Для этого необходимо подготовить шаблон комплексного бизнес-процесса из раздела «Управление бизнес-процессами», пункт меню «Шаблоны процессов».

Разработка шаблонов бизнес-процессов – весьма сложная и ответственная процедура, требующая знаний и подготовки. Без детального анализа и моделирования очень сложно получить желаемый результат без ошибок.

Этапы составления бизнес-процессов:

• Установка границ. Обозначение событий, которые является началом и окончанием процесса;
• Схематичное изображение блоков процесса. Расположение блоков подпроцессов, операций в порядке выполнения;
• Усложнение схемы. Добавление в нее различных вариантов развития событий и промежуточных операций;
• Распределение ролей. Для построения бизнес-процесса нежелательно назначать исполнителем задач конкретных сотрудников, лучше использовать автоподстановки или ролевую адресацию;
• Размещение документов (договоров, приказов, служебных записок), учет промежуточных документов;
• Уточнение используемых программ, систем и баз данных;
• Расположение материалов и инструментов, применяемых в бизнес-процессах предприятия;
• Определение показателей эффективности;
• Связывание схемы с прочими процессами;
• Проверка структуры полученной модели;
• Корректировка по результатам моделирования.

Этапы подготовки шаблона бизнес-процесса обработки договора

Одним из первых шагов обработки договора может стать согласование контрагента для заключения данного договора. Этот этап может быть частью комплексного процесса обработки договора после подготовки проекта документа, либо вынесен в отдельный предварительный процесс. Участниками, как правило, являются специалисты службы безопасности, комплаенса, юридических и экономических служб.

Система электронного документооборота «1С:Документооборот» предоставляет пользователям широкие возможности и профессиональные инструменты для управления договорной деятельностью компании любого масштаба и направления деятельности.

Если перед вами стоят такие задачи, как ведение договоров в 1С Документооборот и учет договоров в 1С Документообороте 8, привлекайте профессионалов для внедрения системы, и достижение данных целей вам гарантировано!