Инструкция по подписанию документов эцп

Электронная подпись используется для подписания цифровых документов. Ключ сертификата электронной подписи (ЭП или ЭЦП) создаётся методом криптографических преобразований с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеет только владелец.

Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия. Электронная подпись работает в онлайн или офлайн-режиме.

В статье расскажем, как подписать документ электронной подписью в различных случаях и приведём подробную инструкцию.

Где применяется электронная подпись

Электронная подпись используется в следующих случаях:

Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭП.

Регистрация права на подпись проводится через аккредитованные удостоверяющие центры. Право принимать, проверять и хранить конфиденциальную информацию о клиенте имеют только сертифицированные организации. Каждая созданная ЭП уникальна по своей структуре и коду.

Где получить сертификат электронной подписи

Сертификат ЭЦП можно получить только в специальном удостоверяющем центре (УЦ). Порядок и место выдачи зависит от получателя. Индивидуальным предпринимателям и руководителям юридического лица выдают подписи только в УЦ ФНС и её доверенных лиц. Необходимо прийти лично в отделение налоговой с пакетом документов и сертифицированным токеном, на который запишут электронную подпись. Клиенты обслуживаются в порядке очереди по графику выбранного филиала.
Пользователи, которые уже получали сертификат цифровой подписи в ФНС, могут перевыпустить его онлайн, используя интерактивные сервисы.

Физическим лицам и работникам юрлица можно получить сертификат подписи только в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы Министерством цифрового развития. Перечень таких УЦ размещён на сайте Минцифры. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.

Принцип работы: что необходимо для использования ЭП

Принцип работы подписи заключается в кодировании файла. Как только нанесена электронная подпись, добавить новую информацию в файл невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть файл, внести в него правки и затем подписать файл электронной подписью с Рутокена снова. При этом на документе будет проставлена новая подпись с актуальным временем и датой подписания. Именно это качество придаёт документу надёжность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП

Порядок работы с электронным документом и ЭП:

Подпись наносится не только на электронный документ, созданный в специализированной программе. ЭП можно подписывать файлы AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет её функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа файла свои правила работы и внесения ЭП в документ.

Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF на компьютере

Рассмотрим, как подписать файл PDF квалифицированной электронной подписью.

Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader можно подписать с помощью программы «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, с ним можно создавать электронную подпись в ПДФ формате. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.

Чтобы подписывать файлы электронной подписью, необходима программа для чтения ПДФ-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. После подписания электронный файл распознаётся в «КриптоПро».

Инструкция, как поставить ЭП:

• Заходите на онлайн-сервис «КриптоПро», нужно найти плагин и установить на компьютер.
• Настроив программу, входите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
• Выбираете меню «Подписание».
• В появившемся окне выбираете искомую подпись.
• Чтобы подписать PDF, необходимо выбрать место и положение электронной подписи в документе.

Электронная цифровая подпись PDF аналогична подписям в «КриптоПро». Подпись распознаётся системой при подаче документов в налоговую службу или аналогичные организации.

Шаг 1
Открыть файл PDF и выбрать дополнительные инструменты.

Шаг 2
Установить расширение PDF.

Шаг 3
Выбрать сертификаты.

Шаг 4
Выбрать действия с Сертификатами.

Шаг 5
Выбрать место штампа.

Шаг 6
Выбрать сертификат.

Шаг 7
Просмотреть сертификат.

MS Word: подписываем документы электронной подписью

Документы Microsoft Office могут быть подписаны электронной цифровой подписью самостоятельно. Для этих целей к стандартному пакету нужно скачать плагин, отвечающий расширению документов Word. На компьютере должна быть установлена система не младше 2007 года.

Простота использования позволяет эффективно вести работу в программах-редакторах, которые наиболее удобны пользователю. Перед работой необходимо проверить, насколько корректно взаимодействуют плагин программы электронной подписи и Word. Справка: в Word создаются трудовые и хозяйственные договоры, иски в арбитражные суды, заявления для вуза и т. д. Аналогично создаются файлы в Excel для XLS. Для работы с этим типом файлов необходима установка плагина MSInfopath. Чаще всего он поставляется в пакете с Microsoft Office.

Шаг 1
Открываем файл Word. На верхней панели открываем раздел «Файл». В версиях 2007-2010 года пункт спрятан под значком Microsoft Office в верхнем левом углу. В открывшемся перечне нужно кликнуть по блоку «Защита документа». В раскрывшемся меню выбираем строку с названием «Добавить цифровую подпись».

Шаг 2
Всплывает окно «Подписание». В нём указывается роль подписанта. Выбираются сертификаты и оставляются комментарии, входящие в подписание документа.

Шаг 3
Если к ПК привязано несколько сертификатов, функционал Word подтянет самую последнюю версию подписи. Изменить текущее положение можно в настройках, кликнув на «Изменить».

Шаг 4
Заполнив обязательные поля, нажмите кнопку «Подписать». Электронный сертификат соединяется с документом и обеспечивает его защиту.

OpenOffice: подписание документов с помощью ЭП

Подписать с помощью ЭЦП электронный документ, созданный в бесплатном офисном пакете программ OpenOffice, не получится. Он не поддерживает создание подписи в файле с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработка плагина для OpenOffice КриптоПро пока не планируется.

Картинки: визирование подписью графических файлов

Электронная печать может применяться на графических файлах. Подписывать можно файловые разрешения формата BMP, JPEG, PNG, PDF и др. Цифровая подпись служит защитой изображения и устанавливает авторство рисунка. Подпись используется для защиты:

• авторских логотипов;
• заверения скан-копии документа;
• защиты договоров в формате PDF;
• защиты чертежей и проектной документации формата PDF;
• заверения чертежей, графиков работы и др.

Чтобы воспользоваться для защиты электронной цифровой подписью, на ПК устанавливается дополнительный патч «КриптоАРМ». ПО предоставляется бесплатно, его можно скачать с сайта разработчика. Аналоги зачастую конфликтуют с лицензированной программой и продаются в виде платных подписок.

Крипто АРМ: помощник предпринимателя

«КриптоАРМ» — специализированное ПО, созданное под программу взаимодействия электронных подписей. Это удобный и финансово выгодный инструмент, официально лицензированный в РФ.

В «КриптоАРМ» можно создавать подпись в форматах:

• jpeg;
• rar;
• png;
• ppt;
• видеофайлы;
• расширения базы данных и т. д.

Программа имеет несколько версий, каждая наделена уникальным функционалом. «КриптоАРМ Старт» — базовая версия с минимальным набором инструментов, предоставляется бесплатно. Платные версии дают тестовый период, за который пользователь может выбрать необходимые для работы функции.

После установки на ПК программа позволяет нанести электронную подпись на файл из контекстного меню или в главном окне программы. Алгоритм работы слегка различен. Но в обоих вариантах работа завершается пунктом «Подписать».

Документы для ФНС: как подписать электронной подписью

Для работы в личном кабинете на сайте ФНС нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Она имеет юридическую значимость и является аналогом бумажной подписи. С помощью такой ЭЦП можно сдавать отчётность онлайн, ставить подпись на договоры с контрагентами и участвовать в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Помимо подписи, необходим идентификатор налогоплательщика.
Что нужно сделать, чтобы его получить:

После этого можно создавать и подписывать документы, чтобы вести электронный документооборот с налоговой через личный кабинет.

Как подписать документ в ФНС усиленной подписью: для этого нужно воспользоваться любым доступным средством криптографической защиты информации. Далее подписанный файл отправляется в налоговую.

Ошибки: часто встречающиеся трудности в работе с ЭП

Причины возникновения ошибки:

• сертификат не установлен или не настроен в системе;
• не установлено ПО «КриптоПро». Например, если в браузере не установлен плагин для подписи, то с ЭЦП не получится работать на веб-странице онлайн;
• установлен Word младше версии 2007 года (чаще всего это 2003 год);
• срок службы сертификата закончен;
• попытка продублировать сертификат на документе;
• применение несовместимого с «КриптоПро» программного обеспечения.

В случае возникновения ошибки обратитесь к администратору. Чаще всего причины сбоев вскрываются при детальной проверке программного обеспечения, установленного на оборудовании.

Если после нажатия кнопки «Подписать» вместо документа выдаётся ошибка, значит, на компьютере не установлены программные пакеты от «КриптоПро».

Минимальные системные требования к рабочему месту

Операционная система Microsoft Windows;

Один из браузеров:

• Спутник
• Microsoft Internet Explorer 11
• Google Chrome

КриптоПро CSP 4.0 или 5.0

Носитель с действующей электронной подписью, вставленный в компьютер.

Права администратора для установки программного обеспечения.

В случае использования браузера Google Chrome, необходимо произвести 
дополнительные настройки Крипто Про ЭЦП Браузер плагин. 

     1. Если при загрузке Browser plug-in расширение не было добавлено автоматически, найдите модуль CryptoPro CAdES Browser Plugin в интернет-магазине Chrome и нажмите «Установить». По завершении процесса перезапустите интернет-обозреватель.

     2. В настройках интернет-браузера выберите вкладку «Расширения» и раздел «Дополнительные инструменты». 

     3. Убедитесь, что в списке есть установленное расширение, а напротив пункта «Включить» стоит галочка.

Подписание заявления КЭП.

     1. Сервис подписания располагается по ссылке https://crm.uc-itcom.ru/app/index.php/clients/sign#

     2. На открывшейся странице нажать на сообщение «Скачать приложение». 

     3. Необходимо выбрать пункт «Сохранить».

     4. По завершению загрузки приложения необходимо запустить его, в появившемся окне необходимо нажать кнопку «Далее».

     5. В очередном окне необходимо нажать кнопку «Далее».

     6. Затем необходимо выбрать папку для установки (приложение обязательно должно быть установлен на системный диск «C») и нажать кнопку «Установить».

     7. Приложение попросит разрешение на удаление одного из корневых сертификатов, необходимо нажать кнопку «Да».

     8. Когда появится окно с запросом на разрешение установки нового корневого сертификата, необходимо нажать кнопку «Да».

     9. По завершении установки необходимо нажать кнопку «Закрыть» и вернуться в браузер, на страницу подписания файла: https://crm.uc-itcom.ru/app/index.php/clients/sign# 

     10. В меню следует выбрать пункт «Подписать файл».

     11. Сайт запросит доступ к сертификатам и подключенным ключевым носителям на Вашем компьютере для осуществления подписания, следует нажать «Предоставить доступ» на всплывающем окне.

     12. Выбираете контейнер с электронной подписью, которым будет подписываться заявление на выпуск нового сертификата.

     13. С помощью кнопки «Выберите файл» необходимо выбрать файл на Вашем компьютере, который требуется подписать: 

     14. Находите файл заявления в папке, где он сохранен, выбираете его и нажимаете кнопку «Открыть».

     15. Произойдёт подписание Заявления на выпуск сертификата. Для его скачивания, нажмите кнопку «Скачать», в нижнем левом углу появится сохраненный файл.

     16. Чтобы открыть папку с подписанным файлом, нажмите на стрелку справа от файла, в открывшемся меню выбирайте «Показать в папке».

     17. Откроется папка с поlписанным электронным ключом файлом заявления. 

Подписание заявления КЭП второй электронной подписью. 

В случае, если сертификат выпускается на сотрудника юридического лица, который не является законным его представителем, заявление обязательно подписать двумя подписями:

• подписью сотрудника ЮЛ, на которого выпускается электронный ключ:
• подпись руководителя организации (законного представителя).

Последовательность подписания:

     1. Документ подписанный первой подписью имеет расширение *.sig. Процедура подписания описана выше в разделе «Подписание заявления КЭП».

     2. Чтобы добавить вторую подпись, следует повторно выполнить пункты № 10 – 17 в разделе «Подписание заявления КЭП» и в пункте №14 важно выбрать файл, который подписан первой подписью с расширением *.sig.

     3. В пунктах №16-17 скачивается файл подписанный второй подписью и будет иметь расширение *.sig.sig.

Подгрузка подписанного файла на фрейме.

     1. Сформированный файл необходимо подгрузить в раздел «Прикрепление сканов документов» в раздел «Прочие (при необходимости)» с помощью кнопки «Загрузить».

     2. В открывшемся окне выбираете подписанный файл и нажимаете кнопку «Открыть».

     3. Файл подгружен, если все остальные пункты раздела «Прикрепление сканов документов» также загружены, то следует нажать кнопку «Завершить». Заявка будет отправлена на проверку, в случае отсутствия замечаний, на указанную Вами почту поступил ссылка для генерации ключа.

Подписание с помощью word.

Сохраните последние изменения в документе MS Word и подпишите документ:

     1. Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

     2. В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить…». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).

     3. Нажмите «Подписать».

Проверить подпись.

Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» проверьте, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию о подписи, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

Если вы внесете изменения в документ, подписанный ЭП, все подписи станут недействительными. Поэтому перед редактированием удалите все подписи под документом.

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

Крипто АРМ.

Для начала кликните по файлу, который нужно подписать, правой клавишей мыши и выберите КриптоАРМ. Откроется выпадающий список возможных действий. Там, соответственно, следует выбрать: «Подписать».

Далее нас приветствует Мастер создания электронной подписи. У него аж пять шагов. И мы сейчас их разберем один за другим.

Первый шаг это «Выбор файлов». Здесь мы видим уже выбранный нами файл для подписи. Можем добавить еще любое количество файлов или даже папки с файлами. Также можем просмотреть (кнопка «Просмотр») содержимое документа перед его подписанием, что очень важно.

Второй шаг под названием «Выходной формат» предлагает нам выбрать формат подписи. Можно выбрать один из двух типов кодировки: DER или BASE64. В большинстве случаев это не важно, но бывают и исключения. К примеру, для ФСРАР укажите DER кодировку, а не наоборот. Можно задать расширение для выходного файла, по умолчанию для подписанных данных в «КриптоАРМ» используется расширение SIG. Кроме этого есть возможность включить архивирование, чтобы после создания подписи результаты помещались в ZIP-архив, и задать каталог для сохранения результатов подписи.

Третий шаг под названием «Параметры подписи» очень важен. Именно на этом шаге нас ждет выбор, какой вид подписи в итоге будет создан. Этот момент надо разъяснить. Существуют два вида подписи: присоединенная и отсоединенная. В случае с присоединенной, подпись как бы прикрепляется к подписываемому документу, вы это можете заметить, потому как увеличивается размер файла после его подписания. В случае с отсоединенной подписью, подписываемый документ остается неизменным, подпись же сохраняется в отдельном файле. Для проверки отсоединенной подписи нужны оба файла, файл подписи и файл исходного документа.

Четвертый шаг мастера создания электронной подписи — это непосредственно «Выбор сертификата подписи». Нажимаем на кнопку «Просмотр» и в открывшемся окне находим свой сертификат подписи. Ежели вы наблюдаете пустое окне выбора, то сертификатов для подписи у вас просто нет, и вам следует установить хотя бы один.

И наконец, последний пятый шаг, что зовется «Завершение». Здесь мы видим общую информацию, какой сертификат нами был выбран, формат подписи и путь для сохранения подписанного файла. Но не спешите сразу закрывать окно, обратите внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования». Можете самостоятельно дать имя профили, и в следующий раз вам не нужно будет снова настраивать параметры подписи, все уже будет выбрано. И так, нажимаем на кнопку «Готово», чтобы подписать выбранный нами документ.

Отлично! Операция прошла успешно! Выбранный нами документ теперь подписан электронной подписью.

Находим подписанный документ, он у нас там же, где находится и исходный документ. Иконку файла, содержащего электронную подпись ни с чем не перепутать, это листок бумаги с ручкой. 

Остались вопросы? 

Заключение сделок и соглашений, составление договоров всё чаще происходят в онлайн-формате. Чтобы заверить документ, уже не нужно иметь на руках физическую копию. Подписаться можно непосредственно в электронном файле, причём он будет иметь полную юридическую силу. Расскажем, как подписать электронной подписью документ PDF и что делать, если цифрового сертификата у вас нет.

Что нужно сделать перед подписанием электронного документа?

1. Подготовить финальную редакцию файла. Проверьте, что все пункты прописаны, а нужные изменения внесены и больше корректировок не будет.

2. Получить в Удостоверяющем центре (УЦ) сертификат квалифицированной электронной подписи ― это документ, содержащий ключ проверки подписи и зашифрованную информацию о владельце (данные о вашем статусе, реквизитах и полномочиях). Позволяет подтвердить авторство, максимально защищён ― подделать невозможно. Если не обращались за ключом ЭЦП, подготовьте графический автограф в виде изображения (скан вашей подписи).

3. Установить ПО для формирования и добавления электронной подписи. Это могут быть специальные надстройки для текстовых редакторов, десктопные приложения или онлайн-сервисы.

Что такое ЭЦП и как её создать?

Электронная подпись используется для подписания договоров с контрагентами, сдачи любых отчётов, регистрации онлайн-касс, действий на госпорталах. Она имеет юридическую силу и позволяет работать с электронным документооборотом. Использовать ЭП могут физические лица, индивидуальные предприниматели и юрлица. Чтобы понимать, как подписать ПДФ ЭЦП, советуем разобраться с терминологией. На разных платформах вы сможете встретить несколько типов подписей с использованием цифровых сертификатов. Чтобы вы не запутались, раскроем основные понятия.

Цифровая подпись

По сути, это цифровой аналог рукописного автографа. Представляет собой электронный ключ, в котором зашифрована информация об авторе. Цифровая подпись создаётся с помощью криптографического преобразования данных. Позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и считается самым надёжным вариантом для заверения документов.

Для создания цифровой подписи вам потребуется действующий сертификат, выданный Удостоверяющим центром с аккредитацией Минкомсвязи РФ. Он обычно хранится на специальном носителе — токене. После подписания сервис автоматически создаёт файл ЭЦП, который хранится отдельно от исходной версии документа (поэтому подпись называют отсоединённой).

Перед тем, как подписать документ ПДФ электронной подписью, убедитесь, что Удостоверяющий центр имеет государственную аккредитацию ― только в этом случае сертификат является подлинным и защищённым.

Сертифицирующая подпись

Один из типов цифровых подписей. Термин введён компанией Adobe, разработавшей PDF-формат. Сертифицирующую подпись может ставить только автор документа. Она подтверждает его подлинность, защищает от несанкционированного доступа и позволяет отслеживать любые изменения, внесённые в документацию после подписания (например, в Acrobat они отображаются в панели «Подписи»). Если вы откроете сертифицированный документ в программе от Adobe, то в верхней части увидите синюю ленту ― она означает подлинность и подтверждает авторство.

Ниже мы разберём, как подписать PDF ЭЦП или без неё.

PDF Commander

Если ранее вы не получали сертификат электронной подписи от УЦ, можно заверить ПДФ другими способами:

• распечатать бумажную версию, расписаться ручную, затем отсканировать файл;

• поставить росчерк или добавить изображение со своим автографом в специальном PDF-редакторе, например в PDF Commander.

Программа PDF Commander ― удобная альтернатива сложному ПО, работающему с сертификатами электронной подписи. Главное преимущество ― инструмент безопасен. При работе с официальными юридическими и финансовым документами у многих людей возникает страх утечки данных. Работать в десктопной программе гораздо надёжнее, чем, например, в онлайн-редакторах PDF. Софт будет установлен только на вашем компьютере, поэтому вы можете не волноваться за конфиденциальность информации.

Также программа позволяет поставить штамп в ПДФ документе, задать пароль (на открытие и изменение прав доступа), замазать конфиденциальные данные. Все перечисленные опции обеспечат подлинность документа и защитят его от злоумышленников.

Как поставить электронную подпись в PDF файле:

• Скачайте дистрибутив программы с официального сайта и следуйте инструкции по установке. Запустите редактор.
• В стартовом окне кликните на «Открыть PDF» (если документ готов) или сделайте ПДФ-файл с нуля, нажав соответствующую кнопку.

• На верхней панели выберите вкладку «Редактор» и найдите кнопку «Подпись». Здесь вы сможете расписаться вручную через окно рисования или вставить готовый автограф из файла.

• Настройте толщину, прозрачность и цвет линии, если хотите расписаться непосредственно в редакторе. Мышкой или стилусом для планшета поставьте свою подпись. Она должна быть максимально похожа на ваш почерк. Если где-то сбились или расписались небрежно, то воспользуйтесь ластиком и сотрите ненужное. Кликните «Ок», чтобы подтвердить выбор.

• Теперь вариант для тех, у кого уже есть автограф в формате изображения. Найдите пункт «Выбрать из файла», откройте картинку и передвиньте её в нужную часть документа. Отрегулируйте поворот и размер.

• Нажмите кнопку «Сохранить» (значок с изображением дискеты).

КриптоАРМ

Это специальная программа для подписания и шифрования документации. Если регулярно работаете на государственных порталах или в системах, где нужна квалифицированная ЭЦП, попробуйте КриптоАРМ. Интерфейс на русском языке, управление простое ― разобраться можно с первого запуска.

ПО доступно бесплатно, но пробный период длится 14 дней. После истечения срока программа автоматически перейдёт в режим «Старт», и её функционал будет урезан ― возможна только проверка подписанных файлов. КриптоАРМ может работать только с предварительно установленным на ПК криптопровайдером КриптоПро CSP. Это вспомогательная программа, которая сама не подписывает файлы, но помогает генерировать юридически значимую подпись. КриптоПро можно скачать и установить бесплатно ― тестовый период длится 90 дней. Через три месяца необходимо приобрести бессрочную или годовую лицензию.

Как подписать документ ПДФ электронной подписью КриптоПро через КриптоАРМ:

Сначала установите программное обеспечение с помощью Мастера установки. Откройте КриптоАРМ и найдите на жёстком диске документ, который требуется подписать. Кликните на него правой кнопкой мыши, в открывшемся списке найдите «КриптоАРМ», далее пункт «Подписать». После этого запустится средство создания электронной подписи. Щелкните кнопку «Далее», затем «Выбор файлов» ― удостоверьтесь, что в систему уже загружен необходимый документ.

Если хотите ещё раз проверить файл перед подписанием, нажмите на предварительный просмотр. Всё в порядке ― тогда кликните «Далее», выберите вид кодировки данных (обычно используются DER или BASE64). В пункте «Параметры подписи» выставите настройки:

• использование (не задано, исправлено и т.д.);

• сохранение в отдельном файле;

• время создания и другие свойства.

Файл, подписанный посредством официального сертификата ЭП, будет иметь общепринятый формат sig.

Контур.Крипто

Онлайн-сервис позволяет юридически заверить бумагу за пять минут, причём самостоятельно искать и устанавливать софт не надо. Перед тем, как подписать документ электронной подписью КриптоПро PDF, нужно загрузить на компьютер несколько дополнительных расширений. Настройка ПК происходит автоматически при первой авторизации на сервисе.

В Контур.Крипто можно сформировать электронную подпись, проверить её подлинность, расшифровать ранее подписанный файл. Доступна загрузка целого пакета. Удобство сервиса заключается ещё и в том, что подписываться в одном документе могут сразу несколько лиц. Интерфейс интуитивно понятен, к тому же на сайте есть пояснения и руководства с пошаговым описанием работы. Помимо PDF сервис поддерживает другие форматы, созданные в Word и Excel.

Разберём, как подписать документ ПДФ электронной цифровой подписью. 

Зайдите на сайт и нажмите «Начать пользоваться». Выберите документ, который требуется подписать (ресурс поддерживает загрузку файлов до 100 Мб). Затем загрузите сертификат с ЭЦП ― он должен быть установлен на компьютере. Если ключа ещё нет, приобрести его возможно непосредственно через Удостоверяющий центр Контур.

Нажмите кнопку «Подписать», и веб-сервис автоматически создаст новую папку. В ней будет первоначальный документ и отдельно ― подписанный с расширением .sig. Таким образом, вы получаете отсоединённую ЭЦП. Все файлы можно сохранить на жёсткий диск или сразу переслать другому человеку по электронной почте.

Чтобы подписать документ PDF, необходимо:

• подготовить финальную редакцию файла;

• получить сертификат ЭЦП, предварительно обратившись в Удостоверяющий центр, прошедший государственную аккредитацию;

• установить на ПК специальный модуль CryptoPro либо отдельное приложение КриптоАРМ;

• воспользоваться веб-сервисом Контур.Крипто, подписать файл и сразу отправить его получателю по электронной почте (или сохранить на ПК).

Мы разобрали, как поставить электронную подпись в pdf и от руки, непосредственно в редакторе. Получение сертификата ― более сложный и длительный процесс, но многие государственные учреждения требует подписание документов исключительно в таком виде. Если строгого условия нет, удобнее поставить свой автограф или штамп в PDF Commander. Это займёт несколько минут, и вы можете не волноваться за сохранность личных данных.

Реклама, ООО «Эймс Софтвэр»

Иногда в документообороте предприятия возникает ситуация, когда документ создан вне системы ЭДО со встроеными механизмами по созданию и проверке электронной подписи. При этом для придания ему юридической силы его нужно заверить квалифицированной электронной подписью. Как подписать такой электронный документ?

На рынке существует ряд специализированных механизмов – программные, веб- и в формате плагинов. Остановимся на тех решениях, которые предлагает компания Такском.

Что требуется для подписания

Сначала разберёмся, какой необходимый минимум нужен для подписания электронного документа. 

Первый шаг – это непосредственно сама усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Законодательство РФ гласит, что квалифицированная ЭП – это единственный вид подписи для придания электронному документу юридической силы без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО. Подобрать ЭП можно в каталоге Удостоверяющего центра компании Такском. 

Второй шаг – приобрести лицензию на программное обеспечение КриптоПро CSP. Это обязательный атрибут юридически значимого ЭДО. Его также называют средством электронной подписи. Данное ПО необходимо для создания и проверки ЭП согласно закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года № 63-ФЗ. Лицензию также можно приобрести в Удостоверяющем центре Такском. Необходимый тип и версию уточняйте в специальном разделе сайта компании.

Третий шаг – внести финальные правки в сам документ и сохранить его окончательную редакцию. Важно помнить, что после подписания в файл уже нельзя внести изменения.

Последний шаг – использовать механизм для создания ЭП. Такском предлагает два варианта.

ПО для пакета Microsoft Office

Первый вариант – приобрести лицензию КриптоПро Office Signature. Она используется для создания и проверки электронной подписи в документах Word и Excel из состава Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019.

Преимущество этого варианта в том, что лицензия является сертифицированным решением компании КриптоПро. Некоторым организациям, например, банкам, внутренние требования безопасности разрешают использовать только сертифицированное ПО –официального разработчика. И поэтому, если требуется подписание только документов Word и Excel, то данный вариант вам подойдёт.

Заказать КриптоПро Office Signature можно по ссылке. После загрузки и установки плагина на компьютере подписание документов происходит по общему алгоритму:

• В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры»;
• Далее выберите вкладку «Безопасность» и нажмите на «Цифровые подписи»;
• В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на вашем компьютере;
• С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Нюансы подписания отличаются исходя из используемой версии пакета MS Office. Актуальную и подробную для вашей версии инструкцию можно посмотреть здесь.

Программа КриптоЛайн

Второй вариант – установить бесплатную программу КриптоЛайн. Это разработка компании Такском. Программа позволяет комплексно работать с документами, подписывать любые виды – не только Word и Excel, но и PDF, JPEG и многие другие. В КриптоЛайн можно также проверять и удалять подпись.

Загрузить программу КриптоЛайн можно отсюда. Для установки распакуйте архив, запустите файл CryptoLineInstaller.exe, примите лицензионное соглашение и далее следуйте указаниям мастера установки. После установки КриптоЛайн будет доступна в главном меню. При первом запуске программу нужно настроить. Как это сделать, можно узнать на странице техподдержки сайта Такском.

Чтобы добавить документ в программу:

• Нажмите кнопку «Добавить»;
• Выберите нужный документ, нажмите «Открыть»;
• Выделите загруженный файл, нажмите «Подписать»;

• Нажмите «добавить», выделите сертификат и нажмите «Выбрать», затем – «Подписать».

• Если выбраны несколько сертификатов, документы будут подписаны каждым из них. Лишний сертификат можно убрать из списка, нажав «Удалить» напротив него.

При необходимости, в разделе «Параметры подписи»: 

• Отметьте галками «Открепленная подпись» и «Помещать каждую подпись в отдельный файл». Если нужно упаковать в zip, поставьте галку «Упаковать в zip»;
• Нажмите «Подписать». В графе «Статус» появится «Подписан».

КриптоЛайн позволяет создавать как присоединённую, так и отсоединённую ЭП. Первый вид подписи подразумевает, что она встроена в сам файл документа, второй – что будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.