4.1.1. Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
4.1.2. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:
комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
4.1.3. Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.
Инструкция по обеспечению сохранности документов
МИНИСТЕРСТВО
ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
КАЗАНСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИМ. А.Н. ТУПОЛЕВА
ФАКУЛЬТЕТ
ТЕХНИЧЕСКОЙ КИБЕРНЕТИКИ И ИНФОРМАТИКИ
КАФЕДРА
СИСТЕМ ИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
КУРСОВАЯ РАБОТА
ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«Защита и обработка конфиденциальных
документов»
на тему
«Инструкция по обеспечению сохранности
документов»
Выполнил:
студент
группы
Денис
Проверил:
доцент каф. СИБ
Л.А
Дата: ____________
,
2008
Содержание
ВВЕДЕНИЕ. 3
1. Организация хранения
конфиденциальных документов. 4
2. Система доступа к
конфиденциальным документам. 7
3. Сверка наличия
конфиденциальных документов. 9
Список
литературы: 14
Приложение
1. Инструкция по обеспечению сохранности документов. 15
ВВЕДЕНИЕ
В
условиях рынка и конкуренции и коммерческая тайна выступает как элемент маркетинга
и предприимчивости, как способ максимизации прибыли предприятия. Утечка
коммерческих секретов может привести к снижению доходов предприятия или к его
банкротству. Работник обязан строго хранить в тайне сведения, отнесенные к
коммерческой тайне предприятия, ставшие ему известны по службе или иным путем.
Разглашение коммерческой тайны предприятия, утрата ее носителей, передача
третьим лицам, публикация без согласия предприятия, а также использование для
занятия любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может
нанести ущерб предприятию, влечет ответственность в соответствии с
действующим законодательством.
При распределении информации, с одной
стороны, необходимо обеспечить предоставление каждому конкретному сотруднику
полного объема данных для качественного выполнения порученных ему функций, а с
другой стороны — исключить ознакомление с излишними ненужными ему для работы
сведениями.
В целях обеспечения правомерного доступа
сотрудников фирмы к конфиденциальным сведениям, содержащимся в грифованных
документах, необходимо внедрить соответствующую систему доступа. Для этого
вначале составляется перечень сведений, содержащих коммерческую тайну,
определяется ценность того или иного документа и присваивается соответствующий
гриф. Работник обязан
работать только с теми сведениями и документами предприятия, к которым он
получил доступ в силу служебных обязанностей, знать, какие
конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила
пользования ими.
1.
Организация хранения конфиденциальных
документов.
·
Организация хранения
конфиденциальных документов должна исключать возможность несанкционированного
доступа к ним.
·
Все документы, дела и
издания, имеющие гриф конфиденциальности, должны храниться в служебных
помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
·
Помещения, в которых
хранятся конфиденциальные документы должны отвечать требованиям внутри
объектного режима, обеспечивающего физическую сохранность находящейся в них
документации.
·
Основной принцип хранения
конфиденциальных документов – персональная ответственность сотрудника
предприятия, ответственного за работу с конфиденциальными документами, а также
исполнителей за их сохранность.
·
Дела, выдаваемые
исполнителю, подлежат возврату в подразделение делопроизводства службы
безопасности (СБ) в тот же день. При необходимости, с разрешения начальника
подразделения делопроизводства СБ или уполномоченного СБ они могут находиться у
исполнителя в течении срока, необходимого для выполнения задания, при условии
полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
·
За каждым исполнителем
закрепляется сейф, в котором исполнитель хранит числящиеся за ним документы. Конфиденциальные
документы до завершения исполнения хранятся в сейфах исполнителей.
·
Сейфы должны иметь
надежные индивидуальные запоры и опечатываться.
·
Ко всем сейфам необходимо
иметь по два экземпляра ключей. Руководитель структурного подразделения хранит
ключи исполнителей в своем сейфе. Ключ от сейфа в опечатанном пенале
руководитель в конце рабочего дня сдает сотруднику охраны. Запасные ключи от
всех сейфов хранятся у сотрудника предприятия.
·
Выносить ключ за пределы
служебного помещения не разрешается.
·
При вскрытии сейфов должно
присутствовать то лицо, которое отвечает за хранение документов. При его
отсутствии сейф вскрывается комиссией с составлением акта.
·
При отсутствии возможности
обеспечить каждого исполнителя сейфом, может применяться сейф на нескольких
исполнителей. В этом случае каждая полка сейфа должна быть снабжена дверцей с
замком, а общий ключ находится у руководителя структурного подразделения.
·
Работа с конфиденциальными
документами выполняется только в служебных помещениях.
·
При работе с документами
исполнитель должен иметь на рабочем столе только те документы, которые
необходимы в данное время. Остальные документы необходимо хранить в сейфе,
которые должны быть закрыты, ключи от них убраны.
·
Для работы вне служебных
помещений необходимо разрешение руководителя предприятия или структурного
подразделения.
·
Запрещается хранение
конфиденциальных документов с какими-либо другими документами, хранение
конфиденциальных документов, в том числе и во время работы с ними, в ящиках
стола, шкафах и т.п. не предназначенных для хранения подобного рода документов.
·
При временном выходе из
рабочей комнаты работник должен убрать все документы в сейф и закрыть его. При
выходе из комнаты всех исполнителей дверь закрывается на замок.
·
Открывать окна во время
работы с конфиденциальными документами возможно, если они оборудованы сетками
и, если исключается возможность просмотра документов с улицы.
·
Каждый исполнитель прежде,
чем закончить работу обязан:
проверить и удостовериться в наличии всех
документов, числящихся за ним по описи документов, находящихся у исполнителя.
убрать документы в сейф, опечатать его и сдать
ключ под расписку руководителю структурного подразделения.
·
Документы, дела и издания
могут передаваться другим сотрудникам, допущенным к этим документам, только
через делопроизводство СБ или уполномоченного СБ.
·
Запрещается изъятия из дел
или перемещение документов из одного дела в другое без санкции руководителя
делопроизводства СБ или уполномоченного СБ, осуществляющего их учет.
·
Уничтожение документов
производится комиссией в составе не менее трех человек с составлением акта.
2.
Система доступа к конфиденциальным документам.
Система доступа к конфиденциальным документам – это совокупность
установленных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ
исполнителей к необходимому им для производственной деятельности объему
документов, сведений, содержащих конфиденциальную информацию.
·
Целями
системы доступа к конфиденциальным документам являются:
обеспечение исполнителей всеми необходимыми для работы
конфиденциальными сведениями;
ограничение круга лиц, допускаемых к конфиденциальным
документам;
исключение излишнего или несанкционированного
ознакомления с конфиденциальными сведениями;
повышение ответственности руководителей и исполнителей
всех категорий за обеспечение сохранности сведений, составляющих
конфиденциальную информацию;
усиление контроля со стороны сотрудника предприятия за обоснованностью доступа к конфиденциальным
документам и изделиям.
·
Разрешение
на доступ исполнителя к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию,
дается соответствующими должностными лицами при выполнении следующих условий:
при наличии приказа о приеме на работу или назначении
на должность;
при оформлении обязательства о сохранении и
неразглашении работником сведений, составляющих конфиденциальную информацию;
при изучении вновь принятым (назначенным на должность)
работником требований нормативных документов по обеспечению сохранения
конфиденциальной информации.
·
После
изучения указанных требований, руководитель подразделения с вновь принятым
(назначенным на должность) работником проводит собеседование.
·
Любое
разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами и любое фактическое
ознакомление с ними необходимо оформить в письменном виде.
·
Ознакомление
с документом фиксируется распиской исполнителя на самом документе (при
оперативном ознакомлении исполнителя), и на карточке разрешении (при постоянном
или длительном пользовании).
·
Работники
предприятия могут получать разрешение на доступ к сведениям, составляющим
конфиденциальную информацию, только в пределах своих должностных обязанностях и
в объеме действительно необходимом им для выполнения своих обязанностей.
·
Руководители
предприятия, его структурных подразделений несут персональную ответственность
за правомерность выдаваемых ими разрешений на доступ исполнителей к сведениям,
составляющим конфиденциальную информацию, а также исполнители, работающими с
конфиденциальными документами, при нарушении порядка обращения и хранения с
ними.
—
своевременное
выявление фактов возможных недостач, неучтенных документов и их безучетного
движения,
—
осуществление
постоянного контроля за наличием и движением документов.
—
сверка
наличия всех полученных и подготовленных документов,
—
правильности
оформления учетных данных,
—
проверка наличия
оправдательных документов, на отсутствующие документы (отправленные,
уничтоженные и др.), с целью устранения ошибок, нарушений, излишних операций
при ведении учета.
·
Сверки на
наличие проводятся в плановом порядке (квартальные проверки документов с грифом
«Конфиденциально» и исполнителей, годовые проверки), и по мере необходимости
(при смене руководителей и сотрудников, отвечающих за учет, обработку и
хранение конфиденциальных документов).
·
Результаты
сверок оформляются актом, в котором указывается:
—
вид сверки;
—
основание
для ее проведения;
—
состав
комиссии и сроки проведения;
—
название
подразделения, где она проводилась;
—
общее
количество, взятых на учет документов за проверяемый период по видам учета;
—
количество
документов, не состоящих на учете, и фамилии лиц, у которых они были обнаружены
и по какой причине не учтены;
—
количество
и учетные номера документов, не предъявленных в ходе проверки, за кем они
числятся и причины не предъявления;
—
другие
выявленные нарушения с указанием фамилий, должностей и конкретных фактов
нарушений;
—
выводы и
предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных
нарушений.
·
Акт
проверки подписывается членами комиссии и утверждается руководством.
·
Организация
всех видов сверок и контроль за их проведением осуществляется сотрудником
предприятия.
·
Квартальная
сверка наличия документов с грифом «Конфиденциально» проводится сотрудником
предприятия, а также дополнительно привлекаемым сотрудником, допущенным ко всем
документам с грифом «Конфиденциально». Квартальная сверка проводится в первую
декаду первого месяца следующего квартала.
·
Ежеквартально
проверяются все документы с грифом «Конфиденциально» независимо от времени их
получения или создания, а также наличие конфиденциальных документов у
исполнителей.
·
При
проведении сверки документов с грифом «Конфиденциально» проводятся следующие
операции:
—
Проверяются
соответствие учетных данных документа и данных на него в учетной карточке;
—
Проверяются
наличие номеров и дат оправдательных документов за отправление или уничтожение
документа или его частей (экземпляров, листов);
—
Просчитываются
количество экземпляров и листов документа;
—
Проверяются
соответствие фактического количества экземпляров и листов документа количеству,
числящемуся по учету.
—
Выявляются
позиции по контрольному журналу, по которым документы не были предъявлены к
проверке;
—
Разыскиваются
документы, не предъявленные при проверке, и проводят проверку соответствия их
учетных данных данным на них в учетных карточках;
—
Производятся
установленные отметки о произведенной проверке в контрольных журналах.
—
Просчитывают
поединично дела с грифом «Конфиденциально», учтенные по номенклатуре, сверив их
количество с количеством дел по номенклатуре;
—
Проверяют
наличие отметок в номенклатуре и оправдательных документов на отсутствующие
дела.
—
Выборочно
проверяются полистно дела, наиболее часто выдаваемые исполнителям, а также
аккуратность оформления и ведения всех дел с грифом «Конфиденциально»,
числящиеся по номенклатуре. Против каждой проверяемой позиции в номенклатуре делается
условная отметка карандашом.
—
Результаты
квартальной проверки наличия документов с грифом «Конфиденциально» оформляются
актом.
·
Исполнители,
работающие с конфиденциальными документами, на рабочих местах, проверяются не
реже одного раза в квартал. При этом проверяется наличие всех числящихся за
исполнителем документов, порядок хранения и работы с ними на рабочих местах.
·
Сверка документов
у исполнителей производиться сотрудником предприятия. Сверка проводится в
присутствии исполнителя, в случае его отсутствия – в присутствии руководителя
структурного подразделения.
·
При
проверке исполнителей проверяются:
—
наличие в
сейфе документов, числящихся за исполнителем по всем видам учета, независимо от
сроков регистрации документов;
—
соответствие
данных документа данным в учетной форме (учетный номер, гриф ограничения
доступа, заголовок, количество листов и экземпляров, номера экземпляров);
—
правильность
ведения описи документов, находящихся у исполнителя;
—
наличие
сейфа и ключей от него;
—
соблюдение
исполнителем требований к подготовке, изданию и хранению документов.
·
При
отсутствии у исполнителя, числящегося за ним документа, проверяется наличие
оправдательных документов или подписи лица, получившего документ, в описи
документов, находящихся у исполнителя, и обоснованность передачи документа без
участия сотрудника предприятия.
·
О
результатах сверки на наличие документов у исполнителя делается запись в описи
документов, находящихся у исполнителя. Если имеются отдельные нарушения в
ведении описи, хранении документов, то они перечисляются после указанной
записи, которая заверяется подписью проверяющего и датируется.
·
О
результатах сверок информируются руководители и при нарушениях принимаются
соответствующие меры.
·
При
необходимости могут проводиться внеплановые сверки наличия документов у
исполнителей при уходе в отпуск или при увольнении по изложенной выше методике.
·
Дата
проведения сверки наличия документов назначается заранее. Сотрудники о дате
проведения сверки не оповещаются.
·
Годовая сверка
наличия документов проводится 1-2 раза в год. Годовая сверка проводится
комиссией, назначаемой приказом генерального директора. Председателем комиссии
назначается один из его заместителей. В комиссию обязательно включается
сотрудник предприятия. В годовую проверку проверяется наличие всех без
исключения документов, содержащих конфиденциальную информацию (гриф
«Конфиденциально»).
·
При
проведении годовой сверки наличия документов проверяется:
—
Наличие и
правильность записей о проведении квартальных проверок наличия документов с
грифом «Конфиденциально» в контрольных журналах. Незакрытые в квартальную
проверку позиции перепроверяются;
—
Наличие
всех документов с грифом «Конфиденциально», созданных или полученных в течение
года.
—
Дела
сверяются поединично с номенклатурой дел. При этом проверяется: соответствии
индекса дела, количества листов на обложке записям в номенклатуре; грифа на
обложке и в номенклатуре содержанию дела (при не соответствии гриф изменяется);
правильность оформления перерегистрации переходящих дел в номенклатуру
следующего года. Результаты годовой проверки наличия конфиденциальных
документов оформляются актом.
—
При
наличии грубых нарушений и ошибок, выявленных проверкой, издается приказ о
наложении дисциплинарных взысканий на соответствующих должностных лиц.
Список литературы:
1. #»#»>www.sec4all.net
2. Приложение 1. Инструкция по обеспечению
сохранности документов.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.
Настоящая
Инструкция определяет основные требования по обеспечению сохранности документов
1.2.
Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех
исполнителей, допущенных к КИ.
1.3.
Настоящая
инструкция разработана на основе нормативных актов, нормативно-методических
документов по делопроизводству и архивному делу Российской Федерации, а также
на основе организационно-распорядительных документов по обеспечению
сохранности конфиденциальной информации предприятия.
1.4.
Сотрудники
предприятия обязаны:
—
выполнять требования
приказов, инструкций и положений по обеспечению сохранности документов;
—
работать только с теми
сведениями и документами, содержащими конфиденциальную информацию, к которым
они получили доступ в силу своих должностных и функциональных обязанностей;
—
не использовать документы
в своих личных целях, не заниматься без разрешения руководства любой
деятельностью, которая может нанести ущерб предприятию.
—
в случае попытки
посторонних лиц получить от сотрудника документы с конфиденциальной информацией
немедленно сообщить об этом в отдел по защите конфиденциальной информации;
—
в случае увольнения все
документы с конфиденциальной информации предприятия, которые находились в
распоряжении сотрудника в связи с выполнением им служебных обязанностей,
передать соответствующему должностному лицу или руководителю подразделения;
—
об утрате или недостаче
документов, а также о причинах и условиях возможной утечки сведений, немедленно
сообщать руководителю подразделения и в отдел по защите конфиденциальной
информации.
1.5.
Руководство
предприятия вправе знакомиться в полном объеме со всеми сведениями,
составляющими конфиденциальную информацию, руководители структурных
подразделений — по всему кругу задач, возложенных на них лично и на руководимые
подразделения, остальные сотрудники — в рамках их функциональных обязанностей,
а также данных руководством поручений.
1.6.
Руководители
предприятия и его структурных подразделений принимают меры по максимальному
ограничению возможности ознакомления с конфиденциальной документами
сотрудников, которым по роду выполняемых обязанностей она не требуется.
2. ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ
КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Все конфиденциальные
документы должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и
опечатываемых шкафах. Помещения должны отвечать требованиям внутри объектного
режима, обеспечивающего физическую сохранность находящейся в них документации.
2.2. Дела, выдаваемые исполнителю,
подлежат возврату в подразделение делопроизводства службы безопасности (СБ) в
тот же день. При необходимости, с разрешения начальника подразделения
делопроизводства СБ или уполномоченного СБ они могут находиться у исполнителя в
течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного
обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
2.3. С конфиденциальной
документацией разрешается работать только в служебных помещениях. Для работы
вне служебных помещений необходимо разрешение руководителя предприятия или
структурного подразделения.
2.4. Конфиденциальные документы
могут передаваться другим сотрудникам, допущенным к этим документам, только
через делопроизводство СБ или уполномоченного СБ.
2.6. Смена сотрудников,
ответственных за учет и хранение конфиденциальных документов, дел и изданий
оформляется распоряжением начальника подразделения. При этом составляется по
произвольной форме акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый указанным
руководителем.
2.7. Уничтожение конфиденциальных
документов производится комиссией в составе не менее трех человек с
составлением акта.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТУПА СОТРУДНИКОВ К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ
ДОКУМЕНТАМ
3.1.
Разрешение на доступ к
документам с грифом «Конфиденциально» дает только руководитель предприятия.
3.2.
Работники
предприятия могут получать разрешение на доступ к сведениям, составляющим
конфиденциальную информацию, только в пределах своих должностных обязанностях и
в объеме действительно необходимом им для выполнения своих обязанностей.
3.3.
Доступ к конфиденциальным
документам производится только на основе письменного разрешения
соответствующего руководителя.
3.4.
Разрешение на доступ к
конфиденциальным документам оформляется в следующем виде:
—
резолюция руководителя на
документе;
—
указание об исполнении
документа и фамилия исполнителя в содержании распорядительных документов
(приказов, распоряжений, указаний);
—
карточка-разрешение выдачи
документа (дела);
—
требование на выдачу
документов (для архивных дел).
—
Исполнитель документа
(если он продолжает работать по той же тематике) и лица, визировавшие и
подписавшие документ, допускаются к нему без специального разрешения.
3.5.
Если исполнитель
допускается только к части документа, к отдельным документам дела, в разрешении
должны указываться пункты, учетные номера документов или листы дела, к которым
допускается исполнитель, а лицо, ответственное за учет, обработку и хранение
конфиденциальных документов (сотрудник предприятия) принимает необходимые
меры, исключающие ознакомление с другими частями документа (дела).
3.6.
В случае отсутствия
исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) его документами имеют право
пользоваться руководитель структурного подразделения, в котором он работает,
или по письменному разрешению последнего – другие исполнители того же
подразделения, имеющие отношение к указанным документам. Из сейфа документы в
отсутствии исполнителя изымаются в установленном порядке комиссией с
составлением акта.
3.7.
Доступ к поступившим
конфиденциальным документам осуществляется на основе резолюции соответствующего
руководителя на самом документе или на сопроводительном письме. С
сопроводительного письма резолюция переносится на документ и заверяется
подписью лица, ответственного за учет, обработку и хранение конфиденциальных
документов (сотрудника) с указанием даты.
3.8.
Доступ к изданным конфиденциальным
документам осуществляется в соответствии с резолюцией на документе, указанием
об исполнении документа, а в необходимых случаях в соответствии с
карточкой-разрешением.
3.9.
Доступ исполнителей к
делам осуществляется согласно спискам в номенклатуре дел с грифом
«Конфиденциально», утвержденным руководителем предприятия. Из номенклатуры
списки переносятся на внутреннюю сторону обложки дела и заверяются лицом,
ответственным за учет, обработку и хранение конфиденциальных документов
(сотрудником предприятия). Списки составляются руководителями подразделений до
утверждения номенклатуры дел.
3.10.
Изменения в утвержденную
номенклатуру, связанные с расширением круга лиц, допускаемых к делам, вносятся
с письменного разрешения руководителя предприятия на основании докладных
записок руководителей структурных подразделений. Изменения в номенклатуре дел
заверяются подписью сотрудника или делается в ней ссылка на документ –
основание, если разрешение написано на докладной записке.
3.11.
В случае увольнения
допущенных к делу лиц или изменения их должностных обязанностей производиться
корректировка списков за подписью сотрудника.
3.12.
Исполнители, внесенные в
номенклатуру текущего года, допускаются к однотипным делам прошлых лет по
письменному разрешению руководителя соответствующего структурного подразделения
в карточке учета выдачи дела.
3.13.
Доступ исполнителей к
конфиденциальным документам, находящимися на архивном хранении осуществляется
по требованиям установленного архивом предприятия образца. Требование
подписывает руководитель структурного подразделения, где работает исполнитель и
согласовывается с заведующим архива предприятия (для документов с грифом
«Конфиденциально» необходимо согласование с руководителем предприятия).
3.14.
Выдача конфиденциальных
документов авторам, а также исполнителям, которые ранее пользовались ими,
производиться по требованиям, подписанными руководителем структурного
подразделения, где работает исполнитель. Его подпись означает, что тематика
работ исполнителя не изменилась. Согласующие подписи не требуются.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦМАЛЬНЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ
4.1.
Конфиденциальные
документы подлежат обязательной регистрации в подразделении делопроизводства
службы безопасности ( в Первом отделе ) или в общем делопроизводстве
производственного подразделения уполномоченным службы безопасности. Права на
информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию могут
оговариваться дополнительно в тексте документа и его реквизитах.
4.2.
Все
поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются сотрудниками
предприятия, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется
количество листов и экземпляров, а также наличие указанных в сопроводительном
письме приложений. При обнаружении отсутствия в конвертах (пакетах) указанных документов
составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта направляется
отправителю.
4.3.
Все
входящие, исходящие и внутренние конфиденциальные документы подлежат
регистрации и учитываются по количеству листов.
4.4.
Учет
конфиденциальные документов ведется в журналах или карточках отдельно от учета
другой служебной несекретной документации. Листы журналов нумеруются,
прошиваются и опечатываются. Документы, которые не подшиваются в дела,
учитываются в журнале инвентарного учета. Движение конфиденциальные документов
своевременно отражается в журналах или карточках.
4.5.
Отпечатанные
и подписанные конфиденциальные документы вместе с их черновиками передаются для
регистрации сотруднику подразделения делопроизводства службы безопасности,
осуществляющему их учет. Черновики уничтожаются исполнителем и этим
сотрудником, что подтверждается росписью указанных лиц в журнале или на
карточках учета. При этом проставляется дата и подпись.
4.6.
Размножение
конфиденциальные документов и в типографиях и других множительных участках
производится с разрешения и под контролем специально назначенных сотрудников
службы безопасности по заказам, подписанным руководителем предприятия. Размноженные
документы (копии, тираж) должны быть полистно подобраны, пронумерованы
поэкземплярно и, при необходимости, сброшюрованы (сшиты).
4.7.
Рассылка
документов производиться на основании подписанных руководителем структурного
подразделения разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
4.8.
Снятия
рукописных, машинописных, микро — и фотокопий, электрографических и др. копий,
а также производство выписок из конфиденциальные документов производится по
разрешению руководителя предприятия и подразделений.
5.
ОБЯЗАННОСТИ
СОТРУДНИКОВ РАБОТАЮЩИХ С КОНФИДЕНЦМАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И ИХ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Сотрудники предприятия, допущенные
к конфиденциальным документам должны:
—
Строго
хранить конфиденциальную информацию. О ставших им известной утечке сведений,
составляющих конфиденциальную информацию, а также об утрате документов,
сообщать непосредственному руководителю и в службу безопасности.
—
Предъявлять
для проверки по требованию представителей службы безопасности все числящиеся
конфиденциальные документы, а в случае нарушения установленных правил работы с
ними представлять соответствующие объяснения.
—
Знакомиться
только с теми документами и выполнять только те работы, к которым они допущены.
—
Строго
соблюдать правила пользования конфиденциальными документами. Не допускать их
необоснованной рассылки.
—
Выполнять
требования внутри объектного режима: исключающие возможность ознакомления с конфиденциальными
документами посторонних лиц, включая и своих сотрудников, не имеющих к
указанным документам прямого отношения.
—
При
ведении деловых переговоров с представителями сторонних организаций или
частными лицами ограничиваться выдачей минимальной информации, действительно
необходимой для их успешного завершения.
—
Исключить
использование ставшей известной конфиденциальной информации в свою личную
пользу.
5.2.
Под утратой документов,
содержащих сведения конфиденциальную информацию понимается выход (в том числе
и временный) документов из владения ответственного за их сохранность лица,
которому они были доверены по работе, являющийся результатом нарушения
установленных правил обращения с ними, вследствие чего эти документы стали или
могут стать достоянием посторонних лиц.
5.3.
Утрата конфиденциальных
документов, передача третьим лицам, публикация без согласия предприятия,
нарушение режима при работе с документами, а также использование для занятий
любой деятельностью, которая в качестве конкретного действия может принести
ущерб предприятию, влечет административную, гражданско-правовую, уголовную и
иную ответственность в соответствии с действующим законодательством.
5.4.
Решение о привлечении к
ответственности принимается руководством предприятия по предложению руководителя
подразделения.
5.5.
В необходимых случаях для
оценки нанесенного вреда предприятию либо для выяснения других существенных
обстоятельств организуется служебная сверка.
Министерство образования и молодежной политики Свердловской области
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Свердловской области
«Камышловский педагогический колледж»
Выпускная квалификационная работа
Инструкция по обеспечению сохранности документов архива как средство совершенствования условий хранения документов ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведением
Исполнитель:
Рахматов Худоер Мамаёрович,
студент 3ДОУА группы
Руководитель:
Порсина Анастасия Владимировна,
преподаватель информатики
Камышлов, 2019
Оглавление
Пояснительная записка 2
Теоретико-методологическое обоснование организации деятельности по обеспечению сохранности документов архива 2
Анализ процесса хранения документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 2
Общая характеристика компонентов инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 2
Обоснование способов оценки инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» как средства совершенствования условий хранения документов 2
Анализ результатов пробации инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 2
Инструкция по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» 2
Список литературы 2
Приложение
Пояснительная записка
Теоретико-методологическое обоснование организации деятельности по обеспечению сохранности документов архива
Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% еѐ информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности архивных документов.
Обеспечение сохранности документов – основная задача всех архивов, зафиксированная в Федеральном законе «Об архивном деле в Российский Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125 ФЗ (ред. от 28.12.2017).
Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
— предоставление помещения для размещения архивных документов;
— обеспечение нормативных условий хранения документов;
— выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;
— проверка наличия и состояния документов.
Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
— оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
— оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализации;
— соблюдение противопожарного режима;
— соблюдение охранного режима;
— создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
Анализ проблемы обеспечению сохранности документов архива осуществлялся на территории Камышловского городского округа.
Исследование процесса обеспечению сохранности документов архива проводилось в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» в течение четырех недель в рамках преддипломной практики.
Таким образом,объектомисследовании является процесс обеспечения сохранности документов архива.
Форма проектирования — Инструкция по обеспечению сохранности документов архива.
Цель– разработать, теоретически обосновать и осуществить оценку результативности использования Инструкции по обеспечению сохранности документов архиваГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».
Для реализации данной цели были поставлены следующие задачи:
1) обосновать теоретические основы и нормативные требования к организации деятельности, направленной на обеспечение сохранности документов архива;
2) проанализировать процесс хранения документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» для обеспечения сохранности документов архива;
3) дать общую характеристику инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»;
4) разработать и внедрить Инструкцию по обеспечению сохранности документов архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»;
5) проанализировать результаты пробации инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».
Для реализации задач были использованы следующие методы исследования:
1) анализ нормативно-правовых документов, касающихся сохранности документов архива, изучение теории вопроса в литературе и периодических изданиях;
2) сравнение требований, данных в нормативно-правовых документах с опытом, представленные в литературе и периодических изданиях по вопросу обеспечения сохранности документов архива.
Новизна выбранной темы заключается в систематизации материалов по проблеме обеспечения сохранности документов в архиве образовательной организации и разработке Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».
Практическая значимость заключается в возможности использования специалистами разработанной Инструкции по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» и других образовательных организацияхархива и студентами, осваивающими специальность Документационное обеспечение и архивное дело в качестве методического пособия.
Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом Алексеева Елена Викторовна, Афанасьева Лада Павловна, Бурова Елена Михайловна понимает совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей [2].
Однако в соответствии с Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации» архив определяется как учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [19].
Таким образом,под архивом организации будем пониматьструктурное подразделение учреждения, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.
Основной единице хранения в архиве является документ. Документ — это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.
Авторы Алексеева Елена Викторовна, Афанасьева Лада Павловна, Бурова Елена Михайловна, дают следующие определение понятию «Архивный документ» — это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника [3].
Однако мы остановимся на определении, которое дано в Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с ним архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства [43].
Наша работа посвящена проблеме организации сохранности архивных документов, в соответствии с основными правилами работы архивов организаций — организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
Следовательно, обеспечение сохранности документов – это процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение длительного времени [5].
В систему работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
— помещение для размещения архивных документов;
— обеспечение нормативных условий хранения документов;
— соблюдение требований к размещению документов в архивохранилище;
— проверка состояния и наличия документов.
Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
— приобретение специального оборудования для хранения документов в архивохранилище;
— оснащение помещения архива организации, охранной и пожарной сигнализацией, а также средствами пожаротушения;
— соблюдение противопожарного и охранного режимов;
— создание мероприятий по соблюдению нормативных санитарногигиенического, — температурно-влажностного и светового режимов.
Архив организации размещается в отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.).
В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.
Карточкафондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточкастеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй — в архивохранилище.
Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.
В архиве организации должны быть предусмотрены:
— помещение для приема, временного хранения документов;
— архивохранилище;
— рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы;
— помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств).
В подвальных и чердачных помещениях размещение архива не допускается.Архивохранилище должно быть удалено от бытовых, производственных, лабораторных помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Стены и перекрытия архивохранилища, отделяющие его от соседних помещений должны иметь огнестойкость не менее двух часов. Не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды, в архивохранилище.
При размещении архивохранилища в приспособленном или предпочтение отдается помещениям с северной ориентацией окон. Применяемые при изготовлении внутренней арматуры архивохранилища, оборудования, средств хранения архивных документов, материалы покрытия стен, полов, потолков, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.
Архивохранилище должно иметь искусственную или естественную вентиляцию, обеспечивающую циркуляцию воздуха, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, стабильность температурно-влажностного режима, отвечать современным требованиям экономичности, компактности и иметь выходы к лестничным клеткам и лифтам.
Против возможного взлома архивохранилища оборудуются дверями с повышенной технической укреплённостью, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками.
Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на металлических передвижных или стационарных стеллажах, в контейнерах или металлических шкафах. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон – с учетом особенностей помещения и оборудования. Размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла не допускается. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.
Установка шкафов и стеллажей осуществляется в соответствии со следующими требованиями:
— расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см;
— расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 45 см;
— расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – не менее 75 см;
— расстояние (проход) между стеллажами – не менее 75 см;
— расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см [7].
Рассмотрим режимы хранения документов.
1. Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации. В случае выдачи архивных документов на временное пользование вынос документов из здания архива разрешается только по специальным пропускам.
Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны, в котором предусматриваются обязательства сторон по охране архива, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, предусматривающих, в том числе досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора. исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов, а также с учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов России Федерации.
Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома.
Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.
Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у специалиста.
Вынос из архива архивных документов, а также научно-справочного аппарата разрешается только по разрешению специалиста, выдаваемым в установленном порядке [8].
2. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.
В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:
— для хранения документов на бумажном носителе оптимально соблюдать t – 17 – 19 °C, относительная влажность воздуха от 50 до 55%;
— для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях t – 8 – 18 °C и влажность от45 до 60%;
— для документов на оптических дисках t 10 – 23 °C и влажность от 20 до 50%;
— для документов на кинопленке: цветные: температура не выше -5 °C;
— с нитро основой — черно-белые: температура не выше 10 °C;
— с безопасной основой — цветные: температура не выше -5 °C;
— черно-белые: температура не выше 15 °C;
— для фотодокументов: цветные — температура не выше -5 °C;
— черно-белые — температура не выше 15 °C.
Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения документов на кинопленке и фотодокументов, составляет от 40 до 50%.
Мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с нерегулируемым климатом в архивохранилище должны осуществляться с применением отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания температуры и относительной влажности воздуха не допускаются.
При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха от 70 до 90% принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).
Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха – 2 раза в неделю; в кондиционируемых помещениях – не реже 1 раза в неделю; при нарушениях режима – 1 раз в сутки.
Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале [9].
3. Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в шкафах или на стеллажах закрытого типа, папках и переплетах, или в коробках. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола — 20 — 50 люксов, на рабочих столах – 100 люксов.
Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами[11].
4. Документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона). При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений силами работников архива, а при необходимости — силами соответствующих служб.
5. Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления, пыли, плесени, грызунов, насекомых. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.
Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем [12].
Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.
Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.
При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.
В помещениях архивохранилищ необходимо:
— обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков;
— не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей;
— проводить систематическую влажную уборку.
Выдача документов из архивохранилища регистрируется в журнале выдачи дел и оформляется:
— заказом (служебной запиской) на выдачу дел;
— при выдаче в сторонние организации – актом о выдаче дел во временное пользование.
Изучив вопрос сохранности документов в архиве образовательной организации, можно сделать вывод о том, что данный процесс нормативно регламентирован и необходим для соблюдения прав граждан.
Анализ процесса хранения документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Камышловский педагогический колледж» является некоммерческой организацией, созданной Свердловской областью для оказания услуг в целях обеспечения реализации образования.
ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» реализует следующие основные виды деятельности:
1) реализация основных профессиональных образовательных программ среднего профессионального образования – программ подготовки специалистов среднего звена на базе основного общего образования;
2) реализация основных профессиональных образовательных программ среднего профессионального образования – программ подготовки специалистов среднего звена на базе среднего общего образования;
3) реализация основных программ профессионального обучения – программ повышения квалификации рабочих, служащих;
4) реализация основных программ профессионального обучения – программ переподготовки рабочих и служащих;
5) реализация основных программ профессионального обучения – программ профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих;
6) реализация дополнительных профессиональных программ профессиональной переподготовки;
7) реализация дополнительных профессиональных программ повышения квалификации;
реализация дополнительных общеобразовательных предпрофессиональных программ;
9) реализация дополнительных общеобразовательных общеразвивающих программ;
10) реализация основных общеобразовательных программ основного общего образования;
11) реализация основных общеобразовательных программ среднего общего образования;
12) содержание детей;
13) организация питания обучающихся;
14) психолого-педагогическое консультирование обучающихся, их родителей (законных представителей) и педагогических работников;
15) коррекционно-развивающая, компенсирующая и логопедическая помощь обучающихся;
16) организация отдыха детей и молодежи;
17) обеспечение жилыми помещениями в общежитиях;
18) организация и проведение олимпиад, конкурсов, мероприятий, направленных на выявление и развитие у обучающихся интеллектуальных и творческих способностей к занятиям физической культурой и спортом, интереса к научной (научно-исследовательской) деятельности, творческой деятельности, физкультурно-спортивной деятельности.
Таким образом, организация реализует достаточно большое количество видов деятельности, что свидетельствует о достаточно большом количестве документов формируемых в колледже, часть которых переходит на хранение в архив организации.
Архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» является структурным подразделением и выполняет следующие функциональные задачи:
— осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;
— осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством РФ;
— осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;
— обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;
— подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;
— участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Организации;
— повышение уровня грамотности работников Организации и студентов специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение в области делопроизводства и архивного дела.
Таким образом, архив колледжа выполнят большое количество функциональных задач, и одним из ведущих видов деятельности специалиста архива, является обеспечение сохранности документов, хранящихся в Архиве.
Все функциональные обязанности по работе архива выполняет один сотрудник — архивариус.
В своей деятельности архивариус руководствуется рядом нормативно-правовых актов, одним из которых является «Должностная инструкция архивариуса». Данная инструкция включает в себя не только обязанности, но и описывает права архивиста, а также его взаимоотношения со структурными подразделениями, с которыми он взаимодействует в ходе своей работы.
В связи стем, что фонды архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» не большие, поэтому размещены в специально выделенный и оборудованный кабинет.
Архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» состоит из трех фондов: административные документы, документы уволившихся сотрудников и отчисленных студентов. Весь фонд архива составляют документы в бумажной форме.
Вфонд административные документы размещены следующее деда: книги приказов по основной деятельности организации, распоряжения по ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», дела с входящими документами, дела с перепиской с вышестоящей организацией (Министерством общего и профессионального образования Свердловской области), дела с перепиской со сторонними организациями, документы регламентирующий образовательнуюдеятельность организации (образовательные стандарты, программы управленческих действий, учебные планы, рабочие программы), различные журналы регистрации.
В фонд по уволившимся сотрудникам содержит следующие документы: книги приказ по личному составу, книги приказов по командировкам, книги приказов по отпускам, личные дела уволившихся сотрудников, журналы регистрации заявлений сотрудников.
И самый большой фонд по отчисленным студентам и гимназисткам содержит такие документы как: книги приказ по учебному отделу, учебные журналы, личные дела отчисленных студентов и гимназисток.
Все фонды архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» длительного хранения распределены в архивные папки, которые размещены в хронологическом порядке (по датам увольнения или отчисления) в железных шкафах. Так же в архиве на шкафах размещены корпоративные документы (учебные планы, основные профессиональные образовательные программы, учебные планы, программы учебных дисциплин прошлых лет и т.д.).
Однако, в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» существуют некоторые проблемы отсутствует кондиционер, вентиляция не работает и нет окон, в связи, с чем воздух в кабинете плохо циркулирует и не возможно, поддерживать необходимый температурный режим.
Поскольку рядом в соседнем помещении находится столовая колледжа, необходимо отверстия вентиляционных систем защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм, что значительно превышает в архиве организации.
Световой режим архива – поскольку окна отсутствуют, отсутствует и естественный свет, для освещения остается только искусственный свет, используются обычные лампы. Все лампы работают от одного рубильника.
Охранный режим – архив закрывается пластиковой дверью со стеклянным окном на ключ. Ключ имеется в единственном экземпляре и хранится у архивариуса.Таким образом, доступ к документам архива имеет только архивариус, для работы документы архива выдаются сотрудникам с разрешения руководителя организации, при выдаче документов архива архивариус должен на место выдаваемого дела размещать лист-заместитель и вносить информацию о данном деле в Журнал регистрации выдачи дел архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж». Однако, в архиве отсутствуют бланки листа-заместителя, Журнал выдачи дел архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» не в полной мере соответствует требованиям и требует коррекции.
В архиве отсутствует сигнализация и другие охранные средства, однако архивариус контролирует соблюдение правил противопожарной безопасности в помещении архива.
А также по ходу работы с архивными документами специалист архива отслеживает состояние документов ипри необходимости своевременно реставрирует их.В связи с отсутствием сильно поврежденных документов в архиве колледжаза ненадобностью отсутствует Журналы регистрации поврежденных документов.
Для обеспечения сохранности документов, поступивших в архив, все дела должны регистрироваться и вноситься в учетные книги.Однако в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» таковых не ведется.
Таким образом, из выше сказанного можно сделать вывод, что работа с архивными документами в силу возможностей организована с учетом обеспечения сохранности документов архива, однако, есть ряд проблем, которые не полностью, но позволит решить Инструкция по обеспечению сохранности документов архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».
Таким образом, для решения данной проблемы поможет разработка Инструкция по обеспечению сохранности документов архива, т.к. в ней будет собраны все требования, касающиеся организации процесса хранения документов и выдачи их для работы в краткой, лаконичной форме.
Общая характеристика компонентов инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»
Инструкция – организационно-правовой документ, относится к категории утверждаемый. Без правильно оформленной должностной инструкции вы не сможете наложить дисциплинарное взыскание на нерадивого сотрудника. А при решении спорного вопроса первый этап разбирательства – изучение должностной инструкции работника. Также трудно переоценить значение инструкций по охране труда, разработанных для различных видов работ.
Инструкция — документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо [20].
Разработка инструкции направлена на установление единого порядка работы с архивном документами в целом.
Назначением инструкции является установление единого порядка работы с архивном документами в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».
Цель инструкции — совершенствование работы с архивном документами, повышение качества сохранности документов, упорядочение документ, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.
Инструкция разработана на основе — Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 28.12.2017);
— Федеральный закон от 27.07.2006 №149 ФЗ «Об информации, информационных технология и о защите информации.
Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с архивном документами, характерные для ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».
Инструкция представляет собой перечень действий, который необходимо выполнять исполнителю процесса, для получения качественного результата.
Разработанная Инструкция по обеспечению сохранности документов архива состоит из 5 разделов, соответствующих направлениям деятельности архива по обеспечению сохранности документов:
— Общие положения: в данном разделе описано для кого предназначена данная инструкция и на основе, каких нормативно правовых документов она разработана.
— Условия хранения документов в архиве: сформулированы рекомендации по организации условий, обеспечивающихсохранность документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».
— Охранный режим в архиве организации: в данном разделе определен режим доступа в архив, правила противопожарной безопасности.
— Проверка документов на наличие и состояние: в данном разделе обозначены обязательные виды проверок документов, проводимые в архиве организации.
— Использование документов архива: представлены правила безопасного использования документов архива для обеспечения их сохранности.
Инструкция по обеспечению сохранности документов в архив разработана на основе ГОСТ Р 7.0.97.2016.Национальный стандарт российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно — распорядительная документация. требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 №2004-ст)в частности выбран размер шрифта — 14пт, абзацный отступ — 1,25 см, между строчный интервал — 1,5, поля составляют: правое – 2 см, левое –1см, верхнее – 2 см нижнее — 2см.
Таким образом, разработанная Инструкция должна поспособствовать в обеспечение сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».
Обоснование способов оценки инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» как средства совершенствования условий хранения документов
Для оценки качества разработанной Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» планируется использовать следующие способы оценки: анкетирование и метод экспертной оценки.
Анкетирование – метод сбора первичного материала в виде письменного опроса большого количества респондентов с целью сбора информации с помощью анкеты о состоянии тех или иных сторон воспитательного процесса, отношения к тем или другим явлениям. Анкетой можно охватить широкий круг людей, что дает возможность свести к минимуму нетипичные проявления, при этом не обязателен личный контакт с респондентом.
Анкета – это ряд вопросов, на которые опрашиваемый должен дать ответ. Анкета – инструмент очень гибкий в том смысле, что для получения необходимой информации могут использоваться вопросы, отличающиеся формой, формулировками и последовательностью, т.е. вопросы можно задавать множеством разных способов. Хорошая анкета должна: облегчить ответ опрашиваемого лица; сформулировать вопрос с учётом его влияния, на ответ опрашиваемого; позволить легко провести анализ. При этом анкета должна быть опробована, и в ней должны быть устранены все выявленные недостатки [39].
При составлении анкеты использовались следующие виды вопросов.
Открытый вопрос — вопрос анкеты, с помощью которой собирается первичная маркетинговая информация; он позволяет опрашиваемому на вопрос отвечать своими словами, что дает ему возможность чувствовать себя при ответе на вопрос достаточно свободно, приводить примеры, иллюстрации. Открытые вопросы часто приводятся в начале анкеты для «разминки» респондентов. Примером открытого вопроса является вопрос: «Что вы думаете о…?» В таких вопросах отсутствует предвзятость, стремление навязать определенный ответ. Однако ответы на открытые вопросы требуют достаточно больших затрат времени. Кроме того, полученные ответы могут быть интерпретированы по-разному.
Закрытый вопрос — вопрос анкеты, с помощью которой собирается первичная маркетинговая информация; он включает все возможные варианты ответов, из которых опрашиваемый делает свой выбор. Существует два варианта таких вопросов:
Дихотомический, типа (альтернативный): на который допустим ответ «да» или «нет».
Анкета имеет следующую структуру:
— введение (преамбула);
— предмет опроса;
— сведения об опрашиваемых.
Для проведенияоценки созданных условий по обеспечению сохранности документов в архиве образовательной организации до и после внедрения Инструкции по обеспечение сохранности документов в архиве необходимаразработка двух анкет.
Анкетывключают вводную, содержательную и заключительную часть.
В вводной части содержится вся информация о том, кто проводит исследование, о целях, которые стоят перед ним, и о правилах заполнения анкеты (Инструкция). Содержит необходимые сведения о респонденте: его должности и стаже работы.
Содержательная часть — это основная составляющая анкеты, в которой формулируются вопросы, расположенные в определенной последовательности. При разработке на все вопросы респондент может ответить за 5 — 10 минут.
Заключительная часть включает благодарность за участие в анкетировании.
Первая анкета в основной части содержит 9 вопросов, направленных на анализ созданных условий по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» и выявление проблем (Приложение 1).
Вторая анкета в основной части содержит 6 вопросов, направленных на оценку действенности внедрения Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»(Приложение 2).
По итогам двух анкет, мы выйдем на сопоставление созданных условий и оптимальности тех, которые представлены в Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».
Второй способ оценки — метод экспертной оценки, представляет собой разновидность исследования, в котором респондентами являются эксперты — специалисты в определенной области деятельности.
Выделяют две группы экспертных оценок:
• индивидуальные оценки;
• коллективные оценки.
По данному вопросу в виде отдельного письменного документа.
Основное назначение метода экспертной оценки — выявление сложных аспектов исследуемой проблемы, повышение надежности информации, выводов.
Отличительная особенность метода состоит в том, что он предполагает компетентное участие экспертов (экспертизу) в анализе и решении проблем исследования.
Экспертиза — процедура получения информации от экспертов. Экспертные оценки — это суждения экспертов о различных сферах человеческой деятельности, предполагающие процедуру сравнения объектов и их свойств по выделенным критериям[46].
Основные нормативные требования к проведению экспертной оценки:
— тщательность подбора экспертов;
— оценка надежности, представленной экспертами информации;
— создание условий для продуктивного использования экспертов в ходе исследования;
— учет факторов, влияющих на суждения экспертов;
— сохранение информации экспертов без искажения на всех этапах исследования.
Экспертами,оценивающими Инструкцию по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» выступят следующий специалисты: преподаватель по архивоведению, секретарь учебного отдела, делопроизводитель колледжа, которое выбраны связи с тем, что их профессиональное деятельностьсвязанна с архивным документами.
Метод экспертной оценки осуществляется на основе заполнениякарты экспертной оценки результатов внедрения Инструкция по обеспечению сохранности документов в архиве образовательной организации(Приложения 3).
В карте экспертной оценки анализ Инструкциипо обеспечению сохранности документов в архиве образовательной организации осуществляется с трех позиций:
— оформление Инструкции;
-содержание Инструкции;
— удобство в использовании Инструкции.
В карте экспертнойоценки специалисту необходимопроставит балы от 0 до 2:2 — полностью проявляется, 1 – частично проявляется, 0 – не проявляется.
Результатытрех заполненных карт экспертной оценки будут сведены в одной итоговой таблице, подсчитан средний балл и сделан вывод на основы следующий шкала перевода: 1,7 – 2 – высокий уровень, 1,1 – 1,6 – средний уровень; 0,8 – 1 – низкий уровень, меньше 0,8 – недопустимый уровень.
Таким образом, на основе рассмотренных методов оценки: анкетирования, экспертной оценки можно будет сделать вывод об оптимальности использования Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве.
Анализ результатов пробации инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»
Внедрение Инструкции по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» осуществлялось в соответствии с планом, размещенном в (Приложении 4).
Данный продукт проходил пробации в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» врамках производственной преддипломной практики в течение 3 недель.
На первом подготовительном этапе внедрения Инструкции по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» было проведено и проанализированы результаты первого анкетированияспециалиста архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» (Приложение 1).
Положительным моментом по результатам анкетирования специалиста можно отмечает, что в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» имеет доступ только архивист, документы архива выдаются работникам структурных подразделений на основе заказа (требования) или заявления и внесения записи в Книгу выдачи дел.
На основе ответов на вопросы анкеты были определены следующие проблемы:
— в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» не ведется мониторинг температурно-влажностного режима, отсутствует Журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха;
— проверка документов на наличие и состояние осуществляется при поиске документов или информации, отсутствует график проверок на наличие и состояние документов.
На основе выше изложенного можно сделать вывод, что Инструкцию по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» соответствует выявленным условиям и в коррекции не нуждается.
На основном этапе осуществлялось ознакомление специалиста архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» с Инструкцией по обеспечению сохранности документов, в архиве осуществлялся мониторинг температуры воздуха и фиксация показаний в Журнале регистрации показаний контрольно — измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха, на основе инструкции осуществлялся доступ в архив и использование архивных документов.
Специалист архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» использовал в своей деятельности Инструкциюпо обеспечению сохранности документов в архиве в течение двух недель, после чего было проведено второе анкетирование архивариуса и экспертная оценка Инструкции тремя экспертами.
На заключительном этапе осуществлялась обработка результатов второго анкетирования архивариуса и экспертная оценка Инструкции тремя экспертами и сделаны соответствующие выводы.
По результатам анализа второй анкеты было выявлено следующее:
— настоящая Инструкция соответствует нормативно-правовым актам;
— внедрение Инструкции позволилоусовершенствовать условия по обеспечению сохранности документов;
— специалист архива отмечает, что планирует использовать данную Инструкцию по обеспечению сохранности документов архива в своей профессиональной деятельности;
— так же архивист отмечает, что в Инструкции по обеспечению сохранности документов архива имеются незначительные упущения.
Таким образом, на основе анализа второй анкеты можно сделать вывод, что Инструкция по обеспечению сохранности документов архива оптимизирует деятельность специалиста по обеспечению сохранности документов архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».
В экспертной оценке участвовали три специалиста ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», в деятельность которых входит подготовка документов к архивному хранению и использование их по запросам граждан или имеющие специальное образование: секретарь учебного отдела, делопроизводитель и преподаватель профессионального модуля ПМ 02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации.
Все данные карт экспертной оценки были перенесены в Сводный лист экспертной оценки и представлены в следующей таблице.
Таблица 1 — Сводный лист экспертной оценки Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»
|
Показатели экспертной оценки |
Оценка эксперта №1 |
Оценка эксперта №2 |
Оценка эксперта №3 |
С.б |
|
1. Оформление Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве 1.1. Оформление Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве соответствует ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» |
2 |
2 |
2 |
2,0 |
|
1.2. Формы данные в приложении к Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве разработаны в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» |
2 |
2 |
2 |
2,0 |
|
2. Содержание Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве 2.1. В Инструкции учтены все направления деятельности архива по обеспечению сохранности документов |
2 |
1 |
2 |
1,67 |
|
2.2. Все рекомендации Инструкции в полном объеме раскрывают направления деятельности архива по обеспечению сохранности документов |
1 |
1 |
2 |
1,33 |
|
3. Удобство в использовании Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве 3.1. В Инструкции выделений разделы, формулировка которых позволяет удобно и легко ориентироваться в тексте |
1 |
2 |
2 |
1,67 |
|
3.2. В Инструкции по обеспечению сохранности документов рекомендации сформулированы: кратко, лаконично, понятно |
1 |
2 |
1 |
1,33 |
|
Средняя оценка показателей экспертной оценки, уровень |
1,50 |
1,67 |
1,83 |
1,67 |
По данным Сводного листа экспертной оценки Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» видно, что все специалисты оценили на высоком уровне следующие показатели: оформление Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве соответствует ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 и формы данные в приложении к Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве разработаны в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2016.
Остальные показатели, связанные с содержанием Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве и удобством в использовании Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве оценены экспертами не однозначно.
Наименьший средний балл составил1,33 который получен по двум критериям: все рекомендации Инструкции в полном объеме раскрывают направления деятельности архива по обеспечению сохранности документов и в Инструкции по обеспечению сохранности документов рекомендации сформулированы: кратко, лаконично, понятно.
Итоговый средний балл, который получила Инструкцияпо обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» составил 1,67 баллов, что соответствует среднему уровню.
А также на основе анализа Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» эксперты дали, следующие рекомендации:
— в Инструкции не хватает рекомендаций по правильному оформлению дел для последующего безопасного хранения;
— не все моменты по организации сохранности документов в архиве учтены: отсутствует информация о размещении средств хранения в помещении, оформления дел для их безопасного хранения;
— дополнить Инструкцию Планом проверок наличия и состояния документов в архиве;
— в случае вступления в должность другого человека, данная Инструкция будет доступно и понятно регламентировать действия по введению работать в архивом с архивным документами.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что введение Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» позволяет упорядочить работу по обеспечению сохранности документов на бумажной основе в части контроля за температурно-влажностным режимом; организации процесса сохранности документа при уборке помещения; облегчения контроля над проведением санитарных работ; ведения учета всех выданных архивных документов.
Таким образом, внедрениеИнструкции обеспечит оптимальную сохранность архивных документов в архиве ГБОУ СПО СО «Камышловский педагогический колледж».
Министерство образования и молодежной политики Свердловской области
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Свердловской области
«Камышловский педагогический колледж»
Инструкция по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»
Камышлов, 2019
Инструкция по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж». – Камышлов: ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», 2019.
Исполнитель: РахматовХудоерМамаёрович, студент 3ДОУА группы
Руководитель: Порсина Анастасия Владимировна, преподаватель информатики
Оглавление
1. Общие положения 2
2. Условия хранения документов в архиве 2
3. Охранный режим в архиве организации 2
4. Проверка документов на наличие и состояние 2
5. Использование документов архива 2
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» определяет рекомендации по обеспечению сохранности документов в архиве организации, а также конкретные направления деятельности по созданию условий, обеспечивающих сохранность архивных документов.
1.2. Настоящая инструкция разработана для специалиста архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».
1.3. Инструкция по обеспечению сохранности документов в архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» разработана на основе следующих нормативных документов и законов:
— Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 28.12.2017);
— Федеральный закон от 27.07.2006 №149 ФЗ «Об информации, информационных технология и о защите информации;
— Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
— Основные Правила работы архивов организаций
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
— Приказ Федерального архивного агентства от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации».
2. Условия хранения документов в архиве
2.1.Организациясанитарных дней и влажной уборки в архиве:
— регулярная – осуществляется два раза в неделю;
— генеральная – проводится один раз в месяц;
2.2. При генеральной уборке осуществляется обеспыливаниестеллажей, шкафов, средствхранения (коробок, папок, упаковок) пылесосом ипротирание водными растворами антисептиков цокольных частей, стеллажей, пола, плинтуса – проводится не реже одного раза в год.
2.3. Организация контроля за температурно-влажностным режимом в архиве осуществляется один раз в сутки. Контроль осуществляется через снятие показанийизмерительных приборов(термометра, психрометр) и фиксацию их в специальном регистрационном журнале (Приложение 1), который располагается около контрольно-измерительного прибора.
2.4. Для определения относительной влажности необходимо:
1) снять показания «сухого» термометра и записать в графу 4 журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов;
2) снять показания «влажного» термометра;
3) вычитанием показаний «влажного» термометра из показаний «сухого» определить психрометрическую разность;
4)при пересечении прямых линий показаний «влажного» термометра и разницы между «сухим» и «влажным» термометром определить по специальной психрометрической таблице относительную влажность воздуха в процентах и записать в графу 5 журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов.
2.5. Если температурный режим в архиве нарушен, применяются следующие меры для нормализации температурного режима:
— отключение необходимого количества приборов отопления;
— рациональное проветривание архивохранилищ.
2.6. Если температурно-влажностный режим в архиве нарушен, применяются следующие меры для нормализации влажностного режима:
— режим регулируется с помощью систем кондиционирования воздуха или отопительно-вентиляционных систем;
— проветривание помещения 3-5 раз в день по 10-15 минут;
— организация рационального отопления;
— применение различных средств и устройств, для увлажнения и осушения воздуха (безопасных в пожарном отношении).
3. Охранный режим в архиве организации
3.1. Доступ и ключи от архива ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» имеет только работник архива – архивариус.
3.2. Уборка помещения проводит архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» проводится только в присутствии архивариуса.
3.3. Стеллажи и шкафы в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» устанавливаются только металлические.
3.4. В архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» запрещается курить и разжигать огонь.
3.5. В архиве у входа в легкодоступном месте размещается огнетушитель.
4. Проверка документов на наличие и состояние
4.1. При приеме новых документов перед их фондированием в архивохранилище осуществляется их проверка на наличие вредителей.
4.2. Организация проверки документов на наличие физических повреждений (в том числе грызунами и насекомыми) осуществляется один раз в год.
4.3. Поврежденные документы перемещаются на отдельную полочку для проведения процедур консервации и реставрации.
4.4. Если повреждения у архивного дела не значительные (отклеился уголок листа, выпал лист из дела, корочка дела повреждена), специалист архива производит реставрационные работы самостоятельно.
4.5. Если документ сильно поврежден, то дело, в котором находится данный документ, остается на консервации и не выдается в пользование.
4.6. В случае если у документа обнаружены неисправимые повреждения, то составляется акт о неисправимых повреждениях документов (Приложение 2).
5. Использование документов архива
5.1. Документы из архива во временное пользование заявителю выдаются только по заверенному руководителем организации заказом (требованием) на выдачу дел в читальный зал.
5.2. При изъятии дела во временное пользование, на его место размещается лист заместитель (Приложение 3).
5.3. При выдаче дел из архива во временное пользование информация о выдаче вносится в Книгу выдачи документов (Приложение 4).
5.4. Перед выдачей во временное пользование дела проверяются на наличие и состояние документов.
5.5. При возврате архивные дела снова проверяются на наличие и состояние документов.
Приложение 1
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Свердловской области
«Камышловский педагогический колледж»
_________________________________________________
АРХИВ
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ
ПОКАЗАНИЙ КОНТРОЛЬНО — ИЗМЕРИТЕЛЬНЫХ ПРИБОРОВ ДЛЯ ИЗМЕРЕНИЯ ТЕМПЕРАТУРЫ И ВЛАЖНОСТИ ВОЗДУХА
Начат _______________
Окончен ________________
|
Дата записи |
Климатические параметры воздуха |
Меры, принятые по нормализации ТВР |
Подпись сотруд., сделавшего запись |
|||
|
Наружный воздух |
Воздух в помещении |
|||||
|
температура 0С |
относит. влажность % |
температура 0С |
относит. влажность % |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Приложение 2
|
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Камышловский педагогический колледж» АРХИВ АКТ ______________ N ______________ Архив ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» о неисправимых поврежденияхдокументов |
УТВЕРЖДАЮ Директор ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» _________________Кочнева Е.Н. «______» ______________ 20____ г. Фонд№_________________________ (название фонда) |
В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:
|
N п/п |
Опись N |
Ед. хр. N |
Кол-во листов (время звучания, метраж) |
Заголовок поврежденных ед. хр. |
Крайние даты |
Сущность и причины повреждения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ______________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
|
Архивариус |
________________________ (Подпись) |
А.В. Порсина |
Дата «____» ______________ 20___ г.
|
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения от _________ N _________ |
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от _________ N ____________ |
Изменения в учетные документы архива внесены.
|
Архивариус |
_____________________ (Подпись) |
А.В. Порсина |
Дата «____» ______________ 20___ г.
Приложение 3
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Свердловской области
«Камышловский педагогический колледж»
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _____________________________________________________________
(N и название)
Опись ____________________________________________________________
(N и название)
Фонд _____________________________________________________________
(N и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):
|
N п/п |
Ф.И.О. пользователя |
Дата и время выдачи |
Дата и врем возврата |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Приложение 4
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Свердловской области
«Камышловский педагогический колледж»
______________________________________________________________________________________________________________________________
АРХИВ
КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ № __
Начат ______________
Окончен ________________
|
N п/п |
Дата выдачи |
Фонд N |
Опись N |
Ед.хр. N |
Кому выдано |
Расписка в получении дела |
Дата возврата дела |
Расписка в возвращении дела |
Примечание |
Итого в _______ году выдано из хранилища N _____________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
|
Архивариус |
_____________________ (подпись) |
А.В. Порсина |
«___» ________________ 20___ г.
Список литературы
-
Автократов, В.И. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / В.И. Автократов. – М.: Изд — во РГГУ, 2001. – 396 с.
-
Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения/ Е.В. Алексеева // Секретарское дело. 2003. № 4. – С. 58 — 61.
-
Алексеева Е.В., Афанасьева А.П., Е.М. Бурова. Архивоведение/ Е.В. Алексеева – М.: Издательский центр «Академия»,2005. – 271 с.
-
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведения: учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. И.П. Козлова.–3-е изд., доп.–М.: Издательский центр «Академия»,2005.–272 с.
-
Архивоведение: учебник для академического бакалавриата. – URL: https://biblio-online.ru/book/arhivovedenie-399300 (дата обращения 20.02.2019).
-
Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы.2001. № 2.
-
Басков М.И. Документационное обеспечение управления: учебник/М.И. Басков.–2-е изд., исп. И доп. – Ростовна Дону: Феникс, 2013.–350с.
-
Булюлина Е.В. Архивоведение: учеб.–метод. пособие/Е.В. Булюлина.–Волгоград: Издательство ВолГу, 2001.–96 с.
-
Вовкотруб О.В., ФионоваЛ.Р. Архивоведение: учеб.–пособие/О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова.–Пенза, 2005.–132 с.
-
Обеспечение сохранности документов в архивах.URL: http://300knig.ru/nauka-i-ucheba/arxivovedenie/ vopros-31- obespechenie – soxrannosti – dokumentov – v — arxivax/
-
Глазунова Т.В. Архивное право: конспект лекции/Т.В. Глазунова.–Омск: Издательство ОмГТУ, 2010.–52 с.
-
Голиков А.Г. Архивоведение отечественной истории: учеб. пособие для студ. высш. учеб.заведений / А.Г. Голиков. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 176 с.
-
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. управление документами.
-
ГОСТ Р 7.0.97.2016. Национальный стандарт российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно — распорядительная документация. требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)
-
Делопроизводство и документооборот на предприятии. URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=17993(дата обращения 12.03.2019).
-
Загуляева, З.А. Рекомендации по организации правильного хранения документов // СПб.: ЛКРД, рукопись. 1999. – 8 с.
-
Закон Свердловской области «Об архивном деле в Свердловской области» от 25 марта 2005 г. № 5 – ОЗ.URL: http://base.garant.ru/9320292.
-
Кузнецов И.Н. Делопроизводство. –М. : Издательство «Дашков и К*», 2001. – 2 – е издание.
-
Инструкция по обеспечению температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения документов в муниципальных архивах. — Пермь, 2005.
-
Как оформить инструкции в 2018 году. URL: https://www.kakprosto.ru/kak-97045-kak-oformit-pamyatku#ixzz5WoKrAjvJ(дата обращения 15.02.2019).
-
Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: учеб. для сред. спец. учеб. заведений/З.В. Крайская, Э.В. Челлини. — М.,1996.–.220 с.
-
Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова.–М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. –359 с.
-
Ларин, М.В. Управление документацией в организациях / Л.А. Ларин. – М.: Научная книга. 2002. – 288 с.
-
Гришина М.В. Архив на предприятии: организация хранения документов // Кадровые решения. 2011. №2.
-
Метод анкетирования. URL: http://pedlib.ru/Books/1/0171/1_0171-58.shtml. (дата обращения 09.04.2019).
-
Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002// Информационно – правовой портал «Консультант Плюс». URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=40984(дата обращения: 17.02.2019).
-
Основные правила работы ведомственных архивов от 05.09.2000 No263// Информационно – правовой портал «Консультант Плюс».URL: http://base. consultant. ru/cons/cgi/online. cgi? req = doc; base = LAW; n=31742 (датаобращения:21.03.2019).
-
Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования // Информационно–правовой портал «Консультант Плюс».URL: http://base.consultant. ru /cons/cgi/online.cgi? req =doc; base=ESU; n=27346(дата обращения: 03.03.2019).
-
Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 304 с.
-
Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере.–М.: Издательский центр «Герда», 2004.–384 с.
-
Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста.2000.№ 1.
-
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и 43 других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук от 18.01.2007 No19 //Официальный сайт Федерального архивного агентства. URL: http://www. rusarchives. ru/lows/pohkuidaf. shtml(дата обращения: 08.04.2019).
-
Привалов В.Ф. Микроклимат архивохранилищ и сохранность документов на бумажных носителях. Вопросы архивной климатологии: Методическое пособие / В.Ф. Привалов. — М.: ВНИИДАД, 2004. — 143 с.
-
Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие/ Росархив. ВНИИДАД — М, 2003.–112 с.
-
Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».
-
Рукин, М.В. Пожарная безопасность архивов как объектов особой важности / М.В. Рукин: URL: http://www.archiv.nl/clauses/detail.php?ID=531 (дата обращения 10.03.2019)
-
Руководство по обеспечению сохранности документов:пособие для работников архивов / отв. ред.: Загуляева З.А. – Л.: Наука,2002. – 118 с.
-
Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин.–М.: Высшая школа, 2001.–239 с.
-
Структура и требования к анкете. URL: https://lektsii.org/15-55995.html (дата обращения 25.04.2019).
-
Тельчаров А.Д. Архивоведение: конспект лекции/А.Д. Тельчаров. –М., 2004.–127 с.
-
Ульянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение: конспект лекции. – М.: Высшее образование, 2007. – 148 с.
-
Учет и хранение документов.URL: https://naar.ru/articles /uchet_dokumentooborota/44(дата обращения: 16.04.2019).
-
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017).
-
Федеральный закон «Об информации, и о защите информации»от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 28.12.2013).
-
Федеральный закон «О персональных данных»от 27.07.2006 № 152.
-
Что такое экспертная оценка? Описание и определение понятия. URL: https://biznes-prost.ru/ekspertnaya-ocenka.html. (дата обращения 30.05.2019).
Приложение 1
Анкета
оценки условий обеспечения сохранности документов в архиве образовательной организации
Уважаемый респондент!
Просим заполнить анкету с целью анализа созданных условий обеспечения сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»и выявления проблем.
Анкета имеет рад открытых и закрытых вопросов. Отметьте галочкой в вопросах, где имеютсянесколько вариантов ответа. Напишите свой вариант ответа в вопросах, имеющих одну черту.
Просим ответить на вопросы анкеты.
-
Укажите вашу должность ____________________________________
-
Укажите ваш стаж работы ___________________________________
-
Ведется ли в Вашем архивемониторинг температурно-влажностного режима (Журнал регистрации показаний контрольно — измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха)?
-
да;
-
нет;
-
в архиве отсутствует Журнал регистрации показаний контрольно — измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха .
-
Осуществляется ли проверка входящих в архив документов на наличие вредителей?
-
да;
-
нет;
-
другое ____________________________________________________
-
Осуществляется ли в архиве ежегодная проверка на наличие и физическое состояние документов?
-
да, осуществляется;
-
нет, не осуществляется;
-
другое ____________________________________________________
-
Соблюдаются ли правила пожарного безопасности в Вашем архиве?
-
да;
-
нет;
-
Кто имеет доступ в архив Вашей образовательной организации?
-
директор;
-
архивист;
-
делопроизводитель;
-
специалист по кадрам;
-
секретарь учебного отдела;
-
сотрудники образовательной организации.
-
Выдаются ли документы из архива в пользование?
-
да;
-
нет.
-
Если вы ответили положительно на вопрос №8ответьте,при каких условиях организуются выдача документов из архива?
-
наличие заказа (требования) или заявления, заверенного руководителем;
-
наличие заказа (требования) или заявления;
-
внесение записи в Книгу выдачи дел;
-
укажите свой вариант ____________________________________
Благодарим за участие в анкетировании!
Приложения 2
Анкета
оценки созданных условий по обеспечению сохранности документов в архиве образовательной организации на основе Инструкции по обеспечению сохранности документов в архив
Уважаемый респондент!
Просим заполнить анкету с целью анализадейственности внедрения Инструкции пообеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».
Анкета имеет рад открытых и закрытых вопросов. Отметьте галочкой в вопросах, где имеются несколько вариантов ответа. Напишите свой вариант ответа в вопросах, имеющих одну черту.
Просим ответить на вопросы анкеты.
-
Укажите вашу должность__________________________________ -
Укажите ваш стаж работы _________________________________
-
Инструкция по обеспечению сохранности документов в архиве образовательной организации содержит полную информацию об условия хранения документов в архиве образовательной организации?
-
Да, информация представлена в полном объеме;
-
Нет, есть незначительное упущения;
-
Нет, информация представлена частично.
-
Оцените Инструкцию по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» на соответствие нормативно-правовым актам?
-
Да, в полной мере;
-
Нет,есть незначительное упущения;
-
Не соответствует.
-
Укажите, на ваш взгляд Инструкция по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» позволила усовершенствовать условия по обеспечению сохранности документов архива?
-
да;
-
нет;
-
частично;
-
другое ____________________________________________________
-
Продолжите ли Вы использовать Инструкцию по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» в свое профессиональной деятельности?
-
да;
-
нет;
-
частично;
Благодарим за участие в анкетировании!
Приложение 3
Карта экспертной оценки результатов внедрения Инструкция пообеспечению сохранности документов в архиве образовательной организации
Ф.И.О. эксперта: __________________________________________________
Должность ___________________________ Стаж работы_________________
Критерии оценки: 2 — полностью проявляется, 1 – частично проявляется, 0 – не проявляется
Шкала перевода среднего балла в уровень: 1,7 – 2 – высокий уровень;
1 – 1,6 – средний уровень; 0,5 – 0,9 – низкий уровень; 0– 0,4 – недопустимый уровень.
|
Показатели экспертной оценки |
Оценка эксперта |
|
1. Оформление Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве 1.1. Оформление Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве соответствуетГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» |
|
|
1.2. Формы данные в приложении к Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве разработаны в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» |
|
|
2. Содержание Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве 2.1.В Инструкции учтены все направления деятельности архива по обеспечению сохранности документов |
|
|
2.2. Все рекомендации Инструкциив полном объеме раскрывают направления деятельности архива по обеспечению сохранности документов |
|
|
3. Удобство в использовании Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве 3.1.В Инструкции выделений разделы, формулировка которых позволяет удобно и легко ориентироваться в тексте |
|
|
3.2. В Инструкции по обеспечению сохранности документов рекомендации сформулированы: кратко, лаконично, понятно |
|
|
Общая оценка показателей экспертной оценки (сумма баллов) |
|
|
Средняя оценка показателей экспертной оценки, уровень |
Общие выводы, рекомендации
Подпись эксперта__________________
Приложение 4
СВОДНЫЙ ЛИСТ ЭКСПЕРТНОЙ ОЦЕНКИ
Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»
Ф.И.О. экспертов:
1___________________________________________________________________________
2___________________________________________________________________________
3___________________________________________________________________________
Критерии оценки: 0 — признак не проявляется, 1 — признак проявляется частично, 2 — признак проявляется в полной мере.
Шкала перевода среднего балла в уровень: 1,7 – 2 – высокий уровень, 1,1 – 1,6 – средний уровень; 0,8 – 1 – низкий уровень, меньше 0,8 – недопустимый уровень.
|
Показатели экспертной оценки |
Оценка эксперта №1 |
Оценка эксперта №2 |
Оценка эксперта №3 |
С.б |
|
1. Оформление Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве 1.1. Оформление Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве соответствует ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» |
||||
|
1.2. Формы данные в приложении к Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве разработаны в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» |
||||
|
2. Содержание Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве 2.1. В Инструкции учтены все направления деятельности архива по обеспечению сохранности документов |
||||
|
2.2. Все рекомендации Инструкции в полном объеме раскрывают направления деятельности архива по обеспечению сохранности документов |
||||
|
3. Удобство в использовании Инструкции по обеспечению сохранности документов в архиве 3.1. В Инструкции выделений разделы, формулировка которых позволяет удобно и легко ориентироваться в тексте |
||||
|
3.2. В Инструкции по обеспечению сохранности документов рекомендации сформулированы: кратко, лаконично, понятно |
||||
|
Средняя оценка показателей экспертной оценки, уровень |
|
Подпись эксперта__________________ |
Ф.И.О |
|
Подпись эксперта__________________ |
Ф.И.О |
|
Подпись эксперта__________________ |
Ф.И.О |
Приложение 5
План внедрения Инструкция по обеспечению сохранности документов в архиве
ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»
|
№ п/п |
Мероприятие |
Результат |
Сроки |
Ответственный |
Ресурсы |
|
Подготовительный этап |
|||||
|
1. |
Проведение первого анкетирования |
Наличие запольных анкет |
1 день 1 день |
Студент практикант |
Ручки, анкеты |
|
2. |
Анализ результатов первого анкетирования |
Выявлены недочетов |
Анкеты, листы экспертных оценок, ручка, блокнот, инструкция, ПК |
||
|
3. |
Корректировка продукта |
Внесены коррективы в Инструкции |
1 день |
Студент практикант |
НПА, ПК, принтер, ручка, блокнот, макеты документов |
|
Основной этап |
|||||
|
1. |
Ознакомление с продуктом специалиста |
Специалист ознакомлен с Инструкции |
1день |
Студен практикант |
Ручка, инструкция |
|
2. |
Введение инструкции в использование |
Специалист осуществляет свою деятельность на основы инструкция |
10 дней |
Инструкция |
|
|
2. |
Проведение второго анкетирования, и экспертной оценки |
Наличие заполненных анкет и карт экспертных оценок |
1 день |
Анкеты, ручки |
|
|
Заключительный этап |
|||||
|
1. |
Свод и анализ результатов анкетирования, и метода экспертных оценок |
Прописан анализ результатов анкетирования и листов экспертной оценки |
1день |
Архивист |
Результаты анкетирования, компьютер Анализ результатов анкетирования, компьютер |
|
2. |
На основании анализа сделать вывод |
Вывод по результату внедрения |
1день |
Инструкция по обеспечению сохранности документов КОГКУ «ГАСПИ КО» при организации их экспонирования
1. Общие положения
1.1. Инструкция по обеспечению сохранности документов КОГКУ «ГАСПИ КО» (далее — архива) при организации их экспонирования (далее — инструкция) подготовлена с целью определения основных требований к обеспечению сохранности архивных документов при их экспонировании.
1.2. Инструкция разработана на основе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007) и Инструкции по обеспечению сохранности документов государственных архивов при организации их экспонирования (М., 1993).
1.3. Инструкция содержит общие требования к обеспечению сохранности подлинных документов, их копий и изобразительных материалов при их экспонировании на выставках: к условиям экспонирования и транспортировки документов, к организации и оформлению передачи-возврата документов для их экспонирования; отношениям между архивом и учреждением-устроителем экспозиции.
1.4. Инструкция предназначена для сотрудников архива, которые проводят работу по организации и подготовке выставок документов.
2. Основные понятия
2.1. Использование документов заключается в применении пользователями и архивами информации архивных документов в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства. Одной из основных форм использования документов является их экспонирование на выставках.
2.2. Выставка документов — это художественно оформленная подборка документов и/или их копий на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования).
2.3. На выставках демонстрируются подлинные документы (или их копии), имеющие историческое и социально-культурное значение, а также иллюстративные и вспомогательные материалы.
2.4. Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями. Архив может в установленном порядке принимать участие в подготовке и проведении международных, всероссийских, региональных, межархивных и межотраслевых выставок.
2.5. Монтаж и демонтаж экспозиции, организуемой за пределами архива, проводится в присутствии сотрудников архива.
2.6. По месту демонстрации выставка документов может быть стационарной и передвижной, экспонироваться в помещениях архива, в других специально оборудованных или приспособленных помещениях.
2.6.1. Стационарные выставки размещаются в специальных помещениях, оборудованных соответствующими стендами, витринами и другими приспособлениями.
2.6.2. Передвижные выставки могут устраиваться в других, временно приспособленных для проведения выставки помещениях (в учебных заведениях, библиотеках, различных учреждениях и организациях и др.). На передвижных выставках документы должны быть представлены в виде копий.
2.7. По времени функционирования выставки документов могут быть:
-
постоянно действующими (с использованием копий документов, подлинники используются в порядке исключения);
-
временными (от 2-х недель до нескольких месяцев, с использованием подлинных документов и/или копий);
-
краткосрочными (до 10 дней, с использованием подлинных документов и/или копий).
2.8. Кино-, теле- и фотосъемки документов во время их экспонирования производятся только с разрешения руководства архива и в присутствии его сотрудников без перемещения документов и вскрытия витрин.
3. Основные требования к условиям экспонирования документов
3.1. Оборудование помещений.
3.1.1. Помещения для использования документов должны иметь нормативные световые, климатические, санитарно-гигиенические условия; исправные отопительные, вентиляционные, электрические, противопожарные системы.
3.1.2. Помещения должны быть оснащены охранно-пожарной сигнализацией. Не допускается применение в случае необходимости средств пожаротушения с веществами, оказывающими побочное разрушающее воздействие на документы (хладон, углекислота и т.п.).
3.1.3. В помещениях должна ежедневно проводиться влажная уборка полов и экспозиционного оборудования.
3.1.4. Сотрудники архива осуществляют периодический контроль за соблюдением охранного и санитарно-гигиенического режимов на выставке. Все нарушения порядка сохранности документов на выставке и отклонения от него фиксируются составленными в произвольной форме актами, которые подписывают представители архива и учреждения-устроителя выставки.
3.2. Экспозиционное оборудование.
3.2.1. Экспозиционное оборудование (шкафы, стенды, витрины) должно быть очищено от пыли, герметично, снабжено внутренними замками и приспособлениями для наложения пломб.
3.2.2. Все документы располагают в опечатанных витринах. Категорически запрещается экспонирование документов в неполностью закрытых витринах (например, в витринах без верхнего или бокового стекла).
3.2.3. Экспозиционное оборудование должно располагаться по отношению к окнам таким образом, чтобы исключить попадание на документы (подлинники, копии, муляжи) прямых солнечных лучей.
3.2.4. Экспозиционное оборудование устанавливается на расстоянии не менее 1,5-2 метров от отопительных приборов и источников света, обладающих тепловым воздействием.
3.2.5. Экспозиционное оборудование, где представлены ахроматические несветостойкие материалы (старые фотоснимки, произведения графики и т.п.), должно быть дополнительно экранировано шторками из любой светонепроницаемой ткани.
3.3. Температурно-влажностный режим.
3.3.1. При долгосрочном экспонировании в помещении для экспозиции документов должны поддерживаться оптимальные показатели температурно-влажностного режима: температура воздуха — 17-19ºC; относительная влажность — 50-55%. Резкие колебания температуры и влажности (более 3ºC и 10% соответственно) не допускаются.
3.3.2. При длительном стабильном нарушении режима хранения (в течение 7-10 дней) документы изымаются из экспозиции на основании соответствующего акта, составленного в произвольной форме.
3.3.3. В экспозиционном зале устанавливаются контрольно-измерительные приборы, которые монтируются вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания контрольно-измерительных приборов снимаются ежедневно ответственными за выставку сотрудниками и фиксируются в специальных регистрационных журналах.
3.4. Световой режим.
3.4.1. При экспонировании недопустимо попадание на документы прямых солнечных лучей, оказывающих наиболее разрушительное воздействие на основу и текст. Окна в помещении должны быть снабжены светозащитными устройствами (например, двумя рядами штор), предохраняющими от прямого попадания солнечных лучей.
3.4.2. При экспонировании документов на выставках рекомендуется использовать режим искусственного освещения с применением ламп накаливания. Уровень освещенности при экспонировании документов на выставках не должен превышать 50-75 люкс. Оборудование витрин внутренними источниками света запрещается.
3.4.3. В свободное от посетителей время хранение экспонируемых материалов необходимо проводить в затемненном режиме, уменьшая освещенность помещения (выключение света, закрывание штор днем) и закрывая витрины шторками.
3.4.4. Не допускается экспонировать документы на выставке более 6 месяцев в году во избежание выцветания наиболее чувствительных к свету экспонатов.
3.5. Обеспечение физической сохранности документов.
3.5.1. Предоставление для экспонирования документов, нуждающихся в ремонтных или реставрационно-консервационных работах, не допускается.
3.5.2. При экспонировании документов в любых видах экспозиционного оборудования они должны быть закреплены неподвижно.
3.5.3. При монтаже экспозиций должно быть полностью исключено применение любых материалов, которые могут повредить основу или текст документов: липкой ленты, клея, металлических скрепок, булавок, гвоздей, низкосортной бумаги и т.п.
3.5.4. Проставление любых видов помет на документах не допускается.
3.5.5. Подлинные фотоснимки и произведения графики экспонируются обязательно под стеклом и в двойном паспарту из бумаги типа ватмана, полуватмана или белого картона.
3.5.6. Ежедневно в начале и в конце рабочего дня ответственные за выставку сотрудники архива проводят проверку наличия экспонируемых документов, результаты которой фиксируются в специальном журнале.
3.5.7. Хранение документов до включения их в экспозицию и после ее завершения осуществляется в опечатанных сейфах и помещениях.
4. Основные требования к транспортировке документов
4.1. При транспортировке документов на любые расстояния соблюдаются меры по их охране и защите от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковки, предохраняющей документы от атмосферных осадков, высокой влажности, света, механических повреждений.
4.2. Транспортные средства и тара для перевозки документов должны быть чистыми. Использование тары и упаковочных средств, бывших в употреблении, не допускается.
4.3. При внутриархивном перемещении в пределах здания используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.
4.4. При перевозке в условиях повышенной относительной влажности (во время дождя, тумана) необходимо применение защитных влагонепроницаемых упаковочных средств (полимерных мешков, пленки).
4.5. Внутригородские перевозки целесообразно проводить в теплое время года в сухую погоду при относительной влажности наружного воздуха 30-70%. При перевозках в теплое время года при высокой относительной влажности (выше 70%) пребывание документов на открытом воздухе следует ограничивать до минимума, при необходимости применять защитные влагонепроницаемые упаковочные материалы (полимерные мешки, ящики с пленкой и т.п.). При погрузке документов в транспорт и при выгрузке на новом месте должна быть обеспечена их защита от прямого попадания влаги. В дождь такого рода работы производить не следует.
4.6. В холодное время года, при минусовой температуре перевозки документов не желательны. Если же они вынужденно проводятся, время перевозки ограничивают до минимума, влагонепроницаемую герметичную упаковку не применяют.
4.7. После перевозки документы обязательно акклиматизируют на новом месте. Поступившие в учреждение, где организуется выставка, документы освобождают от транспортной тары, размещают в помещении приема и временного хранения, раскладывают на стеллажах или столах. Не допускается складировать документы в транспортной таре или в неразобранном виде. Запрещается размещать поступившие документы без их осмотра в основные хранилища. Поступившие документы должны пройти контрольно-профилактический осмотр, в ходе которого оценивают их состояние.
4.8. Транспортировка документов при внутригородских перевозках должна производиться в закрытых автомашинах при плотной укладке документов или в режиме, исключающем их смещение внутри упаковки, удары и различные сотрясения, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань.
4.9. Транспортировка документов на дальние расстояния автомобильным и железнодорожным видами транспорта должна производиться в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленных для данного вида транспорта.
4.9.1. Документы должны быть плотно упакованы в ящики, дно которых прокладывается пенопластом или другим аналогичным материалом. Ящики застилаются одним слоем водонепроницаемого материала (полимерной пленки, гофрированного картона, дублированной бумаги) и одним слоем оберточной бумаги с массой не менее 100 г/м². Все пустоты плотно заполняются упаковочным материалом.
4.9.2. В каждый упакованный ящик вкладывается один экземпляр описи документов, находящихся в данном ящике. Опись должна быть подписана сотрудником архива, ответственным за сохранность перевозимых для экспозиции документов, и упаковщиком.
4.9.3. Архив, отправив документы на выставку, должен своевременно уведомить организатора выставки об отправке документов для принятия необходимых мер по приему груза.
4.9.4. Результаты приема документов организатором выставки оформляются составленным в произвольной форме актом, в котором указывается наличие прибывших документов и предметов в каждом ящике, фиксируется состояние сохранности документов и причины, приведшие к возможным повреждениям. Обо всех случаях серьезных повреждений документов во время транспортировки немедленно сообщается грузоотправителю (архиву), вследствие чего принимаются соответствующие меры к возмещению ущерба.
4.9.5. После прибытия документов к месту их экспонирования ящики с документами вскрываются обязательно в закрытом помещении, температурно-влажностные условия которого должны быть максимально близки к оптимальным параметрам температуры и влажности, определенным для хранения документов.
4.9.6. Транспортировка архивных документов осуществляется при обязательном сопровождении их сотрудниками архива.
5. Организация и оформление передачи-возврата документов
для их экспонирования
5.1. Основанием для выдачи документов (как подлинников, так и копий) с целью их экспонирования является приказ директора архива.
5.2. Архив предоставляет документы для экспонирования за пределами архива в сроки, предусмотренные договором об организации и проведении выставки (см. приложение № 1), но, как правило, не превышающие 6 (шести) месяцев. Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архива.
5.3. Во время подготовки документов к выдаче из архивохранилища сотрудниками отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов осуществляется проверка нумерации листов в выдаваемых делах с проставлением соответствующих отметок в листах-заверителях дел, где фиксируются все особенности их формирования и физического состояния документов.
5.4. Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (см. приложение № 2), который составляется сотрудником архива, отвечающим за организацию выставки, и визируется руководством архива. Выдача документов регистрируется в Книге выдачи архивных документов из архивохранилища для служебных целей, в которой сотрудник, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения.
5.5. На документы, подлежащие выдаче для их экспонирования за пределами архива, представителями архива и учреждения-устроителя выставки составляется акт о выдаче архивных документов во временное пользование (см. приложение № 3), который регистрируется заместителем директора архива в Книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища во временное пользование.
5.6. При подготовке к выдаче из архивохранилища подлинных фотографий, изъятых из дел, на оборотной стороне каждой фотографии проставляется штамп с архивным шифром, где указываются сокращенное название архива, а также номера фонда, описи, единицы хранения, листа.
Копии документов заверяются штампом архива в установленном порядке. Копии документов на нескольких листах сшиваются, заверяются штампом с указанием архивного шифра, подписью директора архива и печатью архива.
5.7. При организации выставки за пределами архива не включенные в экспозицию документы в трехдневный срок подлежат возврату в архив.
5.8. Возвращение документов после завершения выставки осуществляется в сроки, предусмотренные договором.
5.9. При возвращении архивных документов, выданных во временное пользование, в архив заместителем директора архива проводится проверка наличия и сохранности документов в соответствии с актом выдачи архивных документов во временное пользование. Отметка о возвращении дел ставится заместителем директора архива в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища во временное пользование в присутствии возвративших их сотрудников архива, отвечающих за организацию выставки.
5.10. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка нумерации листов в делах и их физического состояния в установленном порядке. В Книге выдачи архивных документов из архивохранилища для служебных целей делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их сотрудников архива.
5.11. В случае выявления повреждений возвращаемых архивных документов составляется акт в произвольной форме, который представляется на рассмотрение руководства архива.
5.12. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), во время экспонирования или транспортировки документов архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива; в трехдневный срок информирует управление по делам архивов Кировской области; принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6. Взаимодействие архива и учреждения-устроителя экспозиции
6.1. Взаимодействие архива и учреждения-устроителя экспозиции оформляются договором (см. приложение № 1), в котором максимально полно фиксируются обязательства сторон.
6.2. В случае передачи документов для экспонирования учреждению, не являющемуся непосредственным устроителем экспозиции, архив заключает с ним договор как с учреждением, несущим всю полноту ответственности за сохранность документов.
6.3. Передача документов, предоставленных во временное пользование, третьим лицам без согласия архива как их владельца категорически запрещается.
7. Оформление временного вывоза документов
за пределы Российской Федерации
7.1. Оформление временного вывоза документов за пределы Российской Федерации осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации «О вывозе и ввозе культурных ценностей» от 15 апреля 1993 года № 4804-1 и Положением о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 27 апреля 2001 года № 322.
скачать приложение «инструкция по экспонированию (odt)»
последнее обновление страницы: 2017-07-03
8. Обеспечение сохранности документов при их перемещении и транспортировании
8.1. Перемещение и транспортирование документов на любые расстояния должно производиться с соблюдением требований, обеспечивающих физическую сохранность документов, защиту от механических повреждений, действия света, высокой влажности, осадков путем применения специальных видов упаковки.
8.2. Транспортные средства и упаковочные средства для перевозки документов должны быть чистыми. Использование упаковочных средств, бывших в употреблении, не допускается.
8.3. Транспортирование при внутригородских перевозках должно производиться в закрытых автомашинах при плотной укладке документов при обязательном сопровождении сотрудника архива.
8.4. При перевозке в теплое время года в условиях повышенной относительной влажности (дождь, туман) необходимо применение защитных влагонепроницаемых упаковочных средств (полимерные мешки, пленки).
8.5. При перевозке в холодное время года пребывание документов при низкой (минусовой) температуре должно быть предельно ограничено, применение герметичной упаковки не рекомендуется.
8.6. Транспортирование документов на дальние расстояния должно производиться в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленных для данного вида транспорта (автомобильный, железнодорожный, водный, воздушный).
8.6.1. Документы должны быть плотно упакованы в ящики, дно которых прокладывается пенопластом или другим аналогичным материалом, ящики выстилаются одним слоем водонепроницаемого материала (полимерная пленка, импрегнированная или дублированная бумага) и одним слоем оберточной бумаги с массой не менее 100 г/м2. Все пустоты плотно заполняются упаковочным материалом. Произведения графики, крупноформатные дела пакуются в ящики в таких же папках, в каких они хранятся в архиве.
8.6.2. В каждый упакованный ящик вкладывается один экземпляр описи документов, находящихся в данном ящике, подписанный сотрудником архива, ответственным за сохранность этих документов, и упаковщиком.
8.6.3. Архив (Архивный комитет, Росархив) отправив документы на выставку, должен своевременно уведомить грузополучателя об отправке документов для принятия необходимых мер по приему грузов.
8.6.4. Прием грузов от транспортных организаций производится в установленном на соответствующем виде транспорта порядке представителями организации-грузополучателя, транспортной службы и сопровождающими груз*. Результаты приемки оформляются актом, в котором указывается наличие прибывших предметов в каждом ящике, фиксируется состояние сохранности документов и причины, приведшие к возможным повреждениям. О всех случаях серьезных повреждений немедленно сообщается грузоотправителю (архив, Архивный комитет, Росархив) и принимаются меры к возмещению ущерба.
8.7. Ящики с документами вскрываются обязательно в закрытом помещении, температурно-влажностные условия которого должны быть максимально близки к оптимальным параметрам температуры и влажности, определенным для хранения документов.
8.8. Претензии к транспортным службам в связи с несвоевременной доставкой грузов, повреждением или утратой по их вине предъявляются организацией-грузополучателем в соответствии с действующими на транспорте правилами.
*Целесообразно организовать сопровождение работников служб сохранности архива – главный хранитель, сотрудники отдела обеспечения сохранности.