Содержание страницы
- Что представляет собой личное дело
- Обязательно ли вести личные дела
- На кого заводят личные дела
- Сроки оформления личного дела
- Особенности формирования личного дела
- Какие документы включаются в состав личного дела
- Как правильно оформить личное дело
- Ведение личных дел
- Кому можно выдать личное дело
Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.
Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.
Что представляет собой личное дело
Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.
Являются ли личные дела источником персональных данных сотрудников?
Обязательно ли вести личные дела
Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.
Личные дела для работников госорганизаций
Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.
Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.
На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.
Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.
Как составить акт приема-передачи личного дела муниципального служащего?
Личные дела у предпринимателей
Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.
ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.
Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.
Плюсы системы личных дел для предпринимателя
Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.
Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:
- своевременный учет всей документации о сотруднике;
- отслеживание карьерной динамики;
- учет данных о возможных полагающихся льготах;
- оценка перспектив профессионального роста;
- сохранность и упорядоченность личной документации;
- оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.
На кого заводят личные дела
Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.
Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.
На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:
- руководящее звено;
- заместители руководителей разных уровней;
- ключевые специалисты;
- сотрудники, несущие материальную ответственность;
- кадровый резерв и др.
К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.
Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.
Сроки оформления личного дела
Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.
Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.
Особенности формирования личного дела
Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:
- Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
- Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
- Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
- В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
- Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
- В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
- Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
- Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
- Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
- Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
- Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ
Как правильно оформить личное дело
ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке
Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.
Его обязанности составляют:
- первичное заведение личного дела;
- внесение в него новых записей и документов;
- изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
- при необходимости заверение копий;
- внутренняя опись входящих в дело документов;
- плановая проверка состояния личных дел;
- ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
- хранение дел;
- помещение неактуальных дел в архив.
ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.
Обложка личного дела
Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):
- сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
- сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
- ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
- номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
- фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
- правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
- здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
- срок хранения дела.
Опись состава личного дела
Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.
Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.
Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.
| № | Индекс | Дата выдачи | Заголовок | Номер листов дела | Дата включения | Примечание |
| Порядковый номер документа | По внутренней номенклатуре | Обозначается арабскими цифрами | Название документа | В зависимости от места размещения в деле | День помещения в личное дело | Разные отметки, например. оригинал или копия. |
После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.
Ведение личных дел
Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:
- Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
- ФИО работника;
- дата заведения;
- дата закрытия;
- дата передачи в архив.
- Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.
- Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
- Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.
По какой форме вести журнал учета личных дел работников?
Кому можно выдать личное дело
В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.
По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.
Оформлять личные дела работников нужно не всем работодателям. Для муниципальных, госслужащих и военнослужащих ведение личных дел обязательно в силу закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ.
Остальным компаниям можно вести дела сотрудников по своей инициативе. И, как правило, большинство из них ведет такой учет. Ведь порядок нужен в любых документах, тем более в кадровых.
Общие правила ведения личных дел
Как вести личные дела нужно прописать в локальном нормативном акте компании (ЛНА). Такой документ может называться, например, «Положение о порядке ведения личных дел сотрудников».
На работников, с которым заключены трудовые договоры, личные дела заводить обязательно. Срок действия трудового договора значения не имеет.
На привлеченных подрядчиков по договорам ГПХ, личные дела не оформляют.
Если же сотрудник работает в компании на условиях внутреннего совместительства, то надо будет завести 2 личных дела: по основной должности и по совмещению.
Если сотрудник уволился, а затем опять пришел в компанию — на него надо завести новое личное дело.
Оформление личного дела работника
Сначала нужно завести отдельную папку и заполнить титульный лист.
На нем указывают:
- название компании;
- название отдела, где будет работать новый специалист;
- номер личного дела;
- номер тома (при наличии).
Для удобства ФИО работника можно написать как заголовок дела.
Решение о том, какие документы будут находиться в личном деле, организация — работодатель решает сама с учетом специфики своей деятельности.
Обычно список документов в личном деле работника такой:
- Внутренняя опись документов.
- Заявление о приеме на работу.
- Анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве.
- Личный листок по учету кадров.
- Дополнения к личному листку.
- Трудовой договор, а также допники к нему.
- Должностная инструкция сотрудника.
- Характеристики и письма от прежних работодателей.
- Различные заявления, которые писал сотрудник в период своей работы.
- Копии приказов, изданных по личном составу, где указано ФИО этого работника.
- Данные об аттестации.
- Данные медосмотров.
- Лист-заверитель дела.
Доверьте архивную обработку и хранение кадровых документов сервису Делис Архив. Оцифруем любую документацию и создадим защищенный электронный архив с быстрым доступом и удобным поиском.
Карточки по форме Т-2, если предприятие их ведет, хранятся отдельно. В личное дело их не вкладывают.
Важно помнить, что персональные данные человека можно обрабатывать только с его разрешения. Это означает, что нужно подписать с работником отдельный документ — согласие на получение и обработку его данных, и указать в нем для чего эти сведения нужны компании.
Чтобы исключить какие-либо претензии при проверках — не храните в личном деле копии личных документов персонала. Получили документы от работника, проверили, отметили у себя необходимую информацию и вернули документы.
Так, в личном деле нельзя хранить копии следующих документов:
- Паспорт.
- Военный билет.
- СНИЛС;
- Диплом об образовании.
- Свидетельство о заключении и /или расторжении брака.
- Свидетельство о рождении ребенка.
- Свидетельство о перемене имени или фамилии.
Копии по уволенным работникам также не нужно хранить. Персданные работника нужны работодателю только на период его работы в компании. И если работник уже не трудится в организации, то значит нет никаких оснований для обработки его персданных.
Важно: за нарушения, связанные с обработкой и хранением персональных данных предусмотрены штрафы по :
1. За незаконную обработку персональных данных или их обработку в целях, которые несовместимы с целями сбора персональных данных в размере:
- от 10 000 до 20 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
- от 60 000 до 100 000 руб. — для организаций.
2. За повторное нарушение штраф составит:
- от 20 000 до 50 000 руб. — для должностных лиц;
- от 50 000 до 100 000 руб. — для ИП;
- от 100 000 до 300 000 руб. — для организаций.
3. Штраф за обработку персональных данных без письменного согласия субъекта персональных данных, когда такое согласие является обязательным:
- от 20 000 до 40 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
- от 30 000 до 150 000 руб. — для организаций.
4. За повторное нарушение штраф уже будет в размере:
- от 40 000 до 100 000 руб. — для должностных лиц;
- от 100 000 до 300 000 руб. — для ИП;
- от 300 000 до 500 000 руб. — для организаций.
Оштрафовать вправе в течение трех месяцев со дня совершения нарушения
Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»
Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.
Ведение личного дела работника
Итак, папка есть. Что дальше?
- Документы в папку складывают в хронологическом порядке: первыми будут документы о трудоустройстве (заявление, трудовой договор, приказ). Соответственно последним — приказ об увольнении.
- Каждый лист дела нужно пронумеровать.
- Данные о работниках хранят в томах. Максимум в одном томе может быть 250 листов. Далее нужно открыть новый том.
- Потом нужно заполнить внутреннюю опись документов, что находятся в деле.
Эту опись нужно составлять сразу, как сформирована папка, то есть, в день приема сотрудника на работу.
Опись составляется в виде перечня: указывается номер документа, его индекс, название и номера листов дела, которые он занимает. И так по каждому документу.
Если появляются новые документы, то их также нужно вносить во внутреннюю опись. Саму опись также помещают в папку всеми к остальным документам.
Если личное дело прошили без этой описи, то можно приклеить ее к внутренней лицевой стороне обложки.
Все папки нужно пронумеровать и зарегистрировать в специальном журнале. Законодательно установленной формы такого журнала нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно.
Делис Архив — приведем в порядок кадровые документы вашей компании, сформируем личные дела с соблюдением всех требований закона. По запросу работников подготовим и выдадим необходимые справки и выписки.
Порядок и сроки хранения личных дел
В периоде работы сотрудника его папка с данными хранится в отделе кадров в металлических шкафах. А лучше в сейфах.
Когда сотрудник увольняется, то его дело закрывается и передается в архив организации на хранение. Сделать это нужно в промежутке начиная со второго года после закрытия дела и заканчивая концом третьего года после завершения дела.
Дела, закрытые до 01.01.2003 года, хранятся 75 лет. После этой даты — 50 лет, но не запрещено и все 75.
При истечении срока хранения папку с документами можно уничтожить.
Папки с документами на руководителей нужно хранить постоянно.
При передаче дела на хранение нужно:
- убрать с документов скрепки. Затем можно делать прошивку. Еще можно сделать переплет в картонную обложку в 4 прокола. Обязательно нужно проследить, чтобы при подшивке документов их текст реквизиты хорошо читались.
- на каждом листе поставить номер и приложить внутреннюю опись.
- заполнить лист-заверитель. Бланк представлен ниже.
Ну и последнее — обложка. Это все тот же титульный лист. На нем надо отметить дату окончания дела и количество листов, указанное в листе-заверителе. Считаются все листы, в том числе внутренняя опись и лист-заверитель. Также на обложке дела нужно указать срок его хранения.
Все, дело готово для хранения.
Срок хранения личных дел длительный. И нужно следить за температурой и влажностью в помещении, где лежат папки. Бумага имеет свойство выгорать, поэтому попадание на них солнечных лучей совсем нежелательно.
Личные дела работников — правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики. Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.
Обязательно ли вести личные дела работников?
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Состав личного дела сотрудника в 2023 году
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- копии приказов по сотруднику.
ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.
См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».
И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.
Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.
Формирование личного дела работника: образец 2023
Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».
Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Скачать лист заверитель личного дела работника
Дело готово к передаче в архив.
Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).
Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.
Итоги
Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.
Несмотря на отсутствие прямой обязанности, личные дела на сотрудников заводят в большинстве коммерческих организаций. Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. В статье мы рассмотрим состав личного дела, процесс его формирования и хранения, а также порядок подготовки к сдаче в архив.
Личные дела в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), остальные же организации или индивидуальные предприниматели могут вести их по желанию. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.
Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст).
Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, то будет целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел. В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т. д.
Состав личного дела сотрудника
В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.
Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:
- анкета;
- резюме;
- рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии);
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- заявление о приеме на работу;
- медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ);
- трудовой договор;
- личная карточка по форме Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
- копия приказа о приеме на работу и т. д.
Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:
- копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений;
- договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
- должностные инструкции;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. п.;
- справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
- копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
- соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации);
- аттестационные листы;
- докладные, объяснительные записки, служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
- различные акты и уведомления;
- копии документов о повышении квалификации и т. д.
В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:
- заявление работника об увольнении;
- копия приказа об увольнении.
Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Напомним, что трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.
Формирование и ведение личного дела
Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.
Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:
- наименование организации;
- структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
- номер личного дела;
- заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
- дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
- количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
- срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:
- личная карточка по форме Т-2;
- анкета;
- резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копия приказа о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.
Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:
- номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
- графу «порядковый номер документа»;
- графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
- графу «дата документа»;
- графу «заголовок документа»;
- графу «дата включения документа в личное дело»;
- графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).
Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
Хранение личного дела
Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Обратите внимание
Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).
Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.
Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).
Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:
- на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
- свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
- доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
- требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Закрытие личного дела
Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке (документы должны располагаться в хронологическом порядке), а также нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
На отдельном листе составляется лист-заверитель (форма приведена в приложении 9 к Правилам). В нем указываются:
- цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела;
- количество листов внутренней описи;
- особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов);
- наличие в личном деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Далее личное дело подшивается. При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись. Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.
Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, то есть дата издания приказа об увольнении и срок его хранения. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела. Согласно статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может составлять как 50 лет (если личное дело создано после 2003 года), так и 75 лет (если личное дело создано до 2003 года). Обратите внимание, если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения (например, у приказа о приеме на работу он составляет 75 лет, а у приказа об увольнении – 50 лет), то все дело храним по старшему сроку.
При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Изольда Светличная, юрист
Чтобы упорядочить информацию о сотрудниках компании и быстро найти нужные сведения, специалисты кадровой службы ведут личные дела на каждого работника. Но не все кадровики придают большое значение их оформлению и содержанию, что может повлечь за собой вопросы при проверке и даже штрафы. О том, как вести дела сотрудников правильно, какие документы в них должны быть, сколько хранить документацию, обо всем об этом расскажем в статье.
Обязательно ли вести личное дело сотрудника
Существует мнение, что ведение личных дел работников обязательно, но это не совсем верно. Такая обязанность есть только в государственном секторе. Когда служащий устраивается в новую организацию, личная папка «следует» за ним по запросу. Если человек уволится с государственной службы, то дело будут хранить на последнем месте еще 10 лет (ст. 42 закона от 27.07.2004 г № 79-ФЗ «О госслужбе»).
Закон не заставляет частные компании вести личные дела людей, но в большинстве случаев это практикуется. Кадровые специалисты таким образом систематизируют информацию и поддерживают порядок в документации.
|
Важно! Если руководитель компании или ИП решили ввести у себя обязательное заполнение персональных дел, это надо закрепить в ЛНА. |
Можно придумать свои правила, но коммерческие организации в основном используют регламент для госслужащих.
У ведения личных папок есть свои преимущества: своевременно учитываются сведения о сотруднике, все его документы хранятся в одном месте, можно отследить карьерные изменения и оценить профессиональный рост. С введением ЭДО стало возможным вести личные дела в электронном виде.
|
Обратите внимание! Коммерческие компании не обязаны создавать копии личных дел работников на бумаге. Это делают только в госсекторе, чтобы дополнительно обезопасить сведения о работниках. Когда дела передают в архив, их оцифровывают. |
На госслужбе ведут дела на всех работников без исключения, это требование закона. На частные компании эти правила не распространяются, и руководство решает, вести ли дела сплошным методом или выборочно.
При выборочном способе рекомендуют заполнять личные дела на руководящих работников, их заместителей и важных ключевых специалистов. Также на материально ответственных сотрудников. Если в организации формируют кадровый резерв, то рекомендации касаются этого случая тоже.
|
Совет
Заводите персональное дело независимо от того, как трудоустроен человек: по срочному или бессрочному трудовому договору, по совместительству или на основном месте работы. |
Личное дело заводят в момент трудоустройства и ведут в течение всего периода работы человека в компании, после передают в архив.
Как формировать личное дело работника
Существует несколько правил, как составлять персональные дела, чтобы с ними было удобно работать и хранить их:
- Документы собирают в папку отдельно на каждого сотрудника. Можно сразу завести картонную, именно в ней дела принимают в архиве.
- Не стоит формировать папку толще 4 см или 250 листов (п. 4.20 правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Если бумаг больше, создают еще один том.
- Постоянные документы не стоит мешать с временными.
- В персональном деле могут быть оригиналы и копии деловых бумаг. Специально заверять их не нужно. Также не нужно хранить несколько копий одного и того же документа.
- Если у документа есть приложение, хранить их следует вместе.
- Все бумаги или файлы в деле должны подшиваться в хронологическом порядке.
Какие документы включаются в состав личного дела работника
Что должно быть в личном деле сотрудника, закон не регламентирует, компании сами это определяют. Виды документов, из которых будет состоять папка, нужно закрепить в ЛНА организации.
На практике бумаги в личном деле делят на три раздела:
- Документация при трудоустройстве. Сюда входит то, что предоставляет человек: паспорт, ИНН и СНИЛС, также документы воинского учета, дипломы и рекомендации с прошлой работы. И бланки, которые составляет работник кадровой службы: анкета и заявление о приеме, приказ, договор.
- Текущие бумаги, которые добавляются в процессе работы. Это дополнительные соглашения, сведения о повышении квалификации, о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, о медосмотрах, приказы о переводе, докладные, объяснительные.
- Документы при увольнении. Сюда входят заявление, приказ, свидетельство о смерти сотрудника.
Если компания продолжает вести карточки Т2 после 2021 года, то в личное дело их включать не нужно, они хранятся отдельно.
Личное дело работника. Какие документы в нем нельзя оставлять
Закон от 27.07.06 №152-ФЗ «О персональных данных» определяет, при каких условиях можно хранить личную информацию о человеке:
- работник сам дал письменное согласие;
- четко обозначили цели обработки и хранения;
- сведения не избыточны относительно целей.
Документы, которые напрямую не относятся к трудовой деятельности человека, признаются избыточными. Например, копия паспорта, свидетельств о браке или рождении детей, ИНН, СНИЛС, военного билета и ряда других документов. Если работник дал согласие на их обработку и хранение, то бланк согласия хранится в персональном деле, а копии документов в отдельном конверте.
Подробнее о согласии на обработку персданных читайте в статье.
|
|
Важно! Не храните копии документов уволившихся людей. Сведения хранят не дольше, чем требует цель обработки, которая с увольнением теряет смысл. Также не храните резюме тех, кого на работу не взяли. В случае формирования кадрового резерва нужно попросить письменное согласие человека. |
Как правильно оформить персональное дело
Перед тем как начать оформление личных дел, сотрудник должен получить допуск к персональным данным работников.
Как хранить персональные данные читайте в статье.
Как оформлять дела, закон не определяет, поэтому ответственному специалисту следует руководствоваться правилами из практики.
У каждого дела должна быть обложка или титульный лист (скачать образец), которую формируют по ГОСТ17914-72 от 17.07.1972 г. Титульный лист должен включать в себя:
- место для архивного штампа
- номер дела и тома
- название компании и структурное подразделение
- сведения о сотруднике
- дата открытия и закрытия дела
- количество листов и срок хранения
Далее следует опись (образец), в ней отражается информация о том, какие документы в личном деле работника хранятся. Сразу нужно внести те, которые сотрудник принес при приеме, это поможет избежать проблем при обвинении в утере документов.
Опись личного дела работника можно составить от руки или на компьютере. Если в ней несколько листов, их нужно пронумеровать. Обычно ее составляют в одном экземпляре, но если работник просит копию, то нельзя отказывать. А вот передавать на руки личное дело сотруднику нельзя.
После увольнения человека все свободные строчки в описи перечеркиваются.
Порядок ведения личных дел работников
Если в компании принято вести персональные дела, то в ЛНА нужно прописать порядок их ведения.
Чаще всего он включает в себя следующие пункты:
- регистрация. Заводят журнал учета личных папок;
- исправление ошибок и внесение изменений. Все изменения вносят на основании соответствующих документов. Ошибки исправляют также как в бумажных трудовых книжках: зачеркивают, сверху пишут верную информацию, на полях отметка и дата
- хранение личных дел работников. Указывают, как и где будут храниться папки, и кто имеет к ним доступ;
- архивирование. Не раньше, чем через год и не позже, чем через три после закрытия дела его отправляют в архив компании. Перед этим прошивают, нумеруют листы, составляют лист-заверитель (образец) и оформляют обложку.
О порядке оформления всех кадровых документов узнайте в нашем курсе.