Инструкция это документ регламентирующий деятельность

Из статьи вы узнаете о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.

Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.

ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В целях исключения рисков, связанных с несоблюдением действующего законодательства в сфере информации, документации и архивного дела, инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основании современных нормативных документов сферы делопроизводства (Схема 1).

Опишем назначение и содержание этих документов, чтобы определить, как они помогут в разработке инструкции по делопроизводству.

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

• документирование деятельности;
• организация документооборота;
• формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
• организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

• порядок выдачи документов для использования работникам организации;
• предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
• порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

• образцы бланков документов;
• образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
• примерные перечни утверждаемых документов;
• примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
• примерные перечни нерегистрируемых документов.

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ

Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.

Правила 2015

На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.

Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).

Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2019

Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:

• в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
• во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
• в третьем звене – организации-заказчики;
• в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.

Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.

Перечень 2010 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их функционально-целевого назначения, характера деятельности и формы собственности. Перечень 2010 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.

Перечень 2019, как и Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.

В делопроизводстве перечни документов со сроками хранения используют при составлении номенклатуры дел организации, при определении сроков хранения документов, а также при проведении экспертизы ценности документов при подготовке документов для передачи в архив организации.

Примерное положение об ЭК

Документ служит нормативной основой для формирования экспертной комиссии организации и разработки положения о ней. Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган, он организовывает и проводит экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности организации. Примерное положение об ЭК определяет порядок формирования ЭК, ее задачи, функции, права, порядок проведения заседаний и принятия решений.

ЭК создают в каждой организации. Без согласования с ЭК невозможно утвердить номенклатуру дел организации, описи дел, передаваемых в архив организации (описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов. ЭК рассматривает предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, а также об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).

Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1). Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization. Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Специалистам по делопроизводству при разработке нормативных документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, регламентов, правил, положений) приходится обращаться к терминологическим стандартам и словарям.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) – это терминологический стандарт. Его задача – установить один термин в одном толковании для обозначения одного (определенного) понятия. Количество терминов, с которыми можно провести такую работу в любой предметной области, весьма ограничено.

Задача терминологического стандарта – не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения. Термин лишь называет понятие, а содержание понятия раскрывает его определение. Самое важное требование к определению термина – включать в определение только существенные признаки, то есть такие, которые отличают одно понятие от других, стоящих в ряду с ним. Попытки включать в определение не только существенные признаки приводят к размыванию определения.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 – не первый стандарт с терминологией. Он заменил ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В действующем стандарте появилась терминология, связанная с применением информационно-коммуникационных технологий, раскрыты такие понятия, как электронный документ, аутентичность и целостность электронного документа, метаданные и т.д.

Терминология в ГОСТ Р 7.0.8-2013 размещается в трех разделах:

• В раздел «Общие понятия» включены термины, в равной мере используемые в делопроизводстве и архивном деле.
• В раздел «Делопроизводство» входят два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».
• В раздел «Архивное дело» включены подразделы «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».

Термины пронумерованы и расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих предметных областях. Все термины пронумерованы.

Для большинства понятий установлен один стандартизированный термин.

Если термин имеет синонимы, они указаны после основного термина и набраны курсивом (в отличие от стандартизованного термина, который имеет полужирное начертание).

Если термин имеет устойчивую аббревиатуру, она указана после полного наименования, а вариативные части терминов заключены в скобки (при использовании термина его часть, заключенная в скобки, может быть опущена).

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в скобках после стандартизированного термина и имеют отметку «нрк».

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Стандартом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные бумажные и электронные документы (далее – ОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие ОРД, образующиеся в деятельности любой организации.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:

• состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД;
• правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий;
• виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе.

В положениях Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, описывающих документирование деятельности, есть ссылки на положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых описаны состав реквизитов, применяемых при оформлении документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. То есть все органы власти и организации, которые разрабатывают свои внутренние нормативные документы на основании Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, обязаны соблюдать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»

Стандарты управления документами помогут организации выстроить систему управления документами, которая будет функционировать как управленческая система (система менеджмента), нацеленная на постоянное улучшение. Основной национальный стандарт в управлении документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles», IDT.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы создания, ввода документов в систему и управления ими. Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов.

Основное назначение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – определить понятия и принципы, на основе которых разрабатывают подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами и которые в совокупности составляют систему управления (систему менеджмента) документами.

Положения стандарта рассматривают:

• документы, метаданные к документам, документные системы;
• политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами;
• анализ деловых процессов;
• средства (процессы) управления документами;
• процессы жизненного цикла документов с момента создания документов, ввод их в систему и последующее управление ими.

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – ГОСТ Р ИСО 30300-2015) и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301) также описывают систему управления документами. Эти два национальных стандарта идентичны международным стандартам ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary». IDT и ISO 30301:2011 «Inforniation and documentation. Management system for records. Requirements». IDT соответственно.

В этих национальных стандартах детально и всесторонне рассмотрены отдельные аспекты управления документами и установлены требования к системам управления документами. Они входят в состав национальных стандартов систем менеджмента и разработаны в целях обеспечения совместимости с этими стандартами на основе применения общих элементов и методологии менеджмента.

Термином «система управления документами» в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 обозначают одну из систем управления (менеджмента) организации.

В ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отмечено, что эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Неотъемлемая часть любого вида деятельности или делового процесса организации – процессы создания документов и управления ими. Благодаря документам обеспечивается результативность деловой деятельности, контроль за деятельностью, управление рисками. Массивы документов – это ценные информационные ресурсы, коллективная память, с помощью которой возможно отвечать на вызовы внешней среды.

Стандарты системы управления документами разработаны для организаций всех видов независимо от структуры и численности персонала в целях оказания помощи по внедрению эффективной системы управления документами, обеспечению ее функционирования и постоянного улучшения. Система управления документами позволяет осуществлять управление документами в организации в соответствии с установленной политикой и целями, а также обеспечивать достижение этих целей. Для этого в рамках системы управления документами обеспечивается управленческий процесс, включающий:

• распределение функций и ответственности;
• процессный подход к деловой деятельности;
• измерение и оценку;
• анализ и улучшение.

Стандарты системы управления документами предоставляют инструментарий для руководства организации по применению системного и контролируемого подхода к работе с документами, основанного на применении лучшей деловой практики. Применение стандартов системы управления документами гарантирует, что в организации создаются официальные и достоверные документы, подтверждающие деловую деятельность, а также то, что они управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени.

Ключевым аспектом
организации управления ООО «Строитель»
является создание структуры компании,
элементы которой функционируют и
развиваются как единое целое. При
распределении задач и функций, прав и
обязанностей работников происходит
движение информации, и принимаются
управленческие решения.

Деятельность ООО
«Строитель» регламентируется различными
документами. Внешняя деятельность
(взаимодействие с государственными
органами, контрагентами, третьими
лицами) регламентируется нормативными
законодательными актами. Внутренняя
деятельность организации регламентируется
внутренними (локальными) документами.

Внутренние документы
предприятия — это документы, определяющие
обязанности каждого работника, структуру
компании, взаимодействие структурных
подразделений, порядок действия в той
или иной ситуации.

Внутренними
(локальными) документами компании
являются: приказы, распоряжения,
инструкции, положения, регламенты,
должностные инструкции и т.д., которые
имеют условную иерархию.

При всем многообразии
внутренних документов ООО «Строитель»
можно выделить несколько основных
групп:

• распорядительные
  документы (приказы, распоряжения,
  решения);

• организационные
  документы (структура компании, штатное
  расписание, должностные инструкции,
  положения, инструкции, регламенты);

• информационные
  документы (акты, письма, докладные и
  служебные записки, протоколы
  производственных совещаний, телефонограммы
  и т.д.)

Распорядительные
документы

Приказ — это
нормативный документ, издаваемый
руководителем компании для решения
каких-либо задач. Приказы делятся на
два вида:

• приказы по основной
  деятельности;

• приказы по личному
  составу.

К приказам по
основной деятельности относятся приказы,
касающиеся производственного процесса,
организации работ, планирования,
снабжения, реализации продукции,
ценообразования и т.п.

К приказам по
личному составу относятся приказы, о
приеме на работу, увольнении, премировании,
дисциплинарном взыскании работников,
о введении внеурочной работы и т.п.

Приказами по
основной деятельности утверждаются
организационные документы компании
(положения, инструкции, регламенты и
т.п.).

Распоряжение
— это
документ, издаваемый руководителем
организации по оперативным
административно-хозяйственным вопросам.

Решение
— это
документ, отражающий решения
производственных совещаний.

Распоряжения и
решения оформляются аналогично приказам,
меняется лишь реквизит «название вида
документа» и тексте употребляются слова
«ОБЯЗЫВАЮ», «РЕШИЛ».

Организационные
документы

Должностная
инструкция — это
документ, определяющий права и обязанности
работника компании.

Должностная
инструкция включает в себя:

• общие положения
  (наименование должности работника,
  наименование структурного подразделения,
  схема подчиненности работника);

• должностные
  обязанности работника;

• права;

• ответственность.

Должностная
инструкция не включает в себя порядок
действия работника, а определяет
конкретные виды работ, выполняемые
работником.

На основании
должностной инструкции разрабатывается
трудовой договор (контракт) с работником.
Можно не создавать должностную инструкцию,
а необходимые положения включить в
трудовой контракт. Но это может быть
неудобно, т.к. в случае расширения
обязанностей работника легче внести
изменения в должностную инструкцию,
чем в трудовой договор.

Работник должен
знать свои обязанности, поэтому необходимо
их правильно и четко прописывать в
должностной инструкции, иначе впоследствии
это может привести к неэффективной
работе, при которой компания несет
убытки, и юридически взыскать с работника
такие убытки невозможно.

Положение
(порядок), инструкция и регламент —
это
документы, регламентирующие порядок и
правила действия работника в той или
иной ситуации. Данные документы не
распространяются на частные случаи,
возникающие в процессе хозяйственной
деятельности компании. В них содержится
описание стандартного порядка действий,
а также может быть определен порядок
действий работника в случае возникновения
нестандартной ситуации.

Эти документы
могут распространяться как на всех
работников компании, так и на ограниченный
круг лиц, определенный в документе.

Положения, инструкции
и регламенты могут включать в себя и
дополнительные документы, которые
раскрывают отдельные положения таких
документов. Это происходит, когда
положение содержит общий порядок
действий по проекту, а по отдельным
направлениям проекта необходимо создать
дополнительный документ (инструкцию,
положение, регламент и т.п.).

Информационные
документы

Информационные
документы являются документы, используемые
компанией для внешней переписки (письма,
телефонограммы и т.п.), для внутренней
переписки (служебные и докладные записки
и т.п.) и документы, свидетельствующие
о каком-либо факте, событии (акты,
объяснительные и т.п.).

Служебная
записка — это
документ, используемый для оформления
просьб
и предложений, направленных руководителям
отделов и (или) руководителю
компании.

Докладная
записка — это
документ, адресованный руководителю
компании
и содержащий изложение какого-либо
вопроса с выводами и предложениями.

Количество
и многообразие внутренних документов
в компании зависит
от сложности структуры самой компании.

В
ООО «Строитель» существуют структурные
подразделения, поэтому
возникает потребность в регламентации
взаимодействия работников
как внутри структурного подразделения,
так и между структурными
подразделениями.

Взаимодействие
работников внутри структурного
подразделения должно
регламентироваться Положением об
отделе.

Положение
об отделе включает
в себя:

• общие
  положения (состав структурного
  подразделения, наименование
  должности
  руководителя
  структурного
  подразделения,
  должностная подчиненность);

• основные направления
  деятельности структурного подразделения;

• круг
  вопросов по взаимодействию со структурными
  подразделениями компании (наименование
  структурных подразделений,
  круг вопросов взаимодействия);

• ответственность.

Часто
возникают ситуации, когда Клиент не
платит за выполненную
работу (оказанные услуги). В этом случае
у компании возникает
дебиторская задолженность, которая
остается отраженной в балансе
«мертвым грузом».

Во
избежание подобных ситуаций в ООО
«Строитель» издан «Регламент
по взысканию дебиторской задолженности»,
который содержит
в себе порядок действий работника,
ведущего Клиента от начала
до конца проекта по вопросам:

• направления
  претензии к Клиенту;

• доведения информации
  до сведения руководства;

• порядка ведения
  переписки с Клиентом;

• ответственности.

Таким
образом, мы видим, какое разнообразие
документов, регламентирующих
различные ситуации, существует в
организации. Теперь
возникает необходимость в построении
порядка прохождения таких
документов внутри организации, для
этого используется Инструкция
по делопроизводству.

Инструкция по
делопроизводству
— это
документ, регламентирующий
правила, прием и процесс создания
документов, а также
порядок работы с ними.

Инструкция
по делопроизводству включает в себя
следующие положения:

• перечень внутренних
  документов, действующих в компании;

• порядок создания
  внутренних документов;

• перечень
  организационных документов компании;

• порядок заполнения
  типовых форм документов;

• порядок создания
  документа в обществе;

• ответственные
  лица;

• порядок оформления
  и регистрации исходящей корреспонденции;

• порядок регистрации
  входящей корреспонденции;

• порядок заключения
  договоров с клиентами;

• документооборот
  внутри общества (порядок прохождения
  служебных,
  докладных и объяснительных записок);

• ответственность;

• предоставление
  документов на подпись руководителю и
  т.д.

Инструкция
по делопроизводству — это основной
документ в организации
и, в зависимости от количества действующих
документов, этот
документ может состоять из нескольких
частей.

В
процессе деятельности фирмы создается
большое количество документов.
При этом одни документы используются
длительное время, другие
быстро утрачивают свою значимость. Для
долговременного хранения
документов создается архив компании,
а ведение архивного дела
регламентируется Инструкцией по
организации архивного дела.

Инструкция
по организации архивного дела
регламентирует:

• порядок передачи
  документов в архив;

• сроки хранения
  документов;

• порядок утверждения
  номенклатуры дел;

• порядок использования
  архивных документов;

• положения об
  экспертной комиссии.

В любой фирме
неизбежно возникают ситуации, когда
работники увольняются и устраиваются
в конкурирующие организации. Запретить
такую «перебежку» в соответствии с
законодательством РФ невозможно, но
предотвратить утечку информации
необходимо.

В ООО «Строитель»
действует Положение о коммерческой
тайне, которое включает в себя:

• основной вид
  деятельности компании;

• информацию,
  составляющую коммерческую тайну
  компании;

• наименование
  структурных подразделений и должностей,
  которые имеют доступ к информации,
  составляющей коммерческую тайну;

• период неразглашения
  информации, относящийся к коммерческой
  тайне, после расторжения трудового
  договора;

• ответственность
  за разглашение информации;

• условия и порядок,
  при которых информация подлежит
  разглашению.

К сведениям,
составляющим коммерческую тайну, могут
относиться сведения о Клиентах, клиентской
базе, рецептуре, ноу-хау и др. работник
должен быть ознакомлен со списком
сведении, имеющих отношение к коммерческой
тайне и с ответственностью, которая на
него возлагается за разглашение такой
информации.

Если в процессе
работы работнику передаются документы,
относящиеся к коммерческой тайне, такая
передача осуществляется только под
роспись работника.

При приеме на
работу с работником подписывается
Соглашение о неразглашении коммерческой
тайны, где определяется срок ее
неразглашения и ответственность
работника. Соглашение о неразглашении
коммерческой тайны является неотъемлемой
частью трудового договора (контракта).

На начальной стадии
развития компании руководитель, как
правило, замыкает на себе решение всех
вопросов. Но в процессе роста фирмы,
сосредоточившись на более глобальных,
стратегических вопросах развития
бизнеса, руководителю неизбежно
приходится передавать часть своих
полномочий работникам. В этом случае
возникает необходимость урегулирования
порядка управления персоналом в компании
путем издания внутренних документов.

Четкое понимание
каждым работником поставленной перед
ними задачи и порядок ее решения создает
здоровую рабочую атмосферу в коллективе,
а определение функций структурных
подразделений и порядок их взаимодействия
необходимы для эффективного управления
компанией.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #