ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ СЛУЖЕБНОЙ
ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИЯХ,
УЧРЕЖДЕНИЯХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ И Т.Д.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями <*> информации (далее — документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. (далее — организациях).
———————————
<*> Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации).
Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 N 556-126).
1.2. К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).
Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.
1.3. К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
1.4. Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.
1.5. Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).
1.6. За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
1.7. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.) <*>.
———————————
<*> В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами документационного обеспечения.
1.8. Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного распространения в организации.
Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.
1.9. При работе с документами «Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственной инструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной и разработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», регламентирующим требования к формам документов и правила их оформления.
2. Порядок приема и учета документов и изданий
2.1. Прием и учет (регистрация) документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной документации.
2.2. Вся поступающая в организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Ошибочно поступившие документы и издания «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.
2.3. В нерабочее время документы и издания «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.
Запрещается доставлять в нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие постоянных дежурных.
2.4. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — по экземплярам.
Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».
Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».
Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) или в журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.
Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.
2.5. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.
2.6. Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3).
Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
3. Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий
3.1. Документы с грифом «ДСП»:
печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;
печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;
передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;
не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;
3.2. Отпечатанные и подписанные документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись».
3.3. На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
При необходимости направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.
Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ (предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации).
3.4. Размножение документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного разрешения руководства организации и под контролем службы документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.
Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.
3.5. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.
3.6. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например:
|
ПОЛУЧАТЕЛЬ: |
121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, N 378/ДСП, N 456/ДСП. |
|
ОТПРАВИТЕЛЬ: |
252898, г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2. |
Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для служебного пользования».
4. Группировка исполненных документов в дела
4.1. Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.
В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования».
4.2. Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.
В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:
|
Индексы дел |
Заголовки дел |
|
1-1 |
Приказы по основной деятельности |
|
1-1/ДСП |
То же. |
При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.
В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).
4.3. По окончании делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования» просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.
Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.
4.4. Дела с документами «Для служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.
5. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел
грифа «Для служебного пользования»
5.1. К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам — согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).
Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).
5.2. Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.
5.3. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
5.4. Дела и издания «Для служебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (приложение 4).
5.5. Снятие рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).
Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.
5.6. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.
Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.
Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.
Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается.
Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения — в государственный архив.
5.7. На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.
5.8. При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
6. Отбор документов, дел и изданий для хранения
и к уничтожению
6.1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 3).
6.2. Дела из структурных подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись (приложение 5) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.
6.3. Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).
6.4. Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП» (приложение 6). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.
7. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий.
Проверка их наличия
7.1. Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 5).
7.2. Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного обеспечения или архив в тот же день.
Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного обеспечения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
7.3. Передача документов, дел и изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только через службу документационного обеспечения организации.
7.4. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.
Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.
7.5. При смене в организации специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы документационного обеспечения организации.
7.6. Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.
В архиве организации проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверок оформляются актом.
7.7. О фактах утраты документов, изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации, назначившему комиссию.
На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Приложение 1
к п. 2.4
КАРТОЧКА
регистрации документов и изданий с грифом
«Для служебного пользования»
|
Контроль |
Гриф |
|
Корреспондент |
Адресат |
|
Дата поступления и входящий номер |
Дата и исходящий номер документа |
|
Вид документа |
Краткое содержание |
|
Количество экземпляров и их номера |
Количество листов документа |
|
Резолюция или кому направлен документ |
|
|
Отметка об исполнении документа |
Номер дела (по номенклатуре) |
|
(Лицевая сторона) |
|
Расписка в получении |
Отметка о возврате |
|
|
Проверка исполнения |
||
|
Прочие отметки |
||
|
Фонд N |
Опись N |
Дело N |
|
(Оборотная сторона) |
Формат A5 (148 x 210) или A6 (105 x 148)
Приложение 2
к п. 2.4
ЖУРНАЛ
учета документов и изданий с грифом «Для служебного
пользования» <*>
|
Дата поступления и индекс документа |
Дата и исходящий номер документа |
Откуда поступил или куда направлен |
Вид документа и краткое содержание |
Количество листов |
Количество и номера экземпляров |
|
|
документа |
приложения |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Окончание
|
Резолюция или кому направлен на исполнение |
Отметка о взятии на контроль и срок исполнения |
Дата и расписка |
Индекс (номер) дела, куда подшит документ |
Отметка об уничтожении |
|
|
о получении |
о возврате |
———————————
<*> Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования».
Приложение 3
к п. 2.6
ЖУРНАЛ
учета и распределения изданий «Для служебного пользования»
|
N п/п |
Наименование издания |
Издано или поступило |
Распределение |
Возврат |
Уничтожение |
||||
|
откуда поступило и где отпечатано |
входящий номер сопроводительного письма |
количество экземпляров и N экз. |
куда и кому направлено (или выдано) |
N исходящего документа (или расписка в получении) и дата |
количество экземпляров и N экз. |
дата, N экз. |
дата, N акта |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
Приложение 4
к п. 5.4
КАРТОЧКА УЧЕТА
выдаваемых дел и изданий с грифом
«Для служебного пользования»
|
Наименование дела или издания |
|||||
|
N п/п |
Номер дела, N экземпляров, изданий и количество листов |
Подразделение и фамилия сотрудника |
Расписка |
Примечание |
|
|
в получении дата |
о возврате и дата |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Приложение 5
к п. 6.2
ОПИСЬ
документальных материалов _____________________________ хранения
(постоянного, временного)
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(отдела, управления)
за ___ год
|
N п/п |
Индексы дел |
Заголовки единиц хранения (дел) |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Срок хранения, N статьи перечня |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Всего сдано ________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Начальник отдела подпись расшифровка
подписи
Сдал: наименование
должности лица,
составившего опись подпись расшифровка
подписи
Принял: заведующий архивом подпись расшифровка
подписи
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение 6
к п. 6.4
Наименование ведомства УТВЕРЖДАЮ
Наименование организации ____________________________________
(наименование должности руководителя
организации, его инициалы и фамилия)
Подпись
Дата
АКТ
Дата _________ Индекс _________
_______________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов и дел
Основание: приказ от ____________ N _____
дата
Составлен: экспертной комиссией
Председатель комиссии: ____________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
Члены комиссии: ___________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилии)
Присутствовали: ___________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилии)
Комиссия, руководствуясь перечнем _________________________________________
(название перечня)
отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение, следующие дела и документы:
___________________________________________________________________________
(наименование организации, в деятельности которой отложились документы,
не подлежащие дальнейшему хранению)
|
N п/п |
Годы документов |
Заголовки дел и документов (групповые или индивидуальные), индексы дел по номенклатуре, описей |
Пояснения |
Количество дел (томов) |
Номера статей по перечню |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
ВСЕГО дел _________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Председатель экспертной комиссии __________________________________________
(инициалы, фамилия)
Подпись
Члены: Подписи __________________________________
Документы измельчены ______________________________________________________
(дата)
Председатель экспертной комиссии __________________________________________
(фамилия, инициалы)
Подпись
Дата
Формат A4 (210 x 297)
В КАКИХ НОРМАТИВНЫХ АКТАХ УСТАНОВЛЕН ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ С ПОМЕТКОЙ «ДСП»?
Порядок обращения с документами и фото-, кино-, видео- и аудиопленками, машинными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, содержится в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности[1] (далее – Положение № 1233).
В п. 1.1 Положения № 1233 указано, что его действие распространяется на федеральные органы исполнительной власти, уполномоченный орган управления использованием атомной энергии и уполномоченный орган по космической деятельности, а также на подведомственные им предприятия, учреждения и организации. Во многих субъектах Российской Федерации и отдельных ведомствах приняты свои нормативные акты, которые регулируют работу со служебной информацией ограниченного доступа[2].
В организации должен быть утвержден Перечень должностных лиц, которые имеют доступ к информации ограниченного использования. Помимо этого, обязанность работника работать с документами с пометкой «ДСП» должна быть закреплена в его должностной инструкции.
НА КАКИХ ДОКУМЕНТАХ СТАВИТЬ ПОМЕТКУ «ДСП»?
Согласно п. 1.4 Положения № 1233 пометку «Для служебного пользования» (далее – «ДСП») проставляют на документах, содержащих информацию ограниченного распространения. Согласно п. 1.2 Положения № 1233 к информации ограниченного распространения относится:
1. Информация о деятельности организации, если ограничения на ее распространение обусловлены служебной необходимостью. К такой информации следует относить служебную информацию, запрет на распространение которой установлен решением уполномоченного должностного лица.
В соответствии с п 1.5 Положения № 1233 руководители федеральных органов исполнительной власти вправе определять:
- категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;
- порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
- порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения;
- организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
Такие документы утверждены многими федеральными органами исполнительной власти. Например, они размещены в соответствующих приложениях к приказам Минфина России[3], Росгвардии[4], Минюста России[5].
2. Информация, которая поступила в организацию и доступ к которой ограничен законодательством. Как правило, эти сведения государственные органы получают от граждан и организаций, не связанных с государственной службой, и запрет на их распространение устанавливается в интересах лиц, предоставивших сведения.
Согласно п. 1.3 Положения № 1233 к информации ограниченного распространения не относятся:
- правовые акты, устанавливающие статус госорганов, организаций, общественных объединений;
- правовые акты, устанавливающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
- сведения о чрезвычайных ситуациях и других опасных явлениях и процессах, которые необходимы для обеспечения безопасности населения и производственных объектов;
- описание структуры госоргана и его функций, а также его адрес;
- порядок рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, а также вынесенные по таким обращениям решения;
- сведения об исполнении бюджета, состоянии экономики и потребностей населения;
- документы, которые хранятся в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций и которые необходимы для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
КАК СВЯЗАНЫ ГОСУДАРСТВЕННАЯ, КОММЕРЧЕСКАЯ И СЛУЖЕБНАЯ ТАЙНЫ С ПОМЕТКОЙ «ДСП»?
С 01.01.2008 из Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) исключена ст. 139 «Служебная и коммерческая тайна», в которой информация, составляющая служебную тайну, относилась к объектам гражданских прав.
Отметим, что информация в документах с пометкой «ДСП» не секретная, а потому не является государственной тайной. Кроме этого, ее нельзя считать и коммерческой тайной, так как она имеет отношение к работе органов власти, государственных корпораций и подведомственных им юридических лиц. Согласно части четвертой ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[6] (далее – ФЗ № 149-ФЗ) условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение устанавливаются федеральными законами. В п. 3 Перечня сведений конфиденциального характера[7] указано, что служебной тайной являются служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами. Однако ни один федеральный закон не регламентирует порядок и условия ограничения доступа к служебной информации.
Какая ответственность предусмотрена за разглашение служебной тайны?
Согласно п. 2.1 Положения № 1233 решение о проставлении пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимает исполнитель и должностное лицо, которое подписывает или утверждает документ. Как указано в п. 1.6 Положения № 1233, должностные лица, уполномоченные руководителем государственного органа и государственной корпорации относить служебную информацию к информации ограниченного использования, несут персональную ответственность за обоснованность принятия такого решения.
Согласно ст. 13.14 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом (за исключением случаев, если разглашение такой информации влечет уголовную ответственность), лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятисот до одной тысячи рублей; на должностных лиц – от четырех тысяч до пяти тысяч рублей.
В отдельных случаях (например, когда информация относится к двум и более видам тайн) за разглашение служебной тайны предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со ст. 138, 285, 310, 311 Уголовного кодекса Российской Федерации.
Однако основным видом юридической ответственности за разглашение служебной тайны является дисциплинарная ответственность. В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ) и отраслевом законодательстве о прохождении различных видов государственной службы (подп. в п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ, подп. в п. 3 части первой ст. 37 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»[8], п. 5 части второй ст. 49, п. 6 части второй ст. 82 Федерального закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»[9] и т.д.) закреплена возможность увольнения лиц, допустивших разглашение охраняемой законом тайны.
Чтобы обосновать законность увольнения за разглашение служебной тайны, работодателю следует доказать три факта:
- факт 1: сведения, которые работник разгласил, в соответствии с действующим законодательством относятся к служебной или иной охраняемой законом тайне;
- факт 2: сведения стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
- факт 3: работник обязывался не разглашать такие сведения[10].
[1] Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 (в ред. от 18.03.2016).
[2] См, например, Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минобрнауки России (утв. Приказом Минобрнауки России от 30.12.2010 № 2233; в ред. от 10.08.2012).
[3] См. Приказ Минфина России от 19.06.2019 № 98н.
[4] См. Приказ Росгвардии от 30.05.2017 № 155.
[5] См. Приказ Минюста России от 07.10.2010 № 250.
[6] В ред. от 02.12.2019.
[7] Утв. Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 (в ред. от 13.07.2015).
[8] В ред. от 16.12.2019.
[9] В ред. от 16.12.2019.
[10] См. п. 43 Постановления Пленума Верховного суда Российской Федерации от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2015).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2020.
На общественное обсуждение вынесли проект документа, который заменит Положение о порядке обращения со служебной информацией. Основное нововведение: определят правила обращения с документами в электронной форме с пометкой «Для служебного пользования». Есть и другие изменения.
На кого распространят правила
Положение станут применять федеральные органы госвласти и госкорпорации, а также подведомственные им учреждения и организации. Органам госвласти субъектов, иным госорганам, государственным внебюджетным фондам и организациям, которые осуществляют публично значимые функции, также рекомендуют его использовать.
Что должен решить руководитель организации
Руководителю нужно определить:
- категории должностных лиц, которые работают со служебной информацией ограниченного распространения;
- категории должностных лиц, которые обеспечивают обращение с документами ДСП;
- внутренний порядок обращения с документами ДСП;
- организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
Как обращаться с документами ДСП
Организация должна разработать внутренний порядок обращения с документами. Он должен включать такие процедуры как создание, передача, прием, использование, хранение, уничтожение документов и др.
В порядке нужно предусмотреть правила обращения с документами ДСП в бумажной и электронной форме.
Как создавать документы ДСП
Каждому экземпляру документа нужно присвоить индивидуальный номер. Документ должен иметь учетную форму. Кроме обязательных реквизитов по правилам делопроизводства каждый экземпляр должен включать такие реквизиты:
- гриф «ДСП»;
- номер экземпляра документа;
- информацию о том, к какому экземпляру он относится (оригинальному или тиражному).
Оригинальный экземпляр должен содержать сведения:
- о количестве оригинальных экземпляров;
- порядковом номере оригинального экземпляра;
- дате создания оригинального экземпляра;
- создавшем его лице (фамилию, имя, отчество).
В тиражный экземпляр документа надо включать:
- номер оригинального или тиражного экземпляра, с которого его сняли;
- порядковый номер оригинального экземпляра;
- дату создания тиражного экземпляра;
- фамилию, имя, отчество создавшего его лица.
Как передавать экземпляры документов
В учетных формах, которые передают вместе с экземплярами документов, отражают факт передачи, адресат, передавшее и принявшее лицо. На передачу нужно согласие руководителя организации (его заместителя или иного уполномоченного лица).
При передаче надо предусмотреть:
- защиту информации от несанкционированного доступа;
- гарантированную доставку;
- контроль целостности.
Для передачи экземпляров документов в электронной форме можно использовать транспортную шину межведомственного электронного документооборота.
Бумажные документы организация вправе пересылать фельдъегерской связью, спецсвязью, ценными или заказными письмами либо передавать их непосредственно в руки получателю.
Как принимать экземпляры документов
Прием надо отразить в учетной форме. Кроме того, принимающая сторона должна подтвердить его документально. Получение электронного экземпляра документа можно подтвердить транспортной квитанцией получателя.
Каждый принятый экземпляр нужно зарегистрировать по правилам делопроизводства и отразить этот факт в учетной форме.
Документы ДСП учитывают отдельно от других документов. К регистрационному индексу документа добавляют гриф «ДСП».
При отказе в регистрации принятого экземпляра его возвращают отправителю или уничтожают. Этот факт отражают в учетной форме и в уведомлении отправителя.
Как использовать экземпляры документов
Использовать экземпляры можно только с согласия уполномоченного лица.
Каждый факт использования отражают в учетной форме с указанием даты, времени и информации о конкретном работнике, которому передали документ.
Как хранить экземпляры документов
Исполненные экземпляры группируют в дела по обычной номенклатуре дел. Об этом делают запись в учетной форме каждого экземпляра документа. На делах проставляют гриф «ДСП».
При смене лица, ответственного за хранение экземпляров документов, составляют акт приема-передачи, который утверждает руководитель организации.
Документы в электронной форме хранят в аттестованных системах хранения электронных документов, бумажные — в надежно запираемых и опечатываемых ящиках, шкафах, хранилищах.
Назначенная руководителем комиссия проверяет наличие дел. Результаты проверки заносят в учетные формы, а также оформляют актом. Периодичность проверки составляет не менее 1 раза в год, а в крупных архивах — не реже 1 раза в 5 лет.
При утрате дел и экземпляров документов или разглашении служебной информации ограниченного распространения назначают комиссию. Она составляет акт и делает отметки в учетных формах. Акты на утраченные или разглашенные дела и экземпляры документов постоянного срока хранения передают в архив.
Как уничтожать экземпляры документов
Для уничтожения ненужных дел и экземпляров документов составляют акт. Учетные формы не уничтожают — в них делают отметку со ссылкой на акт.
Как снять ограничение на распространение экземпляра документа
Уполномоченное лицо принимает такое решение путем снятия грифа «ДСП». Его снятие отражают в учетной форме.
На документах и делах, а также в системе электронного документооборота делают соответствующие записи и отметки.
Если гриф снимают с бумажного документа, на его экземплярах зачеркивают реквизиты грифа и указывают дату и номер документа с решением о снятии, проставляют подпись уполномоченного лица, его должность, фамилию и инициалы. Если гриф снимают с документа в электронной форме, то создают новый документ, а старый уничтожают.
За что сотрудника могут наказать
Сотрудника могут привлечь к дисциплинарной или иной ответственности не только за разглашение служебной информации и нарушение порядка обращения с документами, как сейчас, но и за использование служебной информации в личных и корыстных целях.
В КАКИХ НОРМАТИВНЫХ АКТАХ УСТАНОВЛЕН ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ С ПОМЕТКОЙ «ДСП»?
Порядок обращения с документами и фото-, кино-, видео- и аудиопленками, машинными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, содержится в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности[1] (далее – Положение № 1233).
В п. 1.1 Положения № 1233 указано, что его действие распространяется на федеральные органы исполнительной власти, уполномоченный орган управления использованием атомной энергии и уполномоченный орган по космической деятельности, а также на подведомственные им предприятия, учреждения и организации. Во многих субъектах Российской Федерации и отдельных ведомствах приняты свои нормативные акты, которые регулируют работу со служебной информацией ограниченного доступа[2].
В организации должен быть утвержден Перечень должностных лиц, которые имеют доступ к информации ограниченного использования. Помимо этого, обязанность работника работать с документами с пометкой «ДСП» должна быть закреплена в его должностной инструкции.
НА КАКИХ ДОКУМЕНТАХ СТАВИТЬ ПОМЕТКУ «ДСП»?
Согласно п. 1.4 Положения № 1233 пометку «Для служебного пользования» (далее – «ДСП») проставляют на документах, содержащих информацию ограниченного распространения. Согласно п. 1.2 Положения № 1233 к информации ограниченного распространения относится:
1. Информация о деятельности организации, если ограничения на ее распространение обусловлены служебной необходимостью. К такой информации следует относить служебную информацию, запрет на распространение которой установлен решением уполномоченного должностного лица.
В соответствии с п 1.5 Положения № 1233 руководители федеральных органов исполнительной власти вправе определять:
- категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;
- порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
- порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения;
- организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
Такие документы утверждены многими федеральными органами исполнительной власти. Например, они размещены в соответствующих приложениях к приказам Минфина России[3], Росгвардии[4], Минюста России[5].
2. Информация, которая поступила в организацию и доступ к которой ограничен законодательством. Как правило, эти сведения государственные органы получают от граждан и организаций, не связанных с государственной службой, и запрет на их распространение устанавливается в интересах лиц, предоставивших сведения.
Согласно п. 1.3 Положения № 1233 к информации ограниченного распространения не относятся:
- правовые акты, устанавливающие статус госорганов, организаций, общественных объединений;
- правовые акты, устанавливающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
- сведения о чрезвычайных ситуациях и других опасных явлениях и процессах, которые необходимы для обеспечения безопасности населения и производственных объектов;
- описание структуры госоргана и его функций, а также его адрес;
- порядок рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, а также вынесенные по таким обращениям решения;
- сведения об исполнении бюджета, состоянии экономики и потребностей населения;
- документы, которые хранятся в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций и которые необходимы для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
КАК СВЯЗАНЫ ГОСУДАРСТВЕННАЯ, КОММЕРЧЕСКАЯ И СЛУЖЕБНАЯ ТАЙНЫ С ПОМЕТКОЙ «ДСП»?
С 01.01.2008 из Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) исключена ст. 139 «Служебная и коммерческая тайна», в которой информация, составляющая служебную тайну, относилась к объектам гражданских прав.
Отметим, что информация в документах с пометкой «ДСП» не секретная, а потому не является государственной тайной. Кроме этого, ее нельзя считать и коммерческой тайной, так как она имеет отношение к работе органов власти, государственных корпораций и подведомственных им юридических лиц. Согласно части четвертой ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[6] (далее – ФЗ № 149-ФЗ) условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение устанавливаются федеральными законами. В п. 3 Перечня сведений конфиденциального характера[7] указано, что служебной тайной являются служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами. Однако ни один федеральный закон не регламентирует порядок и условия ограничения доступа к служебной информации.
Какая ответственность предусмотрена за разглашение служебной тайны?
Согласно п. 2.1 Положения № 1233 решение о проставлении пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимает исполнитель и должностное лицо, которое подписывает или утверждает документ. Как указано в п. 1.6 Положения № 1233, должностные лица, уполномоченные руководителем государственного органа и государственной корпорации относить служебную информацию к информации ограниченного использования, несут персональную ответственность за обоснованность принятия такого решения.
Согласно ст. 13.14 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом (за исключением случаев, если разглашение такой информации влечет уголовную ответственность), лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятисот до одной тысячи рублей; на должностных лиц – от четырех тысяч до пяти тысяч рублей.
В отдельных случаях (например, когда информация относится к двум и более видам тайн) за разглашение служебной тайны предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со ст. 138, 285, 310, 311 Уголовного кодекса Российской Федерации.
Однако основным видом юридической ответственности за разглашение служебной тайны является дисциплинарная ответственность. В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ) и отраслевом законодательстве о прохождении различных видов государственной службы (подп. в п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ, подп. в п. 3 части первой ст. 37 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»[8], п. 5 части второй ст. 49, п. 6 части второй ст. 82 Федерального закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»[9] и т.д.) закреплена возможность увольнения лиц, допустивших разглашение охраняемой законом тайны.
Чтобы обосновать законность увольнения за разглашение служебной тайны, работодателю следует доказать три факта:
- факт 1: сведения, которые работник разгласил, в соответствии с действующим законодательством относятся к служебной или иной охраняемой законом тайне;
- факт 2: сведения стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
- факт 3: работник обязывался не разглашать такие сведения[10].
[1] Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 (в ред. от 18.03.2016).
[2] См, например, Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минобрнауки России (утв. Приказом Минобрнауки России от 30.12.2010 № 2233; в ред. от 10.08.2012).
[3] См. Приказ Минфина России от 19.06.2019 № 98н.
[4] См. Приказ Росгвардии от 30.05.2017 № 155.
[5] См. Приказ Минюста России от 07.10.2010 № 250.
[6] В ред. от 02.12.2019.
[7] Утв. Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 (в ред. от 13.07.2015).
[8] В ред. от 16.12.2019.
[9] В ред. от 16.12.2019.
[10] См. п. 43 Постановления Пленума Верховного суда Российской Федерации от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2015).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2020.
Порядок обращения с документами содержащими служебную информацию. Служебная информация ограниченного распространения
ВВЕДЕНИЕ.
«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».
1. Введение.
2. Гриф ограничения доступа.
3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения;
4. Понятия «конфиденциально» и «для служебного пользования»;
5. Конфиденциальный документ;
5.1. Коммерческая тайна;
5.2. Технология документирования конфиденциальной информации.
6. Заключение.
7. Список литературы.
8. Приложение.
Гриф ограничения доступа.
Данный реквизит свидетельствует о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, и наличии ограничения доступа и ознакомления с ней. Он проставляется на самом документе и/или на сопроводительной документации к нему.
Реквизит располагается на правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля.
При определении степени конфиденциальности документов следует руководствоваться Положением о коммерческой тайне.
Гриф ограничения доступа проставляется не только на самом документа, но и на всех его частях, способных выступать в качестве самостоятельной единицы при работе с данным документом в процессе решения того или иного вопроса, например на приложении к документу.
Одновременно с наименованием гриф ограничения доступа должен содержать указание на номер экземпляра данного документа, например:
1. Секретные документы;
2. Государственные документы;
3. Документы, содержащие конфиденциальную информацию;
4. Внутриорганизационные документы.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в том же порядке, как и с документами без грифа.
Необходимость в ограничении распространения конкретного документа определяет разработчик документа, руководитель структурного подразделения, заместитель руководителя или руководитель.
Эти должностные лица несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.
Приём и учёт (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется так же, как с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «Для служебного пользования».
Передача таких документов сотрудникам структурных подразделений осуществляется под запись.
Документы «Для служебного пользования» не могут передаваться по незащищённым каналам компьютерно-модемной связи.
Печатание проектов и копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в организации с разрешения руководителя подразделений.
Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется канцелярией или секретарём организации. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором около каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, подготовившим документ.
Исполненные документы с грифом «Для служебного пользования» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, так же проставляется гриф «Для служебного пользования». Документы «Для служебного пользования» группируются в дела отдельно.
Понятия «конфиденциально» и «для служебного пользования»
Обращение к вопросу влияния отдельных понятий на организацию и проведение работ по документационному обеспечению управления на примере процессов документирования конфиденциальной информации вызвано следующими обстоятельствами.
Смена общественно-экономической формации в стране, появление наряду с государственной частной формы собственности и ряд других факторов привели к необходимости пересмотра отдельных действовавших норм, созданию новых законов, других правовых актов, в том числе в той или иной мере связанных с вопросами защиты информации.
Отчасти состояние нормотворчества по ведению конфиденциального делопроизводства в организациях напоминает историю вопроса 20–40-х гг. прошлого столетия: сам себе норму устанавливаю, сам ее соблюдаю. Мы говорим так потому, что сегодня нет каких-либо государственных инструкций по ведению делопроизводства с документами, содержащими коммерческую или служебную тайну; методик составления перечней сведений, составляющих эти тайны; государственных органов, которые вели бы это направление. Также отсутствует четко сформулированный понятийный аппарат. Поэтому учреждения, предприятия, работающие с конфиденциальной информацией и организующие ее защиту, ориентируются на рекомендации, изложенные в учебной литературе. В связи с этим представляется небезынтересным провести анализ литературы, высказать отдельные предложения, связанные с теоретическими и практическими вопросами конфиденциального делопроизводства.
В русском языке общепринято, что слово «конфиденциальный» означает «не подлежащий оглашению, секретный».
Ни в одном федеральном законе, связанном с защитой информации, не оговаривается, что секретная информация не является конфиденциальной. Законодательно закреплено деление всего документного (информационного) массива страны на общедоступные документы и документы ограниченного доступа. Документы ограниченного доступа содержат сведения, составляющие государственную, коммерческую, служебную и иную тайну. Выделение секретного делопроизводства как самостоятельного направления вызвано его спецификой.
В то же время предлагаемое в работах определение: «Под конфиденциальной информацией понимается документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством» – носит более широкий характер. С учетом свободного толкования понятий появилось любопытное определение документа: «Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом, т. е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющий интеллектуальную собственность предпринимателя (фирмы)». Близкие по сути определения термина «конфиденциальный документ» предлагают У. Р. Лукьянчук и Ю. М. Данилов. С точки зрения защиты информации непонятно, почему к конфиденциальному документу ограничивается доступ лишь персонала; что понимать под «необходимым образом оформленным носителем…»; почему конфиденциальная информация обязательно должна содержать «интеллектуальную собственность».
Открытый документ также может содержать в себе результаты интеллектуальной деятельности. Более того, выделение «интеллектуальной собственности» как мерила конфиденциальности является, на наш взгляд, попыткой привести в соответствие с четвертой частью Гражданского кодекса РФ существующий понятийный аппарат.
К коммерческой тайне относятся «сведения… любого характера, в том числе о результатах интеллектуальной деятельности».
С учетом определения понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ» в работах дается трактовка конфиденциального делопроизводства как «деятельности, обеспечивающей документирование конфиденциальной информации; организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации».
Конфиденциальное делопроизводство не участвует в документировании научной, проектной, конструкторской и некоторых других видов деятельности, обеспечивающихся соответствующими нормативными документами.
В то же время открытое делопроизводство распространяется в части документирования не только на управленческую, но и на отдельные специальные системы документации. В открытом делопроизводстве не учитываются черновики и проекты документов, но никто не запрещает это делать.
Главная задача служб конфиденциального делопроизводства – защита документированной информации от разглашения, утраты, хищения и т. п., которую конфиденциальное делопроизводство не обеспечивает в полной мере, а лишь участвует в решении этой задачи.
Для специалистов в области открытого делопроизводства главным представляется регистрация документов в целях обеспечения их количественного учета, сохранности и устранения возможности их утраты.
Если следовать рекомендациям авторов отдельных пособий, секретарь-референт одни документы должен регистрировать, а другие – учитывать, составлять несколько номенклатур, формировать в разные дела документы по одному вопросу. Такая схема не всегда применима на практике.
Непроработанность содержания понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ», «конфиденциальное делопроизводство» и определение его как самостоятельного, отличного от открытого делопроизводства направления влияет на сферу их распространения и, что особенно важно, на разработку технологических процедур.
В связи с этим, по нашему мнению, под конфиденциальной документированной информацией, конфиденциальным документом следует понимать обобщающее понятие зафиксированной на материальном носителе информации, содержащей коммерческую или служебную тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.
Данное определение позволяет:
– связать его с ГОСТом «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
– определить сферу его распространения (относится к коммерческой и служебной тайнам);
– выделить из понятия «информация» только документированную информацию;
– пояснить, что доступ к информации может быть ограничен не только законодательно, но и обладателем информации.
Такое определение конкретизирует место конфиденциального делопроизводства, не выводит его из понятийного аппарата открытого делопроизводства. Технологии открытого делопроизводства в основном идентичны технологиям конфиденциального делопроизводства, за исключением дополнительных технологий и мероприятий, направленных на защиту информации.
В качестве критерия отнесения информации к различным видам тайны (служебной или коммерческой) выдвинули «различие субъектов, в собственность которых поступили сведения». Критерий можно понимать так: информация, собственником которой являются государственные органы и их учреждения, составляет служебную тайну, информация коммерческих структур – коммерческую тайну. Следует отметить, что сегодня в органах государственной власти, подведомственных им предприятиях образуются два вида служебной тайны: информация, поступившая как коммерческая тайна других субъектов и собственная служебная тайна. Кроме того, на государственных предприятиях создаются документы, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну. В коммерческих структурах кроме коммерчески ценной информации имеется информация, доступ к которой ограничен служебной необходимостью. Именно это нужно учитывать при разделении информации на служебную и коммерческую тайны.
Документы с грифами «Для служебного пользования» и «Коммерческая тайна» при организации конкретных работ нельзя рассматривать как единый «конфиденциальный документ» и что отдельные понятия в публикациях требуют более точных определений.
Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти такую форму не установило, но возложило на соответствующих руководителей в пределах их компетенции определять категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную тайну к разряду ограниченного распространения, что по понятным причинам предполагает необходимость разработки перечня сведений, составляющих служебную тайну.
Главное при составлении перечней – определение содержания тех или иных сведений ограниченного доступа.
В литературе для включения в перечень предлагаются различные сведения, которые могут составлять коммерческую тайну, что представляется излишним. Законодательство предоставило право обладателю информации определять наиболее ценные, значимые для него сведения. Важнейшей задачей на сегодняшний день является определение критериев отнесения сведений к коммерческой или служебной тайнам и разработка методики определения материального ущерба в случае использования информации третьими лицами.
Остановимся на критериях ценности информации. В качестве базового критерия «возможность получения преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам». Преимущество (выгоду) в бизнесе можно получить за счет использования более современного оборудования, технологий, закупки по ценам значительно ниже рыночной и продаже чуть выше рыночной. Информация может быть известна третьим лицам, но по различным причинам они не могут ею воспользоваться. Поэтому считать данный критерий, тем более, базовым не представляется целесообразным. Однако для оценки информации, содержащей служебную тайну, он вполне применим.
В качестве базовых для любого вида тайны следует рассмотреть, принципы, сформулированные в Федеральном законе «О государственной тайне»: законность, обоснованность, своевременность.
Под законностью понимается, что включаемые в перечни сведения не противоречат законодательству, другим правовым актам, запрещающим ограничивать доступ к тем или иным сведениям. Под обоснованностью – установление путем экспертной оценки целесообразности ограничения доступа. Под своевременностью – установление ограничения доступа на распространяемые сведения с момента их появления или заблаговременно. Для отнесения информации к коммерчески ценной заслуживает рассмотрения критерий «наличие действительной или потенциальной ценности». Этот критерий позволяет разделить информацию на более и менее ценную, что важно для установления режима коммерческой тайны.
Для отнесения информации к служебной тайне можно применить критерий «возможность косвенного раскрытия коммерческой тайны, ее носителей и режима защиты» (например, адреса и телефоны сотрудников, пропускной режим и т. д.).
Для того, чтобы экспертная комиссия учреждения решала обе указанные задачи, в Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия в установленном порядке должны быть внесены соответствующие изменения, т. е. понятие «экспертная комиссия» получило бы иное содержание.
Чем меньше грифов, тем больше порядка. Не следует запутывать работников служб делопроизводства, исполнителей различными грифами. Установить гриф – значит добавить его к учетному номеру документа, отразить в номенклатуре дел, в учетных формах и т. п.
Для коммерческой организации вполне достаточно трех степеней: «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Коммерческая тайна ОВ» (особо выделенная). Представляется целесообразным сформулировать определение понятия «гриф ограничения доступа» к конфиденциальным документам как устанавливаемую законодательством, другими правовыми актами степень конфиденциальности сведений, определяющей тяжесть ущерба в случае их распространения, включающий наименование степени конфиденциальности и номер экземпляра документа.
Меры защиты конфиденциальной информации в процессе создания документа должны предусматривать прежде всего защиту носителя и содержащейся в нем информации, а при необходимости – и средств документирования.
Лейтмотив публикаций – черновики и проекты конфиденциальных документов перед выдачей исполнителю должны учитываться в соответствующих формах учета, а после подписания (утверждения) документа – уничтожаться с отметкой в формах учета. Отметки об уничтожении надо проставлять и в форме учета, а на обороте копии документа, остающейся в деле, делать запись об их уничтожении. При этом одни такой порядок работы относят к документам, содержащим коммерческую тайну, другие – к «конфиденциальным документам».
Не надо смешивать в один условный «конфиденциальный документ» документы с грифами «Для служебного пользования» и «Коммерческая тайна».
Согласно Положению о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти черновики и варианты документов «Для служебного пользования» не учитываются, уничтожаются работником службы делопроизводства с отражением факта уничтожения в учетных формах. Такой же порядок работы с документами вполне применим и в коммерческих структурах. Безусловно, информация, связанная с созданием принципиально новых изделий, технологий и др., требует учета черновиков с максимальной степенью защиты, что должно быть отражено еще на стадии составления перечней.
Мы отдаем себе отчет в том, что конфиденциальная информация в черновике присутствует, как и в том, что только трудозатраты на документирование с учетом черновиков увеличиваются на 20–25 %. Однако право выбора, учитывать или не учитывать черновики, – за обладателем информации.
Давно известны организационные меры по защите информации при ее документировании:
– организация внезапных проверок работы исполнителей с конфиденциальными документами;
– выделение специально оборудованных помещений;
– установка опечатываемых службой делопроизводства хранилищ для черновиков, испорченных проектов и их централизованное уничтожение и т. п.
Другим реквизитом конфиденциального документа помимо текста является гриф ограничения доступа.
Например: В ГОСТ Р 6.30-2003 говорится, что в реквизит «адресат» может входить почтовый адрес, но на практике обычно адрес указывают на конверте. Пометка «А. Ю. Чукину», действительно, законодательству не противоречит. На наш взгляд, законодательству противоречит приведенный в качестве примера гриф «Конфиденциально». В соответствии с ч. 4 ст. 6 Закона «О коммерческой тайне» на документах устанавливается гриф «Коммерческая тайна», тем более что речь идет об отправляемом (исходящем) документе.
Проведенный нами анализ публикаций по проблемам конфиденциального делопроизводства показывает, что многие вопросы, связанные с его понятийным аппаратом, с технологиями отдельных видов работ, в частности документирования, еще недостаточно проработаны. Нечетко сформулированные определения понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ» приводят к разработке технологий, распространяемых только на документы, содержащие коммерческую тайну, или, что еще хуже, единых технологий для работы с документами, содержащими служебную и коммерческую тайны. При выборе отдельных технологий недостаточно учитываются многолетняя практика работы с документами «Для служебного пользования», действующая правовая база. Прослеживаемая попытка выделения конфиденциального делопроизводства в самостоятельную отрасль деятельности также требует уточнения. Принципиально важным представляется дальнейшая разработка критериев оценки конфиденциальных сведений, методики определения ущерба в случае несанкционированного использования информации третьими лицами.
В заключение считаем необходимым отметить, что мы не ставили целью предложить конкретные технологии документирования, а лишь сформулировали вопросы, которые, на наш взгляд, требуют решения. Авторы статьи с признательностью и большим вниманием рассмотрят любые предложения по уточнению сформулированных определений понятий «конфиденциальный документ», «конфиденциальное делопроизводство», а также по совершенствованию технологии документирования конфиденциальной информации.
Вопросы конфиденциального документооборота в фирме несомненно играют важную роль в достижении ею экономических успехов. В данной статье даны некоторые рекомендации, позволяющие упорядочить работу в фирме с конфиденциальными документами.
Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы:
· открытую;
· с ограниченным доступом.
В свою очередь информация с ограниченным доступом (Рис.1.) может быть:
· государственной тайной;
· конфиденциальной информацией.
А, следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Конфиденциальные документы соответственно с грифами «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и т.д. В настоящее время видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.
По своей природе (Рис. 2.) конфиденциальные документы бывают:
- нормативно-методические (НМД);
- руководящие (РД);
- распорядительные (РПД);
- информационно-справочные (ИСД);
- организационные (ОД);
- финансово-бухгалтерские (ФБД);
- кадровые (по личному составу) КД.
Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу, например: коммерческая тайна (или сокращенно КТ). Дополняется гриф с номером экземпляра.
Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.
В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на:
· входящие;
· исходящие;
·внутренние.
Прием входящих конфиденциальных документов (рис. 3) осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.
При этом проверяется:
· количество листов;
· количество экземпляров;
· наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).
В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов — составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.
Регистрация конфиденциальных
документов производится в журналах регистрации (рис. 4), либо на карточках.
На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается:
· наименование;
· регистрационный номер;
· дата поступления.
После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции.
С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (рис. 4).
По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.
Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут:
· использоваться в дальнейшем;
· передаваться в архив на хранение;
· уничтожаться.
Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.
Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы (рис. 5):
- разработка проекта документа;
- согласование документа;
- подписание документа;
- регистрация документа;
- отправка документа.
Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами показан на рис. 6.
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов (рис. 7).
При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.
Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.
По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна:
· проверить наличие конфиденциальных документов;
· определить конфиденциальные документы для архивного хранения;
· определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.
В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.
Таким образом, представленный в статье материал в очень сокращенном виде дает некоторые рекомендации по организации конфиденциального делопроизводства в фирме, что несомненно поможет сотрудникам службы безопасности в обеспечении безопасности конфиденциальной информации в целом в фирме.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
В данной работе, по моему мнению, написано самое основное, о документах с грифом ограничения доступа.
Источники информации:
Сайты: , http://www.top-personal.ru,
Книги: М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксёнов «Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления»; Л. А. Румынова «Документационное обеспечение управления».
ПРИЛОЖЕНИЕ.
Рис.1. Виды информации и документов
Рис.2. Виды конфиденциальных документов
Рис. 3. Порядок работы с входящими конфиденциальными
документами
Рис. 4. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов
Рис. 5. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами
Рис. 6. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами
Рис.7. Журнал учета выдачи конфиденциальных
документов
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения (за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне):
законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения.
На документах (в.необходимых случаях — и.на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.
Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями, .которым поручен прием и регистрация несекретной документации. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «ДСП».
Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов допускается вести их учет совместно с другими несекретными документами.
Передача таких документов исполнителям осуществляется под расписку.
опирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется только с разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется структурным подразделением, которому поручено ведение несекретного делопроизводства. При направлении таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.
Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в дела и соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
Уничтожение дел, документов, изданий с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. При этом в журналах учета об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником подразделения ГПС.
Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом начальника подразделения ГПС. В состав комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.
Результаты проверки оформляются актом.
О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения либо разглашения этой информации, ставится в известность начальник подразделения ГПС и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных журналах.
За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
Похожая информация.
Игорь Агурьянов
Наиболее адекватная (на мой взгляд) классификация информации по видам доступа приведена на схеме ниже. Она полностью соответствует российскому законодательству, но существует множество нюансов…
name=»more»>
Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ » Об информации, информационных технологиях и о защите информации » определяет подразделение информации (в зависимости от категории доступа к ней) на общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (Ст.5).
В той же статье информация классифицируется по способу распространения. Важным здесь является обособление информации, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению. Т.е. доступ к этой информации ограничивать… противозаконно. О какой информации идет речь:
Информация, к которой нельзя ограничивать доступ
Перечень сведений, доступ к которым не может быть ограничен, указан в Ст.10 того же ФЗ РФ от 27 июля 2006 г. N 149 «Об информации…»:
- нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;
- информации о состоянии окружающей среды;
- информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);
- информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;
- иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.
Эта «иная информация» устанавливается в федеральных законов, касающихся некоторых специфических сфер деятельности, например, в законах о благотворительной деятельности и некоммерческих организациях или в законах об акционерных обществах (пример для акционерных обществ).
Государственная тайна
Регулирование вопросов, связанных с этим видом тайн возложено на Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I » О государственной тайне «. Перечень сведений составляющих государственную тайну определен в Ст.5, где они сгруппированы по следующим направлениям:
- сведения в военной области
- сведения в области экономики, науки и техники
- сведения в области внешней политики и экономики
- сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также в области противодействия терроризму
Конфиденциальная информация
Перечень сведений конфиденциального характера опубликован в Указе Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 « Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера ». К видам конфиденциальной информации, согласно этому указу относятся:
- Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные
), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях. - Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства
, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004 г. N 119-ФЗ » О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства » и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации. - Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна
). - Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).
- Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна
). - Сведения о сущности изобретения
, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
На самом деле зачастую одни и те же сведения могут относится к различным категориям тайн. Например, сведения составляющие врачебную тайну, наверняка являются чьими-то персональными данными. Некоторые виды тайн, определенных в федеральных законах РФ будут расписаны ниже.
Виды тайн в российском законодательстве
Коммерческая тайна
Сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.
- N 98-ФЗ » О коммерческой тайне «
Банковская тайна (тайна банковских вкладов)
Сведения об операциях, счетах и вкладах ее клиентов и корреспондентов, а также об иных сведениях, устанавливаемых кредитной организацией
Служебная тайна
Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами
- Указ Президента от 6.03.1997 №188
- 139 ГК РФ
- ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации»
- Постановление Правительства РФ от 3.11.94г. № 1233
Тайна кредитной истории
Информация, которая характеризует исполнение заемщиком принятых на себя обязательств по договорам займа (кредита) и хранится в бюро кредитных историй
Тайна страхования
Сведения о страхователе, застрахованном лице и выгодоприобретателе, состоянии их здоровья, а также об имущественном положении этих лиц
- 946 ГК РФ
Тайна завещания
Сведения, касающиеся содержания завещания, его совершения, изменения или отмены
- 1123 ГК РФ
Налоговая тайна
Любые полученные налоговым органом,органами внутренних дел, органом государственного внебюджетного фонда и таможенным органом сведения о налогоплательщике (за рядом исключением)
- 146-ФЗ «Налоговый кодекс РФ»
Тайна усыновления ребенка
Судьи, вынесшие решение об усыновлении ребенка, или должностные лица, осуществившие государственную регистрацию усыновления, а также лица, иным образом осведомленные об усыновлении, обязаны сохранять тайну усыновления ребенка.
- 223-ФЗ Семейный кодекс Р
Врачебная тайна
Сведения о наличии у гражданина психического расстройства, фактах обращения за психиатрической помощью и лечении в учреждении, оказывающем такую помощь, а также иные сведения о состоянии психического здоровья
- 117-ФЗ «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании»
Медицинская тайна
Информация о факте обращения за медицинской помощью, состоянии здоровья гражданина, диагнозе заболевания, иные сведения, полученные при обследовании и лечении гражданина, а также сведения о проведенных искусственном оплодотворении и имплантации эмбриона, а также о личности донора. Результаты обследования лица, вступающего в брак.
- Основы законодательства РФ обохране здоровья граждан
- 223-ФЗ Семейный кодекс РФ
Тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений
На территории Российской Федерации гарантируется тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений, передаваемых по сетям электросвязи и сетям почтовой связи
- 176-ФЗ «О почтовой связи»
- 126-ФЗ «О связи»
- УПК РФ
Тайна частной жизни (личная тайна)
Право на неприкосновенность частной жизни означает предоставленную человеку и гарантированную государством возможность контролировать информацию о самом себе, препятствовать разглашению сведений личного, интимного характера.
- Конституция РФ
- 150 ГК РФ
Аудиторская тайна
Любые сведения и документы, полученные и (или) составленные аудиторской организацией и ее работниками, а также индивидуальным аудитором и работниками, с которыми им заключены трудовые договоры, при оказании услуг (за рядом исключений)
- 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»
Тайна судопроизводства (тайна следствия и судопроизводства)
Данные предварительного расследования не подлежат разглашению… могут быть преданы гласности лишь с разрешения прокурора, следователя, дознавателя и только в том объеме, в каком ими будет признано это допустимым, если разглашение не противоречит интересам предварительного расследования и не связано с нарушением прав и законных интересов участников уголовного судопроизводства. Разглашение данных о частной жизни участников уголовного судопроизводства без их согласия не допускается
- 241 УПК РФ
- 10 ГПК РФ
- 11 АПКРФ
- 166 УПК РФ
- Указ Президентаот 6.03.1997 №188
Адвокатская тайна (тайна судебного представительства)
Любые сведения, связанные с оказанием адвокатом юридической помощи своему доверителю
- 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ»
Тайна нотариальных действий (нотариальная тайна)
Нотариус обязан хранить в тайне сведения, которые стали ему известны в связи с его профессиональной деятельностью. Суд может освободить нотариуса от этой обязанности сохранения тайны, если против него возбуждено уголовное дело в связи с совершением нотариального действия. Поскольку нотариусы предоставляют информацию о совершенных ими нотариальных действиях нотариальным палатам, должностные лица этих палат также обязаны сохранять нотариальную тайну.
- Основы законодательства Российской Федерации о нотариате
Тайна исповеди
Священнослужитель не может быть привлечен к ответственности за отказ от дачи показаний по обстоятельствам, которые стали известны ему из исповеди.
Тайна голосования
Подсчет избирательных бюллетеней проводится таким образом, чтобы не нарушалась тайна голосования.
- 51-ФЗ «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ»
- 19-ФЗ «О выборах Президента РФ»
- 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ»
Тайна сведений о мерах безопасности в отношении должностного лица правоохранительного или контролирующего органа
Разглашение сведений о мерах безопасности, применяемых в отношении судьи, присяжного заседателя или иного лица, участвующего в отправлении правосудия, судебного пристава, судебного исполнителя, потерпевшего, свидетеля, других участников уголовного процесса, а равно в отношении их близких, если это деяние совершено лицом, которому эти сведения были доверены или стали известны в связи с его служебной деятельностью
- 311 УК РФ
Журналистская (редакционная) тайна
Редакция не вправе разглашать в распространяемых сообщениях и материалах сведения, предоставленные гражданином с условием сохранения их в тайне. Редакция обязана сохранять в тайне источник информации и не вправе называть лицо, предоставившее сведения с условием неразглашения его имени, за исключением случая, когда соответствующее требование поступило от суда в связи с находящимся в его производстве делом. Редакция не вправе разглашать в распространяемых сообщениях и материалах сведения, прямо или косвенно указывающие на личность несовершеннолетнего, совершившего преступление либо подозреваемого в его совершении, а равно совершившего административное правонарушение или антиобщественное действие, без согласия самого несовершеннолетнего и его законного представителя.
- 2124-1-ФЗ «О средствах массовой информации»
Тайна вероисповедания
Сведения об отношении к религии, к исповеданию или отказу от исповедания религии, об участии или неучастии в богослужениях, других религиозных обрядах и церемониях, о деятельности в религиозных объединениях, об обучении религии
- 125-ФЗ «О свободе совести и о религиозных объединениях»
Тайна сведений о военнослужащих внутренних войск МВД
Сведения о местах дислокации или о передислокации соединений и воинских частей внутренних войск, а также сведения о военнослужащих внутренних войск,принимавших участие в пресечении деятельности вооруженных преступников, незаконных вооруженных формирований и иных организованных преступных групп, а также сведений о членах их семей
- 27-ФЗ «О внутренних войсках МВД РФ»
Другие виды тайн
Вообще Лукацкий нашел целых 65 видов тайн в нашем законодательстве. Проблема в том, что некоторые из них означают одно и то же понятие, некоторые являются частными случаями других (или пересекаются), а другие вообще рудиментарны…
Все документы,
представленные в каталоге, не являются их официальным изданием и предназначены
исключительно для ознакомительных целей. Электронные копии этих документов могут распространяться без всяких
ограничений. Вы можете размещать информацию с этого сайта на любом другом сайте.
ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА
РОССИИ
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке обращения с документированной
служебной информацией
ограниченного распространения
в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.
Москва
Отметка
о возврате
Проверка
исполнения
Прочие
отметки
(Оборотная сторона)
Формат А5 (148
´
210) или А6 (105
´
148)
Приложение
2
к п. .
ЖУРНАЛ
учета документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» *
|
Дата поступления и индекс документа |
Дата и |
Откуда |
Вид |
Количество |
Количество |
|
|
документа |
приложения |
|||||
Окончание
|
Резолюция или кому направлен на исполнение |
Отметка |
Дата и |
Индекс |
Отметка |
|
|
о |
о |
||||
*
Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие
документы и издания с грифом «Для служебного пользования».
Приложение
3
к п. .
ЖУРНАЛ
учета и распределения изданий «Для служебного пользования»
|
№№ пп. |
Наименование |
Издано |
Распределение |
Возврат |
Уничтожение |
||||
|
откуда |
входящий |
куда и |
№ |
количество |
дата, |
дата, № |
|||
Приложение
4
к п. .
КАРТОЧКА
УЧЕТА
выдаваемых дел и изданий с грифом «Для служебного пользования»
|
Наименование дела или издания |
|
|
№№ пп |
Номер |
ВВЕДЕНИЕ.
«Делопроизводство,
документационное обеспечение управления:
отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы
с документами».
1. Введение.
2. Гриф ограничения доступа.
3. Работа с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного
распространения;
4. Понятия «конфиденциально» и
«для служебного пользования»;
5. Конфиденциальный документ;
5.1. Коммерческая тайна;
5.2. Технология документирования
конфиденциальной информации.
6. Заключение.
7. Список литературы.
8. Приложение.
Гриф
ограничения доступа.
Данный реквизит
свидетельствует о конфиденциальности
информации, содержащейся в документе,
и наличии ограничения доступа и
ознакомления с ней. Он проставляется
на самом документе и/или на сопроводительной
документации к нему.
Реквизит
располагается на правом верхнем углу
документа на расстоянии 100 мм от границы
левого поля.
При определении
степени конфиденциальности документов
следует руководствоваться Положением
о коммерческой тайне.
Гриф ограничения
доступа проставляется не только на
самом документа, но и на всех его частях,
способных выступать в качестве
самостоятельной единицы при работе с
данным документом в процессе решения
того или иного вопроса, например на
приложении к документу.
Одновременно
с наименованием гриф ограничения доступа
должен содержать указание на номер
экземпляра данного документа, например:
Секретные
документы;
Государственные
документы;
Документы,
содержащие конфиденциальную информацию;
Внутриорганизационные
документы.
Работа с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного
распространения.
Работа с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного
распространения, осуществляется в том
же порядке, как и с документами без
грифа.
Необходимость в ограничении распространения
конкретного документа определяет
разработчик документа, руководитель
структурного подразделения, заместитель
руководителя или руководитель.
Эти должностные лица несут персональную
ответственность за обоснованность
принятого решения и за соблюдение
ограничений.
Приём и учёт (регистрация) документов,
содержащих служебную информацию
ограниченного распространения,
осуществляется так же, как с остальными
документами. При этом к регистрационному
номеру документа добавляется пометка
«Для служебного пользования».
Передача таких документов сотрудникам
структурных подразделений осуществляется
под запись.
Документы «Для служебного пользования»
не могут передаваться по незащищённым
каналам компьютерно-модемной связи.
Печатание проектов и копирование
документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения,
осуществляется в организации с разрешения
руководителя подразделений.
Отправка документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения,
осуществляется канцелярией или секретарём
организации. При необходимости направления
таких документов нескольким адресатам
составляется указатель рассылки, в
котором около каждого адреса проставляется
соответствующий номер экземпляра
отправляемого документа. Указатель
рассылки подписывается исполнителем
и руководителем подразделения,
подготовившим документ.
Исполненные документы с грифом «Для
служебного пользования» формируются
в дела в соответствии с номенклатурой
дел организации. При этом на обложке
дела, в которое помещены такие документы,
так же проставляется гриф «Для служебного
пользования». Документы «Для служебного
пользования» группируются в дела
отдельно.
Понятия «конфиденциально» и
«для служебного пользования»
Обращение
к вопросу влияния отдельных понятий на
организацию и проведение работ по
документационному обеспечению управления
на примере процессов документирования
конфиденциальной информации вызвано
следующими обстоятельствами.
Смена
общественно-экономической формации в
стране, появление наряду с государственной
частной формы собственности и ряд других
факторов привели к необходимости
пересмотра отдельных действовавших
норм, созданию новых законов, других
правовых актов, в том числе в той или
иной мере связанных с вопросами защиты
информации.
Отчасти
состояние нормотворчества по ведению
конфиденциального делопроизводства в
организациях напоминает историю вопроса
20–40-х гг. прошлого столетия: сам себе
норму устанавливаю, сам ее соблюдаю. Мы
говорим так потому, что сегодня нет
каких-либо государственных инструкций
по ведению делопроизводства с документами,
содержащими коммерческую или служебную
тайну; методик составления перечней
сведений, составляющих эти тайны;
государственных органов, которые вели
бы это направление. Также отсутствует
четко сформулированный понятийный
аппарат. Поэтому учреждения, предприятия,
работающие с конфиденциальной информацией
и организующие ее защиту, ориентируются
на рекомендации, изложенные в учебной
литературе. В связи с этим представляется
небезынтересным провести анализ
литературы, высказать отдельные
предложения, связанные с теоретическими
и практическими вопросами конфиденциального
делопроизводства.
В русском
языке общепринято, что слово
«конфиденциальный» означает «не
подлежащий оглашению, секретный».
Ни в одном
федеральном законе, связанном с защитой
информации, не оговаривается, что
секретная информация не является
конфиденциальной. Законодательно
закреплено деление всего документного
(информационного) массива страны на
общедоступные документы и документы
ограниченного доступа. Документы
ограниченного доступа содержат сведения,
составляющие государственную,
коммерческую, служебную и иную тайну.
Выделение секретного делопроизводства
как самостоятельного направления
вызвано его спецификой.
В то же время
предлагаемое в работах определение:
«Под конфиденциальной информацией
понимается документированная информация,
доступ к которой ограничивается в
соответствии с законодательством» –
носит более широкий характер. С учетом
свободного толкования понятий появилось
любопытное определение документа: «Под
конфиденциальным (закрытым, защищаемым)
документом, т. е. документом, к которому
ограничен доступ персонала, понимается
в современном делопроизводстве
необходимым образом оформленный носитель
ценной документированной информации,
составляющий интеллектуальную
собственность предпринимателя (фирмы)».
Близкие по сути определения термина
«конфиденциальный документ» предлагают
У. Р. Лукьянчук и Ю. М. Данилов. С точки
зрения защиты информации непонятно,
почему к конфиденциальному документу
ограничивается доступ лишь персонала;
что понимать под «необходимым образом
оформленным носителем…»; почему
конфиденциальная информация обязательно
должна содержать «интеллектуальную
собственность».
Открытый
документ также может содержать в себе
результаты интеллектуальной деятельности.
Более того, выделение «интеллектуальной
собственности» как мерила конфиденциальности
является, на наш взгляд, попыткой привести
в соответствие с четвертой частью
Гражданского кодекса РФ существующий
понятийный аппарат.
К коммерческой
тайне относятся «сведения… любого
характера, в том числе о результатах
интеллектуальной деятельности».
С учетом
определения понятий «конфиденциальная
информация», «конфиденциальный документ»
в работах дается трактовка конфиденциального
делопроизводства как «деятельности,
обеспечивающей документирование
конфиденциальной информации; организацию
работы с конфиденциальными документами
и защиту содержащейся в них информации».
Конфиденциальное
делопроизводство не участвует в
документировании научной, проектной,
конструкторской и некоторых других
видов деятельности, обеспечивающихся
соответствующими нормативными
документами.
В то же время
открытое делопроизводство распространяется
в части документирования не только на
управленческую, но и на отдельные
специальные системы документации. В
открытом делопроизводстве не учитываются
черновики и проекты документов, но никто
не запрещает это делать.
Главная
задача служб конфиденциального
делопроизводства – защита документированной
информации от разглашения, утраты,
хищения и т. п., которую конфиденциальное
делопроизводство не обеспечивает в
полной мере, а лишь участвует в решении
этой задачи.
Для специалистов
в области открытого делопроизводства
главным представляется регистрация
документов в целях обеспечения их
количественного учета, сохранности и
устранения возможности их утраты.
Если следовать
рекомендациям авторов отдельных пособий,
секретарь-референт одни документы
должен регистрировать, а другие –
учитывать, составлять несколько
номенклатур, формировать в разные дела
документы по одному вопросу. Такая схема
не всегда применима на практике.
Непроработанность
содержания понятий «конфиденциальная
информация», «конфиденциальный документ»,
«конфиденциальное делопроизводство»
и определение его как самостоятельного,
отличного от открытого делопроизводства
направления влияет на сферу их
распространения и, что особенно важно,
на разработку технологических процедур.
В связи с
этим, по нашему мнению, под конфиденциальной
документированной информацией,
конфиденциальным документом следует
понимать обобщающее понятие зафиксированной
на материальном носителе информации,
содержащей коммерческую или служебную
тайну, с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать и обеспечивать защиту,
доступ к которой ограничивается
федеральными законами, а также ее
обладателем.
Данное
определение позволяет:
– связать
его с ГОСТом «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения»;
–
определить сферу его распространения
(относится к коммерческой и служебной
тайнам);
– выделить из понятия
«информация» только документированную
информацию;
– пояснить, что доступ
к информации может быть ограничен не
только законодательно, но и обладателем
информации.
Такое
определение конкретизирует место
конфиденциального делопроизводства,
не выводит его из понятийного аппарата
открытого делопроизводства. Технологии
открытого делопроизводства в основном
идентичны технологиям конфиденциального
делопроизводства, за исключением
дополнительных технологий и мероприятий,
направленных на защиту информации.
Реферат >>
… документов
ограниченного
доступа. 1. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ
С ДОКУМЕНТАМИ
ОГРАНИЧЕННОГО
ДОСТУПА 1.1. Виды конфиденциальной информации
: государственная, банковская, налоговая и служебная
тайны Некоторые документы
ограниченного
…
Регламентация состава конфиденциальных документов
Реферат >> Промышленность, производство
… документов
, содержащих
конфиденциальную информацию
. Наиболее удобным при оформлении документов
ограниченного
распространения
… элементами защиты информации
. В акте, регламентирующем работу
с документами
, содержащими
конфиденциальную информацию
, должен…
Характеристика организационных и технических мер инженерно технической защиты информации
в государственных
Курсовая работа >> Менеджмент
… документы
, содержащие
информацию
… служебную
информацию
ограниченного
распространения
, именуемую в чиновничьем обиходе информацией
для служебного
пользования, т. е. информацией
, отнесенной к служебной
тайне, а также документы
… работы
с документами
ограниченного
…










