Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.
Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:
- по оформлению личных дел сотрудников;
- внесению записей в трудовые книжки;
- формированию должностных инструкций;
- подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
- разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
- работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.
Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:
- «Как правильно внести изменения в личную карточку?»;
- «Личная карточка работника формы Т-2 — скачать образец»;
- «Новый типовой бланк трудовой книжки».
При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера). Регистрировать их необходимо в разных журналах. Например, в журнале регистрации приказов по личному составу и журнале регистрации приказов по отпускам.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы ведете эти журналы и нумеруете приказы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Что значит присвоить номер приказу
Присвоить номер приказу — значит:
- упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
- ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
- облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.
Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:
- в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;
- в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.
Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.
Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?» и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?».
Как присвоить номер приказу
Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.
Расшифровка номера приказа следующая:
- цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
- буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.
В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).
Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.
Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.
ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.
К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.
Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).
Итоги
Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.
Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».
Приказы по личному составу играют важную роль в жизни организации. Их издают, чтобы зафиксировать прием работников на работу, перевод и увольнение, условия работы и оплаты, факты предоставления отпусков, поощрения и взыскания. Поэтому кадровики должны знать правила оформления и порядок нумерации этих документов.
Для чего нужно нумеровать кадровые приказы, каковы правила нумерации и как поступить, если эти правила были нарушены, рассмотрим в статье.
Обязательно ли нумеровать кадровые приказы?
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) регистрационный номер документа – один из ключевых реквизитов для организационно-распорядительных документов. И хотя соблюдение требований национальных стандартов — дело добровольное[1], контролирующие инстанции, скорее всего, с недоверием отнесутся к приказу, у которого нет номера. Этот реквизит имеет большое правовое значение, поскольку неразрывно связан с датой подписания приказа. В Таблице разместим государственные стандарты (и методические рекомендации к ним), которые содержат информацию о нумерации документов.
Ни один федеральный закон не содержит прямого требования нумеровать кадровые документы и не описывает правила такой нумерации. О том, что у приказов должны быть номера, сказано в некоторых подзаконных и нормативных правовых актах (далее – НПА):
1. Инструкция по заполнению трудовых книжек[4] предписывает в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о поощрениях» указывать не только дату приказа, но и его номер:
2. Указание на номер приказа фигурирует в формах сообщений, разработанных Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации для работодателей[5].
3. В унифицированных формах приказов по личному составу также предусмотрено проставлять номера. Эти формы не являются обязательными, но многие организации продолжают их использовать, сохранив прежние реквизиты, в том числе регистрационный номер документа.
4. В п. 3.21 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[6] предписано обязательно регистрировать приказы.
Вывод. Отсутствие номера не делает приказ недействительным при условии, что другие реквизиты оформлены правильно и документ подписан уполномоченным лицом. Однако во избежание различных проблем нумеровать приказы нужно.
Пять правил нумерации кадровых приказов
Ни один НПА не устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые правила, которые обусловлены целями нумерации и основываются на положениях архивного законодательства. Перечислим основные моменты.
Правило 1. Приказы с разными сроками хранения должны иметь отдельную нумерацию
Это правило вытекает из п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[7] (далее – Правила 2015). Документ является НПА и обязателен для всех организаций.
Документы с разными сроками хранения группируются в разные дела (папки, базы), а внутри каждого дела – своя нумерация. Следовательно, приказы с разными сроками хранения имеют отдельную нумерацию.
Чтобы определить сроки хранения приказов по личному составу, надо воспользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[8] (далее – Перечень 2019).
[1] Статьей 4 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (в ред. от 03.07.2016) установлен принцип добровольности применения стандартов.
[2] ВНИИДАД, 2018.
[3] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
[4] Утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).м Росархива от 11.04.2018 № 44.
[5] См. Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации 11.07.2017).
[6] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
[7] Утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
[8] Утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2021.
Корректная нумерация приказов имеет важное значение в кадровом делопроизводстве, так как обеспечивает удобство и надежность отслеживания и хранения документов. В 2023 году существуют определенные правила по нумерации приказов, которые необходимо соблюдать для обеспечения эффективного управления кадровыми процессами.
Основные принципы нумерации приказов в кадровом делопроизводстве
Ниже приведены основные принципы нумерации приказов в кадровом делопроизводстве:
1. Четкость и последовательность
При нумерации приказов необходимо следовать определенной последовательности, чтобы документы были расположены в порядке их выхода. Нумерация должна быть четкой и понятной, чтобы из номера было понятно, когда именно был издан данный приказ.
2. Уникальность номеров
Каждый приказ должен иметь уникальный номер, который не совпадает с номерами других документов. Это позволяет избежать путаницы при работе с кадровыми делами и упрощает их поиск и архивирование.
3. Учет времени
Номер приказа должен содержать информацию о его дате выхода. Это позволяет быстро определить хронологию документа и упростить поиск в архиве.
4. Отражение сущности документа
Номер приказа может содержать информацию о его содержании или сфере применения. Например, приказы, касающиеся назначения на должность, могут иметь префикс «Назначение», а те, которые связаны с увольнением, — префикс «Увольнение». Это помогает оперативно систематизировать документы и проводить их поиск.
Пример нумерации приказов в кадровом делопроизводстве:
- Приказ № 2023-001 о назначении сотрудников на должность
- Приказ № 2023-002 об утверждении испытательного срока сотрудников
- Приказ № 2023-003 об увольнении сотрудников по собственному желанию
Используя эти принципы, можно обеспечить систематизацию и упорядоченность документации в кадровом делопроизводстве. Это поможет сэкономить время и силы при поиске и обработке кадровых документов.
Общая информация о нумерации приказов
В кадровом делопроизводстве нумерация приказов играет важную роль, поскольку это позволяет систематизировать и отслеживать процессы, связанные с управлением персоналом. Точная и последовательная нумерация приказов помогает упорядочить электронные и бумажные документы, а также облегчает работу с ними.
Приказы могут иметь различные цели и содержать разнообразную информацию, включая назначение на должность, изменение условий труда, решение о переводе сотрудника в другое подразделение или о прекращении трудового договора. Каждый приказ должен быть пронумерован и иметь уникальный идентификатор, чтобы его можно было однозначно идентифицировать.
Принципы нумерации приказов
- Приказы нумеруются последовательно, в порядке их поступления или выдачи.
- Нумерация может включать различные элементы, такие как год, серия, номер и т. д.
- Год указывается полностью или аббревиатурой, в зависимости от внутренних правил организации.
- Серия приказов может иметься, если этого требуют особенности организации или определенные виды приказов.
- Уникальный номер приказа может быть представлен числом, буквами или их комбинацией.
Примеры нумерации приказов
| Вид приказа | Пример нумерации |
|---|---|
| Приказ о назначении на должность | 2023-01-001 |
| Приказ о перемещении в другое подразделение | 2023-02-015 |
| Приказ о прекращении трудового договора | 2023-03-029 |
Систематическая и точная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве является неотъемлемой частью эффективного управления персоналом. Она позволяет упорядочить документы, облегчить их поиск и сохранение, а также соблюдать правовые требования.
Основные требования к нумерации приказов
- Уникальность номера: Каждый приказ должен иметь уникальный номер, который не повторяется в рамках организации. Это позволяет однозначно идентифицировать приказы и облегчает их поиск и архивирование.
- Непрерывность нумерации: Номера приказов должны присваиваться последовательно и непрерывно. Не допускается пропуск номеров или их повторение. Это обеспечивает порядок и системность при организации документации.
- Стандартизация формата номера: Формат номера приказа должен быть установлен и согласован в организации. Это позволяет оперативно опознавать номера и с легкостью различать новые приказы от старых.
- Персонализация номера: Приказы могут содержать информацию о подразделении, должности или фамилии руководителя, которые относятся к данному приказу. Это помогает быстро идентифицировать приказы и определить их содержание и значение.
Соблюдение данных требований к нумерации приказов в кадровом делопроизводстве помогает обеспечить системность, удобство и эффективность работы с документами. Тем самым, организация может гарантировать правильное ведение делопроизводства и удовлетворять соответствующие юридические требования.
Основные принципы нумерации приказов
1. Уникальность номера. Каждый приказ должен иметь уникальный номер, который не повторяется в течение года. Номер приказа должен быть проставлен в правом верхнем углу документа.
2. Хронологический порядок. Приказы нумеруются в хронологическом порядке, начиная с начала календарного года. Номера должны быть последовательными: первый приказ – № 1, второй – № 2 и так далее.
3. Классификация приказов. При необходимости можно использовать дополнительные символы или индексы для классификации приказов по их тематике или сфере действия.
Особенности нумерации приказов в 2023 году
В 2023 году нумерация приказов сохраняет свой общий порядок. Однако в связи с изменениями в законодательстве и внутренними правилами компании можно учесть следующие особенности:
- Введение новых индексов для приказов, связанных с внедрением новых правил или положений.
- Изменение формата номера приказов в соответствии с внутренними правилами компании.
- Особая нумерация приказов, связанных с компанией и дополнительными официальными событиями.
Пример нумерации приказов в 2023 году
| Дата | Номер приказа | Тематика |
|---|---|---|
| 01.01.2023 | № 1-Г/2023 | Введение новых правил оформления кадровой документации |
| 10.01.2023 | № 2-У/2023 | Утверждение новой шкалы заработной платы |
| 15.02.2023 | № 3-П/2023 | Порядок проведения аттестации сотрудников |
Порядок нумерации приказов в 2023 году сохраняет общую логику и принципы, однако может содержать особенности, связанные с изменениями в законодательстве или внутренними положениями компании. Важно следовать установленным правилам нумерации и оформления приказов, чтобы обеспечить их четкость и удобство для работы с кадровым делопроизводством.
Особенности формирования номера приказа
Следование установленным правилам и порядку
При формировании номера приказа следует обязательно придерживаться установленных правил и порядка, чтобы избежать путаницы и ошибок. Важно учесть следующие особенности:
- Порядок нумерации приказов должен быть последовательным и исключать пропуски номеров.
- Номер приказа обычно состоит из цифровой части и буквенной аббревиатуры, обозначающей тип документа.
- Приказы, относящиеся к разным видам деятельности или подразделениям, могут иметь отдельную нумерацию с указанием соответствующего кода.
Пример формата номера приказа
Пример формата номера приказа в кадровом делопроизводстве 2023 года:
| Обозначение | Описание |
|---|---|
| 672/КД | Номер приказа |
| 672 | Цифровая часть номера |
| КД | Буквенная аббревиатура, обозначающая тип документа (кадровый документ) |
Значение уникальности номера приказа
Уникальность номера приказа играет важную роль в кадровом делопроизводстве 2023 года. Это позволяет легко определить статус и актуальность документа, а также предотвращает дублирование и перепутывание приказов.
Важно помнить о значении формирования номера приказа в кадровом делопроизводстве 2023 года, чтобы обеспечить эффективность и точность документооборота. Следование установленным правилам и порядку, использование уникальных номеров и правильное оформление документа являются ключевыми моментами, которые следует учитывать при его создании.
Значение и структура номера приказа
В кадровом делопроизводстве номер приказа имеет большое значение. Он служит для идентификации и классификации приказов, позволяет быстро и точно найти нужный документ в архиве. Номер приказа также отражает его статус, дату их выдачи, а также их последовательность в рамках определенного учреждения или организации.
Структура номера приказа
Номер приказа обычно состоит из нескольких составляющих частей:
- Год — указывается полный год, когда был выдан приказ (например, 2023).
- Номер — уникальный номер приказа в рамках данного года (например, 001).
- Подразделение — обозначение подразделения, выдавшего приказ (например, П-01).
Пример структуры номера приказа: 2023/001/П-01
Значение каждой части номера приказа
Год позволяет определить, к какому периоду времени принадлежит данный приказ. Он исключает путаницу, особенно при работе с архивными документами, и помогает быстро находить нужные документы по времени.
Номер приказа отражает его порядковый номер в рамках года. Это позволяет быстро находить нужный приказ в архиве или в системе электронного документооборота, особенно при большом объеме приказов.
Подразделение указывает на подразделение или структурное подразделение, выдавшее приказ. Это важно для идентификации и установления ответственности за выполнение приказов в рамках организации.
Таким образом, номер приказа имеет значительное значение в кадровом делопроизводстве. Его структура дает информацию о годе, номере и подразделении выдачи приказа, что облегчает поиск и классификацию документов, а также упрощает их контроль и исполнение.
Примеры правильной нумерации приказов
В кадровом делопроизводстве нумерация приказов играет важную роль для организации и структурирования документооборота. Приведем примеры правильной нумерации приказов, которые помогут обеспечить четкость и последовательность в документообороте.
1. Порядковая нумерация
Один из самых распространенных способов нумерации приказов — это порядковая нумерация. При этом каждый последующий приказ получает номер, который на 1 больше, чем номер предыдущего приказа. Например:
- Приказ №1: О назначении нового сотрудника на должность
- Приказ №2: О повышении зарплаты сотрудников
- Приказ №3: О внесении изменений в штатное расписание
2. Нумерация по категориям
При нумерации приказов по категориям можно использовать буквенное обозначение категории и порядковый номер приказа внутри этой категории. Например:
- Приказ «А» №1: Организация обучения персонала
- Приказ «Б» №1: О закупке нового оборудования
- Приказ «В» №1: О проведении мероприятий по мотивации сотрудников
3. Нумерация по дате
Еще одним вариантом нумерации приказов является использование даты в нумерации. Каждый приказ получает номер, состоящий из даты и порядкового номера. Например:
- Приказ от 01.01.2023 №1: О принятии нового регламента внутренних процедур
- Приказ от 15.01.2023 №2: О введении новых стандартов безопасности
- Приказ от 01.02.2023 №3: О проведении анкетирования среди сотрудников
4. Нумерация с указанием года
Если важно отмечать год, к которому относится приказ, можно добавить год в нумерацию приказов. Например:
- Приказ 2023 №1: О внесении изменений в систему оплаты труда
- Приказ 2023 №2: О переводе сотрудника на другую должность
- Приказ 2023 №3: Организация тренинга для сотрудников
Выбор конкретного способа нумерации приказов зависит от внутренних правил организации и ее потребностей. Главное — создать систему нумерации, которая будет понятной и удобной для всех сотрудников, работающих с приказами.
Ведение и хранение документации с учетом нумерации приказов
В рамках кадрового делопроизводства нумерация приказов играет важную роль при ведении и хранении документации. Нумерация приказов позволяет организовать систематическое и структурированное хранение документов, что облегчает поиск и доступ к необходимой информации.
Принципы нумерации приказов
При нумерации приказов следует придерживаться определенных принципов:
- Уникальность номеров: каждый приказ должен иметь уникальный номер, который не повторяется в рамках всей организации;
- Хронологический порядок: приказы нумеруются в хронологическом порядке, чтобы отражать последовательность их утверждения;
- Систематичность: номера приказов должны иметь определенную систему, основанную на определенных критериях (например, год, отдел, тип приказа и т.д.).
Пример нумерации приказов
Пример систематической нумерации приказов:
- 2023/01/001 — первый приказ о найме нового сотрудника в отделе кадров;
- 2023/01/002 — второй приказ о продлении контракта с сотрудником;
- 2023/02/001 — первый приказ об увольнении сотрудника в отделе продаж и т.д.
Ведение документации
Ведение документации с учетом нумерации приказов требует следующих шагов:
- Создание реестра приказов: в реестре приказов фиксируются все приказы с указанием их номера, даты и сути;
- Регистрация и учет входящих и исходящих приказов: каждый приказ должен быть зарегистрирован и отражен в документации;
- Организация хранения документов: приказы должны быть хранены в соответствии с установленными требованиями безопасности, обеспечивая их целостность и конфиденциальность.
Хранение документации
Хранение документации с учетом нумерации приказов является важным аспектом эффективного кадрового делопроизводства:
- Физическое хранение: приказы могут быть хранены в специальных папках или архивных шкафах с учетом номеров;
- Электронное хранение: приказы могут быть сохранены в электронном виде на защищенных серверах или в электронном архиве с возможностью быстрого доступа;
- Архивное хранение: устаревшие приказы могут быть перенесены в архив, где они должны быть сохранены в течение установленного срока хранения.
Ведение и хранение документации с учетом нумерации приказов является важным аспектом управления кадровыми процессами, обеспечивающим эффективность и надежность системы кадрового делопроизводства.
Контроль и отчетность при использовании нумерации приказов
Контроль и отчетность при использовании нумерации приказов в кадровом делопроизводстве играют важную роль в обеспечении эффективности и точности работы службы. Он позволяет руководству и сотрудникам контролировать выполнение задач, устанавливать ответственность, а также проводить анализ эффективности работы и вносить необходимые коррективы.
Для обеспечения контроля и отчетности при использовании нумерации приказов необходимо следовать определенным принципам и руководствам. Важно иметь единые правила и методики нумерации приказов, а также актуальные справочники и соглашения.
Контроль и отчетность при использовании нумерации приказов в кадровом делопроизводстве являются важными инструментами для обеспечения организации процессов и достижения поставленных целей. Использование правильной нумерации приказов позволяет установить систему учета и отслеживания изменений, а также сделать работу более прозрачной и последовательной.
Кадровая документация включает в себя ряд приказов, форм и заявлений. Для адекватной ориентации в этом пространстве применяется система нумерации. Она является унифицированной, то есть нормируется определенными актами.
Как правильно нумеровать кадровые приказы?
Для чего нужна нумерация документов
В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день. Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация. Она решает следующие задачи:
- Быстрый поиск нужного акта.
- Удобное нахождение связей между несколькими документами (к примеру, между приказом о сокращении штата и приказом о расторжении трудового соглашения).
- Обеспечение правильного хранения документации.
- Систематизация актов на основании их содержания.
- Создание порядка регистрации бумаг.
- Упрощение классификации документов при их оформлении на хранение.
- Разделение распоряжений на группы.
Каждый документ имеет свой срок хранения. Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить. Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.
Как вести журнал регистрации приказов?
Что обозначает присвоение номера
Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:
- Длительный: 50 или 75 лет.
- Краткосрочный: 1 или 5 лет.
Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.
Вопрос: Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?
Посмотреть ответ
Особенности присвоения номера
Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:
- Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
- Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.
- Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.
Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять. Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс.
Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений. Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации. В обратном случае вероятна путаница.
Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:
- Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».
- Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».
В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными.
Какие бумаги подлежат нумерации
Нумерация служит для обозначения приказов. Последние представляют собой распорядительный документ, устанавливающий определенные правоотношения. Приказы принимаются руководителями фирмы. Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года. Подразделяются бумаги на эти основные группы:
- По персоналу фирмы. К примеру, это приказы о приеме на службу или увольнении.
- По главному направлению деятельности. К примеру, это Положение об охране труда.
- По административной работе. Это распоряжения по формированию охраны.
Все эти приказы должны быть пронумерованы.
Модели организации нумерации
Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:
- Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение. Нумерация выполняется от цифры 1. Исчисление будет вестись до конца года. С первого дня нового года нумерация вновь ведется с единицы. Цифра будет обозначать порядок поступления бумаги, а буква – содержание приказа, его вид. Между двумя этими символами, как правило, не ставится разделительный знак.
- Усложненный вариант. Подразумевает сквозную нумерацию. Документы подразделяются на различные группы. Буква будет указывать на группу, к которой принадлежит бумага.
- Сложный вариант. Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Для создания шифра нужно использовать несколько букв.
Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр.
Журнал регистрации приказов
Порядок присвоения обозначений распоряжениям не оговорен в законодательных актах. А потому следует вести журналы для регистрации документации. Регистрация приказов представляет собой копирование реквизитов с бумаги и фиксацию их в специальной форме. В журнале обязательно должны прописываться номера распоряжений. Количество журналов может быть различным. Это или один экземпляр на все формы распоряжений, или несколько книг для отдельных групп приказов. Рекомендован именно последний вариант. К примеру, в одном журнале содержатся приказы по главному направлению деятельности, в другом – распоряжения по персоналу.
ВАЖНО! Регистрация распоряжения наделяет последнее юридической силой.
У СВЕДЕНИЮ! Закон не регламентирует формы журналов регистрации. Поэтому утверждаться они могут сотрудниками компании.
Порядок присвоения номера
Рассмотрим порядок присвоения индекса:
- Распоряжения разграничиваются по отдельным группам. Группы могут выделяться на основании содержания документа, срока его хранения.
- Каждая из выделенных групп регистрируется в специальных формах. К примеру, это журналы, система электронного документооборота.
- Для нумерации конкретного приказа нужно посмотреть в журнал, проверить, какой именно индекс присваивается соответствующему документу. После этого бумаге присваивается необходимый номер.
ВАЖНО! Компании обязательно нужно зафиксировать собственный способ нумерации в локальных актах.
Примеры
Принятая нумерация фиксируется в инструкции. Этот документ является помощником сотрудникам, которые ведут кадровый документооборот. Рассмотрим пример нумерации:
- Символ П обозначает прием на работу.
- У – увольнение.
- ПР – перевод сотрудника на другую должность.
- О – отпуск.
- Н – нарушение дисциплины.
- К – прочие кадровые распоряжения.
Если принимается распоряжение, не относящееся к приведенным группам, можно не помечать его буквенным обозначением.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Бланк приказа
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где представлены правила оформления и бланка приказа. Они практически не изменились.
Локальными актами организации может быть предусмотрено выделение полужирным шрифтом:
- реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись»,
- а также отдельных фрагментов текста.
В новом стандарте уточняется, что приказы по основной деятельности и по личному составу изготавливаются на бланках формата А4 и должны иметь поля:
- 20 мм – левое (30 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет или «Постоянно»);
- 10 мм – правое;
- 20 мм – верхнее;
- 20 мм – нижнее.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Пример 1. Бланк приказа организации
Фрагмент документа
Рисунок В.7 «Образец бланка конкретного вида документа должностного лица» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
В случае составления документа на должностном бланке приказа можете взять за основу Рисунок В.7 из ГОСТ Р 7.0.97-2016, при этом:
- заменив вид документа «РАСПОРЯЖЕНИЕ» на «ПРИКАЗ» и
- подставив наименование своей организации и ее местоположение (населенный пункт).
Если в компании до этого такой бланк не использовался, то необходимо сначала его утвердить распорядительным документом или внести соответствующие дополнения в инструкцию по делопроизводству.
Состав реквизитов приказа
Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации – автора документа;
- вид документа (ПРИКАЗ);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
При этом факультативными реквизитами приказа являются:
- визы / грифы согласования;
- отметка об исполнителе;
- отметка о контроле;
- отметка о направлении в дело.
Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.
Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.
Реквизиты бланка приказа
Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1–3.
Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.
Пример 2. Расположение эмблемы на угловом бланке приказа
Пример 3. Расположение эмблемы на продольном бланке приказа
Если у автора документа есть вышестоящая организация, то она должна указываться над ним. Новый ГОСТ ввел в виде самостоятельных реквизитов такие, как наименование структурного подразделения – автора документа и должностного лица – автора. Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.
Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем. Оно располагается под наименованием организации. Обратите внимание, что как ранее (согласно ГОСТ Р 6.30-2003), так и сейчас (по ГОСТ 7.0.97-2016) вид документа указывается прописными буквами (например, ПРИКАЗ).
Дата документа соответствует дате его подписания, а не дате регистрации. Но по правилам делопроизводства приказ должен быть зарегистрирован в день подписания, поэтому у него эти даты всегда совпадают.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год – одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016, или
- словесно-цифровым способом: 5 июня 2016 г. (обратите внимание, что при таком способе в дате до 10 цифра «0» теперь не проставляется).
Часто в бланке приказа пишут дату словесно-цифровым способом и перед цифрой дня указывают предлог «от» или берут эту цифру в кавычки: «2» сентября 2018 г. В новом ГОСТ таких вариантов написания нет, но и делать это не запрещается. См. Пример 6.
Регистрационный номер документа – это идентификатор документа, состоящий:
- из порядкового номера документа,
- который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (например: индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.
Только каждый массив разновидностей приказов регистрируется отдельно, следовательно, имеет собственную валовую нумерацию в течение календарного года. Чтобы отделить один массив разновидностей приказов от другого, им и присваивают разные индексы. Во-первых, приказы подразделяют на следующие виды:
- по основной деятельности,
- административно-хозяйственным вопросам и
- личному составу.
Во-вторых, дополнительно их можно классифицировать в пределах каждой разновидности на еще более мелкие группы, чтобы группировать по правилам архивного хранения в разные дела с учетом сроков хранения. Например, приказы по личному составу удобно разделить на имеющие длительный срок хранения 50 лет (до 2003 года – 75 лет) и те, что должны храниться 5 лет (первым можно присваивать индекс «л/с», вторым – «л»; часто еще в качестве индекса используют номер дела по номенклатуре дел, в которое подшивается документ). К индексу (группы) всегда добавляют порядковый номер документа (внутри этой группы).
Указание места составления (издания) в приказе обязательно. Только фактически им становится населенный пункт из официального адреса организации, указанного при регистрации в ЕГРЮЛ. Он пишется в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Указывается на строчку ниже даты и номера документа.
Данный реквизит может не оформляться в приказе в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения (например: Московский городской педагогический университет).
Текст с заголовком
Заголовок к тексту приказа выражается словосочетанием, в котором опорным словом является имя существительное в предложном падеже («о чем?»). Как правило, опорное слово является отглагольным существительным, т.е. указывает на конкретное действие (назначение, создание), например: «О назначении сотрудника, ответственного за работу с обращениями граждан». Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.
При правильном выборе существительного, определяющего тему приказа, оно будет являться стержневым идентификатором при поиске документа.
Пример 4. Заголовок к тексту приказа (по общим правилам и согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)
По рекомендациям ведущих специалистов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) заголовок должен:
- занимать не более 5 строк общей длиною до 150 знаков;
- печататься без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться;
- начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.
В Методических рекомендациях заголовок к тексту предлагается центрировать и выделять полужирным шрифтом при оформлении приказа на продольном бланке (Пример 5). Видимо, для устранения конфликта между новым ГОСТ и Методическими рекомендациями в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и было включено пояснение для федеральных органов власти: «В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки».
Пример 5. Заголовок текста приказа органа власти на продольном бланке
О повышении доступности бесплатной медицинской помощи
гражданам Российской Федерации
Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов нужно отразить в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).
Пример 6. «Шапка» приказа федерального агентства
«Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4–5 строк» – это формулировка из п. 5.17 нового ГОСТ. В таком случае текст документа можно полностью перенести в СЭД в поле «Заголовок к тексту», по которому обычно работает поиск. В утратившем силу ГОСТ Р 6.30-2003 условие отсутствия заголовка было сформулировано иначе: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать».
Текст приказа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Приведем здесь те фрагменты п. 5.18 нового ГОСТ, которые имеют отношение к оформлению текста именно приказа:
Фрагмент документа
Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
- наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)… В совместных документах… от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии…
Пронумерованные пункты распорядительной части текста приказа могут форматироваться как обычные абзацы (см. фрагмент Методических рекомендаций далее) или как нумерованный список, в котором номера пунктов располагаются друг под другом левее текста (как в Примере 7). Здесь вы также можете увидеть разницу в написании ключевого слова: «ПРИКАЗЫВАЮ:» с новой строки или «п р и к а з ы в а ю:» в конце последнего абзаца констатирующей части текста.
Распорядительные документы могут иметь приложения. Они оформляются не под текстом отдельным реквизитом «отметка о приложении» (как, например, в письмах), а в виде ссылок в тексте. При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№» или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см. Пример 7.
Если приложение утверждается приказом, то в тексте перед его наименованием может указываться и прилагательное «прилагаемый» без скобок – этот вариант приводится в Методических рекомендациях (см. «!» во фрагменте Методических рекомендаций ниже).
Пример 7. Указание наличия приложения в тексте приказа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Фрагмент документа
Образец приказа из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
В соответствии с новым ГОСТ на первом листе утверждаемого документа в правом верхнем углу размещаем (Пример 8):
- слово «Приложение» и
- гриф утверждения с указанием данных распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Причем указываем, что утверждение произведено не приказом генерального директора, а именно приказом организации, если генеральный директор единственный имеет право издавать приказы (это самая распространенная схема работы и в примерах в ГОСТ Р 6.30-2003 и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 представлен именно такой вариант).
Если же документ лишь прилагается к приказу, но не утверждается им, то на приложении оформляем иную отметку – как в Примере 9.
Пример 8. Отметка о приложении на утвержденном нормативном документе
Пример 9. Отметка на неутверждаемом приложении
Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.
Согласование и подписание
Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.
Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.
Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10–12):
- должность лица, визирующего документ;
- его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
- дату визирования;
- если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).
Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.
Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.
Пример 10. Виза внутреннего согласования на проекте документа (без замечаний)
Пример 11. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)
Пример 12. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)
Если проект приказа должен быть согласован с должностными лицами, которые не являются сотрудниками организации, то это считается внешним согласованием и оформляется грифом согласования. В нем присутствуют те же элементы, что и в визе, только добавлено слово «СОГЛАСОВАНО» (все буквы прописные, без кавычек, в конце двоеточие не ставится):
Пример 13. Гриф внешнего согласования на проекте документа (без замечаний)
Грифы согласования могут оформляться на отдельном листе согласования или на лицевой стороне подлинника документа ниже реквизита «подпись» слева.
Единых правил оформления листа согласования не существует, поэтому приведем наиболее распространенный вариант (Пример 14). Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем делопроизводственной службы или ответственным исполнителем. Лист согласования прилагается к проекту документа.
В соответствии с приложением к п. 3.3.2 Методических рекомендаций, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Но при этом на основном документе (в тексте приказа) в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования (под реквизитом «подпись» слева) делается отметка «Лист согласования прилагается».
Пример 14. Лист согласования с грифами внешнего согласования (в образце не были использованы реальные должности и Ф.И.О. чиновников)
При внутреннем согласовании визы тоже часто располагают на листе согласования (напомним, что в визе не будет слова «СОГЛАСОВАНО» и в должности будет отсутствовать наименование организации).
Согласование – это выражение согласия или несогласия, частичного согласия с проектом текста документа, т.е. возможна его корректировка до идеального состояния. При наличии замечаний к документу визу / гриф согласования оформляют:
- прямо с текстом этого короткого замечания (см. Примеры 12 и 17) либо
- пишут, что замечания прилагаются, чтобы подробно изложить их на отдельном листе (Пример 11). Но как их тогда оформить? Единых правил не существует, поэтому предлагаем вам возможные варианты в Примерах 15 и 16.
Пример 15. Замечания к проекту документа (в образце не использовалось реальное Ф.И.О. чиновника)
Пример 16. Замечания к проекту документа
При несогласии с текстом проекта документа согласующее лицо не может отказаться от его визирования, т.к. это является его обязанностью, закрепленной либо в должностной инструкции, либо в регламенте прохождения документа, либо в инструкции по делопроизводству, но можно объяснить свое несогласие:
Пример 17. Ситуация и пример визы согласования
Допустим, в приказе есть пункт об утверждении состава рабочей группы по проверке документации. При визировании документа начальник юридического отдела высказал свое несогласие на проекте приказа собственной визой, мотивируя это так:
Коммерческая организация может воспользоваться правилом, которое применяется при согласовании проектов нормативных правовых актов федеральными органами исполнительной власти:
Фрагмент документа
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009)
3…При наличии возражений проект нормативного правового акта визируется с замечаниями, которые оформляются на бланке федерального органа исполнительной власти, подписываются соответствующим руководителем (его заместителем) и прилагаются к указанному проекту (его копии) либо создаются в форме электронного документа и подписываются руководителем (его заместителем) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
Если согласование происходит внутри СЭД, то его результаты можно распечатать, как и любой другой отчет (см. Пример 18).
Если визирование или внешнее согласование оформлялось на листе согласования, то он является неотъемлемой частью того документа, к которому относится, и храниться должен вместе с ним в течение того же срока, что и основной документ.
Если согласование происходит в электронной форме, а приказ подписывается на бумаге традиционным рукописным способом, то лист согласования необходимо распечатать и приложить к документу (Пример 18).
Если приказ подписывается электронной подписью и визируется также в электронной форме, то приказ и лист согласования формируются в электронное дело. Данный вопрос нормативно не урегулирован, потому единого мнения по нему нет. Но принимая во внимание, что лист согласования является неотъемлемой частью документа, хранить части документа в разных системах автору статьи представляется нелогичным.
Пример 18. Лист согласования, сформированный в СЭД
Тут стоит прояснить еще один нюанс. ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввел новый реквизит «отметка об электронной подписи», при этом в п. 5.23 говорит, что она «используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью… место размещения отметки… должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи на аналогичном документе на бумажном носителе». Данная отметка может быть использована только в реквизите «подпись». Кстати, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводится единственный пример оформления такой отметки (см. ниже), который подразумевает отображение номера сертификата, выданного удостоверяющим центром, но он есть только у усиленных квалифицированных подписей, его получение стоит денег.
Поэтому «для внутреннего потребления», в т.ч. при согласовании документа внутри организации, обычно используют простую электронную подпись, поддерживаемую СЭД совершенно бесплатно. Вход в систему при помощи пароля и логина уже может использоваться СЭД для идентификации пользователя. Если согласование будет проходить в электронной форме именно таким способом, это необходимо закрепить в ЛНА компании.
В Примере 18 показано, что в распечатке из СЭД может просто содержаться информация о факте прохождения согласования в СЭД (отмечено «1»), а вот подпись будет стоять того лица, кто уполномочен подтверждать эти сведения («2» там же).
Фрагмент документа
Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
После согласования со всеми заинтересованными лицами приказ подлежит рассмотрению руководителем. В случае одобрения он его подписывает. Реквизит «подпись» включает:
- наименование должности;
- собственноручную подпись (которая в случае подписания электронного оригинала заменяется на отметку об электронной подписи);
- расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Пример 19. Подпись на бумажном документе
В Примере 20 показано, как оформить отметку об электронной подписи, если эта подпись является усиленной квалифицированной, поэтому у нее есть сертификат. Если же документ был подписан простой электронной подписью, то визуализировать это придется иначе, например, это можно сделать так, как показано в Примере 21.
Пример 20. Визуализация усиленной квалифицированной электронной подписи на электронном документе (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Пример 21. Визуализация простой электронной подписи на электронном документе (не по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Возможность проведения данной процедуры согласования подтверждают и Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)
40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
Единоличный исполнительный орган (обычно это гендиректор) может делегировать свое право подписи приказов иным лицам, что оформляется документально (обычно приказом).
Право передачи полномочий по подписанию приказов единоличным исполнительным органом общества другому лицу также может быть отражено в уставе общества. Однако и в этом случае обычно право издания приказов если и делегируется, то лицам, занимающим конкретные должности, в ведении которых находятся конкретные вопросы деятельности.
При подписании документа лицом, назначенным исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием этого статуса (см. Примеры 22–23). Обратите внимание: на вакантную должность назначить работника исполняющим обязанности нельзя. Единственное исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления (в настоящее время чаще всего бюджетными организациями) в течение не более 2-х месяцев (п. 2 разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»).
Пример 22. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора
Пример 23. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора
Но бывает и иначе – человек уже работает в организации на какой-то должности (например, финансовым директором), но во время отсутствия генерального директора (по причине болезни или отпуска) назначается временно исполняющим его обязанности (т.е. к его основному функционалу добавили дополнительный, а должность осталась прежней). Тогда подпись, по мнению автора статьи, может быть оформлена так, как показано в Примере 24 (хотя обычно организации используют в этой ситуации вариант из Примера 22).
Пример 24. Оформление подписи лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего работника (в данном примере – генерального директора)
Если же подписание распорядительного документа входит в состав основных полномочий должностного лица (делегировано ему), то в реквизите «подпись» указывается только его «обычная» должность по трудовому договору:
Пример 25. Подписание документа лицом, имеющим право подписи в соответствии с распределением обязанностей или по доверенности
В п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности подписывающего приказ и расшифровку личной подписи (Ф.И.О.) вносятся от руки (способ не определен, возможно путем зачеркивания1) или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед первоначально напечатанным наименованием должности лица, если документ подписывает иное должностное лицо.
Пример 26. Внесение изменений в реквизит «подпись» в уже распечатанный документ или на унифицированной форме
При подписании документа на бланке должностного лица наименование должности в реквизите «подпись» не указывается, т.к. оно «перемещается» выше в бланк (см. отметки «1» и «2» в Примере 28).
Пример 27. Подпись на документе, оформленном на должностном бланке
Отметки
Реквизит «отметка об исполнителе» в приказах оформлять не принято, однако и не запрещено (в т.ч. новым ГОСТ Р 7.0.97-2016). Фамилия, инициалы и подпись ответственного исполнителя, подготовившего проект приказа, проставляются в первой визе согласования приказа. Однако сотрудникам-исполнителям может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом приказа, а лист согласования документа им не рассылался (если визы собирались не на самом документе), поэтому проставление в приказе отметки об исполнителе автор статьи считает оправданным.
При ее оформлении самая распространенная ошибка – включение в нее сокращения «Исп.» или слова «Исполнитель». Этого делать не нужно, т.к. названия реквизитов не указывают при их оформлении на документах.
В соответствии с п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка об исполнителе оформляется под реквизитом «подпись» с левой стороны листа. В новом стандарте данная отметка дополнена элементами (они указываются по желанию организации, образец показан в Примере 30 и отмечен «2»):
- наименование должности,
- структурного подразделения и
- электронного адреса исполнителя.
На приказах может проставляться в правом верхнем углу отметка о контроле (отмечено «1» там же). Снятие с контроля и направление документа в дело оформляется отметкой о направлении документа в дело («3» там же).
После подписания приказ передается в службу делопроизводства для регистрации, рассылки по исполнителям и их ознакомления, а также подшивки подлинника документа в дело.
Если ознакомление с приказом происходит непосредственно на документе, то отметка об ознакомлении2 оформляется на лицевой или оборотной стороне и может выглядеть (единых требований нет) как в Примерах 28 и 30 (см. «4»).
Пример 28. Отметка об ознакомлении
Обратите внимание: оформлять ознакомление исполнителей с приказами по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам непосредственно на документе не принято, поэтому если вы хотите придерживаться этого подхода, то его необходимо закрепить в ЛНА. А вот ознакомление с приказами по личному составу как раз принято оформлять на лицевой стороне ниже подписи и виз (если таковые были). Чтобы не спутать отметку об ознакомлении с визой, первую из них и начинают словами «С приказом ознакомлены:».
Итак, чаще всего с приказом по основной или административно-хозяйственной деятельности знакомят следующим способом:
- традиционным: снимают бумажную копию и рассылают исполнителям (без ее заверения), либо
- более современным образом: рассылают электронную копию приказа по электронной почте или транслируют ее с использованием СЭД.
Это не касается приказов, с которыми работник должен быть ознакомлен под личную подпись (в силу требований законодательства). В этом случае придется либо сделать лист ознакомления, либо дать работнику поставить свою подпись и дату ознакомления в оригинале приказа.
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа, поэтому не надо включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…». Унифицированной формы указателя (списка, листа) рассылки нормативными документами не предусмотрено, поэтому предложим его возможный вариант в Примере 29. Обратите внимание: исполнитель подписывает указатель рассылки (см. «!»).
Пример 29. Указатель рассылки документа
После ознакомления всех заинтересованных лиц на приказе оформляется отметка о направлении документа в дело (см. «3» в Примере 30) и он подшивается в дело, например: «Приказы генерального директора по основной деятельности».
Такая отметка определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает:
- фразу «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года;
- должность лица, оформившего отметку, подпись и дату.
Приказы по основной деятельности в организациях, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранятся постоянно до передачи на хранение в государственный или муниципальный архив. В остальных организациях они хранятся до ликвидации организации. Именно так надо понимать срок «Пост. » в п. «а» ст. 19 Перечня3 с учетом текста в сноске .
Пример 30. Приказ по основной деятельности