График пересмотра должностных инструкций образец

Должностная инструкция — это важный документ, определяющий ожидания работодателя к сотруднику и описывающий его обязанности, права и ответственность. Однако, в процессе работы команды могут возникать необходимость внести изменения в должностные инструкции.

Внесение изменений в должностную инструкцию подразумевает определенный порядок действий. Во-первых, необходимо провести анализ текущей должностной инструкции и выявить необходимость внесения изменений. Это может быть связано с изменением роли сотрудника в компании, появлением новых задач или изменением внутренних процессов.

После анализа необходимо определить конкретные изменения, которые необходимо внести в должностную инструкцию. Для этого можно провести собрание с участием сотрудников, которые непосредственно связаны с данной должностью, и обсудить предлагаемые изменения. Важно учесть мнения и предложения сотрудников, так как они обладают опытом работы и могут внести ценный вклад в улучшение процессов.

Важность обновления должностной инструкции

Должностная инструкция является основным документом, который описывает обязанности, ответственность и компетенции, необходимые для выполнения конкретной должности в организации. Однако, в процессе работы компания может сталкиваться с изменениями внутренних и внешних факторов, которые могут повлиять на должностные обязанности и требования сотрудников.

Обновление должностной инструкции является важным процессом, так как оно позволяет компании быть в курсе изменений и обеспечивает более точное и эффективное выполнение задач. Вот несколько причин, почему обновление должностной инструкции является неотъемлемой частью успешного управления:

1. Соответствие требованиям рынка: Обновление должностной инструкции позволяет компании адаптироваться к изменяющимся требованиям бизнес-среды. Новые требования и стандарты могут появиться в отрасли, и чтобы оставаться конкурентоспособной, компания должна адекватно реагировать на эти изменения.
2. Улучшение организации и производительности: Правильно обновленная должностная инструкция может помочь оптимизировать процессы и повысить эффективность работы. Изменение должностных обязанностей и добавление новых компетенций может помочь сотрудникам более эффективно выполнять свою работу и достигать поставленных целей.
3. Повышение мотивации и эффективности сотрудников: Обновление должностной инструкции позволяет более точно определить задачи и ожидания, что в свою очередь помогает сотрудникам лучше ориентироваться в своих обязанностях. Это создает более четкую рамку для работы и помогает улучшить мотивацию персонала, а также повысить его эффективность.
4. Предотвращение конфликтов и недоразумений: Изменения в должностных обязанностях могут стать причиной конфликтов и недоразумений между сотрудниками и руководством. Регулярное обновление должностной инструкции помогает предотвратить такие ситуации и улучшить коммуникацию внутри компании.

Обновление должностной инструкции необходимо проводить регулярно, особенно при изменении организационной структуры, внедрении новых технологий или изменении требований от рынка. Это позволяет компании быть гибкой и адаптироваться к переменам, а также обеспечивает эффективное функционирование организации в целом.

Как вносить изменения в должностную инструкцию

Должностная инструкция – это документ, описывающий задачи, обязанности и ответственность сотрудника, а также требования к его квалификации и навыкам. В процессе работы может возникнуть необходимость внесения изменений в должностную инструкцию, чтобы она соответствовала актуальным требованиям и условиям работы. Вот несколько шагов, которые помогут вам внести изменения в должностную инструкцию.

1. Определите цель изменений. Прежде чем приступить к внесению изменений, определите, почему они необходимы. Возможно, изменения требуются из-за изменения бизнес-процессов, внедрения новых технологий или изменения требований к должности. Четко определите цель изменений, чтобы направить процесс в нужное русло.
2. Анализируйте текущую инструкцию. Проанализируйте текущую должностную инструкцию и выявите, какие части нуждаются в изменениях. Обратите внимание на устаревшие задачи или обязанности, отсутствие необходимых требований или описания новых процессов и ролей.
3. Консультируйтесь с сотрудниками и руководством. Проведите совещание с сотрудниками, занимающими данную должность, и выясните их мнение и предложения по внесению изменений. Также обсудите возможные изменения с руководством компании, чтобы получить их одобрение и поддержку.
4. Оформите изменения в письменном виде. Создайте новую редакцию должностной инструкции, внесите все необходимые изменения и добавления. При необходимости уточните требования, задачи и обязанности. Убедитесь, что новая редакция точно отражает все текущие требования и новые задачи.
5. Получите согласование и утверждение. Представьте новую редакцию должностной инструкции руководству компании для согласования и утверждения. Возможно, вам потребуется обсудить изменения на совещании или внести дополнительные коррективы на основе рекомендаций или требований руководства.
6. Распространите изменения. После утверждения новой редакции должностной инструкции, обеспечьте ее распространение среди сотрудников. Убедитесь, что каждый сотрудник, занимающий данную должность, получил доступ к обновленной инструкции и ознакомился с ней.

Внесение изменений в должностную инструкцию – это важный процесс, который требует взаимодействия сотрудников и руководства компании. Правильно проведенное обновление должностной инструкции поможет улучшить работу сотрудников и обеспечить соответствие требованиям современного бизнеса.

Порядок проведения анализа исходной должностной инструкции

Для обновления должностной инструкции необходимо провести анализ исходной версии. Это позволит выявить необходимые изменения, обновить содержание инструкции и сделать ее более актуальной. Анализ исходной должностной инструкции можно провести следующим образом:

1. Ознакомление с исходной должностной инструкцией. Необходимо внимательно прочитать и изучить содержание инструкции, определить структуру и последовательность описания обязанностей сотрудника.
2. Идентификация устаревших информаций. В процессе анализа следует обратить внимание на устаревшие или неактуальные сведения, которые необходимо обновить. Например, изменились названия отделов или подразделений, требования к квалификации сотрудника и т. д.
3. Выявление пробелов и недостатков. Анализ должностной инструкции позволяет определить возможные пробелы и недостатки в описании должностных обязанностей. Например, отсутствие описания определенных задач или непонятность в формулировках.
4. Сравнение с текущими требованиями и стандартами. Важно проверить инструкцию на соответствие текущим требованиям и стандартам в организации или отрасли. Например, сравнить описания обязанностей с актуальными регламентами или нормативными документами.
5. Корректировка и обновление. После проведения анализа необходимо внести корректировки и обновить содержание должностной инструкции. Исправить устаревшие сведения, заполнить пробелы и недостатки, а также привести инструкцию в соответствие с требованиями и стандартами.

Анализ и обновление должностной инструкции являются важными шагами в процессе ее изменения. Это позволяет сохранить актуальность и эффективность инструкции, а также обеспечить соответствие обязанностей сотрудника требованиям организации и отрасли.

Шаги по определению необходимых изменений

Обновление должностной инструкции является важным этапом в развитии компании или организации. Чтобы внести необходимые изменения, необходимо следовать определенным шагам:

1. Изучите текущую должностную инструкцию: В первую очередь, необходимо внимательно изучить текущую должностную инструкцию. Определите, какие изменения необходимо внести и почему. Учтите текущие недостатки и проблемы, которые возникают в рамках выполнения текущих обязанностей.
2. Проведите анализ: Основываясь на изучении текущей должностной инструкции, проведите анализ, чтобы определить, какие изменения требуются. Рассмотрите потребности, требуемые навыки и компетенции, а также ожидаемые результаты работы.
3. Создайте список изменений: На основе проведенного анализа, создайте список изменений, которые необходимо внести в должностную инструкцию. Укажите приоритетность каждого изменения и объясните, какое значение оно имеет для компании. Обратитесь к вышестоящему руководству и заинтересованным сторонам для подтверждения списка изменений.
4. Разработайте новые обязанности и требования: Опишите новые обязанности и требования в соответствии с определенными изменениями. Детализируйте каждую обязанность и требование, чтобы убедиться, что роли персонала ясны и конкретны.
5. Проведите консультации и согласования: Проведите консультации с вовлеченными сторонами, включая сотрудников, руководителей, HR-специалистов и других ключевых заинтересованных лиц. Обсудите предлагаемые изменения и соберите обратную связь и рекомендации. После этого проведите согласование с вышестоящим руководством.
6. Внесите изменения в должностную инструкцию: Внесите все необходимые изменения в текущую должностную инструкцию. Обратите внимание на структуру и ясность изложения, чтобы облегчить восприятие и понимание новых обязанностей и требований.
7. Объявите об изменениях: После окончательной версии должностной инструкции, объявите об изменениях всем заинтересованным сторонам. Предоставьте им доступ к обновленной инструкции и расскажите о внесенных изменениях, их последствиях и причинах.

Как оценить эффективность текущей должностной инструкции

Оценка эффективности текущей должностной инструкции является важным этапом в процессе ее обновления. Чтобы иметь представление о том, насколько инструкция отвечает потребностям организации и ее сотрудников, следует провести следующий анализ.

1. Изучите фактическое выполнение инструкции сотрудниками. Наблюдайте и анализируйте, насколько сотрудники следуют инструкции в процессе выполнения своих рабочих задач. Обратите внимание на то, насколько эффективно и результативно происходит работа в рамках текущей инструкции.
2. Проведите опрос или интервью с сотрудниками. Необходимо выяснить, какие проблемы и сложности имеются при работе с текущей инструкцией. Спросите сотрудников о том, насколько информация в инструкции ясна и понятна, а также насколько она соответствует современным требованиям и потребностям на рабочем месте.
3. Анализируйте отзывы и рекомендации руководителей. Обратитесь к руководителям отделов и подразделений организации и задайте им вопросы о том, насколько инструкция отражает реальность и удовлетворяет потребности их подчиненных. Такой анализ позволит получить полноценное представление о том, насколько актуальны и эффективны текущие инструкции.
4. Используйте анализ процессов и системы оценки компетенций. Возможно, в организации уже существуют процессы и системы оценки компетенций сотрудников. При анализе этих данных можно выявить проблемные моменты, на которые стоит обратить внимание при обновлении должностной инструкции.
5. Проводите внутренние аудиты. Внутренний аудит позволяет детально изучить существующие процессы в организации и определить, насколько они соответствуют целям и потребностям бизнеса. В ходе аудита следует обращать внимание на актуальность, понятность и применимость текущей должностной инструкции.

После проведения всех анализов и оценок, необходимо собрать всю полученную информацию, проанализировать ее и определить необходимые изменения и улучшения должностной инструкции. Результаты анализа помогут сориентироваться в том, какие изменения необходимо внести в инструкцию и в каком направлении развивать работу сотрудников в организации.

Как составить план изменений в должностной инструкции

Должностная инструкция – это документ, который описывает основные обязанности и права сотрудника на определенной должности. В процессе работы компании может возникать необходимость внесения изменений в должностные инструкции для уточнения или расширения задач сотрудника.

Чтобы рационально и эффективно внести изменения в должностную инструкцию, необходимо составить план действий. Этот план будет определять последовательность шагов, которые необходимо выполнить для успешного обновления инструкции.

Шаг 1: Определить цель

Первым шагом является четкое определение цели изменения в должностной инструкции. Цель может быть различной – добавление новых обязанностей, изменение существующих задач, уточнение роли сотрудника. Определение цели поможет сконцентрироваться на конечном результате и провести изменения в инструкции целенаправленно.

Шаг 2: Анализировать существующую должностную инструкцию

Вторым шагом является детальный анализ существующей должностной инструкции. Необходимо выявить те моменты, которые требуют изменений и дополнений. Для этого можно обратиться к наблюдениям, отзывам сотрудников, а также к другим сотрудникам, занимающим похожую должность.

Шаг 3: Определить новые задачи и обязанности

На третьем шаге необходимо определить новые задачи и обязанности, которые будут внесены в должностную инструкцию. Для этого можно провести консультации со специалистами, проконсультироваться с руководством.

Шаг 4: Составить проект изменений

Четвертым шагом является составление проекта изменений. В этом проекте должны быть указаны все внесенные изменения, новые задачи и обязанности. Кроме того, необходимо предусмотреть сроки внедрения изменений и отметить ответственного за их реализацию.

Шаг 5: Провести консультацию и согласование

На пятом шаге необходимо провести консультацию и согласование проекта изменений с руководством и другими заинтересованными сторонами. В ходе консультаций могут быть внесены дополнения и уточнения в проект изменений.

Шаг 6: Утвердить изменения

После проведения консультаций и согласования необходимо утвердить изменения в должностной инструкции. Это может быть осуществлено путем подписания соответствующего приказа или решения руководства.

Шаг 7: Реализация изменений

На последнем шаге необходимо осуществить реализацию изменений в должностной инструкции. Руководство должно информировать сотрудников о внесенных изменениях и они должны быть готовы выполнять новые задачи и обязанности, указанные в обновленной инструкции.

Составление плана изменений в должностной инструкции позволяет провести обновление инструкции систематически и организованно, облегчая процесс внедрения изменений в работу компании.

Создание новой должностной инструкции: советы для составления

Создание новой должностной инструкции – ответственный процесс, который требует тщательного подхода и учета всех особенностей конкретной должности. Для составления качественной инструкции следует руководствоваться следующими советами:

• Определите цели должностной инструкции. Перед началом работы определите, какие цели вы хотите достичь с помощью данной инструкции. Это может быть уточнение обязанностей и ответственностей сотрудника, повышение эффективности работы, установление стандартов и т.д. Ясные цели помогут вам составить более точный и полезный документ.
• Анализируйте должность и ее требования. Прежде чем приступать к непосредственному написанию инструкции, изучите должность и ее требования внимательно. Обратите внимание на основные функции и задачи, компетенции и навыки, а также на взаимодействие с другими сотрудниками и отделами.
• Структурируйте информацию. Для удобства чтения и понимания должностной инструкции разделите ее на несколько разделов и подразделов. Используйте номерацию или маркировку для более наглядного представления информации.
• Опишите обязанности и ответственности сотрудника. В главной части инструкции детально опишите все обязанности и ответственности, которые должен выполнять сотрудник на данной должности. Указывайте конкретные действия, процедуры или стандарты, которые следует соблюдать.
• Укажите процедуру контроля и отчетности. Определите, как будет осуществляться контроль выполнения задач и обязанностей сотрудника. Укажите, какие отчеты должны быть представлены и кому.
• Заключите инструкцию соответствующими правовыми или этическими указаниями. Для полноты и информативности инструкция должна содержать соответствующие правовые и/или этические указания, которые регулируют деятельность сотрудника на данной должности.
• Регулярно обновляйте инструкцию. Должностная инструкция должна быть подвергнута регулярному обновлению и пересмотру для учета изменений в организации, требований должности и других факторов. Обновляйте инструкцию при необходимости и уведомляйте сотрудников об изменениях.

Составление должностной инструкции – важный этап в организации работы и повышении эффективности деятельности каждого сотрудника. Вышеуказанные советы помогут вам разработать качественную и информативную инструкцию, которая станет надежным руководством для сотрудников на конкретной должности.

Организация фаз внедрения изменений в должностную инструкцию

Внесение изменений в должностную инструкцию является важным процессом для организации.

Оно позволяет обеспечить соответствие должностных обязанностей современным требованиям и задачам компании.

Чтобы успешно обновить должностную инструкцию, следует организовать фазы выполнения изменений.

1. Анализ и планирование. В этой фазе необходимо определить цель обновления должностной инструкции, а также проанализировать текущую инструкцию и выявить недостатки или несоответствия.На этом этапе также необходимо определить группу ответственных сотрудников, которые будут принимать участие в обновлении.
2. Разработка концепции. В этой фазе необходимо разработать концепцию обновления должностной инструкции.Это может включать в себя определение области ответственности сотрудника, определение его задач и целей, а также операционных процессов, которые он выполняет.
3. Утверждение и согласование. После разработки концепции необходимо провести утверждение и согласование изменений с руководством компании и другими заинтересованными сторонами.Это позволит убедиться в правильности и целесообразности проводимых изменений.
4. Внедрение изменений. На этом этапе происходит внедрение изменений в должностную инструкцию.Сотрудники должны быть ознакомлены с обновленной инструкцией, а также произведены необходимые корректировки в организационных процессах и системах.
5. Мониторинг и анализ. После внедрения изменений необходимо провести мониторинг и анализ результатов.На этом этапе можно выявить, насколько успешно были внедрены изменения, а также выявить дополнительные потребности или необходимость дальнейших корректировок.
6. Обратная связь и корректировка. После анализа результатов необходимо предоставить обратную связь и провести необходимые корректировки.Это может включать в себя внесение дополнительных изменений в должностную инструкцию или в организационные процессы.

Организация фаз внедрения изменений в должностную инструкцию поможет обеспечить эффективность и успешность процесса обновления.

Сотрудники будут в курсе изменений, а управление сможет контролировать и анализировать результаты изменений.

Эффективный контроль и обновление должностных инструкций

Должностные инструкции являются важным инструментом в управлении и организации работы сотрудников. Они определяют компетенции, обязанности и полномочия каждого сотрудника в рамках его должности.

Однако, в современной динамичной среде бизнеса должностные инструкции должны постоянно обновляться и контролироваться, чтобы отражать изменения в организации и требования рынка. Это гарантирует эффективность работы сотрудников и соответствие компании современным стандартам.

• Установите ответственность. Ответственное лицо должно быть назначено для обновления и контроля должностных инструкций. Это может быть HR-специалист или представитель руководства, обладающий достаточной компетенцией в данной области.
• Анализируйте изменения. Постоянно следите за изменениями в организации, внешней среде и требованиями рынка. Оцените, какие из этих изменений могут потребовать внесения изменений в должностные инструкции.
• Определите приоритеты. Определите, какие изменения в должностных инструкциях наиболее срочны и критичны. Они могут быть связаны с введением новых процессов, изменением организационной структуры или внесением обновлений в законодательство. Проанализируйте влияние этих изменений на работу сотрудников и приоритизируйте их соответствующим образом.
• Обновите инструкции. Внесите изменения в должностные инструкции, основываясь на проведенном анализе. Обратите внимание на ясность и понятность новых инструкций, чтобы сотрудники могли легко понять свои обязанности и полномочия.

Уведомите сотрудников. После внесения изменений в должностные инструкции, необходимо уведомить сотрудников об этих изменениях. Проведите совещание или распространите новые инструкции по электронной почте. Объясните причины изменений и отвечайте на вопросы сотрудников.

Периодически рецензируйте инструкции. Важно установить процесс периодического контроля и обновления должностных инструкций. Назначьте конкретные сроки и ответственных лиц для проведения этого процесса. Рекомендуется проводить рецензии инструкций не реже одного раза в год.

Обновление должностных инструкций является важным составляющим успешного управления персоналом и развития бизнеса. Создайте эффективные процессы контроля и обновления инструкций, чтобы обеспечить соответствие сотрудников современным требованиям и стандартам.

Коротко о том, что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – это один из основных документов организации, посредством которого регламентируются функции, ответственность, права и условия работы каждого сотрудника компании. Сейчас наличие документа не является строго обязательным, тем не менее, во многих фирмах, он по-прежнему имеет распространение.

Что такое должностная инструкция

Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Должностные инструкции или регламенты обязательно должны быть у госслужащих, например у работников федеральных министерств и ведомств, сотрудников местных муниципалитетов, военнослужащих и сотрудников полиции.

Для чего нужен приказ

Просто так взять и поменять какие-то строчки в должностной инструкции работника предприятия нельзя. Это довольно серьезная процедура, которая включает в себя несколько этапов и самым первым является издание приказа о внесении изменений.

Приказ – это распорядительный акт, на основании которого другие сотрудники компании реализуют начальственные указания.

Отсутствие приказа в случае проверок деятельности организации государственными надзорными органами может привести к административному наказанию директора и самого юридического лица.

Для каких целей используется

Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.

В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.

Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.

Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.

Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.

Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.

А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:

1. Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
2. Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
3. Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
4. Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.

Должностная инструкция в 2021 году

Если работник не согласен

При трудоустройстве трудовая функция фиксируется двумя способами:

• описывается в ТД, если инструкция оформлена отдельным документом;
• фиксируется в ДИ, когда она часть ТД.

В обоих случаях отсутствие подписи на ЛНА не делает трудовую функцию (обязательные обстоятельства) несогласованной — она регламентируется ТД или считается согласованной, что подтверждается наличием подписи на ТД (для второго случая это установлено апелляционным определением ВС Республики Татарстан от 27.04.2021 по делу № 33-6229/2-15).

Для внесения изменений действует основное правило — корректировка должностных обязанностей работника возможна только после подписания допсоглашения к ТД. В остальных случаях отсутствие подписи не является подтверждением того, что работник не согласен с новой редакцией ДИ, и прямым основанием для:

• привлечения к дисциплинарной ответственности;
• увольнения.

Запомнить

1. Должностная инструкция не является обязательным документом.
2. Грамотно составленная должностная инструкция может помочь и работнику, и работодателю.
3. Не стоит переписывать в должностную инструкцию все нормы из кодексов и законов.
4. Избегайте в инструкции общих фраз и выражений.

Изменения положений ди по уведомлению

Совсем иной действует порядок изменения должностной инструкции по инициативе работодателя, когда руководитель принял решение и вносит корректировки, не получив согласия сотрудника. В соответствии со ст. 74 ТК обязательно оформляется официальное уведомление.

Справка. Если работодатель вносит изменения в соответствии со ст. 74 ТК, а работник не согласен с меняющимися условиями и предложенными вариантами продолжения трудовых отношений, договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК.

Инструкции по охране труда: досрочный пересмотр

Приказ об охране труда свидетельствует (Пунктом 5.7), что существует несколько ситуаций, когда досрочный пересмотр инструкций по охране труда является обязательным. К таким случаям можно отнести:

• Когда приказ об охране труда применяется для пересмотра отраслевых и межотраслевых типовых инструкций, на основе которых разрабатывались инструкции предприятия;
• Когда организация занимается внедрением новых технологий или переходит на новую технику;
• Если на производстве произошла авария или работники получили травмы, сотрудникам диагностировали профессиональные заболевания, причину которых выделяют в трудовых условиях (и это подтверждено профессиональным расследованием);
• Органы охраны труда могут заказать досрочно пересмотреть инструкцию в Москве и не только.

Инструкции могут быть продлены на следующий срок даже в ходе пересмотра, но исключительно, если трудовые условия или требования к условиям работы не поменялись. В Москве заказать пересмотр инструкций можно у специалистов нашего портала по разумной цене, а после пересмотра важно, чтобы обновленные материалы были доступны для ознакомления. Например, представлены на доске объявлений на производстве или опубликованы на сайте.

Как оформить приказ, особенности документа

К оформлению приказа, так же как и к его содержанию, никаких особых требований закон не предъявляет. Это обозначает одно: составлять его можно на простом листке бумаги, при этом допустимо делать текст как отпечатанным, так и рукописным. Правда, приказ, сделанный в электронной форме, после окончательной подготовки следует обязательно распечатать, чтобы все, кого он касается, могли поставить в нем свои подписи.

Как учитывать и хранить

Приказ, как один из основных документов, регулирующих деятельность организации, подлежит определенному учету. Для этого сведения о нем нужно внести в специальный учетный журнал, где достаточно сделать отметку о дате его выпуска и номере. После этого готовый и подписанный всеми заинтересованными лицами бланк следует подшить туда же, где уже лежат другие аналогичные бумаги.

Классификация

Существуют два вида должностных инструкций:

1. Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
2. Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.

Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.

Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.

Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.

А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься.

Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.

Кто разрабатывает

Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.

Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.

Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.

Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.

Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же. Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.

Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.

Нюансы подготовки

У ИП. Предприниматель — сам себе руководитель. Составлять для самого себя инструкции нет смысла. ИП может сам определять объем работы, внутренние документы ему не нужны — наказать самого себя за неисполнение он все равно не сможет.

Например, кассир замещает бухгалтера во время его отпуска или больничного, заместитель выполняет работу директора во время командировки. За это им устанавливают доплату. Но и ответственность повышается — человек отвечает за работу не только по своей должности, но и по той, что он совмещает.

Обеспечение безопасных условий труда

Охрана труда предполагает, что с обновлениями нужно ознакомить сотрудников. К другим обязанностям руководителя относят следующие действия:

• Обеспечить безопасность сотрудников при их работе в здании или других сооружениях. А также соблюдать охрану труда при манипуляциях с рабочими инструментами, сырьем и другими материалами.
• Поработать над обеспечением охраны труда и её соблюдением на рабочем месте.
• Обеспечить и проследить за правильным использованием в рабочем процессе приборов индивидуальной защиты, а также коллективной защиты. Важно, чтобы рассматриваемые средства имели все необходимые сертификаты и лицензии.
• Создавать условия труда, соответствующие актуальным требованиям по безопасности.
• Следить за соблюдением трудового режима и отдыха сотрудников.
• Выполнять работы по инструктажу сотрудников по безопасной работе и её выполнению. Если работник не прошел рассматриваемый инструктаж, важно не допустить его к выполнению обязанностей.
• Если актуальные требования по охране труда это предусматривают, отправлять сотрудников на регулярный медицинский осмотр, и не допускать к рабочему процессу работников без справки о состоянии здоровья.
• Рассказывать работникам о потенциальных рисках трудового процесса, а также предоставлять информацию о компенсациях и помощи при получении травм.
• Предотвращать аварийные ситуации на предприятии, принимая все необходимые меры, чтобы обезопасить сотрудников.

Заказать консультацию по вопросам безопасности рабочего процесса не помешает. При нарушении требований законодательства нарушителя ожидает наказание. Причем не только административное, но дисциплинарное, гражданско-правовое и даже уголовное.

Важно. При составлении инструкций следует исключить использование таких слов как «категорически», «особенно», «обязательно», «строго», поскольку все требования прописанные в них должны выполняться работниками в равной степени. (пункт 4.5 Постановления Минтруда от 17.12.02 №80)

Образец приказа

Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию

Если вам надо сделать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, с которым вы прежде не сталкивались, изучите его образец и подробный разбор – с его помощью вы без проблем создадите правильное распоряжение.

1. Для начала впишите в документ название компании, затем присвойте приказу номер, укажите место и дату его создания.
2. Далее формируйте основную часть. Здесь нужно обязательно обозначить основание для составления распоряжения (т.е. дать ссылку на закон или внутренний акт компании, имеющий непосредственное отношение к создаваемому документу), а также обоснование (т.е. реальный повод).
3. Затем внесите наименование должности, функции по которой меняются, и по порядку впишите в приказ указание на те пункты должностной инструкции, которые подлежат правкам.
4. Включите новую редакцию каждого пункта, затем отметьте сотрудника, который будет нести ответственность за исполнение данного распоряжения.
5. В конце не забудьте озаботиться сбором подписей под документом.

Особенности оформления, если пересматриваются обязательные положения по соглашению сторон

Как правило, в ДИ не содержится детального описания условий труда — дается ссылка на ЛНА. Основные изменения вносятся в связи с корректировкой должностных функций. Изменяют эти условия только по взаимному согласию сторон (ст. 72 ТК). В одностороннем порядке руководитель сделает это в одном случае: доказав, что изменения являются следствием изменений организационных или технологических условий занятости (ст. 74 ТК).

Вот инструкция, как изменить должностную инструкцию работнику по соглашению сторон.

Шаг 1. Вносимые правки обсуждают и устно — это не запрещено. На крупном предприятии разумнее подготовить проект, четко перечислить все поправки в ЛНА для сотрудника и на проекте получить подпись о согласии.

Важно. Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ (либо действовать в порядке статьи 74 ТК РФ при наличии оснований). Если изменения все же утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после новой редакции.

Шаг 2. Согласованный с работником вариант следует утвердить. Используются два способа:

• грифом на документе «УТВЕРЖДАЮ» и подписью руководителя;
• приказом.

Шаг 3. Внесение правок в трудовую функцию, отраженных в ЛНА, следует зафиксировать в трудовом договоре. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения. В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции. ТД полностью не переоформляется.

Дополнительное соглашение визируется руководителем и сотрудником. Работник подписью удостоверяет факт начала работы по измененной ДИ.

По каким причинам чаще всего меняется должностная инструкция

Данный документ обычно формируется непосредственно после регистрации предприятия по каждой позиции штатного расписания на неопределенный срок. В дальнейшем, как показывает практика, чаще всего должностная инструкция претерпевает изменения по следующим причинам: переменах в структуре организации (уменьшении или увеличении подразделений и отделов), сокращении персонала, перераспределении трудовых функций с целью оптимизации работы сотрудников. Также корректировка должностных инструкций может потребоваться при внесении правок в законодательство.

Порядок подписания приказа об утверждении инструкций по охране труда

Образцы оформления титульных листов приказов и инструкций представлены в приложениях к Постановлению. Приказ об утверждении инструкций подписывается только после того, как сами инструкции согласованы с профсоюзными органами (пункт 4.6 Постановления).

Для того, чтобы составить приказ об утверждении инструкции по охране труда в Москве, обращайтесь к специалистам нашего портала. По доступной цене они оперативно помогут подготовить документ.

Важно. Для систематизации и учета разработанных инструкций используются обозначения:

• ТИ – типовая инструкция,
• Р – Россия,
• М – межотраслевая,
• О – отраслевая,
• 00N – присвоенный номер,
• 20__ — год утверждения.

Приказ об утверждении инструкций по охране труда: требования

Приказ об утверждении инструкций по охране труда должен быть исполнен в соответствии с методическими рекомендациями, разработанными Министерством труда Российской Федерации –Постановление Минтруда РФ от 17 декабря 2002 г. N 80.

При оформлении инструкции по охране труда вне зависимости от рода деятельности предприятия или фирмы должны содержаться следующие пункты (пункт 4.3 Постановления Минтруда от 17.12.02 №80):

• Общие требования по охране труда;
• Требования перед началом работы;
• Требования при выполнении работы;
• Требования при возникновении аварийных ситуаций;
• Требования при завершении работы.

В зависимости от специфики производства разрешено расширять этот документ, включая необходимые разделы. В приказе обязательно должны отражаться все включенные пункты. Образец заполнения приказа об утверждении инструкций по охране труда имеется в приложениях к Постановлению.

Распространенные ошибки

Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.

Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.

Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.

Составляем приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательно закрепленной формы такого приказа не существует, поэтому руководство организации может сформировать ее по своему усмотрению, используя выработанные практикой нормы.

Что нужно указать в приказе:

1. Полное и краткое название компании.
2. Наименование документа (приказ).
3. Номер приказа.
4. Место и дату составления приказа.
5. Суть приказа («Об утверждении инструкции по делопроизводству»).
6. Текст. Здесь нужно аргументировать необходимость составления и издания приказа. Указать на внедрение новой инструкции по делопроизводству, на то, кто должен ознакомить с ней необходимых работников, кто отвечает за контроль над исполнением приказа. Как правило, это сам руководитель компании, если она небольшая.
7. Подписи упомянутых в приказе работников.

К приказу нужно приложить саму инструкцию. Ее нужно будет хранить вместе с ним.

Подписанный руководителем документ регистрируют в журнале приказов. Его копии и саму инструкцию передают ответственным работникам.

Типичные ошибки

Несоблюдение алгоритма изменения должностной инструкции вызывает замечания трудинспекции или может привести к судебным спорам с сотрудниками.

Форма представления и как оформить в соответствии с гостом

Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.

Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.

Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.

Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:

От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.

Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.

Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:

1. Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
2. Наименование документа.
3. Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
4. Дата составления документа.
5. Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.

Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.

Формат приказа

На сегодняшний день приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, ровно как и любой другой подобный документ, можно делать в свободной форме. Однако это не касается государственных учреждений, где есть унифицированные бланки приказов и тех предприятий, руководство которых разработало и утвердило свой собственный формуляр документа – при наличии такового использовать следует именно его. При этом вид приказа должен быть обозначен в учетной политике фирмы.

Фразы, которые часто используются в должностных инструкциях: перевод с канцелярита на человеческий

Хорошая должностная инструкция всегда отвечает на вопрос, что делает человек. Пример хороших формулировок: сажает деревья, копает ямы, соблюдает технику безопасности, ведет учет на производстве. Если все-таки хотите написать про контроль, укажите, как именно будет проводиться контроль.

Например, можно обязать сотрудника чаще выезжать с проверками в подчиненное подразделение и разработать график выездов. Чтобы что-то ускорить, напишите, какие мероприятия нужны. Например, нанять дополнительных сотрудников, разработать новый процесс.

Вот пример формальной подготовки должностной инструкции руководителя учебного заведения. Написана она таким образом, что и работник, и работодатель могут толковать ее по-своему.

Хранение

Как правило, подписанный экземпляр должностной инструкции хранится у работодателя — в кадровом подразделении или в подразделении делопроизводства. Работодатель имеет право самостоятельно определять место хранения — никаких ограничений для этого не установлено.

Срок хранения должностных инструкций — не менее трех лет после замены новыми или после увольнения работника.

Чьи автографы должны наличествовать в документе

Поскольку все приказы издаются от имени директора, он первым должен поставить под данным распоряжением свою подпись.

Кроме него в бланке должны отметиться все лица, к которым он имеет отношение, а также те сотрудники предприятия, на которых возложена ответственность за исполнение приказа. Следует сказать, что работники организации в некоторых случаях могут оставить свои автографы об ознакомлении не непосредственно в самом приказе, а в отдельном акте или ведомости (это особенно актуально в крупных компаниях, где большое количество персонала).

Печать в документе не является строго обязательным условием его подлинности, но если указание на ее применение есть в нормативно-правовых актах фирмы, то приказ все же следует завизировать при помощи штемпельного изделия.

Вы прошли наш тест, проанализировали свою должностную инструкцию, выявили обязанности, от которых хотите и имеете право отказаться, и даже урегулировали вопрос актуализации инструкции с директором. Поздравляем! Половина пути пройдена. Дело за малым: закрепить новую редакцию ДИ документально. Смотрите, как это сделать правильно.

Формулируем обязанности

Подготовьте и согласуйте с руководителем перечень обязанностей, которые укладываются в ваш функционал. За основу возьмите профстандарт, в нем все очень четко и грамотно расписано, в т. ч.:

• Трудовые функции. Это собственно обязанности в их общем виде.
• Трудовые действия. Фактически это задачи, которые должен решать главбух на своем посту.
• Необходимые умения. Это уже конкретные способы работы, действия, которые можно и нужно совершать для выполнения той или иной обязанности, задачи.

Формулировки можно копировать из профстандарта, но лучше их немного упростить.

Пример

Возьмем обязанность по ведению налогового учета. Ее можно сформулировать так.

Главный бухгалтер:

1. Организует ведение налогового учета:

• Разрабатывает внутренние организационно-распорядительные документы, регламентирующие ведение налогового учета.
• Формирует налоговую политику, вносит в нее корректировки в случае изменения законодательства или условий экономической деятельности.
• Разрабатывает формы налоговых регистров и т. д.

1. Координирует процесс ведения налогового учета, составления налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды:

• Распределяет между работниками объемы работ по ведению налогового учета и отчетности.
• Идентифицирует объекты налогообложения, исчисляет налоговую базу, сумму налога, сбора, страховых взносов.
• Проверяет качество составления регистров налогового учета, налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды.
• Обеспечивает установленные сроки выполнения работ и представления налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды.
• Исправляет ошибки в налоговом учете, налоговых расчетах и декларациях, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды и т. д.

Когда перечень готов, можно приступать к оформлению необходимых документов.

Должностная инструкция — это отдельный документ или приложение к трудовому договору? Можно ли внести изменения в должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм действий по внесению изменений в должностную инструкцию, составленный экспертом Минтруда РФ.

Оформляем изменения

До того, как начнете делать документ об изменениях в инструкцию, выясните ее статус. Она может быть самостоятельным документом, а может являться частью трудового договора (приложением к нему). Это важно, поскольку предопределяет процедуру внесения изменений. Источник такой информации — либо сам трудовой договор, где указано, что ДИ — его часть, либо соответствующий ЛНА по кадрам, определяющий статус должностных инструкций.

В первом случае достаточно подготовить приказ об утверждении изменений и их введении в действие. Составить его можно в свободной форме согласно принятому у вас порядку оформления кадровой распорядительной документации. В приказе укажите дату, с которой изменения вступают в силу, и лицо компании, ответственное за ознакомление главбуха (то есть вас) с новой должностной инструкцией. Это может быть специалист по кадрам или сам руководитель. Вообще, если перечень обязанностей расширяется и дополняется, нужно делать также соответствующее допсоглашение к трудовому договору. Но мы говорим об оптимизации, сокращении этого перечня. Поэтому приказа о введении изменений будет достаточно. На должностной инструкции поставьте отметку о том, что с ней ознакомились.

Во втором случае процесс будет чуть сложнее. Поскольку инструкция в данном случае — часть трудового договора, править ее нужно согласно процедуре, предусмотренной ТК РФ для внесения изменений в трудовой договор. А значит, помимо указанного выше приказа требуется также письменное согласие работника на внесение изменений, то есть нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 57, 72 ТК РФ). В допсоглашении в том числе укажите номер приказа об изменении ДИ и дату начала действия новой редакции.

ВАЖНО! Ст. 74 ТК РФ требует уведомлять работника об изменении условий трудового договора за два месяца. Но речь в ней идет о ситуации, связанной с изменением организационных или технологических условий труда (это могут быть изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины). В случае с правкой должностных обязанностей такое уведомление делать не требуется. Это подтверждает и Роструд на своем сайте.

Всё, изменения внесены, теперь можно жить и работать по-новому.