Электронное актирование в еис пошаговая инструкция для заказчика

Для всех участников закупок обязательна электронная приемка по 44-ФЗ с 2022 года. Теперь заказчики и поставщики обмениваются документами в Единой информационной системе. Электронное актирование проводится по особым правилам.

Когда применяют электронное актирование

В Федеральной контрактной системе разъясняется, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ — да, электронное актирование в Единой информационной системе обязательно при исполнении контрактов, которые заключили по результатам электронных процедур (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Даже если заказчик проводил закрытые торги в электронном виде, он обязан организовать электроприемку.

В Федеральной контрактной системе описаны случаи, когда обязательна электронная приемка товара в ЕИС при закупках товаров, работ и услуг у единственного поставщика:

• если проводите закупку до 3 000 000 рублей на ЭТП (ч. 12 ст. 93 44-ФЗ). Торги на ЭТП — это электронные закупки, а для них обязательно электроактирование;
• если электропроцедура не состоялась, и заказчик заключает контракт с единственным поставщиком (п. 24, 25 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ). Такое соглашение заключают на условиях, указанных в извещении. А в каждом проекте контракта и извещении в ЕИС, которые публикуются в ЕИС, указывается требование об электроактировании — оно переносится в госконтракт с единственным поставщиком (п. 1 ч. 13 ст. 34, п. 5 ч. 2 ст. 42, п. 1 ч. 5 ст. 93 44-ФЗ);
• по решению правительства или высшего исполнительного органа в регионе (ч. 1, 2, 5 ст. 15 46-ФЗ от 08.03.2022). Но это правило действует только до 31.12.2022.

В каждый госконтракт надо включить условие об электроактировании. Пример, как прописать положение об электронной приемке в ЕИС в проекте контракта:

Но есть случаи, когда документы приемки не публикуются в ЕИС:

• когда закупаются товары, работы и услуги у единственного поставщика по п. 2, 3, 4, 6, 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24, п. 7, 24, 45, 52, 56 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ;
• когда заказчиками выступают правоохранительные органы, органы государственной охраны и обороны (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ);
• когда при проведении закупок учитывают особенности неразмещения информации в ЕИС (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ).

Как работать поставщикам

Приведем пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС для поставщиков, подрядчиков и исполнителей госконтрактов.

Шаг 1. Поставщик формирует электронный документ о приемке в Единой информационной системе. Его надо сделать в срок, прописанный в госконтракте. В документ включают ряд обязательных сведений (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ):

• о заказчике;
• о поставщике;
• о закупке (ИКЗ);
• о результатах исполнения госконтракта: наименование товаров, работ, услуг, страна происхождения, количественные и стоимостные показатели.

К приемочным регистрам прикладывают документы, которые являются их неотъемлемой частью (если они есть). Но если информация в приложениях противоречит электродокументу приемки, приоритет отдают электронным актам (п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Вот видеоинструкция об особенностях работы с электронным актированием из-за разницы форматов закрывающих документов ФНС и ЕИС.

Шаг 2. Поставщик подписывает электродокумент своей электронной подписью и отправляет его заказчику. Документы подписывают только уполномоченные лица, которым назначено такое полномочие администратором организации в Единой информационной системе. Администратором обычно назначается руководитель компании.

Если не знаете, как настроить права для подписания электродокументов, посмотрите пользовательскую инструкцию. Перейдите в раздел «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Руководства пользователей» — «Руководство по регистрации» — «Регистрация организаций и пользователей».

Шаг 3. Если после обработки документов заказчиком нужна корректировка, поставщик вносит все необходимые исправления. Приемочные электродокументы исправляют в ЕИС (ч. 14 ст. 93 44-ФЗ). Поставщики вносят коррективы и подписывают регистр, затем направляют его заказчику для согласования.

Приемочные регистры исправляют двумя способами (письмо Федерального казначейства № 14-00-05/2543 от 08.02.2022):

1. Если ошибки несущественные, то вносят правки. Исправить несущественные условия разрешают и до, и после подписания электродокумента.
2. Если ошибки значительные и меняются существенные условия контракта, то формируют корректировочный документ. То есть если меняется стоимость или количество товара, просто исправить акт не получится. Понадобится корректировочный документ приемки: его формируют, если есть официальный документ-основание. И в таких случаях требуется дополнительное соглашение об изменении существенных условий госконтракта.

Как заказчику принять электродокумент

А теперь — инструкция для заказчика по электронной приемке в ЕИС с 01.01.2022.

После того как контрагент подпишет электродокумент, оператор направляет его заказчику. Файл доставят в течение одного часа с момента размещения в Единой информационной системе. Дата поступления — дата размещения в ЕИС (п. 3 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Ответственный сотрудник переходит в личный кабинет для электронной приемки в ЕИС и начинает проверять электродокумент.

Рассмотреть, подписать и опубликовать акт в системе надо в срок, который прописан в контракте, но не позднее 20 рабочих дней после его поступления.

Если приемкой занимается комиссия, то порядок такой (п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ):

1. Члены комиссии подписывают электродокумент или формируют мотивированный отказ от подписания. Если в комиссии участвуют только работники заказчика, они подписывают акты только усиленными электронными подписями. Если в комиссию привлекли сторонних специалистов, подписание производится без ЭП.
2. Заказчик подписывает приемочный электродокумент и публикует его в ЕИС. Если комиссия подписывала бумажный регистр, его сканируют и прикладывают к публикуемому акту.

Все это надо сделать в течение 20 дней после получения электродокумента. Как только акт подпишут и опубликуют, он автоматически отправится поставщику. Дата приемки — дата размещения в ЕИС приемочного документа, который подписал заказчик (п. 8 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Если заказчик отказывается принимать товар

Выделяют:

• полную приемку — когда заказчик принимает все товары, работы и услуги, которые получил от поставщика;
• частичную приемку — когда принимают только часть товара, а от другой отказываются из-за выявленных несоответствий;
• отказ от приемки — когда заказчик полностью отказывается от поставки из-за нарушений условий госконтракта.

В ч. 13 ст. 94 44-ФЗ указано, как заказчику провести электронную приемку в ЕИС, — подписать акт или отказаться от подписания, разместив в системе мотивированный отказ и указав его причины (п. 4 ч. 13 ст. 94). В приемке отказывают, если выявили недостатки товаров, работ, услуг или несоответствия характеристикам и условиям, прописанным в контракте.

Допускается только мотивированный отказ (ч. 7, пп. «б» п. 4, п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). К примеру, если поставили товар в меньшем количестве и в другом ассортименте (п. 1 ст. 466, п. 1 ст. 468 ГК РФ). Бланк отказа не унифицирован, составьте его в произвольном виде.

Заказчик оформляет отказ только в письменной форме. Его подписывают члены комиссии (если она создавалась для приемки) и руководитель заказчика. В электродокументе, который создают для мотивировочного отказа в ЕИС, отражают:

• реквизиты госконтракта;
• характеристики товаров, работ, услуг, комплектность и количество непринятой продукции, другие существенные причины для отказа;
• факт проведения экспертизы;
• наличие претензий, нарушений и недостатков при приемке;
• сведения о неустойке за ненадлежащее исполнение;
• возможность и сроки для исправления нарушений.

Электронный отказ направляют в срок, который прописан в контракте для приемки, но не позднее 20 рабочих дней. Поставщик вправе устранить нарушения и отправить приемочный акт повторно (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Дальше стороны действуют так:

1. Если исполнитель устранил все замечания, заказчик принимает товар, работу или услугу и подписывает регистры электронного актирования.
2. Если нарушения не устранены, заказчик расторгает контракт в одностороннем порядке. Но только если такая возможность прописана в госконтракте (ч. 9 ст. 95 44-ФЗ).

Какие проблемы возникают при электроактировании

Электроприемку постепенно вводили для федеральных организаций, но теперь электронная приемка и электронное актирование в ЕИС (с 01.01.2022) обязательна для всех. Но пользователи уже сформировали перечень основных проблем, которые возникают при работе с электродокументами. Вот они:

• не загружается личный кабинет;
• система блокирует подписание актов;
• не отображается ИНН контрагента и в результате не заполняется нужная вкладка;
• сопроводительные документы, которые прикрепил пользователь, препятствуют подписанию акта и прохождению контроля;
• в результате контроля отражаются ошибки, которых фактически нет.

Кроме того, стали появляться сложности с добавлением ТРУ на вкладке «Товары, работы, услуги». После нажатия кнопки «Добавить» не отображается выбор позиций, которые перечислены в госконтракте. Обычно такая проблема возникает, если в информации о контракте установлен признак «Невозможно указать сведения о количестве товара, работы, услуги».

Поскольку функция электроактирования в ЕИС появилась сравнительно недавно, не все процессы по формированию, подписанию и отправке приемочной документации отработаны на практике. Если возникли проблемы при электроактировании, пошагово проверьте документ на корректность показателей. Если все заполнили правильно, и все сведения соответствуют условиям госконтракта, обратитесь в техническую поддержку Единой информационной системы.

С 1 января 2022 года большинство участников закупочных контрактов по 44-ФЗ и 223-ФЗ обязано обмениваться документами в рамках электронного актирования (ЭА). До нововведения заказчикам и исполнителям / поставщикам / подрядчикам разрешалось обмениваться бумажными документами. Сейчас стороны контракта должны зарегистрироваться в Единой информационной системе (ЕИС) по закупкам и передавать сведения друг другу через неё. Приведём пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС, узнаем, кто обязательно должен участвовать в процедуре, и в чём её особенности.

Когда применяется электронное актирование?

Стоит отметить, что обмен документами по электронному актированию применяется выборочно. Для кого-то эта процедура необязательна, кто-то может подключиться к ней по желанию, а кто-то обязан неукоснительно её соблюдать. 

Кто может не подключаться к ЕИС?

Процедура необязательна для тех, кто участвует в закупках малого объёма. По п. 4 ч. 1 ст. 93 закона 44-ФЗ к ним относятся контракты при закупках у единственного поставщика на сумму, не превышающую 600 тыс. руб. По п. 1 ч. 15 ст. 4 закона 223-ФЗ закупками малого объёма считаются контракты на сумму до 100 тыс. руб. Однако в случае, если выручка заказчика составляет 5 млрд руб. в год или более, для него закупками малого объёма будут считаться контракты до 500 тыс. руб. 

Кто может подключиться к ЕИС ЭА ЭДО по желанию?

Электронное актирование для поставщиков и заказчиков возможно по желанию в случаях, если сделка была заключена по срокам до 1 января 2022 года.

Для кого электронное актирование будет обязательным?

В обязательном порядке применение ЭДО в закупках необходимо, если контракт заключается на электронной площадке, а также, если это оборонный заказ, либо заказчик попал под санкции иностранных государств (ч. 13 ст. 94 закона 44-ФЗ).

Этапы ЭА

Электронное актирование на портале поставщиков проходит в несколько этапов:

ЕИС ЭА ЭДО удобно тем, что можно быстро обмениваться документами с контрагентами, не опасаться, что их скорректируют без ведома какой-то из сторон контракта, поскольку они защищены от изменений электронными подписями. Сервис СФЕРА Курьер от СберКорус позволяет быстро настроить маршруты согласования электронных документов, передавать информацию контрагентам, использующим системы других операторов ЭДО, без дополнительных затрат на роуминг. 

О чём ещё нужно знать?

Заполняя документы в рамках электронного актирования, нужно знать:

1. Для участников закупок из сферы строительства установлены специальные формы документов. Это связано с тем, что при возведении зданий, сооружений или объектов инфраструктуры заказчику нужно принимать большое количество выполненных задач. ЕИС позволяет загружать сметы, акты, счета-фактуры и иные формы документов из внешних учётных или бухгалтерских систем. 

2. Допускается подписание нескольких документов о приёмке в рамках одного этапа, например, в случае, если нельзя определить точное количество поставленных товаров, оказанных услуг или выполненных работ, или если проводились торги по заявкам заказчика (письмо Казначейства России № 14-00-05/2543 от 8 февраля 2022 года).

3. Стоимость контракта округляется до второго знака после запятой (письмо Минфина РФ № 24-03-05/396 от 11 января 2022 года). 

С 1 января 2022 года закрывающие документы для госконтрактов в электронных способах закупки по 44-ФЗ необходимо подписывать электронно. Это называется «электронное актирование» и касается исполнения всего контракта и его этапов.

Рассказываем, чем электронное актирование в госзакупках отличается от обычного электронного документооборота и как правильно оформить документы в Единой информационной системе госзакупок.

Что такое электронное актирование

При электронном актировании документы формируют прямо в ЕИС и там же их подписывают с помощью квалифицированной электронной подписи.

Для чего ввели электронное актирование

Электронное актирование упрощает и ускоряет обмен закрывающими документами и избавляет поставщиков и заказчиков от бумажной волокиты.

Поставщики могут быстрее получить оплату. Срок оплаты контракта отсчитывают с даты подписания закрывающих документов. Чем быстрее заказчик согласует и подпишет акт выполненных работ, тем быстрее поставщик получит оплату. Обмен электронными документами происходит в разы быстрее, чем бумажными, а значит, и оплату поставщик может получить быстрее.

Данные госконтрактов в сохранности. Все документы хранятся в ЕИС, их практически невозможно потерять.

Стало проще собирать документы для отчетности. Отчеты для налоговой и бухучета можно сформировать и скачать в ЕИС.

Когда применяют электронное актирование

Электронное актирование не применяют:

— в закупках по 223-ФЗ и коммерческих тендерах.

Как происходит подписание электронных актов

Закрывающие акты обязан сформировать поставщик. Для этого в ЕИС есть специальная форма, которую поставщик заполняет, подписывает и направляет заказчику, когда выполнен контракт или отдельный его этап.

Чтобы сформировать акт, нужно соблюсти два условия:

Дальше пошагово рассказываем, как сформировать новый закрывающий документ в ЕИС, какие поля заполнять обязательно, а какие можно пропустить.

Как создать новый документ о приемке

Если вы — плательщик НДС, нужно дополнительно к универсальному документу о приемке сформировать счет-фактуру, для этого в том же меню выберите пункт «Создать счет-фактуру». Счет-фактура формируется аналогично документу о приемке, поэтому отдельно рассказывать, как заполнить форму, мы не будем.

Вы можете загрузить готовый акт приемки из вашей системы бухгалтерского учета в формате XML. Просто выберите пункт «Загрузить документ из файла».

Некоторые поля документов заполняются автоматически, например информация о контракте и контрагентах. Проверьте эти поля, чтобы не было ошибок и неточностей.

Шаг 1. Заполнить общую информацию

На шаге «Общая информация» в форму акта автоматически подгружаются из ЕИС сведения о госконтракте. Кое-что можно дополнить вручную: например, изменить номер и дату составления документа.

Разберемся, как заполнять общую информацию при подготовке закрывающего документа.

Поля «Номер контракта», «Дата заключения контракта» и «Идентификатор контрагента» заполняются автоматически.

«Указать отраслевую специализацию». Для строительных контрактов и поставок лекарственных препаратов закрывающие документы немного отличаются. Передвиньте ползунок, если у вас контракт в одной из отраслей. А если из любой другой отрасли, ползунок не нужно трогать.

«Идентификационный номер закупки», заполняется автоматически.

«Включить формирование счета-фактуры в документ о приемке». Подвиньте ползунок, если вы представляете ИП или компанию на УСН и отдельный счет-фактура вам не нужен.

«Наименование документа, определенное организацией». Укажите название документа, который формируете. Это название обычно согласуют с заказчиком. Например, это может быть «Документ об отгрузке товаров», как на иллюстрации выше.

«Наименование поставщика», заполняется автоматически.

«Без номера». По умолчанию документу присваивается номер. Чтобы сформировать документ без номера, подвиньте ползунок вправо.

«Порядковый номер документа». Впишите нужный номер документа.

«Дата составления документа о приемке» проставляется автоматически. Можно ввести другую дату, но только будущую, прошедшие даты использовать не получится.

Шаг 2. Заполнить информацию о контрагентах

На шаге «Контрагенты» поставщик проверяет и заполняет недостающую информацию о своей организации во вкладке «Поставщик».

Если товар доставляет сторонняя транспортная компания, она, скорее всего, отвечает за сохранность груза. Чтобы указать ответственность за перевозку товара, во вкладке «Перевозчик» можно заполнить информацию о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике.

Если поставщик не привлекал к работе перевозчиков или перевозка вообще не требовалась, эту вкладку можно не заполнять.

Шаг 3. Заполнить информацию о поставленных товарах, работах или услугах

В каталоге перечислены различные товары, услуги и работы, которые могут понадобиться госучреждениям. Для каждой позиции указан код и подробный набор технических характеристик. Бренды товаров в каталоге ТРУ не используют.

За раз можно добавить одну позицию. То есть, если по контракту поставили 10 товаров, нужно будет 10 раз нажать кнопку «Добавить» и выбрать нужный код.

Для документа о приемке со специализацией «Строительство» этот шаг не отображается.

Шаг 4. Заполнить информацию об исполнении обязательств

На шаге «Факт передачи товаров, работ, услуг» обязательно заполните строку «Содержание операции». Просто выберите одну из трех формулировок: «Товары переданы», «Услуги оказаны» или «Работы выполнены».

Дату передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг тоже нужно заполнить вручную.

Шаг 5. Добавить информацию о подписантах

На шаге «Подписанты» поставщик добавляет информацию о сотрудниках, которые подписывают документ о приемке. Это может быть директор компании или ИП.

Шаг 6. Прикрепить дополнительные документы

На шаге «Дополнительные документы» добавляют документы, которые нужны по условиям контракта, но не требуют подписи заказчика. Например, сертификаты на товар или заключение Минпромторга.

Шаг 7. Подписать документ

На шаге «Подписание» проверьте информацию в документе о приемке. Вся информация, которую вы добавили на предыдущих вкладках, здесь отображается в печатной форме и формате XML.

Если заметили неточности или ошибки, их можно исправить в любой момент до отправки. Чтобы исправить ошибку, нужно перейти на шаг, где она допущена, и отредактировать информацию.

Если все заполнено верно, поставьте галочку согласия на подписание и нажмите кнопку «Подписать». После этого документ будет направлен заказчику, чтобы тот его проверил и подписал.

Когда заказчик подпишет акт, у документа будет статус «Принят».

Что делать, если заказчик не подписал документ о приемке

Заказчик может вернуть документ о приемке без подписи. В этом случае документу будет присвоен статус «Отказ в приемке».

Причин для отказа может быть две:

Если заказчик принял товары, работы или услуги частично, оформляют корректировочный акт и отмечают фактический объем поставки. Корректировочный документ — это отдельный документ, он оформляется аналогично основному акту. Чтобы его оформить, нужно в разделе «Исполнение контрактов» выбрать пункт «Создать корректировочный документ». Отменять или как-то менять основной документ о приемке не нужно.

Электронное актирование: что это такое и когда применяется

Электронное актирование — это создание, подписание, отправка и приемка документов госзаказа в электронном виде через Единую информационную систему. Заказчики и поставщики пользуются функционалом ЕИС при приемке товара еще с января 2020 года. Накладные и акты, которые созданы в Единой информационной системе в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ от 06.04.2011 (совместное письмо Налоговой службы и Казначейства № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019).

С 01 января 2022 года подписывать акты выполненных работ в ЕИС по 44-ФЗ обязаны все заказчики и поставщики. Но при условии, что открытая или закрытая закупка проводилась онлайн. А вот случаи, когда не применяется электроприемка (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ):

• если заключили контракт по результатам закрытых электронных процедур по п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ;
• если заключенный контракт отвечает критериям по п. 1 особенностей, утв. Постановлением Правительства РФ № 620 от 19.04.2023. Документы о приемке по таким контрактам составляют, подписывают и направляют без использования ЕИС — в том порядке и в те сроки, которые оговорены в контракте (пп. «а» п. 2 особенностей № 620);
• если контракт заключили по результатам закупки, которую разместили в ЕИС до 01.01.2022. Но если в условиях такого госконтракта предусмотрено электронное актирование, документы надо формировать, подписывать и передавать в ЕИС.

В госконтрактах с единственным поставщиком тоже используют электронное актирование — оно обязательно в таких случаях (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ, письмо Казначейства № 20-01-03/30540 от 05.12.2022):

• проводится электронная закупка до 5 млн рублей на электронной площадке (ч. 12 ст. 93 44-ФЗ);
• заключается контракт с единственным поставщиком после несостоявшейся электронной процедуры по п. 24 или п. 25 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ — соглашение заключают на условиях извещения и проекта контракта, а там прописано электронное актирование;
• проводится закупка по п. 5.1 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ (ч. 3 ст. 22 46-ФЗ от 08.03.2022);
• проводится закупка по ч. 1, 2 ст. 15 46-ФЗ от 08.03.2022 (ч. 5 ст. 15 46-ФЗ).

Задачи электронного актирования

Обязательное ЭА в ЕИС ввели, чтобы упростить работу госучреждений, поставщиков и контролирующих ведомств. Оптимизация закупочного процесса и переход на электронное актирование решают ряд задач:

• упрощение и ускорение согласования приемки;
• обеспечение своевременности оплаты;
• сокращение бумажного документооборота;
• снижение риска технических ошибок;
• обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов;
• возможность сбора статистических данных;
• оптимизация закупочного процесса;
• повышение прозрачности системы закупок.

Порядок подписания актов выполненных работ по 44-ФЗ в ЕИС

Заказчик включает условие об электронном актировании в контракт. Краткая инструкция, как заказчику предусмотреть электронное актирование по контракту в ЕИС:

1. Войти в личный кабинет ЕИС.
2. Перейти на вкладку «Исполнение».
3. Выбрать нужный контракт.
4. Применить к контракту функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

Общая схема электроприемки от Федерального казначейства:

По правилам, подписание электронного акта в ЕИС по 44-ФЗ возлагают только на уполномоченное лицо. Для этого руководитель организации назначает пользователю полномочие «Уполномоченное лицо» в личном кабинете и устанавливает права на подписание документов о приемке в ЕИС (письмо Казначейства № 95-09-11/10-640 от 28.12.2021).

Но есть случаи, когда документы приемки не размещаются на официальном сайте ЕИС (ч. 15 ст. 94 44-ФЗ):

• если госконтракт заключен по п. 2, 3, 4, 6 и 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24, п. 3, 7, 20, 21, 24, 26, 30, 40, 41, 45, 50-52, 56, 59, 61, 62 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ;
• если контракт заключен после 4 ноября 2022 г. по ч. 1, 2 ст. 15 46-ФЗ (ст. 5 420-ФЗ от 04.11.2022);
• если заказчик относится к федеральным органам исполнительной власти из перечня № 3095-р, которые проводят закрытые закупки (Распоряжение Правительства РФ № 3095-р от 30.10.2021);
• если информация и документы по закупке не размещаются на официальном сайте ЕИС (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ).

Сроки электронного актирования по 44-ФЗ

По правилам, электронно подписать акт выполненных работ на закупки по 44-ФЗ нужно в срок, который указан в контракте. Поставщик формирует, подписывает электронной подписью и размещает в ЕИС документ о приемке в сроки, согласованные с заказчиком, — единого срока для всех нет (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Электронный документ, подписанный поставщиком, попадает к заказчику в течение одного часа с момента размещения в ЕИС. Дата поступления документа о приемке — дата его размещения в ЕИС по часовой зоне заказчика (п. 3 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

А вот для заказчика сроки регламентированы: он подписывает электродокумент приемки в срок, установленный контрактом, но не позднее 20 рабочих дней после его поступления. Заказчик подписывает и размещает документ в ЕИС или отказывается от его подписания. При отказе — формирует, подписывает и размещает в ЕИС мотивированный отказ от подписания и отражает причины такого отказа (п. 4 ч. 13 ст. 94)

Если у заказчика работает приемочная комиссия, в течение 20 рабочих дней после поступления электродокумента приемки ее члены и сам заказчик совершают определенные действия (п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ):

1. Члены комиссии подписывают в ЕИС документ о приемке или создают мотивированный отказ от подписания с указанием причин. Если в приемочную комиссию входят не только работники заказчика, они смогут подписать документ о приемке или мотивированный отказ без использования усиленных электронных подписей и ЕИС.
2. Заказчик подписывает акт о приемке или мотивированный отказ и размещает документы в ЕИС. Если приемочная комиссия подписала акт или отказ без использования электронных подписей и ЕИС, заказчик прилагает подписанные документы в отсканированной форме.

Документ о приемке или мотивированный отказ автоматически попадут к поставщику. Он сможет устранить причины, перечисленные в мотивированном отказе, и повторно направить электродокумент о приемке (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94). Дата приемки товаров, работ, услуг — дата размещения в ЕИС приемочного электродокумента (п. 8 ч. 13 ст. 94).

Пошаговая инструкция для поставщика по электронному актированию в ЕИС

Шаг 1

Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 2

Настроить права доступа: просмотр договоров и создание документов о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.

Шаг 3

Перейти на вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор. При необходимости, выбрать этап госконтракта. Нажать на кнопку «Создать документ о приемке». Заполнить форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Еще один способ, как поставщику заполнить электронный документ о приемке в ЕИС, — загрузить из внешней бухгалтерской системы актовый документ, корректировочный документ или их исправления. Такое взаимодействие настроено в ЕИС.

Шаг 4

Подписать счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру, товарную накладную, акт или другой электродокумент с помощью УКЭП. Для этого надо перейти в раздел «Исполнение контрактов» и выбрать пункт «Подписание документов» или подписать сформированный электродокумент напрямую. Направить подписанный файл заказчику.

Подписанный УКЭП электронный акт юридически приравнивается к бумажному, заверенному собственноручно.

Шаг 5

Реализовать поставку.

Пошаговая инструкция для заказчика по электронному актированию в ЕИС

Шаг 1

Получаем электродокумент в личном кабинете заказчика. Работа с документацией по приемке ведется в реестре об исполнении контракта.

Заходим в контракт и выбираем нужный электродокумент.

Шаг 2

Рассматриваем электродокумент приемки.

Заполняем нужные вкладки. К примеру, решение приемочной комиссии.

Шаг 3

Если надо внести изменения в электронный документ о приемке в ЕИС, нажимаем кнопку «Создать корректировку». Отобразится вкладка «Корректировка титула заказчика», вносим в нее необходимые исправления.

Шаг 4

Формируем уведомление об уточнении, если для электродокумента требуются такие уточнения.

Если получили мотивированный отказ от подписания, но не согласны с ним, подготовьте уведомление о намерении обжаловать отказ.

Шаг 5

Просматриваем печатную форму, подписываем и отправляем поставщику.

Шаг 6

Оплатить товар.

Шаг 7

Внести в реестр контрактов информацию, которая подтверждает исполнение договора.

Напоминаем, что срок подписания акта в ЕИС со стороны заказчика — не позднее 20 рабочих дней.

Корректировочный акт в ЕИС по 44-ФЗ: как поставщику вносить исправления

Чтобы внести исправления в документ о приемке, надо сформировать, подписать у уполномоченных лиц поставщика и заказчика, а затем разместить исправленный документ в ЕИС. Но фактически есть два варианта корректив. Казначейство объяснило, как поставщику внести изменения в электронное актирование в ЕИС после подписания заказчиком (ч. 14 ст. 94 44-ФЗ, письмо № 14-00-05/2543 от 08.02.2022).

Первый вариант — внести правки в электродокумент. Допускается как до, так и после подписания. Но так меняют только несущественные условия.

Второй вариант — сформировать корректировочный документ. Таким способом меняют существенные условия сделки — стоимость, количество. К примеру, если заказчик принял товары, работы, услуги частично, поставщик формирует и направляет ему корректировочный документ. В электродокументе отражают измененную информацию о количестве, объеме и стоимости фактически принятых товаров, работ, услуг.

Корректировочный документ формируют и при изменении стоимости товаров, работ, услуг, которая уже заактирована ранее. К примеру, если меняется объем товаров, работ, услуг. Но для этого стороны сначала заключают дополнительное соглашение, а заказчик вносит информацию о нем в реестр контрактов. Такая ситуация возможна, если в процессе исполнения контракта изменились регулируемые цены или тарифы (или в других случаях по нормам российских законов) и только при наличии подтверждающего документа-основания.

Если заказчик отказывается принимать товар

При отказе госучреждения в приемке товара у поставщика есть два пути решения вопроса:

• исправить замечания — осуществить поставку в соответствии с условиями договора и заново направить заказчику акт посредством ЕИС;
• обжаловать действия госкомпании.

Если товары приняты частично:

Шаг 1. Откройте документ, который поступил от заказчика. В нем указана информация о причинах отказа.

Шаг 2. Создайте корректировочный документ с учетом замечаний заказчика. А если не согласны, сформируйте уведомление о намерении обжаловать мотивированный отказ.

Шаг 3. Направьте корректировку или уведомление об обжаловании заказчику на утверждение. Согласуйте все исправления, подпишите окончательный акт. Реализуйте поставку.

Если товар не соответствует условиям контракта

Функционал Единой информационной системы обеспечивает электронную приемку и электронное актирование в ЕИС с 1 января 2022 года и позволяет оформить отказ от принятия товара, если он не соответствует условиям контракта. Как сформировать отказ:

1. Вписать обоснование отказа в отношении каждого товара на этапе подготовки акта.
2. Приложить к отказу скан бумажного варианта, который содержит обоснование этого решения и подписи членов приемочной комиссии.
3. Утвердить эти документы ЭП и направить поставщику.

Если товар принят к поставке не в полном объеме, укажите в акте, какие товары приняты к поставке, а какие — нет. Оплату недопоставленного товара проводите на основании корректировочного документа, который подготовлен поставщиком с учетом замечаний.

Электронное актирование при расторжении контракта по 44-ФЗ

Если стороны расторгают госконтракт, заключенный по результатам электронных закупок, они обязаны воспользоваться электронным актированием при формировании закрывающих документов. Порядок электроприемки в этом случае стандартный: поставщик формирует документацию о выполненных работах, услугах и акт сверки, подписывает УКЭП и отправляет через ЕИС. Заказчик проверяет, подписывает или формирует мотивированный отказ. Как только заказчик закончит электронное актирование — подпишет последние акты приемки — контракт закроется. Об этом надо уведомить Казначейство — они внесут информацию о расторжении в реестр контрактов.

Возможные проблемы электронного актирования

Практика применения актирования позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:

• не отображаются всплывающие окна;
• личный кабинет не загружается;
• отсутствует функция формирования документов в цифровой форме;
• система не дает заказчику подписать акт;
• некорректно отображен ИНН, в связи с чем система выдает ошибку;
• контроль выдает ошибку там, где ее нет;
• документы, которые заказчик добавляет к основному, препятствуют прохождению контроля;
• уведомления, которые направил поставщик, не отображаются у поставщика.

В связи с тем, что функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, обязательно обращайтесь в техническую поддержку для решения проблемных ситуаций. Это позволит:

• грамотно и своевременно решить вопрос;
• собрать разработчикам информацию о проблемных участках системы и оптимизировать рабочий процесс.

Учитывайте, что проблемы в случае заполнения документов онлайн возникают и при:

• некорректной настройке АРМ пользователя для работы в ЕИС. Для этого воспользуйтесь мастером настройки;
• отсутствии прав пользователя на просмотр договоров и создание документов о приемке;
• отсутствии возможности актирования по контракту, так как эта функция не применена заказчиком.

Чтобы избежать трудностей, используйте в работе методические материалы, пользовательские руководства, видеоролики и записи вебинаров, которые доступны для ознакомления.

  Официальный сайт единой информационной системы в сфере закупок в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее – Официальный сайт ЕИС) предназначен для обеспечения свободного и безвозмездного доступа к полной и достоверной информации о контрактной системе в сфере закупок и закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц, а также для формирования, обработки и хранения такой информации.   Порядок размещения информации на Официальном сайте ЕИС и ее содержание регламентируется Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», а также соответствующими подзаконными актами.