Эдо почта россии для юридических лиц инструкция - Инструкции, руководства, мануалы

Почта.ЭДО

Сервис для обмена юридически значимыми электронными документами с контрагентами

Партнёрский продукт Почты России и ГК «Астрал»

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — обмен электронными документами, которые имеют полную правовую силу и признаются всеми участниками документооборота, в том числе государственными органами. Такие документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Преимущества

Почему Почта.Эдо?

Бесплатный роуминг с другими операторами ЭДО без дополнительных настроек.

Гибкая тарифная политика: стандартный годовой тариф, 9 различных расширений, несгораемый остаток исходящих документов.

Соответствие требованиям IT-безопасности.

Автоматическая проверка кодов маркировки и передача сведений в «Честный знак» включены в стандартный тариф.

Бесплатный демопериод для всех новых пользователей

1 месяц без ограничений по функциональности и трафику.

Попробовать бесплатно

Как подключить?

Зарегистрируйтесь на сайте

Получите бесплатный демопериод и пользуйтесь сервисом в течение 1 месяца

После окончания демопериода выберите нужный тариф и продлите лицензию

Если у вас остались вопросы, обратитесь по адресу helpPochtaEDO@russianpost.ru

Смежные услуги

Источник

Подключение одной организации

После регистрации в системе будет предложено подключить организацию к сервису Почта.ЭДО, для этого введите ИНН организации в соответствующее поле или выберите сертификат из списка:

При выборе сертификата произойдет переход к окну Подключение организации к сервису.

В системе Почта.ЭДО подключение к электронному документообороту доступно как юридическим лицам, так и индивидуальным предпринимателям.

На шаге Данные организации проверьте загруженные данные и заполните пустые поля, обязательные к заполнению.

Для перехода к следующему шагу нажмите Далее:

На шаге Выбор тарифа укажите основной тариф и расширения к нему, если необходимо. Нажмите Далее:

На шаге Подтверждение проверьте указанную информацию. Если все корректно, нажмите кнопку Далее для отправки заявления:

После отправки заявки статус изменится на Заявка на подключение обрабатывается:

При подключении тарифа Промо заявка обрабатывается автоматически.

Во время обработки заявки для выполнения доступны отложенные действия по загрузке документов или отправки приглашений контрагентам. После обработки заявки подготовленные приглашения или документы будут отправлены автоматически.

После обработки заявки статус изменится на Готов к работе:

Для добавления еще одной организации нажмите кнопку Добавить организацию:

В личном кабинете сервиса Почта.ЭДО можно добавлять и подключать к ЭДО несколько организаций, при этом от каждой организации можно вести документооборот со своими контрагентами:

Источник

Обменивайтесь юридически значимыми электронными документами с Почтой России

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО или ЮЗДО) — обмен электронными документами, которые имеют полную правовую силу и однозначно признаются всеми участниками документооборота, в том числе государственными органами.

Юридически значимые электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Экономия времени

Упрощённая система регистрации и моментальный документооборот внутри системы за несколько секунд с гарантией конфиденциальности

Экономия средств

Годовая лицензия за 500 ₽ и 50 исходящих документов в подарок. Стоимость ЭДО дешевле расходов на бумагу, почту и курьеров. Попробуйте месяц ЭДО по промо-тарифу за 0 рублей

Все организации в одном кабинете

Работайте с несколькими организациями или целой группой компаний в удобном и едином личном кабинете

Несгораемый остаток документов

Неиспользованное количество исходящих документов не пропадает, а переносится на следующий период

Бесплатный роуминг без дополнительных настроек

Бесплатный роуминг с вашими контрагентами — пользователями услуг других операторов ЭДО. Запрос на роуминг напрямую из личного кабинета, настройка передачи документов производится автоматически

Работа с маркированными и прослеживаемыми товарами

Передавайте УПД с кодами маркировки через сервис ЭДО. Проходите полный цикл без лишних проблем, а сведения в «Честный ЗНАК» сервис отправит автоматически

Услугу по обмену юридически значимыми электронными документами между АО «Почта России» и его контрагентами оказывает партнёр — АО «Калуга Астрал»

Подписывайте документы в один клик

Подпишите и отправьте документ за один шаг — просто нажмите кнопку «Отправить», всё остальное сделает сервис

Загружайте документы удобным для вас способом

Добавляйте документы классической загрузкой или с помощью системы Drag’n’Drop, перемещая их в рабочую область программы

Блокируйте контрагентов

Чтобы исключить работу с нежелательными контрагентами, добавьте их в чёрный список, блокировку можно снять в любой момент

Просматривайте все виды документов

Сервис визуализации позволяет просмотреть в удобном формате все документы: формализованные (УПД, УКД, Акт и Торг-12), неформализованные (в формате .pdf, .png и .jpeg) и служебные сообщения (извещения, подтверждения, запросы на аннулирование, уведомления об уточнении)

Получайте уведомления на электронную почту

Получайте уведомления о статусе документооборота, приглашениях к ЭДО, изменениях в регистрации компании и новых документах

Проверяйте документы и получайте подсказки сервиса

Сервис ЭДО проверит легитимность электронной подписи, формат документа и соответствие данных в нём и выдаст подсказку, если найдёт ошибку

* Никаких ограничений по функциям и исходящим документам

По окончании промопериода выберите подходящий тариф, оплатите счёт — и продолжайте работу в сервисе.

Подробнее ознакомится с тарифами вы можете на сайте.

Подключите роуминг. Все входящие — бесплатно.

И получите месяц бесплатного обмена юридически значимыми документами с Почтой России и другими контрагентами через сервис ЭДО

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Что отличает современную интенсивно развивающуюся организацию от других – это постоянное совершенствование своей деятельности, и речь идет не только об оптимизации производственных процессов, но и направлений, обслуживающих основную деятельность. Мы наблюдаем повсеместное внедрение электронного документооборота в управленческой деятельности, бухгалтерском и кадровом учете, хозяйственной деятельности.

Понятно, что внедрение электронного документооборота – это обычное дело уже для многих организаций и не является чем-то особенно инновационным. Мы создаем проекты документов, осуществляем их движение, подписание, регистрацию, оперативное хранение в СЭД в электронном виде, но, как только дело доходит до отправки документа посредством почтовой связи, традиционно возвращаемся к бумажному носителю. Парадоксально, но факт! Все действия с проектом документа мы произвели в электронной форме, а в результате вынуждены распечатать, подписать, зарегистрировать и отправить почтовой связью документ на бумажном носителе.

Рынок услуг почтовой связи тоже не стоит на месте и следует общей заданной в нашей стране тенденции развития цифровых услуг и электронных сервисов. К таковым можно отнести и сервис АО «Почта России» «Электронное заказное письмо»¹. Его суть – организация взаимодействия с гражданами и организациями в электронном виде. Основное условие перехода на получение писем в электронном виде – гражданин или организация осуществляют настройку онлайн-доставки писем в личном кабинете на Портале государственных услуг², в результате чего получают электронные почтовые отправления в личный кабинет:

на Портале госуслуг и
на сайте «Почты России».

Таким образом, отправитель, используя сервис ЭЗП, формирует почтовое отправление исключительно в электронном виде. Если гражданин или организация не зарегистрированы на Портале госуслуг и не осуществляли настройку онлайн-доставки писем, почтовое отправление готовится к отправке и направляется отделением почтовой связи на бумажном носителе на почтовый адрес гражданина или организации «традиционным способом» (см. Схему 1).

Сервис ЭЗП является услугой почтового сервиса и регламентируется федеральным законодательством о связи и подзаконными актами Российской Федерации. Региональные почтовые отделения – филиалы АО «Почта России», являясь операторами связи, при использовании Сервиса ЭЗП обеспечивают тайну связи в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», как и при пересылке почтовых отправлений на бумажном носителе.

С чего следует начать

Сервис ЭЗП был предложен нам региональным отделением почтовой связи в 2019 году. До внедрения Сервиса ЭЗП Отделением ПФР по Тверской области³ совместно с региональным отделением почтовой связи было проведено тестирование сервиса, которое заняло не более 1,5 месяцев. После получения успешных результатов тестирования мы приступили к внедрению, которое осуществлялось поэтапно в формате проектной деятельности. Был разработан план проекта, который реализовывала проектная команда. Именно проектная деятельность позволила оценить все плюсы и минусы внедрения сервиса, необходимые потребности в ресурсах, а также возможные риски. В проектную команду входили работники службы ДОУ, информационных технологий.

С чего следует начать использование Сервиса ЭЗП? Как правило, региональные отделения почтовой связи широко рекламируют и продвигают свои сервисы среди контрагентов, однако, если такого предложения вашей организации еще не поступило, можете проявить инициативу, обратившись к менеджерам по продажам почтовых услуг. С порядком использования Сервиса ЭЗП можно так же ознакомиться на сайте АО «Почта России».

Для внедрения Сервиса ЭЗП рекомендуем вам, исходя из собственного опыта, осуществить следующие мероприятия:

Определить видовой состав документов и их объемы, которые можно будет направлять посредством Сервиса ЭЗП.
Заключить контракт (договор) с региональным отделением почтовой связи на оказание услуг по приему, обработке и доставке почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа.
Определить форматы взаимодействия с региональным отделением почтовой связи.
Определить внутренний порядок работы по отправке документов посредством сервиса.

Реализация каждого из перечисленных мероприятий требует решения ряда задач, от которых и будет зависеть успешность и полученный эффект от использования Сервиса ЭЗП.

Определение видового состава и объема документов, направляемых как электронные письма через «Почту России»

Для определения видового состава документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, следует проанализировать все виды документов, которые создаются в организации и направляются традиционной почтовой связью. Необходимо изучить и технические требования, предъявляемые к электронной почтовой отправке, которые в т.ч. содержатся в техническом задании к государственному контракту.

Для старта внедрения сервиса ЭЗП в августе 2019 года Отделением ПФР был выбран документ-ответ на обращение гражданина в соответствии с нормами Федерального закона № 59-ФЗ⁴. В год в органах ПФР по нашей области в целом оборот таких документов составляет около 10 тысяч единиц. Объем стартовой отправки составил 500 документов – ответов на обращения граждан.

В 2020 году в целях развития Сервиса ЭЗП помимо Отделения ПФР, к электронной почтовой отправке документов были подключены подведомственные Отделению ПФР органы в городах и районах Тверской области. Расширили видовой состав документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, увеличили объемы отправки путем частичной централизации бюджетных средств на уровне Отделения ПФР, выделенных подведомственным органам ПФР. Таким образом, посредством Сервиса ЭЗП органами ПФР стали направляться гражданам письма о ходе или о результатах предоставленных государственных услуг и письма информационного характера.

В продолжение развития использования Сервиса ЭЗП в 2020 году Отделение ПФР провело тестирование и организовало работу по направлению электронных документов организациям.

При определении видового состава документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, следует учесть, что пересылке подлежат только внутренние почтовые отправления в пределах Российской Федерации в виде простого или заказного письма, что тоже прописывается в условиях государственного контракта.

Резюмируем вышесказанное. К видовому составу документов, направляемых посредством Сервиса ЭЗП, мы в итоге отнесли:

письма информационного характера;
ответы на обращения граждан;
уведомления граждан, организаций;
документы, содержащие ход или результат предоставления государственных и муниципальных услуг;
отраслевые документы, образующиеся в результате профессиональной деятельности организации.

Адресатами электронных документов, как и при отправке документов традиционной почтовой связью, у нас теперь выступают:

как физические лица (граждане),
так и юридические лица (организации различной формы собственности).

Электронное письмо может быть в виде:

простого и
заказного отправления.

Объемы документов, направляемых электронной почтовой связью, напрямую зависят от количества этих документов в организации, а также от готовности самой организации к формированию электронных почтовых отправлений. Начните с небольшого объема одного вида документа, оцените преимущества такой отправки, после чего вы спокойнее и увереннее сможете увеличивать видовой состав и объемы отправки. Не следует полностью отказываться от традиционной почты и переходить только на Сервис ЭЗП, напомним, что существуют ограничения по техническим характеристикам направляемых посредством Сервиса ЭЗП документов, т.е. не все документы можно направить с использованием сервиса, кроме того, никто не отменял возможные технические сбои и регламентные работы.

Кстати, Сервис ЭЗП имеет высокую пропускную способность, что позволяет осуществлять отправку электронных документов до 200 000 единиц в день, что немаловажно для определения объемов отправки.

Заключение государственного контракта с отделением почтовой связи

Для осуществления отправки электронных документов посредством Сервиса ЭЗП «Почта России» предлагает к заключению типовой контракт (договор), содержащий традиционную часть (предмет контракта, права, обязанности, ответственность сторон, порядок расчета и т.д.), а также техническое задание, которое раскрывает особенности взаимодействия сторон, в частности технологии электронной почтовой отправки. Отправка электронных писем не допускается в рамках государственного контракта на комплексное почтовое обслуживание ввиду особенности почтовой услуги.

Если считаете нужным скорректировать, дополнить предложенные в типовом контракте формулировки, всегда можно выйти с соответствующим предложением на руководство почтового отделения, обосновав свои правки. Такие особенности, как правило, возникают у государственных и муниципальных учреждений, которые действуют в рамках Федерального закона № 44-ФЗ⁵ и подзаконных актов по осуществлению закупок. В условиях типового государственного контракта перечисляется нормативная база, в соответствии с которой предоставляется электронная почтовая услуга, в т.ч. в сфере защиты персональных данных и соблюдения тайны переписки.

Некоторые сложности могут возникнуть при указании цены контракта, которая является твердой на протяжении всего срока действия контракта (но при этом к ней есть «плавающая» скидка, зависящая от процента писем, доставленных электронно, – о ней подробнее расскажем далее). Любая организация (государственная, муниципальная или частная) планирует бюджет на очередной финансовый год, в т.ч. на услуги почтовой связи. Для распределения средств по видам почтовой отправки следует провести тщательный анализ видов отправляемых документов. Традиционно организации пользуются двумя видами услуг, которые позволяют осуществить отправку бумажного почтового отправления:

с использованием самостоятельного франкирования⁶ конвертов либо франкирования отделением почтовой связи;
с использованием государственных знаков почтовой оплаты (марок) либо маркированных конвертов.

Таким образом, организация может планировать еще один вид почтовой услуги – пересылка почтовых отправлений в форме электронного документа. Для этого из выделенных на определенный финансовый год бюджетных средств на пересылку бумажных почтовых отправлений следует «забрать» часть средств на пересылку документов в электронной форме.

Так, например, для распределения лимитов бюджетных средств на услуги традиционной почтовой связи и отправку посредством Сервиса ЭЗП в Отделении ПФР был подготовлен подробный расчет в разрезе структурных подразделений. Для понимания ситуации отметим, что у нас в Отделении ПФР по Тверской области более 75 структурных подразделений – исполнителей документов, которые впоследствии должны быть направлены почтовой связью. Кстати, такой подход позволяет не только запланировать близкую к реальности потребность по отправке документов, но и установить конкретные видовые составы направляемых почтой документов по подразделениям. Подразделения представляют для расчета:

примерное количество почтовых отправлений по каждому виду отправляемого документа;
среднее количество листов документа.

Для расчета используем:

общий объем финансирования на почтовые услуги на конкретный финансовый год;
текущие почтовые тарифы;
средний вес каждого вида документа (зависит от количества листов и плотности бумаги).

Осуществляем математический расчет путем заданных формул в файле Microsoft Excel, в результате чего получаем лимиты отправки по каждому подразделению в количественном и денежном выражении. По разным блокам разносим виды отправляемой корреспонденции:

универсальные и
электронные документы.

В Примере 1 показан расчет стоимости по видам почтовой отправки.На отдельных листах экселевского файла мы:

сначала вводим почтовые тарифы;
потом при помощи формул рассчитываем затраты;
а на последнем листе сравниваем планируемые затраты на почтовые услуги с имеющимся бюджетом.

Пример 1. Расчет затрат на почтовые услуги

На чем экономим?

В Примере 1 показана ситуация, когда плановые затраты на год оказываются больше бюджета, заложенного на очередной финансовый год, и это несмотря на экономию из-за отправки части корреспонденции через Сервис ЭЗП, тарифы которого постоянны. В нашем варианте техзадания к контракту они не повышаются, т.к. установлен лимит не более 4 страниц для каждого исходного отправляемого документа, т.е. не более 2 листов после распечатки, на 3-м листе наносится адресный блок, поэтому тарифы на отправления по Сервису ЭЗП у нас «твердые» (см. комментарий со «*» к первой таблице в Примере 1).

Проблема плановой нехватки средств решается следующим образом:

можно пропорционально по всем подразделениям снизить расходы, а также
учесть скидку «Почты России» по факту доставки документа электронно посредством Сервиса ЭЗП;
кроме того, изымаются расходы на изготовление бумажных документов и их упаковку, доставку.

В Примере 1 мы сделали расчет для организации с объемом отправки в год 15 790 почтовых отправлений, чтобы показать саму логику вычислений. Но у нас эти объемы гораздо выше. А процент отправлений, которые у «Почты России» фактически получается передать адресатам электронным способом (из тех, что были отправлены через Сервис ЭЗП), у каждой организации-отправителя свой. Скидка «Почты России» всегда составляет 50% от начальной стоимости почтового отправления при факте его доставки электронно.

В нашем Отделении ПФР процент документов доставляемых электронно от общего количества направленных посредством Сервиса ЭЗП электронных документов составляет 5–6% по году. Общее количество почтовых отправлений, направляемых посредством Сервиса ЭЗП – более 90 000 в год, экономия от общего количества отправлений у нас составляет около 800 000 рублей в год. И вот из чего эта экономия складывается:

на почтовые услуги скидка 50%, за те письма, которые фактически получилось доставить полностью электронным способом;
а также отсутствуют затраты, свойственные бумажной корреспонденции:
- за франкирование почтовым отделением,
- на бумагу для печати документов,
- на конверты,
- на картриджи для принтеров,
- экспедиционная обработка корреспонденции (оплата труда людей, которые распечатывают, запаковывают, отвозят корреспонденцию на почту, автотранспортные услуги).

Достигнутую экономию в Отделении ПФР служба ДОУ рассчитывает ежеквартально, что позволяет контролировать расходы и своевременно корректировать виды и количество направляемых документов. Рассчитаем полученный эффект от экономии прямых затрат, исходя из данных Примера 1:

Продолжение Примера 1

Таким образом, мы получаем цену 2 контрактов:

на универсальные почтовые услуги и
на пересылку почтовых отправлений через Сервис ЭЗП.

Формат взаимодействия организации с отделением почтовой связи

В типовом государственном контракте «Почта России» предлагает 3 вида взаимодействия с организацией-отправителем для пересылки почтовых отправлений в форме электронного документа:

посредством Личного кабинета на сайте АО «Почта России»,
с использованием защищенных каналов связи,
с использованием Системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Мы выбрали взаимодействие с региональным почтовым отделением с использованием защищенного канала связи – программного обеспечения ViPNet Client «Деловая почта»⁷.

При заключении с региональным почтовым отделением государственного контракта сторонами заполняется и подписывается анкета, которая содержит информацию об ответственных лицах сторон по администрированию сервиса, а также о технических характеристиках защищенных каналов связи. На основании этой анкеты сторонами осуществляется настройка каналов связи.

Выбор того или иного способа взаимодействия с отделением почтовой связи, полагаем, напрямую зависит от объема направляемых через Сервис ЭЗП документов, а также от количества работников, осуществляющих подготовку и отправку электронных писем.

Далее могу описать наш опыт – по осуществлению электронной почтовой отправки с использованием ПО ViPNet.

Организация работы по отправке электронных документов через сервис «Почты России»

Порядок работы по отправке почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП следует утвердить приказом руководителя, который обязателен для исполнения всеми работниками, участвующими в этом процессе. Образец его оформления показан в Примере 2.

На Схеме 1 показана технология отправки электронных почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП, по которой мы работаем.

Для начала рекомендуем определить работников организации:

отвечающих за администрирование Сервиса ЭЗП (организационные вопросы, функциональное сопровождение);
отвечающих за техническое администрирование;
исполнителей, готовящих проекты документов в нужном формате;
исполнителей, готовящих реестры отправки в установленном формате и отвечающих за отправку на сервер отделения почтовой связи.

Схема 1. Технология отправки электронных почтовых отправлений посредством Сервиса «Электронное заказное письмо»

Пример 2. Приказ об утверждении Порядка подготовки и пересылки электронных отправлений посредством сервиса «Почты России»

Функциональное администрирование должно осуществляться службой ДОУ, которая является ответственной за организацию отправки документов почтовой связью. В Отделении ПФР ответственным является руководитель службы ДОУ.

Техническое администрирование, как правило, осуществляется службой информационных технологий.

Исполнителями, готовящими проекты документов в нужном формате, потенциально являются все работники организации, чьи подготовленные документы подлежат отправке посредством Сервиса ЭЗП. Подготовка таких документов мало чем отличается от обычной технологии подготовки исходящих документов, за исключением некоторых особенностей. Однако эти особенности применяются в случае, если используемые вами системы электронного документооборота или иные программные комплексы не позволяют:

визуализировать встроенную усиленную квалифицированную электронную подпись⁸ и регистрационные данные документа,
после чего пакетно выгрузить электронный документ с визуализацией всех значимых реквизитов и открепленной УКЭП,
который впоследствии можно направлять по Сервису ЭЗП.

Итак, в этом «особенном» случае:

для подготовки проекта документа используется бланк документа с заранее воспроизведенным штампом УКЭП подписанта в форматах Microsoft Word или Excel;
регистрационные сведения документа следует указать в электронном проекте документа до подписания УКЭП подписантом для получения визуальной целостности документа (таким образом, используется обратный порядок движения проекта документа: сначала регистрация, потом подписание);
после того как в электронном документе указали все реквизиты, документ сохраняется в формате PDF и
подписывается УКЭП.

Все действия производятся исключительно в электронном виде.

Исполнителями, которые готовят реестры почтовых отправлений в установленном «Почтой России» формате, как правило, являются работники службы ДОУ, непосредственно осуществляющие почтовую отправку. Однако в Отделении ПФР в условиях сложной структуры организации и особенностей распределения обязанностей исполнителями по подготовке реестров являются функциональные подразделения, которые готовят проекты электронных писем. Кроме того, в связи с большими объемами документов, образующимися в Отделении ПФР в ходе или результате предоставления госуслуг, были разработаны программные комплексы, позволяющие осуществлять выгрузки из информационных систем ПФР для пакетного формирования документов и реестров отправки.

Теперь детальнее рассмотрим порядок подготовки документа к отправке посредством Сервиса ЭЗП.

Во-первых, электронный документ, подлежащий отправке посредством Сервиса ЭЗП, должен иметь следующие характеристики:

формат файла PDF (.pdf). Текст документа готовится с помощью текстовых и табличных редакторов (MS Word, MS Excel). После окончательной готовности документа с помощью команды «Сохранить как» выбирается формат файла PDF (.pdf);
объем документа не более 3 страниц исходного текста (может быть больше в зависимости от технического задания и возможностей регионального почтового отделения);
размер файла не более 1 Мб (а лучше 700 Кб);
формат А4 (210 × 297 мм).

Во-вторых, пересылаемый электронный документ в формате файла PDF (.pdf) должен иметь следующие реквизиты:

регистрационный номер документа (при наличии регистрации);
регистрационная дата документа (обязательна);
штамп УКЭП, который оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016⁹ и содержит следующую информацию: наименование должности и Ф.И.О. подписанта, номер сертификата электронной подписи, срок действия сертификата электронной подписи.

В-третьих, на отправляемые электронные документы составляется реестр отправки отдельный для каждого вида отправки в формате Microsoft Excel:

реестр отправки простых почтовых отправлений физическим лицам;
реестр отправки заказных почтовых отправлений физическим лицам;
реестр отправки простых почтовых отправлений юридическим лицам;
реестр отправки заказных почтовых отправлений юридическим лицам.

Реестры – это таблицы с полями, обязательными для заполнения (см. Пример 9).

Пример 3. Фрагмент о заполнении полей реестров из Порядка подготовки и пересылки почтовых отправлений посредством Сервиса ЭЗП в Отделении ПФР по Тверской области

Реестры для физических и юридических лиц отличаются полями «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» (для физических лиц) и полями «Наименование», «ИНН» (для юридических лиц) соответственно. Остальные поля одинаковые.

Поле «Фамилия». Фамилия указывается прописными буквами либо строчными с заглавной буквой, например, ФАМИЛИЯ или Фамилия.
Поле «Имя». Имя указывается в том же стиле, что и Фамилия – прописными буквами либо строчными с заглавной буквой.
Поле «Отчество». Отчество указывается в том же стиле, что и Имя – прописными буквами либо строчными с заглавной буквой.
Поле «СНИЛС» может не заполняться (если СНИЛС гражданина нет в распоряжении организации).
Поле «Наименование». Указывается официальное полное либо сокращенное наименование юридического лица, например: общество с ограниченной ответственностью «Северное сияние» или ООО «Северное сияние».
Поле «ИНН». Указывается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) юридического лица. Может не указываться при отсутствии ИНН юридического лица.
Поле «Адрес». Указывается через запятую строго в порядке: почтовый индекс, область, город либо другой населенный пункт, улица (проспект, проезд и т.д.), номер дома, номер корпуса, номер квартиры. Например: 170100, Тверская область, Калининский район, д. Буйново, ул. Лесная, д. 11. В Реестре указываются почтовые адреса, установленные в целях почтовой связи. Проверка почтовых адресов производится через сервис ГИС ПА с использованием базы ЦХДПА (база адресов обслуживания «Почты России») по ссылке https://www.pochta.ru/post-index.
Поле «Имя файла PDF». Указывается имя файла, которое должно строго соответствовать фактическому наименованию файла с учетом пробелов, заглавных букв, знаков препинания. В имени файла PDF указывается расширение файла .pdf. Например: при наименовании файла «Фамилия ИО» в реестре указывается наименование файла «Фамилия ИО.pdf».

Важно! При отправке простых почтовых отправлений реестр должен иметь определенное наименование файла с учетом нижних подчеркиваний, заглавных букв и знаков препинания.

Пример 4. Наименование реестра простых электронных писем

ЭПП_ФЛ_11_29-09-2022_1 или ЭПП_ЮЛ_11_29-09-2022_1, где:

ЭПП – электронные простые письма,
ФЛ – физические лица,
ЮЛ – юридические лица,
11 – код структурного подразделения организации,
29-09-2022 – дата формирования реестра,
1 – номер реестра на указанную дату (последующие реестры в эту дату будут 2, потом 3, 4 и т.п.).

При отправке заказных почтовых отправлений реестр должен иметь точно такую же структуру наименования, только меняется первая аббревиатура с «ЭПП» на «ЭЗП»:

Пример 5. Наименование реестра заказных электронных писем

ЭЗП_ФЛ_13_28-09-2022_1 или ЗП_ЮЛ_13_28-09-2022_1

Так как в наименовании файла реестра указывается номер структурного подразделения, необходимо вести перечень подразделений, участвующих в отправке электронных документов, с указанием их кодов, которые можно взять из существующей кодировки подразделений в организации (например, из номенклатуры дел) либо ввести независимую кодировку (см. Пример 6).

Такой подход крайне важно применять:

если организация крупная, в структуре которой более 10 подразделений;
если в отправке по Сервису ЭЗП участвуют 2 и более подразделения.

Пример 6. Специальная кодировка подразделений для изготовления реестров отправлений через «Почту России»

В-четвертых, подготовленные электронные документы в формате PDF подписываются УКЭП уполномоченного должностного лица. Сертификат подписи должен быть действующим. Подписание УКЭП осуществляется программными средствами с настройкой функции «Использовать прикрепленную подпись». По результатам подписания документа образуется файл подписи в формате SIG (.sig).

Итак, выполнены все операции по подготовке электронных документов, реестров отправки, а также файлов электронной подписи.

Теперь формируем пакет документов для отправки (см. Пример 7), который состоит:

из электронных документов – файлы формата PDF (.pdf);
файлы подписи УКЭП в формате SIG (.sig) к каждому документу формата PDF;
реестр отправки в формате Excel (.xls), см. Пример 8.

Пример 7. Состав архивированной папки (пакета документов)

Пример 8. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП – данные отправителя ООО «Северное сияние» (в формате Excel)

Пример 9. Реестр отправки писем через Сервис ЭЗП структурным подразделением ООО «Северное сияние» 11 – Служба ДОУ по состоянию на 30.09.2022 14:35:03 с ответом от «Почты России» (в формате Excel)

Пакет документов архивируется в формате .zip, этот архив тоже должен иметь определенное наименование:

Пример 10. Рекомендуемое наименование архивированного файла с пакетом документов

05_29.09.2022_1.zip, где:

05 – код структурного подразделения,
29.09.2022 – дата формирования реестра,
1 – номер реестра на указанную дату.

Заархивированный пакет документов направляется по защищенному каналу связи VipNet Client на абонентский пункт регионального почтового отделения.

Информация об отправке документов «Почтой России» приходит в виде таблицы в формате .xls приблизительно через 15-30 минут после направления Вами пакета документов и состоит из 2 частей (см. Пример 9):

информация из реестра отправки вашей организации,
информация «Почты России» о факте отправки: ШПИ или уникальный идентификационный номер, дата и время отправки, вид отправки (электронно или на бумажном носителе).

В случае невозможности отправки какого-либо документа его строка подсвечивается красным цветом и добавляется краткое описание причины, например:

закончился выделенный диапазон ШПИ (для заказных писем, дополнительно выделяется по запросу организации, направленному в свободной форме в региональное почтовое отделение);
невалидный адрес – то есть некорректно указан адрес;
не найден файл PDF или SIG – означает, что почтовый сервер не обнаружил указанный в вашем реестре файл;
формат таблицы или файла не соответствует установленным форматам – означает, что нарушен порядок формирования таблицы реестра, где запрещается в рамках позиции одного почтового отправления переходить на другую строку, удалять или добавлять столбцы, или файл имеет нестандартный размер. Необходимо формировать реестры строго по установленным формам, а файл PDF должен быть формата А4.

Полученный от «Почты России» отчет об отправке (Пример 9) организация-отправитель может использовать в качестве первичного учетного документа в бухгалтерии.

Кроме того, трек-номер (ШПИ) присваивается каждому заказному почтовому отправлению независимо от способа доставки: электронно или на бумажном носителе. По нему можно отслеживать получение письма адресатом на сайте «Почты России».

* * *

Сервис «Электронное заказное письмо» «Почты России», несомненно, выведет вашу организацию на новый уровень взаимодействия не только с почтовым отделением, но и с гражданами, и организациями. Заманчиво звучит получаемый экономический эффект, когда расходы организации на почтовые услуги и расходные материалы для печати документов могут быть снижены.

Это надежная электронная почтовая услуга, позволяющая организовать дистанционный способ отправки документов «без контакта» с почтовыми отделениями. Кстати, в период действия ограничительных мер, связанных с распространением коронавирусной инфекции, в то время, когда почтовые отделения не работали, Отделение ПФР бесперебойно осуществляло отправку документов посредством Сервиса ЭЗП.

Его актуальность однозначно будет возрастать – все больше и больше граждан и организаций выбирают электронные способы взаимодействия, в т.ч. электронную форму получения писем. Так что при больших объемах электронной переписки в организации стоит задуматься об освоении этого сервиса.

Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 февраля 2020 г.

Содержание журнала № 4 за 2020 г.

Электронный документооборот (ЭДО) давно завоевал признание во многих странах как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса. Обмен документами между организациями и предпринимателями постепенно переходит с бумажного на электронный и у нас. Поначалу использование электронной первички кажется сложным и непонятным. Но если подойти к этому вопросу со знанием дела, то переход на ЭДО пройдет легко и просто.

ЭДО для чайников

Выбрать оператора ЭДО, одобренного ФНС, можно:

сайт ФНС → Налогообложение в Российской Федерации → Представление налоговой и бухгалтерской отчетности → Электронные счета-фактуры

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот — это такой способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде (без использования бумажных носителей) и передаются по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)п. 2 Инструкции, утв. Приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 № 49.

Электронный документ (ЭД) — это заверенный электронной подписью обычный doc- или pdf-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Обмен электронными документами проходит через систему оператора ЭДО.

Процесс передачи документов можно сравнить с электронной почтой. Оператор гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения документов электронной подписью, хранит архив документов. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Плюсы и минусы ЭДО

Достоинства. Кроме общих преимуществ перед бумажным документооборотом (снижение трудовых, временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов), у ЭДО есть и другие. Так, он позволяет:

•упорядочить делопроизводство. Система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это происходит по порядку и автоматически;

•отслеживать положение каждого документа. В любой момент времени можно узнать, кто именно работает с документом. Документ нельзя испортить или потерять. Удаленный документ можно восстановить;

•работать с различными версиями документа — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить, кто и когда вносил в документ изменения;

•работать с документами удаленно в удобное время — при необходимости доступ к системе ЭДО можно организовать через Интернет с любого компьютера из любого региона.

Принимая решение о переходе на ЭДО, нужно оценить все плюсы и минусы такого способа ведения документооборота

Недостатки. Если ЭДО отсутствует у контрагентов, необходимо будет обеспечивать существование и электронной, и бумажной системы документооборота.

К недостаткам ЭДО также относятся:

•финансовые затраты на приобретение системы, которые зависят от количества пользователей;

•длительное время на установку, внедрение и отладку системы ЭДО;

•необходимость обучения пользователей, которые будут в ней задействованы;

•обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;

•наличие в штате администратора, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;

•необходимость выполнять резервное копирование базы с документами в целях сохранности информации.

Виды электронной подписи

Чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Электронная подпись (ЭП) — это информация в электронной форме, которая присоединяется к подписываемому ЭД и используется для определения подписавшего его лицаст. 2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ). ЭП гарантирует, что это тот самый неизменный документ в том виде, в котором его отправили.

Существуют следующие виды ЭПст. 5 Закона № 63-ФЗ:

•простая;

•усиленная неквалифицированная;

•усиленная квалифицированная.

Для создания и проверки ЭП используется ключ ЭП (уникальная последовательность символов) и ключ проверки ЭП, предназначенный для проверки подлинности ЭП.

Какую ЭП выбрать

Усиленная квалифицированная ЭП — это самый защищенный вид электронной подписи. ЭД, подписанный квалифицированной ЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ, подписанный собственноручноч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

Поэтому квалифицированная подпись наиболее широко используется на практике.

Ее можно получить только в аккредитованном в Минкомсвязи удостоверяющем центре в виде документа — сертификата ключа проверки ЭП в электронном виде (его загрузят на вашу USB-флешку или выдадут специальную флешку — токен) либо на бумажном носителе.

Сертификат подтверждает принадлежность ключа проверки ЭП тому или иному лицу. У каждого, кто подписывает документы, должен быть свой сертификат ЭПподп. 1 ч. 6 ст. 17 Закона № 63-ФЗ.

Выбрать удобный центр можно из списка аккредитованных удостоверяющих центров:

сайт Минкомсвязи → Деятельность → Государственные услуги → Государственные услуги Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации → Аккредитация удостоверяющих центров

Когда срок действия сертификата ключа истекает, электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП, остается действительным при условии, что на момент его подписания сертификат действовалст. 11 Закона № 63-ФЗ.

Квалифицированные сертификаты хранятся в аккредитованных удостоверяющих центрах, которые обеспечивают доступ к реестру, содержащему сроки действия сертификатовст. 15 Закона № 63-ФЗ. И если центр прекращает действие, то реестр передается в Минкомсвязич. 4 ст. 15 Закона № 63-ФЗ.

Квалифицированная ЭП необходима, чтобы:

•сдавать отчетность в контролирующие органып. 2.6 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ; пп. 1, 5 ст. 80, п. 1 ст. 431 НК РФ;

•участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгахч. 5.5 ст. 112 Закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ;

•работать с государственными информационными системами. Например, подавать документы в службу судебных приставов (кроме случаев, когда допускается простая ЭП), в таможенные органы, в суды, в налоговую для регистрации компании (ИП) или онлайн-кассы и др.пп. 5.1, 7 ст. 23, статьи 78, 79 НК РФ; пп. 1, 2 Приказа ФССП от 30.12.2016 № 837; ч. 2 ст. 52 Закона от 03.08.2018 № 289-ФЗ; п. 1 ст. 9 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ; п. 2.3.5 Приказа Судебного департамента при ВС от 28.12.2016 № 252; п. 2.3.5 Приказа Судебного департамента при ВС от 27.12.2016 № 251; п. 10 Приказа ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/232@;

•получать государственные и муниципальные услуги (кроме случаев, когда допускается применение простой ЭП)Постановление Правительства от 25.06.2012 № 634;

•подписывать электронные счета-фактурып. 6 ст. 169 НК РФ;

•обмениваться документами с дистанционными работникамист. 312.1 ТК РФ.

Простая ЭП содержится в самом электронном документе. Она не имеет юридической силы, а просто удостоверяет лицо, подписавшее документ, с помощью специальных кодов, логинов и паролей, учетных записей на сайтах госуслуг, электронных адресов или иных аналогичных средствч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ.

Простая ЭП, как правило, применяется:

•при банковских операциях через онлайн-банк. Например, при регистрации в системе интернет-банкинга формируются логин и пароль для входа в систему;

•для получения госуслуг. Например, в Росреестре можно подать заявление, записаться на прием, используя простую электронную подпись. А в центре госуслуг «Мои документы» представителю компании сначала нужно подтвердить свою личность, для того чтобы приравнять простую ЭП к собственноручной;

•для заверения документов внутрикорпоративного ЭДО. Например, согласующие документ сотрудники, войдя в систему ЭДО и нажав кнопку «Согласовать», подтверждают свое согласие с текстом документа. Руководитель, просмотрев карточку документа и убедившись, что все согласующие видели его и согласны с содержанием, может также подписать документ, придавая ему юридическую силу.

Простую ЭП нельзя применять, если:

•ЭД содержит сведения, которые являются государственной тайнойч. 4 ст. 9 Закона № 63-ФЗ;

•законодательно или соглашением с контрагентами предусмотрено использование другого вида ЭП либо документ должен быть подписан собственноручноч. 1 ст. 4 Закона № 63-ФЗ; ст. 4 Закона от 11.03.97 № 48-ФЗ.

Без электронной подписи электронный документ не будет юридически значимым

Усиленная неквалифицированная ЭП не только идентифицирует отправителя, но и позволяет защитить документ от несанкционированного изменения, а также подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Подпись содержит криптографические алгоритмы, но не обязательно подтверждается сертификатом удостоверяющего центрач. 3, 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ.

Применение неквалифицированных ЭП предусматривают, например, банки в системе «Клиент-Банк» для оформления клиентами электронных платежных поручений.

Усиленную неквалифицированную ЭП сложнее получить, чем простую. Ее можно заказать в удостоверяющих центрах за плату или создать с помощью собственного IT-отдела (опытного программиста) бесплатно.

При этом она не так универсальна и защищена, как квалифицированная ЭП, которая предоставляет те же возможности проверки владельца ЭП и неизменности документа.

В отличие от сведений о квалифицированных сертификатах сведения о неквалифицированных сертификатах при закрытии неаккредитованного удостоверяющего центра просто аннулируютсяч. 6 ст. 13 Закона № 63-ФЗ. И тогда могут возникнуть проблемы с подтверждением подписи.

Неквалифицированную ЭП нельзя использовать, если законом или соглашением с контрагентом требуется подписывать электронный документ собственноручно, простой ЭП или квалифицированной ЭП.

Как подписать электронную первичку

Какая ЭП будет использоваться при оформлении первичных документов — простая, усиленная квалифицированная или неквалифицированная, решают сами участники ЭДОп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; Письма Минфина от 22.02.2019 № 07-01-09/11672; ФНС от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372.

Квалифицированную ЭП удобно использовать при обмене электронными документами с контрагентами. В частности, для подписания таких документов, как:

•письма (требующие юридической значимости);

•договоры;

•счета;

•товарные и транспортные документы;

•акты выполненных работ и оказанных услуг;

•акты сверки взаиморасчетов.

Неквалифицированную ЭП удобно применять при ведении внутреннего корпоративного ЭДО, например можно подписывать и пересылать работникам приказы, обмениваться служебными письмами, визировать договоры.

При отправке документов (контрактов, писем, счетов, первичных документов) партнерам (например, по электронной почте) можно использовать простую и неквалифицированную ЭПч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ; Письма Минфина от 30.04.2019 № 03-03-07/32128, от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456; ФНС от 19.05.2016 № СД-4-3/8904. Но сначала потребуется заключить с контрагентами предварительный договор об использовании ЭДО, лично подписав его.

При использовании простой ЭП в соглашении должны быть прописаныст. 9 Закона № 63-ФЗ:

•правила определения лица, подписавшего документ, по его простой ЭП;

•обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

При использовании неквалифицированной ЭП соглашение должно предусматривать порядок проверки электронной подписич. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Тогда документы, подтвержденные простой и (или) усиленной неквалифицированной ЭП, и бумажные документы с собственноручной подписью будут считаться равноценнымич. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

Если же электронная первичка будет подписана квалифицированной подписью, то предварительных соглашений не требуется.

Как отразить опоздавшие ЭД

Электронные документы, как и бумажные, могут поступать в организацию с опозданием. Например, дата создания ЭД, время его подписания электронной подписью сторонами сделки, дата передачи файла ЭД оператору электронного документооборота и день направления файла оператором электронного документооборота могут быть разными. А это влияет на отражение хозяйственных операций в учете.

Бухучет. Если документ получен с небольшим опозданием (например, задержка документа произошла всего на несколько дней после закрытия периода), то в бухучете надо отразить операцию в периоде ее совершенияп. 12 ПБУ 9/99; п. 16 ПБУ 10/99.

Если же документ подписан и поступил в организацию существенно позже даты операции (например, по окончании года, когда финансовая отчетность уже сдана), то при подготовке отчетности нужно отразить операцию в периоде ее совершения на основании внутреннего документа, который будет аналогом запоздавшего внешнегоРекомендации Фонда НРБУ БМЦ от 22.05.2015 № Р-62/2015-КпР; от 25.02.2011 № Р-18/2011 КпР.

Например, если товар уже поступил от поставщика, а накладной еще нет, примите его к учету по бухгалтерской справке-расчету, составленной на основании договора с поставщиком, счета или заявки.

НДС. Принять к вычету НДС можно в том периоде, в котором имели место фактическое получение товара, выполнение работ, оказание услуг, если счет-фактура получен до окончания срока подачи налоговой декларации за этот периодп. 1.1 ст. 172 НК РФ; Письма Минфина от 14.03.2019 № 03-07-11/16556, от 23.12.2016 № 03-03-06/3/77429.

Если счет-фактура получен после истечения срока подачи декларации, принять НДС к вычету можно в любом квартале начиная с того, в котором получен счет-фактура, в течение 3 лет после принятия товаров (работ, услуг) к учету.

Налог на прибыль. В налоговых расходах отразить опоздавший документ можно в периоде совершения хозяйственной операции, если он получен до даты представления налоговой декларации. И в следующем — при получении документа после даты представления налоговой декларациип. 1 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 27.07.2015 № 03-03-05/42971; ФНС от 25.03.2019 № СД-4-3/5272.

Справка

Ошибки в ЭД в силу технических особенностей их составления нельзя исправить. Их можно устранить только путем составления нового (корректирующего) ЭД.

Стороны сделки вправе договориться, что ошибочно выставленные документы не несут последствий. И оформить такую договоренность соглашениемПисьмо ФНС от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928@.

Хранение и передача ЭД

Документы с контрагентами, подписанные квалифицированной электронной подписью (простой и (или) неквалифицированной с учетом требований к их оформлению), можно хранить на серверах или в специализированных электронных архивах с помощью специальных программ, использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.

Сроки хранения для ЭД те же, что и для бумажных документовп. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ; Перечень, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Например, пятилетний срок предусмотрен для хранения договоров возмездного оказания услуг (консультационных и информационных), первичных учетных документов и регистров бухучета. Документы по личному составу должны храниться до 75 лет. Для налоговых документов, связанных с расчетом и уплатой налогов, общий срок хранения ограничен 4 годами. Специальные сроки хранения документации установлены для подтверждения убытка, амортизационных отчислений и расходов на обучение работникап. 4 ст. 283, п. 3 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604.

Внимание

Отсутствие документации в течение установленных сроков хранения влечет наложение штрафа на должностных лиц — от 5000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от года до 2 летч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ. Для организации (предпринимателя) — штраф от 10 000 до 30 000 руб.пп. 1, 2 ст. 120 НК РФ

По запросу налоговой можно представлять электронные документы по каналам ТКСп. 2 ст. 93 НК РФ. Но только те из них, форматы передачи которых по каналам ТКС утверждены ФНСПисьмо ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@. Например, договор (соглашение, контракт, дополнения, изменения), акт приемки-сдачи работ (услуг), товарно-транспортную накладную, товарную накладную (ТОРГ-12), счет-фактуру и др. Если же электронный формат документа не утвержден ФНС, то он представляется на бумажном носителе в виде заверенной копииПисьмо ФНС от 29.02.2016 № СД-3-3/808. Заверять печатью и подписью электронный документ, направленный по ТКС, не требуется, поскольку он подписан электронной подписьюПисьмо ФНС от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421.

* * *

Если у вас еще нет электронного документооборота, но вы готовы начать его вести, то:

•во-первых, проверьте, кто из ваших контрагентов уже имеет опыт обмена электронными документами;

•во-вторых, приобретите необходимый программный пакет (платформу ЭДО), а также оборудование для его функционирования (сетевое оборудование, сервер и др.);

•в-третьих, заключите договор с оператором ЭДО;

•в-четвертых, купите сертификат ЭП, если это необходимо.

Понравилась ли вам статья?

Почему оценка снижена?
Есть ошибки
Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
Нет ответа по поставленные вопросы
Аргументы неубедительны
Ничего нового не нашел
Нужно больше примеров
Тема не актуальна
Статья появилась слишком поздно
Слишком много слов
Другое

Поставить оценку

Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

я подписчик электронного журнала
я не подписчик, но хочу им стать
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Другие статьи журнала по теме:

Документооборот / Первичные документы

2023 г.

2022 г.

2021 г.

Что такое электронный документооборот

Это система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей. Используя ЭДО, вы мгновенно доставляете контрагентам и получаете от них первичку, договоры и письма, сдаёте налоговые отчёты, проводите платежи, подписываете документы с любого устройства, храните документы в электронном архиве и имеете доступ к ним с любого устройства.

Применять ЭДО можно для любой корреспонденции, требующей конфиденциальности, срочности и гарантированной доставки. Даже если ЭДО для вас необязателен, это очень удобно и экономит массу времени.

В некоторых случаях подключаться к ЭДО обязывает закон. Например, с 2021 года бухгалтерскую отчётность юридические лица сдают только в электронном виде. В некоторых случаях налоговую отчетность тоже можно сдать только в электронной форме, подробнее в этой статье. Электронный документооборот необходим при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами. Кроме того, без ЭДО не получится поучаствовать в госзакупках.

Рано или поздно перейти на ЭДО придётся всем: Правительство РФ утвердило Концепцию развития ЭДО в хозяйственной деятельности. К концу 2024 года 70% товарных накладных и 95% счетов-фактур должны быть переведены в цифровую форму.

Как работает ЭДО

Чтобы отправить электронный документ, нужно зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО или установить специальное программное обеспечение. Ещё понадобится квалифицированная электронная подпись — её можно оформить в инспекции ФНС или в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Процесс обмена документами выглядит так.

Вы создаёте документ в любом формате (doc, xls, pdf), загружаете его в программу ЭДО или на веб-сайт.
Подписываете файл электронной подписью.
Отправляете контрагенту.
Адресат открывает документ, проверяет, и подписывает его своей электронной подписью.
Вы получаете уведомление о подписании и сам документ.

С этого момента документ имеет юридическую силу и ничем не отличается от заверенного бумажного аналога с синими печатями.

Для обмена электронными документами к ЭДО должны быть подключены и отправитель, и получатель.

Способы работы с ЭДО

Веб-версия

Самый простой способ, т.к. при этом не нужно устанавливать ПО, а нужно лишь зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО. Вы заводите личный кабинет, регистрируете в нём сотрудников с правом согласования и подписания документов. Ответственный работник загружает документ на сайт, проводит через цепочку согласования, руководитель подписывает его своей ЭП и документ уходит контрагенту.

Если партнёр в системе не зарегистрирован, ему автоматически отправляется предложение присоединиться к ЭДО.

Отправка одного документа обойдётся в 5-8 рублей.

С веб-версией можно работать с любого мобильного устройства. Это идеальный вариант для тех, у кого небольшой объём документов и кому не нужна интеграция с бухгалтерскими программами. Например, если ИП работает в основном с населением, а заказы от юрлиц поступают редко. Все документы, прошедшие через сайт, хранятся на удалённых серверах компании-оператора. Их можно найти и скачать в любое время.

В интернет-бухгалтерию «Моё дело» встроен электронный документооборот. Вы сможете настроить ЭДО с контрагентами, разослать им приглашения и обмениваться документами прямо из сервиса. Электронную подпись для пользователей мы выпускаем бесплатно.

Моё дело Профбухгалтер

Автоматические интеграции с банками, онлайн-кассами и CRM. Бесплатные ЭДО и электронная отчётность

Локальное программное обеспечение

У операторов ЭДО есть коробочные решения — программный продукт, который обеспечивает обмен документами не только с внешними, но и с внутренними пользователями посредством СЭД — системы электронного документооборота. Сервис ЭДО можно интегрировать с программами для бухгалтерского, складского и кадрового учёта.

СЭД позволяет автоматизировать движение документов внутри организации:

организовывать совместный доступ к документам;
формировать задания и планы;
определять процедуры и маршруты согласования;
сканировать и распознавать бумажные документы;
обеспечивать безопасное хранение и структурирование баз документов;
выстраивать иерархии процессов и делегировать задачи;
контролировать сроки выполнения задач.

Стоимость лицензии на право пользования ПО зависит от запросов заказчика, и варьируется от 3 до 20 тысяч рублей за 1 пользователя. Кроме покупки лицензии нужно будет оплачивать техническое обслуживание и сопровождение работы системы.

Этапы внедрения ЭДО

Чтобы просто отправлять отчёты и документы в электронном виде, нужно:

выбрать оператора ЭДО;
оформить электронную подпись;
внести изменения в учётную политику;
зарегистрироваться на сайте веб-версии программы ЭДО.

Чтобы внедрить полноценную систему электронного документооборота в компании, нужно подготовиться более основательно — определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов. Всё это прописывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. В качестве образца можно использовать наш типовой регламент и порядок электронного документооборота.

Как выбрать оператора ЭДО

На сайте ФНС есть список операторов ЭДО федерального уровня, который постоянно актуализируют. При выборе оператора нужно обратить внимание на шесть основных параметров.

Безопасность. Как организован доступ к сервису — по логину с паролем или по КЭП? Прошёл ли у оператора аудит безопасности системы? Где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора?
Интеграция. Возможность автоматического обмена данными с учётными системами.
Интерфейс. Насколько удобно пользоваться сервисом, можно ли подключаться с мобильных устройств.
Роуминг с другими операторами. Он понадобится, если ваши контрагенты пользуются другим сервисом.
Техподдержка. Есть ли круглосуточная и насколько оперативно решают проблемы.
Стоимость абонентского обслуживания. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно.

Также узнайте у оператора заранее, можно ли будет вносить доработки по мере необходимости и сколько это стоит.

Как получить электронную подпись

С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и у доверенных удостоверяющих центров.

Чтобы получить бесплатную ЭП в ФНС, нужно:

записаться на приём в ИФНС;
приобрести защищённый носитель (флешку) — они есть в наличии у операторов ЭДО и у производителей;
подготовить пакет документов: паспорт руководителя, ИНН, СНИЛС, выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ), приказ о назначении руководителя, сертификат соответствия на носитель ключевой информации;
заполнить заявление на получение КЭП (в личном кабинете ФНС, если ЭП ранее уже получали, или непосредственно в ФНС, если оформляете впервые);
лично явиться в ИФНС и подписать документы;
передать носитель и получить ЭЦП.

Срок действия ЭП — 15 месяцев. Каждой организации или ИП ФНС выдаёт только одну КЭП — на руководителя, имеющего право подписи без доверенности, или непосредственно ИП. Копировать её нельзя.

До 1 января 2022 года КЭП можно получить за плату в прошедших аккредитацию удостоверяющих центрах, их список есть на сайте Министерства цифрового развития РФ. Там же оформляют подписи для работников, действующих по доверенности. Подробно о том, как изменился порядок работы с электронными подписями с 1 июля 2021 года, мы рассказали в этой статье.

Изменения в учётной политике при переходе на ЭДО

Чтобы приравнять электронные документы к бумажным, нужно внести изменения в учётную политику и прописать:

участки бухгалтерского и налогового учёта, документы по которым будут оформляться электронно;
список документов, оформляемых в электронном виде;
тип электронной подписи (простая или квалифицированная);
право подписи электронных документов с указанием должностей;
способ отправки и получения данных — в электронном виде, с указанием оператора ЭДО;
порядок хранения электронных документов;
порядок взаимодействия с контролирующими органами — передача документов по телекоммуникационным каналам связи, порядок предоставления пояснений, документов при проведении встречных или камеральных проверок.

Моё дело Профбухгалтер

Сервис для бухгалтера. Бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт. ЭДО и автоматический аудит ошибок

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
Купить сертификат электронной подписи.
Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р. Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р, купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС.

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа

Оператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р, а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Сколько стоит документооборот

Статья расходов	1000 бумажных документов	1000 электронных документов
Печать	9510 Р	—
Электронная подпись	—	2000 Р
Лицензия средства криптозащиты	—	1200 Р
Доставка	40 000 Р заказным письмом	7200 Р
Итого	49 510 Р	10 400 Р

Доставка

40 000 Р заказным письмом

1000 электронных документов

Электронная подпись

2000 Р

Лицензия средства криптозащиты

1200 Р

В чем может быть подвох

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Главная проблема с обменом электронными документами: этим нельзя заниматься в одиночку. Вам придется убедить партнеров перейти на электронные документы, а пока они принимают решение, придется параллельно работать и с бумажками.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов. Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд. Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции. Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Если вы решили перейти на электронные документы

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.

Об этом мы расскажем отдельно. Подписывайтесь на наш канал, жмите колокольчик и все такое.

Часто крупные компании от внедрения ЭДО останавливает большой объём документов, сотни сотрудников и контрагентов – они просто не знают с чего начать проект. Кажется, что он будет долгим и болезненным. Чтобы перейти на ЭДО, потребуется проанализировать бизнес-процессы и подготовить их к переходу на ЭДО, получить электронную подпись, выбрать провайдера и платформу автоматизации ЭДО, которая бесшовно встроится в текущий ландшафт информационных систем, разработать проект автоматизации и поэтапно его внедрить. Разбираем в статье каждый этап.

Когда же пора «вставать на электронные рельсы»

Обычно компании решают перейти на ЮЗЭДО, понимая все экономические преимущества: обмениваться электронными документами быстрее и дешевле, чем бумажными, ещё можно практически свести к нулю «человеческий фактор». Только по оценкам ФНС России в результате расширения внедрения ЭДО снижение затрат организаций в расчете на 1 документ может составить около 6 раз, что в конечном итоге может привести к снижению затрат организаций в размере 3,5 трлн рублей.

Иногда бизнес вынужден подстраиваться под внешние условия рынка и ко внедрению цифрового документооборота бизнес подталкивают контрагенты, некоторые из которых готовы работать только по ЭДО.

За последние несколько лет усилилось и влияние государства на процессы в сфере ЭДО. ФНС России совместно с заинтересованными органами власти и представителями бизнес-сообщества разработало Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности до 2025 года. Она предусматривает комплексный подход к нормативно-правовому регулированию в области применения электронной подписи, архивного хранения электронных документов и обеспечения юридической значимости электронного документооборота в сфере хозяйственной деятельности с учетом интересов всех участников рынка. В 2021 году УПД для некоторых групп товаров стало обязательным для обмена только в электронном виде. В 2022 году нас ждут серьезные изменения и в электронном хранении документов, и в обмене электронными транспортными накладными, и в процессах роуминга между операторами ЭДО.

Неготовность компании к быстрым изменениям может негативно повлиять на бизнес уже в краткосрочной перспективе, поэтому откладывать надолго анализ текущих процессов документооборота и перевод их на «электронные рельсы» все же не стоит.

Шаг 1. Определить объем проекта и исполнителя

Компания может реализовать проект перехода на ЭДО сама или найти специалистов со стороны оператора или системного интегратора. Самостоятельное внедрение имеет большое преимущество – сотрудники внутри компании знают бизнес-процессы лучше, чем внешние консультанты. В этом случае потребуется штат разработчиков и специалистов со знанием всех тонкостей электронного документооборота, особенностей интеграции различных систем, а также понадобится постоянный контакт с операторами ЭДО для оказания технической поддержки и обновлений. В случае же привлечения подрядчика, над проектом внедрения будет работать опытная команда консультантов с готовыми методологическими и технологическими инструментами, которая будет знать, что делать с первых дней старта.

Зачастую одним из критериев выбора подрядчика на проект может служить не только наличие у него сильной экспертизы в сфере консалтинга в ЭДО, у компании уже может быть готовый продукт, связывающий различные информационные системы, чтобы организация безболезненно обменивалась документами без лишних интеграций и доработок учётных систем. Этот фактор может значительно упростить и ускорить процесс перевода на ЭДО компании.

Какой вариант исполнения компания бы не выбрала, в обоих случаях очень важно выполнить предпроектное обследование или, иными словами, определить стартовый объем проекта: какие внутренние и внешние бизнес-процессы в компании затронет переход на ЭДО, как они изменятся, какие документы первостепенны для перевода в цифровой вид, а какие можно отложить на следующий этап, какие информационные системы затронет уход от бумажных документов, какие требования выставляют ключевые контрагенты. Это часто пропускаемый, но очень важный этап. Бизнес-аналитикам необходимо провести ревью текущих бизнес-процессов («as is» — «как есть») с целью перестройки их с учетом перехода на ЭДО («to be» — «как должно быть»). Основной результат этого этапа – определить объем инвестиций, который потребуется для запуска проекта.

И когда вы определили бюджет, исполнителя и объем проекта – самое время двигаться дальше.

Шаг 2. Получить электронную подпись

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) имеет ту же юридическую силу, что и подпись на бумаге. Согласно изменениям в федеральном законе № 63-ФЗ электронная подпись физического лица больше не привязывается к компании, где он работает, и в дальнейшем может использоваться более широко. Сертификат ЭП физического лица, а также лица, планирующего действовать от имени юридического лица по доверенности, можно получить в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах.

А для юридических лиц (лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности), индивидуальных предпринимателей и нотариусов были ужесточены требования к выпуску УКЭП – теперь их можно получить бесплатно только в ФНС России.

Шаг 3. Выбрать оператора ЭДО

Операторов на рынке достаточно много. Каждый оператор готов сделать уникальное предложение не только по цене, но и по предоставляемому функционалу, также он может иметь региональную специфику. Выбор провайдера стоит начинать с нескольких основных пунктов:

Узнать, с кем работают контрагенты. В идеале электронный документооборот должен охватывать всех клиентов, партнеров, поставщиков и подрядчиков. Во-первых, важно определить ключевых операторов, которые максимально покроют вашу сеть бизнес-контактов. Во-вторых, при большом потоке документов (более 2-3 млн в месяц) у компании скорее всего не получится работать только с одним оператором, а с остальными – через роуминг. В конце каждого отчетного периода будет колоссальная нагрузка на каналы операторов. И в этом случае стоит иметь резервные каналы и обеспечить себя несколькими операторами. Обычно крупные компании с большим документооборотом и числом контрагентов, например, ритейлеры, подключают в среднем порядка 5-7 операторов, крупные компании с меньшим документооборотом и числом контрагентов – 3-4 оператора.

Определить необходимость в дополнительном функционале. Если объём документов измеряется несколькими десятками тысяч ежемесячно, работать в веб-интерфейсе платформы оператора будет неудобно, понадобится интеграция с учётной системой для сокращения количества ошибок, вызванных ручным переносом данных. Стоит определить и наличие специфических сценариев работы с документами. Например, пакетная обработка документов, трёхстороннее подписание, подписание несколькими ЭП со стороны отправителя или получателя, предварительное согласование документов, кросс-проверки с процессом обмена EDI-сообщениями.

Важно обращать внимание на средства интеграции, предоставляемые выбранными провайдерами.

Шаг 4. Разработать проект автоматизации

На разработку проекта автоматизации заложите порядка 2-4-х недель. В результате компания получает документ, описывающий переход компании на ЭДО на языке ИТ специалистов: перечень информационных систем, которые необходимо задействовать при обмене ЭДО (ERP, СЭД, CRM), формат и маршрут каждого документа, состав работ.

Отдельно требуется обратить внимание на выбор платформы для хранения электронных документов. Эти работы можно вынести в отдельный проект, или заложить в основу текущего проекта возможности его масштабирования. В части использования и хранения электронных документов активно меняется законодательство. Законопроект № 1173189-7 об урегулировании вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов внесен в Государственную Думу РФ в мае 2021 года и прошел первое чтение. Утвержден приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н и новый Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021. Также на рынке уже существуют решения, которые позволяют долговременно хранить электронные документы с сохранением их юридической значимости.

Шаг 5. Зафиксировать этапы проекта: agile или waterfall

Выполнять проект можно, используя классический подход Waterfall, обеспечивая последовательное развитие проекта от концептуального проектирования до сопровождения (поддержки) продуктивной эксплуатации системы. Но те принципы ЭДО, которые закладывались на этапе проектирования уже могут стать неактуальными к концу проекта, и компания вынуждена будет начинать сначала. Ведь законодательство ЭДО меняется стремительно.

Ускоренный же подход получения первых результатов с использованием подхода Аgile может быть усилен выбором готового решения в качестве платформы для автоматизации процессов ЮЗЭДО, что существенно влияет на сроки и очередность этапов проекта автоматизации. Такое внедрение может развиваться по следующему сценарию.

Быстрое внедрение готового решения. В нашем примере – автоматизация ЭДО с использованием платформы TerraLink xDE для базовых процессов обмена основными финансовыми документами будет состоять из следующих этапов:

1) Установка и базовая настройка коробочной версии продукта TerraLink xDE, в ландшафте компании, включая:

установку КрипроПро CSP и встроенного модуля для хранения документов xDE-Архив;
заполнение справочников: выбранные Операторы ЭДО, типы документов, сертификаты ЭП пользователей;

2) Обучение сотрудников и тестирование системы с пользователями;

3) Выход в продуктив.

Поддержка проекта. Когда процессы автоматизированы, компания выбирает одного-двух контрагентов и тестирует реальный процесс обмена и его скорость. Стороны должны без сбоев отправлять, получать и подписывать документы. Лучше не рисковать и не переводить на ЭДО всех контрагентов одновременно, а найти возможные ошибки и устранить. На этом этапе компания может обучать сотрудников: внедрять руководства по использованию системы, назначать ответственных сотрудников, которые смогут оперативно помогать остальным, закупать соответствующее оборудование (компьютеры и планшеты) для работы с цифровыми документами и сервисами. Потребуется время, чтобы сотрудники привыкли к электронным документам.

Развитие системы ЭДО. Далее уже можно начать автоматизацию сложных бизнес-процессов согласно проекту автоматизации, в том числе и осуществлять доработку систем компании, расширять количество контрагентов и типов документов. Ведь ЭДО в компании не ограничивается только финансовыми документами. Электронный кадровые документы – это уже реальность. Многие компании на базе выбранных платформ ЮЗЭДО интегрируют процессы и внутреннего документооборота. Поэтому при выборе и внедрении системы ЮЗЭДО важно учитывать возможности масштабирования решения. Как отмечено выше, чтобы иметь возможность, в том числе, организовать корпоративный электронный архив для всех бизнес-процессов компании.

Предварительные итоги

Теперь компания знает, из каких этапов состоит внедрение и автоматизация процессов ЮЗЭДО. Общий срок проекта может занять 6-9 месяцев.

Предпроектное обследование

Быстрый пилот

Внедрение

Поддержка

Развитие системы

1-3 мес

1-2 мес

4-6 мес

постоянно

Чтобы не растягивать проект и избежать ненужных доработок, стоит искать и выбирать оптимальные решения, которые помогут: автоматизировать безболезненно большинство процессов, снизить затраты на доработки и отказаться от внедрения нескольких интеграционных модулей разных операторов.

Источник

1С и Почта Росии

Какие ассоциации у вас возникают при упоминании почты России? Именно недостаток автоматизации пагубно влияет на качество оказываемых этой организацией услуг. Для упрощения отправки заказов стоит рассмотреть интеграцию 1С с почтой России. Данный вид взаимодействия поможет вашим сотрудникам избежать проволочек с заполнением документов на каждую посылку.

Конфигурация

1С 8.2 — 1С 8.3

Суть процесса интеграции с 1С

К примеру, возьмём 100 посылок с товаром вашей компании и 100 разных адресов клиентов, которым нужно доставить товар точно в срок, иначе возможность повторного обращения в вашу компанию будет стремиться к нулю. Чтобы заполнить документы на отправку в отделении почты могут уйти не часы, а дни. В результате клиенты недовольны, ваши сотрудники в ужасе от перспективы ежедневного марафона по отправке заказов и будущее фирмы уже не кажется таким радужным. И я не говорю про ошибки и финансовые потери связанные с этим. Есть решение данного вопроса!

Модуль обмена между 1С и почтой России позволяет упростить процесс до нескольких шагов. В программе 1С после оформления клиентом заказа и выбора доставки формируется весь пакет документов для отправки. В конце дня или недели, всё зависит от графика работы, набирается определённое количество посылок, и программа автоматически отправляет данные для отправки почтой России.

Плюсы взаимодействия систем

Скорость формирования посылок для доставки
Возможность рассчитать доставку почтой России
Точность информации в документах на товар
Отсутствие непосредственного контакта ваших сотрудников с отделением почты
Возможность отслеживать путь следования посылки по индивидуальному трек номеру

Очередной рычаг управления вашим бизнесом на готове, нужно просто правильно настроить взаимодействие систем, и ваши работники будут лишены не всегда тёплого общения с сотрудниками почтового отделения. Стоит лишь нажать пару клавиш в рабочем окне программы, и она всё сделает за человека, несомненное преимущество автоматизации. Останется только транспортировать посылки в пункт приёма и мониторить информацию о доставке заказа клиенту.

Позвольте вашей компании работать по максимуму самостоятельно с новыми модулями для 1С, чтобы вы могли иметь возможность наблюдать за процессом, при желании принимать непосредственное участие и получать прибыль, растущую с каждым днём. Даже почта России после интеграции с 1С будет вызывать только приятные эмоции.

Источник

1.

Преимущества перехода на
ЮЗЭДО
юридически-значимый электронный документооборот

2.

ТРИ ШАГА ПО ПОДКЛЮЧЕНИЮ КОНТРАГЕНТА:
После того, как Вы решите подключиться к ЭДО АО «Почта России»:
1
2
3
Вам нужен КЭП
Вам нужно зарегистрироваться в ЛК
ЭДО АО «Почта России»
Вам нужно заключить ДС об ЭДО
(квалифицированная электронная подпись на
защищенном носителе).
Пояснение: у Вас уже может быть КЭП,
который Вы используете для участия в торгах
на площадках, для сдачи документов в
налоговую и т.п. Ее можно использовать и для
ЭДО с АО «Почта России».
Если КЭП нет, вам нужно обратиться в
удостоверяющий центр и за свой счет
приобрести КЭП.
Руководящий материал о том,
как получить КЭП — >>
Пояснение: https://edo.pochta.ru/login — это ваш личный
кабинет в ЭДО АО «Почта России». В нем вы будете
получать документы (договоры, первичную
бухгалтерскую документацию), подписанные со
стороны Почты, и подписывать их со своей стороны.
Там будут хранить все подписанные документы,
которые, в случае необходимости, можно будет
предоставить по месту требования (например , в ФНС)
Руководящий материал о том,
как зарегистрироваться
в ЛК ЭДО ->>
Руководящий материал по работе
пользователя в ЛК ЭДО->>
(или договор с разделом об ЭДО для новых
КА)
Пояснение: после прохождения шагов 1 и 2,
вы готовы к подписанию Договора/ДС об ЭДО.
Для текущих клиентов – будет заключено ДС к
текущему договору. Для новых – в текст
договора вставят раздел об ЭДО.
После согласования ДС/Договора и
подписания Почтой в электронном виде, вы
увидите этот документ в своем ЛК ЭДО Почты
России и сможете подписать его, тем самым
сделав легитимным обмен далее первичной
бухгалтерской документацией с Почтой в
электронном виде.
Для ознакомления – шаблон ДС- >>

3.

РАБОТА С КОНТРАГЕНТАМИ, У КОТОРЫХ ИНЫЕ
ОПЕРАТОРЫ
ЕСЛИ ВЫ УЖЕ РАБОТАЕТЕ С ОПЕРАТОРОМ ЭДО, ОТЛИЧНЫМ ОТ ОПЕРАТОРА ПОЧТЫ РОССИИ, ВАМ НУЖЕН РОУМИНГ.
ОПЕРАТОР ПОЧТЫ РОССИИ – ООО «СЕРВИОНИКА», ПРОДУКТ I-CONTO
НА ТЕКУЩИЙ МОМЕНТ (31.10.2019) – РОУМИНГ НЕ ГОТОВ И ПОДКЛЮЧАТЬСЯ К ЭДО ПОЧТЫ РОССИИ МОГУТ ТОЛЬКО ТЕ,
КТО ГОТОВ РАБОТАТЬ С ПРОДУКТОМ I-CONTO
ПЛАНИРУЕМЫЕ СРОКИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РОУМИНГА:
1) КОРУС (ДЛЯ РАБОТЫ СО СБЕРБАНКОМ): КОНЕЦ НОЯБРЯ 2019
2) КОНТУР (ДЛЯ РАБОТЫ С КЛИЕНТАМИ НА ПРОДУКТЕ ДИАДОК): НАЧАЛО ДЕКАБРЯ 2019
3) ТЕНЗОР (ДЛЯ РАБОТЫ С КЛИЕНТАМИ НА ПРОДУКТЕ СБИС): КОНЕЦ ДЕКАБРЯ 2019
С ДРУГИМИ ОПЕРАТОРАМИ РОУМИНГ ПОКА НЕ НАСТРАИВАЕТСЯ
ВАЖНО: СТОИМОСТЬ РОУМИНГА НА 1-1,5 РУБЛЯ ЗА ДОКУМЕНТ ВЫШЕ.
АЛГОРИТМ ПОДКЛЮЧЕНИЯ ПО РОУМИНГУ ВО ВЛОЖЕННОМ ФАЙЛЕ ->>>

4.

ЮЗЭДО / предпосылки внедрения
Неудобства бумажного документооборота :
Затраченное время и деньги на распечатку, отправку, хранение документов;
Риски потери документов, необходимости переделывать;
Длительные сроки получения документов из удаленных регионов;
ЮЗЭДО –
Документы подписаны квалифицированной электронной подписью и равносильны
бумажным (можно предоставлять в налоговые органы и в суды в электронном виде
через интернет);
Документы не нужно дублировать на бумаге и хранить в бумажном архиве.
Предполагает мгновенный обмен документами на любые расстояния;

5.

Подключение к ЮЗЭДО и основные возможности
Подключение:
Для подключения контрагенту необходимо КЭП (квалифицированная электронная подпись) и
подключение к оператору ЭДО (оператору электронного обмена документами).
Способы работы:
1. Веб версия: не требует вмешательства в информационные системы компании, обмен документами с
контрагентами происходит по принципу электронной почты. Компания платит только за отправленные
документы.
2. Через модуль 1С ЮЗЭДО. Модуль встраивается в использующуюся 1С систему компании (можно
работать с электронными документами из привычной программы)
Ключевые возможности:
Обмен первичной учетной документацией и любыми другими юридически значимыми документами
Получение электронных документов любого формата, возможность подписать документ или отказаться
от подписи с указанием причины отказа
Просмотр и печать любых входящих и исходящих документов
Синхронизация входящих документов с учетной системой на платформе 1С

6.

Преимущества ЮЗЭДО
Сокращает накладные расходы
Отсутствие необходимости в бумажных оригиналах исключает затраты на канцелярию, офисную
технику, курьерские и почтовые услуги, хранение документов.
Экономит рабочее время
Исчезает необходимость в бизнес процессах, характерных для работы с бумажными документами
(поиск документов в бумажном архиве, обработка и передача данных, распечатка, и т.д.)
Снижает налоговые риски
Все первичные бухгалтерские документы хранятся в системе и могут быть переданы в кратчайшие
сроки, что гарантирует отсутствие нареканий при проверках, а, следовательно, исключает штрафные
санкции и ускоряет возмещение НДС.

7.

Переход на ЮЗЭДО: оптимизация накладных расходов
Бумажный документооборот
Затраты на
печать
Стоимость
отправки
документов
Стоимость
хранения
документов
Электронный документооборот
1.5 руб. – бумажный документ на 1 листе
А4;
9 руб. – средний пакет документов (6
листов);
от 40-60 руб. — почтой ;
От 200 руб. — курьером;
в большинстве случаев — более чем в 10
раз, в зависимости от подрядчика и точки
назначения.
0 руб. — электронный документ любого
объема;
0 руб. — пакет электронных документов
любого объема.
Стоимость аренды помещения архива
зависит от региона
ЮЗЭДО хранит документы бесплатно и
бессрочно.
Бесплатно — входящие;
2 до 9 руб. — исходящие (в зависимости от
выбранного тарифа и объемов).
Не зависит от географической удаленности.
Таким образом: при документообороте 500
документов в год, экономия в среднем 22 500руб

8.

Переход на ЮЗЭДО: оптимизация времени персонала
Бумажный документооборот
Электронный документооборот
Подготовка
документов
1-3 дня : распечатывание, подпись,
проставление печатей на пакет
документов;
Несколько минут — подпись электронных
документов уполномоченным сотрудником.
Уведомления о новых документах ускоряют
подписание, а массовые действия в ЮЗЭДО
позволяют подписывать много документов «в
один клик».
Отправка
2-14 дней – почтой;
1-4 дня – курьером.
Несколько секунд — вне зависимости от
региона адресата.
2-14 дней – почтой;
1-4 дня – курьером.
Не требует времени.
Как только контрагент подписывает документ
КЭП, обе стороны получают доступ к
подписанному оригиналу документа
Возврат
подписанных
экземпляров
Значительная экономия на ручном труде, доказанная
десятками перешедших на ЮЗЭДО компаниями

9.

Расходы на подключение к ЮЗЭДО
Единовременные расходы:
• Приобретение носителя сертификата КЭП (РУТОКЕН ЭЦП 2.0) – 1 590,00 руб.
• Регистрация юридического лица оператором ЭДО – 300.00 руб.
Периодические расходы (раз в год):
• Выпуск / продление сертификата КЭП удостоверяющим центром – 2 000,00 руб.
Ежемесячные расходы (тарифы оператора ЭДО), в зависимости от количества исходящих
документов:
• от 0 до 100 документов
— 6 руб./документ
• от 101 до 500 документов
— 5 руб./документ
• от 501 и выше
— 4 руб./документ

10.

131000, г. Москва,
Варшавское шоссе, д.37
БЛАГОДАРИМ
ЗА ВНИМАНИЕ
+7 (495) 956-20-67
www.russianpost.ru

Источник

ЭДО – что это такое

Электронный документооборот или сокращенно ЭДО – это процесс, который помогает ускорить и максимально упростить передачу различных документов между физическими и юридическими лицами.

Передавать и получать электронные документы гораздо проще, чем бумажные. А главное – ускоряется процесс их согласования и подписания. Ведение электронного документооборота (ЭДО) пригодится различным службам и сотрудникам.

Возможности электронного документооборота (ЭДО) многогранны: можно обмениваться документами с поставщиками и покупателями, направлять сведения в государственные структуры, сдавать отчетность, получать ответы на запросы и выписки, контролировать и согласовывать договоры.

Главное преимущество электронного документооборота, что все это можно совершать, не покидая рабочего места или даже собственной квартиры, если вы работаете удаленно.

Важно, чтобы у вас был доступ к программам электронного документооборота и электронная подпись, чтобы все документы, отправляемые с помощью ЭДО, имели юридическую силу.

Про виды подписей мы тоже расскажем в этой статье.

Схема работы с сервисами электронного документооборота (ЭДО)

Как работает система электронного документооборота?

Отправитель загружает документ в сервис или создает его, подписывает и отправляет контрагенту. Получатель может подписать документ (утвердить) или отклонить (например, если видит ошибки или не согласен с содержанием).

Если контрагент еще не пользуется электронным документооборотом, он получит приглашение на электронную почту. Если получатель использует другого оператора ЭДО, отличного от оператора отправителя, то он получит приглашение к роумингу.

Роуминг – это возможность обмениваться документами с пользователями любых других операторов электронного документооборота (ЭДО).

Если документ утвержден, то отправитель получит уведомление о его подписании.

По тому же принципу происходит обмен документами и внутри организации.

Время подписания бумажных документов затягивается от нескольких дней до нескольких месяцев – в зависимости от того, как далеко от вас находится ваш контрагент, сотрудник или руководитель.

Использование электронного документооборота (ЭДО) позволит подписывать документы за несколько минут, а все маршруты согласования заранее запрограммировать.

Тогда документ после согласования с одним сотрудником автоматически перейдет к другому.

Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО

Работайте с ЭДО без ошибок

Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту

Скорость – один из главных плюсов электронного документооборота.

Рассмотрим пример электронного документооборота в отделе закупок.

Менеджер отдела закупок должен заказать товары у поставщика, получить их, подписать все необходимые документы и затем передать их поставщику.

Менеджер формирует в ЭДО заказ на поставку товаров и направляет его своему руководителю на согласование.
Руководитель подписывает заказ (согласовывает) и менеджер видит, что статус заказа изменился.
Менеджер подписывает заказ (если необходимо) и направляет его поставщику.
Поставщик получает заказ, подтверждает получение и собирает товары на отгрузку. При этом он может через ЭДО провести корректировку заказа, например, если какой-то товар отсутствует на складе.
Когда товар готов к отправке, поставщик формирует документы на отгрузку в ЭДО (накладную, счет, счет-фактуру или УПД, при необходимости прикладывает и другие документы, например, сертификаты на продукцию) или загружает их в систему, подписывает документы электронной подписью и отправляет покупателю.
Менеджер, после того, как товары получены (или сразу), ставит свою электронную подпись и теперь у поставщика и у покупателя есть комплект подписанных документов.

Здесь уже важна не только оперативность (быстро согласовать заказ, передать поставщику и потом подписать документы), но и юридическая, и налоговая стороны.

Пока у поставщика нет подписанных документов, он не может предъявить претензии к покупателю, если тот задержит оплату – попросту нечем доказать, что товары и правда были переданы.

Покупатель же без документов не может оприходовать товар (да, есть и другие механизмы в бухгалтерском учете, но они временные – например, можно провести неотфактурованную поставку, пока документы находятся в пути).

Если нет подтверждающих документов, расходы на такие товары нельзя списать в налоговом учете.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет избежать этих рисков и своевременно и законно списывать и приходовать товары, работы или услуги.

Но электронный документооборот нужен не только торговле и тем, у кого много контрагентов. Электронными документами можно обмениваться внутри организации, с сотрудниками и с государственными органами.

Кроме того, ЭДО для многих компаний является обязательным.

Виды электронного документооборота

Условно ЭДО можно разделить на две крупные категории:

По сфере правовых отношений между субъектами которые участвуют организации электронного документооборота.
По виду документов, которые проходят через ЭДО.

Если говорить о сфере правовых отношений, то выделяют следующие виды:

внутренний ЭДО
внешний ЭДО
ЭДО с государственными структурами

Внутренний ЭДО – затрагивает обмен документами исключительно внутри компании. Так как крупные организации имеют зачастую большую филиальную сеть, то наличие внутреннего ЭДО для них необходимость.

С помощью внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в первую очередь согласуются договоры, различные проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции.

Отдельно можно выделить обмен кадровыми документами. Можно разом разослать всем сотрудникам новый внутренний акт (например, Положение о командировках) и массово с ним ознакомить, можно согласовать отпуска, служебные поездки, сообщить о выходе на больничный, передать отчет о командировке и т. д.

Руководители подразделений могут передавать через ЭДО данные, необходимые для формирования отчетности по организации, о заработной плате, о доходах и расходах и другие.

Руководителям также системы опции контроля. К примеру, можно проследить, какой из сотрудников слишком долго согласует или отправляет документы контрагентам.

Внешний ЭДО – это обмен документами с контрагентами организации. Даже если компании работают с разными операторами ЭДО можно настроить обмен между ними, для этого используется роуминг (про него расскажем дальше отдельно).

Все маршруты следования документов во всех системах выстроены по одной и той же схеме работы. Можно настроить доступ ЭДО только для тех отделов, которые взаимодействуют с контрагентами.

ЭДО с государственными структурами– это электронный документооборот с различными ведомствами, например, для сдачи отчетности или получения информации о контрагентах.

По виду документов, которые проходят через ЭДО можно выделить:

бухгалтерский ЭДО;
кадровый ЭДО;
управленческий ЭДО;
складской ЭДО;
ЭДО для отчетности и т. д.

Можно также выделить ЭДО для отдельных сфер деятельности и отраслей.

У компании «Бизнес-Легко!» – сертифицированного партнера продуктов СБИС, есть готовые решения для производства, ритейла, логистики и других направлений.

Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО

Работайте с ЭДО без ошибок

Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту

Кто может пользоваться ЭДО

ЭДО могут использовать абсолютно все сотрудники компании.

Наиболее распространен электронный документооборот (ЭДО):

В бухгалтерии – с его помощью сдают отчетность, собирают и передают документы (акты, накладные, счета и счета-фактуры, сверки, ведомости). Без системы ЭДО бухгалтер в некоторых случаях просто не сможет работать.

Например, он обязан сдавать бухгалтерскую или статистическую отчетность только в электронном виде.

В отделе кадров – прием, увольнение, отпуск, все эти события можно оформить в электронном виде. ТК позволяет обмениваться с сотрудниками документами через ЭДО (см. статью 22.1 ТК).

Некоторые документы уже перешли в электронный вид. К примеру можно отказаться от бумажной трудовой книжки, а больничный Социальный фонд присылает только в электронном виде – бумажная форма уже не действует.

Многие кадровые процессы ЭДО помогает сократить и упростить. К примеру, при приеме на работу сотрудника, его можно быстро ознакомить со всеми нужными документами, а заявление об отпуске не затеряется и попадет только к нужному руководителю.

На складе – любое перемещение товара, будь то отгрузка покупателю или просто перемещение между складами, можно оперативно отразить в документах, используя ЭДО. Особенно удобен электронный документооборот, если склад находится далеко за пределами головной компании.
В управлении – менеджеры и руководители могут не только передавать документы и согласовывать их, но следить за исполнением распоряжений, просто заглянув в систему ЭДО.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Сначала о плюсах:

Юридическая значимость документов. Документ с собственноручной подписью на бумаге и такой же документ, подписанный электронной подписью в ЭДО, с точки зрения закона равнозначны. Электронный документ можно предъявить в суде, предоставить в ФНС при проверке.
Сокращение затрат на печать и пересылку. Цена на отправку письма Почтой России начинается от 27 рублей (если в письме вы отправляете 1-2 стандартных листа А4).

И это без цены конверта (примерно 3 рубля за штуку). Заказное письмо, ценное или курьерская отправка уже дороже.

Если вы отправляете 500 таких писем в год, то потратите на них минимум 15000, а ЭДО обойдется в несколько раз раз дешевле, да и ходить на почту, и стоять в очереди не придется.

Обмениваться документами, кстати, можно не только внутри страны – можно отправлять документы в любые страны мира. Для этого потребуется всего 3 шага:

Шаг 1

Российская организация получает квалифицированную электронную подпись, иностранная – неквалифицированную.

Шаг 2

Участники обмена заключают трехстороннее соглашение об электронном документообороте, обеспечивающее юридическую значимость документов.

Шаг 3

Можно начинать обмениваться документами с иностранными партнерами через ЭДО.

Зарубежной компании будет доступен личный кабинет на английском языке, англоязычная техподдержка, а также вебинары и обучающие материалы.

Бумага тоже стоит недешево, например, популярная марка SvetoCopy от 300 рублей за пачку в 500 листов. С ЭДО бумага вам вообще не нужна.

Сокращение времени создания, подписания, согласования и отправки документов. Здесь все очевидно и мы уже рассказали, насколько проще работать с электронными документами. Кроме того, их можно загрузить в бухгалтерскую программу или другой сервис (CRM, складскую программу).
Безопасность передачи данных и защита самих документов.

Например, документы, пересылаемые через СБИС (система ЭДО) нельзя перехватить или подменить – они передаются по зашифрованному каналу.

Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО

Работайте с ЭДО без ошибок

Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту

Схема электронного документооборота между организациями

Есть ли минусы у электронного документооборота или ЭДО?

Конечно, минусы тоже присутствуют:

Необходимо позаботиться о резервном копировании. Лучше сохранять электронные документы не только в самой системе, но и еще на независимом носителе – собственном сервере, внешнем диске, даже флэшке. При этом нужно помнить, что если вы просто распечатаете электронный документ с отметками об электронной подписи – он юридической силы иметь не будет!
Сопротивление сотрудников. Если в вашей компании привыкли все делать на бумаге, работникам может поначалу казаться, что работать в ЭДО сложно.

Для лучшей адаптации в системах ЭДО есть инструкции, встроенные помощники и подсказки, а если вы внедряете электронный документооборот с помощью сторонней компании, то она поможет вам безболезненно и быстро перейти на новый формат документов.

Не все контрагенты подключены к системе ЭДО, с некоторыми приходится работать только на бумаге. Но даже такие организации понемногу исчезнут. Сейчас ЭДО уже стал для ряда компаний обязательным и тенденция продолжается.

Например, при продаже маркированных товаров (а это молочная продукция, вода, одежда, обувь и еще много всего) необходимо обмениваться электронными документами, этого требует закон.

Как совмещать бумажный и электронный документооборот (ЭДО)

Так как не для всех ваших контрагентов может быть доступно подключение к электронному документообороту, то придется совмещать бумажный и электронный документооборот.

Это значит, что вам необходимо организовать хранение и тех и других документов, разработать правила по документообороту.

Для упрощения работы с документами и их систематизации можно сканировать бумажные документы и загружать их в систему ЭДО.

Сканированные документы легко будет найти по быстрому поиску, вместо того, чтобы рыться в папках в шкафу.

Как правило, документ сканируют сразу «на входе». Например, секретарь, сканирует и вносит в систему письма и другие документы, присваивая им номер, дату, вид и т. д.

На документы даже можно нанести штрих- или QR- коды для еще более быстрого поиска.

Если ваш архив не выглядит как просто склад из коробок, а устроен по принципу библиотеки (для каждой папки есть свой стеллаж, полка и место на ней), то закодированный документ при необходимости легко будет найти по его положению (информация «вшивается» в код).

Как понять, что пора переходить на электронный документооборот (ЭДО)

Вот вам чек-лист, чтобы понять пора ли вам уже присмотреться к системам ЭДО.

Если большинство ваших ответов «нет», то пора задуматься о внедрении электронного документооборота (ЭДО).

Обязательно должны использовать ЭДО организации:

работающие с маркированным товаром (и поставщики, и покупатели);
участвующие в обороте товаров, подлежащих прослеживаемости (см. постановление Правительства от 01.07.2021 № 1110);
при участии в закупках (на отдельных электронных площадках).

Переходят на ЭДО (есть перспектива, что он станет обязательным в этой сфере) грузоперевозчики, отправители и получатели грузов, логистические компании.

Переход на электронный документооборот (ЭДО), с чего начать

Для того, чтобы перейти на ЭДО нужно:

Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителю и всем, кто будет работать с системой ЭДО и подписывать документы.

Только наличие электронной подписи даст юридическую силу всем документам. В некоторых случаях для работы в системе электронного документооборота (ЭДО) можно будет использовать и другие виды подписей (о них – читайте ниже).

Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор, а также подключиться к системе облачного документооборота, в которой будет происходить обмен документами.
Обучить сотрудников работе в системе ЭДО.
Начать обмен данными и радоваться скорости.

Какие электронные подписи существуют, их отличия

Электронные подписи бывают трех видов:

Простая ЭП.
Неквалифицированная ЭП.
Квалифицированная ЭП.

Квалифицированная электронная подпись может использоваться для любых документов, поэтому является аналогом собственноручной подписи.

Простую и неквалифицированную используют для подписи внутренних и некоторых кадровых документов в организации, их также можно использовать при обмене документами с контрагентами, главное прописать такую возможность в договоре.

Рекомендуется все же использовать КЭП, т.к. ее возможности намного шире и не придется каждый раз сверяться со списками и разрешениями.

Операторы электронного документооборота (ЭДО)

При выборе оператора ЭДО важно обратить внимание на следующие моменты:

Наличие роуминга между операторами или возможность его настроить.
Возможность ведения архива всех сохраненных документов с удобным и быстрым поиском и легким доступом к документам.
Возможность разграничить доступ к ЭДО разным категориям сотрудников.
Возможность доработать систему под специфические запросы компании.
Возможность интеграции сервиса в уже используемые в организации системы.
Доступ к работе в ЭДО с разных устройств, в том числе с мобильных.
Удобный интерфейс, понятный всем пользователям.

Операторы ЭДО должны обладать лицензией ФСБ, иметь сертифицированное программное обеспечение и отвечать другим требованиям.

Один из ведущих операторов ЭДО в России – компания Тензор (СБИС). Почти половина (46%) всех юрлиц в стране сдают отчетность через СБИС. Это значит, что скорее всего ваш партнер уже работает с этим оператором и вам не нужно будет настраивать роуминг или просить его подключить электронный документооборот с нуля. Также есть готовые интеграции по API с 1С, SAP и другими системами и программами.

Несмотря на то, какого оператора вы выберете, важно, чтобы система ЭДО была удобна вам и вашим сотрудникам.

ЭДО – это про скорость, эффективность и увеличение оперативности принятия решений.

Как подключить контрагента к роумингу между операторами ЭДО

Роуминг это технология, которая позволяет контрагентам осуществлять обмен электронными документами, даже если каждый подключен к разным операторам электронного документооборота (ЭДО).

Когда роуминг настроен, компании могут отправлять и получать документы, как обычно.

Настраивают роуминг для каждого контрагента индивидуально. Но пригласить можно сразу несколько контрагентов.

Самое главное, чтобы между двумя операторами была настроена связь. Тогда роуминг возможен.

В противном случае придется обмениваться со своим контрагентом бумажными документами, как и раньше, либо установить еще другой сервис для онлайн документооборота.

Как подключить в СБИС роуминг с другими операторами

Отправьте контрагенту приглашение к обмену или примите приглашение от контрагента. Если контрагент работает с 1С-ЭДО, попросите отправить вам приглашение с его стороны.
Дождитесь уведомления о настройке роуминга и обменивайтесь документами.

В СБИС отправка приглашений и получение документов — бесплатно.

Как отправить приглашение контрагенту для роуминга

Его можно выслать при отправке документа или заранее из карточки компании. Чтобы пригласить нескольких контрагентов, подключите роуминг наsbis.ru.

На сайте сервиса нажмите «Подключить роуминг».

Заполните заявку. Если приглашаете несколько контрагентов, загрузите их списком.

Подключите к компьютеру носитель с электронной подписью организации. Нажмите «Подписать и отправить».

Приглашение отправлено. Когда контрагент его получит и примет, СБИС пришлет вам уведомление на email.

Если контрагент отказывается подключать роуминг или вести ЭДО в СБИС, обратитесь в техподдержку.

Обычно роуминг подключают в течение 10 рабочих дней. Срок может быть увеличен при задержке ответа от оператора контрагента.

Как принять приглашение к автороумингу

СБИС принимает приглашения к роумингу автоматически.

Вы можете посмотреть, с кем из контрагентов уже настроен роуминг и можно обмениваться документами.

В карточке своей организации нажмите три вертикальные точки, затем «История изменений».
В фильтре выберите «Приглашения контрагентов» и найдите среди них приглашение от контрагента, с которым собираетесь работать.

Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО

Работайте с ЭДО без ошибок

Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту

Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8KMRfq

Источник