Должностные инструкции персонала салона красоты

Должностные инструкции в салоне красоты: не трата времени, а залог взаимопонимания с командой

Разногласия между работодателем и сотрудником часто связаны с простым недопониманием. Дело не в том, что администратор, или мастер в салоне недостаточно квалифицированы — просто в одинаковые по названию должности многие вкладывают свой особый смысл и набор обязанностей.

Помочь найти общий язык могут должностные инструкции в салоне красоты. С помощью инструкций вы сможете урегулировать рабочие отношения, предотвращать недовольства и невыполнение задач, быстро вводить в курс дел новый персонал. В этой статье мы рассмотрим зачем нужны должностные инструкции, для каких должностей она обязательна, как составить идеальную инструкцию и как добиться соблюдения правил сотрудниками. 

Также рекомендуем прочитать статью «Обязанности администратора салона красоты: задачи и инструменты для их выполнения»

Зачем нужны должностные инструкции для работников салона красоты

Многие руководители считают, что достаточно растолковать сотруднику его обязанности и он тут же сможет приступить к работе, а любая бумажная бюрократия только усложняет работу в салоне и отнимает драгоценное время. В итоге руководителю приходится тратить в разы больше времени на постановку задач и контроль их исполнения. 

Всё дело в том, что просто рассказать сотруднику о его обязанностях и получить подтверждение — недостаточно. И это не значит, что вы не умеете подбирать персонал, а сами сотрудники недостаточно квалифицированы — просто каждый понимает инструкции по-разному и вы никогда не сможете на словах разобраться, что именно понял другой человек.

Правильно прописанные и понятые сотрудниками инструкции помогают решить сразу несколько задач:

1. Быстро ввести нового сотрудника в должность. 

Даже опытным специалистам бывает трудно освоиться на новом месте: порядок работы, стандарты обслуживания, скрипты и прочие важные аспекты работы могут существенно отличаться в разных салонах. 

Точные должностные инструкции, в которых прописаны все права и обязанности сотрудника, а также методология выполнения задач помогают ускорить адаптацию и быстрее «включить» нового сотрудника в рабочие процессы.

2. Избежать споров в процессе выполнения работы. 

С помощью инструкций вы можете очертить четкий круг обязанностей сотрудника и письменно зафиксировать соглашение. В будущем у вас всегда будет документ, к которому можно обратиться, если сотрудник заявляет, что задача не входит в его обязанности.

3. Легко передать дела другому сотруднику. 

Работа салона не должна стопориться от того, что администратор ушел в отпуск, или решил сменить работу. Часто после ухода одного из сотрудников выясняется, что только он знает о существовании определенных задач и контролирует их выполнение, что делает его незаменимым специалистом.

Наличие должностной инструкции в таком случае «страхует» салон от потери ключевых кадров и помогает безболезненно передавать знания новым сотрудникам.

Главное, что вы получаете, внедрив должностные инструкции — это полное понимание каждым участником рабочего процесса своих задач. Выделите время и пропишите должностные инструкции для всех основных должностей в компании — благодаря этому вы сэкономите гораздо больше часов на другие задачи в будущем. 

Также рекомендуем прочитать статью «9 ошибок администратора салона красоты, которые убивают продажи»

Кому нужны должностные инструкции в салоне красоты

Мы выяснили, зачем нужны должностные инструкции. У многих руководителей возникает вопрос, для каких сотрудников они обязательны? Чтобы на него ответить, достаточно определиться: какие сотрудники в салоне должны четко понимать свои обязанности и следовать им, а каким это не нужно.

Скорее всего, вы ответите, что все. Действительно, инструкции лучше прописать для каждой должности в вашем салоне. Вот список типичных инструкций для салона красоты:

• должностная инструкция администратора;

• должностная инструкция управляющего салоном красоты;

• должностные инструкции мастеров: парикмахера, мастера маникюра, массажиста, визажиста и т.д.;

• должностная инструкция бухгалтера;

• должностная инструкция клининг-менеджера.

Стоит отметить, что инструкция создаётся именно для должности, а не для конкретного сотрудника. Например, если визажист также занимается наращиванием ресниц — он совмещает несколько должностей, для каждой из которых нужны свои инструкции.

Обязательно пропишите обязанности для каждой роли отдельно — так при масштабировании бизнеса в будущем вам будет намного проще нанимать новых сотрудников.

Как составить должностную инструкцию для сотрудников салона красоты

Первое, что приходит в голову при составлении описания должности — скачать должностную инструкцию в интернете. 

Но в интернете вы не найдете универсальную инструкцию — каждый бизнес и его потребности уникальны. Вы можете использовать примеры и типовую структуру, но помните, что инструкции должны быть составлены в соответствии с должностями и задачами именно вашего предприятия. 

Перед тем, как начнете создавать должностные инструкции, подготовьтесь:

• Напишите список сотрудников салона.
• Выпишите обязанности каждого сотрудника. Это не самая простая задача — если сотрудник давно работает без инструкций, он может регулярно выполнять 5-10 неочевидных для поста задач и не замечать этого. Чтобы ничего не упустить, попросите персонал фиксировать свои задачи в течение недели-двух.
• Если в вашем салоне еще не описаны стандарты работы с клиентами и этические нормы сотрудника — самое время это сделать. 

После того, как подготовитесь, приступайте к написанию инструкций. Независимо от того, для какого поста вы создаете инструкцию, структура будет примерно одинаковая. 

Заполняйте инструкцию по блокам:

1. Общие положения

В этом разделе прописываются: 

• полное название должности, 
• требования по квалификации и образованию, 
• порядок вступления в должность и увольнения, 
• кому подчиняется сотрудник и кем он руководит, 
• график работы и порядок получения отпуска
• другая общая информация. 

2. Задачи и обязанности сотрудника

В этом разделе устанавливается перечень задач, которые должен выполнять сотрудник. Также именно здесь нужно подробно прописать другие ожидания от сотрудника: 

• каких стандартов он должен придерживаться в работе, 
• как должен выглядеть на рабочем месте, 
• этику поведения в соцсетях. 
• как часто и за чей счёт сотрудник должен повышать квалификацию и тд.

3. Права сотрудника

Этот раздел должен содержать подробную информацию о том, какими способами сотрудник может качественно выполнять свои обязанности. Например: 

• вовремя получать информацию и требовать соответствующих действий от других сотрудников, 
• участвовать в совещаниях, 
• предлагать изменения, 
• самостоятельно принимать решения. 

Обязательно опишите полномочия сотрудника при возникновении нестандартных ситуаций. Например, может ли администратор возвращать средства недовольному клиенту, или для этого ему нужно разрешение директора. 

4. Ответственность

В этом разделе следует максимально точно описать какую ответственность понесет сотрудник за невыполнение своих обязанностей, или бездеятельность. Например, если мастер маникюра не будет соблюдать стандарты безопасности салона при записи, он не получит оплату за эту процедуру.

Мы рассмотрели основные разделы инструкций и перечисленные выше блоки — основные. В зависимости от объема задач и обязанностей, можете разделять блок на несколько. Например, отдельно выписать «Общие положения» и «График работы».

Для того, чтобы облегчить вам работу мы подготовили шаблон для составления должностных инструкций, однако не забывайте, что его обязательно нужно адаптировать под процессы и обязанности сотрудников вашего салона красоты или клиники.

Помните, что должностная инструкция — это не тот документ, который принимается один раз и навсегда. Её стоит дополнять и изменять, адаптируя под новые обстоятельства работы. Далее разберем основные ошибки, которые допускают при создании и работе с должностными инструкциями.

Также рекомендуем прочитать статью «Зачем салону красоты CRM? Как автоматизация помогает малому бизнесу»

Основные ошибки при составлении должностных инструкций в салоне красоты

Почему в одних компаниях должностные инструкции соблюдаются сотрудниками, а в других — инструкции создаются «для галочки»? Разберем типичные ошибки в подходе к написанию и соблюдению должностных инструкций, и рассмотрим способы их избежать.

1. Формальность и нереальность

Распространенная ошибка при создании должностных инструкций — стараться описать побольше того, что сотрудник «должен», без упоминания «как этого достичь». При таком подходе у сотрудника может просто не хватать знаний и полномочий выполнять свои обязанности по регламенту, соответственно, практической ценности в таком документе не будет.

Вспомните, как выглядят инструкции к технике — это четкий алгоритм, следуя которому вы достигаете цели. У любого сотрудника, который возьмет в руки должностную инструкцию, точно также должно возникать понимание как достичь нужных результатов на посту.

2. Неполное распределение обязанностей

Перед составлением инструкций вам нужно выписать все обязанности, которые есть у сотрудников салона. Если этого не сделать — могут возникнуть задачи, которые некому решать. Зачастую это мелочи, однако они влияют на работу всего салона. Например, нет ответственного за канцелярию, или сотрудник, который привык заказывать воду, ушел в отпуск и не передал эту задачу.

3. Двойная подчиненность

Помните пословицу про семеро нянек и одного ребенка? По такому же принципу и в салоне красоты должна быть определенная субординация. У каждого сотрудника должен быть прямой руководитель, который контролирует его работу.. В противном случае сотрудник может получать противоположные указания, или пропускать задания одного руководителя выполняя поручения другого. 

4. Морально устаревшие инструкции

Если инструкцию в вашем салоне приняли 10 лет назад и с тех пор не меняли — скорее всего, она уже давно не актуальна. Бьюти-бизнес динамично развивается: появляются новые направления работы, улучшаются стандарты, возникают новые задачи. 

Примите за правило регулярно дополнять и пересматривать инструкции. Для этого договоритесь с сотрудниками сообщать вам о новых задачах с которыми они сталкиваются, а затем вносите эти задачи в регламенты.

5. Отсутствие коммуникации внутри команды

Эта ошибка зачастую является причиной многих проблем. Донесите до команды, что соблюдение инструкций и в их интересах, поскольку они упрощают жизнь и им тоже — ведь гораздо легче следовать алгоритму, чем пытаться найти решение экспромтом. Понимая это, сотрудники сами будут активнее участвовать в создании инструкций,  а также вносить актуальные изменения и работать над улучшениями.

6. Отсутствие контроля

Основная задача контроля — убедиться, что процесс и результаты работы соответствуют заданным регламентам и стандартам. Поэтому инструкция директора или управляющего салоном красоты должна включать в себя функции и механизмы контроля. Планируйте и отслеживайте работу сотрудников, чтобы анализировать выполнение задач и их соответствие должностным инструкциям.

Вот несколько способов, как вы можете контролировать работу персонала:

• Используйте чек-листы. С их помощью вы или другие сотрудники могут контролировать выполнение регулярных обязанностей. Например: порядок обслуживания клиента, подготовку рабочего места и тд. Также можете разработать систему мотивации для персонала за регулярное выполнение всех пунктов чек-листов.

• Приглашайте тайных покупателей. Такой посетитель оценит, как сотрудники следуют стандартам общения с клиентами и другим инструкциям. Отчет по результатам проверки поможет вам выявить проблемные места и доработать инструкции.

• Ставьте задачи письменно. Задача, которая нигде не зафиксирована — потерянная задача. Позже вы не сможете отследить что именно было сказано сотруднику, как он понял указание и кто ответственен за невыполнение.

Beauty Pro CRM автоматизирует контроль выполнения задач сотрудниками и позволяет управлять командой в разы эффективнее. Beauty Pro CRM позволяет:

• составлять графики работы,
• учитывать рабочее время сотрудников,
• генерировать автоматические отчеты по ключевым показателям,
• отслеживать эффективность специалиста и сравнивать его с другими сотрудниками,
• отправлять задачи сотрудникам и контролировать их выполнение,
• отслеживать действия персонала в программе и многое другое.

Скачайте демо-версию по ссылке и мы продемонстрируем как с помощью Beauty Pro повысить эффективность работы сотрудников вашего салона.

Похожие статьи: