Должностная инструкция по специальности «Менеджер по закупкам»
Вы можете скачать должностную инструкцию менеджера по закупкам бесплатно. Должностные обязанности менеджера по закупкам
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности менеджера по закупкам ____________________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.
1.3. Назначение на должность менеджера по закупкам и освобождение от нее осуществляется на основании приказа директора компании по представлению начальника отдела закупок.
1.4. Если менеджер по закупкам отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.5. В своей деятельности менеджер по закупкам руководствуется внутренними положениями компании, уставом и настоящей должностной инструкцией.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
— тенденции мировой моды;
— принципы организации закупок;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;
— действующие формы учета и отчетности, внутренние положения, регламентирующие деятельность компании;
— производителей и поставщиков детских товаров;
— методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
— этику делового общения.
— компьютер на уровне уверенного пользователя (MS Word, Excel, Outlook).
1.7. Менеджер по закупкам самостоятельно планирует свою деятельность и расставляет приоритеты, должен иметь навыки ведения переговоров и достижения договоренностей.
II. Должностные обязанности
Менеджер по закупкам исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает постоянное наличие товаров, на которых спрос повышен, а чтобы не допустить появления их дефицита систематически проводит мониторинг наличия таких товаров в продаже.
2.2. Составляет заказы поставщикам, отслеживает выполнение этих заказов.
2.3. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп, и наличие по ним товара в необходимом количестве и ассортименте.
2.4. Проводит изучение предложений от поставщиков путем изучения новых редакций их каталогов, дополнений к каталогам, посещения интернет-сайтов поставщиков, а полученную информацию после предварительного обобщения доводит до руководства.
2.5. Предоставляет отделам и службам компании всю необходимую информацию о товарах, а именно:
— своевременно информирует отделы и службы компании о новых предложениях, новые поступлениях;
— обеспечивает постоянное наличие каталогов и рекламных материалов от поставщиков;
— обеспечивает наличие необходимой информации о товаре в торгово-учетной системе.
2.6. Отслеживает продажи по каждому товару и если происходит ухудшение продаж, взаимодействуя с отделом маркетинга (ОМ) осуществляет разработку и принятие мер к снижению товарного остатка.
2.7. Определяет виды товара, которыми необходимо дополнить ассортимент или вывести его из ассортимента, если они бесперспективны.
2.8. Обеспечивает достижение целевых показателей по оборачиваемости товаров, во время составления заказов.
2.9. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.
III. Права
Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. Обращаться к руководству с предложениями по совершенствованию своей работы.
3.2. Действовать от лица компании в пределах своей компетенции, представляя ее в других учреждениях и организациях.
3.3. Запрашивать у должностных лиц структурных подразделений документы и другие сведения, которые необходимы ему для осуществления своих должностных обязанностей.
3.4. Регулировать свой рабочий день, чтобы повысить эффективность работы.
3.5. На обеспечение организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения своих функциональных обязанностей.
3.6. Распоряжаться выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.
IV. Ответственность
Менеджер по закупкам несет ответственность:
4.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
4.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
4.4. В случае разглашения конфиденциальной информации, нецелевого использования финансовых средств, выделенных ему.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Должностная инструкция – это основной документ, который регламентирует обязанности и функции менеджера по закупкам. Эта инструкция является обязательной для всех специалистов, занимающихся госзакупками, и в ней содержатся все необходимые требования и правила, которые определяют, чем именно должен заниматься и какие обязанности должен выполнять специалист по закупкам.
Общие положения и требования к менеджеру по закупкам содержатся в данной инструкции. В ней содержатся функциональные обязанности, которые были утверждены экспертами в области закупок. Также в инструкции приведены конкретные формулировки и положения, которые регламентируют организацию и основы деятельности данного специалиста.
Инструкция подписывается руководителем организации и является официальным документом, предоставляющим специалисту четкий образец по выполнению своих обязанностей. Квалификационные требования, функции, обязанности и структура данной должностной инструкции позволяют новым специалистам быстро освоиться и эффективно выполнять свою работу.
Общие обязанности и задачи
Должностная инструкция для менеджера по закупкам определяет обязанности и задачи специалиста, который занимается осуществлением закупок и контролем их выполнения. Основные функции и деятельность менеджера по закупкам регламентируются законодательными и нормативно-правовыми актами, а также внутренними документами организации.
Кто такой менеджер по закупкам
Менеджер по закупкам – это специалист, который отвечает за организацию и проведение закупочной деятельности в организации. Он является ключевым исполнителем в процессе госзакупок и ответственен за заключение контрактного документа с контрагентами.
Общие обязанности менеджера по закупкам
Обязанности менеджера по закупкам включают следующие функции:
- Составление и утверждение должностной инструкции для менеджера по закупкам
- Осуществление закупочной деятельности в соответствии с законодательством
- Подготовка и регистрация документов, связанных с закупками
- Организация конкурсных процедур и аукционов
- Оценка и анализ предложений от потенциальных поставщиков
- Подписание контрактов и договоров с контрагентами
- Контроль выполнения закупочных контрактов
Что должно содержать должностная инструкция
Должностная инструкция для менеджера по закупкам должна содержать следующие основные разделы:
- Введение. Описание общих положений и целей инструкции.
- Обязанности и функции менеджера по закупкам. Подробное перечисление основных обязанностей и функций.
- Квалификационные требования. Описание необходимых навыков и знаний, которыми должен обладать специалист.
- Структура документа организации. Описание структуры и регламентирующих положений, которые должны соответствовать документу.
- Государственные и нормативные акты. Ссылки на нормативные документы, которые регламентируют деятельность специалиста.
Анализ и планирование закупок
Должностная инструкция для менеджера по закупкам определяет основные обязанности и функции специалиста в данной области. Это документ, который требует квалификационные знания и опыт работы, чтобы быть полностью готовым к выполнению своих обязанностей.
Что регламентируют госзакупки?
Конкретно госзакупки регламентируются нормативно-правовыми актами (НПА), такими как Федеральный закон «О государственных закупках», Указ Президента «Об утверждении Положения о государственной системе закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и другими документами.
Какие функции выполняет менеджер по закупкам?
Специалист по закупкам должен заниматься анализом и планированием закупок, а также контролировать выполнение контрактных обязательств поставщиками. Он должен обладать экспертными знаниями в области закупок, знать основы контрактного права и рынка снабжения, уметь проводить конкурсные процедуры и оценку предложений. Важно также иметь навыки ведения переговоров и планирования бюджета.
Зачем нужна должностная инструкция для менеджера по закупкам?
Должностная инструкция определяет обязанности и функциональные требования, которые должен выполнять специалист по закупкам. Она служит ориентиром, помогает структурировать деятельность и уточнить конкретные задачи. Инструкция также устанавливает положения по организации и контролю закупочной деятельности.
Кто должен утверждать инструкцию для менеджера по закупкам?
Инструкция должна быть утверждена руководителем организации или непосредственным нанимателем менеджера по закупкам. Утверждение инструкции обычно происходит на основе согласования с отделом кадров и другими заинтересованными структурами организации.
Образец инструкции для менеджера по закупкам может включать следующие разделы:
- Общие положения
- Должностные обязанности менеджера по закупкам
- Функциональные требования к специалисту
- Структура и формулировки инструкции
- Требования к квалификации и опыту работы
- Подписывать менеджеру работу с поставщиками
Основы написания должностной инструкции для менеджера по закупкам включают определение основных задач и функций, необходимых для успешного выполнения работы. В инструкции также должны быть ясно описаны контрактные обязательства и требования к качеству и срокам поставок.
Важно отметить, что должностная инструкция может быть изменена или дополнена в соответствии с развитием организации и изменениями в законодательстве.
Взаимодействие с поставщиками
Должностная инструкция для менеджера по закупкам состоит из различных разделов, включающих общие и функциональные обязанности, квалификационные требования и деятельность специалиста, положения НПА, регламентирующие закупки, а также основы госзакупок. Этот документ является основой для работы менеджера по закупкам и необходим для управления и контроля за проведением закупок.
Взаимодействие с поставщиками подразумевает выполнение следующих основных функций:
1. Поиск и выбор поставщиков
Менеджер по закупкам должен активно искать новых поставщиков, проводить исследование рынка и оценивать их квалификацию, надежность и конкурентоспособность.
2. Установление контрактных отношений
После выбора поставщиков менеджеру по закупкам необходимо установить контрактные отношения с ними, осуществить взаиморасчеты и подписать договоры и соглашения.
Для эффективного выполнения данных функций менеджер по закупкам должен обладать специальными знаниями и навыками, быть хорошо знакомым с требованиями и правилами закупочной деятельности. Кроме того, специалист должен иметь организационные и коммуникационные способности для установления и поддержания взаимовыгодных отношений с поставщиками.
Должностная инструкция для менеджера по закупкам является основой для выполнения задач и функций, а также формирует общую структуру работы данного специалиста. Она определяет, какие документы и каким образом специалист должен утверждать, подписывать и регламентирует его ответственность за соответствие своей работы требованиям и положениям законодательства.
| Требования | Функции |
|---|---|
| Владение навыками поиска и выбора поставщиков | Поиск и выбор поставщиков |
| Знание и понимание правил закупочной деятельности | Установление контрактных отношений |
| Организационные и коммуникационные способности | — |
Требования к специалисту
Должностная инструкция для менеджера по закупкам регламентирует основные обязанности, функции и требования к специалисту в сфере госзакупок.
1. Квалификационные требования:
- Специалист должен иметь высшее образование по экономическому или юридическому направлению;
- Опыт работы в области госзакупок не менее 3 лет;
- Знание действующих нормативно-правовых актов в сфере госзакупок;
- Умение работать с электронными площадками и специализированными информационными системами.
2. Должностные обязанности:
- Подготовка и согласование документов для проведения процедур закупок;
- Участие в разработке планов закупок;
- Организация проведения открытых конкурсов, аукционов и запросов предложений;
- Координация работы с контрактными исполнителями;
- Контроль за соблюдением законодательства в сфере госзакупок;
- Подготовка отчетов и аналитических материалов по закупочной деятельности.
3. Функциональные обязанности:
- Анализ потребностей организации и разработка стратегии закупок;
- Подбор поставщиков и организация закупок товаров и услуг;
- Оценка коммерческих предложений и выбор победителя закупки;
- Составление и подписание контрактного документа;
- Контроль выполнения условий контракта;
- Участие в разрешении спорных вопросов с контрагентами.
Должностная инструкция содержит не только общие положения и основные обязанности, но и формулировки, которые конкретно описывают, кто и за что отвечает. Она предоставляет структуру и образец написания инструкции, чтобы специалист мог понять, что от него требуется и какие компетенции должен иметь.
Инструкция для менеджера по закупкам не только нужна для утверждения и подписывания, но и для обучения новых специалистов, чтобы они могли познакомиться с основами своей деятельности и функциями, которые им предстоит выполнять.
Важно, чтобы специалисты, занимающие должность менеджера по закупкам, имели не только профессиональные знания и опыт, но и соответствующую квалификацию. Именно поэтому в должностной инструкции формулируются квалификационные требования и функции, которые должен выполнять специалист в своей работе.
Образование и профессиональные навыки
- Осуществление закупок товаров, услуг и работ для нужд предприятия в соответствии с действующим законодательством, организационно-распорядительными документами и положениями.
- Подготовка и оформление договоров и контрактов на закупки, их консультативное и практическое сопровождение.
- Участие в разработке стратегии развития и оптимизации процессов закупок, а также разработка и внедрение новых процедур и методов закупочной деятельности.
- Анализ и оценка рынка поставщиков, проверка их финансовой устойчивости и репутации.
- Организация и проведение тендеров, конкурсов и аукционов в соответствии с требованиями закона о государственных и муниципальных закупках.
- Участие в заключении и исполнении контрактов, контроль за своевременностью поставок и качеством закупленных товаров и услуг.
Для успешного выполнения данных функций специалисту по закупкам необходимо иметь следующие квалификационные требования:
- Знание основ государственного регулирования в области госзакупок и гражданского контрактного права.
- Уверенное владение нормами и правилами закупочной деятельности.
- Знание общих принципов организации экономического контроля и регламентацию закупочной деятельности.
- Опыт работы с нормативно-правовыми актами, регламентирующими проведение государственных и муниципальных закупок.
- Умение работать с технической документацией и требованиями к качеству товаров и услуг.
В качестве примера обязанностей и функций менеджера по закупкам можно привести следующие действия в рамках должностной инструкции:
Обязанности:
- Организация и контроль за процедурами закупок в соответствии с законодательством и утвержденными положениями.
- Подготовка соответствующей документации на проведение торгов, конкурсов, аукционов и заключение контрактов.
- Контроль за исполнением обязательств поставщиками и соблюдением условий заключенных контрактов.
Функции:
- Проведение мониторинга рынка товаров, работ и услуг.
- Проведение анализа качества и конкурентоспособности предлагаемых поставщиками товаров и услуг.
- Участие в подписывании договоров, контрактов и соглашений.
- Консультирование руководства и подразделений предприятия по вопросам закупок и ведения контрактной работы.
Опыт работы и знание закупочного процесса
Успешное выполнение должностных обязанностей менеджера по закупкам требует опыта работы в данной сфере и глубокого знания закупочного процесса. Специалист, занимающий должность менеджера по закупкам, должен обладать знаниями и навыками, позволяющими ему эффективно осуществлять свои основные функциональные обязанности.
Что включает должностная инструкция для менеджера по закупкам?
В инструкции должны быть регламентированы функции и обязанности менеджера по закупкам, требования к его квалификации, основные положения законодательства, нормативно-правовых актов (НПА), общие принципы и основы госзакупок.
Должностная инструкция для менеджера по закупкам определяет, какие именно функции и обязанности выполняет специалист по закупкам. В ней указываются объем работы и конкретные задачи, которые должен выполнять менеджер.
Основные требования к должностной инструкции для менеджера по закупкам:
- Формулировки должны быть четкими и однозначными;
- Обязанности и функции менеджера должны быть описаны в доступной форме;
- Документ должен утверждаться и подписываться соответствующими руководителями;
- Структура должностной инструкции должна быть логичной и последовательной;
- Инструкция должна содержать общие требования и положения, регламентирующие деятельность специалиста по закупкам;
- Инструкция должна соответствовать требованиям законодательства и нормативно-правовых актов в сфере госзакупок.
Опыт работы и глубокое знание закупочного процесса являются ключевыми критериями при наборе персонала на должность менеджера по закупкам. Квалифицированные специалисты с опытом работы в данной области смогут более эффективно выполнять свои обязанности и принимать решения в соответствии с требованиями и положениями, изложенными в должностной инструкции.
Коммуникативные и организационные навыки
Для успешной деятельности в области закупок, менеджеру по закупкам необходимо обладать определенными коммуникативными и организационными навыками. Эти навыки регламентируются как общими требованиями к специалистам по закупкам, так и конкретно в должностной инструкции для менеджера по закупкам. Основные функциональные обязанности этого должностного положения связаны с проведением госзакупок и контрактного обеспечения.
Основными коммуникативными требованиями к специалисту по закупкам являются:
- Владение навыками письменного и устного общения;
- Умение аргументировать свою позицию и вести переговоры;
- Умение работать в коллективе и сотрудничать с другими подразделениями;
- Грамотное и ясное выражение своих мыслей и идей;
- Высокий уровень коммуникативной компетенции.
Организационные требования к специалистам по закупкам включают:
- Аккуратность и внимательность к деталям;
- Умение строить рабочие процессы и контролировать их выполнение;
- Умение планировать и организовывать свою работу;
- Умение работать с большим объемом информации;
- Навыки работы с компьютером и использования специализированного программного обеспечения;
- Умение рационально распределять время.
Для успешного выполнения своих обязанностей менеджеру по закупкам необходимо иметь отличные коммуникативные и организационные навыки. Квалификационные требования могут быть различны в зависимости от организации и отрасли, но общие требования к специалисту по закупкам включают умение эффективно взаимодействовать с контрагентами, подразделениями и специалистами, а также умение организовать процесс закупок в соответствии с требованиями нормативных правовых актов.
Должностная инструкция специалиста по закупкам — документ, посредством которого работодатель закрепляет права, обязанности и ответственность сотрудника, в компетенцию которого входит обеспечение фирмы сырьем и средствами, необходимыми для ее функционирования. В чем специфика составления инструкции, рассмотрим в нашей статье.
Для чего менеджеру по закупкам должностная инструкция
Должностная инструкция — правовой акт, закрепляющий права, обязанности и пределы ответственности сотрудника, занимающего соответствующую должность, и дающий работодателю право применять в отношении данного сотрудника дисциплинарные меры в случае нарушения им установленных обязанностей.
У должностных инструкций есть еще одна полезная функция. Она заключается в регламентации деятельности специалиста: зная, какие задачи нужно выполнять и какие ресурсы для этого имеются, человек будет работать качественнее, чем если бы соответствующие моменты работодателем зафиксированы не были.
ВАЖНО! Специалист по закупкам отвечает за достаточно сложное направление работы, которое заключается в своевременном снабжении фирмы сырьем, материалами, полуфабрикатами, товарами — словом, ключевыми ресурсами, необходимыми для функционирования бизнеса. В данном случае регламентация деятельности — одно из значимых условий эффективной работы всей фирмы.
Изучим нюансы составления должностной инструкции специалиста по закупкам подробнее.
Структура документа
Как и большинство должностных инструкций, инструкция специалиста по закупкам будет состоять из следующих ключевых разделов:
- общие положения инструкции;
- должностные обязанности специалиста по закупкам;
- права специалиста по закупкам;
- ответственность специалиста по закупкам за нарушение своих обязанностей.
Указанные разделы могут дополняться иными, например конкретизирующими квалификационные требования к специалисту. Обычно они приводятся в общих положениях инструкции, но если должность предполагает выполнение сложной работы, подробные требования к знаниям и навыкам сотрудника могут фиксироваться в отдельном разделе.
Основные формулировки
Здесь имеет смысл зафиксировать:
- что специалист по закупкам относится к категории рядовых сотрудников фирмы — к специалистам;
- порядок назначения на данную должность;
- порядок замещения данного сотрудника в период его отсутствия на работе;
- квалификационные требования к специалисту по закупкам фирмы;
- какими источниками специалист должен руководствоваться в ходе работы.
В разделе о должностных обязанностях специалиста можно определить:
- задачи специалиста по взаимодействию с поставщиками, клиентами, партнерами;
- задачи специалиста, связанные с взаимодействием с коллегами;
- задачи специалиста, находящиеся только в его компетенции и выполняемые им лично;
- порядок отчетности специалиста о своей работе перед руководством;
- обязательства специалиста по выполнению указаний руководства фирмы.
В разделе о правах инструкции отражается право специалиста по закупкам:
- на получение необходимых полномочий для выполнения установленных должностных обязанностей;
- получение информации, требующейся для выполнения установленных должностных обязанностей;
- получение нужных ресурсов для выполнения установленных должностных обязанностей;
- представление руководству предложений по оптимизации собственных условий труда, а также тех, в которых работают другие сотрудники фирмы, по оптимизации инфраструктуры фирмы.
В разделе, регламентирующем ответственность менеджера по закупкам, можно прописать:
- его ответственность за нарушение должностных обязанностей, несоблюдение распоряжений руководства, разглашение коммерческой тайны и иных конфиденциальных сведений фирмы, положений законодательства РФ;
- перечень НПА или отраслей законодательства, в соответствии с которыми специалист несет ответственность за свои действия.
Если кадровая служба решает включить в инструкцию отдельный раздел о квалификационных требованиях, в нем можно зафиксировать критерии в дополнение к тем, которые содержатся в общих положениях. Например, перечень конкретных прикладных навыков или личностных качеств специалиста, необходимых для выполнения должностных обязанностей.
Как организовать работу специалиста по закупкам? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм по организации работы контрактной службы.
Кто должен утверждать и подписывать инструкцию
Должностная инструкция чаще всего утверждается руководителем фирмы как самостоятельный правовой акт (в этом случае на ней ставится подпись руководителя) или посредством издания отдельного приказа. Специалист, для которого составлена инструкция, может подтвердить ее получение подписью на копии документа или в журнале учета должностных инструкций, если он ведется фирмой.
В некоторых организациях практикуется согласование инструкции с юристом. Как правило, факт согласования удостоверяется подписью юриста, которую он ставит непосредственно на документе или в журнале учета инструкций, в котором для этих целей выделена отдельная графа.
Итоги
Должностная инструкция специалиста по закупкам отражает права, обязанности и ответственность сотрудника, занимающего соответствующую должность. Руководитель фирмы должен заверить инструкцию, а сотрудник — подтвердить ее получение.
Ознакомиться со спецификой иных должностных инструкций вы можете в статьях:
- «Должностная инструкция кассира — образец-2023»;
- «Должностная инструкция заместителя директора по АХЧ».
Должностная инструкция менеджера по закупкам необходима для закрепления должностных обязанностей специалиста, его прав и других ключевых аспектов рабочей деятельности. Хотя в законодательстве нет прямого указания на необходимость написания данной инструкции, однако де-факто она входит в типовой комплект рабочих документов у большинства работодателей. Важность должностной инструкции требует тщательного подхода к формированию её основных разделов.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции менеджера по закупкам .doc
Образец должностной инструкции менеджера по закупкам
1. Общие положения
- Менеджер по закупкам отвечает за своевременное поступление необходимых для фирмы товаров.
- Менеджер по закупкам принимается на свою должность и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
- Менеджер по закупкам находится в подчинении начальника соответствующего отдела.
- На время отсутствия специалиста его замещает другой сотрудник отдела закупок, направленный начальником данного отдела.
Кандидат на данную позицию обязан отвечать следующим стандартам:
- законченное высшее образование;
- высокий уровень владения деловой лексикой английского языка, достаточном для общения с иностранными контрагентами и переписки с ними;
- опыт работы по профилю от 1,5 лет.
Менеджер по закупкам должен разбираться в следующем:
- профильное законодательство и нормативные акты;
- особенности внешнеторговых операций;
- деловые обычаи страны, с которой ведет бизнес его работодатель;
- ведение документооборота по закупкам;
- ведение процесса деловой переписки;
- специфика формирования цен на закупаемые товары;
- основные марки закупаемых товаров, их особенности и различия;
- мониторинг основных рыночных трендов по закупаемым товарам;
- заключение договоров с иностранными контрагентами;
- контроль качества и других параметров закупаемой продукции;
- отслеживание ситуации по поставщикам и их условиям;
- поиск альтернатив по поставщикам и товарам;
- использование соответствующего программного обеспечения и оргтехники;
- взаимодействие с аналитиками, менеджерами по продажам и другими сотрудниками по всем
- требуемым аспектам процессов закупок.
Менеджер по закупкам руководствуется:
- действующим законодательством;
- документами фирмы;
- содержанием этой инструкции.
2. Обязанности
- Организация закупки соответствующих товаров.
- Организация долгосрочного сотрудничества с поставщиками.
- Отслеживание возможных альтернативных поставщиков.
- Мониторинг ситуации по скидкам и акциям от поставщиков.
- Отслеживание рыночных трендов по закупаемым товарам.
- Мониторинг неэкономических факторов, могущих повлиять на ситуацию с закупками.
- Выполнение заявок менеджеров по продажам по срокам, количеству и другим параметрам закупаемых товаров.
- Разработка, совместно с сотрудниками фирмы, долгосрочных планов по закупкам товаров.
- Разрешение спорных ситуаций с поставщиками, в том числе по возвращению им товаров несоответствующего качества.
- Отслеживание ситуации с оплатой за покупаемую продукцию.
- Ведение документооборота в своей зоне ответственности.
- Мониторинг ситуации по своевременному прибытию товаров, их нахождению в пути, прохождению таможни и другим рабочим моментам.
- Взаимодействие с надзорными органами по получению соответствующих документов на импортируемые товары.
- Контроль за корректностью проведения внешнеторговых операций.
- Перевод иностранной документации для сотрудников фирмы в случаях, оговоренных в соответствующих правилах фирмы.
- Взаимодействие с аналитиками по составлению отчетов и обзоров по закупаемым позициям.
3. Ответственность
Менеджер по закупкам может быть привлечён к ответственности в следующих случаях:
- Причинения ущерба фирме в силу своей некомпетентности и невыполнения обязанностей, — в соответствии с принципами, изложенными в трудовом законодательстве.
- Совершение правонарушений на рабочем месте — в соответствии с разделами соответствующего законодательства.
- Разглашение конфиденциальных данных третьим лицам, — в соответствии с правилами фирмы, и в границах, определенных соответствующим законодательством.
4. Права
Менеджер по закупкам имеет права:
- Получать от сотрудников фирмы данные, необходимые для выполнения своих рабочих обязанностей.
- Требовать от начальника своего отдела поддержания условий, нужных для выполнения служебных функций.
- Информировать руководителей по мерам, могущим улучшить ситуацию в зоне своей ответственности.
- Подписывать документы в зоне своей ответственности.
- Участвовать в совещаниях, посвященных закупочной деятельности.
- Получать новые документы фирмы, относящиеся к своей зоне ответственности.
- Представлять фирму в ходе взаимодействия с представителями поставщиков.
- Получать премии в соответствии с правилами, изложенными в документах фирмы.
- Отправляться в оплачиваемые фирмой поездки в другие города и за рубеж, возникающие вследствие рабочей необходимости.
Зачем нужна инструкция
Построение эффективных деловых отношений с работником требует от нанимателя документарного закрепления сферы ответственности специалиста, требований к нему и других аспектов его деятельности. Для этого и используется должностная инструкция, в которой прописываются ключевые рабочие моменты, что снижает вероятность возникновения конфликтов между сторонами. Опираясь на пункты инструкции, работодатель вправе ждать от специалиста выполнения обозначенных в ней функций. В свою очередь, работник знает, каким объемом прав он располагает и каких именно действий ждет от него наниматель.
Дополнительно следует отметить, что инструкция — юридически значимый документ, который может использоваться в судебных и трудовых разбирательствах.
Основы написания должностной инструкции
В действующем законодательстве не прописаны ключевые моменты составления должностной инструкции. В результате наниматели могут составлять её в соответствии со своими нуждами, при условии, что её положения не противоречат трудовому законодательству.
Есть определенные стандарты написания должностной инструкции. По этим стандартам инструкция состоит из 4 основных разделов, описывающих базовые аспекты деятельности работника:
- Общий раздел.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
Дополнительно работодатель может добавить ещё несколько разделов, в которых более подробно опишет условия труда или критерии оценки сотрудника. Чаще всего дополнительные пункты используются в ДИ крупными компаниями.
Общий раздел
Начальный раздел, в котором дается описание общих принципов взаимодействия работодателя с работником (увольнение, временная замена, требования к квалификации и пр.). Наиболее важным в разделе является перечисление навыков, требуемых от специалиста. Они должны соответствовать функциям, которые перечисляются далее.
Для разных менеджеров по закупкам их функции могут сильно различаться: работа с импортом, государственными закупками или с отечественными поставщиками требует разных знаний. Поэтому такие требования, как лингвистическое образование или знакомство с ФЗ №44, нужно прописывать в индивидуальном порядке.
Функции
Ключевой раздел для определения сферы ответственности специалиста. Хотя для менеджера по закупкам ключевой является функция организации поставок необходимых для фирмы товаров, но многие работодатели прописывают здесь дополнительные обязанности для специалиста (аналитика, получение документов для импорта и.т.д.). Важно, чтобы эти функции не отвлекали менеджера от его основных обязанностей.
Как правило, менеджеров по закупкам несколько. Целесообразно составить должностную инструкцию с учетом специфики их деятельности, во избежание конфликтов и путаницы между ними.
Ответственность
Типовой раздел, в котором прописываются основные моменты по наказанию менеджера за различные нарушения. Важно не описывать конкретные меры ответственности, которые могут быть определены лишь в случае детальных разбирательств. Поэтому в разделе ограничиваются изложением общих принципов ответственности.
Права
Заключительный стандартный раздел, в котором перечисляются основные права менеджера. В случае необходимости, можно дополнить типовой перечень прав — получение информации, участие в совещаниях и т.п. — дополнительными правами, такими как поездки за рубеж.
Составленная и согласованная инструкция распечатывается на фирменном бланке. Заключительным этапом является её заверение подписями нанимаемого сотрудника, директора компании и руководителей, с которыми согласовывалось данное назначение. Ставить печать компании в инструкции не обязательно.
Должностные обязанности менеджера по закупкам – это постоянные переговоры с поставщиками (с целью получения более выгодных условий), контроль за оборотом закупленных товаров, и конечно, немало бумажной работы (отчеты, договоры, счета). В должностной инструкции менеджера по закупкам также стоит предусмотреть рабочие контакты с коллегами – из отдела маркетинга и продавцами. Все это есть в нашем образце должностной инструкции менеджера по закупкам.
Должностная инструкция менеджера по закупкам
1. Общие положения
1.1. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.
1.2. Менеджер по закупкам назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению начальника отдела закупок.
1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно начальнику отдела закупок.
1.4. На время отсутствия менеджера по закупкам его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее года.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
— основы гражданского и коммерческого права;
— типовые формы договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению соответствующей документации;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;
— методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
— принципы организации закупок;
— действующие формы учета и отчетности.
1.7. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности менеджера по закупкам
Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает наличие товара по своим товарным группам в оптимальном количестве и ассортименте.
2.2. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп.
2.3. Ведет поиск поставщиков, изучает новые предложения от поставщиков, готовит для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков.
2.4. Проводит переговоры с поставщиками и согласовывает условия поставки с непосредственным руководителем.
2.5. Составляет заказы поставщикам.
2.6. Отслеживает выполнение заказа.
2.7. Контролирует исполнение обязательств перед поставщиками.
2.8. Обеспечивает документальное оформление сделок.
2.9. Отслеживает продажи по каждому товару и, в случае ухудшения продаж, совместно с отделом маркетинга вырабатывает и принимает меры к снижению товарного остатка.
2.10. Определяет виды товара, которые необходимо внести в ассортимент или вывести из ассортимента ввиду бесперспективности.
2.11. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.
2.12. Обеспечивает постоянное наличие товаров повышенного спроса, регулярно производит мониторинг наличия и продаж по товарам повышенного спроса с целью недопущения появления их дефицита.
2.13. Обеспечивает отделы и службы компании всей необходимой информацией о товарах.
2.14. Консультирует продавцов, а при необходимости – покупателей по своей товарной группе.
2.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права менеджера по закупкам
Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. Действовать в пределах своей компетенции от имени компании и представлять ее в других учреждениях и организациях.
3.2. Получать необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей информацию о деятельности компании от всех подразделений напрямую или через начальника отдела закупок.
3.3. Распоряжение выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.
3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.5. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
4. Ответственность менеджера по закупкам
Менеджер по закупкам несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ
вы можете просмотреть или скачать инструкцию менеджера по закупкам
1. Общие положения
1.1. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.
1.2. Менеджер по закупкам назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению Директора по закупкам.
1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно Директору по закупкам.
1.4. На время отсутствия менеджера по закупкам его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее года.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
— основы гражданского и коммерческого права;
— типовые формы договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению соответствующей документации;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;
— методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
— принципы организации закупок;
— действующие формы учета и отчетности.
1.7. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности менеджера по закупкам
Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает наличие товара по своим товарным группам в оптимальном количестве и ассортименте.
2.2. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп.
2.3. Ведет поиск поставщиков, изучает новые предложения от поставщиков, готовит для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков.
2.4. Проводит переговоры с поставщиками и согласовывает условия поставки с непосредственным руководителем.
2.5. Составляет заказы поставщикам.
2.6. Отслеживает выполнение заказа.
2.7. Контролирует исполнение обязательств перед поставщиками.
2.8. Обеспечивает документальное оформление сделок.
2.9. Отслеживает продажи по каждому товару и, в случае ухудшения продаж, совместно с отделом маркетинга вырабатывает и принимает меры к снижению товарного остатка.
2.10. Определяет виды товара, которые необходимо внести в ассортимент или вывести из ассортимента ввиду бесперспективности.
2.11. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.
2.12. Обеспечивает постоянное наличие товаров повышенного спроса, регулярно производит мониторинг наличия и продаж по товарам повышенного спроса с целью недопущения появления их дефицита.
2.13. Обеспечивает отделы и службы компании всей необходимой информацией о товарах.
2.14. Консультирует продавцов, а при необходимости – покупателей по своей товарной группе.2.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права менеджера по закупкам
Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. Действовать в пределах своей компетенции от имени компании и представлять ее в других учреждениях и организациях.
3.2. Получать необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей информацию о деятельности компании от всех подразделений напрямую или через начальника отдела закупок.
3.3. Распоряжение выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.
3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.5. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
4. Ответственность менеджера по закупкам
Менеджер по закупкам несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
1. Заработная плата менеджера по закупкам состоит из двух частей:
1.1. 80% — постоянная часть
1.2. 20% — выполнение KPI, состоящих из:
1.2.1. Обеспечение наличия ТМЦ на складе в объеме, регламентированном политикой компании
1.2.2. При работе с поставщиками-производителями – получение подтверждения заказа и его согласование в течение 3 рабочих дней.
1.2.3. При работе с поставщиками-не производителями – получение подтверждения заказа и его согласование в течение 1 рабочего дня.
2. Формула расчета KPI:
2.1. % от обеспечения на складе от общего объема.
2.2. [(количество полученных в срок подтверждений заказов)/(общее количество заказов)]*100%
Усилия закупщика шоколадной фабрики направлены на получение целевого уровня реализованной экономии.
Размер реализованной экономии, достигнутый закупщиков, подтверждается как линейным менеджером, так и топ-менеджером, после чего закупщику выплачивается премия, в качестве % к фиксированной части. Как правило, она составляет 30-40% годового оклада.
Полезные материалы по закупкам