Должностная инструкция секретаря главного врача медицинского учреждения

Источник: журнал «Главный врач».

Телегин И.В. Региональный центр последипломного обучения, г. Москва

От уровня профессиональной подготовки секретаря и его личностных характеристик во многом зависит эффективность деятельности главного врача. По мнению специалистов, квалифицированный секретарь освобождает до 30% его рабочего времени для решения более важных дел.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 N 37, относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей. Многие считают эту работу одной из самых простых. Однако не стоит питать иллюзий. В одних учреждениях здравоохранения, действительно, достаточно просто принимать посетителей и отвечать на телефонные звонки. В других ЛПУ секретарь планирует расписание главного врача, ведет различную документацию, выполняет отдельные поручения своего шефа и т.д. Все зависит от размера и специфики деятельности организации, выработанных личностных особенностей работы главврача и сложившимся взаимоотношениям «руководитель-секретарь». Иными словами, профессиональные задачи и функции секретаря в значительной степени определяются направлением и спецификой деятельности организации, ее культурными традициями, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами.

По мнению специалистов, квалифицированный секретарь освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.

На должность секретаря главного врача назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Указанные требования являются рекомендательными.

Секретарь руководителя должен знать постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности учреждения здравоохранения и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав ЛПУ и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования оргтехникой, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы служебной этики, правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации компьютерной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Секретарь главврача назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя (главного врача) учреждения здравоохранения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Как правило, секретарь руководителя непосредственно подчиняется своему руководителю, хотя может состоять в штате другого структурного подразделения.

Должностные обязанности и квалификационные требования к должности секретаря описаны в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

Должностные обязанности секретаря

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности главного врача. Принимает поступающую на его рассмотрение корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись главного врача. Подготавливает документы и материалы, необходимые для его работы. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения главврача информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения здравоохранения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений главного врача, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Как видно, список обязанностей секретаря главного врача достаточно большой и требует много времени на их качественное выполнение.

Права и ответственность секретаря главврача

Секретарь главного врача учреждения здравоохранения несет персональную ответственность за:

1) осуществление возложенных на него должностных обязанностей;

2) организацию своей работы и работы главврача, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;

3) соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности;

4) ведение документации, предусмотренной должностными обязанностями;

5) оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства, по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности учреждения здравоохранения, его работникам и иным лицам (пациентам, посетителям и др.)..

За нарушение законодательных и нормативных актов секретарь руководителя может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной и административной ответственности.

Секретарь главврача имеет право:

1) вносить предложения по вопросам организации и условий труда;

2) пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;

3) проходить в установленном порядке аттестацию с правом на получение соответствующего квалификационного разряда;

4) повышать свою квалификацию.

Секретарь руководителя учреждения здравоохранения пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

Содержание некоторых аспектов деятельности секретаря руководителя

Планирование рабочего времени секретаря полностью зависит от стиля работы руководителя. Порядок и технология выполнения секретарем своих должностных обязанностей определяются особенностями работы руководителя и культурными традициями учреждения здравоохранения. Понятно, что профессиональный секретарь в своей работе обязан учитывать личные привычки и предпочтения своего руководителя.

Секретарь – это «лицо организации». Он — одно из первых лиц, с которым сталкиваются посетители, обращающиеся в организацию по различным вопросам. Как известно, первое впечатление складывается в очень короткий временной промежуток, но является весьма устойчивым. От работы, поведения секретаря, его отношения к людям и даже от внешнего вида, улыбки, тембра голоса зависит впечатление об организации в целом. Это впечатление дает себя знать в процессе общения и с другими сотрудниками организации.

Секретарь является связующим звеном между руководителем и коллективом. Поручения и замечания, передаваемые руководителем через своего секретаря, воспринимаются сотрудниками иначе. Это можно объяснить тем, что секретарь занимает достаточно специфичную должностную позицию. С одной стороны, он работает в тесном контакте с руководителем, располагает большим объемом информации, передает поручения от его имени, но не обладает компетенцией и полномочиями начальника. С другой, он является членом коллектива, но его рабочее место находится несколько обособленно и он не имеет права оставить работу на длительный период. Это позволяет ему избегать мелких производственных конфликтов и держать нейтралитет в сложных ситуациях. Но, работая рядом с руководителем, секретарь не занимает значительной должностной позиции и обязан соблюдать правила субординации не только по отношению к своему руководителю, но и к другим специалистам, занимающим более высокие должности.

Роль секретаря в управленческом процессе

Секретарь отвечает за организационно-техническое обеспечение административно-управленческой деятельности главного врача, что является частью управленческого процесса организации. Секретарь как ответственный исполнитель обеспечивает принятие руководителем качественных управленческих решений и их своевременное доведение до исполнителя, контролирует соблюдение установленных руководителем сроков исполнения, принимает участие в документировании результатов исполнения специалистами организации поручений руководителя.

Главврач принимает решение на основании поступающей к нему информации. Часть информации, в т.ч. в задокументированной форме, поступает к руководителю непосредственно через секретаря. От полноты объема этой информации, ее оперативности и достоверности зависит качество принимаемого руководителем управленческого решения.

На качество административно-управленческой деятельности оказывают влияние также систематизация и оформление представляемой информации. Именно секретарь отвечает за качество оформления документов, поступающих на подпись руководителю от специалистов учреждения здравоохранения, подбирает дополнительную информацию в сопровождение этих документов, строго соблюдает сроки подачи документов на доклад, устно передает руководителю другую необходимую информацию.

Принятое руководителем решение может быть оформлено в виде резолюции на документе или отдельным распорядительным документом, например приказом. Секретарь принимает непосредственное участие в подготовке этих документов, печатая их или проверяя правильность оформления при предоставлении проекта документа непосредственным исполнителем.

В процессе подготовки управленческого решения могут проводиться совещания (медицинские советы, коллегии, заседания различных комиссий и т.д.), работу которых чаще всего протоколирует секретарь. Он же знакомит исполнителей с принятыми по результатам работы коллегиальных органов решениями. Секретарь отвечает за своевременное и полное доведение содержания и сроков исполнения поручений руководителя (вне зависимости от вида их оформления) до ответственных исполнителей.

Секретарь осуществляет контроль за сроками исполнения поручений и докладывает руководителю о ходе исполнения принятых им решений. В обязанности высокопрофессионального секретаря входит контроль не только по срокам, но и по содержанию исполнения поручения.

Результат исполнения ответственными лицами поручений руководителя может быть оформлен документально. Соответствие оформления итогового документа правилам делопроизводства проверяется секретарем. Он же отвечает за своевременное сообщение итогов выполненного поручения заинтересованным лицам.

Секретарь руководителя участвует в каждом этапе управления, начиная от подготовки управленческого решения и заканчивая контролем его исполнения. От ответственности, организованности, оперативности и компетентности секретаря зависит эффективность административно-управленческого процесса в любой медицинской организации.

Список использованной литературы:

1. Афонина Е. 5 мифов о работе секретаря // Обучение & карьера. 2012. N 6. с. 28-29.

2. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

3. Мурнина И.В. Каков секретарь, таковы и порядки в организации…

4. Справочник кадровика: Сборник должностных инструкций. М.: ИНФРА-М, 2004. 576 с.

Источник: журнал «Главный врач» 2017/04

Другие статьи по теме

Должностная инструкция секретаря главного врача I категории содержит общие положения, функциональные обязанности, права администратора, ответственность, условия работы и заключительные положения. Подготовлена в соответствии с законодательством РФ.

Источник: журнал «Главный врач».

Телегин И.В. Региональный центр последипломного обучения, г. Москва

От уровня профессиональной подготовки секретаря и его личностных характеристик во многом зависит эффективность деятельности главного врача. По мнению специалистов, квалифицированный секретарь освобождает до 30% его рабочего времени для решения более важных дел.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 N 37, относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей. Многие считают эту работу одной из самых простых. Однако не стоит питать иллюзий. В одних учреждениях здравоохранения, действительно, достаточно просто принимать посетителей и отвечать на телефонные звонки. В других ЛПУ секретарь планирует расписание главного врача, ведет различную документацию, выполняет отдельные поручения своего шефа и т.д. Все зависит от размера и специфики деятельности организации, выработанных личностных особенностей работы главврача и сложившимся взаимоотношениям «руководитель-секретарь». Иными словами, профессиональные задачи и функции секретаря в значительной степени определяются направлением и спецификой деятельности организации, ее культурными традициями, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами.

По мнению специалистов, квалифицированный секретарь освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.

На должность секретаря главного врача назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Указанные требования являются рекомендательными.

Секретарь руководителя должен знать постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности учреждения здравоохранения и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав ЛПУ и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования оргтехникой, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы служебной этики, правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации компьютерной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Секретарь главврача назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя (главного врача) учреждения здравоохранения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Как правило, секретарь руководителя непосредственно подчиняется своему руководителю, хотя может состоять в штате другого структурного подразделения.

Должностные обязанности и квалификационные требования к должности секретаря описаны в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

Должностные обязанности секретаря

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности главного врача. Принимает поступающую на его рассмотрение корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись главного врача. Подготавливает документы и материалы, необходимые для его работы. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения главврача информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения здравоохранения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений главного врача, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Как видно, список обязанностей секретаря главного врача достаточно большой и требует много времени на их качественное выполнение.

Права и ответственность секретаря главврача

Секретарь главного врача учреждения здравоохранения несет персональную ответственность за:

1) осуществление возложенных на него должностных обязанностей;

2) организацию своей работы и работы главврача, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;

3) соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности;

4) ведение документации, предусмотренной должностными обязанностями;

5) оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства, по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности учреждения здравоохранения, его работникам и иным лицам (пациентам, посетителям и др.)..

За нарушение законодательных и нормативных актов секретарь руководителя может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной и административной ответственности.

Секретарь главврача имеет право:

1) вносить предложения по вопросам организации и условий труда;

2) пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;

3) проходить в установленном порядке аттестацию с правом на получение соответствующего квалификационного разряда;

4) повышать свою квалификацию.

Секретарь руководителя учреждения здравоохранения пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

Содержание некоторых аспектов деятельности секретаря руководителя

Планирование рабочего времени секретаря полностью зависит от стиля работы руководителя. Порядок и технология выполнения секретарем своих должностных обязанностей определяются особенностями работы руководителя и культурными традициями учреждения здравоохранения. Понятно, что профессиональный секретарь в своей работе обязан учитывать личные привычки и предпочтения своего руководителя.

Секретарь – это «лицо организации». Он — одно из первых лиц, с которым сталкиваются посетители, обращающиеся в организацию по различным вопросам. Как известно, первое впечатление складывается в очень короткий временной промежуток, но является весьма устойчивым. От работы, поведения секретаря, его отношения к людям и даже от внешнего вида, улыбки, тембра голоса зависит впечатление об организации в целом. Это впечатление дает себя знать в процессе общения и с другими сотрудниками организации.

Секретарь является связующим звеном между руководителем и коллективом. Поручения и замечания, передаваемые руководителем через своего секретаря, воспринимаются сотрудниками иначе. Это можно объяснить тем, что секретарь занимает достаточно специфичную должностную позицию. С одной стороны, он работает в тесном контакте с руководителем, располагает большим объемом информации, передает поручения от его имени, но не обладает компетенцией и полномочиями начальника. С другой, он является членом коллектива, но его рабочее место находится несколько обособленно и он не имеет права оставить работу на длительный период. Это позволяет ему избегать мелких производственных конфликтов и держать нейтралитет в сложных ситуациях. Но, работая рядом с руководителем, секретарь не занимает значительной должностной позиции и обязан соблюдать правила субординации не только по отношению к своему руководителю, но и к другим специалистам, занимающим более высокие должности.

Роль секретаря в управленческом процессе

Секретарь отвечает за организационно-техническое обеспечение административно-управленческой деятельности главного врача, что является частью управленческого процесса организации. Секретарь как ответственный исполнитель обеспечивает принятие руководителем качественных управленческих решений и их своевременное доведение до исполнителя, контролирует соблюдение установленных руководителем сроков исполнения, принимает участие в документировании результатов исполнения специалистами организации поручений руководителя.

Главврач принимает решение на основании поступающей к нему информации. Часть информации, в т.ч. в задокументированной форме, поступает к руководителю непосредственно через секретаря. От полноты объема этой информации, ее оперативности и достоверности зависит качество принимаемого руководителем управленческого решения.

На качество административно-управленческой деятельности оказывают влияние также систематизация и оформление представляемой информации. Именно секретарь отвечает за качество оформления документов, поступающих на подпись руководителю от специалистов учреждения здравоохранения, подбирает дополнительную информацию в сопровождение этих документов, строго соблюдает сроки подачи документов на доклад, устно передает руководителю другую необходимую информацию.

Принятое руководителем решение может быть оформлено в виде резолюции на документе или отдельным распорядительным документом, например приказом. Секретарь принимает непосредственное участие в подготовке этих документов, печатая их или проверяя правильность оформления при предоставлении проекта документа непосредственным исполнителем.

В процессе подготовки управленческого решения могут проводиться совещания (медицинские советы, коллегии, заседания различных комиссий и т.д.), работу которых чаще всего протоколирует секретарь. Он же знакомит исполнителей с принятыми по результатам работы коллегиальных органов решениями. Секретарь отвечает за своевременное и полное доведение содержания и сроков исполнения поручений руководителя (вне зависимости от вида их оформления) до ответственных исполнителей.

Секретарь осуществляет контроль за сроками исполнения поручений и докладывает руководителю о ходе исполнения принятых им решений. В обязанности высокопрофессионального секретаря входит контроль не только по срокам, но и по содержанию исполнения поручения.

Результат исполнения ответственными лицами поручений руководителя может быть оформлен документально. Соответствие оформления итогового документа правилам делопроизводства проверяется секретарем. Он же отвечает за своевременное сообщение итогов выполненного поручения заинтересованным лицам.

Секретарь руководителя участвует в каждом этапе управления, начиная от подготовки управленческого решения и заканчивая контролем его исполнения. От ответственности, организованности, оперативности и компетентности секретаря зависит эффективность административно-управленческого процесса в любой медицинской организации.

Список использованной литературы:

1. Афонина Е. 5 мифов о работе секретаря // Обучение & карьера. 2012. N 6. с. 28-29.

2. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

3. Мурнина И.В. Каков секретарь, таковы и порядки в организации…

4. Справочник кадровика: Сборник должностных инструкций. М.: ИНФРА-М, 2004. 576 с.

Источник: журнал «Главный врач» 2017/04

Другие статьи по теме

I. Общая часть

Основными задачами секретаря-машинистки городской поликлиники

Является техническая помощь главному врачу в организации его рабочего места, рабочего времени, подготовке служебных документов,

Учете и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, ведении

Учета кадров.

Секретарь подчинен непосредственно главному врачу, а в его

Отсутствие-лицу, его замещающему.

Назначение и увольнение секретаря-машинистки осуществляется

Главным врачом поликлиники.

В своей работе секретарь руководствуется действующими приказами главного врача, его распоряжениями (письменными или устными)

По поликлинике, соответствующими указаниями вышестоящих органов

Здравоохранения, правилами внутреннего распорядка для сотрудников, основными положениями единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также настоящей инструкцией.

II. Обязанности

Для выполнения своих функций секретарь-машинистка обязана:

1. Ежедневно обеспечивать рабочее место главного врача всем

Необходимым (приготовить бумагу для заметок, отметить дату на календаре, проверить средства внутренней связи, проветрить помещение).

2. Представлять главному врачу в установленные часы всю входящую корреспонденцию, после ее предварительной регистрации, а

Также подготовленные документы и материалы на подпись.

3. Передавать документы в соответствии с резолюцией руководителя на исполнение и контролировать срок выполнения.

4. Вести специальные отдельные журналы для входящей, исходящей корреспонденции, телефонограмм, документов.

5. Вести книгу приказов по поликлинике, предварительно прошнуровав ее, пронумеровав листы и скрепив печатью и подписью главного врача, приказы вписывать в книгу от руки, при наличии в них

Порученческих пунктов отдельным сотрудникам или объявления о

Взыскании, знакомить упомянутых сотрудников с данным приказом,

Где они должны расписаться и проставить дату.

6. Обеспечивать главному врачу прием посетителей только в установленные для этого часы.

7. Регулировать обращения посетителей поликлиники и сотрудников к главному врачу, выяснять причины их обращения, в случае необходимости направлять их к должностным лицам, решающим эти вопросы.

8. Выяснять у лиц, вызывающих главного врача по телефону, их

Фамилию, организацию и причины обращения; если )интересующий вопрос является служебной компетенцией заместителя главного врача,

Заведующего отделением, регистратуры и др., разъяснять это обратившемуся и дать номер телефона, куда ему надлежит позвонить.

9. Записывать э отсутствие главного врача фамилии и телефоны

Лиц, звонивших ему, с последующим докладом руководителю.

10. Принимать и передавать телефонограммы, четко записывая их

В журнале, с указанием даты, часа приема и фамилии передавшего.

11. Обеспечивать подготовку совещаний у глазного врача (сбор

Необходимого материала, оповещение участников).

12. Подшивать дела, законченные делопроизводством.

13. Отправлять исходящую корреспонденцию по почте или через

Курьера.

14. Печатать необходимые материалы и текущую корреспонденцию

Для руководителя.

15. Вести подготовку карт персонального учета кадров. своевременно внося все изменения.

16 Хранить в сейфе трудовые книжки сотрудников, своевременно

Внося в них сведения о поощрениях.

17. Оформлять в установленном порядке записи в трудовых книжках о приеме и увольнении.

18. Составлять сводные отчеты по кадрам в установленном порядке.

19. Давать устные справки о документах, находящихся на исполнении.

20. Обеспечивать свое рабочее место необходимой информацией о

Времени работы кабинетов и служб, номерами внутренних телефонов

Поликлиники, а также телефонов районных лечебно-профилактических

Учреждений, административно-хозяйственных и аварийных служб.

III. Права

Секретарь имеет право:

— передавать устные распоряжения главного врача сотрудникам ;

— не принимать документы и материалы для главного врача, составленные не по установленной форме;

— передавать заместителю главного врача или лицу, его замещающему, экстренные телефонограммы для принятия решения в случае

Отсутствия главного врача в поликлинике и невозможности срочно

Связаться с ним;

— не допускать на прием к главному врачу посетителей, находящихся в нетрезвом состоянии;

— не допускать на прием к главному врачу лиц, вопросы которых

Решаются другими должностными лицами поликлиники;

— в случае служебной необходимости вызывать к главному врачу

Сотрудников, находящихся на приеме.

IV. Оценка работы и ответственность

Оценка работы секретаря-машинистки городской поликлиники проводится главным врачом и итогам работы на основании учета количественных и качественных показателей, соблюдения требований основополагающих официальных документов, правил трудовой дисциплины, морально-этических норм поведения.

Секретарь-машинистка несет ответственность за некачественную

Работу, ошибочные действия, неправильно принятые решения вопросов, входящих в сферу ее деятельности.

Вернуться к перечню должностей

Должностная инструкция секретаря

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с Ивановой Натальей
Владимировной и в соответствии с
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных
нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской
Федерации.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических
исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом
директора предприятия.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее профессиональное образование и
стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Секретарь руководителя непосредственно подчиняется
руководителю предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь руководителя
руководствуется:
нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
методическими материалами, касающимися соответствующих
вопросов;
уставом предприятия;
правилами трудового распорядка;
приказами и распоряжениями директора предприятия
(непосредственного руководителя);
настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:
постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие
материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности
предприятия и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав предприятия и его
подразделений;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
машинопись;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы
организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых
форм;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
основы организации труда и управления;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы административного права и законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствия секретаря руководителя его
обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый
заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее
исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря руководителя возлагаются следующие функции:
2.1. Осуществление работы по организационно-техническому
обеспечению административно-распорядительной деятельности
руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Организация приема посетителей.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь
руководителя предприятия обязан:
3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому
обеспечению административно-распорядительной деятельности
руководителя предприятия.
3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым
решением в структурные подразделения или конкретным
исполнителям для использования в процессе работы либо
подготовки ответов.
3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора,
обработки и представления информации при подготовке и
принятии решений.
3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись
руководителя предприятия.
3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями
документов, поступивших на исполнение, проверять
правильность оформления подготовленных проектов документов,
передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать
качественное их редактирование.
3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров
руководителя, записывать в его отсутствие полученную
информацию и доводить до его сведения ее содержание,
передавать и принимать информацию по приемно-переговорным
устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также
телефонограммы, своевременно доводить до его сведения
информацию, полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы,
другие документы, готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов,
оповещение участников о времени и месте проведения, повестке
дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний
и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками
предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за
соблюдением сроков выполнения указаний и поручений
руководителя предприятия, взятых на контроль.
3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими
принадлежностями, создавать условия, способствующие его
эффективной работе.
3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы или вводить текущую информацию в
банк данных.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать
оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные
сроки сдает в архив.
3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.

Секретарь имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства
предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями,
предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы, необходимые для
выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания
содействия в исполнении своих должностных обязанностей и
прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих
должностных обязанностей, предусмотренных настоящей
должностной инструкцией, в пределах, определенных
действующим трудовым законодательством.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей
деятельности правонарушения — в пределах, определенных
действующим административным, уголовным и гражданским
законодательством.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах,
определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским
законодательством.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: Дата.
Подпись.

УТВЕРЖДАЮ:

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря руководителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• основы организации труда и управления;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы административного права и законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:

• нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• приказами и распоряжениями руководителя Компании и непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией;
• правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функциональные обязанности

Секретарь руководителя исполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

В случае служебной необходимости секретарь руководителя может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников Компании информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Секретарь руководителя несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

4.2. Оценка работы секретаря руководителя осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы секретаря руководителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

6. Право подписи

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «___» _______ 20__ г.

Секретарь
нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

1. Общие положения

1.1. Секретарь назначается на должность приказом директора компании (далее- директора).

1.2. Секретарь подотчетен директору.

2.1. Принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение директору, передает ее согласно принятым решениям структурным подразделениям или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответов.

2.2. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением офисной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации для подготовки и принятия решений.

2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись директору.

2.4. Готовит документы и материалы, необходимые директору для работы.

2.5. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствии полученную информацию и доводит до его ведома ее содержание, передает и принимает информацию с помощью приемно-переговорных устройств, своевременно сообщает директору информацию, полученную посредством каналов связи.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступающих для выполнения; проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (собирает необходимые материалы, оповещает участников о времени и месте проведения, повестке дня, проводит регистрацию), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.9. Осуществляет контроль за выполнением работниками компании изданных приказов и распоряжений, а также за сроками выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.10. Обеспечивает рабочее место директора необходимой организационной техникой, канцелярскими принадлежностями.

2.11. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в базу данных.

2.12. Организует прием посетителей, способствует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников компании.

2.13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их хранение и в установленные сроки сдает в архив.

2.14. Копирует документы на персональном ксероксе.

3. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Определять приоритеты во взаимоотношениях директора с контактирующими организациями и посетителями.

3.2. Составлять простые письма и короткие предписывающие документы на основании устных указаний директора.

3.3. В случае необходимости вовлекать работников предприятия в подготовку документов, нужных директору.

3.4. Не принимать на подпись директора служебные документы, подготовленные с нарушением действующих стандартов.

3.5. В рамках своей компетенции и полномочий отвечать на телефонные звонки, адресованные директору, с целью эффективного использования его рабочего времени.

4. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За качественное и своевременное выполнение распоряжений директора.

4.2. За соблюдение «Правил внутреннего распорядка» и «Положения о коммерческой тайне компании».

5. Знание норм

Секретарь должен знать:

5.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции и другие нормативные документы, касающиеся деятельности компании и ведения делопроизводства.

5.2. Структуру и руководящий состав компании и ее подразделений.

5.3 Организацию делопроизводства; методы обработки и оформления документов; архивное дело; машинопись.

5.4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами, техническими средствами обработки документов, устной и письменной документной информацией, компьютерами и печатными машинами.

5.5. Стандарты системы организационно-предписывающей документации; правила составления деловых писем с использованием типичных форм.

5.6. Основы этики и эстетики; правила делового общения.

5.7. Основы организации труда и управления.

5.8. Правила эксплуатации вычислительной техники.

5.9. Основы административного права и законодательства о труде.

6. Квалификационные требования

Полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональная подготовка на производстве.

7. Взаимоотношения (связи) в соответствии с должностью

Непосредственно контактирует с директором, а также с работниками компании и других организаций, когда такие лица обращаются к директору по служебным и личным вопросам; обращается к ним в случае необходимости получить для директора отдельные документы, справки или иную информацию.

Представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

• Основы трудового и административного законодательства.
• Общие нормы этики и делового этикета.
• Основы делопроизводства.
• Техника безопасности.
• Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
• Охрана труда.
• Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

• Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
• Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
• Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.