Должностная инструкция по специальности «Директор по общим вопросам»
Вы можете скачать должностную инструкцию заместителя директора по общим вопросам бесплатно. Должностные обязанности заместителя директора по общим вопросам
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО ОБЩИМ ВОПРОСАМ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности заместителя директора по общим вопросам _____________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Заместитель директора по общим вопросам подчиняется _____________________________________.
(наименование должности руководителя)
1.3. На должность заместителя директора по общим вопросам назначается лицо с высшим профессиональным образованием и стажем работы на
руководящих должностях не менее ___ лет.
1.4. Заместитель директора по общим вопросам должен знать:
— распоряжения, постановления, приказы и прочие нормативные и руководящие документы
вышестоящих органов, которые касаются административно-хозяйственного обслуживания;
-структуру предприятия и перспективы его развития;
— средства организационной и вычислительной техники, связи;
— сроки и порядок составления отчетности;
-средства механизации ручного труда;
-порядок приобретения мебели, оборудования, канцтоваров, инвентаря и оформления
расчетов за услуги;
— основы организации труда, экономики, управления и производства, трудовое законодательство, правила внутреннего трудового распорядка, нормы и правила охраны труда.
1.5. В процессе своей деятельности заместитель директора по общим вопросам руководствуется:
— нормативными и законодательными актами, которые регламентируют производственно-хозяйственную деятельность предприятия;
— уставом предприятия, правилами трудового распорядка, распоряжениями, приказами и другими указаниями руководителя предприятия;
— данной должностной инструкцией.
1.6. В период отсутствия заместителя директора по общим вопросам
его обязанности возлагаются на назначаемого в установленном порядке его заместителя, несущего ответственность за должное исполнение своих обязанностей.
2. Функции
На заместителя директора по общим вопросам возлагаются следующие
функции:
2.1. Участие в заключение хозяйственных договоров предприятия и
контроль точного и своевременного их выполнения.
2.2. Принятие мер, расширяющих хозяйственные связи предприятия. Контроль сохранности имущества предприятия.
2.4. Обеспечение безопасных и здоровых условий труда для подчиненных, контроль соблюдения ими требований нормативных и законодательных правовых актов по охране труда.
3. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций заместитель директора по
общим вопросам обязан:
3.1. Организовывать эффективное взаимодействие и работу доверенных
ему, цехов, структурных подразделений и производственных единиц. Направлять их деятельность на усовершенствование и развитие производства, повышение эффективности работы предприятия, конкурентоспособности и качества
выпускаемой продукции.
3.2. Организовывать производственно-хозяйственную деятельность на
основе современной технологии и техники, прогрессивных форм организации труда и управления, разумного использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.
3.3. Решать вопросы, которые касаются производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
3.4. Обеспечивать соблюдение законов в осуществлении хозяйственно — экономических связей предприятия.
4. Права
Заместитель директора по общим вопросам имеет право:
4.1. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с
органами гос. власти и другими организациями.
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, которые касаются его деятельности.
4.3. Визировать и подписывать документы в пределах своей компетенции, издавать распоряжения по предприятию за своей подписью.
4.4. Вносить предложения по улучшению
работы предприятия для рассмотрения руководства, вести переписку с организациями по вопросам, которые входят в его компетенцию.
4.5. Осуществлять контроль деятельности подчиненных ему структурных подразделений предприятия.
4.6. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений
предприятия, получать документы и необходимую для выполнения
своих должностных обязанностей информацию.
4.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих прав и должностных обязанностей.
5. Ответственность
Заместитель директора по общим вопросам несет ответственность:
5.1. За совершенные в период осуществления своей деятельности
правонарушения — в пределах, которые определены гражданским, административным и
уголовным законодательством России.
5.2. За нанесение материального ущерба — в пределах, которые определены уголовным, трудовым и гражданским законодательством России.
5.3. За недолжное исполнение, либо неисполнение своих должностных
обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, — в
пределах, определенных трудовым законодательством России.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Кадровое агентство «Аспект» может осуществить поиск и подбор персонала на вакансию Помощник директора по общим вопросам.
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность помощника директора по общим вопросам.
1.2. Помощник директора по общим вопросам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
1.3. Помощник директора по общим вопросам подчиняется непосредственно генеральному директору общества.
1.4. Помощник директора по общим вопросам должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания; структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития; средства связи, вычислительной и организационной техники; порядок и сроки составления отчетности; средства механизации ручного труда; порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги; основы экономики, организации труда, производства и управления; законодательство о труде; Правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия помощника директора по общим вопросам его обязанности возлагаются на офис-менеджера.
2. Функциональные обязанности
Помощник директора по общим вопросам:
2.1. Осуществляет и контролирует выполнение мероприятий, обеспечивающих рациональное использование автомобильного транспорта организации, а также:
· Организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам.
· Осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки.
· Принимает меры по выполнению плана перевозок, сменного задания водителями автомобилей
· Заполняет, выдает и принимает путевые листы и товарно-транспортные накладные.
· Осуществляет регистрацию путевой документации и учет работы транспортных средств.
· Контролирует правильность записей показаний спидометра и получения горюче-смазочных материалов (ГСМ).
· Выявляет в путевых листах записи о допущенных водителями нарушениях правил дорожного движения и докладывает о них руководству.
· Сопоставляет полученные данные о работе транспортных средств со сменно-суточными заданиями, выявляет отклонения и причины их возникновения.
· Контролирует соблюдение водителями транспортных средств дорожно-транспортной дисциплины, ведет учет работы транспортных средств.
· Извещает грузополучателей о времени прибытия грузов в их адрес.
2.2. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты здания в котором расположены офисные помещения общества, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
2.2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов и составлении смет хозяйственных расходов.
2.3. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.
2.5. Решает вопросы по приобретению и хранению канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных товаров, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведет учет их расходования и составление установленной отчетности.
2.6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
2.7. Руководит работами по благоустройству территории офиса, а так же следит за состоянием и своевременным ремонтом мебели.
2.8. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
3. Права
Помощник директора по общим вопросам имеет право:
3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
3.2. Контролировать выполнение заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненной ему службы и работников.
3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к деятельности помощника директора по общим вопросам.
3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию помощника директора по общим вопросам.
4. Ответственность
Помощник директора по общим вопросам несет ответственность за:
4.1. Результаты и эффективность производственной деятельности.
4.2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также за результаты работы.
4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполняемой работы.
4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора общества.
4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам, создающим угрозу деятельности общества, его работникам.
4.6. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками отдела.
5. Условия работы
5.1. Режим работы помощника директора по общим вопросам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в обществе.
5.2. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности отдела помощник директора по общим вопросам распоряжается транспортом в общем порядке.
Должностная инструкция помощника руководителя представляет собой документ, который описывает обязанности, права и ответственность помощника руководителя. Она является важным элементом организационной структуры и определяет порядок работы и взаимодействия помощника руководителя с другими сотрудниками.
В общих чертах должностная инструкция помощника руководителя включает в себя следующие пункты:
- Общая информация о должностной инструкции помощника руководителя;
- Описание должностных обязанностей помощника руководителя;
- Права и ответственность помощника руководителя;
- Порядок пересмотра должностной инструкции помощника руководителя;
- Образец положения о должностной инструкции помощника руководителя.
Должностная инструкция помощника руководителя подразумевает выполнение широкого спектра обязанностей. От помощника руководителя требуется организационная активность, умение принимать решения вне зависимости от личного мнения, а также эффективное решение проблем, возникающих в ходе работы. Помощник руководителя также обязан поддерживать личную встречу руководителя с генеральным директором.
Должностная инструкция помощника руководителя является документом постоянного характера. В случае необходимости изменений и дополнений в инструкцию, они могут быть внесены только после пересмотра и утверждения в соответствии с установленным порядком.
Должностная инструкция помощника руководителя является неотъемлемой частью организационного документооборота и определяет права, обязанности и ответственность помощника руководителя.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Должностные обязанности помощника руководителя осуществляются в соответствии с образцом должностной инструкции и инструкциями руководителя.
2. Помощник руководителя осуществляет личное сопровождение руководителя в рамках его должностной деятельности.
3. В обязанности помощника руководителя входит выполнение поручений руководителя (директора) в соответствии с его указаниями и инструкциями.
4. Помощник руководителя имеет право на получение необходимой информации и документации, находящихся в ведении руководителя, в рамках его должностной компетенции.
5. Должностная инструкция помощника руководителя предусматривает ответственность за ненадлежащее выполнение поручений и инструкций руководителя.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Должностная инструкция помощника руководителя описывает его должностные обязанности и права, а также порядок их выполнения.
1. Общие обязанности
Помощник руководителя (заместителя) директора обязан выполнять следующие обязанности:
- Подготовка документов и материалов для руководителя (заместителя) директора.
- Организация и контроль работы секретариата и подчиненных сотрудников.
- Участие в проведении совещаний, советов и рабочих групп, подготовка протоколов и докладов.
- Координация и контроль выполнения поручений руководителя (заместителя) директора.
- Обеспечение конфиденциальности информации, полученной в ходе работы.
2. Личное обслуживание руководителя (заместителя) директора
Помощник руководителя должен обеспечивать личное обслуживание руководителя (заместителя) директора:
- Организация рабочего места руководителя (заместителя) директора.
- Проведение переговоров, встреч, деловых поездок и организация отдыха руководителя (заместителя) директора.
- Организация и контроль работы персонального автопарка руководителя (заместителя) директора.
3. Должностные обязанности и ответственность
Помощник руководителя несет ответственность за своевременное и качественное выполнение своих должностных обязанностей. Он также обязан:
- Организовывать и координировать работу, связанную с выполнением поручений руководителя.
- Анализировать и обрабатывать информацию, поступающую от руководителя и других источников.
- Соблюдать общие инструкции и правила внутреннего трудового распорядка организации.
- Представлять интересы руководителя на служебных мероприятиях и внешних контактах.
- Соблюдать порядок и дисциплину в своей рабочей обстановке и отношениях с коллегами.
Должностная инструкция помощника руководителя может быть подвергнута пересмотру и изменению в соответствии с потребностями и целями работы руководителя.
| Структурное подразделение | Наименование | Вид должности |
|---|---|---|
| Отдел кадров | Руководитель отдела кадров | Генеральный директор |
| Отдел маркетинга | Руководитель отдела маркетинга | Заместитель генерального директора |
ПРАВА
- Права помощника руководителя (заместителя генерального директора) определяются в соответствии с положениями должностной инструкции и образцом инструкции о его должностных обязанностях.
- Права помощника руководителя (заместителя генерального директора) могут быть пересмотрены или изменены приказом генерального директора в порядке, предусмотренном инструкцией о его должностных обязанностях.
- Помощник руководителя (заместитель генерального директора) имеет право на получение личного материала и документации, необходимых для выполнения своих обязанностей.
- Помощник руководителя (заместитель генерального директора) осуществляет свои права в пределах, определенных должностной инструкцией и обязанностями, возложенными на него руководителем.
- Помощник руководителя (заместитель генерального директора) обладает правом принимать участие в обсуждении и решении вопросов, относящихся к его компетенции.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
1. Общие положения
Помощник руководителя отвечает за выполнение поставленных перед ним задач и обязательств перед руководством. Он должен осуществлять свою работу добросовестно, на высоком уровне профессиональной компетенции и соблюдать требования законодательства.
2. Порядок действий
Помощник руководителя обязан действовать в рамках своих полномочий и согласно инструкции. При возникновении ситуаций, требующих принятия решений, он должен обратиться к руководителю для получения необходимых указаний и рекомендаций.
3. Обязанности
Помощник руководителя имеет следующие обязанности:
— Организация и проведение рабочих встреч, конференций и совещаний.
— Оперативное выполнение поручений, поступающих от руководителя.
— Координация деятельности с другими подразделениями компании.
4. Права
Помощнику руководителя предоставляются следующие права:
— Участие в руководстве и управлении предприятием.
— Получение информации, необходимой для выполнения своих обязанностей.
5. Ответственность
Помощник руководителя несет ответственность за качество и своевременность выполнения своих обязанностей. Он также несет ответственность за соблюдение конфиденциальности и обеспечение безопасности информации, полученной в процессе работы.
ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
Должностная инструкция помощника руководителя представляет собой документ, определяющий его должностные обязанности, права и ответственность. В данном разделе описывается порядок пересмотра данной должностной инструкции.
1. Общие положения
Пересмотр должностной инструкции помощника руководителя осуществляется в соответствии с установленными процедурами и правилами предприятия/организации. Основным лицом, ответственным за пересмотр должностной инструкции, является руководитель организации (директор или генеральный директор).
2. Права и обязанности
Руководитель организации имеет право вносить изменения в должностную инструкцию помощника руководителя, в случаях, когда это требуется для обеспечения эффективной работы. Пересмотр должностной инструкции может также происходить по инициативе помощника руководителя, если он считает, что его обязанности или права требуют изменений.
При пересмотре должностной инструкции руководитель учитывает мнение помощника руководителя и может провести переговоры с ним, чтобы обсудить предлагаемые изменения.
3. Порядок пересмотра
Пересмотр должностной инструкции может проводиться путем:
| Способ пересмотра | Описание |
|---|---|
| Внутренний пересмотр | Руководитель организации самостоятельно вносит изменения в должностную инструкцию на основе общего согласования с помощником руководителя. |
| Согласование с вышестоящим руководством | Руководитель организации предлагает изменения в должностную инструкцию и получает согласие от вышестоящего руководства (например, от заместителя директора или генерального директора). |
| Согласование с правовыми отделами | Руководитель организации предлагает изменения в должностную инструкцию и получает согласие отправственных правовых отделов. Это необходимо в случаях, когда вносимые изменения требуют соблюдения определенных правовых норм и нормативных актов. |
| Согласование с другими отделами/подразделениями | Руководитель организации предлагает изменения в должностную инструкцию и получает согласие от других отделов или подразделений, с которыми помощник руководителя работает в тесном взаимодействии. |
4. Процедура утверждения
После выполнения всех необходимых процедур и согласований руководитель организации утверждает пересмотренную должностную инструкцию. Обновленная инструкция в соответствующем виде предоставляется помощнику руководителя и становится действующей с момента ее получения.
5. Образец инструкции
По результатам пересмотра должностной инструкции помощника руководителя формируется образец инструкции, который в дальнейшем может быть использован для описания аналогичных должностей или при приеме новых сотрудников на данную должность.
Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)
1. Общие положения
Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя) является образцом и предназначена для установления порядка и определения обязанностей, прав и ответственности помощника генерального директора.
2. Должностные обязанности
2.1. Вести делопроизводство и обеспечивать организацию рабочего пространства генерального директора.
2.2. Осуществлять прием, регистрацию и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
2.3. Составлять планы работы и контролировать их выполнение сотрудниками компании.
2.4. Подготавливать и анализировать отчеты и документацию по поручению генерального директора.
2.5. Проводить согласование и подготовку материалов для совещаний и встреч генерального директора.
3. Права помощника генерального директора
3.1. Вести переговоры и взаимодействовать с другими подразделениями компании в интересах работы генерального директора.
3.2. Представлять генерального директора на совещаниях и внешних мероприятиях в случае его отсутствия.
3.3. Запрашивать и получать отчеты и информацию у подчиненных сотрудников для осуществления контроля и анализа.
4. Ответственность помощника генерального директора
4.1. Нести личную ответственность за качественное и своевременное выполнение поручений генерального директора.
4.2. Конфиденциальность. Бережно хранить и не разглашать информацию, полученную в рамках своей должности.
4.3. Качество работы. Поддерживать высокий уровень профессиональной работы и улучшать свои навыки.
5. Порядок пересмотра инструкции
Данная должностная инструкция может быть изменена или пересмотрена с согласования генерального директора компании.
Инструкция личного помощника директора
Данная инструкция описывает должностные обязанности и права личного помощника директора и устанавливает порядок их выполнения.
1. Положения общие
Личный помощник директора является должностным лицом, назначаемым на основании приказа директора компании.
Он осуществляет свою деятельность на рабочем месте в офисе директора, а также в других местах, указанных в поручениях директора.
2. Должностные обязанности
Личный помощник директора выполняет следующие обязанности:
а) Организация и поддержание текущей работы директора компании.
б) Подготовка и оформление документов (писем, протоколов, отчетов и других материалов) по указанию и с согласования с директором.
в) Управление рабочим расписанием и календарем директора, контроль за исполнением его деловых и личных обязанностей.
г) Организация и подготовка встреч, переговоров, конференций, совещаний директора.
д) Ведение деловой переписки и телефонных переговоров от имени директора компании.
е) Контроль за исполнением распоряжений и поручений директора компании.
3. Права и ответственность помощника директора
Помощник директора имеет право:
а) В пределах своей компетенции принимать оперативные решения по вопросам текущей работы директора, в случае его отсутствия или невозможности принятия решения.
б) Получать от директора все необходимые указания и указания по организации своей работы.
в) Использовать служебные и информационные ресурсы компании для работы.
г) За свою деятельность помощник директора несет ответственность перед директором компании.
4. Инструкция о пересмотра должностной инструкции
Данная инструкция о пересмотра должностной инструкции подлежит рассмотрению и пересмотру в случае изменения организационно-правовых форм, структуры или задач компании.
5. Образец должностной инструкции помощника директора
Образец должностной инструкции помощника директора представлен в приложении к данной инструкции.
ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
Обязанности помощника руководителя генерального директора (заместителя) в соответствии с должностной инструкцией могут пересматриваться и дополняться, если это необходимо в связи с изменением организационной структуры компании, введением новых технологий или иных обстоятельствах, влияющих на работу персонала.
Порядок пересмотра должностной инструкции помощника руководителя регламентируется следующими общими положениями:
- Пересмотр должностной инструкции проводится по решению руководителя компании или по инициативе самого помощника руководителя при обоснованных причинах.
- Инициатор пересмотра должностной инструкции должен представить письменное обоснование необходимости изменений, указав на наличие новых задач, ответственности или изменении обстоятельств, влияющих на работу.
- Предложенные изменения должностной инструкции должны быть проработаны с учетом связанных изменений в обязанностях и правах помощника руководителя, а также согласованы с вышестоящими органами управления компании.
- После проработки и согласования изменений должностной инструкции, они оформляются в виде дополнительного раздела к существующей инструкции и вводятся в действие после утверждения руководителем компании.
Важно отметить, что пересмотр должностной инструкции не должен приводить к существенным изменениям в обязанностях и правах помощника руководителя без согласия руководства компании. Любые изменения должны быть обоснованы и соответствовать потребностям и целям организации.
Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам нужна для определения положения этого топ-менеджера в управленческой структуре организации. В документе конкретизированы его функции, требования к квалификации, права, которыми он наделяется. Необходимость конкретизации определяется и тем, что данная должность носит довольно неопределенный характер и её содержание может сильно разниться на разных предприятиях. Должностную инструкцию заместителя директора ниже используете как «рыбу», вставив туда конкретные обязанности, которые актуальны именно в вашей организации. Приступаем!
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции заместителя директора по общим вопросам .doc
Образец должностной инструкции заместителя директора по общим вопросам
1. Основные положения
- Заместитель директора по общим вопросам принимается на свою позицию и освобождается от неё руководителем компании.
- Заместитель директора по общим вопросам находится в подчинении у директора компании.
- Кандидат на заместителя директора обязан соответствовать следующим стандартам:
- высшее образование;
- опыт работы по профилю не меньше 4 лет, в том числе на руководящих позициях от 2 лет.
- На время отсутствия менеджера (болезнь, отпуск и т.д.) его функции передаются исполнительному директору компании.
- Заместитель директора по общим вопросам должен разбираться в следующих вопросах:
- профильное законодательство, регулирующее сферы бизнеса компании;
- нормы государственных организаций, относящиеся к сферам деятельности компании;
- принятые в компании нормативы ведения документооборота;
- основы анализа экономического положения;
- нормы делового этикета;
- правила ведения деловых переговоров;
- правила подготовки квартальной и годовой финансовой отчетности;
- успешные практики современного маркетинга и менеджмента;
- распределение функций по структурным подразделениям компании;
- кадровая основа компании;
- вопросы планирования и прогнозирования деятельности;
- основные поставщики компании, её покупатели и другие контрагенты;
- текущая рыночная ситуация и тренды её развития;
- филиалы и региональные подразделения компании;
- основные активы компании.
- Заместитель директора по общим вопросам при выполнении своих функций руководствуется:
- действующими нормами и законами;
- корпоративными документами;
- содержанием этой инструкции.
2. Функции
Топ-менеджер ответствен за:
- Координацию взаимодействия подразделений компании.
- Организацию переговоров по поручению директора.
- Ведение документооборота в зоне собственной компетенции.
- Налаживание долгосрочных отношений с партнерами компании.
- Отслеживание отношений с регулирующими инстанциями.
- Мониторинг текущего финансового состояния компании, тенденций её развития и внесение предложений по совершенствованию её деятельности.
- Участие в аудиторских и инвентаризационных мероприятиях.
- Взаимодействие с контрагентами и сотрудниками по деловым спорами и конфликтам.
- Отслеживание возможностей по расширению бизнеса.
- Временная замена прочих заместителей директора компании на время их отсутствия.
- Контроль за выполнением сотрудниками компании распоряжений директора.
3. Ответственность
Топ-менеджер привлекается к ответственности за следующие нарушения:
- Причиненный компании ущерб, возникший по его вине, — в соответствии с законодательством и корпоративными стандартами.
- Передачу третьим лицам внутренней информации — в соответствии с нормами действующего законодательства.
- Некорректное исполнение своих функций — в соответствии с трудовым законодательством и корпоративными правилами.
- Нарушение действующих норм и законов — в тех границах, которые даны в соответствующих статьях законодательства.
4. Права
Топ-менеджер обладает следующим комплексом прав:
- Руководить сотрудниками в пределах своей компетенции.
- Участвовать в процессах проверки выполнения сотрудниками их KPI.
- Требовать от сотрудников компании помощи и содействия в своей деятельности в пределах своей должностной компетенции.
- Участвовать в собраниях топ-менеджмента компании по вопросам её развития.
- Подписывать документацию в пределах своей компетенции.
- Представлять руководство компании в процессах взаимодействия с сотрудниками, партнерами и контролирующими инстанциями.
- Требовать от руководства компании поддержания условий, которые нужны для эффективного выполнения предписанных функций.
5. Должностные связи
Данный топ-менеджер организует сотрудничество с коллегами на следующих основаниях:
- С начальником кадрового отдела по вопросам поощрения сотрудников, их наказания и принятия на работу новых специалистов.
- С главным бухгалтером по вопросам финансовой ситуации в компании.
- С коммерческим директором по вопросам взаимодействия с действующими партнерами и поиска новых партнеров.
- С главой службы безопасности по вопросам проверки контрагентов и сотрудников.
Для чего составляется должностная инструкция
Документ не упоминается в современном трудовом законодательстве, но его правовой статус подтверждается письмами Роструда и соответствующими судебными решениями. Должностная инструкция востребована для расширенного толкования параметров трудового договора, особенно понятия «трудовая функция», необходимость которой обозначена в статье 57 ТК.
Для руководителя компании корректно написанный документ позволяет спокойно планировать рабочий процесс сотрудника, не отвлекаясь на постоянные недопонимания.
Другим руководителям компании документ помогает распределить зоны ответственности и свои полномочия.
Для заместителя директора положения инструкции помогают определить, что ожидает от него директор компании и каким комплексом полномочий он наделен для выполнения возложенных обязанностей.
Таким образом, инструкция помогает снизить вероятность возникновения рабочих конфликтов и повысить эффективность рабочих процессов.
Важно! Должностная инструкция может оформляться либо как приложение к трудовому договору, либо как локальный юридический акт.
Что нужно помнить при написании документа
Основные параметры должностной инструкции не определены в действующем законодательстве. На практике она рассматривается как приложение к трудовому договору, разъясняющая его содержание. Для создания документа применяются определенные типовые формы, которые включают следующие разделы:
- Основной раздел.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
К этим частям крупные работодатели обычно добавляют ещё несколько, которые оговаривают такие моменты, как условия труда или требования к квалификации сотрудника. В любом случае созданная инструкция не должна противоречить положениям трудового договора и действующим нормам законодательства.
Важно! Как образец для составления инструкции могут применяться соответствующие профстандарты, чье использование регулируется статьей 195.3 ТК.
Основные положения
Начальный раздел, который используется для перечисления базовых принципов работы. Кому подчиняется сотрудник, кто имеет право его нанимать и увольнять и другие моменты — все они содержатся здесь. Основные пункты раздела довольно типовые, одинаковые у любых работодателей. В разных инструкциях различаются лишь требования к квалификации кандидата и список требуемых от него навыков.
Функции
Этот раздел имеет особое значение для заместителя по общим вопросам. В разных компаниях эта должность может подразумевать совершенно разный круг обязанностей. Хотя часто в функции этой позиции входят те, которые не закреплены за другими руководителями, но все зависит от конкретики определенной компании. В любом случае перечисленные здесь рабочие обязанности должны соответствовать списку навыков, приведённому в начальном разделе.
Ответственность
Данная часть отведена под перечисление возможных нарушений сотрудника в процессе выполнения им рабочих функций. Конкретные меры наказания в разделе рекомендуется не описывать, т.к. они определяются в ходе соответствующих административных и юридических разбирательств.
Права
В разделе перечисляются полномочия, которыми наделяется сотрудник. От работодателя зависит, насколько важен пост заместителя директора по общим вопросам, какие функции на него возлагаются и, соответственно, какими правами он наделяется.
Должностные связи
Дополнительный раздел, который добавляют, когда нужно яснее прописать положение заместителя директора в иерархии компании, что поможет избежать конфликтов и неясностей с другими топ-менеджерами.
После написания инструкции её согласовывают с руководством компании и профильными специалистами (юристом, работником кадрового отдела). После окончания процесса согласования документ распечатывается на корпоративном бланке с соблюдением всех атрибутов, требуемых для официального документа. Далее с инструкцией знакомят самого кандидата на должность. Заключительным этапом является проставление подписей всеми задействованными лицами. Обязательны подписи директора компании и сотрудника, для кого составляется инструкция. Дополнительно могут потребоваться и подписи лиц, с которыми согласовывался документ. Необходимость их включения определяется правилами документооборота компании.
Должностная инструкция заместителя генерального директора применяется для делегирования управленческих функций руководителя предприятия. Об основных особенностях составления документа читайте в нашей статье.
Обязанности заместителя директора как управленца
Заместитель — первое лицо предприятия после его руководителя. Он несет определенную ответственность, зачастую немногим меньшую, чем руководитель. Генеральный директор может делегировать, то есть возложить ряд своих должностных обязанностей на заместителей.
Какие бывают заместители? Заместитель генерального директора может именоваться:
- заместителем по социально-экономическим/экономическим вопросам;
- финансовым директором,
- коммерческим директором;
- заместителем по административно-хозяйственной части;
- заместителем генерального директора по общим вопросам;
- более просто: первый заместитель, второй заместитель и т. д.
Некоторым заместителям генеральный директор может предоставить право подписи финансовых и отчетных документов, к примеру платежных поручений, на период своего отсутствия во время ежегодного или учебного отпуска, командировок, больничных листов. Данное право должно быть закреплено соответствующим приказом руководителя, а также подписанием документов для ряда сторонних организаций (к примеру, карточек образцов печати и подписей для банка).
Заместитель гендиректора относится к управленческому персоналу, поэтому и должностные обязанности у него должны быть соответствующие:
- Участие в разработке миссий компании, долгосрочных планов по развитию, в том числе в области бизнес-планирования.
- Организация деятельности и эффективного взаимодействия доверенных ему направлений, структурных подразделений.
- Координация и контроль за деятельностью подчиненных ему подразделений и их сотрудников.
- Подготовка отчетных документов о результатах своей деятельности для высшего руководства.
- Участие в разработке общей кадровой политики на предприятии.
- Анализ финансово-экономических показателей деятельности организации.
- Поиск внутренних резервов для повышения эффективности коммерческой деятельности компании.
- Планирование и рациональное распределение финансовых ресурсов.
- Издание распорядительной документации по вверенным ему направлениям.
- Управление персоналом подчиненных ему подразделений и участков.
- Разработка или участие в составлении внутренних локальных актов: положений о мотивации персонала, в том числе материальном поощрении, безопасности и охране труда, аттестации рабочих мест, оплате труда персонала, структурных подразделениях, внутреннем контроле, закупках товаров, работ и услуг; должностных инструкций работников и т. д.
- Решение других стратегических и тактических задач.
Как и руководитель, его заместители могут быть отстранены от рабочего процесса, то есть уволены.
Увольнение управленцев отличается от обычного увольнения рядового персонала, поэтому на практике могут возникнуть определенные трудности. О том, как их решить, расскажет статья «Увольнение генерального директора по собственному желанию».
Трудовой договор — сложный документ, который обязательно должен быть составлен с работниками. Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите готовый образец трудового договора с заместителем генерального директора.
Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам
Должностная инструкция заместителя генерального директора составляется с учетом вверенных ему функций управления. Она включает стандартные для всех должностных инструкций разделы, но со своими особенностями. Рассмотрим подробнее каждый из них.
- Общие положения.
В этом разделе обычно освещаются:
- цели, которые преследует деятельность заместителя;
- требования к потенциальным соискателям на руководящую должность;
- место должности в организационной структуре компании.
- Должностные обязанности.
Примерный перечень должностных обязанностей заместителя директора по общим вопросам был подробно рассмотрен нами в предыдущем разделе статьи. Добавим, что в данный раздел можно также включить пункт о предоставлении заместителем генерального директора отчетных документов, к примеру:
- плана работы на текущий период (месяц, квартал, полугодие или год);
- финансовых отчетов за месяц, квартал, полугодие, год;
- отчет по результатам деятельности работы за месяц и др.
При этом график представления вышеперечисленных документов можно оформить в виде таблицы.
- Права заместителя гендиректора по общим вопросам.
- Ответственность заместителя генерального директора по общим вопросам.
Здесь указывается, какую ответственность несет заместитель в качестве руководящего сотрудника.
- Условия работы.
Данный раздел содержит информацию о рабочем режиме заместителя. Можно использовать общепринятую фразу о том, что режим работы определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка. Разумеется, заместитель должен быть ознакомлен с ними под подпись.
Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия и подписывается его заместителем. Такая отметка об ознакомлении обязательна.
Рекомендуем ознакомиться с порядком составления должностной инструкции для важной на каждом предприятии должности главного бухгалтера в статье «Должностная инструкция главного бухгалтера — образец-2023».
Итоги
Должностная инструкция заместителя генерального директора составляется с целью делегирования управленческих функций руководителя предприятия. Заместитель гендиректора относится к управленческому персоналу, поэтому должностные обязанности определяются сферой его деятельности и ответственности в компании. Должностная инструкция составляется исходя из вверенных сотруднику функций управления.
Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия и в обязательном порядке подписывается его заместителем.
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА ПО ОБЩИМ ВОПРОСАМ
Должностные обязанности. Осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью атомной станции (АС) посредством управления материально-техническим обеспечением, транспортным и административно-хозяйственным обслуживанием, а также эффективного и целевого использования материальных и финансовых ресурсов, снижения их потерь, ускорения оборачиваемости оборотных средств. Обеспечивает участие подчиненных подразделений в определении стратегии коммерческой деятельности, составлении финансовых планов, разработке стандартов по материально-техническому обеспечению, организации хранения и транспортирования материально-технических ресурсов. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками и потребителями сырья и продукции, расширению прямых и длительных хозяйственных связей; обеспечивает выполнение договорных обязательств на поставку материально-технических ресурсов (по количеству, номенклатуре, ассортименту, качеству, срокам и другим условиям поставок). Осуществляет контроль за материально-техническим обеспечением АС и правильным расходованием оборотных средств. Руководит разработкой мер по ресурсосбережению и комплексному использованию материальных ресурсов, совершенствованию нормирования расхода сырья, материалов, оборотных средств и запасов материальных ценностей, улучшению экономических показателей и формированию системы экономических показателей работы АС, предупреждению образования и ликвидации сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей, а также перерасхода материальных ресурсов. Обеспечивает рациональное использование всех видов транспорта, совершенствование погрузочно-разгрузочных работ, принимает меры к максимальному оснащению транспортной службы необходимыми механизмами и приспособлениями. Организует работу складского хозяйства, создает условия для надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов. Обеспечивает составление сметно-финансовых и других документов, установленной отчетности о выполнении планов материально-технического снабжения и работе транспорта. Организует постоянный контроль за эксплуатацией и ремонтом жилого фонда и действующих объектов культурно-бытового и коммунально-бытового назначения. Осуществляет мероприятия по благоустройству и озеленению промышленной зоны АС и прилегающих территорий города. Организует общественное питание на производстве, обеспечение работников спецпитанием. Координирует работу подчиненных подразделений. Осуществляет работу по подготовке и поддержанию квалификации персонала подчиненных подразделений АС. Контролирует выполнение работниками правил по охране труда и пожарной безопасности. Участвует в проведении специальной оценки условий труда.
(в ред. Приказа Минтруда России от 12.02.2014 N 96)
(см. текст в предыдущей редакции)
Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, методические и нормативные документы, касающиеся деятельности АС; организационную структуру управления АС, перспективы технического и финансово-экономического развития АС; порядок разработки и утверждения планов производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности АС; рыночные методы хозяйствования и управления; порядок ведения учета и составления отчетности о результатах финансово-хозяйственной деятельности АС; организацию материально-технического обеспечения, административно-хозяйственного и транспортного обслуживания, погрузочно-разгрузочных работ; порядок разработки нормативов оборотных средств, норм расхода и запасов товарно-материальных ценностей; порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров; требования к организации работы с персоналом на АС; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы трудового законодательства; правила по охране окружающей среды; правила по охране труда и пожарной безопасности; правила внутреннего трудового распорядка.
Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование по специальности «Экономика и управление» и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 5 лет, в том числе не менее 3 лет работы на АС.