Должностная инструкция по специальности «Начальник хозяйственного отдела»
Вы можете скачать должностную инструкцию начальника хозяйственного отдела бесплатно. Должностные обязанности начальника хозяйственного отдела
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ХАЗЯЙСТВЕННОГО ОТДЕЛА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника хозяйственного отдела _________________________________________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Начальник хозяйственного отдела относится к категории руководителей.
1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника хозяйственного отдела должно иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
1.4. Назначение на должность начальника хозяйственного отдела и освобождение от нее осуществляется на основании приказа руководителя предприятия.
1.5. Подчиняется начальник отдела хозяйственного непосредственно
________________________________________________________________________.
(руководителю предприятия; заместителю руководителя)
1.6. Если начальник отдела хозяйственного отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.7. Начальник хозяйственного отдела должен знать:
— средства и способы механизации ручного труда;
— порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
— структуру предприятия и перспективы его развития;
— порядок ведения табельного учета в организации;
— средства связи, вычислительной и организационной техники;
— порядок и сроки составления отчетности;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
— основы экономики, организации труда, производства и управления;
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания предприятия;
— законодательство о труде Российской Федерации.
II. Должностные обязанности
Начальник хозяйственного отдела исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Организация оформления необходимых документов для заключения договоров на оказания услуг, получения и хранения канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечения ими структурные подразделения предприятия, а также ведения учета их расходования и составления установленной отчетности.
2.2. Организация приема, регистрации и необходимого обслуживания делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки.
2.3. Руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных и т.п.
2.4. Обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений предприятия, а также контроля за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
2.5. Организация хозяйственного обслуживания совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
2.6. Участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов предприятия (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и др. сооружений), составлении смет хозяйственных расходов.
2.7.Организация проведения ремонта зданий и помещений предприятия, осуществление контроля за качеством выполнения ремонтных работ.
2.8. Обеспечение подразделения предприятия мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществление учета и наблюдения за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
2.9. Контроль рационального расходования материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
2.10. Обеспечение выполнения противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
2.11. Принятие мер по внедрению средств механизации труда, связи, вычислительной и организационной техники.
2.12. Руководство работниками отдела.
2.13. Выполнение работы по организации табельного учета, составлению распорядка рабочего дня, обеспечению рациональной организации питания работников во время обеденных перерывов.
III. Права
Начальник хозяйственного отдела имеет право:
3.1. Обращаться к руководству предприятия:
— с предложениями по улучшению хозяйственного обслуживания предприятия и его подразделений;
— с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;
— c представлениями о назначении, перемещении, увольнении подчиненных ему работников;
— с предложения об поощрении работников или о наложении на них взысканий за нарушение производственной и трудовой дисциплины;
— с сообщениями об имеющихся в работе возглавляемых ими подразделений недостатках (перерасход материалов и средств, порча оборудования и инвентаря) и требовать их устранения.
3.2. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех подразделений предприятия по вопросам хозяйственного обслуживания.
3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
IV. Ответственность
Начальник хозяйственного отдела несет ответственность:
4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, которые определены гражданским и трудовым законодательством РФ.
4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, которые определены уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.
4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Начальника транспортного отдела
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность начальника транспортного отдела [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Начальник транспортного отдела назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Начальник транспортного отдела подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. Начальник транспортного отдела относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].
1.5. На должность начальника транспортного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (техническое) образование и стаж работы на должностях специалистов в транспортных организациях не менее 5 лет.
1.6. Начальник транспортного отдела отвечает за:
- эффективное исполнение поручаемой ему работы;
- соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
- сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.
1.7. Начальник транспортного отдела должен знать:
- законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, методические и нормативные документы по вопросам эксплуатации, ремонта, технического содержания автомобилей, дорожно-строительных машин и механизмов;
- перспективы технического и экономического развития организации;
- порядок разработки и утверждения планов капитального строительства и реконструкции транспортных и складских объектов;
- устав автомобильного транспорта;
- основы проектирования автохозяйств, железнодорожных и авторемонтных цехов;
- положение о техническом обслуживании и текущем ремонте автомобилей, дорожно-строительных машин и механизмов;
- положения и стандарты, регламентирующие эксплуатацию и ремонт автомобилей, дорожно-строительных машин и механизмов;
- правила перевозки грузов и пассажиров, правила технической эксплуатации автомобилей, дорожно-строительных машин и механизмов;
- правила дорожного движения;
- инструкции по движению поездов и маневровой работе;
- порядок заключения и исполнения договоров на эксплуатацию железнодорожных подъездных путей, железнодорожные и автомобильные перевозки, условия аренды автомобилей, дорожно-строительных машин и механизмов, перевозки грузов сторонними организациями;
- устройство и конструктивные особенности автомобилей, дорожно-строительных машин и механизмов, погрузочно-разгрузочной техники;
- порядок ведения учета и отчетности организации;
- передовой опыт в области транспорта и его эффективного использования;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- основы трудового законодательства;
- правила по охране окружающей среды;
- правила по охране труда и пожарной безопасности;
- правила внутреннего трудового распорядка.
1.8. Начальник транспортного отдела в своей деятельности руководствуется:
- государственными и отраслевыми стандартами;
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.9. В период временного отсутствия начальника транспортного отдела (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Должностные обязанности
Начальник транспортного отдела выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит транспортным отделом, осуществляя методическое и техническое руководство производственно-хозяйственной деятельностью автохозяйства, авторемонтного и железнодорожного цехов (участков) организации.
2.2. Контролирует строительство, реконструкцию и капитальный ремонт основных фондов автохозяйства, авторемонтного и железнодорожного цехов в соответствии с утвержденными планами.
2.3. Осуществляет контроль за выполнением плановых перевозок автохозяйствами и железнодорожными цехами, планов капитальных ремонтов автомобилей по авторемонтному цеху.
2.4. Совместно с плановым отделом организации анализирует выполнение планов по всем технико-экономическим и эксплуатационным показателям и намечает пути их улучшения.
2.5. Обеспечивает развитие централизованных перевозок, своевременное и бесперебойное обслуживание подразделений организации автомобилями, дорожно-строительными машинами и механизмами при эффективном их использовании, снижении себестоимости перевозок.
2.6. Осуществляет руководство работами по внедрению специализированного подвижного состава, контейнеров и поддонов, сокращению простоев транспортных средств под погрузкой и разгрузкой.
2.7. Организует внедрение прогрессивной технологии проведения технического обслуживания и ремонта, диагностики технического состояния автомобилей, дорожно-строительных машин и механизмов.
2.8. Принимает меры по повышению качества и сокращению затрат на проведение технического обслуживания и ремонта, увеличению межремонтных пробегов транспортных средств и механизмов.
2.9. Обеспечивает внедрение оптимальных маршрутов транспортирования грузов и перевозки пассажиров с целью сокращения нулевых и порожних пробегов, встречных перевозок, повышения эффективности использования автомобилей с почасовым учетом работы, увеличение сменности работы автомобилей, дорожно-строительных машин и механизмов.
2.10. Изучает и организует внедрение передового опыта транспортных подразделений.
2.11. Участвует в заключении договоров на перевозку грузов и выполнение объемов работ дорожно-строительной техникой, на капитальный ремонт автомобилей и их составных частей и контролирует их выполнение.
2.12. Обеспечивает эксплуатационную готовность автомобилей, дорожно-строительных машин и механизмов организации.
2.13. Производит анализ и корректировку разрабатываемых проектов производственных планов автохозяйства и железнодорожного цеха, номенклатурного плана авторемонтного цеха, визирует перед утверждением руководством организации и осуществляет ежемесячный контроль за их выполнением.
2.14. Организует разработку и проведение мероприятий по развитию производственно-технической базы автохозяйства, новой техники и передовой технологии, аттестации и рационализации рабочих мест.
2.15. Принимает участие в разработке положений, инструкций по эксплуатации, техническому обслуживанию и ремонту автомобилей, дорожно-строительных машин и механизмов.
2.16. Обеспечивает контроль за выполнением графиков технического обслуживания и предупредительного ремонта, своевременным обеспечением транспортных и ремонтных подразделений запасными частями, оборудованием, технологической оснасткой, топливом и другими эксплуатационными материалами.
2.16. Разрабатывает мероприятия по экономии горюче-смазочных материалов, запасных частей и осуществляет контроль за их выполнением.
2.17. Совместно с другими отделами участвует в разработке и внедрении планов по внедрению передовых методов труда, автоматизированных систем управления.
2.18. Решает вопросы о передаче основных фондов в другие подразделения организации.
2.19. На основании материалов комиссий по списанию основных фондов транспортных подразделений организует подготовку проектов приказов по организации на списание транспортных средств и оборудования с баланса автохозяйства, авторемонтного и железнодорожного цехов.
2.20. Обеспечивает систематический контроль за безопасностью движения автомобильного и железнодорожного транспорта, за соблюдением правил по охране труда, охране окружающей среды при обслуживании, эксплуатации и ремонте транспорта, механизмов, сооружений, принимает меры к устранению нарушений.
2.21. Обеспечивает учет и анализ дорожно-транспортных происшествий, аварий и производственного травматизма, разрабатывает профилактические мероприятия по их предотвращению.
2.22. Осуществляет методическое руководство работой общественных комиссий по безопасности дорожного движения, осуществляет подготовку и проведение производственных совещаний, семинаров.
2.23. Организует ведение оперативного учета и отчетности.
В случае служебной необходимости начальник транспортного отдела может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Начальник транспортного отдела имеет право:
3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
3.2. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему службами.
3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности начальника транспортного отдела, подчиненных ему служб и подразделений.
3.4. Взаимодействовать с другими предприятиями, организациями и учреждениями по производственным и другим вопросам, относящимся к компетенции начальника транспортного отдела.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Начальник транспортного отдела несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы начальника транспортного отдела осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы начальника транспортного отдела является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы начальника транспортного отдела определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью начальник транспортного отдела обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
5.3. В связи с производственной необходимостью начальнику транспортного отдела для осуществления его трудовых функций может предоставляться служебный автотранспорт.
6. Право подписи
6.1. Начальнику транспортного отдела для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
(подпись)
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника хозяйственного отдела
(примерная)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника хозяйственного отдела.
1.2. Начальник хозяйственного отдела назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя предприятия организации.
1.3. Начальник хозяйственного отдела подчиняется непосредственно ___________.
1.4. На должность начальника хозяйственного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее пяти лет.
1.5. Начальник хозяйственного отдела должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания;
— структуру организации и перспективы ее развития;
— порядок ведения табельного учета;
— средства связи, вычислительной и организационной техники;
— порядок и сроки составления отчетности;
— средства механизации ручного труда;
— порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
— основы экономики, организации труда, производства и управления;
— законодательство о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Примечание. Функциональные обязанности начальника хозяйственного отдела определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности начальника хозяйственного отдела и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.
Начальник хозяйственного отдела:
2.1. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения организации, а также контроль над исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
2.2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов.
2.3. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль над качеством выполнения ремонтных работ.
2.4. Обеспечивает подразделения организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
2.5. Организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
2.6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
2.7. Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки. Руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных.
2.8. Организует хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
2.9. Выполняет работы по организации табельного учета, рационального питания работников во время обеденных перерывов, составлению графиков отпусков и распорядка рабочего дня.
2.10. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
2.11. Принимает меры по внедрению средств связи, вычислительной и организационной техники.
2.12. Руководит работниками отдела.
3. ПРАВА
Начальник хозяйственного отдела имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися деятельности возглавляемого отдела.
3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3.3. Вносить на рассмотрение руководителя организации предложения по улучшению деятельности возглавляемого отдела.
3.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями других структурных подразделений организации.
3.5. Подписывать (визировать) документы в пределах своей компетенции.
3.6. Вносить руководству организации предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.7. Требовать от руководителя организации, оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Начальник хозяйственного отдела несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством РФ.
4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством РФ.
4.4. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации — в соответствии с действующим законодательством РФ.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы начальника хозяйственного отдела определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью начальник хозяйственного отдела может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности отдела начальнику хозяйственного отдела может выделяться служебный автотранспорт.
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с _________
__________________________________________________________________________.
(наименование, номер и дата документа)
СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт ____________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ ___ г.
С инструкцией ознакомлен: _____________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Утвержден
Постановлением Минтруда РФ
от 21 августа 1998 г. N 37
КВАЛИФИКАЦИОННЫЙ СПРАВОЧНИК
ДОЛЖНОСТЕЙ РУКОВОДИТЕЛЕЙ, СПЕЦИАЛИСТОВ И ДРУГИХ СЛУЖАЩИХ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановлений Минтруда России от 21.01.2000 N 7,
от 04.08.2000 N 57, от 20.04.2001 N 35, от 31.05.2002 N 38,
от 20.06.2002 N 44, от 28.07.2003 N 59, от 12.11.2003 N 75,
Приказов Минздравсоцразвития России от 25.07.2005 N 461,
от 07.11.2006 N 749, от 17.09.2007 N 605, от 29.04.2008 N 200,
от 14.03.2011 N 194,
Приказов Минтруда России от 15.05.2013 N 205,
от 12.02.2014 N 96, от 27.03.2018 N 197)
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих является нормативным документом, разработанным Институтом труда и утвержденным Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37. В настоящее издание включены дополнения, внесенные Постановлениями Минтруда России от 24 декабря 1998 г. N 52, от 22 февраля 1999 г. N 3, от 21 января 2000 г. N 7, от 4 августа 2000 г. N 57, 20 апреля 2001 г. N 35, от 31 мая 2002 г. и от 20 июня 2002 г. N 44. Справочник рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров.
Новый Квалификационный справочник призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях. Справочник содержит новые квалификационные характеристики должностей служащих, связанные с развитием рыночных отношений. Все ранее действовавшие квалификационные характеристики пересмотрены, в них внесены существенные изменения в связи с осуществляемыми в стране преобразованиями и с учетом практики применения характеристик.
В квалификационных характеристиках проведена унификация нормативов регламентации труда работников для обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения единых принципов тарификации работ, основанных на их сложности. В Квалификационных характеристиках учтены новейшие законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации.
Нормативные материалы приведены по состоянию на 10 октября 2002 г.
Административно-хозяйственные отделы присутствуют во всех организациях, которые включают в себя более ста сотрудников. Начальники отделов отвечают за состояние помещений, которыми располагает компания. Они поддерживают чистоту, безопасность, следят за проведением своевременных ремонтных работ. Функции этих сотрудников на разных предприятиях имеют свои особенности – их регулирует должностная инструкция начальника АХО.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции начальника АХО .doc
Образец должностной инструкции начальника АХО
Общие положения
1.1. Данный документ регламентирует следующие аспекты деятельности начальника административно-хозяйственного отдела: должностные обязанности и задачи, условия работы, права и сферу ответственности.
1.2. Назначение на должность начальника АХО осуществляется посредством оформления начальством предприятия соответствующего распоряжения и регулируется трудовым законодательством России.
1.3. Непосредственный руководитель начальника АХО – начальник предприятия.
1.4. Если начальник административно-хозяйственного отдела отсутствует на рабочем посту, его задачи берет на себя сотрудник, который имеет необходимый объем знаний и опыта для полноценной замены. Заместитель назначается на рабочее место в соответствии с внутренними распорядками предприятия.
1.5. К соискателю, претендующему на должность начальника АХО, предъявляются следующие требования: наличие высшего профобразования и стажа работы на данной должности от двух лет/наличие среднего профобразования и стажа работы не менее пяти лет.
1.6. Начальнику АХО требуются знания в сферах:
- структуры компании и потенциальных путей ее развития;
- правил проведения табельных учетов на предприятии;
- правил и сроков отправки отчетов;
- средств связи и техники с вычислительными и организационными функциями;
- нормативной документации, которая поступает от вышестоящих лиц и затрагивает аспекты административно-хозяйственной стороны работы компании;
- способов механизации ручного труда;
- порядков закупки оборудования, инвентаря и канцелярии;
- основ трудового распорядка, принятых в организации;
- норм соблюдения техники безопасности (санитария на производстве, пожарная безопасность, охрана труда);
- правил составления отчетной документации за услуги;
- базовых принципов экономической науки, организации труда и управления на производстве;
- российского трудового законодательства.
Должностные обязанности
2.1. К перечню должностных обязанностей начальника АХО относятся:
- принятие участия в создании планов, связанных с организацией текущих и капитальных ремонтных работ основного фонда (в него входят здания, водоснабжающие системы, воздухопроводы и т.д.), оформление смет расходов на хозяйственные нужды;
- создание условий для осуществления ремонтных работ в помещениях предприятия и контролирование качества ремонта на всех этапах;
- снабжение подразделения организации предметами мебели, хозяйственными оборудованием, приборами для механизации инженерного труда, несение ответственности за сохранность данных объектов и проведение их ремонта при необходимости;
- участие в заполнении документации, требуемой для оформления договоров на предоставление услуг, хранение канцелярии, хозяйственных материалов и инвентаря, снабжение этими предметами всех подразделений организации, а также проведение учета их применения и заполнение отчетных документов. Контролирование целесообразного расходования материалов, которые направляются для хозяйственных задач;
- организация приема, прохождения регистрации и обслуживания лиц, которые прибывают в организацию в рамках служебной командировки;
- проведение мер по организации хозяйственного обслуживания конференций, собраний и прочих массовых мероприятий;
- руководство работами, направленными на благоустройство территорий (озеленение, уборка, торжественное украшение фасадов, проходных и т.д.);
- создание условий для проведения мероприятий по соблюдению пожарной безопасности и поддержанию в рабочей кондиции пожарного инвентаря;
- способствование внедрению новых средств связи и вычислительных приборов;
- руководство сотрудниками вверенного отдела.
Права
3.1. Права и полномочия начальника административно-хозяйственного отдела включают в себя:
- передачу подчиненным работникам указаний или заданий, которые охватывают вопросы, находящиеся в сфере компетенции начальника АХО;
- контроль за своевременным выполнением актуальных поручений и задач, адресуемых подконтрольным служебных отделений и работников организации;
- отправка запросов на получение необходимых материалов, которые имеют отношение к задачам, выполняемым начальником хозотдела;
- взаимодействие с отделениями сторонних предприятий для решения задач оперативного характера по вопросам производственной работы;
- защита интересов организации в сторонних учреждениях в процессе решения проблем, затрагивающих компетенцию начальника хозотдела.
Ответственность
4.1. В сферу ответственности начальника административно-хозяйственного отдела входят:
- низкая результативность производственной работы подразделения;
- некорректное выполнение (или отказ от выполнения) начальником АХО своих прямых обязательств, а также невыполнение указаний подчиненными сотрудниками отдела;
- предоставление заведомо искаженных сведений, касающихся состояния работы подразделения;
- отказ от выполнения приказов и поручений, исходящих от руководства предприятия;
- непринятие мер, направленных на предотвращение нарушений основ техники безопасности и противопожарных правил, создающее непосредственную угрозу компании и ее сотрудникам;
- игнорирование трудового и исполнительского дисциплинарных принципов сотрудниками подразделения, которое контролируется начальником хозотдела.
Условия работы
5.1. Распорядок работы начальника АХО разрабатывается с опорой на правила трудового распорядка, которые действуют в данной организации.
5.2. Начальник АХО выезжает в служебные командировки, если присутствует производственная необходимость.
5.3. При выполнении оперативных указаний по поддержанию производственной деятельности подразделения руководство предприятия может выделять служебное транспортное средство.
Составление должностной инструкции начальника АХО
Должностная инструкция не имеет универсального формата. Организации оформляют этот документ с учетом особенностей внутреннего распорядка. Написание инструктажа обыкновенно поручается кадровику или специалисту HR. Задачи начальников административно-хозяйственного отдела на разных предприятиях могут существенно отличаться друг от друга (при общем сходстве выполняемых функций).
Должностная инструкция содержит четыре пункта, которые освещают главные стороны профессиональной деятельности работника:
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность.
Справка! Предприятия уполномочены включать в этот список дополнительные разделы, если они позволяют четче определить круг задач начальника АХО.
Распространение и утверждение документа
Количество должностных инструкций определяется количеством сотрудников, занимающих данную должность. Если предприятие подразумевает наем нескольких начальников АХО, то инструкция выдается каждому сотруднику. Для того чтобы этот документ обрел юридическую силу, он должен быть подписан. Подписи оставляются следующими лицами:
- начальник административно-хозяйственного отдела, которому эта инструкция предназначается;
- сотрудник, ответственный за ознакомление начальника АХО с инструкцией;
- руководство предприятия.
Структура должностной инструкции
Законную силу инструкции подчеркивает утверждение начальником организации. Оно находится в правой верхней части документа и содержит следующие данные:
- занимаемая начальством должность;
- название предприятия;
- ФИО;
- подпись с расшифровкой.
Важно! По центру строки на первом листа инструкции пишется ее название.
Первая часть
Открывающие инструкцию «Общие положения» расписывают ту категорию сотрудников, к которой относится начальник АХО. Категория зависит от подразделения административно-хозяйственного отдела, в который поступает сотрудник. Выделяют следующие варианты:
- социально-бытовой;
- материально-ресурсный;
- планово-расчетный.
Первый раздел посвящен субординационным вопросам. Он указывает лица, которым начальник АХО обязывается подчинятся и лица, которые находятся в подчинении у него.
Справка! Фамилии конкретных людей не называются – указываются только должности.
Указывается распоряжение или приказ, на основании которого начальник АХО был принят на работу. Затем перечисляются требования организации, предъявляемые к соискателю. Они затрагивают такие важные моменты:
- образование;
- опыт работы;
- навыки.
Для начальника АХО требования имеют две альтернативы – сотрудник может иметь как высшее, так и среднее образование. Однако среднее образование должно компенсироваться большим стажем работы. В противном случае сотрудник не будет допущен к осуществлению своих функций.
В заключении первого раздела приводится исчерпывающий список нормативной документации. Со всеми этими источниками начальник АХО должен быть ознакомлен. К их числу относятся:
- трудовое законодательство РФ;
- правила внутреннего распорядка компании;
- нормы охраны труда и противопожарной безопасности.
Вторая часть
Раздел «Должностные обязанности» дает начальнику АХО детальную характеристику тех функций, которые ему поручаются. Этот сегмент должностной инструкции является одним из самых важных. От четкости его прописывания зависит слаженность работы на предприятии. Разные организации возлагают на начальников АХО разные обязанности. Наполнение этого пункта зависит от внутреннего распорядка конкретной организации.
В крупных компаниях начальники АХО по уровню профессиональной подготовки делятся на три уровня:
- техники, плотники, электрики, сантехники;
- ведущие специалисты, главные инженеры, администраторы;
- руководители и заместители предприятия, технические директоры.
Третья часть
Глава «Права» описывают круг полномочий, которыми наделен начальник АХО для осуществления своей рабочей деятельности. Права, которыми обладает сотрудник, делятся на несколько категорий:
- право оповещения начальства о наличии неисправностей и потребности в помощи для решения ряда проблем;
- про взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, если того требует выполнение производственных задач;
- право управления подчиненными сотрудниками – распределение отпусков, назначение наказаний, разрешение на уход с рабочего поста.
Справка! Список полномочий начальника АХО определяется местом, которое он занимает в структуре конкретной организации.
Четвёртый раздел
Раздел «Ответственность» перечисляет те поступки, за которые начальник АХО может понести наказание. Наказание имеет разную форму и определяется тяжестью проступка. Им может стать выговор, лишение премии или даже увольнение.
Детальное и четкое описание ответственности уберегает предприятие от возможных проблем в суде. К примеру, если начальник АХО несет материальную ответственность – этот пункт обязательно отражается в должностной инструкции.
Справка! При описании сферы ответственности работника инструкция должна опираться на трудовое законодательство РФ (что указывается в самом документе).
Пятая часть
В условиях работы прописываются все особенности, которые сопровождают данную должность. К таким условиям могут относятся частые командировки, переезд в другой город, работа в ночное время и другие детали, которые не вошли в предыдущие разделы.
В завершении должностной инструкции указываются данные начальника АХО:
- ФИО;
- наименование предприятия;
- паспортные данные;
- подпись сотрудника;
- дата ознакомления с инструкцией.
Кто такой начальник хозяйственного отдела?
На любом крупном предприятии должен иметься специалист, занимающийся хозяйственным обеспечением работы. К его обязанностям относятся: ремонт здания, в котором размещается компания, текущее обслуживание, контроль исправности инфраструктуры (от электричества и водопровода до работы лифтов или воздухопроводов).
Необходимо отметить, что хозяйственное подразделение (также иногда именуемое АХО — административно-хозяйственный отдел) создается лишь там, где объем необходимой работы по поддержанию функционирования предприятия весьма велик. В небольших компаниях такой деятельностью может заниматься офис-менеджер или непосредственно руководитель предприятия. Однако в крупных компаниях должность начальника хозотдела чрезвычайно важна. По сути, на его плечах лежит обеспечение нормальной работы всей организации.
Также стоит отметить, что эта должность ни в коем случае не является новой. Завхозы (так обычно раньше именовали этих специалистов) работают в крупных организациях далеко не первое десятилетие.
Структура инструкции для должности начальника хозяйственного отдела
Должностная инструкция — документ необязательный. В отличие от трудового договора наличие инструкций никак не влияет на отношения между руководством предприятия и сотрудниками. Именно поэтому структура, которую должна иметь должностная инструкция, нигде в нормативных актах не фиксируется, и обязательных требований к ней нет.
Тем не менее за годы работы на практике сложился определенный подход к составлению такого рода документов. Обычно они состоят из следующих разделов:
- Общие положения. В этом разделе описывается, что собой представляет должность начальника хозяйственного отдела, какие требования предъявляются к нему, кому он подчиняется и кем руководит.
- Обязанности. Здесь описывается, что обязан делать начальник этого отдела и, соответственно, что руководство вправе требовать от человека, занимающего эту должность.
- Права, которыми наделен специалист. Основные права, разумеется, зафиксированы в трудовом законодательстве. Но для того, чтобы начальник отдела смог полноценно и качественно исполнять свои обязанности, он должен быть наделен определенным рядом прав. Те из них, которые характерны не для должности вообще, а для конкретного предприятия, имеет смысл фиксировать именно в должностной инструкции.
- Ответственность, которую несет начальник отдела. Большая часть из этих положений закреплена в нормативных актах общего действия, поэтому разумнее всего в этом разделе должностной инструкции ограничиться ссылками на конкретные виды ответственности: дисциплинарную, гражданско-правовую, административную и уголовную. Трудовое право ограничивает возможности руководства предприятия, поэтому возлагать на начальника отдела ответственность, не предусмотренную законом, его начальство не вправе.
А теперь посмотрим, что конкретно должно содержаться в важнейших разделах должностной инструкции начальника хозяйственного отдела.
Обязанности начальника хозяйственного отдела
Указывая в должностной инструкции конкретные обязанности, которые возложены на начальника хозотдела, имеет смысл воспользоваться содержанием Единого квалификационного справочника должностей (ЕКС). Хотя этот акт и носит не обязательный, а рекомендательный характер, он чрезвычайно полезен. В нем фиксируются требования, которые чаще всего предъявляются к конкретной должности. Соответственно, если у сотрудников конкретного предприятия нет опыта в составлении должностных инструкций, ЕКС как минимум даст представление о том, что должно содержаться в такого рода документах.
Согласно ЕКС на начальника хозотдела возложены следующие обязанности:
- обеспечение обслуживания и поддержания в нужном состоянии зданий и помещений, в которых размещено предприятие или учреждение (состояние, в котором должно находиться здание или отдельные помещения, определяется санитарными нормами и правилами противопожарной защиты);
- контроль за исправностью внутреннего оборудования здания или помещений; к оборудованию относятся водопровод, канализация, линии электроснабжения и т. д.;
- участие в планировании текущих и капитальных ремонтов, которые требуются для поддержания нормальной работы организации;
- составление смет на текущие расходы предприятия;
- организация проведения ремонта как здания в целом, так и оборудования организации, контроль за качеством проведенного ремонта;
- обеспечение как предприятия в целом, так и отдельных его подразделений инвентарем, оборудованием, расходниками и другими материальными ресурсами, требующимися для нормальной работы;
- наблюдение за сохранностью и правильным использованием материальных активов предприятия;
- оформление документации для договоров, требующихся для хозяйственного обеспечения организации;
- ведение необходимой отчетности по использованию оборудования, инвентаря и материалов;
- контроль за тем, чтобы средства, выделенные руководством на обеспечение работы предприятия, расходовались рационально;
- прием и обслуживание лиц, которые прибывают в командировки;
- руководство благоустройством территории;
- хозяйственное обслуживание проводимых мероприятий;
- организация табельного учета и питания работников;
- при необходимости совместно с отделом кадров составление графиков работы и распорядка трудового времени;
- проведение мероприятий по защите от пожара, поддержание в рабочем состоянии противопожарной инфраструктуры и инвентаря;
- внедрение новой техники в области связи, оргтехники и т. д.;
- руководство сотрудниками хозяйственного отдела и контроль за соблюдением ими дисциплины.
Права начальника хозотдела
Для того чтобы исполнять обязанности, сотрудник должен быть наделен правами. Обычно к их числу относятся следующие:
- Обращаться к руководителю предприятия и к руководителям подразделений с предложениями, касающимися хозяйственного обслуживания работы предприятия.
- Взаимодействовать с руководителями всех структурных частей предприятия по вопросам, касающимся хозяйственного обслуживания работы.
- Подписывать и налагать визы на документы, относящиеся к его компетенции.
- Предлагать руководству предприятия назначения, перемещения внутри организации и увольнения работников, подчиненных начальнику хозяйственного отдела.
- Предлагать руководству меры, касающиеся поощрения и наказания сотрудников отдела.
- Требовать от руководящих работников организации содействия.
- Сообщать руководству об обнаруженных недостатках в хозяйственном обслуживании и требовать их устранения.
Требования к кандидату на занятие вакансии
Начальником хозяйственного отдела может стать любой человек, которого назначат на эту должность. Однако ЕКС рекомендует, чтобы кандидат имел либо высшее образование по специальности и опыт работы минимум 2 года, либо стаж 5 лет — тогда допускается и среднее специальное образование. Конкретные требования же на каждом предприятии устанавливаются руководством самостоятельно.