Должностная инструкция начальника торгового отдела

Даже если компания производит безупречные товары и опережает всех своих конкурентов, она не достигнет успеха без команды продавцов. Команде, в свою очередь, нужен сильный руководитель – лидер, которые разглядит в каждом сотруднике скрытый потенциал и доведет весь отдел до нужных показателей по продажам.

Ключевые обязанности

Обычно руководитель отдела продаж, он же начальник торгового отдела, отвечает за несколько процессов одновременно. Точный круг обязанностей всегда определяется индивидуально, исходя из специфики конкретного бизнеса и предприятия. Однако основные задачи остаются неизменными. 

Начальник торгового отдела отвечает за стратегическое планирование. В зоне ответственности сотрудника находится положение товаров на рынке, состав покупателей. Поэтому задача РОПа – формировать бизнес-план по продажам. Необходимо уметь правильно планировать путь, пройдя по которому, фирма достигнет нужных показателей. 

Затем план разбивается на отдельные шаги. Декомпозиция плана – вторая ключевая обязанность руководителя. Разбивка плана на этапы не просто позволяет упростить достижение цели, но и становится основой мотивации рядового персонала. А затем декомпозиция превращается в инструмент контроля за работой отдела и каждого продавца. 

Следующая ключевая обязанность – работа с пожеланиями клиентов. Каждый владелец фирмы самостоятельно решает, стоит ли требовать от РОПа личных продаж. Но руководитель отдела точно должен общаться с целевой аудиторией, чтобы систематизировать ее пожелания. На практике эта обязанность выглядит более многогранно. Сначала РОП изучает все технические характеристики товара, потом преобразует их в выгоды для потребителя, доносит эти выгоды до рядовых менеджеров. В процессе продаж руководитель отдела фиксирует все запросы потребителей, их недовольства. На основании полученных данных он формулирует запрос на создание новой продукции или доработку старой.

Еще одно направление деятельности РОПа – работа с подчиненными. Основная задача руководителя на этом направлении заключается в корректировке представлений сотрудников об их деятельности. Обычно РОП занимается следующими вещами:

• ставит цели согласно технологии SMART. Для всего отдела (и по возможности – для каждого конкретного работника) формулирует точные, измеримые цели с конкретным сроком достижения;
• постоянно, регулярно напоминает сотрудникам про поставленные задачи;
• повышает их планку нормы, вынуждая работать больше и качественнее для поддержания нового уровня комфорта. 

Работа с персоналом тесно переплетается с кадровыми функциями. Несмотря на то, что наймом занимается отдел кадров, руководитель отдела продаж тоже должен участвовать в формировании своего коллектива. Обычно он принимает участие не только в найме, но и в обучении, увольнении менеджеров по продажам. Ему отводятся следующие функции:

• обучение и стажировка новичков;
• работа с проблемными показателями;
• разбор единичных затруднений;
• обучение в случае внедрения в работу кардинально новых инструментов;
• обучение при внедрении в работу новых техник продаж. 

Остальные обязанности руководителя отдела продаж можно разделить на две группы: оперативные и процессные. К оперативным относится контроль за работой отдела. Поэтому руководитель подразделения должен быть знаком с такими инструментами:

• контроль за показателями каждого отдельного менеджера с помощью электронных систем;
• составление отчетов по продажам за период;
• планирование отгрузок товара;
• организация и проведение собраний, планерок, брифингов и других встреч со своими подчиненными. 

Процессные обязанности представляют собой взаимодействие с остальными отделами компании – бухгалтерией, маркетологами, специалистами с производства.

Кто подходит на роль начальника торгового отдела

Должность РОПа относится к категории «среднее звено». С одной стороны, сотрудник имеет под собой целую команду продавцов. С другой стороны, и сам он – человек подневольный, над ним стоит руководство компании. Поэтому РОП часто оказывается в сложном положении – интересы работников не всегда совпадают с целями компании. Ему приходится искать компромиссы.

Некоторые РОПы не могут или не хотят занять твердую позицию. Они начинают поддерживать интересы коллектива вместо того, чтобы искать пути достижения поставленных целей. Такая слабохарактерность приводит к снижению эффективности. Поэтому во время отбора кандидатов на должность руководитель фирмы или сотрудник отдела кадров должны обращать внимание на наличие у соискателя некоторых ключевых навыков.

Ключевые навыки

Обычно во главе отдела встает лучший сотрудник этого подразделения. Поэтому одно из качеств потенциального РОПа – умение продавать. Важно понимать, что выполнить все обязанности РОПа сможет не идеальный продажник, а хороший администратор. А значит, руководитель должен уметь управлять всеми людьми и всеми процессами в отделе. 

Поэтому чтобы стать успешным руководителем отдела, необходимо владеть такими навыками.

Умение составить формулу продаж

Когда фирма только начинает свою работу, или когда в компании вообще нет руководителя торгового отдела, продажи идут интуитивно. У менеджеров нет понимая, что именно и кому продается. В отделе нет таргетированных материалов, которые заточены под конкретный сегмент ЦА, нет готовых скриптов продаж. В результате даже если заключенные сделки есть, их количество все равно гораздо меньше возможного. 

Поэтому важный навык РОПа – умение составить работающую формулу продаж, которая основана на знании целевой аудитории, ее потребностей, сильных и слабых сторон бизнеса.

Формирование команды

Руководителю необходимо быть готовым к тому, что не все продавцы в отделе будут успешны. Каждый раз, когда сотрудник не выполняет поставленный план, компания теряет возможную прибыль. Поэтому РОП должен уметь быстро находить замену слабому сотруднику. Для этого нужен опыт или знание методики поведенческого интервью. В ходе собеседования руководитель отдела должен быстро видеть, в каком кандидате есть необходимый опыт убеждения и долгосрочная мотивация к работе.

Мотивация подчиненных

Важное умение начальника торгового отдела – умение заряжать своих коллег. В идеале руководитель отвечает таким требованиям:

• быть личным примером для подчиненных;
• уметь подбодрить сотрудников, показывать им веру в их возможности;
• уметь красочно и привлекательно донести до сотрудников перспективы, которые их ожидают в случае хорошей работы.

Умение правильно расставить приоритеты

Главный навык, который необходим РОПу – тайм-менеджмент. За один рабочий день этому сотруднику необходимо написать коммерческие предложения, согласовать время и место переговоров с клиентами, провести встречу, подписать договора, проверить платежи. К этому добавляются организационные процессы – найм и стажировка новых подопечных. Если кандидат на должность не умеет планировать свое время и расставлять приоритеты, его работа в отделе не принесет пользы.

Умение видеть ошибки и разбирать их

Некоторые руководители отдела продаж, желая повысить показатели своего отдела, самостоятельно устраняет ошибки своих менеджеров. Однако гораздо важнее, чтобы у РОПа был навык оценки работы сотрудников и указания на их ошибки. Важно, чтобы руководитель умел давать обратную связь:

• конкретно указывал на неправильное, непрофессиональное поведение;
• своевременно реагировал на проблемную ситуацию;
• конструктивно – не только объяснял ошибку, но и предлагал конкретные пути ее исправления;
• параллельно объяснял бы последствия ошибки.

Личные качества

Зная, какие обязанности прописаны в должностной инструкции и какие навыки нужны для эффективной работы, руководитель отдела продаж должен развивать в себе определенные личные качества:

• лидерские качества. Задача руководителя – сделать так, чтобы его подчиненные слушали его рекомендации. Конечно, этого можно добиться с помощью системы наказаний. Но гораздо эффективнее, когда подчиненные взаимодействуют с начальством добровольно;
• уметь учить других. Важное личное качество – умение спокойно доносить информацию до стажеров столько раз, сколько потребуется. Необходимо обладать терпением, лояльно относится к мелким ошибкам начинающих продавцов;
• инициативность и креативность, подкрепленные твердыми знаниями в своей области. РОПу придется регулярно менять формулу продаж. Для этого придется постоянно искать нестандартные способы взаимодействия с потенциальными клиентами. 

Обязанности начальника торгового отдела прописаны в должностной инструкции. Однако часто этот перечень в реальности гораздо шире, чем на бумаге. К руководителю отдела продаж предъявляются более строгие требования. От него ждут не только выполнения поставленных задач, но и совершенным владением навыками, обладанием определенными личными качествами.

Содержание

В обязанности руководителя отдела продаж входит несколько различных областей — от планирования и координации работы подчинённых до аналитики и коррекции принятых в компании стандартов. И всё же главной задачей остаётся увеличение прибыли компании, поэтому его значимость сложно переоценить.

Чтобы отдел работал эффективно, к выбору и организации деятельности его главы необходимо подойти особенно тщательно. Что включить в обязанности и как составить должностную инструкцию разберём ниже.

Кто такой руководитель отдела продаж

Функции руководителя отдела продаж включают управление вверенным ему подразделением с целью выполнения плана командой в целом и каждым сотрудником в частности. Руководитель принимает для этого разнообразные меры и непрерывно совершенствует процесс продаж в компании.

Что должен знать руководитель отдела продаж

Обязанности начальника отдела продаж подразумевают, что занимать этот пост может только разносторонне развитая личность.

Руководитель отдела продаж должен знать и уметь:

• характеристик и особенностей продаваемых компанией товаров;
• скриптов продаж, если они уже введены в компании;
• лидерские качества и способность вести за собой команду;
• организаторские способности;
• техники мотивации как отдельных сотрудников, так и команды в целом;
• тактическое и перспективное планирование;
• умение анализировать и работать с информацией;
• юридические основы работы отдела;
• успешное решение конфликтных ситуаций и другие техники эффективного межличностного взаимодействия.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж

В должностной инструкции руководителя отдела продаж должны отражаться все основные моменты его работы с подчиненными и менеджером, которому он отчитывается, а также организации рабочего процесса.

Основные положения

Этот раздел документа является стандартным для большинства предприятий. И всё же не стоит просто брать его из образца, скачанного в Интернете. Продумайте, что именно должна включать общая часть с учётом конкретной ситуации в вашей компании.

Примерный перечень положений:

• Определение подразделения, к которому принадлежит руководитель, круга лиц, которым он подчиняется, и тех, кто подчиняется ему.
• Соответствие деятельности Трудовому Кодексу Российской Федерации и другим законодательным актам, а также локальным документам, например, Уставу компании;
• Кому передаются функции руководителя при отсутствии последнего на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный и т. п.);
• Любые другие положения в зависимости от конкретной ситуации.

Функции

Должностные обязанности руководителя отдела продаж могут включать следующие функции:

• составление плана продаж и его своевременная коррекция;
• постановка задач сотрудникам и ежедневный контроль их выполнения;
• помощь сотрудникам в решении конкретных ситуаций, например, периодическое сопровождение их на встречах с ключевыми клиентами;
• организацию мероприятий по обучению менеджеров и поддержанию их высокого уровня мотивации;
• контроль поступления оплаты от клиентов (совместно с бухгалтерией), при необходимости принятие мер для её своевременного получения.

Ответственность

Начальник отдела несёт полную ответственность за:

• выполнение плана продаж сотрудниками его отдела;
• организацию работы отдела в соответствии с внутренними документами и распоряжениями;
• соблюдение конфиденциальности информации о компании-работодателе и клиентах;
• вверенные ему материальные ценности;
• соблюдение положений должностной инструкции и других внутренних регламентов организации.

Как обучить акул продаж, которые будут перевыполнять план из месяца в месяц? И есть ли разница в подходах к обучению новичков и сейлов с опытом? Это и многое другое разбираем в статье.

Права

Руководитель отдела продаж не должен быть номинальной фигурой, иначе он не сможет эффективно выполнять свои функции.

В должностную инструкцию руководителя отдела продаж стоит включить следующие права:

• вносить предложения и принимать меры по совершенствованию технологии продаж в компании;
• заниматься подбором сотрудников своего подразделения и их обучением для достижения оптимального результата;
• самостоятельно ставить задачи подчинённым и требовать их выполнения.

Служебные связи

По роду своей деятельности начальнику может потребоваться информация от других подразделений компании, например, бухгалтерии или отдела маркетинга. В должностной инструкции необходимо отдельно описать его полномочия в этом вопросе и механизм запроса и получения интересующей информации.

Основные задачи руководителя отдела продаж

Обязанности руководителя отдела продаж, а также задачи, которые он решает в процессе своей деятельности, очень разнообразны. Описать все их нюансы в одной инструкции невозможно. И всё же стоит предпринять для этого максимум усилий.

Планирование

Начальник отдела продаж работает с двумя типами планов продаж:

• общий на компанию, который поступает к нему «сверху» от непосредственного руководителя;
• частные, которые составляет каждый рядовой сотрудник отдела. Это краткосрочные планы, например, на неделю с учётом текущей ситуации по клиентам.

Помимо этих двух типов, начальник отдела планирует его деятельность, режим рабочего дня, совещания и планёрки и прочие организационные моменты.

Декомпозиция

Этот процесс подразумевает сведение воедино всех типов планов. То есть «нагрузку по продажам», поступившую сверху, необходимо распределить на всех сотрудников, правильно поставить задачи для её достижения и т. п.

По ходу выполнения плана в условиях происходят различные изменения. Например, в какой-то день желаемые результаты не получены, остаток необходимо перенести на следующий день и т. п. Анализировать статистику и своевременно корректировать планы также входит в обязанности руководителя.

Мотивация

Важный компонент достижения успеха. Руководитель отдела работает с двумя её видами:

• командной, когда к достижению поставленной цели мотивируется весь отдел;
• индивидуальной, то есть тет-а-тет с каждым из менеджеров.

Важно не ограничиваться материальной мотивацией, хотя и она очень важна. Поощрения должны быть разнообразными — для этих целей подойдут и корпоративный выезд на природу, и звание «Лучший сотрудник». Ещё эффективнее сработает, если руководителю удастся изобрести что-то оригинальное.

Организация

Все организационные моменты деятельности отдела также ложатся на руководителя. Это:

• регламентирование рабочего дня и создание инструкций для основных рабочих процессов;
• создание и внедрение необходимых форм отчетности для контроля промежуточных и итоговых результатов сотрудников;
• введение в практику необходимых для менеджеров инструментов и организация обучения их использованию.

Контроль результатов работы менеджеров

Предоставление отчетов, разработанных в предыдущем шаге, должно быть налажено руководителем. Для осуществления деятельности по аналитике и планированию ему потребуются следующие виды отчетов:

• ежедневные по выполненным задачам;
• итоги недели с цифрами совершенных продаж;
• ежемесячные и квартальные, позволяющие оценить как сотрудник справляется со своими задачами в долгосрочной перспективе.

Для облегчения процедуры получения отчётов можно использовать CRM-систему, куда сотрудники будут ежедневно заносить результаты по каждому клиенту.

Обучение

Помощь сотрудникам в решении рабочих задач невозможна без постоянного обучения. Его также организует руководитель и совершенствование навыков сотрудников должно быть одним из его приоритетов.

Обучение разделяется на:

• первичное при приёме на работу новых менеджеров;
• стратегическое, например, работе с новым инструментом, внедряемым в компании;
• устраняющее проблемы, например, если руководитель видит, что тот или иной навык является «слабой зоной» большинства сотрудников.

Кому должен подчиняться руководитель отдела продаж

Подчиняется этот специалист непосредственно генеральному директору. Если структура компании очень сложна и отличается разветвлённостью, это может быть коммерческий директор.

Однако не стоит создавать в компании ситуацию, когда руководитель не имеет достаточных полномочий для решения своих задач. Так может случиться, если он подчиняется кому-то нижестоящему и вынужден пройти слишком много согласований, чтобы получить одобрение для претворения в жизнь своих идей.

Мотивация начальника отдела продаж

Руководитель должен быть готов взять на себя ответственность за всё подразеление и достижение его сотрудниками результатов. Для этого необходима мотивация.

Поддерживать её на высоком уровне важно сочетанием материального и нематериального мотивирования. Здесь всё в целом похоже на ситуацию с рядовыми сотрудниками, но масштабы должны быть совершенно другие. Мотивировать премией в несколько тысяч рублей совершенно неэффективно, а вот поездка за счёт компании на международную конференцию или тренинг вполне подойдёт.

Как правильно подбирать кандидатов

Успешный лидер отдела продаж — это не только навыки и регалии опытного продавца, но и определённые личные качества. В их числе:

• ответственность;
• целеустремленность;
• харизма и навыки лидера;
• готовность взять на себя ответственность;
• самоорганизация и умение организовать других и т. п.

Как правильно составить вакансию

Если вы ищете целеустремленного и готового принимать решения человека, вакансия должна отражать это. Максимально подробно опишите задачи, делая упор на «простор» для деятельности. Расскажите о том, какие личные качества потребуются для достижения успеха в этой должности.

Кратко, но ёмко опишите продукт, который продаёт ваша компания. Если он близок потенциальному руководителю, это половина успеха.

А вот размер заработной платы стоит либо не указывать вообще, обсуждая его с конкретным кандидатом, либо сделать это максимально общими фразами («от такой-то суммы»). Не сужайте круг поиска финансовыми вопросами раньше времени.

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Заведующего отделом магазина

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность заведующего отделом магазина [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Заведующий отделом магазина назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Заведующий отделом магазина относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.4. Заведующий отделом магазина подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.5. На должность заведующего отделом магазина назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в аналогичной должности не менее трех лет.

1.6. Заведующий отделом магазина должен знать:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся торговой деятельности;
• порядок и режим работы магазина;
• правила подготовки товаров к продаже;
• стандарты и технические условия на товары, основные их свойства и качественные характеристики;
• методы учета товаров, расчета потребности в них;
• ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров, правила расшифровки артикулов и маркировок товаров;
• гарантийные сроки пользования товарами и правила их обмена;
• шкалы размеров изделий и правила их определения, основные требования стандартов и технических условий, предъявляемые к качеству товаров, тары и их маркировки;
• виды брака и правила бракеража;
• правила обмена товаров;
• прогрессивные формы и методы обслуживания покупателей;
• формы учетных документов и порядок составления отчетности;
• действующий порядок ценообразования;
• основы трудового законодательства;
• правила и нормы охраны труда.

1.7. Заведующий отделом магазина в своей деятельности руководствуется:

• нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и нормативными документами, регулирующими организацию сбыта и продажи товаров, оказания услуг;
• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.8. В период временного отсутствия заведующего отделом магазина отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Должностные обязанности

Заведующий отделом магазина выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Планирует и организует ведение торговли в отделе.

2.2. Организует, планирует и координирует деятельность отдела, направленную на сокращение сроков и затрат на ведение торговых операций, повышение качества торгового обслуживания.

2.3. Обеспечивает наличие в отделе необходимых документов и информации о товарах.

2.4. Обеспечивает наличие в отделе и содержание в исправном состоянии средств измерения, торгового оборудования и торгового инвентаря.

2.5. Обеспечивает своевременное выполнение планов продаж.

2.6. Контролирует эффективное использование материальных, финансовых, технических и трудовых ресурсов в процессе трудовой деятельности.

2.7. Анализирует результаты торговой деятельности и представляет данные непосредственному руководителю.

2.8. Контролирует качество торгового обслуживания.

2.9. Обеспечивает организацию учета, составления и своевременного представления отчетности о торговой деятельности.

2.10. Разрабатывает и внедряет мероприятия по улучшению деятельности отдела и ведения торговли, повышению качества торгового обслуживания.

2.11. Контролирует соблюдение работниками отдела требований к качеству и культуре обслуживания покупателей при оказании услуг торговли, правил продажи товаров, трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности.

2.12. Руководит работниками отдела.

В случае служебной необходимости заведующий отделом магазина может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Заведующий отделом магазина имеет право:

3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.2. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений подчиненными ему службами и отдельными работниками.

3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заведующего отделом магазина, подчиненных ему служб и подразделений.

3.4. От имени предприятия осуществлять взаимодействие с соответствующими службами и сотрудниками других организаций в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящей в его компетенцию.

3.5. В необходимых случаях представлять предприятие в отношениях с другими предприятиями, организациями, учреждениями.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Заведующий отделом магазина несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы заведующего отделом магазина осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы заведующего отделом магазина является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы заведующего отделом магазина определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6. Право подписи

6.1. Заведующему отделом магазина для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)