Должностная инструкция по специальности «Менеджер по закупкам»
Вы можете скачать должностную инструкцию менеджера по закупкам бесплатно. Должностные обязанности менеджера по закупкам
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности менеджера по закупкам ____________________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.
1.3. Назначение на должность менеджера по закупкам и освобождение от нее осуществляется на основании приказа директора компании по представлению начальника отдела закупок.
1.4. Если менеджер по закупкам отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.5. В своей деятельности менеджер по закупкам руководствуется внутренними положениями компании, уставом и настоящей должностной инструкцией.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
— тенденции мировой моды;
— принципы организации закупок;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;
— действующие формы учета и отчетности, внутренние положения, регламентирующие деятельность компании;
— производителей и поставщиков детских товаров;
— методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
— этику делового общения.
— компьютер на уровне уверенного пользователя (MS Word, Excel, Outlook).
1.7. Менеджер по закупкам самостоятельно планирует свою деятельность и расставляет приоритеты, должен иметь навыки ведения переговоров и достижения договоренностей.
II. Должностные обязанности
Менеджер по закупкам исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает постоянное наличие товаров, на которых спрос повышен, а чтобы не допустить появления их дефицита систематически проводит мониторинг наличия таких товаров в продаже.
2.2. Составляет заказы поставщикам, отслеживает выполнение этих заказов.
2.3. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп, и наличие по ним товара в необходимом количестве и ассортименте.
2.4. Проводит изучение предложений от поставщиков путем изучения новых редакций их каталогов, дополнений к каталогам, посещения интернет-сайтов поставщиков, а полученную информацию после предварительного обобщения доводит до руководства.
2.5. Предоставляет отделам и службам компании всю необходимую информацию о товарах, а именно:
— своевременно информирует отделы и службы компании о новых предложениях, новые поступлениях;
— обеспечивает постоянное наличие каталогов и рекламных материалов от поставщиков;
— обеспечивает наличие необходимой информации о товаре в торгово-учетной системе.
2.6. Отслеживает продажи по каждому товару и если происходит ухудшение продаж, взаимодействуя с отделом маркетинга (ОМ) осуществляет разработку и принятие мер к снижению товарного остатка.
2.7. Определяет виды товара, которыми необходимо дополнить ассортимент или вывести его из ассортимента, если они бесперспективны.
2.8. Обеспечивает достижение целевых показателей по оборачиваемости товаров, во время составления заказов.
2.9. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.
III. Права
Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. Обращаться к руководству с предложениями по совершенствованию своей работы.
3.2. Действовать от лица компании в пределах своей компетенции, представляя ее в других учреждениях и организациях.
3.3. Запрашивать у должностных лиц структурных подразделений документы и другие сведения, которые необходимы ему для осуществления своих должностных обязанностей.
3.4. Регулировать свой рабочий день, чтобы повысить эффективность работы.
3.5. На обеспечение организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения своих функциональных обязанностей.
3.6. Распоряжаться выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.
IV. Ответственность
Менеджер по закупкам несет ответственность:
4.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
4.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
4.4. В случае разглашения конфиденциальной информации, нецелевого использования финансовых средств, выделенных ему.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Актуально на: 16 ноября 2017 г.
0
В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.
Обязательна ли должностная инструкция?
ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.
В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).
Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.
Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.
Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Как составляется должностная инструкция
Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).
Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.
При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.
Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Должностная инструкция менеджера по снабжению
Приведем пример заполнения должностной инструкции менеджера по снабжению.
Скачать бланк должностной инструкции менеджера по снабжению можно
Скачивать формы могут только подписчики журнала
Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы
Войти на сайт
Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
Пробный доступ
Скачать
.
Должностная инструкция менеджера по снабжению необходима для конкретизации его трудовых задач в организации. Такой документ применяет большинство компаний, несмотря на то что его обязательное использование не прописано в законодательных актах. Должностная инструкция делает проще взаимодействие нанимателя и персонала в вопросах рабочих задач, ответственности и прав. Рассмотрим, что нужно прописать в документе.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции менеджера по снабжению .doc
Образец должностной инструкции менеджера по снабжению
1. Общие положения
- Менеджер по снабжению включается в состав руководителей компании.
- На такую позицию может быть принято лицо с высшим профобразованием (инженерно-экономическим или экономическим) и опытом работы в сфере снабжения от 2 лет.
- Сотрудник назначается на свою должность и освобождается с нее приказом руководства в соответствии с актуальным трудовым законодательством.
- Сотрудник подчиняется руководителю отдела материально-технического снабжения, коммерческому директору, имеет в подчинении персонал.
- Менеджер по снабжению должен обладать следующими знаниями:
- законодательных и нормативных правовых актов, методических документов по материально-техническому обеспечению (далее — МТО) компании;
- способами и правилами планирования снабжения компании материально-техническими ресурсами (далее — МТР);
- особенностей формирования нормативов производственных запасов, проведения работ по ресурсосбережению;
- особенности организации МТО;
- правил составления и заключения договорной документации с поставщиками и контроля их исполнения;
- норм формирования и документации на отпуск МТР отделам компании;
- актуальных оптовых и розничных цен и номенклатуры требуемых материально-технических ценностей;
- правил организации учета снабженческих мероприятий и особенности формирования отчетности о выполнении плана МТО;
- правил составления претензий поставщикам;
- способов обработки информации с применением компьютера, технических средств коммуникации;
- этику делового общения;
- стандарты хранения, перевозки и отгрузки продукций из мест хранения;
- основ организации труда, экономики;
- основ законодательства о труде;
- правил внутреннего трудового распорядка в компании;
- норм пожарной безопасности и охраны труда на предприятии.
- Сотрудник во время работы должен опираться на:
- Устав компании;
- Положение о подразделении МТО;
- данный документ;
- другие документы, касающиеся собственных должностных функций.
- При отсутствии на рабочем месте менеджера по снабжению (по причине отпуска или нетрудоспособности) его функции выполняет сотрудник, назначенный руководством. Работник приобретает полномочия менеджера по снабжению и несет ответственность за недобросовестное выполнение своей работы.
2. Должностные обязанности
Функции менеджера по снабжению включают в себя следующие:
- Разработка политики компании по проблемам МТО.
- Руководство составлением проектов будущих планов и балансов МТО производственной программы.
- Участие в формировании расчетов норм производственных запасов.
- Руководство созданием и введением в работу программ по непрерывному обеспечению компании ресурсами, требуемыми для производственного процесса.
- Нахождение поставщиков, опираясь на качественные характеристики предлагаемых МТР, сроки доставки, цены и иные условия.
- Контакты с поставщиками, анализ их производственных возможностей.
- Создание преддоговорной документации и работа с ней.
- Осуществление переговоров с поставщиками, согласование сроков поставок.
- Заключение договоров с поставщиками.
- Анализ маркетинговой информации и рекламы о предложениях продавцов.
- Контроль доставки МТР от продавцов и поставщиков.
- Подготовка претензий к поставщикам, если они нарушили условия договора, составление расчетов по претензиям.
- Анализ условий актуальных договоров в плане качества исполнения обязательств поставщиками и продавцами.
- Принятие решений о расторжении договоров с недобросовестными поставщиками.
- Контроль состояния и расходования запасов МТР.
- Руководство разработкой базы данных по закупкам.
- Составление заявок на МТР для разных периодов, актов и заключений о качестве поступающего сырья.
- Составление задач для подчиненных сотрудников. Контроль их выполнения.
3. Права
Работник имеет такие права:
- Подписывать бумаги в рамках своей компетенции.
- Запрашивать от руководства и других структурных подразделений всю нужную информацию и документы.
- Просить руководства помощи в решении своих должностных задач.
- Контролировать качество и сроки исполнения поручений.
- Возглавлять и проводить совещания по вопросам работы отдела материально-технического снабжения.
- Участвовать в общем обсуждении проектов решений администрации компании.
- На рассмотрение администрации вносить предложения о приеме на работу, увольнении, переводе, повышении, дисциплинарных взысканиях подчиненных работников.
- Требовать завершения или приостановления работ в ситуации, когда нарушены те или иные нормы и инструкции, до ликвидации нарушений.
4. Ответственность
Работник, принятый на позицию менеджера по снабжению, может быть к привлечен ответственности за такие проступки:
- некачественное выполнение или неисполнение своих трудовых задач, указанных в данном документе, — в рамках актуального законодательства о труде в РФ;
- преступления, совершенные во время своей работы, — в рамках положений КоАП РФ, УК РФ, ГК РФ;
- нанесение материального ущерба — по правилам, указанным в актуальном трудовом законодательстве РФ.
Общие сведения
Работу над созданием документа можно поручить в компании юристу, специалисту по кадрам, делопроизводителю или другому специалисту, знакомому с принципами составления данных документов. Для уточнения обязанностей такой сотрудник может обратиться к непосредственному руководителю менеджера по снабжению — именно он имеет точное представление о его должностных функциях.
Также можно обратиться к «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», который был закреплен Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года №37.
Важно! Должностная инструкция может быть самостоятельным документом или приложением к трудовому контракту. В любом случае она не должна противоречить ему.
Нормы по составлению документа отсутствуют в действующем законодательстве, однако работодатели придерживаются сложившихся в практике стандартов. Они связаны с содержанием документа, его структурой и оформлением. Обратимся к содержанию.
Какие разделы обычно бывают в документе
Стандартно документ содержит 4 раздела, такие как «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». Остальные относятся к дополнительным и вносятся в документ при желании работодателя как можно подробнее описать все грани трудовых отношений с персоналом. К таким разделам относят «Условия работы», «Оценку деятельности», «Взаимоотношения в организации», «Заключительные положения». Рассмотрим основные разделы.
Общие положения
В данном разделе указывают лишь информацию о требуемом образовании и стаже, знаниях и опыте, которыми должен обладать потенциальный менеджер по снабжению. Важно отметить, кому подчиняется работник, есть ли у него в подчинении персонал, какими документами должен руководствоваться нанимаемый в своей деятельности, кто будет заменять его при отсутствии.
Таким образом, основная часть этого раздела будет стандартной для многих должностей. В ней прописывают только общие моменты.
Должностные функции
Этот раздел инструкции — самый важный. Именно в нем будет содержаться информация, что конкретно должен делать на своем рабочем месте менеджер по снабжению. Для того чтобы не возникло в будущем разногласий, рекомендуется эту часть прописать как можно конкретнее.
Если подобных специалистов в компании несколько, то должностные обязанности каждого из них будут отличаться — их можно даже распределить между работниками.
Права
В этой части указывают права, стандартные для всех работников: на получение необходимой информации, на участие в обсуждении принятых решений администрации компании, на гарантии, предоставляемые трудовым законодательством, а также и характерные для сотрудников руководящего звена. К таким правам относятся право подписи некоторых документов, инициировать и возглавлять совещания, контролировать выполнение делегированных менеджером задач.
Ответственность
В данном разделе перечисляют меры ответственности за возможные проступки или нарушения. Наказания формулируют общими словами, например: «в пределах положений актуального трудового законодательства». Это связано с тем, что описать каждый проступок и ответственность за него невозможно, все решается индивидуально, иногда с привлечением суда.
Оформление должностной инструкции
Документ распечатывают на фирменном бланке компании формата А4. Оформление должно быть выполнено следующим образом:
- Сначала по центру или в левом верхнем углу располагают наименование компании, реквизиты (они обычно уже есть на фирменном бланке).
- Далее справа нужно разместить графы для подписи и должности нанимателя. Такая отметка об утверждении документа должна быть обязательно.
- После этого пишут наименование документа и располагают текст должностной инструкции.
- В завершении документа расписываются непосредственный руководитель менеджера по снабжению и сам принимаемый сотрудник. Также могут стоять подписи согласующих должностную инструкцию работников. Это могут быть юрист, специалист по кадрам и т.п.
Должностную инструкцию лучше составить в двух экземплярах. Первый будет храниться в отделе кадров компании или предприятия, а второй — у принятого менеджера по снабжению. Работник сможет беспрепятственно обращаться к документу в нужные ему моменты.
Производственно-диспетчерский
отдел
1. Общие положения
1.1 Менеджер по планированию производства относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется приказом генерального директора.
1.2 На должность Менеджера по планированию производства назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (техническое) образование и стаж работы в сфере планирования не менее 3-х лет.
1.3 Менеджер по планированию производства непосредственно подчиняется начальнику производственно-диспетчерского отдела.
1.4 Менеджер по планированию производства должен знать:
- организационно-распорядительные документы, нормативные и методические материалы по планированию, учету и анализу деятельности предприятия;
- нормативные правовые материалы по планированию, учету и анализу деятельности предприятия;
- организацию плановой работы на предприятии;
- порядок разработки различных видов планов;
- планово-учетную документацию;
- методы экономического анализа показателей производственной, финансовой и хозяйственной деятельности предприятия;
- методы определения экономической эффективности принятия решений;
- основы экономики, организации труда, производства и управления;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- требования, положения и стандарты системы менеджмента качества;
- технические требования, предъявляемые к продукции цеха, технологию ее производства;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- современные средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- настоящую должностную инструкцию.
1.5. Во время отсутствия Менеджера по планированию производства (болезнь, отпуск, командировка и т.д.) его должностные обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которые несёт полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.
2. Должностные обязанности
Менеджер по планированию производства:
2.1.Обеспечивает
планирование и контроль выполнение
производственных заданий основного направления деятельности предприятия.
2.2.Обеспечивает
ритмичный выпуск продукции высокого качества, эффективное использование основных и оборотных средств.
2.3.Организует
текущее производственное планирование, учет, составление и своевременное
предоставление отчетности о производственной деятельности участка.
2.4.
Осуществляет сбор необходимой технической, социальной и экономической
информации, необходимой для работы по разработке планов.
2.5.
Подготавливает исходные данные для составления планов предприятия и
представляет их непосредственному руководителю.
2.6.
Осуществляет по поручению непосредственного руководителя разработку отдельных
разделов плана, выполняет расчеты и обоснования к ним.
2.7.
Готовит проекты внесения изменений в план в связи с возникновением новых
факторов, не учтенных при разработке плана (форс-мажорными обстоятельствами,
недопоставках компонентов, пр.).
2.8.
Принимает участие в технико-экономическом обосновании реализации новых проектов
на предприятии (внедрение новой продукции).
2.9.
Принимает участие в разработке мероприятий по эффективному использованию
ресурсов предприятия.
2.10.
Ведет учет и контроль реализации всех этапов плана; накапливает и обрабатывает
показатели выполнения плановых заданий, готовит по результатам контроля аналитические
записки, справочные материалы и представляет их непосредственному руководителю.
2.11.
Принимает поступающую документацию, необходимую для составления плана,
проверяет правильность и достоверность содержащихся в ней данных.
2.12.Готовит
отчетность в установленные сроки.
2.13.
Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных плановой
информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию,
используемую при обработке данных.
2.14.
Взаимодействует со всеми структурными подразделениями предприятия.
2.15.
Выполняет все поручения непосредственного руководителя.
3. Права
Менеджер по планированию производства имеет право:
3.1.
Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений предприятия и
специалистов необходимую информацию, для выполнения его должностных обязанностей.
3.2. Взаимодействовать
с руководителями всех структурных подразделений по вопросам планирования.
3.3. В
пределах своей компетенции подписывать и
визировать документы.
3.4.
Самостоятельно вести переписку со структурными подразделениями предприятия, а
также иными организациями по вопросам, входящим в его компетенцию.
3.5.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы,
связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
4. Ответственность
Менеджер по планированию производства несет ответственность:
4.1.
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей должностной инструкцией несет ответственность в
пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской
Федерации.
4.2.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности
несет ответственность в пределах, определенных действующим административным,
уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3.
За разглашение конфиденциальной информации, доверенной ему в связи с
выполнением трудовых обязанностей.
4.4.
За причинение материального ущерба несет ответственность в пределах,
определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством
Российской Федерации.
5. Заключительные положения
5.1. Менеджеру по
планированию производства запрещается
находиться на производстве без
спецодежды и положенных по технологии
средств индивидуальной защиты (СИЗ).
5.2. Менеджер по
планированию производства организует оказание
медицинской помощи при
несчастных случаях до прибытия медицинского персонала и доставку
пострадавшего в лечебное учреждение.
5.3. Менеджер по планированию производства сообщает обо всех недостатках по
охране труда, обнаруженных во время работы.
Должностная инструкция разработана в
соответствии с:
- Трудовым Кодексом РФ, с учетом изменений и дополнений.
- Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21.08.98 г. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» №37.
- Уставом предприятия.
- Стандартами
менеджмента качества.
Должностные обязанности менеджера по закупкам
Что входит в обязанности менеджера по закупкам? Это сбор информации о выгодных торговых предложениях, проведение переговоров с поставщиками, контроль процесса приобретения, разрешение конфликтов с контрагентами и ведение отчетности. А также близкое к идеальному оформление документов.
Что это за специалист
Организация любых закупочных процессов лежит на специалисте, который занимается приобретением товаров и услуг, необходимых компании. Кто такой менеджер по закупкам — это сотрудник организации, полностью отвечающий за снабжение организации в соответствии с ее потребностями.
В закупочной деятельности имеются два основных направления:
- приобретение товаров для обеспечения деятельности самой организации, например, канцелярией, спецодеждой для сотрудников, оргтехникой, офисной мебелью;
- приобретение товаров для дальнейшей реализации или производства. Розничные магазины покупают товары у оптовых поставщиков для последующей реализации и извлечения прибыли, а производственные организации закупают сырье для переработки.
Чем конкретно занимается менеджер по закупкам в организации, круг его обязанностей и прав устанавливают должностные инструкции, разрабатываемые и утверждаемые руководством компании.
Квалификационные требования
Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.
Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:
- высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
- знание основ договорного права и документооборота;
- знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
- знание основ ценообразования;
- базовые знания бухгалтерского учета;
- аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.
Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:
- знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
- специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
- опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.
Права
Менеджер по закупкам вправе:
- требовать и получать от руководства подробную информацию по профилю своей деятельности, например, от объемах финансирования или приоритетных направлениях деятельности;
- иметь доступ к информационным ресурсам для получения и анализа коммерческих предложений;
- иметь достойные условия труда и оборудованное рабочее место;
- принимать решения в рамках своей компетенции;
- участвовать в переговорах с поставщиками от имени организации;
- подписывать документы, касающиеся закупочной деятельности, от имени организации, если такая привилегия предоставлена ему доверенностью руководителя;
- участвовать в решении организационных вопросов по своему профилю: организации документооборота по поставкам, подборе персонала, задействованного в приобретении товаров, планировании поставок.
Конкретный перечень прав менеджера определен его должностной инструкцией и зависит от уровня должности (начальник отдела, главный или ведущий менеджер), сфер деятельности фирмы и общих принципов организации труда в ней.
Обязанности
Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:
- своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
- анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
- проводить переговоры с поставщиками;
- готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
- организовывать и участвовать в приемке товаров;
- готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
- содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
- мониторить товарооборот в организации;
- анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.
Допускается установление и более узкого перечня полномочий, например, обязанности менеджера по работе с поставщиками ограничиваются переговорами, подготовкой писем, договоров и сопутствующих документов, он не занимается анализом рынка и внутренним товарооборотом компании.
Если менеджер является профильным специалистом по приобретаемому товару, на него возлагается обязанность составления технических заданий для поставщиков. Иногда обязанности менеджера по закупкам касаются всех аспектов закупочной деятельности: он взаимодействует с государственными и таможенными органами, организует логистику, контролирует хранение товаров.
Ответственность
Ответственность менеджера по закупкам наступает в соответствии с Трудовым кодексом РФ:
- дисциплинарная за ненадлежащее исполнение своих обязанностей;
- материальная при причинении ущерба имуществу работодателя. Иногда работодатели заключают с менеджерами договор о материальной ответственности и о конфиденциальности, что обязывает менеджеров отвечать за сохранность вверенного имущества и хранить коммерческую тайну работодателя.
Должностная инструкция
Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:
Должностная инструкция менеджера по закупкам
УТВЕРЖДАЮ:
Директор ООО «ПИОН»
Воронов А.В.
____________________
«10» декабря 2020 года
І. Общие положения.
1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора организации по представлению начальника отдела закупок.
2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее двух лет.
3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела снабжения.
4. Менеджер по закупкам обязан знать:
- основы гражданского и хозяйственного законодательства, в том числе Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, законодательство о бухгалтерском учете и аудите, международное торговое право;
- порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации, работы с первичной документацией;
- ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации;
- правила приема, передачи товарно-материальных ценностей;
- методы планирования снабжения организации;
- нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- принципы ценообразования, организацию закупок;
- формы учета и отчетности, принятые в организации.
5. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:
- законодательством РФ;
- уставом организации;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами;
- данной должностной инструкцией.
ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам.
Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
- Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.
- Осуществляет поиск поставщиков, изучает коммерческие предложения от них, обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.
- Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.
- Осуществляет документальное сопровождение сделок.
- Контролирует исполнение обязательств сторон.
- Организует и участвует в сдаче-приемке поставленных товаров.
- Отслеживает оборот товара в организации совместно с другими отделами.
- Устанавливает категории товаров, которые необходимо приобретать для нужд организации.
- Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе.
- Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса.
- Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам.
- Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах.
- Составляет и обосновывает планы закупок товаров.
- Немедленно информирует руководителя о фактах нарушения контрагентами условий поставок, совместно с другими службами участвует в решении споров, подготовке претензий.
- Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.
ІІІ. Права.
Менеджер по закупкам имеет право:
- Принимать решения в пределах своей компетенции.
- Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями.
- Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.
- Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации.
- Требовать от руководства создания условий для выполнения служебных обязанностей.
- Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации.
ІV. Ответственность.
Менеджер по закупкам несет ответственность за:
- Результаты принимаемых решений и собственных действий.
- Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации.
- Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству.
- Умышленное предоставление недостоверной информации.
- Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
- Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений.
- Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
- Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.
Специалисты и эксперты по госзакупкам
От менеджеров по закупкам в коммерческих организациях необходимо отличать специалистов и экспертов по государственным закупкам. Это лица, деятельность которых ориентирована на обеспечение государственных и муниципальных заказчиков товарами, работами или услугами в порядке, установленном Федеральным законом № 44-ФЗ.
Специалистов и экспертов по 44-ФЗ отличает от простых менеджеров следующие признаки:
- особый работодатель: орган федеральной или муниципальной власти, бюджетное, автономное, казенное учреждение или унитарное предприятие или иное юридическое лицо, у которого имеется договор о передаче полномочий госзаказчика и которое расходует бюджетные средства;
- источник финансирования закупок: федеральный, местный или региональный бюджеты;
- основная задача: соблюдение правил и порядков, установленных 44-ФЗ.
В сфере госзакупок задействованы две группы должностей: специалисты и эксперты. К ним установлены особые требования и изданы специальные профстандарты, соблюдение которых обязательно.
| Квалификационные требования | |
|---|---|
| Специалисты | Эксперты |
|
Профстандарт для специалистов по закупкам установлен приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 625н. Выделяется четыре профессиональных уровня специалистов по закупкам: от пятого — это технические сотрудники, занимающиеся сбором и обработкой информации — до высшего, восьмого. Его обладатели занимаются мониторингом и аудитом закупок. Уровень требуемого образования зависит от уровня специалиста. Для пятого достаточно среднего специального, для восьмого необходим специалитет или магистратура. Сотрудники всех уровней должны получить профильное образование в сфере закупок. Требования к опыту различны: специалисты пятого уровня не имеют опыта вообще, восьмого — не менее пяти лет в закупках. |
Профстандарт для экспертов по закупкам установлен приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 626н. У экспертов выделяются только три профессиональных уровня: 6, 7 и 8. У всех экспертов есть высшее образование: для шестого уровня достаточно бакалавриата, для седьмого и восьмого — специалитета или магистратуры и специального образования сфере закупок. Все эксперты должны иметь опыт работы: шестой уровень — от трех лет, восьмой — не менее пяти и стаж на руководящей должности. |
| Обязанности | |
| Специалисты | Эксперты |
Конкретные обязанности сотрудника зависят от его уровня, квалификации, опыта и умений. В целом задачей специалистов по закупкам является обеспечение закупочной деятельности в организации:
|
Деятельность экспертов является более теоретической, они:
|
Помимо специфически требований, которые предъявляются к специалистам по госзаказу, и особым обязанностям, которые они выполняют, лица, работающие по 44-ФЗ, несут специфическую ответственность, предусмотренную ст. 7.29 – 7.32.6 КоАП РФ.
Автор месяца
Костров Никита
В государственных и бюджетных учреждениях должностные инструкции для работников составляются с учетом профстандартов. Разберем, что входит в обязанности завхоза в детском саду, какие требования предъявляют к этой должности.
Читать дальше
Работник, выполняющий обязанности бухгалтера по материалам, — это специалист, отвечающий за учет активов, основных средств, товаров и материалов. Чем сложнее структура и выше уровень диверсификации деятельности организации, тем сложнее перечень функций у такого работника.
Читать дальше
Караул пожарной охраны в МЧС несет постоянное дежурство по сменам и находится в боевой готовности. Рассказываем, кто входит в службу на период боевого дежурства и какие обязанности дежурному по караулу МЧС необходимо выполнять.
Читать дальше
Показать еще
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Менеджера по снабжению
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность менеджера по снабжению [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Менеджер по снабжению назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Менеджер по снабжению относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя] Компании.
1.4. На должность менеджера по снабжению назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности «менеджмент») или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области теории и практики менеджмента, с опытом работы по специальности не менее двух лет.
1.5. Менеджер по снабжению отвечает за:
- сохранность информации (документов), содержащей конфиденциальные сведения (сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия);
- соблюдение требований безопасности труда, правил пожарной безопасности в процессе работы.
1.6. В практической деятельности менеджер по снабжению должен руководствоваться:
- локальными актами предприятия по вопросам, входящим в его компетенцию;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. Менеджер по снабжению должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;
- методические материалы по материально-техническому обеспечению компании;
- методы и порядок перспективного и текущего планирования снабжения компании материально-техническими ресурсами;
- основы ценообразования и маркетинга;
- стандарты и технические условия на поставляемые материально-технические ресурсы;
- оптовые и розничные цены на продукцию;
- порядок организации подготовки и заключения договоров на поставку продукции;
- правила оформления документации;
- стандарты хранения, транспортировки и отгрузки продукции со склада;
- порядок оформления отчетности о проделанной работе;
- основы социологии, психологии и мотивации труда;
- этику делового общения;
- структуру управления компании, перспективы инновационной и инвестиционной деятельности;
- методы оценки деловых качеств работников;
- основы делопроизводства;
- методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- основы законодательства о труде;
- передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;
- правила и нормы охраны труда.
1.8. В период временного отсутствия менеджера по снабжению (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Должностные обязанности
Менеджер по снабжению выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Разработка и регулирование политики компании по вопросам материально-технического обеспечения.
2.2. Утверждение разработанных специалистами проектов перспективных и годовых планов материально-технического обеспечения компании.
2.3. Определение потребности компании в материальных ресурсах.
2.4. Осуществление поиска поставщиков, ориентируясь на качество предлагаемых материально-технических ресурсов, цену, сроки поставок, благоприятные условия поставок.
2.5. Развитие отношений с поставщиками, анализ их производственных и финансовых возможностей, изучение возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
2.6. Организация подготовки проектов договоров с поставщиками, материалов по претензиям к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.
2.7. Проведение переговоров с поставщиками с целью размещения заказов и согласования условий и сроков поставок.
2.8. Заключение договоров с поставщиками.
2.9. Ведение оперативного учета движения материальных ресурсов, наличия неиспользованных производственных запасов.
2.10. Организация изучения оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых продавцов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупки материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.
2.11. Обеспечение доставки материальных ресурсов от поставщиков и продавцов в соответствии с предусмотренными в договорах условиями и сроками, а также обработки материально-технических ресурсов (приемка по количеству и комплектности, идентификация качества, составление необходимой приемочной документации, внутреннее перемещение в места хранения или производственные подразделения компании).
2.12. Разработка заданий подчиненным работникам и контроль их исполнения.
2.13. Контроль работы по формированию, ведению и хранению базы данных внутрипроизводственной и внешней информации по материально-техническому обеспечению.
2.14. Внесение необходимых изменений в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
В случае служебной необходимости менеджер по снабжению может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном законодательством.
3. Права
Менеджер по снабжению имеет право:
3.1. Самостоятельно определять формы взаимоотношений с поставщиками материально-технических ресурсов.
3.2. В случае возникновения трудностей при рассмотрении претензий и исков обратиться за консультациями в юридическую службу компании и (или) передать ей все необходимые документы и материалы, относящиеся к поставленному (передаваемому) вопросу.
3.3. Своевременно получать информацию в объеме, необходимом для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Принимать решения в рамках своей компетенции.
3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.6. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.7. Требовать от руководителя компании содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.8. Докладывать руководителю компании или его заместителям обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.
3.9. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.
3.10. Вносить на рассмотрения руководителя организации предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.11. Докладывать руководителю компании обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
3.12. Повышать свою квалификацию.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Менеджер по снабжению несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы менеджера по снабжению осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы менеджера по снабжению является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы менеджера по снабжению определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью менеджер по снабжению обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
(подпись)