Должностные инструкции для сотрудников компании — большая и больная тема. С одной стороны — всеми подчеркивается их нужность и полезность. С другой — очень часто должностные инструкции остаются странной прихотью главного начальника, и, в нелегких трудах составленные, они оседают в недрах каких-то канцелярий и бухгалтерий, неспешно покрываясь пылью времен. Зачем же нужны должностные инструкции и как они «работают»?
Зачем нужны должностные инструкции?
Вопрос столь же простой, сколько и сложный. Ответ первый — должностные инструкции вовсе не нужны. Действительно, ДИ являются обязательным документом для государственных организаций, а в коммерческих компаниях введение должностных инструкций — свободная воля руководителя. Можно и не заводить, никто не заставляет.
Ответ второй — без правильных и грамотно составленных ДИ просто невозможно эффективное управление персоналом, причем, вне зависимости от размеров организации. Разберем этот пункт подробнее.
Бизнес «на коленке» вполне обходится устными указаниями «ты, это, делай тут вот это! Приду — проверю.» Но и в более продвинутых компаниях описание должностных обязанностей работника все же часто исчерпывается названием его должности. Дизайнер — значит, рисует, чего скажут. Программист — программирует. Дворник — метет. Однако, далеко не всегда такой подход является достаточным. И появляется большое количество конфликтов, связанных с тем, что работодатель расходится с работником в определении обязанностей последнего. В самом деле, должен ли дизайнер-верстальщик печатного издания, за те же деньги разрабатывать дизайн интернет-сайта своей газеты? Или, скажем, должен ли менеджер по продажам проводить маркетинговое исследование емкости рынка закрепленного за ним региона? Как говорится, возможны варианты. Ограничить количество подобных «вариантов» и призваны должностные инструкции.
Однако, это далеко не все. Основной смысл должностных инструкций — в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть, должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем как, например, адаптация и мотивация персонала.
Как «работают» должностные инструкции?
Первая задача ДИ — облегчение адаптации нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет — процесс адаптации пойдет значительно легче! Гораздо меньше будет и опасливой пассивности и ненужной инициативы.
Задача номер два — установление сферы ответственности и компетентности. Должностные инструкции могут (и должны!) включать в себя «пошаговое» описание обязанностей сотрудника. Т.е., описывать практически каждый участок его работы (Менеджер по активным продажам — осуществляет первичный телефонный поиск клиентов; …проводит переговоры и презентации с потенциальными клиентами; …контролирует наличие товара на складе; …отслеживает прохождение платежей; и т.д.) Причем, чем более детально будут описаны все ключевые обязаности сотрудника, тем меньше будет «белых пятен» в представлениях о том, что входит и что не входит в его обязанности.
Это играет важную роль, во-первых, на этапе подбора нового сотрудника, когда ДИ дает ему возможность заранее точно узнать, что от него потребуется и принять более взвешенное и ответственное решение. Кроме того и специалист по подбору, ознакомившись с инструкцией сможет организовать работу с кандидатами более эффективно. Во-вторых, «пошаговое» описание должностных обязанностей дает большие возможности как контроля за работой сотрудника, так и его собственного самоконтроля. В случае каких-либо неудач всегда имеется возможность, опираясь на ДИ, вычленить наиболее проблемный участок и скорректировать его. И, в-третьих, подробные должностные инструкции выполняют своеобразные образовательные функции, задают стандарты и технологии выполнения поставленных задач.
Третья задача должностных инструкций — предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Так же этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы.
Однако, для того, чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи, реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать действительности.
И еще одно замечание. После того, как специалист ознакомился и подписал ДИ, один экземпляр этого документа должен быть обязательно вручен ему, а не прятаться «в архив»! Только в этом случае можно ожидать какого-либо эффекта от данного документа!
Почему не любят должностные инструкции?
Должностные инструкции, действительно, часто не любят. Их называют «бюрократическими излишествами», считают некой причудой тех начальников, для которых «бумажка» важнее человека и т.д. Самое интересное, что в подавляющем большинстве случаев все это совершенно справедливо.
Обычная практика составления должностных инструкций — вписание в них всяческих «прекрасных» формулировок типа «сотрудник обязан прилагать максимальные усилия для приумножения доходов компании и ее процветания», что превращает нормальный инструмент в веселую пародию. Однако, заслуживают внимания и причины, побуждающие к этому. Действительно, раз должностные инструкции представляют собой один из внутренних «законов» компании, почему бы не составлять их так же, как и положено составлять законы — четко, без возможностей двойного и тройного толкования, ответственно? А дело в том, что составленные подобным образом, ДИ требуют соблюдения их не только от работника, но и в той же степени — от работодателя. То есть, если прописаны в инструкции должностные обязанности — все, что кроме них, придется дополнительно оплачивать. Если закреплены какие-то права за сотрудником — хочешь-не хочешь, придется их обеспечивать. Несоблюдение работодателем своей стороны должностных инструкций неизбежно приводит к его дискредитации как руководителя в глазах подчиненных. Кому этого захочется?
Фактически, «нелюбовь» руководителей к должностным инструкциям есть одно из проявлений инфантилизма в бизнесе, желание свести все управление к межличностному общению, где основное значение имеют харизма и авторитет.
В общем-то, любовь к составлению различных бумажек — такое же проявление инфантилизма, поскольку пытается подменить живое взаимодействие с сотрудниками предписаниями и циркулярам.
Истина же, как обычно, лежит посередине — как государству необходимы и четкие правильные законы, и механизмы их реализации, так и компании равно требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.
Что и как пишут в должностных инструкциях?
Данную статью мы не планировали превращать в «инструкцию по составлению должностных инструкций», тем более, что подобных описаний существует много. Однако, на некоторых особо принципиальных моментах следует остановиться.
1. Все пункты должностных инструкций должны быть сформулированы максимально конкретно. Если вы ловите себя на формулировках типа «должен способствовать развитию» или «прилагать все усилия для…» — это не должнстная инструкция, а сладкие грезы, реализовать которые по определению невозможно. В самом деле, как предполагают авторы подобных документов измерить и проконтролировать — способствовал или нет сотрудник развитию? Все ли усилия прилагал? А вдруг — не все? Вдруг чего-то для себя оставил? 
2. Пункты ДИ должны быть максимально подробными. Если в ДИ маркетолога вы пишете только «разрабатывает маркетинговую стратегию и тактику компании», это все равно, что не сказать ничего. Описывайте подробно — проводит исследования рынка? Ездит ли для этого в командировки? Составляет ли медиапланы? Ведет ли переговоры с рекламно-производственными компаниями? Занимается ли мониторингом активности конкурентов? Что для этого делает — смотрит интернет, СМИ, ходит по чужим «точкам»? Кому и в каком виде представляет отчет о проделанной работе? И так далее, и тому подобное.
3. Все изложенное в должностных инструкциях должно быть правдой и только правдой. Нет никакого смысла делать ДИ, в которых желаемое будет выдаваться за действительное. Такие инструкции не действуют.
4. Пункты должностных инструкций не должны противоречить друг другу, но должны друг друга дополнять и обеспечивать.
Подробная должностная инструкция содержит, обычно, следующие пункты:
а) Общие положения (описывает, что это за документ, что за должность, кем назначается и пр.).
б) Требования к квалификации (описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности). Этот пункт имеет смысл только при четком соблюдении заданного стандарта, если квалификационные требования не принципиальны — пункт лучше опустить.
в) Должностные обязанности (подробное и пошаговое описание всего того, что специалист должен делать).
г) Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей (заранее описываются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей). Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие сильно помогает в дальнейшем.
д) Права специалиста (например — своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение обратной связи от руководителя и пр.)
е) Права и обязанности руководителя специалиста (этот пункт является дополнительным по отношению к предыдущему и разъясняет специалисту обязанности и полномочия его руководителя)
ж) Ответственность специалиста (описание зоны ответственности)
В итоге получается довольно длинный и подробный документ, однако, эти «подробности», в дальнейшем дают возможность строить взаимоотношения с сотрудниками на совершенно новом уровне. По взрослому.
Источник: http://www.hr-journal.ru/articles/ov/di.html
Для чего нужна должностная инструкция
Должностная инструкция, являясь одним из основных локальных нормативных актов, регулирующих взаимоотношения между работником и работодателем, тем не менее, не удостоилась внимания законодателя. О ней не было упоминания в российском КЗоТе. В Трудовом кодексе РФ она также не названа, но, несомненно, именно ее имеет в виду законодатель в числе «иных локальных актов, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника», обязательных для ознакомления под роспись каждого поступающего на работу (ч. 3 ст. 68 ТК).
Закон не предусматривает обязанности работодателя по разработке и утверждению этого документа. Однако факт обязательного ознакомления с ним работника при приеме на работу, во-первых, свидетельствует о необходимости принятия должностных инструкций по каждой должности, закрепленной штатным расписанием, а, во-вторых, об обязанности работодателя знакомить работника с ней в случаях изменения трудового договора и при временном исполнении обязанностей по другой должности.
Правовая природа и значение должностной инструкции
Должностная инструкция – составная часть документально оформленных трудовых отношений; это документ, лаконично и доступно описывающий все необходимые и достаточные условия исполнения сторонами трудового договора в части использования умения, навыков и опыта работника с наибольшей пользой для каждой из сторон.
Должностные инструкции выполняют организационные, регламентирующие и регулирующие функции. Они призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда.
Принятие должностных инструкций способствует достижению различных целей, среди которых можно выделить общие и специальные. К общим относятся рациональное разделение труда, правильный подбор кадров, их расстановка и использование. Среди специальных целей отметим обеспечение объективности при аттестации работника, его поощрении или наложении на него дисциплинарных взысканий.
С помощью должностных инструкций легко проследить «цепочку» ответственности. Почти любая бухгалтерская ошибка, как правило, является следствием неверных действий не только конкретного исполнителя, поскольку одни работники эти действия обеспечивают исходными данными, другие планируют процесс работы и его результаты, третьи увязывают эти действия и ожидаемые результаты с действиями и результатами работы других служб и подразделений. Поэтому в случае совершения дисциплинарного проступка, т.е. неисполнения или ненадлежащего исполнения работником возложенных на него трудовых обязанностей по его вине (ч. 1 ст. 192 ТК РФ), следует, прежде всего, обратиться к тексту инструкции, чтобы выяснить, нарушение каких обязанностей допустил работник и входили ли они вообще в перечень вменяемых ему обязанностей. В случае отсутствия у работника обязанности совершать те или иные действия дисциплинарная ответственность исключается.
Должностные инструкции – необходимое и действенное средство управления персоналом. Их наличие позволяет:
исключить дублирование функций при выполнении определенных видов работ;
обеспечить взаимодействие сотрудников, занимающих разные должности, при решении производственных и управленческих задач;
дать объективную оценку деятельности работника при решении вопроса о соответствии занимаемой должности, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов;
обосновать необходимость наложения взысканий при невыполнении или некачественном исполнении работником возложенных на него трудовых обязанностей.
Говоря о правовой природе должностной инструкции, прежде всего отметим такие ее качества, которые непосредственным образом связаны с личностью работника, с защитой его прав и интересов в процессе трудовой деятельности, с его воспитанием в процессе труда.
Итак, во-первых, должностная инструкция – это руководство для самого работника. Она содержит информацию о том, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты его труда. Она предоставляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.
Во-вторых, должностная инструкция – основа для установления оценки результатов трудовой активности работника и принятия решения о судьбе его трудового договора (повышение по должности, перевод, перемещение, увольнение, зачисление в резерв руководителей, направление на дополнительное обучение и т.п.).
В-третьих, должностная инструкция определяет профессиональный образ работника в соответствии с трудовой функцией, т.е. устанавливает требования для занятия конкретного рабочего места. Конечно, в нее допустимо включать только требования, посвященные деловым качествам работника, т.е. связанные с наличием:
1) профессионально-квалификационных качеств, т.е. установленных централизованными требованиями по определенной профессии, специальности, квалификации или закрепленных работодателем в виде трудовых навыков и умений (владение одним или несколькими иностранными языками, работа на компьютере в качестве персонального пользователя, машинописная скорость и др.);
2) личностных качеств (состояние здоровья, уровень образования, стаж работы, внешний вид, интеллектуальный уровень, черты характера и способности);
3) иных требований (например, наличие гражданства РФ для государственных служащих).
При этом недопустимы ограничения и преимущества, связанные с полом, расой, цветом кожи, национальностью, языком, происхождением, имущественным, семейным, социальным и должностным положением, возрастом, местом жительства, отношением к религии, политическими убеждениями, принадлежностью к общественным объединениям и другими социальными свойствами личности, не имеющими отношения к деловым качествам работника (ст. 3, 64 ТК РФ). Составленная подобным образом должностная инструкция позволит избежать споров в ситуациях, когда на одно рабочее место имеется несколько претендентов. Работодатель вправе выбрать того работника, который в наибольшей степени соответствует требованиям, установленным инструкцией.
В-четвертых, с помощью должностной инструкции можно отказать в трудоустройстве лицам, которые по своим деловым качествам не «вписываются» в ее параметры или были уволены из предыдущей организации по отрицательным мотивам, за нарушения трудовой дисциплины. Таким бывшим работникам, по нормам трудового права, нельзя отказать в приеме на работу при наличии у них должных профессиональных качеств. Но в этих ситуациях инструкция может прийти на помощь работодателю, если в ней заложены такие деловые критерии для занятия должности, которые у нанимающегося отсутствуют.
В-пятых, должностные инструкции используются при определении стоимости рабочей силы, иными словами, при разработке локальных положений об оплате труда. При этом учитываются различные параметры, содержащиеся в инструкции: квалификационный разряд, совмещение профессий (должностей), сложность работ, условия их выполнения, наличие полной материальной ответственности и т.п. В-шестых, в случае индивидуального трудового спора, связанного прежде всего с соответствием работника занимаемой должности, комиссия по трудовым спорам или суд всегда руководствуются данным организационно-правовым документом.
Правовые основы разработки и принятия должностных инструкций
Правовое регулирование должностных инструкций относится к сфере нормотворчества федеральных органов исполнительной власти. Основаниями для разработки должностных инструкций являются два ведомственных акта: Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСД).
ЕТКС, утв. Постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 31 января 1985 г. №31/3–30 (в ред. от 17 апреля 2009 г. №199), обычно несколько раз в год подвергается изменениям и дополнениям и представляет собой систематизированный перечень работ и профессий по видам производств. Имеются и общие профессии для всех производств. Значение ЕТКС состоит, во-первых, в том, что с его помощью квалификационной комиссией в пределах сложности работ, имеющихся в организации, устанавливается тарифный разряд работника. Причем присвоение высоких разрядов ограничено их лимитом в организации. Во-вторых, используя ЕТКС, все имеющиеся в организации работы распределяются по соответствующим разрядам.
КСД утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37 (в ред. от 29 апреля 2008 г. №200) и содержит по каждой должности три раздела: «должностные обязанности», «должен знать» и «требования к квалификации». Он необходим для правильного наименования должностей, для определения круга обязанностей руководителей и служащих и для составления должностных инструкций.
Анализ этих двух правовых источников позволяет выделить следующие недостатки:
отсутствие указаний на необходимый уровень образования для занятия отдельных должностей;
недостаточность требований научно-технического прогресса, научной организации труда, а также возрастающих требований к качеству продукции и соответствию международным стандартам;
разряды работ установлены по их сложности, как правило, без учета условий труда.
Эти упущения приводят к тому, что при разработке должностных инструкций часто приходится действовать методом проб и ошибок. Бурное развитие рыночных отношений порождает множество новых профессий, которых нет в справочниках, поэтому на производстве приходится придумывать название должности, требования к ней, квалификационные обязанности и др.
Отрадно, что справочники не навязывают работодателям обязательность своих характеристик по должностям рабочих и служащих. Поэтому в должностных инструкциях, например, ОАО «Автокран» (г. Иваново), как правило, подробно регулируется деятельность работников и указываются возраст работников для занятия отдельных должностей, порядок назначения и освобождения, необходимость знаний правил техники безопасности, охраны труда, промышленной санитарии, пожарной безопасности, подчиненность, обязательность соблюдения трудовой дисциплины, права, обязанности и ответственность работника.
Кроме справочников, содержащих целый комплекс должностных инструкций работников, федеральные органы исполнительной власти принимают единичные нормативные акты по утверждению должностных инструкций отдельных профессий. Например, постановлением Минтруда РФ от 24 декабря 1998 г. №52 утверждена квалификационная характеристика «оценщик интеллектуальной собственности». Таким же образом появились квалификационные характеристики по должностям «транспортный экспедитор» (см. Постановление Минтруда РФ от 22.02.1999 №3), «постановщик трюков», «каскадер» (см. Постановление Минтруда РФ от 17.06.1997 №30) и многим другим. Структура данных должностных инструкций аналогична структуре инструкций, содержащихся в квалификационных справочниках. Их появление обусловлено развитием рынка труда, необходимостью придать некоторым профессиям новые функции.
Кроме того, Федеральная служба по труду и занятости приняла ряд писем рекомендательного характера, посвященных составлению должностных инструкций. Так, в соответствии с Письмом Роструда от 9 августа 2007 г. №3042-6-0 должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. В Письме Роструда от 31 октября 2007 г. №4412–6 разъясняется порядок внесения изменений в должностную инструкцию в связи с изменением обязательных условий трудового договора.
Бурное развитие рыночных отношений порождает множество новых профессий, которых нет в справочниках, поэтому на производстве приходится придумывать название должности, требования к ней, квалификационные обязанности и др.
Разрабатывая должностные инструкции, следует учитывать наименования должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94, введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367 с 1 января 1996 г. Записи о названии должностей в штатном расписании и трудовых книжках работников должны соответствовать указанным нормативным актам, т.к. от точности их наименования зависит решение вопросов социальной защиты работников в части заработной платы, льгот и компенсаций в связи с условиями труда и пенсионным обеспечением. Если трудовые обязанности работника соответствуют характеристикам работ по двум и более должностям, то наименование должности следует определять по должности с наибольшим удельным весом в объеме выполняемых работ.
Правовые нормы, посвященные должностным инструкциям, могут содержаться и в актах субъектов федерации. Например, Рекомендации по организации и проведению работ по охране труда на предприятиях (в организациях) Ивановской области, утвержденные постановлением главы администрации области от 26 августа 1999 г. №554, указывают на необходимость принятия должностных инструкций, устанавливающих права и функциональные обязанности лиц административно-управленческого и инженерно-технического персонала.
Но главным образом локальная база должностных инструкций находится непосредственно в организациях – например, в таком локальном акте, как стандарт организации (ранее называемом СТП), содержащем структурную схему управления юридическим лицом, взаимосвязь и подчиненность структурных подразделений. Стандарт обычно используется при составлении того раздела инструкции, который касается подчиненности работника, взаимодействия его с работниками других структурных подразделений.
В другом документе – положении о структурном подразделении – определяется та часть инструкции, которая касается ее функционального содержания: видов работ, выполняемых работником, его прав, обязанностей, ответственности и непосредственной подчиненности.
Локальное положение о должностной инструкции или стандарт по ее разработке содержат правила по порядку разработки, согласованию и принятию инструкции, указания на ее реквизиты и структурное подразделение, ответственное за разработку и хранение этих документов.
Унифицированная структура должностной инструкции, согласно ГСДОУ, включает несколько разделов.
В «Общих положениях» устанавливается сфера деятельности работника, порядок его назначения и освобождения, замещение по должности во время его отсутствия, определяются квалификационные требования, его подчиненность определенным должностным лицам и перечень работников, непосредственно ему подчиненных.
Раздел «Функции» регламентирует основные направления деятельности работника.
В разделах «Основные обязанности» и «Права» соответственно перечисляются обязанности работника с учетом задач и функций структурного подразделения и основных направлений его служебной деятельности, а также права, которые позволяют ему самостоятельно решать возложенные на него по должности вопросы.
В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение должностных обязанностей и неиспользование предоставленных прав.
В разделе «Взаимоотношения. Связи по должности» перечисляются должностные лица, с которыми работник вступает в служебные отношения и обменивается информацией, и определяется порядок подписания, согласования и утверждения внутренних документов.
Нередко обязанности, предусмотренные должностной инструкцией, сочетаются с повышенными требованиями, предъявляемыми к руководящим работникам в связи с выполнением ими управленческих функций.
Так, в акционерном обществе «Кранэкс» (г. Иваново) СТП «Организационная система управления предприятием» в число первых локальных нормативных актов включает «Требования к руководителям компании», которые предусматривают, что руководитель:
должен иметь необходимые способности, образование, высокую работоспособность, инициативу и самостоятельность, надежность и исполнительность;
полностью и безоговорочно отвечает за состояние дел на руководимом участке и обязан обеспечивать конечный результат в необходимые сроки;
обязан требовать от подчиненных безусловного выполнения ими своих обязанностей в полном объеме и несет ответственность за их работу; нет ни одной работы подчиненных, за которую не нес бы ответственность руководитель;
должен сочетать высокую требовательность к подчиненным по вопросам производства с заботой и участием в решении проблем работников, обратившихся к нему за помощью по личным вопросам.
Методика разработки должностных инструкций
Должностные инструкции разрабатываются на каждую штатную должность и носят обезличенный характер. Их разработкой или обновлением в крупных организациях обычно занимаются специальные подразделения (как правило, управление персоналом или отдел труда и заработной платы), а в небольших – руководители отделов и служб. Утверждает должностные инструкции руководитель организации единолично. Никакого участия профсоюзов и других представительных органов работников в разработке и утверждении инструкций централизованные нормативные акты не предусматривают, что выгодно отличает этот документ от других локальных актов. Исходной точкой обновления должностных инструкций должен являться перспективный план организации.
Трудовое законодательство не содержит сроков действия должностных инструкций. А вот изменять и дополнять их, на наш взгляд, можно не реже, чем каждые два месяца с учетом правил и процедур, предусмотренных ст. 74 ТК РФ. В числе первых предпосылок для обновления инструкций закон называет изменения организационных или технологических условий труда.
Например, в акционерном обществе «Автокран» действующие должностные инструкции периодически подвергаются существенным изменениям в связи с нововведениями в организации труда и производства, проведением аттестаций работников и рабочих мест.
Подготовительная работа, связанная с обновлением должностных инструкций в обществе, выявила следующие недостатки:
Никакого участия профсоюзов и других представительных органов работников в разработке и утверждении инструкций централизованные нормативные акты не предусматривают
1. В должностных инструкциях поверхностно фиксировалось существующее разделение труда, не учитывались структурные изменения и подчиненность в процессе труда. Поэтому инструкции теряли свое значение как документы, регламентирующие работу управляющих структур различных уровней.
2. Права, обязанности и ответственность, как правило, были не сбалансированы и не согласованы в масштабе организации. Это приводило к тому, что работники нередко выполняли несвойственные им функции, нарушалась система взаимоотношений между руководителями и подчиненными.
3. Должностные инструкции руководителей и специалистов имели чаще всего излишне общий характер, были написаны «под копирку» и тем самым теряли организующее и регулирующее значение.
4. Зафиксированные в инструкциях полномочия и ответственность оказывались при проверке оторванными от тех условий, в которых выполнялись конкретные обязанности.
5. В раздел «Права» нередко вносились обязанности работников, что приводило к ослаблению трудовой дисциплины, т.к. ответственность в случае неисполнения полномочий применять было нельзя.
6. Отсутствовал такой обязательный признак должностной инструкции, как ее индивидуальность относительно рабочего места, в частности не учитывались особенности труда, связанные с режимом рабочего времени, условиями труда, материальной ответственностью и т.п. Нормотворческая работа с локальными документами общества «Автокран» производилась с учетом положения о том, что должностная инструкция должна лежать в основании иерархии локальных нормативных актов организации. Новые должностные инструкции должны были четко обозначить образ работника, его соответствие определенной трудовой функции (должности, специальности, квалификации), т.е. установить требования для занятия конкретного рабочего места (образование, стаж, совмещение профессий, наличие дополнительных деловых навыков и умений), круг обязанностей, полномочия и ответственность. В дальнейшем была построена пирамида, включающая такие локальные акты, как положения о структурных подразделениях, об оплате труда и премировании и др. В результате в акционерном обществе были усилены требования к большинству должностей по сравнению с ведомственными нормативными актами.
Таким образом, должностные инструкции занимают одно из центральных мест в локальном регулировании трудовых отношений. Они являются необходимым и действенным средством управления трудом в организациях, соответствуют защитным и воспитательным началам трудового законодательства.
__________________
Старобинский Э.Е. Менеджер и его время. Управление персоналом 1997; №4: с. 81.
Тишков В.А., Федулов Ф.С. Составление должностных инструкций – возможные подходы с позиций унификации. Менеджмент в России и за рубежом 1998; №7: с. 22.
Государственная система документального обеспечения управления: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. М.; 1991. С. 19.
Автор: Геннадий Хныкин, доктор юрид. наук, профессор кафедры трудового права юридического факультета МГУ им. М.В. Ломоносова, Москва.
Дата публикации: 01.04.2010.
http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=11027&mode=thread&order=0&thold=0
Автор: Е.М. Серебренникова
Е. М. Серебренникова, к.ю.н., преподаватель кафедры трудового права Уральской государственной юридической академии, налоговый консультант
Должностная инструкция как инструмент кадровой политики
Изменения в экономике страны оказали значительное влияние на финансовое положение российских компаний, которые в настоящее время пытаются всячески сократить расходы, в том числе за счет сокращения фонда оплаты труда. В результате работодатели вынуждены сокращать штат и проводить перераспределение должностных обязанностей между оставшимися сотрудниками. В такой ситуации крайне актуальными становятся инструменты трудового законодательства, позволяющие сторонам достичь компромисса в условиях явно антагонистических интересов.
В качестве одного из таких инструментов можно рассматривать должностную инструкцию. Трудовым кодексом РФ (далее – ТК РФ) в настоящее время не предусмотрена обязанность работодателя иметь должностные инструкции, в связи с чем многие работодатели предпочитают не задумываться над целесообразностью их создания. Между тем именно должностная инструкция может стать спасательным кругом, который обеспечит баланс интересов сторон трудового договора.
Порядок создания должностной инструкции в настоящее время законодательством не урегулирован, хотя Федеральная служба по труду и занятости выпустила ряд писем, разъясняющих некоторые спорные вопросы. Данные письма не являются нормативными документами, поэтому носят исключительно рекомендательный характер. Так, в частности, по мнению Роструда должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042–6–0) . Данная рекомендация представляется логичной, например, в целях возможности обосновать отказ в приеме на работу соискателя несоответствием требованиям должностной инструкции. Так, ст. 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Необоснованным является отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника. Пленум Верховного суда РФ в постановлении № 2 от 17.03.2004 года «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» разъяснил, что под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Наличие должностной инструкции, в том числе на вакантные должности, позволит отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации. Отсутствие должностной инструкции означает, что соискатель должен соответствовать требования, предъявляемым Единым тарифно-квалификационным справочником. Между тем данный документ содержит весьма примерные требования к соискателям и не учитывает организационных, региональных и других особенностей, предъявляемых работодателями. Таким образом, работодателю при отсутствии должностной инструкции будет сложнее обосновать отказ в приеме на работу, чем при ее наличии.
Нормативные акты для бухгалтера, 2007, № 17.
Российская газета № 297 от 31.12.2006 г.
Полную версию читайте в печатной версии журнала
Должностные инструкции как инструмент управления персоналом
Должностные инструкции рассматриваются большинством предприятий индустрии красоты как чисто формальный документ, в то время как эффективность работы салона во многом зависит от правильного понимания сотрудниками своих прав и обязанностей. Составление четких должностных инструкций для всех специалистов позволяет улучшить это понимание и сделать салон гораздо успешнее.
- Как правильно построить систему управления персоналом?
- Как создать дружную и лояльную руководству команду специалистов?
- Как улучшить работу персонала?
Это самые часто задаваемые вопросы руководителей салонов красоты. Найти ответы на них достаточно сложно. Однако это вовсе не означает, что нужно пускать все на самотек. Мы рекомендуем разработать и внедрить в вашем салоне красоты продуманную систему управления персоналом, которая должна состоять из внутренних правил салона, системы штрафов и поощрений, должностных инструкций персонала. В этой статье мы рассмотрим понятие должностной инструкции, которая, на наш взгляд, упрощает контроль над работой сотрудников и увеличивает доверие персонала к руководству салона красоты.
Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности предприятия индустрии красоты, носит обезличенный характер и предъявляется сотруднику под подпись при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности). Это документ исключительно внутреннего пользования, он регламентирует работу сотрудника внутри салона.
Поскольку четкой формы, установленной законом, этот вид документа не имеет, и в Кодексе законов о труде Украины (КзоТ) он не упоминается, его наличие на предприятии не является обязательным. Каждый руководитель сам решает, нужен ли подобный документ, и разрабатывает должностные инструкции в соответствии со своими требованиями к сотрудникам и для каждого специалиста в отдельности.
Назначение должностной инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Документ упрощает подбор кадров, так как в нем содержится перечень требований на должность и критерии оценки работы сотрудника. Одним из преимуществ должностной инструкции является то, что она есть формальным основанием для увольнения некомпетентного сотрудника, без нее нельзя уволить его согласно определенным статьям КзоТ.
К сожалению, приходится констатировать тот факт, что во многих салонах красоты отсутствует практика разработки и введения должностных инструкций.
А между тем, на наш взгляд, это нужный и необходимый документ. Поскольку создание эффективной должностной инструкции перед тем, как вы начнете нанимать людей, может помочь вам выбрать наилучших кандидатов.
В действительности единственное предназначение нормативного документа – ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работы и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Точное описание должностных обязанностей также важно при составлении объявлений при приеме на работу. Оно поможет вам четко подобрать искомые навыки и способности и сосредоточить объявление на этих качествах для привлечения наилучших кандидатов.
Кроме того, основной задачей должностной инструкции является регламентирование деятельности и обязанностей персонала салона красоты. Находясь на рабочем месте, сотрудник должен выполнять свои обязанности согласно должностной инструкции. Помимо всего прочего, наличие инструкций облегчает адаптацию новых сотрудников, позволяет оптимизировать штатное расписание, определить адекватную должности заработную плату и даже избежать конфликтов при увольнении.
Для составления должностных инструкций, кроме типовой формы, используют внутренние документы предприятия индустрии красоты. Например, правила салона красоты или регламент внутренних отношений, в которых определены полномочия всех сотрудников.
Квалификационные характеристики по каждой должности состоят из трех разделов
1. Должностные обязанности. Этот раздел содержит основные функции, которые могут быть поручены полностью или частично специалисту с учетом особенностей и взаимосвязанности работ.
После того как вы составили список обязанностей, расставьте их по мере важности. На первое место поставьте обязанности, необходимые для выполнения работы в первую очередь. Таким образом, сотрудник будет знать, что необходимо для успешного выполнения работы, а что не относится к его обязанностям. Наем всегда подразумевает компромисс, а выделение главного поможет определить, что вам необходимо, а что нет. Проведите время с людьми, которые будут руководить или общаться с новым сотрудником (например, администратор салона), чтобы понять, какие обязанности он должен выполнять. Те, кто непосредственно сталкиваются с работой, гораздо лучше знают все необходимые для нее навыки. Это незаменимая информация.
2. Должен знать. В этом разделе приводятся основные требования, предъявляемые к сотруднику в отношении знаний по специальности, а также знаний:
- законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов;
- методов и средств, которые сотрудник должен применять при выполнении работы;
- способов дезинфекции и стерилизации, которые сотрудник обязан применять после выполнения работы.
3. Требования к квалификации. В этом разделе определены:
- уровень профессиональной подготовки мастера, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;
- требования к стажу работы;
- психологические качества.
Последнее положение очень важно, так как сложно уволить человека, если он всего лишь «не вписался в коллектив».
Требования формулируются исходя из целей и функциональных обязанностей сотрудника в данной должности.
Указанные разделы служат основой для разработки должностных инструкций специалистов индустрии красоты. Естественно, слишком завышенные требования могут демотивировать сотрудника, а при приеме на работу и вовсе испугать, поэтому в должностных инструкциях следует четко прописывать те обязанности, которые сотруднику придется выполнять на рабочем месте. Кроме того, мы рекомендуем периодически напоминать сотруднику о его функциональных обязанностях, указанных в должностных инструкциях.
На наш взгляд, должностным инструкциям следует уделить пристальное внимание, так как правильно написанные инструкции увеличивают эффективность работы в салоне красоты, снижают конфликтность и, в конечном итоге, способствуют повышению авторитета руководства.
Автор Ольга Хайновская
Ольга Хайновская — руководитель направления ДЮСО-консалтинг, бизнес-эксперт с 18-тилетним опытом в сфере красоты,
автор популярных статей и книг «Успешный бизнес в красоте», «Как повысить доходность салона», «Скрипты, чек-листы и бизнес-процессы в салоне красоты», автор и преподаватель обучающих курсов «Эффективный руководитель предприятия индустрии красоты», «Эффективный администратор предприятия индустрии красоты» и др., обладательница первого украинского beauty-Оскара — премии Stella International Beauty Awards в номинации «Лучший бизнес-консультант beauty-индустрии», победитель первой в Украине «Битвы бизнес-тренеров».
На сегодняшний день в «портфеле» Ольги Хайновской 274 успешно открытых салонов красоты «под ключ».
- для владельцев, Должностная инструкция парикмахера, персонал, подбор персонала, правила бизнеса, салон красоты, салонный бизнес
Должностная инструкция – это документ, который определяет обязанности работника. В должностной инструкции также могут быть предусмотрены квалификационные требования по должности, подчиненность работника и др. Для лиц, работающих не по должности, а по профессии, то есть для рабочих, аналог должностной инструкции принято называть рабочей или производственной инструкцией. Должностная (рабочая, производственная) инструкция получила широкое распространение на практике, однако в Трудовом кодексе она не упоминается, порядок ее составления нормативно не утвержден (Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).
В Роструде пояснили, что полномочие того или иного работника вытекает прежде всего из выполняемой им трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы). Содержание трудовой функции определяется трудовым договором с работником либо должностной инструкцией.
Должностные инструкции относятся к документам, содержанием которых, например, являются трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности.
Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.
Источник
Изображение
13.06.2022, 08:31
Должностная инструкция как инструмент управления персоналом
|
|
Многим руководителям кажется, что тема должностных инструкций скучная и простая: скачал типовое описание, отправил сотрудникам. Они как не знали, за что отвечают, так и не знают. А значит–не работают. |
Купить |
Неужели Вас устраивает такая ситуация?
Обязанности работника должны вытекать из бизнес-процессов компании.
Правильно разработанные, согласованные между собой должностные инструкции обеспечивают:
— рациональное разделение труда между работниками предприятия;
— возможность своевременного и эффективного контроля работников;
— понимание работниками своей ответственности за конкретные обязанности и многое др.
Кроме того, наличие должностной инструкции существенно ускоряет обучение вновь принятых на предприятие работников.
Центр делового развития «Бизнес-Семинар»
предлагает заказать готовые образцы должностных инструкций для следующих должностей:
— Начальник отдела закупа
— Менеджер отдела закупа
— Ответственный за передачу товаров на склады предприятия
— Ответственный за раскредитовку и доставку вагонов/контейнеров на склады предприятия
— Инспектор отдела кадров
Как использовать образец должностной инструкции:
1) Купить должностную инструкцию, как образец.
2) Посмотреть её и осознать, что это то, что нужно.
3) Если это то, что вы искали, и не боитесь озадачить себя на ближайший месяц кропотливой работой:
— вызовите всех руководителей,
— познакомьте их с образцом должностной инструкции,
— предложите им написать подобные должностные инструкции для своих подчиненных (можно объявить конкурс на лучший вариант).
4) Не уклоняйтесь от намеченного курса, несмотря на то, что вокруг могут говорить:
— что это не так важно,
— что сейчас у них и так много проблем,
— что они перегружены и на это нет времени,
— что не факт, что это что-то изменит.
5) Осознайте, что всё, что вам говорят — это и есть та причина, по которой компания и персонал неэффективны.
6) Самое важное решить не то, с чем столкнулись сегодня, а то, что предотвратит проблемы завтра, несмотря ни на что!
7) Если не испугались, вперед, вас ждут интересные деньки, пока вы наводите порядок у себя в компании! Это сделали уже многие руководители, и они начинают побеждать своих конкурентов.
Если при написании должностных инструкции вы всё-таки испытали трудности, то обратитесь к нам — мы поможем вам написать должностные инструкции.
Позвоните прямо сейчас по т. 8-924-869-57-57
Заявку можно отправить на эл. адрес: b-seminar@bk.ru
При заказе всего комплекта должностных инструкций предоставляется скидка 5%.