Отправим материал Вам на почту
Бухгалтер-кадровик: два специалиста в одном
На вопрос «Кто ведет кадровый учет в российских компаниях?» поисковик в интернете выдает такой ответ — «Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основным обязанностям». Действительно, довольно часто в списке вакансий можно встретить вакансию бухгалтера-кадровика. В каких случаях целесообразно совмещать эти функции, как правильно оформить одного специалиста на две должности – бухгалтера и кадровика, какие виды учета бухгалтер-кадровик должен вести, какие обязанности возлагаются на этого специалиста? Подробности в нашей статье.
Два в одном: когда нужен бухгалтер-кадровик.
Бухгалтера-кадровика чаще всего можно встретить на малых предприятиях с небольшой численностью персонала. Здесь кадровое делопроизводство нередко становится дополнительной нагрузкой для бухгалтерии или бухгалтера.
Два вида совмещения:
- Универсальный бухгалтер, который занимается всей бухгалтерией и кадрами.
- Бухгалтер по заработной плате и кадрам.
Практика показывает, что в микропредприятиях единственный бухгалтер выполняет функции кадровика. Не редкость ситуации, когда все эти функции исполняет сам руководитель. В предприятиях покрупнее довольно часто в списке вакансий можно встретить вакансию бухгалтера по расчету заработной платы и кадровому делопроизводству. В данном случае совмещение происходит по принципу работы в одном направлении.
Программы для ведения кадрового дела и отчётности для специалиста любого уровня. Закажите бесплатную консультацию, мы расскажем, как вы можете автоматизировать вашу работу с помощью СБИС.
Бесплатная консультация
Как оформить совмещение.
Согласно статье 60 ТК РФ, а также различных дополнительных положений Министерства труда, в частности, согласно письму от 17.11.2017 № 14-2/В-1012, трудовой договор с работником может быть заключен только в рамках одной трудовой функции. То есть прописать в трудовом договоре функции бухгалтера и кадровика нельзя. Однако закон не запрещает совмещение нескольких профессий. Обязанности кадровика бухгалтер может выполнять по совмещению.
Чтобы остаться в правовых рамках в вопросе совмещения, возложить профессиональные обязанности по кадровому делопроизводству на бухгалтера можно несколькими способами.
2 способа оформить совместительство:
- Внутреннее совместительство. Данная процедура предусмотрена статьей 60.1 трудового кодекса РФ. При внутреннем совместительстве сотрудник выполняет дополнительную работу в свободное от основной работы время. Для выполнения обязанностей кадровика с сотрудником заключается отдельный трудовой договор, предусматривающий отдельную заработную плату.
- Совмещение профессий или должностей. Данная процедура предусмотрена статьей 60.2 Трудового кодекса РФ. При совмещении профессий сотрудник занимается задачами бухгалтера и кадровика в течении рабочего дня, самостоятельно распределяя нагрузку и требуемое для выполнения той или иной задачи время. Для выполнения дополнительной работы по совместительству сотрудник должен дать письменное согласие — это требует пункт первый ст. 60.2 ТК. Содержание согласия также прописано законодательно – в третьем пункте вышеупомянутой статьи.
Что нужно указать в согласии на совместительство:
- работу (должность), которую сотрудник будет выполнять дополнительно, ее содержание, объем,
- срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу,
- размер доплаты за совмещение .
На основе заключенного дополнительного соглашения издайте приказ о совмещении должностей.
Работа по совместительству также должна быть оплачиваемой.
Если не выполнить вышеуказанные нормы ТК, то работодатель может быть привлечен к ответственности за невыполнение трудового законодательства.
Какими знаниями должен обладать бухгалтер-кадровик.
Анекдот про бухгалтера: «Я предпочитаю разносторонних и опытных девушек. Таких, чтобы и баланс свести могли, и кадровый учет вести».
Разносторонние знания – одно из главных требований для бухгалтера-кадровика. Бухгалтерия опирается на Налоговый кодекс, а кадровое делопроизводство – на Трудовой кодекс. Знание двух нормативных баз является отличительной особенностью бухгалтера-кадровика.
Кроме трудового законодательства бухгалтеру, ведущему кадровое делопроизводство, нужно знать миграционное законодательство, законодательство о защите персонифицированной информации, законодательство о пенсионном обеспечении.
Бухгалтер-кадровик должен уметь рассчитать заработную плату, вести персонифицированный учет, оформлять трудовые книжки и договоры материальной ответственности, вести различные регистрационные журналы и др. Весь функционал обычно описывается в должностной инструкции.
Попробуйте бесплатно СБИС Бухгалтерия: одна система для ведения бухучета, кадрового учета и сдачи отчетности вместо нескольких программ.
Заказать доступ
Должностная инструкция бухгалтера-кадровика.
Законодательство не обязывает работодателя составлять должностные инструкции работников. Этот тезис очередной раз был подтвержден специалистами Минтруда России в письме от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707. Специалисты по труду отметили в письме, что Трудовой кодекс РФ не регулирует вопросы ведения должностной инструкции работника. Однако на практике составление должностных инструкций является эффективным инструментом разделения должностных полномочий между сотрудниками, установления ответственных, снятия трудовых споров.
В основу должностных инструкций ложатся как профстандарты, различные квалификационные справочники, нормы трудового законодательства, так и внутренние документы организации, бизнес-задачи конкретного предприятия и т.п.
Официально должности бухгалтера-кадровика нет ни в одним справочнике должностей и профессий, нет и госстандарта для этой «сдвоенной» профессии. Поэтому должностную инструкцию бухгалтера-кадровика предприятию необходимо разрабатывать самостоятельно под собственные задачи.
Примерный перечень функций бухгалтера-кадровика, отражаемых в должностной инструкции:
- Ведение бухучета организации или ИП. В зависимости от величины компании или других ее особенностей, на бухгалтера-кадровика может быть возложено ведение всего массива бухгалтерского учета или же одного из направлений, например, заработной платы.
- Исчисление налогов и взносов.
- Формирование и сдача платежных поручений.
- Формирование и сдача отчетности.
- Взаимодействие с кредитными организациями.
- Ведение кассы.
- Проведение сверок с клиентами и поставщиками.
- Расчет заработной платы, отпускных, больничных пособий и т.д.
- Расчет, уплата социальных взносов с ФОТ.
- Ведение кадрового учета.
- Составление и ведение табеля учета рабочего времени.
- Заполнение и хранение трудовых книжек сотрудников.
- Ведение регистрационных журналов,
- Составление штатного расписания.
- Участие в разработке системы мотивации кадров.
- Ведение персонифицированного учета сотрудников фирмы.
- Выдача документов по запросам работников.
- Взаимодействие со службой занятости, Социальным фондом
- Архивирование документации.
Согласно 21 статьи ТК, сотрудник обязан добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором. Если сотрудник ознакомился и подписал ЛНА, содержащие список его обязанностей, при их неисполнении на него могут наложить взыскание в виде замечания, выговора или увольнения. При этом за один дисциплинарный проступок можно назначить только одно взыскание. Данное правило распространяется как на основные обязанности, так и на те, которые выполняются по совместительству.
ТОП ошибок, которые совершают бухгалтера-кадровики.
Довольно часто бывает, что совмещение обязанностей бухгалтера и кадровика происходит вынуждено, специалисту приходится осваивать тонкости профессии «с колес», решая многие задачи сразу на практике. В этом случае нередки ошибки. Далее расскажем о нескольких распространенных задачах, решения которых имеют свои нюансы.
Неверное оформление испытательного срока.
- Несвоевременное подписание трудового договора с испытательным сроком. Трудовой договор, в который внесен пункт об испытательном сроке, необходимо подписывать до начала работы сотрудника. Формально сотрудник сначала должен подписать данный договор, а только потом знакомиться со своим рабочим местом, получать вводные инструкции и первые задачи. Если кадровик подписал договор с испытательным сроком после допуска к работе, то он не имеет права увольнять сотрудника за непрохождение испытательного срока. В ст. 70 ТК РФ сказано, что если сотрудника допустили к работе до оформления трудового договора, то включать условие об испытании в него можно, только если до начала работы вы оформили отдельное соглашение об испытательном сроке.
- Включение пункта об испытательном сроке сотрудникам, освобожденным от испытания. Необходимо с осторожностью использовать типовой трудовой договор, в частности, необходимо проверять актуальность пункта об испытательном сроке для разных категорий работников. Часть трудоустраиваемых сотрудников освобождена законодательно от прохождения испытательного срока. К таким категориям граждан относятся несовершеннолетние, беременные женщины, матери с детьми до 1,5 лет, молодые специалисты, сотрудники, трудоустроенные по срочному договору на сок до 2 месяцев, устраиваемые в порядке перевода, принятые по конкурсу и др.
Неверное хранение персональные данные уволенных сотрудников.
По закону о бухучете компания должна хранить первичку не меньше 5 лет. При этом если первичка содержит персональные данные уволенных сотрудников, то без их письменного согласия нельзя хранить персональные данные более 5 лет. Это условие не распространяется на кадровые документы с длительным сроком давности. Например, трудовой договор надо хранить 50 лет, а для уволенных до 2003 года этот срок составляет 75 лет.
Не отражение периодической удаленной работы.
Часто сотрудники, особенно «вкусившие» прелести удаленной работы, по устной договоренности с руководителем работают периодически из дома. Практика показывает, что правильнее временную дистанционную работу сотрудника оформить документально, определить конкретные дни работы в офисе и порядок взаимодействия с работником. В противном случае сотрудник оказывается в «серой зоне».
Отсутствие кадрового аудита в ситуациях с повышенным риском.
Если работник грозится обратиться в трудовую инспекцию, если из компании увольняется большое число сотрудников, в других рискованных с точки зрения кадрового благополучия предприятия ситуациях бухгалтеру-кадровику необходимо провести кадровый аудит. Чаще всего проверяют наиболее рискованные направления. К таким направлениям относятся:
- трудовые отношения с иностранцами,
- документы по охране труда,
- договоры о материальной ответственности.
Аудит может быть выборочным или полным. В случае обнаружения ошибок при выборочном аудите проводится полный аудит.
Попробуйте бесплатно СБИС Бухгалтерию: одна система для ведения бухучета, кадрового учета и сдачи отчетности вместо нескольких программ.
Существенно облегчить жизнь универсальному специалисту призвано решение СБИС Кадровое ЭДО — это единая платформа для выполнения самых разных задач: от проверки сотрудников при приеме на работу до сдачи кадровой отчетности. СБИС КЭДО предназначен для ведения внутреннего документооборота, контроля и учета выполнения задач отдельных работников и целых подразделений, организации работы удаленных и выездных сотрудников. А СБИС Управление персоналом наладит кадровый учет, воинский учет, рассчитает зарплаты, упростит учет рабочего времени, настроит систему KPI, создаст корпоративный портал.
В СБИС Внутренний ЭДО в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты. В решении легко вести электронный учет приказов и других документов.
Если вам нужна помощь в установке и настройке СБИС, наши сотрудники готовы подключиться к решению этой задачи. Наши специалисты готовы помочь в построении и согласовании регламентов бухучета, добавить роли, настроить пользователей в системе, провести обучение сотрудников и много другое. Воспользуйтесь услугой настройки ЭДО и получите документооборот «под ключ».
О том, как с помощью СБИС наладить в компании кадровый электронный документооборот, вам готовы рассказать
наши специалисты.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
Часто на предприятиях складывается ситуация, когда функции бухгалтера и менеджера по кадрам плотно пересекаются.
Нередко взаимоотношения между данными подразделениями зависят от общего числа работников и числа штатных единиц того или иного подразделения организации.
Причем разобраться, находится ли тот или иной вопрос в компетенции кадровика или бухгалтера, не всегда просто.
В тоже время искусственно разделять службу кадров и бухгалтерскую службу нецелесообразно.
Иногда это чревато утратой важной документации и наличием ошибок в отчетности.
В такой ситуации может помочь грамотно разработанная инструкция бухгалтера-кадровика, где предельно четко сформулированы обязанности данной штатной единицы.
В каких случаях назначается?
Штатная единица бухгалтера-кадровика вводится чаще всего на малых предприятиях с небольшой численностью персонала, где возможно эффективное совмещение функций в пределах одного структурного подразделения.
Какими навыками должен обладать?
Бухгалтер по кадрам обязан уверенно пользоваться программами 1С, «Зарплата и кадры», владеть навыками составления финансовой отчетности, начисления зарплаты, вести документооборот (авансовые отчеты, ведение инвентаризационных ведомостей, осуществлять бюджетный и внебюджетный учет).
Также он должен владеть навыками перерегистрации предприятия, уметь проводить сверки с налоговой инспекцией, клиентами и поставщиками.
От бухгалтера по кадрам требуется умение оформлять трудовые книжки, вести их учет, оформлять договора материальной ответственности, вести регистрационные журналы, осуществлять персонифицированный учет. Он обязан знать основы взаимодействия с УФМС, службой занятости, ПФР.
Образец должностной инструкции бухгалтера с функциями кадровика.
Общие положения
На бухгалтера-кадровика возлагается совмещение функций по производству кадрового документооборота и учета зарплаты сотрудников с составлением отчетности. Эта должность предусматривает разработку документации в сфере учета и движения персонала, учета рабочего времени и расчета зарплаты.
Претендовать на замещение данной вакансии может специалист, имеющее высшее образование в области экономики и опыт трудовой деятельности по специальности от 3 лет. Назначать бухгалтера по кадрам и освобождать его от должности уполномочен только руководитель.
Бухгалтер по кадрам должен хорошо разбираться в законодательных актах, на основании которых регулируется осуществление бухгалтерского учета.
От него потребуется и знание трудового права. Он обязан быть компетентен быть в таких отраслях права, как гражданское, финансовое, налоговое право.
Должен разбираться в особенностях организационной структуры данного предприятия, знать штатное расписание, специфику хозяйственной деятельности. От бухгалтера по кадрам требуются глубокие знания в сфере документооборота, методиках экономического анализа труда и зарплаты, знание порядка налогообложения работников.
Права
Бухгалтер-кадровик имеет право:
- На получение информации о готовящихся к внедрению проектных предложениях руководства, которые касаются осуществления его обязанностей.
- Обращаться к руководству с инициативами по повышению эффективности своей деятельности.
- Осуществлять запрос от отделов организации необходимой для работы информации и документов.
- Обращаться к руководству с просьбой о содействии.
- Ставить подпись на документации в пределах своих полномочий.
Обязанности
Следующие пункты относятся к обязанностям кадровика:
- Составляет табель рабочего времени, осуществляет учет и анализ рабочего времени.
- Производит оформление листов временной нетрудоспособности, справок по уходу и прочей документации, которая свидетельствует об уважительной причине неявки персонала на работу.
- Осуществляет расчет заработной платы.
- Занимается регистрацией проводок.
- Осуществляет социальных взносов с ФОТ.
- Осуществляет отчисление средств в фонд материального стимулирования персонала.
- Готовит периодическую отчетность по ЕСН.
- Оформляет бухгалтерскую документацию перед ее передачей в архив.
- Производит контроль расчетов с подотчетными лицами.
- Осуществляет подготовку информации для сведения баланса.
- Занимается ведением кадровой документации.
- Производит прием сотрудников, их увольнение. Занимается оформлением отпусков, изменением окладов.
- Осуществляет ведение штатного расписания, оформление и учет трудовых книжек, ведет личные дела работников.
- Занимается заключением трудовых договоров, договоров материальной ответственности.
- Ведет регистрационные журналы, занимается архивированием.
- Занимается выдачей справок и копий документов работникам организации.
- Занимается статистикой по учету и движению персонала.
Ответственность
Бухгалтер по кадрам несет ответственность за:
- Исполнение ненадлежащим образом, а также неисполнение своих функций.
- За совершение противоправных действий при выполнении должностных функций.
- За нанесение организации материального ущерба.
- За ненадлежащее обеспечение соблюдения персоналом трудовой дисциплины.
Взаимодействие внутри фирмы
Бухгалтер-кадровик осуществляет внутрифирменное взаимодействие:
1. С руководителем предприятия либо другим лицом, временно исполняющим его обязанности:
- по вопросам получения приказов, указаний, распоряжений, имеющих отношение к его служебной деятельности;
- получения информации, необходимой для выполнения своих функций.
2. С Главным бухгалтером с целью:
- получения распоряжений, указаний, касающихся оформления отчетной документации, нормативных документов;
- с целью предоставления информации, необходимой для выполнения должностных обязанностей бухгалтера-кадровика.
3. С работниками бухгалтерии с целью:
- получения документов, необходимых для исполнения бухгалтером-кадровиком должностных функций;
- предоставления входящей документации и иной информации, связанной с деятельностью бухгалтера-кадровика.
4. С другими работниками организации с целью:
- получения документации, необходимой для реализации служебных функций бухгалтера по кадрам;
- предоставления исходящей из структурных подразделений организации корреспонденции.
Таким образом, бухгалтер-кадровик совмещает главным образом функции менеджера по кадрам и бухгалтера по заработной плате.
То есть в его обязанности входит контактировать с работниками по поводу решения текущих проблем, связанных с приемом на работу, уходом в отпуск, пенсионными отчислениями и т.п. В то же время на бухгалтера-кадровика возлагаются и функции, связанные с бухгалтерским учетом и финансовой отчетностью в сфере труда и заработной платы.
В условиях малого предприятия это создает определенные удобства как руководству, так и самим работникам. Например, заработная плата – такая категория, которая в крупных организациях находится в ведении как бухгалтерских, так и кадровых структурных подразделений.
По ряду вопросов, связанных с зарплатой, работник вынужден обращаться вначале в бухгалтерию, а затем – в отдел кадров, так как между ними существует строгое распределение полномочий.
При наличии должности бухгалтера-кадровика необходимость в этом отпадает.
Можно привести и ряд других примеров, доказывающих целесообразность введения штатной единицы бухгалтера по кадрам на предприятиях малого бизнеса.
Должностная инструкция главного бухгалтера
Должностную инструкцию главного бухгалтера ООО составляют в свободной форме. В документе указывают требования к специалисту и его квалификации, прописывают права, обязанности сотрудника.
Руководитель организации может защитить свои интересы, если правильно составит должностную инструкцию главного бухгалтера. Например, сможет избежать административной и уголовной ответственности за нарушения, допущенные сотрудником.
Должностная инструкция и обязанности главного бухгалтера
1. Общие положения
1.1. Главный бухгалтер относится к категории руководителей и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы главным бухгалтером требуется:
- высшее профессиональное образование, финансовое или экономическое;
- опыт работы от пяти лет в бухгалтерско-финансовой сфере.
1.3. Главный бухгалтер должен знать:
- законодательство РФ о бухгалтерском учете, налогах и сборах, аудиторской деятельности, архивном деле, социальном и медицинском страховании, пенсионном обеспечении; о противодействии коррупции и коммерческому подкупу, легализации и отмыванию доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма; трудовое и валютное законодательство РФ;
- судебную практику по спорам, связанным с ведением бухгалтерского учета и составлением финансовой отчетности;
- порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи;
- правила защиты информации;
- методики ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности;
- порядок составления сводных учетных документов;
- методические документы по финансовому анализу, бюджетированию и управлению денежными потоками;
- компьютерные программы для ведения бухгалтерского учета.
1.4. Главный бухгалтер должен уметь:
- определять объем учетных работ, структуру и численность работников бухгалтерской службы, потребность в материально-технических, финансовых и иных ресурсах;
- разрабатывать способы ведения бухгалтерского учета и формировать учетную политику;
- оценивать возможные последствия изменений в учетной политике;
- разрабатывать формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, формы финансовой отчетности и составлять график документооборота;
- организовывать делопроизводство бухгалтерии;
- планировать объемы и сроки выполнения работ в отчетный период для составления финансовой отчетности;
- распределять объем учетных работ между работниками бухгалтерии;
- контролировать соблюдение сроков и качество выполнения работ в системе бухгалтерского учета;
- оценивать важность информации, раскрываемой в финансовой отчетности;
- формировать финансовую отчетность;
- контролировать ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности;
- проверять качество составления регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности;
- выявлять и оценивать риски, способные повлиять на достоверность финансовой отчетности;
- исчислять налоговую базу, суммы налогов, сборов и страховых взносов;
- представлять в установленные сроки налоговые расчеты и декларации, отчетность в государственные внебюджетные фонды;
- исправлять ошибки в налоговом учете, налоговых расчетах и декларациях, отчетности, поданной в государственные внебюджетные фонды;
- разрабатывать формы налоговых регистров;
- формировать и применять инструменты налогового планирования: налоговые льготы, формы договорных взаимоотношений, цены сделок, ставки налогообложения, объекты налогообложения;
- изучать законодательство Российской Федерации о налогах и сборах и его обновления;
- анализировать налоговое законодательство Российской Федерации, практику применения законодательства налоговыми органами, арбитражными судами;
- определять финансовые цели, способы их достижения в долгосрочной и краткосрочной перспективе;
- пользоваться компьютерными программами для ведения бухгалтерского учета, информационными и справочно-правовыми системами, оргтехникой.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности главного бухгалтера:
- составление и представление финансовой отчетности;
- внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности;
- ведение налогового учета, составление налоговых расчетов и деклараций, налоговое планирование;
- финансовый анализ, бюджетирование и управление денежными потоками.
3. Должностные обязанности
3.1. Главный бухгалтер обязан:
- формировать числовые показатели отчетов, входящих в состав финансовой отчетности;
- формировать пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах;
- информировать генерального директора о финансовой отчетности, согласовывать ее с ним и подписывать;
- представлять финансовую отчетность в госорганы;
- хранить финансовую отчетность до ее передачи в архив;
- контролировать ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности;
- проверять первичные учетные документы, качество ведения регистров бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности;
- организовывать ведение налогового учета, составление налоговых расчетов и деклараций;
- организовывать исчисление и уплату налогов, сборов и страховых взносов, составление налоговой отчетности;
- представлять налоговые расчеты и декларации, отчетность в установленные сроки;
- контролировать ведение налогового учета, составление налоговых расчетов и деклараций;
- организовывать налоговое планирование;
- формировать учетную политику организации;
- контролировать сохранность документов и регистров налогового учета, налоговых расчетов и деклараций, отчетности в государственные внебюджетные фонды и их последующую передачу в архив;
- организовывать работы по финансовому анализу, бюджетированию и управлению денежными потоками;
- координировать и контролировать выполнение работ по бюджетированию и управлению денежными потоками;
- разрабатывать финансовую политику, составлять финансовые планы, бюджеты и сметы организации;
- составлять отчеты об исполнении бюджетов денежных средств, финансовых планов и контролировать целевое использование средств, соблюдение финансовой дисциплины и своевременности расчетов;
- готовить предложения для включения в планы продаж продукции, работ и услуг, затрат на производство и предложения по повышению рентабельности и снижению издержек производства.
4. Права
4.1. Главный бухгалтер имеет право:
- устанавливать служебные обязанности для работников бухгалтерии;
- руководить подбором, перемещениями и увольнениями работников бухгалтерии;
- устанавливать обязательные для всех сотрудников правила документального оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений;
- участвовать в обсуждении проектов и решений руководства, в совещаниях по их подготовке и выполнению;
- подписывать документы в пределах своей компетенции;
- запрашивать у генерального директора разъяснения и уточнения по поручениям и выданным заданиям;
- запрашивать по поручению генерального директора и получать от работников необходимую информацию, документы, которые требуются для исполнения поручения;
- организовывать проверки соблюдения правил составления и ведения финансовой отчетности;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по улучшению деятельности бухгалтерии;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Главный бухгалтер знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у главного бухгалтера.
5.3. Главный бухгалтер знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Карпова Нина Федоровна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 298 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.
Роль кадровой службы в компании
Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:
-
Прием персонала на работу.
-
Оформление кадровых документов.
-
Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
-
Ведение воинского учета.
-
Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.
Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.
Кадровик — самая стабильная профессия, даже в кризис!
С курсом профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» вы с нуля освоите все тонкостям кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2023-2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С: ЗУП, и получите официальный диплом ФИС ФРДО на 256 часов, который подтвердит вашу новую профессию работодателю.
Посмотреть программу обучения
Актуальные требования к должностной инструкции
При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:
1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.
2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.
3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.
Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.
4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.
Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.
Должностные обязанности кадровика
В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:
-
профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
-
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
-
квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.
Например, кадровик обязан:
1) осуществлять поиск и подбор работников;
2) оформлять прием нового персонала;
3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;
4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:
-
вести учет личного состава компании;
-
оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
-
заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
-
вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
-
выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
-
вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
-
представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
-
контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
-
обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
-
готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
-
составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
-
организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
-
осуществлять воинский учет.
Права сотрудника кадровой службы
В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.
Специалист по кадрам вправе:
1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;
2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;
3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;
4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;
5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;
6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
Ответственность специалиста по кадрам
В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.
Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.
2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.
3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.
5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;
6. Разглашение персональных данных работников.
7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.
К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.
Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:
на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;
на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.