Должностная инструкция по специальности «Документовед»
Вы можете скачать должностную инструкцию документоведа бесплатно. Должностные обязанности документоведа
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ДОКУМЕНТОВЕДА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности документоведа _____________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от нее в установленном действующим трудовым законодательством порядке по приказу директора предприятия.
1.3. Документовед находится в подчинении у ______________________________________.
1.4. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ___________________________.
1.5. На должность Документоведа принимается лицо:
-Документовед I категории – с высшим профессиональное образование и стажем работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;
-Документовед II категории – с высшим профессиональным образованием и стажем работы в должности Документоведа не менее 3 лет;
-Документовед – с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет).
1.6. Документовед должен знать:
-документообразование;
-отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
-основы экономики, организации труда и управления;
-законодательство о труде;
-порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
-методы исследования, проектирования, анализа и развития документационных систем;
-порядок оформления, хранения, классификации, экспертизы ценности документов;
-организацию архивного дела;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
-нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
-основы программирования;
-методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
-основы эргономики, социальной психологии, социологии;
-правила и нормы охраны труда.
2. Должностные обязанности
Документовед обязан:
2.1.Принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль состояния делопроизводства.
2.2.Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.
2.3.Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.4.Изучать и обобщать передовой зарубежный и отечественный опыт в области документационного обеспечения управления.
2.5.Разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
2.6.Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
2.7.Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.8.Принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении микропроцессорной и вычислительной техники, актуализации и проектировании баз и банков данных.
2.9.Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.10.Организовать внедрение систем ведения документации.
2.11.Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
3. Права
Документовед вправе:
3.1.Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.
3.2.Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. 3.3.Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.
4. Ответственность
Документовед ответственен за:
4.1.Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.
4.2.Невыполнение своих функциональных обязанностей.
4.3.Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
4.4.Невыполнение распоряжений и приказов директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.
5. Условия работы
5.1.Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2.В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Профессиональный стандарт документоведа позволяет определить основные должностные параметры сотрудника: требуемый от него уровень компетенций и спектр выполняемых обязанностей. Сейчас он обязателен для бюджетных и контролируемых государством организаций, а в частном секторе его используют для актуализации кадровой документации и определения квалификационных критериев.
ФАЙЛЫ
Скачать образец профстандарта документоведа .doc
Нормы использования профстандартов
Применение профессиональных стандартов определяется:
- Принятым в 2015 году 122-ФЗ, который внес соответствующие изменения в Трудовой кодекс и Закон об образовании.
- Статьей 195.3 ТК РФ где указано, что профстандарты обязательны, если квалификационные параметры для должности установлены законодательно.
- Статьей 57 ТК, которая закрепляет необходимость профстандартов для профессий, имеющих по действующим законам льготы или ограничения.
- Постановлением Правительства №584, где говорится, что профстандарты необходимы для бюджетных и контролируемых государством организаций.
Разъяснения по данным нормативным актам и практике их применения даны в Письме Минтруда №14-0/10/В-2253 от 04.04.2016-го года.
Как можно увидеть, пока профстандарты обязательны для определенных позиций, требования к которым даны в законодательстве, или для контролируемых государством организаций. В других случаях они используются в добровольном порядке для:
- Актуализации трудовой документации (трудовых договоров, штатного расписания и пр.).
- Предупреждения возникновения конфликтов с проверяющими документы инстанциями (ПФР, ФНС и пр.).
- Установления квалификационных требований к сотрудникам и кандидатам.
- Проведения переаттестации действующих работников.
Внимание! Пока сохраняют актуальность квалификационные справочники (ЕКС и ЕТКС) и работодатель сам может определить, какими документами руководствоваться. Но в будущем предполагается их объединение с профстандартами в единую систему.
Профстандарт документоведа
В 2017 году Минтруд ввел в действие профстандарт 07.004 специалиста по управлению документации. Он включает следующие разделы:
- Вводная часть. В ней содержатся сведения о виде и группе профессиональной деятельности в соответствии с кодами ОКЗ и ОКВЭД.
- Перечень профессиональных функций. Перечислены три обобщенные функции и 17 трудовых функций, составляющих их содержание. Например, обобщенная функция по документационному обеспечению деятельности организации включает разработку нормативных актов по вопросам документооборота, его организацию и ещё пять составляющих.
- Подробная характеристика трудовых функций. Для каждой из трех обобщенных функций даны требуемые от сотрудника параметры опыта и образования, а также дополнительные условия, необходимые для его допуска к работе (например, прохождение медобследования). К примеру, обобщенная функция по документационному обеспечению требует высшего образования в форме бакалавриата и окончания соответствующих профильных курсов. Характеристика каждой из семнадцати трудовых функций содержит перечень рабочих действий, а также необходимых для их качественного выполнения знаний и умений. Например, функция по организации документооборота включает 9 действий, от анализа информационных потоков до проверки подлинности электронной документации. Для этого нужно разбираться в локальных актах, специфике функционирования системы электронного документооборота и пр.
- В заключительной части присутствует информация о разработчиках документа.
Внимание! Документ не содержит некоторые должностные характеристики: порядок взаимодействия, полномочия, критерии ответственности за нарушения. Для их раскрытия используют должностные инструкции, штатное расписание и иную кадровую документацию.
Основы использования профстандартов
Внедрение профстандартов рекомендуется осуществлять в следующем порядке:
- Изучение деятельности организации, в том числе её отраслевых особенностей.
- Рассмотрение обязанностей действующих сотрудников и их соответствия профилю должности.
- Поиск подходящих профстандартов и рассмотрение действующей кадровой документации на предмет соответствия их параметрам.
- Внесение изменений в трудовую документацию организации (штатное расписание, правила распорядка, должностные инструкции).
- Проведение организационных изменений: переименование должностей, перераспределение обязанностей и пр.
Для эффективного выполнения этих этапов рекомендуется сначала утвердить регламент, в котором определить план-график внедрения, ответственных и иные параметры.
Результаты данных преобразований для работодателя:
- Закрепление квалификационных критериев, что поможет грамотно отсеять не соответствующих им претендентов.
- Оценка уровня компетенции действующих сотрудников, что дает возможность требовать от них повышения уровня квалификации, в том числе путем прохождения дополнительного обучения.
- Проведение переаттестации работников.
Внимание! Пока Трудовой кодекс не устанавливает возможность увольнения сотрудника, если он не соответствует параметрам профстандартов. Это невозможно, даже если он не согласен пройти дополнительное обучение. В данной ситуации можно воспользоваться статьей 72.1 ТК, предложив сотруднику переход на менее ответственную позицию.
Должностные обязанности документоведа включают в себя:
- формирование и ведение базы данных документации;
- управление электронным документооборотом;
- проверку документов на соответствие стандартам;
- подготовку и отправку документов.
Кто такой документовед и какие требования к работнику
Краткий перечень того, что входит в обязанности документоведа, можно найти на сайтах агентств по подбору персонала. Специальность востребована и постоянно обновляется. Документовед необходим в организациях всех форм собственности, где работа с документацией требует специального внимания и организации:
- государственные (муниципальные) и бюджетные организации и учреждения;
- крупные предприятия и организации независимо от отраслевой принадлежности;
- архивы и пр.
В список основных требований к документоведу, необходимых для исполнения должностных обязанностей, входит:
- высшее образование (бакалавриат);
- знание ПК: 1С, Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
В ЕКСД требования к документоведу не учитывают действующую двухуровневую систему образования, требуется высшее профессиональное (не детализировано, бакалавриат или магистратура). Квалификационных уровней работника — три. Перечислены знания, необходимые документоведу, и три уровня квалификации: без присвоения категории, документовед 1 и 2 категории.
Приказом Минтруда России от 10.05.2017 № 416н утвержден профстандарт 07.004 «Специалист по управлению документацией организации». Должность документоведа описана обобщенной трудовой функцией 3.2 стандарта.
Возможные названия должностной позиции, требуемое образование и условия допуска следующие:
Обратите внимание, для замещения вакансии документоведа претендент не обязан иметь профильное образование, нет требования к наличию стажа.
С 2016 года начался длительный период — переход с ЕКСД (ЕТКС) на профстандарты. Если требования к квалификации, необходимой для выполнения определенной функции, установлены ТК, федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ), работодатели обязаны пользоваться профессиональными стандартами.
Должностные обязанности
Если специально установленных требований нет, работодатель готовит ДИ сотрудника с использованием любого из перечисленных документов (ЕКСД и профстандарта). Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих описывает обязанности документоведа перечнем, из которого следует выбрать функции, соответствующие описываемой позиции.
Профстандарт описывает должностные обязанности через трудовые действия, детализирующие выполняемые документоведом должностные функции.
Раздел «Должностные обязанности» инструкции документоведа выглядит следующим образом:
Права и ответственность сотрудника
Сотрудник для выполнения должностных обязанностей наделяется правами. Документовед несет ответственность за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей. Разделы имеют стандартный вид и содержание. В заключительной части содержится информация о реквизитах использованных НПА, регистрационные данные профессионального стандарта, порядок ознакомления сотрудника с распорядительным документом.
4. Права
Документовед при исполнении должностных обязанностей имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений директора, касающихся деятельности отдела.
4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.3. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.
4.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию.
4.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.
4.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т. д.), соблюдения установленных норм, правил, давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.7. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.8. ……… (другие права).
5. Ответственность
5.1. Документовед привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, — в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности).
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.05.2017 № 416н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление работника с настоящим документом осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления); в экземпляре ДИ, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
документоведа
(примерная форма)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность документоведа.
1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.
1.3. Документовед подчиняется непосредственно _____________ организации.
1.4. На должность документоведа назначается лицо, имеющее:
— документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;
— документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;
— документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Документовед должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
— порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
— методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
— порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
— организацию архивного дела;
— нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
— основы программирования;
— методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
— основы эргономики, социальной психологии, социологии;
— документообразование;
— отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
— основы экономики, организации труда и управления;
— законодательство о труде;
— Правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Примечание. Функциональные обязанности документоведа определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности документоведа и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.
2.1. Документовед:
2.1.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.1.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль над состоянием делопроизводства.
2.1.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.
2.1.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
2.1.5. Организует внедрение систем ведения документации.
2.1.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.1.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.1.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
2.1.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
2.1.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
3. ПРАВА
3.1. Документовед имеет право:
3.1.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
3.1.2. Повышать свою квалификацию.
3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Документовед несет ответственность:
4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.1.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.
4.1.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.
5. РЕЖИМ РАБОТЫ
5.1. Режим работы документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с _________
__________________________________________________________________________.
(наименование, номер и дата документа)
СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт ____________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ ___ г.
С инструкцией ознакомлен: _____________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.