Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами разнообразны и многочисленны. Во избежание споров такие обязанности должны быть изложены в должностной инструкции. В чем заключается работа бухгалтера с подотчетными лицами? Всё это подробно рассмотрено в статье.
Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами
В обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетниками входит:
- осуществлять контроль первичной документации (заявления, приказы, авансовые отчеты и т. д.);
- выдавать (перечислять) денежные средства подотчетникам (аванс/перерасход по авансовым отчетам);
- соблюдать кассовую дисциплину;
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в порядок ведения кассовых операций указанием ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У внесено ряд поправок.
Каких именно, узнайте в статье от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
- отражать в бухгалтерской системе операции по расчетам с подотчетниками;
- учитывать ТМЦ и ОС, купленные подотчетниками за наличный или безналичный расчет;
- отслеживать задолженность по подотчетникам;
- контролировать сроки предоставления подотчетными лицами отчетов и возврата неиспользованного остатка средств;
- проверять корректность заполнения сотрудниками авансовых отчетов;
- принимать и проверять подтверждающие документы, прилагаемые к отчету;
- составлять аналитические отчеты в рамках участка по требованию руководителя;
- проводить инвентаризацию по расчетам с подотчетниками, оформлять ее результаты;
- участвовать в составлении рабочего плана счетов, форм первичных документов, по которым не предусмотрены типовые формы;
- передавать отработанные и надлежащим образом оформленные документы в архив.
Должностная инструкция бухгалтера по подотчетным лицам
Вы спросите, что такое должностная инструкция (ДИ)? Это лишь свод внутренних правил фирмы по какой-то конкретной должности.
Казалось бы, нет ничего сложного — ее составить. Но многие руководители игнорируют это, считая, что такой документ необходим только на крупных предприятиях. Они пренебрегают составлением этого внутреннего административного документа.
Рассмотрим простую ситуацию. Устраивается бухгалтер на работу в небольшую фирму, и ввиду того, что для этого работника нет ДИ, все его обязанности объясняют ему в устном порядке.
Скорее всего, новый сотрудник будет работать хорошо и никаких проблем не возникнет. А возможно, он изначально неправильно поймет круг своих обязанностей. И как результат — совершенные ошибки, штрафы во время налоговых проверок.
Чтобы избежать ошибок и недопонимания, на фирме обязательно должны быть ДИ.
И конечно, такая инструкция должна быть на бухгалтера, работающего с подотчетными лицами (бухгалтера-кассира).
В ДИ бухгалтера по работе с подотчетниками рекомендуем указать:
- То, что в работе он подчиняется главному бухгалтеру.
- Все должностные обязанности, связанные с его работой (примерный перечень обязанностей приведен выше).
- Нормативные и другие документы, которыми бухгалтер должен руководствоваться в работе:
- указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
- указание Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У;
- закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
- Трудовой кодекс РФ;
- Налоговый кодекс РФ;
- ПБУ и ФСБУ;
- КоАП РФ;
- закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
- иные законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухучета;
- устав компании;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- локальные нормативные и организационно-распорядительные документы, касающиеся основной деятельности работника.
Подробнее о нормативных актах, регулирующих работу с подотчетниками, читайте в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».
Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами, узнайте в аналитическом материале от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
- То, что с ним будет заключен договор о полной материальной ответственности.
Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда РФ «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» от 31.12.2002 № 85.
- Права работника.
- Ответственность за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей (ДО):
6.1. Работник несет дисциплинарную ответственность:
- за невыполнение, недобросовестное выполнение своих ДО;
- за искаженную информацию о ходе выполнения работ;
- за недобросовестное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя;
- за несоблюдение трудовой дисциплины;
- за несоблюдение закона о защите персональных данных.
6.2. Работник несет материальную ответственность:
- за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ;
- за несоблюдение кассовой дисциплины.
Подробнее о нарушении кассовой дисциплины читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Кто проверяет кассовую дисциплину и как проходит проверка, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
6.3. Работник несет ответственность за разглашение информации, представляющей собой коммерческую тайну компании, ставшей известной в связи с исполнением должностных обязанностей, в порядке, определенном действующим законодательством и соответствующими локальными актами компании.
7. Условия работы.
После составления ДИ руководитель издает приказ о ее утверждении.
Как его правильно составить, смотрите в статье «Приказ об утверждении должностных инструкций — образец».
Сотрудник знакомится с ДИ и подписывает ее. Копия инструкции остается у него.
Итоги
Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами разнообразны и многочисленны. Чтобы избежать ответственности за их невыполнение, необходимо иметь обширные знания основ бухгалтерского и налогового законодательства РФ, правил оформления авансовых отчетов и первичных документов, положений о соблюдении кассовой дисциплины.
Налоговики, особенно начинающие, с особым интересом рассматривают авансовые отчеты, даже если проверка не по НДФЛ. Нередко требуют авансовые отчеты и банки. Нюансов оформления настолько много, что компании передают этот участок на аутсорсинг или берут «на подотчетников» отдельного бухгалтера и самостоятельно разрабатывают для него подробную должностную инструкцию.
Обязанности бухгалтера по подотчетным лицам
Если в компании возникает много проблем по командировочным расходам, то из обычного бухгалтера-кассира, имеющего опыт учета товарно-материальных ценностей (далее –ТМЦ) и оформления приказов делают еще более универсального специалиста. После того, как он подпишет новую должностную инструкцию, в его обязанности будет входит не только:
- выдача наличных под отчет;
- перечисление подотчетных сумм на банковские карты работников и на корпоративные карты компании.
Другие обязанности бухгалтера в новой должности вы можете изучить, в частности, в наших статьях:
- Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
- Проверка оформления командировочных документов
Осуществляя аутсорсинг участков бухгалтерии наших клиентов, мы уже давно выделили участок «Авансовые отчеты» из-за обилия специфики в различных компаниях.
Обязанности наших бухгалтеров можно взять за основу, если выдачу наличности (пополнение карт) ваш бухгалтер по авансовым отчетам не осуществляет. В частности, наши клиенты доверяют нам такие функции, как:
- проверка предоставленных подотчетными лицами первичных документов (комплектность, наличие всех необходимых реквизитов и общая правильность оформления);
- внесение полученных документов в программу 1С для формирования авансовых отчетов с последующей распечаткой для подписи подотчетных лиц и руководителя компании (другого ответственного лица) и подшивкой подтверждающих документов;
- проверка бухгалтерских записей, сформированных программой, при необходимости формирование аналитики;
- подготовка информации для расчета налогов и определения взаиморасчетов с сотрудниками;
- сверка взаиморасчетов с контрагентами (при необходимости), закупки у которых осуществлены подотчетными лицами;
- контроль соблюдение лимитов подотчетных расходов.
Конкретный перечень возможных обязанностей бухгалтера по подотчетным лицам (авансовым отчетам) вы можете найти в представленном ниже образце должностной инструкции.
Должностная инструкция бухгалтера по авансовым отчетам – образец
Поскольку должностная инструкция специалиста по сути самого широкого профиля включает в себя обслуживание смежных участков бухгалтерии, то:
- найти типовую инструкцию довольно сложно;
- содержание должностной инструкции зависит от хозяйственной практики компании.
Можно составить должностную инструкцию на основе уже разработанных отделом кадров инструкций, по которым работают:
- бухгалтер-кадровик (в части подготовки приказов на командировки);
- бухгалтер-кассир;
- бухгалтер по расчету с контрагентами (включая сверки);
- бухгалтер по учету ТМЦ (если подотчетные лица их приобретают);
- бухгалтер по налогам.
Скачать должностную инструкцию бухгалтера по авансовым отчетам
Причем в отношении налогов речь идет не только о НДФЛ, возникающем в случае превышения нормированных расходов. Бухгалтер по авансовым отчетам должен уметь определить для расчета по налогу источник расходов:
- себестоимость или внереализационные расходы;
- чистая прибыль (в случае превышения нормированных сумм).
Немаловажен и такой, ставший в настоящее время очень проблемным из-за усиленной проверки налоговикам, налог, как НДС.
Чтобы выполнить свои многочисленные обязанности, бухгалтер по авансовым отчетам должен хорошо знать свои права по отношению к другим работникам компании.
Права работника
Бухгалтер по авансовым отчетам – типичный пример работника, которому не подходит должностная инструкция, составленная на основе профстандарта. Дело в том, что профстандарты еще не успели привести в соответствие с изменениями в п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
В частности, бухгалтеры получили право письменных требований недостающих документов от работников, начиная с 26 июля 2019 года – даты вступления в силу Федерального закона от 26.07.2019 № 247-ФЗ. Отметим, что использовать такое право целесообразнее с упоминанием графика документооборота – краеугольного камня в работе бухгалтера по авансовым отчетам.
Если по каким-то причинам график документооборота в компании отсутствует, бухгалтер может использовать свое право вносить предложения по повышению эффективности своего труда, предложив ввести график. Остальной перечень прав в последние годы был неизменен, и его по сути можно взять из любой бухгалтерской должностной инструкции.
За что несет ответственность бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами?
Участок по учету авансовых отчетов – очень ответственный. Он важен как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Контролировать такие расчеты жизненно необходимо любой компании.
Если бухгалтер по авансовым отчетам производит денежные расчеты, например, по командировочным расходам, то с ним можно заключить договор о полной материальной ответственности. Однако заключать такой договор допустимо только по типовой форме из которой следует, что ответственность установлена только в пределах «вверенного имущества», то есть денежных средств.
Если в результате бухгалтерских ошибок возникнут проблемы с налогами, взыскать деньги за причиненный ущерб, нанесенный компании, полностью будет проблематично. Компании, которые уже понесли такие убытки или осознают их высокую вероятность, как правило, выбирают аутсорсинг.
Например, наша компания страхует свою профессиональную ответственность. В отличие от других компаний, мы готовы компенсировать клиентам убытки, которые теоретически могут возникнуть вне рамок страховых случаев, но по нашей вине. Более того, убытки мы готовы возместить и тем компаниям, которые перестали быть нашими клиентами. Такое возможно в течение трех лет со дня расторжения договора, если ошибки привели, например, к искажению отчетности.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
Выданные авансы и командировочные относятся к прямым расходам компании и уменьшают налогооблагаемую базу. Поэтому сотрудники ФНС уделяют повышенное внимание проверке законности этих операций. Неправильно оформленные авансовые отчеты или отсутствие подтверждающих документов может стать основанием для доначисления налогов.
Поэтому на бухгалтера возлагается ответственность за контроль правильности оформления документов. Во избежание проблем при составлении авансового отчета рекомендуется заранее консультировать работников о том, какие документы он должен предоставить во время отчета.
Если авансовые отчеты и командировочные выдаются постоянно, целесообразно разработать и утвердить письменную инструкцию для лиц, получающих авансы. В документе рекомендуется подробно описать все реквизиты, которые должны присутствовать на фискальных документах.
Обратите внимание, что потраченные сотрудником деньги, которые не подтверждаются фискальными документами, при их невозврате считаются доходом работника и облагаются НДФЛ.
Только кассовый чек, который подтверждает оплату, не является основанием для включения расхода в отчет. Во многих случаях необходима также бумага, которая удостоверяет факт оказания услуги или получения товара. Однако если его нет, бухгалтер самостоятельно может заменить его при оприходовании.
Например, при покупке товара подотчетное лицо предоставило только чек. В этом случае приказом создается комиссия, которая принимает купленный товар у работника и оформляет акт приема-передачи с описанием купленных ТМЦ. После этого товар может быть оприходован.
Еще один важный момент — соответствие приобретенных товаров и услуг целям, на которые выдан аванс. Если они не соответствуют, это может также послужить основанием для снятия расходов и доначисления налогов. Например, если деньги выданы на приобретение канцелярии для офиса, нельзя приобретать корма для животных или смартфон.
Должностная инструкция бухгалтера должна охватывать все аспекты деятельности сотрудника. В ней оговариваются его обязанности, права и ответственность. Должностную инструкцию главного бухгалтера и обычного бухгалтера можно разработать на основе требований из нового профессионального стандарта «Бухгалтер».
Разработку должностных инструкций следует начинать с создания их проектов. Обратите внимание на то, чтобы каждой задаче (группе задач) соответствовал один сотрудник, на которого возлагается персональная ответственность за ее выполнение. После определения ответственных лиц нужно составить перечень их обязанностей, выполнение которых обеспечивает решение поставленных задач. Затем перечисляются права ответственного лица, соответствующие его обязанностям.
Должностная инструкция бухгалтера должна содержать следующие разделы:
— «Квалификация». В этом разделе указывается квалификация, необходимая для выполнения данной работы;
— «Обязанности». Этот раздел представляет собой максимально конкретизированные функции сотрудника, его должностные обязанности. Для наглядности их следует описывать глаголами действия, например, выполнять, начислять, обрабатывать, контролировать;
— «Права». Обязанностям должны соответствовать определенные права сотрудника: например, какие ресурсы (трудовые, материальные, информационные) и в каком объеме он может использовать для выполнения своей работы, какие действия ему разрешены;
— «Ответственность». Здесь нужно указать, что работник отвечает за невыполнение своих обязанностей, со ссылкой на законодательство, которое определяет вид и меру ответственности в каждом случае.
Обратите внимание
Профессиональный стандарт «Бухгалтер» разработан Институтом профессиональных бухгалтеров (ИПБ) России и утвержден приказом Минтруда России от 22.12.2014 № 1061н. Обязательным к применению пока не является. Документ представляет собой подробный список требований к образованию, опыту работы и практическим навыкам для разных уровней квалификации бухгалтера.
Готовые проекты должностных инструкций необходимо согласовать с юристом фирмы. И только после этого они утверждаются непосредственными руководителями тех лиц, в подчинении которых находятся работники.
Должностная инструкция бухгалтера по профстандарту
С 1 июля 2016 года начала действовать новая статья 195.3 Трудового кодекса РФ, которая называется «Порядок применения профессиональных стандартов». Профессиональный стандарт – характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида деятельности, в том числе выполнения определенной трудовой функции. Для большинства компаний применение профстандарта «Бухгалтер» (утвержден приказом Минтруда от 22.12. 2014 № 1061н носит рекомендательный характер, однако многие работодатели, чтобы «подстраховаться», предпочитают руководствоваться некоторыми его нормами и требованиями, вводя их в должностные инструкции, уже сейчас. Ведь предполагается, что профстандарты постепенно заменят квалификационные справочники, которые, к слову сказать, пока не отменены. Радикально переписывать должностные инструкции необходимости нет, а вот «разбавлять» привычные требования новыми нормами – можно и даже нужно.
Квалификация «рядового» бухгалтера
Для выполнения своих должностных обязанностей бухгалтер, согласно профстандарту, должен знать:
- практику применения законодательства РФ по вопросам оформления первичных учетных документов, стоимостного измерения объектов бухгалтерского учета, а также по вопросам оплаты труда;
- внутренние организационно-распорядительные документы компании, регламентирующие порядок составления, хранения и передачу в архив первичных учетных документов;
- внутренние организационно-распорядительные документы компании, регламентирующие особенности группировки информации, содержащейся в первичных учетных документах, правила хранения документов и защиты информации в экономическом субъекте;
- порядок составления сводных учетных документов в целях осуществления контроля и упорядочения обработки данных о фактах хозяйственной жизни;
- основы законодательства РФ о бухгалтерском учете (в том числе нормативные правовые акты о документах и документообороте), об архивном деле, в области социального и медицинского страхования, пенсионного обеспечения, о хранении и изъятии регистров бухгалтерского учета, а также гражданского, трудового, таможенного законодательства;
- правила стоимостного измерения объектов бухгалтерского учета, способы начисления амортизации, принятые в учетной политике компании;
- методы калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг), составления отчетных калькуляций, расчетов заработной платы, пособий и иных выплат;
- общероссийский классификатор управленческой документации (в части, касающейся выполнения трудовых действий);
- практику применения законодательства РФ по вопросам денежного измерения объектов бухгалтерского учета;
- методы калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг);
- методы учета затрат продукции (работ, услуг);
- основы экономики, технологии, организации производства и управления в экономическом субъекте;
- основы экономики, технологии, организации производства и управления в экономическом субъекте;
- основы информатики и вычислительной техники.
Обязанности бухгалтера
В обязанности бухгалтера входит:
- составление (оформление) первичных учетных документов. Прием первичных учетных документов о фактах хозяйственной жизни экономического субъекта;
- проверка первичных учетных документов в отношении формы, полноты оформления, реквизитов. Систематизация первичных учетных документов текущего отчетного периода в соответствии с учетной политикой;
- составление на основе первичных учетных документов сводных учетных документов;
- cопоставление данных аналитического учета с оборотами и остатками по счетам синтетического учета на последний;
- подготовка различных справок, ответов на запросы, содержащие информацию, формируемую в системе бухгалтерского учета;
- обеспечение данными для проведения инвентаризации активов и обязательств экономического субъекта в соответствии с учетной политикой экономического субъекта;
- обеспечение сохранности первичных учетных документов до передачи их в архив;
- выявление случаев нарушения ответственными лицами графика документооборота и порядка представления в бухгалтерскую службу первичных учетных документов и информирование об этом руководителя бухгалтерской службы;
- оперативное исправление ошибок, допущенных при ведении бухгалтерского учета, в соответствии с установленными правилами;
- денежное измерение объектов бухгалтерского учета и осуществление соответствующих бухгалтерских записей;
- регистрация данных, содержащихся в первичных учетных документах, в регистрах бухгалтерского учета;
- отражение в бухгалтерском учете результатов переоценки объектов бухгалтерского учета, пересчета в рубли;
- составление отчетных калькуляций, калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг), распределение косвенных расходов, начисление амортизации активов в соответствии с учетной политикой экономического субъекта;
- сопоставление результатов инвентаризации с данными регистров бухгалтерского учета и составление сличительных ведомостей;
- регистрация и накопление данных посредством двойной записи, по простой системе;
- подсчет в регистрах бухгалтерского учета итогов и остатков по счетам синтетического и аналитического учета, закрытие оборотов по счетам бухгалтерского учета;
- контроль тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;
- подготовка информации для составления оборотно-сальдовой ведомости, главной книги;
- подготовка пояснений, подбор необходимых документов для проведения внутреннего контроля, внутреннего и внешнего аудита, документальных ревизий, налоговых и иных проверок;
- предоставление регистров бухгалтерского учета для их изъятия уполномоченными органами;
- систематизация и комплектование регистров бухгалтерского учета за отчетный период;
- отражение в бухгалтерском учете выявленных расхождений между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета.
Квалификация главного бухгалтера
Для выполнения своих должностных обязанностей главный бухгалтер должен знать:
- законодательство РФ о бухгалтерском учете, о налогах и сборах, об аудиторской деятельности, официальном статистическом учете, архивном деле, в области социального и медицинского страхования, пенсионного обеспечения, а также гражданское, таможенное, трудовое, валютное, бюджетное законодательство, законодательство о противодействии коррупции и коммерческому подкупу, легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, законодательство о порядке изъятия бухгалтерских документов, об ответственности за непредставление или представление недостоверной отчетности; отраслевое законодательство в сфере деятельности экономического субъекта; практика применения указанного законодательства;
- методы финансового анализа информации, содержащейся в бухгалтерской (финансовой) отчетности, устанавливать причинно-следственные связи изменений, произошедших за отчетный период, оценивать потенциальные риски и возможности экономического субъекта в обозримом будущем;
- методы проверки качества составления регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- методы оценки рисков, способных повлиять на достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;
- судебную практику по вопросам бухгалтерского учета;
- международные стандарты финансовой отчетности или международные стандарты финансовой отчетности для общественного сектора (в зависимости от сферы деятельности экономического субъекта);
- внутренние организационно-распорядительные документы экономического субъекта;
- основы экономики, технологии, организации производства и управления в экономическом субъекте;
- методы финансового анализа и финансовых вычислений;
- порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи;
- современные технологии автоматизированной обработки информации;
- передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления процессом формирования информации в системе бухгалтерского учета;
- основы информатики и вычислительной техники;
- правила защиты информации;
- теоретические основы внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Обязанности главного бухгалтера
В обязанности главного бухгалтера входит:
- организация процесса формирования информации в системе бухгалтерского учета;
- формирование и обеспечение представления бухгалтерской (финансовой) отчетности в соответствующие адреса в установленные сроки;
- формирование числовых показателей отчетов, входящих в состав бухгалтерской (финансовой) отчетности — счетная и логическая проверка правильности формирования числовых показателей отчетов, входящих в состав бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- формирование пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах;
- обеспечение подписания руководителем экономического субъекта бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- идентификация объектов налогообложения, исчисление налогооблагаемой базы, сумм налогов, сборов и взносов;
- обеспечение необходимыми документами бухгалтерского учета при проведении внутреннего и внешнего аудита (ревизий, налоговых и иных проверок), подготовка соответствующих документов о разногласиях по результатам аудита (ревизий, налоговых и иных проверок);
- обеспечение сохранности бухгалтерской (финансовой) отчетности до ее передачи в архив;
- организация передачи бухгалтерской (финансовой) отчетности в архив в установленные сроки;
- организация и осуществление внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой);
- проверка качества бухгалтерской (финансовой) отчетности обособленных подразделений;
- организация ведения налогового учета и составления налоговой отчетности в экономическом субъекте;
- организация исчисления и уплаты взносов в государственные внебюджетные фонды, составления соответствующей отчетности;
- обеспечение представления налоговой отчетности и отчетности в государственные внебюджетные фонды в соответствующие сроки;
- организация налогового планирования в экономическом субъекте;
- формирование налоговой политики экономического субъекта;
- контроль соблюдения требований налоговой политики в процессе осуществления экономическим субъектом (его обособленными подразделениями и дочерними обществами) деятельности;
- обоснование принятых компанией решений при проведении внутреннего контроля, внутреннего и внешнего аудита, ревизий, налоговых и иных проверок.
Заключение
В профстандарте требования к «рядовым» бухгалтерам ориентированы в большей степени на «универсала», то есть не разбиты по участкам работы. Сделать это можно самостоятельно – никто ведь не заставляет «слепо копировать оригинал». Если вы составляете, например, должностную инструкцию для бухгалтера, работающего на участке расчета зарплаты, начисления «зарплатных» налогов и расчетов с подотчетными лицами, то в разделе «Квалификация» вы можете подробно расписать, что он должен знать. В частности, конкретные главы Налогового кодекса, бухгалтерский и налоговый учет затрат, нормативы и правила списания командировочных расходов и т. д. В разделе «Обязанности» для такого бухгалтера также подробно расписываются функции, которые на него возлагаются: начисление зарплаты, контроль расходов подотчетных лиц, проверка авансовых отчетов и приложенных к ним документов, начисление налогов и т. Чем подробнее вы опишете требуемые знания и перечень обязанностей, тем лучше.
Сергей Данилов, редакция «ПБ»
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Какие документы и как должны оформляться в этом случае?
Кто считается подотчетным лицом
Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.
Деньги подотчетникам могут быть выданы:
- на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
- на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.
Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.
Вы допустили ошибку в учёте и не знаете, что делать? Чтобы не биться в панике, пройдите курс повышения квалификации «Исправление ошибок в учете».
Сергей Верещагин, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению, расскажет о способах корректировки отчётности. Завершив обучение, вы получите удостоверение о повышении квалификации на 25 ак.часов, которое будет указано в государственном реестре ФИС ФРДО Рособрнадзора.
Используйте идеальную возможность и запишитесь на курс прямо сейчас.
Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.
За подотчетные деньги работник должен отчитаться. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена.
К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Нюансы командировочных расходов
Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.
Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.
При этом нужно учесть, что:
- днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
- расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
- суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).
Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).
Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Проводки для ведения учета на счете 71
Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
- дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
- кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.
Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.
Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.
Обратите внимание! Если сотрудник потерял (или забыл взять) подтверждающие расход документы, то решение о возмещении расходов работнику принимает руководитель компании. Подтверждающим документом будет приложенная к авансовому отчету объяснительная записка от сотрудника, а основанием для принятия авансового отчета — приказ директора фирмы.
Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.
|
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует: |
|||
|
по дебету со счетами |
по кредиту со счетами |
||
|
Наименование операции |
Корр. счет |
Наименование операции |
Корр. счет |
|
Выданы средства в подотчет или на возмещение перерасхода подотчетных сумм |
50, 51, 52 |
Приобретение материальных ценностей, товара |
07, 08, 10, 41 |
|
Потрачены средства на издержки, хознужды |
20, 23, 25, 26, 44 |
||
|
НДС по купленным ТМЦ |
19 |
||
|
Возврат остатка подотчетных денег |
50, 51 |
||
|
Произошла просрочка возврата подотчетных сумм |
94 |
Сданный в бухгалтерию авансовый отчет проверяет бухгалтер, а утверждение его (путем подписания) осуществляет руководитель (или ИП). После этого бухгалтер может сделать все необходимые проводки по расходам в учете.
Итоги
Учет расчетов по денежным средствам, выданным подотчетному лицу, основывается прежде всего на правильном и своевременном документальном оформлении всех операций. В числе таких операций — выдача денег на расходы, отчетность подотчетного лица, возврат неизрасходованных сумм, отражение в учете произведенных расходов.
Должностная инструкция бухгалтера
Должностную инструкцию бухгалтера ООО или ИП составляют в свободной форме. В документе прописывают права, обязанности, ответственность и требования к квалификации сотрудника.
Должностная инструкция бухгалтера помогает руководителю организации защитить свои интересы — например, избежать административной ответственности за нарушения, допущенные сотрудником.
Должностная инструкция и обязанности бухгалтера
1. Общие положения
1.1. Бухгалтер относится к категории специалистов и подчиняется главному бухгалтеру, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы бухгалтером требуется:
- среднее профессиональное образование, финансовое или экономическое, или дополнительное образование по программе профессиональной переподготовки «Бухгалтер»;
- опыт работы от трех лет в бухгалтерско-финансовой сфере.
1.3. Бухгалтер должен знать:
- законодательство РФ о бухгалтерском учете, налогах и сборах, аудиторской деятельности, архивном деле, социальном и медицинском страховании, пенсионном обеспечении; о противодействии коррупции и коммерческому подкупу, легализации и отмыванию доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма; трудовое и валютное законодательство РФ;
- судебную практику по спорам, связанным с ведением бухгалтерского учета и составлением финансовой отчетности;
- порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи;
- правила защиты информации;
- методики ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности;
- порядок составления учетных документов;
- методические документы по финансовому анализу, бюджетированию и управлению денежными потоками;
- компьютерные программы для ведения бухгалтерского учета.
1.4. Бухгалтер должен уметь:
- составлять первичные учетные документы, в том числе в электронном формате;
- комплексно проверять первичные учетные документы;
- обеспечивать сохранность первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета до передачи их в архив;
- применять правила стоимостного измерения объектов бухгалтерского учета, способы начисления амортизации, методы калькулирования себестоимости и иные нормы, принятые в учетной политике организации;
- составлять бухгалтерские записи в соответствии с рабочим планом счетов;
- рассчитывать заработную плату, пособия и иные выплаты работникам;
- готовить справки, ответы на запросы, содержащие информацию, формируемую в системе бухгалтерского учета;
- пользоваться компьютерными программами для ведения бухгалтерского учета, информационными и справочно-правовыми системами, оргтехникой.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности бухгалтера:
- учет первичных учетных документов;
- денежное измерение объектов бухгалтерского учета и группировка фактов хозяйственной жизни;
- итоговое обобщение первичных учетных документов и фактов хозяйственной жизни.
3. Должностные обязанности
3.1. Бухгалтер обязан:
- составлять первичные учетные документы;
- принимать первичные учетные документы, проверять их на предмет соответствия форме, полноте оформления, реквизитам;
- выявлять случаи нарушения ответственными лицами графика документооборота и порядка представления в бухгалтерскую службу первичных учетных документов и информировать об этом главного бухгалтера;
- готовить первичные учетные документы для передачи в архив;
- обеспечивать доступ к данным для проведения инвентаризации;
- регистрировать данные, содержащиеся в первичных учетных документах и в регистрах бухгалтерского учета;
- отражать в бухгалтерском учете результаты переоценки объектов бухгалтерского учета, пересчета в рубли стоимости активов и обязательств;
- составлять отчетные калькуляции, калькуляции себестоимости продукции, работ и услуг, распределять косвенные расходы, начислять амортизацию активов в соответствии с учетной политикой;
- сопоставлять результаты инвентаризации с данными регистров бухгалтерского учета и составлять сличительные ведомости;
- подсчитывать итоги и остатки по счетам синтетического и аналитического учета, закрытие оборотов по счетам бухгалтерского учета;
- составлять оборотно-сальдовую ведомость и главную книгу;
- подготавливать пояснения, подбирать документы для проведения внутреннего контроля, внутреннего и внешнего аудита, ревизий, налоговых и иных проверок;
- систематизировать и комплектовать регистры бухгалтерского учета за отчетный период;
- передавать регистры бухгалтерского учета в архив;
- отражать в бухгалтерском учете расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета.
4. Права
4.1. Бухгалтер имеет право:
- запрашивать у главного бухгалтера информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у главного бухгалтера и других работников документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;
- знакомиться с документами, которые касаются исполнения должностных обязанностей и оценки качества их исполнения;
- участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполнения должностных обязанностей;
- информировать главного бухгалтера о нарушениях в ведении учета и документации материально ответственных лиц;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение главного бухгалтера предложения по организации и улучшению деятельности бухгалтерии;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Бухгалтер знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у бухгалтера.
5.3. Бухгалтер знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Старовойтова Ольга Александровна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 14 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее





