Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»
Должностная инструкция внутреннего кадрового аудитора
№ 225-ДИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Внутреннего кадрового аудитора ООО «Бета».
1.2. Внутренний кадровый аудитор назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета» по представлению Начальника службы аудита ООО «Бета».
1.3. Внутренний кадровый аудитор подчиняется непосредственно Начальнику службы аудита ООО «Бета».
1.4. На должность Внутреннего кадрового аудитора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальностям «Документоведение», «Юриспруденция» и стаж работы не менее пяти лет.
1.5. Внутренний кадровый аудитор должен знать:
– трудовое законодательство и методические материалы по управлению персоналом;
– кадровую политику и стратегию развития ООО «Бета»;
– структуру и штат ООО «Бета», профиль, специализацию и перспективы развития ООО «Бета»;
– источники обеспечения ООО «Бета» кадрами;
– положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний;
– порядок избрания (назначения) на должность;
– порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
– порядок формирования и ведения банка данных о персонале ООО «Бета»;
– порядок составления отчетности по кадрам;
– правила проведения проверок кадровой документации;
– основы психологии и социологии труда;
– основы экономики, организации труда и управления;
– правила пользования офисной техникой, средствами коммуникации и связи;
– правила и нормы охраны труда.
1.6. В своей деятельности Внутренний кадровый аудитор руководствуется:
– нормативными актами и методическими материалами, регламентирующими организацию кадровой работы и деятельность кадровой службы;
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета» и непосредственного руководителя;
– правилами по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите;
– настоящей Должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия Внутреннего кадрового аудитора его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Внутренний кадровый аудитор выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Проверяет кадровую документацию ООО «Бета» на предмет соответствия требованиям действующего трудового законодательства РФ.
2.2. Проверяет наличие в ООО «Бета» обязательной кадровой документации, предусмотренной действующим трудовым законодательством РФ.
2.3. Подготавливает план внутренних аудиторских проверок кадровой документации и представляет его для утверждения генеральному директору ООО «Бета».
2.4. Проводит сплошные (выборочные) проверки кадровой документации ООО «Бета» в соответствии с утвержденным планом, приказом генерального директора ООО «Бета», положением о проведении кадрового аудита.
2.5. Консультирует работников отдела кадров ООО «Бета» по вопросам, связанным с ведением кадровой документации, составлением, согласованием и утверждением локальных нормативных актов и др.
2.6. Консультирует руководителей ООО «Бета» по вопросам проведения внутреннего аудита кадровой документации.
2.7. Составляет отчеты о проделанной работе, аналитические и докладные записки, подготавливает экспертные заключения и др.
3. ПРАВА
Внутренний кадровый аудитор имеет право:
3.1. Требовать от своего непосредственного руководителя и генерального директора ООО «Бета» содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО «Бета», касающимися деятельности Внутреннего кадрового аудитора.
3.5. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно—технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.6. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Внутренний кадровый аудитор несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Внутреннего кадрового аудитора определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Внутреннего кадрового аудитора в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».
Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом Генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 01.06.2012.
Должностную инструкцию составил:
Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева
С инструкцией ознакомлена:
________________ С.В. Юдина
Юрист _________________________ Н.А. Павлов
УТВЕРЖДАЮ |
|||||
|
(наименование предприятия, организации, учреждения) |
(руководитель предприятия, организации, учреждения) |
||||
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ |
|||||
|
00.00.0000 |
№ 00 |
(подпись) |
(Ф.И.О.) |
||
|
Структурное подразделение: |
Организационно-аналитический отдел |
||||
|
Должность: |
Внутренний аудитор |
||||
|
00.00.0000 |
|||||
- Общие положения
- Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность внутреннего аудитора.
- Внутренний аудитор относится к категории специалистов.
- Внутренний аудитор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
- Взаимоотношения по должности:
|
1.4.1 |
Прямое подчинение |
Директору предприятия |
|
1.4.2. |
Дополнительное подчинение |
− |
|
1.4.3 |
Отдает распоряжения |
– |
|
1.4.4 |
Работника замещает |
Лицо, назначенное директором предприятия |
|
1.4.5 |
Работник замещает |
− |
- Квалификационные требования внутреннего аудитора:
|
2.1. |
Образование |
высшее профессиональное (экономическое) |
|
2.2 |
опыт работы |
стаж бухгалтерской работы не менее 2 лет; 3 лет в том числе в качестве аудитора не менее 1 года; 2 лет |
|
2.3 |
знания |
Нормативные и методические материалы, регламентирующие производственно-хозяйственную деятельность предприятия. Рыночные методы хозяйствования, закономерности и особенности развития экономики. Профиль, специализацию и особенности структуры предприятия. Аудит, аудиторские методики и процедуры, стандарты внутреннего аудита. Порядок ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, международные стандарты бухгалтерского учета. Методы анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Правила проведения проверок и документальных ревизий. Денежное обращение, кредит, порядок ценообразования. Правила организации и ведения бизнеса. Основы налоговой системы, порядок исчисления налогов. Трудовое, финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство. Основы маркетинга, основы администрирования. Этику делового общения. Средства вычислительной техники, коммуникации и связи. Экономику и организацию производства, труда и управления. Основы трудового законодательства. Правила и нормы охраны труда. |
|
2.4 |
навыки |
− |
|
2.5 |
дополнительные требования |
дополнительная специальная подготовка |
- Документы, регламентирующие деятельность внутреннего аудитора
3.1 Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
3.2 Внутренние документы:
Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение об организационно-аналитическом отделе, Должностная инструкция внутреннего аудитора, Правила внутреннего трудового распорядка.
- Должностные обязанности внутреннего аудитора
Внутренний аудитор:
4.1. Осуществляет проверку финансовой и управленческой отчетности предприятия, анализирует ее достоверность, оценивает своевременность ее составления и представления.
4.2. Организует унификацию и стандартизацию учетных процессов.
4.3. Подготавливает и представляет для утверждения руководству предприятия план аудиторских работ, бюджет аудиторских работ.
4.4. Проводит сплошные ревизии и проверки в подразделениях предприятия в соответствии с утвержденным планом.
4.5. Осуществляет контроль за выполнением бюджета предприятия.
4.6. Осуществляет проверку сохранности и эффективности использования активов предприятия, контролирует доступ работников предприятия к активам и финансовой информации.
4.7. Осуществляет экспертную оценку проектов контрактов, контролирует своевременность и полноту отражения в учетных документах совершаемых сделок (заключаемых договоров) и их результатов.
4.8. Выявляет внутренние резервы предприятия и определяет пути их эффективного использования.
4.9. Проводит мониторинг расходования фондов по разным проектам или программам, осуществляет анализ доходов и расходов предприятия, оптимизацию и планирование налогов.
4.10. Проводит выборочные ревизии с целью выявления и ликвидации задолженностей и недостач, осуществляет контроль за выполнением предприятием и его контрагентами своих обязательств, анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженности, дает оперативные указания по уменьшению задолженностей.
4.11. Разрабатывает рекомендации и план действий по устранению выявленных отклонений от планов; рекомендации, позволяющие снизить уровень риска отдельных операций или минимизировать возможные потери.
4.12. Определяет и анализирует возможные внешние и внутренние риски при разработке и внедрении новых проектов на предприятии.
4.13. Осуществляет надзор за работой персонала в части финансов, анализирует должностные инструкции, определяет соответствие распределения обязанностей требованиям производственного, управленческого и финансового процесса, осуществляет разграничение полномочий, вносит предложения менеджеру по персоналу по внесению объективных изменений в положения о подразделениях, должностные инструкции.
4.14. Разрабатывает финансовые регламенты для финансовой политики предприятия в целом, отдельных процедур, инструкций и иной документации.
4.15. Принимает участие в формировании сводной и консолидированной отчетности.
4.16. Осуществляет подготовку предприятия к внешнему аудиту.
4.17. Выполняет временные или постоянные обязанности, не связанные с внутренним аудитом, по распоряжению руководителя предприятия (поддержка бухгалтерского отдела, анализ инвестиционных проектов, проведение сверки с поставщиками и т.д.).
4.18. Консультирует руководство предприятия по вопросам аудита.
4.19. Составляет отчеты о проделанной работе, аналитические и докладные записки, дает экспертные заключения, др.
- Права внутреннего аудитора
Внутренний аудитор имеет право:
5.1. На доступ во все подразделения предприятия, к любой информации предприятия, необходимой для проведения аудита.
5.2. Давать обязательные к исполнению указания персоналу по приведению отчетной документации в соответствие с внутренними документами и законодательством, по исправлению ошибок и неточностей, принятию мер в связи с выявленными недостатками.
5.3. Получать от ответственных работников объяснения по вопросам, возникающим в ходе проведения ревизий и аудита.
5.4. Давать распоряжения персоналу по подготовке предприятия к внешнему аудиту.
5.5. Давать рекомендации руководству по изменению системы контроля на предприятии, а также изменению управленческой политики на предприятии.
5.6. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
5.7. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
5.8. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
- Ответственность внутреннего аудитора
Внутренний аудитор несет ответственность:
6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
- Условия работы внутреннего аудитора
Режим работы внутреннего аудитора определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.
- Условия оплаты труда
Условия оплаты труда внутреннего аудитора определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.
- Заключительные положения
- Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
- Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
- Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.
|
Руководитель структурного подразделения |
|||
|
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
||
СОГЛАСОВАНО: |
|||
|
Начальник юридического отдела |
|||
|
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
||
|
00.00.0000 |
|||
|
С инструкцией ознакомлен: |
|||
|
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
||
|
00.00.00 |
Должностная инструкция по специальности «Аудитор»
Вы можете скачать должностную инструкцию аудитора бесплатно. Должностные обязанности аудитора
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
АУДИТОРА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности права, ответственность аудитора _____________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. На должность аудитора принимается лицо с высшим профессиональным (экономическим) образованием и специальной подготовкой (стаж работы по бухгалтерии не менее _______ лет или средним
профессиональным (экономическим) образованием и специальной
подготовкой (стаж работы по бухгалтерии не менее ________ лет).
1.3. Назначение на должность аудитора и освобождение от нее
осуществляется по приказу директора предприятия по представлению ____________
________________________________________________________________________.
1.4. Аудитор подчиняется __________________________.
1.5. В период отсутствия аудитора (болезнь, командировка, отпуск) его
обязанности возлагаются на лицо, которое назначается в установленном порядке, наделяющееся полномочиями, ответственное за выполнение возложенных на него обязательств.
1.6. Аудитор обязан знать:
— рыночные методы хозяйствования;
— нормативные правовые и законодательные акты, методические
материалы, которые касаются хозяйственной, производственной деятельности
предприятия;
— особенности и закономерности развития экономики;
— правила ведения бухгалтерского учета;
— финансовое, трудовое, налоговое и хозяйственное законодательство;
— методики анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;
— кредит, денежное обращение и порядок ценообразования;
— правила осуществления документальных ревизий и проверок;
— условия налогообложения физических и юридических лиц;
— этику делового общения;
— правила организации и ведения бизнеса;
— организацию труда, производства, управления и экономику;
— организацию документооборота;
— правила оформления финансовых операций;
— нормы и правила охраны труда;
— действующие формы отчетности и учета.
2. Должностные обязанности
Аудитор:
2.1. Анализирует финансовую деятельность учреждения, предприятия, организации независимо от формы собственности.
2.2. Оказывает бухгалтерские услуги, которые связаны с разными
аспектами бизнеса.
2.3. Ведет бухгалтерские документы и отчетность, оценивает их достоверность, внешний и внутренний контроль законности совершаемых с денежными средствами операций, их соответствия нормативным и законодательным актам, соблюдение порядка налогообложения.
2.4. Дает рекомендации по предотвращению ошибок и просчетов, которые могут привлечь к применению разного рода санкций.
снижению прибыли и негативно сказаться на репутации предприятия.
2.5. Дает рекомендации по предотвращению ошибок и просчетов, которые могут привлечь к применению разного рода санкций,
2.6. Дает консультации физических и юридических лиц в вопросах
финансовой и хозяйственной деятельности, проблемах налогообложения, бухгалтерской отчетности, порядка оспаривания исков, предъявляемых незаконно и прочим вопросам в рамках своих полномочий.
2.7. Принимает участие в рассмотрении исков о банкротстве или неплатежеспособности в арбитражных судах.
2.8. Принимает меры по согласованию интересов клиентов и государства.
2.9. Держит под контролем дополнения и изменения в нормативно — правовых
документах.
3. Права
Аудитор вправе:
3.1. Выносить предложения руководству по
совершенствованию работы, которая связана с обязанностями, прописанными а данной
должностной инструкции.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
которые касаются его деятельности.
3.3. Сообщать своему руководителю обо всех обнаруженных в работе недостатках и
Предлагать меры по их устранению в рамках своей компетенции.
3.4. Лично или по поручению руководства предприятия запрашивать у
специалистов и начальников подразделений документы и необходимую для выполнения своих должностных обязанностей информацию.
3.5. Требовать от руководства предприятия помощи в
выполнении своих должностных прав и обязанностей.
3.6. Привлекать специалистов структурных
подразделений предприятия к решению его обязанностей
(если это предусмотрено положением о структурных подразделениях, если
не предусмотрено, то с разрешения руководства предприятия).
4. Ответственность
Аудитор несет ответственность:
4.1. За правовые нарушения, которые совершены в процессе своей
Работы и причинение материального ущерба предприятию, — в определенных административным, гражданским, уголовным законодательством РФ пределах.
4.2. За невыполнение или недолжное выполнение своих профессиональных
обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, — в
определенных трудовым законодательством РФ пределах.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
В широком смысле аудит — независимая проверка финансово-хозяйственной деятельности отдельно взятого предприятия. В отличие от ревизии, которую проводят с целью финансового контроля, аудирование помогает улучшить финансовые показатели. Кадровый аудит — это одно из направлений аудита, цель которого — снизить риски нарушения трудового законодательства в компании, улучшить работу с кадрами. По итогам проверки руководитель узнает о реальном положении дел и компетентности своих кадровиков, получает шанс укрепить трудовую дисциплину, позаботиться о соблюдении прав своих сотрудников.
Виды аудита
Обязательный — для проверки финотчетности или в случаях, установленных федеральными законами. Распространяется на торговцев ценными бумагами, фонды, имеющие статус международных, и другие предприятия, установленные статьей 5 Закона №307-ФЗ 30.12.2008г. «Об аудиторской деятельности». Срок проведения — один раз в 1-5 лет. Аудирование проводит специализированная компания, выигравшая открытый конкурс.
Внешний — с привлечением сторонних специалистов. Основание — решение собственников, инвесторов, предстоящая проверка инспекции по труду. Преимущество — независимая экспертиза, качественный аудит кадрового делопроизводства, профессиональные консультации в сфере налогообложения, управления персоналом.
Внутренний — самостоятельная проверка силами отдельно взятого предприятия по решению руководства, собственников. Цель аудирования — контроль работы персонала, оценка реального состояния дел, защита интересов компании и ее владельцев.
Высокая частота проверок способствует оптимизации рабочего процесса, сведению к минимуму ошибок и рисков. Руководитель лучше понимает, как работает его кадровая служба, может оценить уровень компетентности сотрудников, реальное состояние делопроизводства.
Проверка кадровой службы
Кадровый учет ошибочно считают менее важным, чем бухгалтерский, поэтому кадровому делопроизводству не уделяют должного внимания. С такой проблемой часто сталкивается малый бизнес, когда на пороге стоит инспекция по труду или возникает конфликт с работником фирмы. Обычно к этому моменту ситуация настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в документах почти невозможно. Желательно пригласить компанию, которая занимается кадровым консалтингом. Аудит не выполняет управленческие функции. Его задача — консультирование (консалтинг). Консалтинговые услуги сводятся к поиску проблем в области управления персоналом, путей их разрешения, формированию эффективных методов руководства.
Грамотный консалтинг помогает:
● оптимизировать работу с кадрами, ведение делопроизводства;
● избежать финансовых рисков (в части штрафных санкций за нарушение законодательства о труде, переплат заработной платы);
● минимизировать юридические риски (в части трудовых споров, проверок контролирующих и надзорных органов);
● снизить репутационные риски.
Это — одно из направлений аудита для оценки управления персоналом и анализа потенциала предприятия. Консультации консалтинговых специалистов помогут решить трудовой конфликт. Аудиторы составят рекомендации и инструкции по предотвращению таких проблем в будущем. Результаты проверки дают возможность понять, при каких условиях кадровая служба станет работать более эффективно, от каких сотрудников можно отказаться, повысить или понизить в должности.
Когда нужен аудит
Необязательные аудиторские проверки обычно планируют или проводят, когда в этом возникает необходимость. Их можно сделать полными — проверить всю документацию и получить рекомендации по устранению нарушений, или выборочными — для общего представления о состоянии кадрового учета, определения типичных ошибок и зон риска. Консалтинг актуален:
● при слиянии, разделении компаний;
● для оптимизации работы обособленных структурных подразделений предприятия, системы управления персоналом;
● при сокращении штата или увеличении численности работников;
● при смене руководства фирмы/руководителя кадровой службы;
● когда ожидается проверка трудовой инспекции или других контролирующих органов.
Кому доверить аудит по кадрам
Проверку можно проводить своими силами. Тогда деятельность аудиторов регламентируют внутренние инструкции, приказы, распоряжения. В состав аудиторских групп обычно включают юристов, кадровиков, бухгалтеров, психологов, работающих на предприятии.
Количество аудиторов во многом зависит от размера компании, например, на предприятии с численностью штата до 500 человек аудит поручают одному человеку, до 3000 — 2-3, в фирмах с разветвленной сетью филиалов — группам до 10 человек. Специалисты подчиняются напрямую руководителю компании или директору по персоналу. Во втором случае независимость аудита не обеспечена, поскольку на объективность не должны влиять коллеги, собственные предубеждения, давление со стороны руководства.
Внешним аудированием занимаются консалтинговые компании, такие, как Лаборатория Гуманитарные Технологии. Аудиторы обладают нужными теоретическими знаниями, практическими навыками, помогут организовать работу кадровиков, оптимизировать учет и управление персоналом. Специалисты по консалтингу оказывают услуги на основании договора лизинга или аутсорсинга, в котором определен объем работ.
Какой аудит лучше — своими силами или внешний? Минусы внутреннего аудирования — занимает много времени (особенно, когда проверку проводит один или два специалиста), часто дает необъективные результаты экспертизы, поскольку на аудиторов могут оказывать воздействие другие сотрудники. Фактически, внутренние аудиторы — персонал, который будет проверять собственную работу. От результатов проверки зависит оплата их труда. Обнаруженные недостатки придется исправлять самостоятельно, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению собственной деятельности.
Внешние аудиторы оценивают кадровое администрирование, правильность работы с документами с точки зрения требований законодательства, что полностью соответствует целям аудирования кадров. При необходимости консалтинга в части налоговых рисков, корректности расчета среднего заработка сотрудников привлекают специалистов по бухгалтерскому учету, налогового консультанта.
Внешний независимый аудит обеспечивает:
1. Сокращение трудовых и материальных затрат HR службы и предприятия в целом за счет минимизации документооборота.
2. Обоснованность кадровых решений.
3. Полноту, достоверность учета кадров на предприятии.
4. Защиту руководителя от возможных претензий контролирующих органов.
5. Защиту компании на случай трудовых споров.
Внешние аудиторы не являются сотрудниками проверяемой компании, не имеют личной заинтересованности в результатах проверки, поэтому сделают объективные выводы.
Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция
Поскольку порядок проведения независимого аудирования не регламентирован законом, консалтинговые фирмы действуют по самостоятельно разработанным инструкциям, предлагают заказчикам различные пакеты услуг (в зависимости от целей проверки). Например, экспресс аудит предполагает проверку документов и составление отчета, в котором фиксируют нарушения, указывают последствия и размеры штрафных санкций. На цену консалтинговых услуг влияет объем работ, срочность проведения проверки. В среднем, начинается от 120-150 тыс. руб. Если такие расходы не запланированы, можно привлечь к проверке работников предприятия и сделать аудит собственными силами.
Что нужно сделать — пошаговая инструкция для внутреннего (самостоятельного) аудирования
Шаг 1
Издать приказ о проведении проверки с указанием целей, определением сроков, создании группы аудирования. Обычно в состав группы включают начальника и работника отдела кадров, юриста, главного бухгалтера (или ответственного за оплату труда). Приказ подписывает руководитель предприятия.
Шаг 2
Комиссия самостоятельно составляет план действий. Например, при аудите кадрового делопроизводства он выглядит так:
1. Определение перечня документации, подлежащей проверке.
2. Проверка наличия и юридическая экспертиза документов.
3. Соблюдение правил архивирования и условий хранения документации по кадрам.
Для оценки аспектов рабочего процесса обычно проверяют:
1. Правильность оформления заявлений сотрудников, заполнения трудовых книжек, заключения договоров.
2. Правильность составления приказов по кадрам.
3. Ведение личных карточек работников.
4. Наличие и содержание должностных инструкций, правил внутреннего трудового распорядка, колдоговора, документов по ОТ.
Если документооборот большой, а сроки поджимают, можно проверить выборочно, например, только документы, отсутствие которых влечет штрафные санкции и работодатель несет ответственность, согласно действующему трудовому и административному законодательству.
Основные моменты, на которые нужно обратить внимание
1. Работников предприятия знакомят со всеми внутренними приказами под роспись.
2. Каждая компания обязана принять меры по обеспечению правомерности и конфиденциальности обработки персональных сотрудников (Федеральный закон № 152-ФЗ от 26.07.06г.).
3. В графике отпусков отмечают очередные отпуска, переносы времени отдыха, фактическое пребывание персонала в отпуске. Если отдых по графику, работника уведомляют об этом минимум за 2 недели до его начала письменно, с подписью об ознакомлении (ч.3, ст. 123 ТК РФ).
4. Действующее штатное расписание и изменения к нему утверждают приказом, который подписывает руководитель компании.
5. Работодатель обязан вести табель учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), в котором фиксируют отработанное (или неотработанное ) время для расчета зарплаты персонала или статотчетности. Формат бланка табеля разработан Госкомстатом, но организации и ИП имеют право применять другие способы контроля.
6. Приказы по личному составу и основной деятельности хранят отдельно.
7. Трудовые книжки регистрируют в книге учета движения. Сотрудник, ответственный за их ведение, обязан своевременно вносить записи о внутреннем движении и поощрении работников.
8. В личных карточках персонала записывают актуальные данные (прием, перевод на другую работу, смена фамилии).
9. Кадровые журналы прошивают, нумеруют, скрепляют печатью предприятия и подписью руководителя.
Шаг 3
Заключительный этап — составление отчета. В документе отражают порядок проверки, сроки, когда она проведена. Описывают проверенную документацию, указывают нарушения и дают рекомендации по исправлению. Руководитель компании назначает ответственных за устранение недочетов на каждом участке, принимает решение по нерадивым сотрудникам (наказание, обучение, увольнение).
Результаты аудита:
1. Определение проблем в работе персонала.
2. Оптимизация затрат на содержание работников.
3. Экспертиза кадровой системы и рисков ее деятельности.
Если рекомендации по оптимизации работы сотрудников будут учтены руководством предприятия, фирма будет готова к любым кризисным ситуациям.