УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Административного директора
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность административного директора [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Административный директор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Административный директор подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. Административный директор относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].
1.5. На должность административного директора назначается лицо, имеющее высшее образование (специалитет или магистратура), высшее образование (непрофильное) (специалитет или магистратура и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности)), дополнительное профессиональное образование (программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года)).
1.6. Требования к практическому опыту работы административного директора: не менее пяти лет в области административного, хозяйственного, документационного или организационного сопровождения.
1.7. Административный директор отвечает за:
- эффективное исполнение поручаемой ему работы;
- соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
- сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.
1.8. Административный директор должен знать:
- основы управления организацией;
- методы контроля бизнес-процессов;
- методы анализа бизнес-процессов;
- основы риск-менеджмента;
- основы управления проектами и изменениями;
- структуру и принципы организации административной поддержки;
- структуру и принципы организации хозяйственной поддержки;
- структуру и принципы организации документационной поддержки;
- структуру и принципы организации организационной поддержки;
- передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- основы конфликтологии;
- основы психологии, делового общения;
- понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;
- стратегию развития организации;
- бизнес-план организации;
- методику разработки локальных нормативных актов;
- методику внедрения локальных нормативных актов;
- законодательство Российской Федерации и нормативно-правовую базу, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;
- базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
- способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
- правила деловой переписки;
- правила делового этикета;
- структуру организации;
- основы бизнес-планирования;
- методы построения бизнес-планов;
- основы финансового менеджмента;
- методические документы по финансовому анализу;
- методические документы по бюджетированию и управлению денежными потоками;
- основы управления персоналом и его мотивации;
- методы оценки персонала и результатов труда;
- политику управления персоналом организации;
- социальную политику организации.
1.9. Административный директор в своей деятельности руководствуется:
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.10. В период временного отсутствия административного директора (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Должностные обязанности
Административный директор выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Постановка операционных целей и задач подразделениям поддержки организации.
2.2. Оценка рисков в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
2.3. Принятие и организация выполнения управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
2.4. Оценка эффективности финансово-хозяйственной деятельности и выявление резервов ее повышения.
2.5. Оценка эффективности внедрения инновационных технологий и решений в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
2.6. Определение методов контроля бизнес-процессов.
2.7. Проведение встреч и переговоров с крупными поставщиками и заинтересованными сторонами.
2.8. Определение и внедрение административной, хозяйственной, документационной и организационной политики организации.
2.9. Определение миссии и целей административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
2.10. Постановка стратегических целей подразделениям административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки в соответствии с миссией и планами стратегического развития организации.
2.11. Внедрение инновационных технологий и решений в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
2.12. Оценка потенциальных рисков.
2.13. Разработка и принятие управленческих решений по улучшению качества сервиса и повышению эффективности административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
2.14. Проведение мониторинга бизнес-процессов организации.
2.15. Подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности административных, хозяйственных, документационных и организационных бизнес-процессов.
2.16. Постановка финансовых целей подразделениям.
2.17. Оценка соответствия финансовых целей подразделений текущему финансовому состоянию организации.
2.18. Формирование бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
2.19. Управление денежными потоками на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку в рамках утвержденного бюджета.
2.20. Участие в бюджетной кампании, формирование планов операционных и капитальных расходов.
2.21. Доведение утвержденного бюджета до непосредственных исполнителей.
2.22. Анализ и оценка финансовых рисков в рамках выполнения поставленных задач и деятельности организации.
2.23. Контроль исполнения бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную деятельность.
2.24. Разработка стратегии и тактики в области финансовой политики экономического субъекта.
2.25. Внесение изменений в финансовые планы.
2.26. Контроль и оценка эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
2.27. Определение критериев для оценки эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.
2.28. Формирование и построение структуры подразделений.
2.29. Определение норм и процедур управления персоналом подразделений поддержки.
2.30. Организация контроля исполнения персоналом принятых решений.
2.31. Оценка уровня профессиональных знаний и умений работников подразделений поддержки.
2.32. Инициация проведения мероприятий с целью развития персонала и повышения его профессионального уровня.
2.33. Определение критериев подбора персонала и приема в подразделения административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.
В случае служебной необходимости административный директор может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Административный директор имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. Давать подчиненным ему работникам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
3.3. Контролировать выполнение заданий, своевременное выполнение отдельных поручений подчиненными ему работниками.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию о деятельности организации от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.
3.6. Взаимодействовать с другими подразделениями организации по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
3.7. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы организации.
3.8. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности и деятельности подчиненных ему работников.
3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.10. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.
3.11. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Административный директор несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы административного директора осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы административного директора является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы административного директора определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью административный директор обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
5.3. В связи с производственной необходимостью административному директору для осуществления его трудовых функций может предоставляться служебный автотранспорт.
6. Право подписи
6.1. Административному директору для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
(подпись)
Кратко о должности административного директора
В крупных компаниях с разветвленной системой управления вводится должность административного директора. В его подчинении кроме административно-хозяйственного подразделения могут быть:
- секретариат,
- канцелярия,
- архив,
- IT-отдел и др.
В основном административный директор решает вопросы организационного характера. В отдельных случаях на него могут возлагаться вопросы техники безопасности и корпоративной этики, а также трудовой дисциплины сотрудников, если для их решения не создано отдельных подразделений.
Правда, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), утвержденном приказом Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, должности административного директора нет. Это означает, что при составлении должностной инструкции для него можно ориентироваться на описание других подобных должностей, включенных в ЕКС, например начальника хозяйственного отдела, начальника канцелярии, начальника архива или администратора.
Однако нужно учесть при этом, что административный директор — это руководитель более высокого уровня, в должностные обязанности которого входит общая организация работы подразделений, и сотрудники на перечисленных должностях могут находиться в его непосредственном подчинении. Таким образом, даже при таком подходе к административному директору выдвигаются более строгие квалификационные требования.
Примерная структура должностной инструкции административного директора
При разработке должностной инструкции для административного директора можно воспользоваться структурой, включающей следующие разделы:
- Общие положения.
- Функции.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
Примечание: если должность административного директора вводится в организации, в которой уже разработано множество инструкций для других должностей, то желательно, чтобы инструкция для него совпадала по структуре с уже принятыми.
Общие положения
Первый раздел начинается с полного наименования должности, причем его прописывают так, как оно звучит в штатном расписании (в нашем случае — «административный директор»). Далее идет описание должности, подчиненности, условий приема сотрудника и его увольнения с работы. Административный директор обычно подчиняется непосредственно генеральному директору, в подчинении у него могут быть руководители различных структурных подразделений. Соответственно, принимается на работу этот сотрудник по приказу генерального директора и увольняется также его приказом. В этой же части определяется, кто будет выполнять обязанности административного директора во время его отсутствия.
Далее в разделе идут квалификационные требования, выставляемые к лицу, претендующему на описываемую должность. Тут все зависит от работодателя: поскольку должности в ЕКС нет, каких-либо рекомендаций к требованиям тоже не имеется. Однако в большинстве случаев работодатель хочет видеть на этой должности сотрудника с высшим образованием в сфере управления и опытом работы на руководящих должностях.
Завершает раздел перечень знаний, которыми должен обладать сотрудник (например, основы трудового законодательства, порядок ведения отчетности, порядок ведения табельного учета) и нормативных актов, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности (локальные акты компании, правила внутреннего распорядка и др.).
Функции административного директора
Среди функций, которые чаще всего ставятся перед административным директором, можно выделить:
- контроль за работой подчиненных структурных подразделений;
- работа с административно-хозяйственной документацией;
- поиск помещений для размещения офиса и производства;
- обеспечение работников компании необходимым оборудованием и канцелярскими принадлежностями;
- подбор персонала для подчиненных структурных подразделений;
- принятие решений по поощрению сотрудников компании и наложению на них взысканий.
В зависимости от того, какие подразделения подчинены административному директору, его функционал может быть как расширен, так и сужен.
Должностные обязанности административного директора
При приеме на работу любому сотруднику важно четко объяснить, в чем будут заключаться его должностные обязанности, т. к. в трудовом договоре обозначены лишь обобщенные трудовые функции. Второй же раздел должностной инструкции расписывает их более подробно. В частности, здесь может быть сказано, что на административного директора возлагаются следующие обязанности:
- организация табельного учета;
- ведение графика отпусков;
- контроль трудовой дисциплины;
- доведение до ведома сотрудников распоряжений руководителя компании;
- контроль за своевременным исполнением сотрудниками поручений руководителя;
- контакты с контрагентами, партнерами, госорганами, истребование у них документов, участие в решении с ними вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя компании;
- организация массовых мероприятий для сотрудников компании (поздравление с днем рождения, корпоративные празднования и др.);
- контроль за обеспечением сохранности имущества;
- осуществление мер, направленных на предотвращение конфликтов внутри компании;
- организация уборки помещений и прилегающей территории;
- организация обеспечения сотрудников канцтоварами и необходимым для работы оборудованием;
- проведение первичных инструктажей с принятыми на работу сотрудниками (по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности);
- оценка вклада сотрудников в работу компании, принятие решения об их поощрении;
- участие в рассмотрении дел о нарушении трудовой дисциплины, внесение на рассмотрение руководителя компании предложений о наложении дисциплинарных взысканий.
Этот список может быть продолжен, если работодатель решит расширить круг обязанностей административного директора.
Права административного директора
Административному директору нужно предоставить такой круг полномочий, чтобы он мог выполнять свои должностные обязанности. Обычно его наделяют следующими правами:
- предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций;
- издавать в пределах своей компетенции распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками компании;
- вносить на рассмотрения руководителя представлений о наложении дисциплинарных взысканий, увольнении и принятии на работу сотрудников;
- заключать договоры с поставщиками канцтоваров и оборудования, организовывать банковские операции по оплате выставляемых ими счетов;
- вести переговоры с арендодателями помещений от имени компании.
Это перечень далеко не исчерпывающий, он может быть расширен при необходимости.
Ответственность административного директора
В этом разделе инструкции обычно говорится, к каким видам ответственности могут привлечь административного директора:
- за нарушение трудовой дисциплины, неисполнение распоряжений руководителя компании, невыполнение своих должностных обязанностей — к дисциплинарной;
- за совершение действий (либо бездействие) с признаками административного правонарушения или преступления — к административной или уголовной;
- за нанесенный вред имуществу компании и ее сотрудников — к материальной в рамках гражданского законодательства.
В заключение осталось сказать, что административный директор, как и любой другой сотрудник, после ознакомления со своей должностной инструкцией должен неуклонно следовать ей. Если его что-то не устраивает или непонятны отдельные пункты, лучше обговорить все с работодателем еще до подписания документа. Этот момент для административного директора очень актуален, так как должность не описана в ЕКС и в каждой компании лишь работодатель решает, что должен делать занимающий ее сотрудник и какие полномочия ему будут предоставлены.
Должностная инструкция административного директора
1. Общие положения
1.1. Административный директор относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя предприятия, которому он непосредственно подчиняется в своей работе.
1.2. На должность Административного директора принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по хозяйственному обслуживанию не менее 1 года или начальное профессиональное образование и стаж работы по хозяйственному обслуживанию не менее 3 лет.
1.3. Административный директор должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся хозяйственного обслуживания организации;
— средства механизации труда обслуживающего персонала;
— правила эксплуатации помещений;
— порядок организации работы парка автомобилей;
— правила работы с арендаторами помещений;
— правила организации переездов;
— основы организации труда;
— законодательство о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
2. Должностные обязанности
На административного директора возлагаются следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществление административной поддержки работы офисов компании.
2.2. Руководство административным отделом (офис-менеджер, технический персонал, уборщицы, водители, курьеры, водители, секретари, специалисты по организации корпоративных поездок).
2.3. Формирование и эффективное исполнение соответствующих бюджетов; контроль расходов на содержание офиса, организация рабочих мест, планирование офисного пространства.
2.4. Осуществление арендной политики и контроль процессов обслуживания офисов.
2.5. Архивация корпоративной документации.
2.6. Анализ рынка недвижимости, подбор помещений, осуществление переездов.
2.7. Ведение транспортной политики, разработка требований к техническому состоянию транспорта.
2.8. Организация закупок.
3. Права
Административный директор имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.2. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.
3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам, и т. д.
3.4. На оплату дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях повреждения здоровья вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания;
3.5. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.6. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы.
3.7. Запрашивать документы, материалы, инструменты и т. п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.
4. Ответственность
Административный директор несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.
Suggest us how to improve StudyLib
(For complaints, use
another form
)
Your e-mail
Input it if you want to receive answer
Rate us
1
2
3
4
5
Должностная инструкция сотрудника нужна для того, чтобы определять его функциональные обязанности, закреплять его служебные полномочия, устанавливать необходимые требования к соискателю на эту вакансию, знакомит его с правами на рабочем месте, определяет ответственность за свои решения и действия/бездействия.
Прочитав эту статью, вы узнаете подробнее про должность административный директор — должностные обязанности этого сотрудника.
Директор по административным вопросам является штатной единицей, чаще всего имеющаяся в больших компаниях, имеющих разветвленную систему управления.
Общие сведения
Вводная
Обычно этот человек является заместителем директора по административно-хозяйственной работе. Но довольно часто к его сфере действия относятся и следующее:
— секретариат;
— канцелярия;
— IT-подразделение;
— архивы и так далее.
Область работы административного директора
В первую очередь это должностное лицо занимается организационными вопросами. Также возможно отнесение к его обязанностям следующих пунктов:
— корпорационная этика;
— техника безопасности;
— вопросы дисциплины труда.
Административный директор относится к руководителям довольно высокого уровня. К его должностным обязанностям относится общее руководство деятельности подведомственных ему отделов. Это говорит о том, что сотрудники этих подразделений должны подчиняться этому должностному лицу.
ВАЖНО! Из вышесказанного становится ясно, что к соискателям на эту вакансию предъявляют достаточно высокие требования.
Подробности составления документа
С чего начать?
План должностной инструкции
Строго определенного образца должностной инструкции просто не существует. Но, как и все другие, должностная инструкция административного директора в обязательном порядке должна включать в себя такие разделы, как:
— общие положения;
— основные рабочие задачи;
— функциональные обязанности сотрудника;
— права работника;
— ответственность должностного лица.
Общие положения
Структура первого раздела должностной инструкции должна включать в себя:
— полное название должности, то есть административный директор;
— описание должности и определение подчинённости. Административный директор подчиняется генеральному, а в подчинении у него могут быть более мелкие отделы и их начальники;
— условия приема и увольнения сотрудника, соответствующие действующему законодательству. Обычно прием и увольнение административного директора совершаются согласно приказу генерального директора предприятия;
— указание лица, замещающего административного директора во время его отсутствия на рабочем месте.
Обзор скиллов
Требования к соискателю на данную должность
Отделу кадров довольно трудно самостоятельно выделить квалификационные требования к административному директору, так как такая должность отсутствует в ЕКС. Обычно обозначают, что необходим человек, обладающим высшим образованием по специализации в области управления персоналом или связанным с деятельностью предприятия, а также опытом работы руководителя.
Необходимые знания и умения должностного лица
Этот раздел должностной инструкции включает в себя следующие пункты:
- Список знаний, которыми нужно обладать назначенному лицу. Сюда относят ТК РФ, порядок ведения отчётности и так далее.
- Список нормативных актов для того, чтобы административный директор руководствовался ими в своей работе. Сюда относят российские законы, локальные акты и распоряжения руководства компании, правила внутреннего распорядка и так далее.
Основные функции административного директора
Этот раздел должностной инструкции включает в себя основные задачи сотрудника на рабочем месте. Обычно сюда включается следующее:
- Осуществление контроля за работой структурных подразделений компаний, подчиняющихся ему.
- Работа с административной и хозяйственной документацией разнообразного характера.
- Осуществление поиска производственных и служебных помещений для работы предприятия.
- Обеспечение работников компании нужными им канцелярскими предметами, мебелью, канцелярией и так далее.
- Осуществление подбора персонала на вакантные должности в отделы, подведомственные ему.
- Принятие решений по поощрению или наказанию отличившихся сотрудников.
Функциональные обязанности административного директора — первая версия
Занимаясь формированием инструкции для административного директора, представитель отдела кадров должен четко и детально обозначить в ней его должностные обязанности кратко.
СПРАВКА! Из-за того, что в ЕКС нет никаких рекомендаций относительно этой должности, варианты наполнения этого раздела могут выглядеть так.
Первый вариант:
- Ведение графика отпусков.
- Ведение табельного учёта.
- Осуществление контроля за рабочей дисциплиной на предприятии.
- Доведение до сведения рядовых сотрудников всех распоряжений руководящего состава компании.
- Осуществление контроля за своевременным исполнением сотрудниками распоряжений руководства.
- Налаживание общения с контрагентами, партнёрами, госструктурами. Требование у них документов, принятие участия в обсуждении, решение различных вопросов, которые не требуют присутствия вышестоящих руководителей.
- Организация корпоративов.
- Обеспечение контроля за сохранением собственности компании.
- Приведение в действие мер, которые способствуют недопущению и устранению конфликтов между сотрудниками.
- Организация уборки производственных, служебных помещений, близлежащей территории.
- Обеспечение работников компании нужными им для работы офисными принадлежностями, оборудованием, производственными принадлежностями, техникой и так далее.
- Осуществление первичного инструктажа по технике безопасности, охране труда, противопожарным предписаниям с вновь принятыми сотрудниками.
- Контроль за вкладом сотрудников в развитие компании, оценка их деятельности и принятие решений об их поощрении.
14. Принятие участия в решении вопросов нарушения трудовой дисциплины, предложения о дисциплинарном взыскании, озвученными перед вышестоящим руководством.
Вторая версия
- Осуществлять общее управление работой компании с административной стороны.
- Ведение деятельности по документационному обеспечению предприятия, то есть постановка документооборота.
- Формирование административного бюджета.
- Осуществление контроля за деятельностью АХО — секретариатом, канцелярией.
- Принятие участие в подборе сотрудников для работы в административном подразделении.
- Осуществление контроля за соблюдением сотрудниками правил охраны труда, техники безопасности, противопожарным правилам.
- Контроль за работой внутренних структур общения — правил коммуникаций между отделениями, работниками, структурными единицами.
- Постановка и совершенствование бизнес-процессов.
- Принятие участия в разработке служебных стандартов, регламентов, осуществление контроля за их выполнением.
- Управление закупками, а именно оборудованием, офисной мебели, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами.
- Сотрудничество с компаниями, партнёрами, которые обеспечивают работу вашего предприятия, проведение тендеров.
Третья версия
Осуществление контроля за своевременным и полным выполнением своих обязанностей управляющих компаний, арендодателей служебных помещений.- Руководство, планирование и мониторинг работы сотрудников АХО и фирм-подрядчиков, оказывающих услуги предприятию, например, снабжение электричеством, водой, клининг и так далее.
- Обеспечение безостановочной работы предприятия.
- Организация рабочих мест для новых сотрудников.
- Организации перестройки, ремонта помещений предприятия. Взаимодействие м управляющими компаниями, арендодателем и так далее.
- Обеспечение предприятия новым оборудованием, техникой, мебелью, расходными материалами.
- Поиск и ведение тендеров.
- Сопровождение договоров с поставщиками и подрядчиками.
- Финансирование административных проектов, оплата счетов.
- Документооборот с партнёрами, подрядчиками, арендодателем.
- Организация доставки документов, перевозки сотрудников.
- Организация рабочих мест.
Права административного директора
В должностной инструкции специалиста должна быть гарантия исполнения его служебных полномочий. Обычно к правам этого специалиста относят:
— принятие нужных действий для недопущения или устранения конфликтов;
— написание распоряжений для подчиняемых ему сотрудников;
— предлагать руководству принимать новых работников, накладывать на сотрудников дисциплинарные взыскания, освобождать их от рабочих обязанностей;
— заключение договоров с контрагентами и партнёрами на закупку необходимых материалов и оборудования, проведение для этого банковских операций;
— ведение переговоров в рамках своих полномочий от лица всей фирмы.
СПРАВКА! Соответственно, по желанию вышестоящего руководства, нанимающего данного сотрудника, список его прав может быть увеличен.
Ответственность административного директора
Этот раздел должностной инструкции описывает привлечение директора к административной ответственности должностного лица, а также уголовной и дисциплинарной. Чаще всего в этом разделе приводится следующая информация:
- — дисциплинарная ответственность за неисполнение приказов начальства, нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение обязанностей, приведенных в должностной инструкции;
- — ответственность за совершение действий (бездействий) согласно КоАП, УК РФ;
- — ответственность за нанесение материального ущерба предприятию и его сотрудникам согласно ГК РФ.
Как и все остальные сотрудники, административный директор должен следовать своей должностной инструкции. Перед тем, как начать исполнять свои рабочие обязанности, сотрудник должен в обязательном порядке ознакомиться с содержанием этого документа и заверить его своей подписью.
Для чего нужна должностная инструкция? Этот важный документ ограничивает функциональные обязанности сотрудника, закрепляет его служебные полномочия, устанавливает обязательные требования к соискателю на вакантное место, знакомит гражданина с его неотъемлемыми (на рабочем месте) правами, полнотой ответственности за действия/бездействие, решения. Сегодня мы познакомим вас с должностной инструкцией административного директора. А именно — с главными положениями данного документа, его стандартной структурой и наполнением. Начнем наш рассказ с общего знакомства с должностью.
О должности
Административный директор — штатная единица, более всего характерная для крупных корпораций с разветвленной системой управления. Чем занимается специалист? Чаще всего это заместитель директора по административно-хозяйственной работе. Однако нередко в сферу его ведения входит и следующее:
- канцелярия;
- IT-подразделение;
- секретариат;
- архивы и проч.
Сфера деятельности должностного лица
Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:
- Техника безопасности в организации.
- Корпорационная этика.
- Вопросы трудовой дисциплины в фирме или на предприятии.
Административный директор — руководитель достаточно высокого уровня. Должностные обязанности данного работника подразумевают, что он полномочен заниматься общим руководством работой подведомственных ему подразделений. А это значит, что их сотрудники находятся в непосредственном подчинении данному должностному лицу. Отсюда прямо следует, что к административным директорам предъявляются достаточно строгие квалификационные требования.
Законодательное регулирование
Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.
Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:
- начальника хозподразделения;
- руководителя канцелярии;
- главного (старшего) администратора;
- начальника архивного отдела и проч.
План должностной инструкции
Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:
- Общие положения.
- Главные задачи деятельности.
- Функциональные обязанности специалиста.
- Права должностного лица.
- Ответственность работника.
Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.
Общие положения должностной инструкции
Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:
- Полное наименование должности. В нашем случае все просто: «административный директор».
- Описание должности, предписания по подчиненности. В нашем случае специалист подведомственен генеральному директору. У него в подчинении, в свою очередь, могут быть более мелкие подразделения и их руководители.
- Условия приема соискателя на вакантное место, а также условия его увольнения, не противоречащие действующему российскому трудовому законодательству. В нашем случае прием и увольнение происходят по приказу гендиректора организации.
- Указание сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора по административно-хозяйственной части в случае отсутствия последнего на рабочем месте.
Квалификационные требования к претенденту на должность
Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.
Необходимые знания и руководство к деятельности
В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:
- Перечень знаний, которыми должно обладать должностное лицо. Это российский Трудовой Кодекс, порядок ведения отчетности (в т.ч. и табельной) и проч.
- Перечень нормативных актов, которыми административно-хозяйственный директор должен руководствоваться в своей служебной деятельности. Это российское законодательство, локальные акты и распоряжения организации-работодателя, правила трудового внутреннего распорядка и проч.
Главные функции должностного лица
В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:
- Контроль за деятельностью структурных подчиненных ему подразделений организации.
- Работа с разнообразной хозяйственной и административной документацией.
- Поиск служебных и производственных помещений для деятельности компании.
- Обеспечение сотрудников корпорации необходимыми канцелярскими принадлежностями, офисной техникой, мебелью и проч.
- Подбор персонала на вакантные места в подведомственных структурных подразделениях.
- Принятие ответственных решений по поощрению отличившихся подчиненных работников, наложение взысканий на нарушивших трудовую дисциплину.
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1
Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.
Первая будет выглядеть так:
- Ведение отпускного графика.
- Табельный учет.
- Контроль рабочей дисциплины в компании.
- Непосредственное доведение до рядовых сотрудников распоряжений руководства фирмы.
- Контроль за своевременным исполнением подведмственными трудящимися распоряжений руководителя.
- Налаживание контактов с партнерами, контрагентами, государственными структурами. Истребование у них документации, участие в обсуждении, решении вопросов, не требующих обязательного присутствия вышестоящих руководителей корпорации.
- Организация массовых корпоративных мероприятий для трудящихся в компании.
- Контроль за обеспечением сохранности собственности организации-работодателя.
- Воплощение в жизнь мер, способствующих предотвращению и устранению служебных конфликтов внутри компании.
- Организация уборки служебных, производственных помещений, прилежащей территории.
- Обеспечение сотрудников фирмы необходимыми для деятельности офисными, производственными принадлежностями, техникой, оборудованием и проч.
- Проведение первичного инструктажа с вновь принятыми работниками — по технике безопасности, противопожарным предписаниям, охране труда.
- Оценка вклада трудящихся в развитие корпорации, принятие ответственных решений о поощрении сотрудников.
- Участие в решении вопросов по нарушению трудовой дисциплины, вынесение на рассмотрение вышестоящего руководства предложений о дисциплинарном взыскании.
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2
Теперь представим еще одну версию должностной инструкции. А именно — раздела, представляющего должностные обязанности административного директора компании:
- Общее управление административной деятельностью организации.
- Организация и реализация работ по документационному обеспечению компании-работодателя. Иными словами, постановка документооборота.
- Составление административного бюджета. Контроль растрат, оптимизация расходов.
- Управлением административным составом — канцелярией, секретариатом, АХО (административно-хозяйственным отделением).
- Участие в подборе персонала непосредственно для административных подразделений.
- Контроль за соблюдением предписаний по охране труда, противопожарным правилам, технике безопасности.
- Организация деятельности внутренних структур коммуникации — правил взаимодействия отделений, информационной системы, работников и структурных единиц.
- Постановка бизнес-процессов и их последующее совершенствование.
- Методическое сопровождение деятельности компании: разработка служебных стандартов, регламентов, а также контроль их выполнения.
- Управление закупками (оборудования, расходных материалов, канцелярских товаров, офисной мебели и прочее).
- Взаимодействие с организациями, партнерами, обеспечивающими деятельность компании-работодателя, проведение тендеров.
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3
И последняя версия должностных обязанностей административного директора:
- Контроль за полным и своевременным исполнением управляющей компанией, арендодателем служебных помещений (при актуальности) положений заключенных с ними соглашений. В частности, по обеспечению жизнедеятельности компании.
- Планирование, руководство и мониторинг деятельности трудящихся в АХО, а также фирм-подрядчиков, трудящихся на благо компании-работодателя (снабжение водой, питанием, клининг и прочее).
- Обеспечение бесперебойного функционирования организации.
- Организация ремонта, реставрации, перестройки служебных, производственных помещений (в т. ч. с привлечением подрядчиков). Согласование данных действий с арендодателем, управляющей компанией и проч.
- Организация рабочих мест для новых трудящихся.
- Обеспечение компании новой мебелью, техникой, оборудованием, расходными материалами.
- Поиск и организация тендеров.
- Сопровождение договоров с подрядчиками, поставщиками необходимых услуг.
- Оплата счетов, финансирование административных проектов.
- Документооборот с подрядчиками, партнерами, арендодателем.
- Организация перевозки сотрудников, доставки документации.
- Организация рабочих мест.
Права специалиста
Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:
- Возможность предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций.
- Издавать (в пределах служебной компетенции) распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными сотрудниками.
- Вносить на рассмотрение вышестоящего руководства предложения о наложении дисциплинарного взыскания, принятии на работу новых сотрудников, освобождении трудящихся от рабочих обязанностей.
- Заключать договоры с партнерами и контрагентами на закупку необходимого оборудования и материалов. Проведение соответствующих банковских операций.
- Вести в рамках своих полномочий переговоры от лица всей компании-работодателя.
По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.
Ответственность должностного лица
В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:
- Дисциплинарная ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение приказов вышестоящего руководства, а также обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
- За совершение действий (бездействие), ответственность за которые наступает по КоАП, УК Российской Федерации.
- За нанесение материального ущерба как компании-работодателю, так и ее сотрудникам. Ответственность наступает по Гражданскому Кодексу РФ.
Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.