Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с должностной инструкцией .docСкачать образец листа ознакомления с должностной инструкцией .doc
Суть и роль должностной инструкции
Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.
Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.
Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.
Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.
После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.
Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.
Зачем нужна подпись работника
Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.
Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.
Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.
На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией
Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.
Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию
В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.
В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.
Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.
Кто формирует лист
Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.
В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.
Как составить лист
С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:
- порядковый номер работника;
- его должность;
- дата и номер приказа о приеме на работу;
- дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.
Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).
Как оформить лист
Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.
Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Сколько и как хранить бланк
Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.
Содержание
- Что указывать в инструкции: содержание и значение
- Влияют ли инструкции на увольнение сотрудника?
- Необходимость составления должностных инструкций
- Юридическая ответственность работника, отказывающегося подписывать измененную должностную инструкцию
Каждый работник должен быть ознакомлен и принять свою должностную инструкцию. Это важный документ, который регулирует его обязанности и ответственность перед работодателем. Однако, в случае изменений в должностной инструкции, возникает ситуация, когда сотрудник может отказаться от ее подписания. В таком случае, какие последствия и какая ответственность возлагается на работника?
Отказывающегося от подписания измененной должностной инструкции работника нельзя сразу уволить. Не подписание или отказ от подписания должностной инструкции не является основанием для увольнения работника. В силу норм трудового законодательства, работнику не может быть предъявлена ответственность за отказ от подписания измененной инструкции.
Однако, стоит отметить, что работник несет ответственность за выполнение своих должностных обязанностей и при необходимости должен писать заявление об изменении должностных инструкций. Получается, что работник обязан быть в курсе всех изменений в подразделении, в котором он работает, и принимать активное участие в своей профессиональной деятельности. В случае, если работник при отказе от подписания новой должностной инструкции не понимает сути изменений или считает, что они противоречат его трудовым правам или несоответствуют его профессиональным навыкам, он может обратиться за консультацией к специалистам или юристам, которые помогут разобраться в ситуации и сформулировать свои требования.
Что указывать в инструкции: содержание и значение
Должностные инструкции являются важным документом, которые помогают работникам понять свои обязанности и роли в организации. Каждый сотрудник должен подписывать должностную инструкцию при вступлении в должность, а также при внесении в нее изменений. Недавно введенные изменения в Закон о труде РФ, позволяют работнику отказаться от подписания должностной инструкции в случае несогласия с новыми изменениями.
При составлении должностной инструкции, важно указать все основные обязанности и функции, которые выполняет работник. Также в инструкции должно быть указано, что работник обязан:
- Соблюдать трудовую дисциплину и правила внутреннего трудового распорядка;
- Исполнять приказы и указания руководителей;
- Соблюдать права и интересы организации;
- Докладывать о выявленных нарушениях и недостатках в работе;
Кроме того, инструкция должна содержать информацию об ответственности работника при нарушении обязанностей и правил труда. Это могут быть штрафные санкции, дисциплинарные взыскания или даже увольнение.
Если работник отказывается от подписания должностной инструкции в случае внесения изменений, то он должен писать об этом заявление. В случае отказа от подписания, работника могут привлечь к дисциплинарной ответственности или уволить. Отказ от подписания инструкции может говорить о несогласии с изменениями, что может негативно сказаться на отношении работника со стороны руководителя и коллег.
Влияют ли инструкции на увольнение сотрудника?
Должностные инструкции играют важную роль в организации и регулируют деятельность сотрудников. В случае внесения изменений в должностную инструкцию, работник обязан ознакомиться с ними и подписать документ.
Отказывающегося подписать измененную должностную инструкцию сотрудника ожидают определенные последствия и ответственность. Работник может быть уволен по собственному желанию или в связи с нарушением трудовых обязанностей.
Помогают сотруднику понять важность и необходимость подписания должностной инструкции консультанты по трудовому праву. Они объясняют, что отказ работника от подписания инструкции считается нарушением его трудовых обязанностей и может являться основанием для увольнения.
Писать или составлять должностную инструкцию необязательно самому сотруднику. Обычно такая работа выполняется специалистами, которые знают требования к должности и особенности деятельности организации. В случае изменений внутри компании, должностная инструкция может быть обновлена каким-либо отделом, а затем сотруднику предложено подписать новую версию.
В ситуации, когда работник отказывается подписывать измененную должностную инструкцию, работодатель имеет право уволить сотрудника по мотивам нарушения трудовых обязанностей. Однако следует помнить, что для принятия решения об увольнении необходимо внимательно оценить обстоятельства и конкретный случай.
Необходимость составления должностных инструкций
Составлять должностные инструкции является неотъемлемой частью работы любой организации. Они играют важную роль в процессе работы, помогая работникам узнать, как выполнять свои должностные обязанности и достичь поставленных целей.
В случае внесения изменений в должностную инструкцию, работник необязательно должен отказываться от ее подписи. Ответственность за изменение инструкции лежит на руководителях и консультантах, которые готовят изменения.
Кедр Петров, консультант по трудовому праву, указывает, что отказывающегося подписать измененную должностную инструкцию можно уволить по НТВП. Однако, перед принятием подобных мер, руководство должно убедиться в том, что изменение инструкции является необходимым для эффективной работы организации.
Должностные инструкции позволяют работникам четко представлять, какие задачи они должны выполнять, какие навыки развивать и какие результаты достигать. Они также помогают определить область ответственности каждого сотрудника и обеспечить правильное распределение задач внутри коллектива.
Юридическая ответственность работника, отказывающегося подписывать измененную должностную инструкцию
Инструкция, составляющая часть трудового договора, играет важную роль в правовом регулировании отношений между работником и работодателем. Она определяет права и обязанности работника, а также регламентирует порядок выполнения трудовых функций. В случае изменений в компании или видах работ, работодатель вправе вносить изменения в должностную инструкцию.
Отказывающийся подписывать измененную должностную инструкцию работник может быть подвержен юридической ответственности. Различные ситуации могут привести к подобным отказам, например, несогласие с внесенными изменениями или нежелание принять на себя дополнительные обязанности.
Нередко, отказывающиеся подписать измененную должностную инструкцию работники руководствуются нормами Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). В соответствии со статьей 57 ТК РФ, работник обязан подчиняться трудовым обязанностям, предусмотренным трудовым договором, должностной инструкцией, коллективным договором, локальными нормативными актами, а также неукоснительно выполнять поручения работодателя, вытекающие из его трудовых обязанностей.
Отказывающийся исполнять измененную должностную инструкцию работник может быть привлечен к ответственности согласно действующему законодательству. При этом работодателю рекомендуется соблюдать следующие принципы:
- Провести разъяснительную беседу с отказывающимся работником, установить причины его нежелания подписать измененную должностную инструкцию.
- Выяснить, возможно ли урегулировать ситуацию без увольнения, например, проводя переговоры или предоставляя дополнительные обоснования или гарантии.
- Принять во внимание мнение рабочей комиссии (при ее наличии), а также консультироваться с юристами для соблюдения норм трудового и гражданского законодательства.
НТВП в случае отказа работника подписать измененную должностную инструкцию может воспользоваться следующими юридическими мерами:
- Провести служебное расследование в целях выявления обстоятельств и причин отказа подписать измененную должностную инструкцию.
- Применить меры воздействия вплоть до наложения дисциплинарного взыскания в соответствии с Трудовым кодексом РФ и локальными нормативными актами о компании.
- В крайнем случае, после выполнения всех предусмотренных законодательством процедур, работодатель имеет право уволить работника.
Таким образом, работнику, отказывающемуся подписать измененную должностную инструкцию, может быть применена юридическая ответственность вплоть до увольнения. Работодатель вправе принимать решения, которые соответствуют требованиям трудового законодательства и защищают интересы компании.
Содержание
- Правила и последствия
- Обоснование.
- Обязанности работников
- Письменное заявление.
- Получение заявления
- Работодатели и получение заявлений
- Последствия и ответственность
- Права работника
Получение должностной инструкции — один из важнейших шагов при приеме на работу. Это документ, в котором изложены права и обязанности работника, а также требования и ожидания работодателя. Однако работник может отказаться подписывать эту инструкцию. В таких случаях возникает вопрос: что делать работодателю?
В первую очередь необходимо выяснить причины отказа. Возможно, работник не согласен с тем или иным положением, изложенным в должностной инструкции, или у него есть вопрос, требующий разъяснения. В этом случае работодателю следует внимательно выслушать работника и ответить на его вопросы. Если же причина отказа связана с недоверием к работодателю или несогласием с общими положениями документа, необходимо обсудить и найти компромисс.
Если работник отказывается подписывать должностную инструкцию без объяснения причин, работодателю следует обратиться за консультацией к юристу. Юрист поможет разобраться в правовых аспектах ситуации и посоветует дальнейшие действия. Возможно, необходимо составить меморандум о факте отказа работника и направить его в компетентные органы, чтобы иметь доказательную базу. Это поможет работодателю защитить свои интересы в случае возникновения разногласий в будущем.
Правила и последствия
Если работник отказывается подписывать должностную инструкцию, работодатель должен ознакомить его с правилами и последствиями такого решения.
Должностная инструкция является неотъемлемой частью трудового договора, и в ней работнику должно быть разъяснено, что она определяет его обязанности, права и ответственность. Отказ от подписания распоряжения может привести к проблемам в дальнейшей работе.
Одним из последствий отказа является невозможность работать на определенной должности или в определенной компании. Работодатель может решить, что сотрудник не соответствует требованиям и правилам, установленным в компании, и принять решение об увольнении.
Если между работником и работодателем возникают разногласия по поводу подписания должностной инструкции, стороны могут обратиться в суд. При этом работник должен доказать, что отказ от подписания инструкции обоснован и не противоречит закону. Работодатель должен доказать, что инструкция составлена в соответствии с законом и не является незаконным документом.
Обоснование.
Отказ работника от подписания должностной инструкции может быть обоснован действующим законодательством и правилами компании. Работодатель вправе требовать от работника ознакомления и подписания должностной инструкции, поскольку она является неотъемлемой частью трудового договора и обязанностей работника.
Однако работник также имеет право отказаться от подписания должностной инструкции, если считает, что ее содержание противоречит законодательству или его правам и интересам. В этом случае работник может подать заявление с указанием своих сомнений и просьбой разъяснить или изменить инструкцию.
Получение заявления от работника об отказе подписать должностную инструкцию является основанием для проведения работодателем анализа и проверки данного заявления. Работодатель должен доказать, что содержание должностной инструкции не нарушает права и интересы работника в соответствии с законодательством.
Если работодатель не может доказать, что содержание описания работы является законным, он обязан договориться с работником о принятии мер по уточнению и изменению описания работы. В качестве альтернативы работодатель может обратиться в суд для разрешения спора и установления законности подписи на должностной инструкции.
Обязанности работников
Каждый работник обязан знать и принимать должностную инструкцию, предоставляемую работодателем при приеме на работу. Должностная инструкция — это документ, описывающий основные обязанности и ответственность работника в контексте занимаемой им должности.
Работник должен продемонстрировать свое понимание и согласие с содержанием должностной инструкции, подписав соответствующий документ. Подпись подтверждает, что работник ознакомился с должностной инструкцией, понимает обязанности и готов к их выполнению.
Получение должностной инструкции является обязательным для всех сотрудников, независимо от занимаемой должности и уровня ответственности. Работники должны понимать, что должностная инструкция — это важный документ, определяющий их должностные обязанности и права.
Если работник отказывается подписать должностную инструкцию, он должен объяснить работодателю причины своего отказа. Работодатель обязан ответить на просьбу работника и признать ее обоснованной. Если работник не согласен с должностной инструкцией, он может обратиться в вышестоящую администрацию или профсоюз, с которым у работодателя заключен коллективный трудовой договор.
Письменное заявление.
Как работнику доказать, что он хочет обратиться к работодателю с заявлением? Кому и как должно быть передано заявление?
Если работник отказывается подписывать должностную инструкцию, работодатель может потребовать от него письменное заявление. Заявление должно содержать просьбу с описанием работы и объяснением причин отказа от подписания. Заявление должно быть написано четко и внятно, без эмоций и необоснованных просьб. Работник может направить заявление непосредственно, передать его от непосредственного руководителя или отправить по почте.
В письменном заявлении сотрудник должен указать свою фамилию, должность, а также фамилию и должность руководителя, которому адресовано заявление. В заявлении необходимо указать причины, по которым сотрудник отказывается подписывать должностную инструкцию, а также причины, указывающие на то, какое руководство он намерен принять на своей работе.
Получение заявления
Как работодатель может подтвердить получение заявления?
Выдает ли работодатель работнику копию заявления? Если да, то работник может расписаться в подтверждение получения копии заявления. Это служит доказательством получения заявления.
Если работодатель не выдает работнику копию заявления, существует несколько способов, с помощью которых работодатель может доказать получение заявления. Работодатель может отправить заявление почтовым отправлением с квитанцией. В качестве альтернативы можно воспользоваться услугами курьерской службы, имеющей возможность контроля командировок. В обоих случаях получатель должен поставить подпись на квитанции. Это служит доказательством.
Другим способом получения заявок является электронная почта или иные электронные носители. Работодатель может отправить заявку по электронной почте с просьбой подтвердить ее получение. Получатель может подтвердить получение заявки, отправив ответное письмо или подписав электронный документ.
Кому работодатель направляет заявление? Как правило, заявления направляются в отдел кадров или руководителю сотрудника. Для получения расписки важно убедиться, что заявление направлено компетентному лицу.
Таким образом, работодатель может доказать получение заявления несколькими способами. Сделать копию заявления и отправить ее вместе с подтверждением получения или запросить расписку с помощью электронной связи. Важно, чтобы получатель подтвердил получение заявления, подписав его или отправив ответ.
Работодатели и получение заявлений
Как работодатель может получить заявление от сотрудника? Для этого существует несколько способов. Во-первых, работник может обратиться к работодателю сам, непосредственно или через своего руководителя. Это наиболее распространенный и простой способ.
Также работник может отправить заявление работодателю по электронной почте или через специальную онлайн-форму на сайте компании. В этом случае важно убедиться, что работодатель получил заявление и имеет к нему доступ.
Если работник отказывается передать заявление работодателю или не может этого сделать, работодатель может потребовать от работника предоставить заявление в письменной или устной форме путем официального уведомления. В этом случае работник должен предоставить заявление в установленный срок.
Для подтверждения факта отказа работника от подписания должностной инструкции или предоставления голоса работодатель может использовать различные доказательства, в том числе письменные отказы, протоколы собраний, свидетельские показания. Важно, что у работодателя должно быть достаточно доказательств, подтверждающих отказ работника.
Последствия и ответственность
Отказ работника от подписания должностной инструкции может иметь серьезные последствия как для самого работника, так и для работодателя.
Во-первых, отказ работника от подписания должностной инструкции может быть расценен работодателем как нежелание работника выполнять свои обязанности и следовать правилам компании. Такое поведение может привести к негативным последствиям для работника вплоть до подачи жалобы на трудовой договор.
Во-вторых, работник, отказавшийся подписать должностную инструкцию, может не получить необходимой информации о своих обязанностях и правах на рабочем месте. Это может привести к ненадлежащей работе и ненужным потерям для компании.
Если работник считает, что должностная инструкция содержит недостоверные сведения или не соответствует законодательству, он может обратиться к работодателю со своими претензиями и письменным заявлением с просьбой исправить ситуацию. Если работодатель отказывается это сделать, работник может обратиться в органы труда или юстиции, чтобы доказать свою правоту.
Права работника
Заявление работника о несогласии или отказе подписать свою должностную инструкцию является его конституционным правом. У работника есть возможность выразить свою позицию и отказаться от получения должностной инструкции.
Если работник отказывается подписывать должностную инструкцию, он должен обратиться в администрацию или отдел кадров и предоставить письменное заявление. В этом заявлении работник может сослаться на причины отказа и подтвердить свое намерение полностью выполнять свои должностные обязанности.
Работник имеет право на получение информации о своих обязанностях и правах, и такая информация должна быть предоставлена компанией. При отсутствии подписанной должностной инструкции компания не может доказать, что работник ознакомлен с ее содержанием и принял на себя определенные обязанности.
Однако отказ работника от подписания должностной инструкции не освобождает его от ответственности за невыполнение своих обязанностей. Поэтому, несмотря на отказ работника от подписания должностной инструкции, он должен выполнять свои обязанности и права
Как оформить должностную инструкцию
Редактор: Наталья Митькина
Бывает, в компаниях или у ИП обязанности сотрудникам объясняют только устно. А потом работники отказываются выполнять поручения, и ничего с этим не сделаешь. Не допустить такого поможет грамотная должностная инструкция
Ольга Семенова
Эксперт по кадровому делопроизводству
Поделиться
Бывает, в компаниях или у ИП обязанности сотрудникам объясняют только устно. А потом работники отказываются выполнять поручения, и ничего с этим не сделаешь. Не допустить такого поможет грамотная должностная инструкция
Ольга Семенова
Эксперт по кадровому делопроизводству
Поделиться
Обычная история с должностной инструкцией у работодателя: скачали шаблон, а реальные обязанности объяснили на словах. А потом руководитель дает поручения, а сотрудник такой: «С чего это я буду делать? У меня в обязанностях этого нет».
И никакой управы работодатель найти не может, трудовая инспекция будет на стороне сотрудника. Сейчас расскажем, как не попасть в такую ситуацию.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — внутренний документ с подробным описанием, чем сотрудник занимается в компании или у ИП. В документе перечислены:
- требования к квалификации сотрудника;
- опыт работы, обязанности;
- права и ответственность;
- кому он подчиняется;
- как взаимодействует с начальством и другими сотрудниками.
Работодатели не обязаны составлять должностные инструкции для сотрудников. Поэтому оформляют их по своему усмотрению, без строгого шаблона.
Руководитель решил, что ему не нужна вся эта морока с оформлением инструкций → работники компании должны будут соблюдать только нормы закона и устные распоряжения начальника, в суде доказать их проступок будет очень сложно.
Руководитель решил, что пора навести порядок с обязанностями работников и подстраховаться на случай трудовых споров → утвердил должностные инструкции в своей компании → сотрудники должны будут соблюдать не только ТК РФ, но и все пункты должностной инструкции.
Судебная практика доказывает: если есть должностная инструкция, у работодателя больше шансов выиграть судебный спор.
Сотрудник хотел оспорить увольнение и получить с компании деньги, но не тут-то было
Что случилось. Управляющий магазином плохо выполнял обязанности, и его решили уволить. Ущерб от плохой работы оценили в 3 млн рублей.
Сотрудник не согласился и подал иск в суд. Он требовал изменить формулировку причины увольнения, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.
Что нарушил сотрудник. Суд изучил все материалы дела, должностная инструкция там тоже была.
В обязанности управляющего входило: 70% рабочего времени находиться в торговом зале с персоналом, контролировать, как сотрудники магазина выполняют свою работу, обеспечивать замену отсутствующих работников. Управляющий подписал договор о полной материальной ответственности.
В реальности оказалось, что большую часть рабочего времени управляющий сидел в офисе, за сотрудниками не следил и вообще пустил работу на самотек. А компании — ущерб.
Решение суда. Компания смогла доказать, что сотрудник нарушил должностную инструкцию, и суд встал на ее сторону. Все потому, что:
- У управляющего была должностная инструкция.
- В ней были четко прописаны обязанности и ответственность.
- Управляющий ознакомился с должностной инструкцией под подпись и обязан был ее соблюдать.
Если бы в компании не было инструкции, доказать проступок было бы сложнее.
Апелляционное определение Московского областного суда от 01.10.2014 № 33-21839/2014
Иногда все обязанности работников вносят в трудовой договор. Это не всегда удобно — договор выходит огромный, да и менять его будет сложно. В трудовом договоре лучше указать общие обязанности работника, а дополнительные расширить в должностной инструкции.
Какие бывают должностные инструкции
В законе нет единых требований к форме и содержанию, но обычно должностные инструкции делят на индивидуальные и типовые.
Индивидуальные — составляют, если у сотрудников должности называются одинаково, но есть различия в обязанностях.
В магазине два продавца-консультанта. Один обслуживает посетителей и следит за товарным видом продукции, другой — обслуживает посетителей и пробивает товары на кассе.
Типовые — если на одинаковой должности работники занимаются одним и тем же.
В японском кафе два сушиста. Обязанности обоих — делать роллы и суши.
Вот основные различия типовой и индивидуальной должностной инструкции:
Чтобы должностная инструкция стала обязательной для работников, надо выполнить два условия:
- Утвердить документ — правильно оформить, поставить подпись работодателя.
- Сотрудник должен с ней ознакомиться и подписать.
Если просто составить список обязанностей и назвать это должностной инструкцией, у нее не будет юридической силы.
Для чего нужна должностная инструкция
Без должностной инструкции сотрудник не всегда знает и понимает свои задачи: за что его могут наказать или, наоборот, поощрить. Работодатель не может эффективно управлять персоналом, быстро решать конфликты и трудовые споры в суде. Вот основные преимущества должностной инструкции для работодателя и работника.
Для работодателя:
1. Равномерное распределение задач. В инструкции описаны задачи каждого сотрудника. Нет такого, что один сотрудник горит и зашивается, а другой спокойно пьет кофе каждые 10 минут и смотрит фотки в соцсетях.
2. Возможно наказать сотрудника за нарушение сроков и качества работы. Например, применить дисциплинарное взыскание, если сотрудник не отправил важный документ и компания потеряла клиента.
3. Понятная иерархия. Каждый сотрудник знает, кому подчиняется. Нет такого, что все сразу бегут со своими проблемами к генеральному директору, — сотрудники решают вопросы через своего руководителя;
Если сотрудники не понимают свои обязанности, они могут ссориться, кто возьмет наиболее сложные задачи. С должностной инструкцией так не получится. Они не могут сказать: «Я не успеваю, пусть лучше Иван Петрович возьмется — он более опытный».
4. Работодателю легче решить вопросы в суде. Допустим, сотрудник плохо работал, его уволили, и он подал в суд. Без должностной инструкции его, скорее всего, восстановят на работе, а компания или ИП должны будут выплатить компенсацию за время, пока он не работал.
Другое дело — с должностной инструкцией: работодатель предъявит ее в суде и докажет нарушение. Тогда суд будет на его стороне.
5. Возможность провести аттестацию сотрудников. Если предусмотреть в должностной инструкции аттестацию, компания может тестировать сотрудников, проверять их знания и квалификацию.
Например, бухгалтерия в компании перешла на 1С. Все бухгалтеры должны изучить программу и сдать экзамен. Если кто-то откажется и продолжит сводить баланс в Excel, можно его уволить за несоответствие занимаемой должности.
В должностной инструкции много плюсов и для сотрудников:
1. Фиксированный список обязанностей. Работник знает, что неожиданно не добавят требований, не будут спрашивать свыше того, что прописано в инструкции. Например, продавец точно знает, что работает в магазине и ему не придется развозить товары, которые заказали через интернет.
2. Понятные KPI. Сотрудник осознает, что надо делать и что будет, если не выполнить требование. Например, в должностной инструкции прописано количество продаж в месяц.
3. Защита в суде. Сотрудник может отстоять свои права в суде. Должностную инструкцию можно использовать как доказательство того, что человека наказали без оснований.
Должностная инструкция не нужна для работника, который трудится по договору гражданско-правового характера — ГПХ. Если он подпишет инструкцию, договор ГПХ переквалифицируют в трудовой. Тогда трудовая инспекция может оштрафовать работодателя. Руководитель может получить штраф от 10 000 до 20 000 ₽, ИП и малое предприятие — от 5000 до 10 000 ₽, остальные компании — от 50 000 до 100 000 ₽.
Какие пункты есть в должностной инструкции
В законе нет требований к оформлению должностной инструкции, поэтому разделы, их названия, содержание и количество пунктов работодатель может составить под себя.
Вот структура, которую обычно используют при разработке должностной инструкции:
- Заголовок.
- Общие положения.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
- Взаимодействие.
Заголовок. В заголовке указывают название организации или ФИО ИП, гриф утверждения документа и должность того, кто утверждает инструкцию.
В случае с компанией утвердить может как руководитель, так и любой работник по его приказу — например, начальник отдела, кадровый работник. После этого идут данные о профессии или специальности, для которой составлена инструкция, и ФИО работника, если она индивидуальная. Дальше — название структурного подразделения работодателя, если оно есть: управление, отделение, отдел, служба, бюро, цех, лаборатория, сектор.
Общие положения. В этом разделе пункты, обязательные для всех сотрудников:
- Кто назначает и увольняет работника. Например, для помощника юриста это руководитель юридической службы.
- Образование и опыт. Например, помощнику юриста нужно юридическое образование, а опыт работы по профилю не обязателен.
- Кого заменяет сотрудник при болезни или отпуске основного работника. Например, заместитель главного бухгалтера временно выполняет работу главного бухгалтера.
- Чем руководствуется в работе. Например, правилами внутреннего трудового распорядка: должен работать с 09:00 до 18:00 с понедельника по пятницу.
- Что должен знать, квалификация. Здесь можно указать все, что должен знать сотрудник на этой должности: теорию, законы, правила, инструкции, СанПиН, ГОСТы, приказы, программы.
Функции, должностные обязанности. Здесь подробно пишут, какую работу должен выполнять сотрудник: все обязанности, из чего складывается его работа, какие сроки он должен соблюдать.
Старший продавец розничного магазина: консультирует покупателей, рассказывает о скидках и акциях, решает конфликты с покупателями, контролирует подготовку торгового помещения к началу рабочего дня.
Должностная инструкция должна соответствовать тому, чем на самом деле сотрудник занимается. Например, в инструкции повара нельзя указать, что он должен чинить электроприборы на кухне.
Часто в типовых инструкциях пишут непонятным языком, канцеляритом, общими фразами. Пишите простым языком, иначе работнику будет тяжело понять, что конкретно он должен делать.
Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.
Менеджер по продажам имеет право получать компенсацию от фирмы за мобильную связь и транспорт, проходить обучение раз в год за счет компании.
Ответственность. Здесь перечисляют случаи, за которые сотрудника можно наказать. Например, когда выполнил работу некачественно и не в срок, не соблюдал трудовую дисциплину, не соблюдал нормы труда, не выполнял поручения руководства.
Программист 1С не помог бухгалтеру обновить программу. За это ему могут вынести замечание.
Взаимодействие. В разделе указывают, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.
Бухгалтер получает от директора и замдиректора приказы, распоряжения, указания и письма для бухгалтерии. Выдает другим сотрудникам: справки, ведомости, сведения о состоянии расчетов, о наличии основных средств.
Дополнительные пункты. Работодатели могут дополнять список основных разделов должностной инструкции под свои задачи. Например, отдельно выделить блок с результатами работы — KPI — и прописать там критерии, по которым оценивается эффективность: объем продаж, количество заявок, скорость доставки заказа.
Можно указать конкретные показатели — 50 продаж в месяц. Но если эти цифры часто меняются, удобнее прописать, что сотрудник обязан выполнять согласованный план, и каждый месяц обновлять этот план, чтобы не менять должностную инструкцию.
Как правильно разработать должностную инструкцию
Чтобы разработать должностную инструкцию, нужно пройти несколько этапов. Давайте разберем процедуру по шагам.
Шаг 1. Изучить профстандарты и нормативную базу. Речь идет о документах, которые относятся к деятельности работодателя: кодексы, федеральные законы, постановления, приказы, СНиПы, СанПиН, ГОСТы, своды правил, акты о требованиях к охране труда на предприятиях, а также различные отраслевые и межотраслевые соглашения.
Если вы не хотите сами читать гору документов, проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву.
Для многих должностей, специальностей и профессий разработаны профстандарты, где детально расписаны требования к работнику, что он должен знать и уметь.
Для коммерческих работодателей профстандарты не обязательны, но ими можно воспользоваться справочно: взять основные требования к квалификации, опыту работы, обязанности и адаптировать под конкретную должность в компании.
Не всегда то, что указано в профстандартах, подходит конкретному работодателю. Трудовые обязанности и требования к уровню квалификации по одной и той же должности могут существенно различаться.
В несколько магазинов требуются менеджеры по продажам. В один магазин нужен сотрудник с опытом работы три года и высшим образованием. В другой возьмут без опыта и со средним специальным образованием.
Шаг 2. Разработать должностную инструкцию. Стандартной формы нет, за основу можно взять пункты, которые мы предложили выше.
Разрабатывать должностную инструкцию может руководитель организации, кадровая служба, юристы или вообще сам работник. Бывает, руководитель либо сам берет типовые требования для должностной инструкции, либо поручает работу юристам или кадровикам.
Проблема может возникнуть, если руководитель или кадровики не очень хорошо понимают суть работы специалиста, для которого создается инструкция.
Руководитель организации вникает, чем занимается системный администратор. Он скачал типовую инструкцию из интернета и добавил туда еще необходимых, по его мнению, требований. Решил, что системный администратор должен обеспечивать функционирование сайта, а еще адаптировать бухгалтерскую программу «1С» для компании. Потом отдал юристам и кадровикам на проверку. Они тоже не разбираются в ИT, поэтому все согласовали.
Системный администратор не знает 1С, для этого нужен более узкий специалист. Сотрудник не мог выполнить такие требования, но теперь по инструкции эта работа входила в его обязанности.
Когда пришло время, он попытался обновить 1С через интернет как смог. В результате вся отчетность компании пропала. Пришлось дорого заплатить за восстановление данных и установку нового программного обеспечения.
Чтобы не попасть в такую ситуацию, лучше, если в разработке должностной инструкции будут участвовать все заинтересованные лица: руководитель, юристы, кадровики, руководители структурных подразделений и сам сотрудник.
Шаг 3. Проверить у юристов. Юристы должны проверить, что должностная инструкция соответствует законодательству, нормам охраны труда и локальным нормативным актам работодателя.
Шаг 4. Подписать и утвердить должностную инструкцию. Инструкцию надо подписать на первой странице в грифе «Утверждаю». Утверждает руководитель всей организации.
Шаг 5. Ознакомить с должностной инструкцией работника под подпись. Это надо сделать после подписания трудового договора или при переводе сотрудника на другую должность. Если работник не подписал должностную инструкцию, он все равно должен ее исполнять. Тогда составляют акт об отказе подписывать должностную инструкцию. При трудовом споре работодатель может использовать этот документ как обоснование вины сотрудника.
Шаг 6. Хранить должностную инструкцию. Хранить нужно в отделе кадров или у непосредственного руководителя.
Как внести изменения в существующую инструкцию
Бывает, что у работодателя меняется структура, штатное расписание, название должностей, обязанности. В этом случае надо изменить и должностные инструкции.
Если компания просто меняет название либо ИП — ФИО, нужно:
- Изменить титульный лист.
- Утвердить должностную инструкцию у руководителя.
- Ознакомить работника с документом под подпись.
Чтобы изменить часть должностной инструкции, нужно:
- Выпустить приказ об изменении текста части инструкции и сделать его приложением к исходной должностной инструкции.
- Ознакомить с приказом работника под подпись.
Или можно утвердить новую должностную инструкцию, а старую отменить.
Если обязанности работника в организации — трудовая функция — изменяют в одностороннем порядке, его нужно предупредить минимум за два месяца.
Трудовая функция меняется, если водитель, например, раньше возил товары, а теперь должен еще их загружать и разгружать.
Если в работе ничего не меняется, просто работник будет трудиться другим способом, — предупреждать не обязательно.
Официант будет обслуживать не пять столиков, а десять.
Если должностная инструкция меняется кардинально, то работодателю лучше утвердить новую, в другой редакции.