Алгоритм программа для аптек инструкция по применению

Устранение основных ошибок при работе с маркированным товаром.

Данная инструкция может обновляться.  В данной инструкции описаны ситуации, которые могут быть решены без вмешательства технической поддержки Алгоритм-с.

Для работы  с данной инструкцией необходимы:

• Версия базы данных не менее 882
• Версия склада не менее  4.0.878.182
• Версия розницы не менее  5.0.845.390

Если версия программы или базы данных ниже указанной, обратитесь в техническую поддержку Алгоритм-с для консультации.

Глоссарий.

ЧЗ – “Честный Знак”

Квитанция – Документ, содержащий информацию о статусе передачи данных в “Честный Знак”. Квитанцию можно посмотреть в программе “Склад” и отправить поставщику в случае необходимости.

SGTIN – Уникальный код для каждой упаковки.

SSCC – Код групповой упаковки. Как правило, указан на упаковке, в которой пришел товар. Актуально для позиций с большим кол-вом товара.

Идентификатор осуществления места деятельности или идентификатор участника – Код из системы ЧЗ. Присваивается для каждого адреса отдельно. Узнать свой код и код поставщика можно в личном кабинете ЧЗ.

Статус накладной – Статус в шапке маркированной накладной который показывает текущее состояние документа. Основные статусы:

• Введена – данный статус установлен на моменте подготовки накладной и сканирования упаковок.
• XML создан – устанавливается после нажатия кнопки “Отправить в ЧЗ”.
• XML отправлен – устанавливается после отправки документа в ЧЗ. Отправка производиться автоматически раз в 5 мин.
• Квитанция получена – устанавливается после получения ответа от ЧЗ по отправленному документу в виде квитанции.
• Ожидание подтверждения – устанавливается после того как от честного знака приходит квитанция с положительным ответом. Значит что с документом все в порядке, осталось дождаться подтверждения от поставщика.
• Оприходование возможно – устанавливается после получения подтверждения от поставщика.

Инструментарий.

Для начала рассмотрим инструментарий, который позволит взаимодействовать с маркированной накладной для устранения ошибок.

Проверка версий базы и программы – для проверки версии базы данных и программ необходимо в главном меню выбрать пункт “Справка” и далее нажать “О программе”.

Ошибки и другие проблемы при работе с ЧЗ

1. Проблема: Не приходит подтверждение. Статус накладной  “Ожидание подтверждения”. Статус упаковок “Ожидает ответа поставщика для обратного/прямого акцепта”.

Данная проблема, как правило, возникает со стороны поставщика. Время обработки документов может быть увеличено у крупных поставщиков при большом кол-ве данных, а у небольших поставщиков из-за подтверждения данных вручную.

Необходимо созвониться с поставщиком по данной накладной и указать на эту ситуацию. В случае если поставщику необходимо подтверждение того, что мы действительно отправили данные в ЧЗ, необходимо отправить квитанцию (как отправить квитанцию смотрите комментарий к рис. 3.1).

Поставщик может попросить отправить данные повторно. Для этого нужно нажать на выпадающий список рядом с кнопкой “Отправить в ЧЗ” и далее нажать “Отправить отказ” (См. Рис. 4). Будет установлен статус упаковок “Отказ отправлен”, а чуть позднее статус изменится на “Отказ подтвержден”. После этого делаем повторную отправку кнопкой “Отправить в ЧЗ” и далее нажать “Повторная отправка в ЧЗ” (См. Рис. 4).

Если поставщик утверждает, что не получал документ на подтверждение и в квитанции по документу нет ошибок, то необходимо обращаться в техническую поддержку Честного знака.

2. Проблема: Не приходит подтверждение. Статус накладной  “XML создан”. 

Необходимо проверить наличие задачи в программе для регулярной отправки дынных (См. Рис. 5-9).  Если задача отключена ее необходимо включить (См. Рис. 5-9). Если задача отсутствует, то необходимо обратиться в техническую поддержку Алгоритм-С с данной проблемой.

3. Ошибка: “Попытка изменить состояние вложенного КИЗ”

В данной ситуации поставщик поставил товар в групповой упаковке. Как правило, это делается для удобства оприходования товара с большим кол-вом упаковок. Чтобы не сканировать, например, 50 упаковок товара, можно просканировать штрих-код с групповой упаковки и получить данные по всем 50-ти упаковкам автоматически через ЧЗ. Однако, игнорировать ее мы не можем, и если поставщик прислал товар в групповой упаковке, то нам необходимо сканировать именно код групповой упаковки и после подтверждения прихода ее расформировать.

Самый простой способ устранения ошибки – попросить поставщика расформировать групповую упаковку. После того, как поставщик подтвердит расформирование, необходимо отправить данные повторно. Для этого нужно нажать на выпадающий список рядом с кнопкой “Отправить в ЧЗ” и далее нажать “Повторная отправка в ЧЗ” (См. Рис. 4). Статус позиций сменится на “Отправлен поставщику для подтверждения обратного акцепта”. После этого ожидаем подтверждения.

В дальнейшем необходимо будет обращать внимание на наличие групповой упаковки и сканировать именно ее, а не каждый товар отдельно. На данный момент поставщики никак не оповещают клиентов о наличии групповой упаковки, поэтому, если есть необходимость, то перед оприходованием уточняется эта информация у поставщика.

4. Ошибка: “КиЗ принадлежит другому участнику”

Ошибка говорит о том, что информация по упаковкам могла быть ошибочно отправлена поставщиком другой аптеке или поставщик неверно указал код осуществления места деятельности для получателя.

Необходимо обратиться к поставщику для уточнения информации, возможно потребуется отправить поставщику квитанцию (как отправить квитанцию смотрите комментарий к рис. 3.1). После устранения проблемы поставщиком необходимо отправить данные повторно. Для этого нужно нажать на выпадающий список рядом с кнопкой “Отправить в ЧЗ” и нажать “Повторная отправка в ЧЗ” (См. Рис. 4)

5. Ошибка: “Операция не может быть выполнена. Указанный контрагент отсутствует в списке доверенных контрагентов”

Необходимо найти в личном кабинете ЧЗ данного поставщика и добавить его в доверенные контрагенты, либо в нашем справочнике контрагентов указали идентификатор МД в ЧЗ для другой точки контрагента (уточнить правильный идентификатор МД в ЧЗ для точки можно у поставщика).

Также ошибка может возникать в случае если мы отправляем данные неправильным типом акцепта. Например, поставщик отправил прямым акцептом, а мы пытаемся отправить обратным. Необходимо уточнить у поставщика, каким акцептом он отправляет вам накладные.

6. Ошибка: “Указанный получатель не зарегистрирован в системе”

Неверно указан в справочнике контрагентов код осуществления места деятельности. Необходимо сверить код в справочнике с кодом в личном кабинете ЧЗ.

7. Проблема: Маркированный товар не провели через ЧЗ и продали в розницу.

Если товар нужно было оприходовать обратным акцептом, то для исправления проблемы нам необходимо будет получить SGTIN`ы проданного товара. Запросить SGTIN`ы можно у поставщика (если товара продано мало и вы знаете кому продали, то можно запросить фото QR-кода с упаковки у покупателя). После получения данных необходимо обратиться в техническую поддержку Алгоритм-с.

Если получить SGTIN`ы и QR-коды не получилось, то в данной ситуации можно только обратиться в ЧЗ, возможно они смогут помочь.

При такой же проблеме, но если прямой акцепт – обратиться в техническую поддержку Алгоритм-с.

8. Ошибка: “Операция не может быть выполнена. Указанный SGTIN/SSCC не найден в системе”

Товар который вы просканировали отсутствует в ЧЗ. Скорее всего он маркирован в рамках эксперимента, его не нужно проводить в ЧЗ. Проверьте дату изготовления препарата. Если препарат изготовлен раньше чем 01.07.20, то товар можно приходовать как немаркированный. Однако, лучше созвониться с поставщиком для уточнения информации по препарату.

9. Ошибка в рознице при продаже: “Позиция была снята с учета аптеки”. Пересорт.

Упаковка, которую вы пытаетесь продать, была добавлена в чек ранее. Скорее всего, упаковка была отсканирована, но отдали клиенту другую упаковку. Поскольку каждая упаковка имеет уникальный код SGTIN допускать такие ошибки крайне нежелательно.

Продавать товар, по которому прошел пересорт, запрещено. Необходимо упаковку, по которой пересорт, списать с остатка. Списание будет осуществляться во время инвентаризации. На данный момент функционал по инвентаризации в разработке. Товары, по которым пересорт, нужно отложить до внедрения функционала.

10. Ошибка: “Операция не может быть выполнена. Недопустимый переход в товаропроводящей цепочке”

Поставщик не сделал разагрегацию коробки. Поставщику необходимо сделать разагрегацию, после чего необходимо отправить данные повторно. Для этого нужно нажать на выпадающий список рядом с кнопкой “Отправить в ЧЗ” и нажать “Повторная отправка в ЧЗ” (См. Рис. 4). Также можно просто отправить данные в ЧЗ по данной накладной по 702-й схеме.

11. Ошибка: “Операция отклонена. Некорректное состояние”

Неверно указан код места деятельности в справочнике контрагентов. В случае, если код места деятельности правильный, то необходимо связаться с поставщиком и уточнить, добавлена ли ваша аптека в рекомендованные поставщики в ЧЗ.

12. Проблема: Товар не выводится из оборота при розничной продаже.

Вывод товара из оборота осуществляется через кассовый аппарат. Данные передаются на ККМ, после ККМ отправляет их на ОФД, а они уже, в свою очередь, отправляют данные в ЧЗ. Чаще всего проблема возникает при передачи данных с ОФД в ЧЗ и товар в таком случае может длительное время быть не выведен из оборота. Сперва необходимо проверить есть ли документы розничной продажи в ЧЗ. Проверить можно в личном кабинете в разделе “Документы”. Если в ЧЗ документы присутствуют, то необходимо ожидать вывода из оборота (может затянуться до 2-х недель) либо обращаться в ОФД и выяснять почему данные не были переданы в ЧЗ. Если же документов розничной продажи в личном кабинете нет, то необходимо сразу обратится в ОФД и уточнить передаются ли к ним данные по маркированному товару. Если данные не передаются, то по данному вопросу необходимо обратиться в техническую поддержку Алгоритм-С.

13. Проблема: Маркированный товар не подсвечивается в реестре приходных накладных.

Подсветка маркированного товара в приходе возможна только при условии, что поставщик будет передавать признак маркированного товара в электронной накладной. На данный момент мы можем гарантировать подсветку маркированного товара только если вы принимаете накладные через систему заказов “СКЛИТ”. В остальных случаях подсветка будет реализована позднее. Рекомендуем на данный момент работать внимательнее с маркированным товаром.

14. Проблема: Просканировали маркированный товар не на ту позицию.

Необходимо удалить данные на ошибочной позиции и проскарировать товар на правильной. Как удалить отсканированные упаковки вы можете посмотреть выше (См. Рис. 2).

15. Проблема: Поставщик не довез одну или несколько упаковок или QR-код не читаемый(не сканируется, поврежден и т.п.)

В случае недовоза маркированного товара или если QR-code не читается с упаковки, можно отметить данные позиции для того, чтобы оприходовать накладную. Добавить отсутствующие упаковки можно нажав правой клавишей мыши на позиции -> маркировка -> отсутствующие QR-коды -> Добавить отсутствующие QR-коды. После можно оприходовать накладную.

Продавать в розницу такие товары нельзя, но можно сделать возврат поставщику или подождать пока поставщик пришлет товар. Удалить отсутствующие упаковки можно нажав правой клавишей мыши на позиции -> маркировка -> отсутствующие QR-коды -> Удалить отсутствующие QR-коды после чего можно будет просканировать те упаковки которые довезли.

По данным от ЧЗ если QR-код не читается на упаковке, необходимо данный товар вернуть поставщику. Поставщик в свою очередь вернет производителю для переупаковки.

Для возврата товара по которому отсутствуют QR-коды необходимо:

1. Как обычно создать расходную накладную с операцией “Возврат поставщику”
2. Добавить в эту накладную товар, который не довезли или не читается QR-код
3. Выбрать данную накладную и нажать кнопку маркировка -> стать инициализатором
4. Выбрать “тип операции”, “источник финансирования” и “тип договора” (по аналогии с приходом)
5. На маркированной позиции нажать правой клавишей мыши -> Маркировка -> Добавить отсутствующие QR-коды.

В накладную будут добавлены все упаковки по которым нет QR-кодов. После этого накладную можно просто отгрузить. Отправлять данные в ЧЗ не нужно.

16. Проблема: Выбран не тот тип акцепта, накладная не должна маркироваться или необходимо удалить накладную из программы.

Для удаления привязки накладной к маркировке нужно, чтобы данные по упаковкам отсутствовали в накладной. Если данные в накладной есть, их можно удалить (См. Рис. 2).

Для удаления привязки накладной к маркировке необходимо нажать правой клавишей мыши на накладной и выбрать пункт “Удалить подготовленный документ в ЧЗ”.

Для удаления признака(галочки в поле “Маркировка”) необходимо нажать правой клавишей мыши на накладной и выбрать пункт “Признак маркировки”. Повторное нажатие этой кнопки ставит признак обратно.

17. Проблема: Товар не маркированный, но на позиции стоит  признак маркировки.

Для удаления признака маркировки на позиции необходимо открыть состав накладной через кнопку “Маркировка” и, нажав правой клавишей мыши на нужной позиции, выбрать пункт Маркировка -> Изменить признак маркировки. Если на позиции в деталях есть просканированные упаковки их можно удалить (См. Рис. 2).

18. Проблема: Поставщик указал в электронной накладной не тот номер накладной, который нужен.

В данной ситуации необходима либо правильная накладная от поставщика, либо можно вручную менять номер накладной в программе перед отправкой в ЧЗ.

Программы для аптек

В последнее время на рынке все чаще стали появляться специальные автоматизированные программы для аптек, которые отвечают за оптимизацию бизнеса и помогают наладить рабочий процесс в фармацевтической компании. Программные обеспечения, нацеленные на автоматизацию, дают возможность разгрузить тяжелый трудовой день и сделать работу предприятия более слаженной, четкой и организованно, что, в свою очередь, исключительно положительным образом сказывается на развитии фирмы и привлекает новых потенциальных клиентов. Алгоритм программы для аптек достаточно прост и незамысловат: данные подвергаются определенной сортировке и систематизации, документация оцифровывается и помещается в специальное электронное хранилище, доступ к которому, в свою очередь, строго конфиденциальный. Автоматизированные системы для аптек не зря становятся такими популярными.

Программные обеспечения сокращают время персонала, которое обычно затрачивается на поиск информации по определенному поставщику, клиенту или лекарственному препарату. Кроме этого, они избавляют от ненужной бумажной работы, которая всегда отнимает у нас так много сил, времени и энергии. Так в чем же еще заключается непосредственная польза компьютерной программы для аптек? Автоматизированный софт, как правило, выполняет сразу несколько функций, причем, бывает, параллельно. Вычислительные и аналитические операции стоят на первом месте.

Алгоритм программы для аптек

Программой автоматически проводится профессиональный бухгалтерский учет в различных направлениях. Данные подвергаются строгому анализу и оценке, после чего пользователь получает полную картину состояния компании. Алгоритм программы для аптек, помимо этого, настроен на процесс калькуляции, который помогает определить максимально точную себестоимость препаратов и установить в дальнейшем адекватную и разумную рыночную цену, основываясь на многочисленных факторах, нюансах и анализах, которые также проводит специализированная система. Не стоит забывать, что существуют дисконтные программы аптеки.

Как правило, такие акции применяют для удержания постоянных («старых») клиентов и привлечения новых. Однако тут руководители сталкиваются с множеством маленьких (и не очень) проблем. Возникают вопросы: как грамотно рассчитать скидку и не уйти при этом в минус? Как долго стоит ее сохранять? Нужна ли дисконтная акция вообще, и как это отразится на бизнесе в целом?

Дисконтные программы аптеки

Вот как раз в таких случаях и приходит на помощь специальная компьютерная программа, которая все делает за человека. От пользователя потребуется лишь ввод исходных данных, с которыми программе необходимо будет работать и как-то взаимодействовать в дальнейшем. Софт автоматически рассчитает и проанализирует все возможные риски, положительные и отрицательные стороны идеи, выдав в заключении итоговый вариант с несколькими возможными путями развития событий. Дисконтные программы аптек, конечно, можно проводить самостоятельно, рассчитывая исключительно на свои силы — но нужно ли?

— в век активного развития информационных и цифровых систем. Со всеми вышеперечисленными задачами на ура справится наша новая разработка – Универсальная Система Учета. Специалисты создали по-настоящему качественный и уникальный продукт, который непрерывно радует своих пользователей исключительно положительными результатами. Не верите? Воспользуйтесь УСУ самостоятельно, и у Вас не останется ни капли сомнения.

«Алгоритм»

Возможности продукта:

• приём товаров на учёт;
• маркирование продукции;
• реализация товаров;
• хранение запасов ТМЦ на складе с возможностью контроля сроков годности;
• централизованное управление аптечной сетью и др.

Для целей автоматизации аптечных пунктов и сетей аптек разработано решение «Алгоритм-С», заказать внедрение или получить консультацию по настройке и использованию которого Вы можете, оставив заявку на этом сайте или связавшись с нами по телефону.

В структуре данного решения имеются следующие программные модули:

• Модуль Алгоритм-Склад: позволяет работать с электронными накладными, осуществлять маркирование и печать ценников, принимать товар на учёт, контролировать сроки годности товара, отслеживать серии и партии бракованных лекарств и взаимодействовать с реестром цен на жизненно важные лекарственные средства. Устанавливается на место товароведа или фармацевта. Этот модуль может функционировать самостоятельно, позволяя вести учёт остатков товаров в стоимостном выражении. Для ведения учёта в количественных измерителях рекомендуется установить модуль управления розничными продажами;
• Модуль управления розничными продажами: инсталлируется на рабочее место фармацевта и предназначен для автоматизации продажи медикаментов. Позволяет отслеживать сроки годности лекарств, просматривать описания и списки доступных аналогов препаратов, а также строить множество ключевых форм аналитических отчётов для целей отслеживания продаж, управления ассортиментом и автоматического формирования заказа поставщику на пополнение запасов товаров;
• Модуль управления заказами: предназначен для оптимизации взаимодействия пунктов аптечной сети с поставщиками и анализа данных о продажах в разрезе отдельных позиций препаратов. Устанавливается в офисе аптечной сети. Модуль конфигурируется под задачи заказчика;
• Модуль взаимодействия с системой оперативного мониторинга лекарственных средств: модуль отвечает за генерацию файла с данными об остатках лекарственных средств в аптечном пункте и его направление в систему оперативного мониторинга. Инсталлируется на рабочее место фармацевта или товароведа;
• Модуль отслеживания и учёта расчётов с поставщиками: модуль позволяет вести учёт и анализ взаиморасчётов с поставщиками в различных разрезах, осуществлять выгрузку/загрузку данных о платежах, проводить мониторинг задолженностей, строить и просматривать график платежей. Инсталлируется на рабочее место бухгалтера или товароведа.

• Выгрузка в 1С: Выгрузка суммовых данных в 1С Бухгалтерия

Выбирая решение (программу для аптеки) «Алгоритм» для автоматизации своего аптечного пункта или сети аптек, Вы получаете очень мощный и в тоже время простой и прозрачный инструмент управления, позволяющий ускорить и повысить качество обслуживания Ваших покупателей, а также усилить контроль действий персонала и организовать оперативное снабжение Вашей точки продаж необходимыми номенклатурными позициями. Все эти преимущества в перспективе позволят повысить финансовую эффективность Вашего бизнеса.

Часовой пояс GMT +3, время: 09:09.

Программное обеспечение для аптек

30.09.2021

Количество просмотров
2 944

В статье мы рассмотрели особенности автоматизации работы аптечной организации: пользу специального программного обеспечения в работе фармацевтов и провизоров, а также критерии для выбора программ.

Аптечная деятельность — один из крупнейших сегментов розничной торговли, для которого характерна высокая конкуренция и множество сложных внутренних процессов. Чтобы сохранять высокую конкурентоспособность, необходимо тщательно проработать ключевые бизнес-процессы и исключить критические ошибки, вызванные человеческим фактором.

В этом будут полезны автоматизированные системы и программное обеспечение для аптек.

Зачем нужна автоматизация аптеки?

Автоматизация работы в аптечной организации предполагает использование специальных компьютерных программ, которые позволяют контролировать все ключевые процессы работы сотрудников. Чаще всего аптечные программы отслеживают и регулируют этапы движения товаров от поставщиков организации к конечному потребителю, минимизируя при этом ручной труд.

Рассмотрим основные преимущества использования специализированных программ для аптек.

Наглядная информация о товарообороте

Автоматизация рабочего процесса предполагает использование информации для подготовки различных отчётов, в том числе позволяющих проанализировать оборот товаров аптечного ассортимента, определить наиболее продаваемые и прибыльные позиции, исключить длительное нахождение определенных товаров на складе, выявить оптимальный размер и срок заказов.

Как показывает практика, автоматизированные системы позволяют упростить работу с бесплатными и льготными рецептами, ввести программы лояльности и дисконтную систему.

Уменьшение нагрузки на сотрудников

Внедрение специального программного обеспечения (ПО) обеспечивает контроль каждого этапа, связанного с заказом, получением, хранением и реализацией товара.

Программы отслеживают наличие лекарственных препаратов и их аналогов в ассортименте аптек, составляя отчёты о поступлении и реализации торговых позиций. Как только нужные товары заканчиваются, программа формирует заявку на поставку, которая содержит недостающие товары. При этом другие программы для заказа могут провести анализ уровня продаж для выявления дефицитных позиций и сравнить актуальную стоимость лекарственных препаратов у разных поставщиков, составляя для каждого из них свою заявку. Некоторые автоматизированные системы позволяют при этом учитывать информацию о дефектуре, сезонности и других важных факторах.

Процесс инвентаризации становится более простым и быстрым. В единой базе находится информация остатков по складу и ячейки, в которых должны быть расположены товары. Сотрудникам аптеки больше не потребуется тратить много времени на проверку и сверку позиций.

Снижаются затраты времени на обслуживание покупателей, которым не потребуется долго ждать, пока фармацевт сможет найти информацию о препарате. На экране программа отобразит все нужные данные: остатки товара и существующие аналоги, место хранения, инструкцию по применению, состав, показания и противопоказания.

Отчётность для руководителя аптеки

Установка специальной программы для автоматизации аптек позволяет руководству получать подробную информацию о реальном положении дел в организации. Система учета в аптеке автоматически просчитывает данные, используя сложные формулы и исключая вероятность появления ошибок.

Таким образом, руководитель сможет определить эффективность каждого сотрудника, оценить уровень продаж и качество выполнения поставленных планов. В свою очередь, это позволяет скорректировать работу персонала и подготовить новые планы для повышения экономической эффективности организации.

Проведение анализа движения товаров позволяет руководству аптеки своевременно реагировать на потребности покупателей, принимая решения о разнообразии и составе ассортимента, особенностях выкладки продукции на витринах, проведении рекламных акций.

Критерии выбора программного обеспечения

Как показывает практика, для автоматизации аптеки не очень подходят универсальные решения, не учитывающие специфику работы фармацевтической организации. Такие системы позволяют вести бухгалтерский учет, но не подходят для товарного или складского учета. Поэтому при выборе ПО стоит обратить внимание на узкоспециализированные, адаптированные к фармацевтической отрасли варианты.

Рассматривая решения следует заранее определить функционал, который потребуется для конкретной аптеки. Где-то будет достаточно базового бухгалтерского учета, где-то потребуются формирование отчётов по товарообороту, подготовка заявок для поставщиков и другие функции. При этом программа должна быть совместима с оборудованием, установленным в аптеке.

Важную роль играет стоимость программного обеспечения и его дальнейшего обслуживания. В фармацевтической отрасли часто бывают нововведения, которые могут потребовать изменения функций рабочей программы. Поэтому следует учитывать возможные расходы на внесение изменений и модернизацию системы.

Источники:
Информационные технологии в фармации